RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA INVENTARIS KANTOR PADA SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG DENGAN MENGGUNAKAN METODELOGI BERORIENTASI OBYEK Ressi Marfirani Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email :res12.yahoo .com
Abstraksi SMP NEGERI 6 PANGKAL PINANG merupakan salah satu Sekolah Negeri yang bergerak di bidang Pendidikan. Untuk menunjang operasional sekolah memiliki sejumlah perangkat keras yang biasanya terdiri dari komputer, printer, dan peralatan jaringan. Sistem pengelolaan data inventaris yang berjalan pada SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG pada saat ini masih menggunakan Microsoft Excell untuk pendataan, dan menggunakan buku catatan untuk laporan perbaikan. Untuk itu dibutuhkan teknologi informasi dalam pembuatan laporan data inventaris, Hal ini mutlak harus dilakukan. SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG membutuhkan aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelelola data agar lebih terinventarisir, karena sistem informasi yang berjalan saat ini pada sekolah sering mengalami kendala. Banyaknya jumlah sekolah menjadi kendala karena membutuhkan waktu yang lama untuk pembuatan data inventaris. Tidak efisien dalam menggunakan komputer karena tidak didukung oleh aplikasi yang menunjang pembuatan laporan data inventaris. Perbaikan dan penggantian inventaris juga tidak tercatatat secara lengkap karena masih dilakukan secara manual. Kata kunci: Object oriented analysis design, Sistem informasi pengelolaan data inventaris kantor, SMP N 6
1
bagian inventaris dari SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG yang memiliki tata kelola inventaris yang baik. Diharapkan juga dengan Sistem Informasi yang terkomputerisasi ini dapat menjadi pertimbangan untuk pihak sekolah untuk kedepannya aplikasi ini dapat dipergunakan oleh setiap bagian inventaris di setiap sekolah. Untuk itu penulis mencoba merancang suatu suatu aplikasi untuk melakukan pecatatan dan pendataan inventaris dengan cepat, akurat, dan efektif. Berdasarkan analisa diatas tersebut,maka penulis memberi judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris Pada SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG Dengan Menggunakan Metodelogi Berorientasi Obyek”.
1.Pendahuluan 1.1 Latar belakang Informasi saat ini sangat penting bahkan ada yang mengatakan bahwa kita sudah berada di sebuah “information-based society”. Kemampuan untuk mengakses dan menyediakan informasi sangat cepat dan akurat menjadi sangat esensial bagi sebuah organisasi, baik yang berupa organisasi komersial dan bidang pendidikan. Hal ini dimungkinkan dengan perkembangan pesat di bidang teknologi komputer . SMP NEGERI 6 PANGKAL PINANG merupakan salah satu Sekolah Negeri yang bergerak di bidang Pendidikan. Untuk menunjang operasional sekolah memiliki sejumlah perangkat keras yang biasanya terdiri dari komputer, printer, dan peralatan jaringan. Sistem pengelolaan data inventaris yang berjalan pada SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG pada saat ini masih menggunakan Microsoft Excell untuk pendataan, dan menggunakan buku catatan untuk laporan perbaikan. Untuk itu dibutuhkan teknologi informasi dalam pembuatan laporan data inventaris, Hal ini mutlak harus dilakukan. Guna menghadapi kemajuan zaman dan perkembangan teknologi yang semakin serba cepat. Kemajuan teknologi sebagai tanda perubahan zaman yang harus dapat terus diikuti agar dapat mempertahankan eksistensi sebuah perusahaan, organisasi maupun bidang Pendidikan . SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG membutuhkan aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelelola data agar lebih terinventarisir, karena sistem informasi yang berjalan saat ini pada sekolah sering mengalami kendala. Banyaknya jumlah sekolah menjadi kendala karena membutuhkan waktu yang lama untuk pembuatan data inventaris. Tidak efisien dalam menggunakan komputer karena tidak didukung oleh aplikasi yang menunjang pembuatan laporan data inventaris. Perbaikan dan penggantian inventaris juga tidak tercatatat secara lengkap karena masih dilakukan secara manual. Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi yang akan dibangun dapat membantu dalam pembuatan laporan data inventaris pada SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG. Aplikasi ini juga dapat membantu mendata inventaris secara akurat dan efisien sehingga pihak sekolah dapat mengawasi pembelian dan pengeluaran lainnya yang berhubungan dengan inventaris, sehingga diharapkan keuntungan pihak sekolah secara tidak langsung akan meningkat. Aplikasi ini juga dibuat agar dapat mendukung keinginan SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG untuk menjadi salah satu dari
1.2 Perumusan Masalah Dalam permasalahan yang timbul Pada Sekolah SMP NEGERI 6 Pangkalpinang dalam pendataan dan pencatatan iventaris yaitu : a. Pencatatan data inventaris pada sekolah masih menggunakan microsoft excell hal ini mengakibatkan sulit untuk mengelola data secara terintegrasi. b. Masih sulitnya memperoleh informasi data pergantian dan perbaikan pada Sekolah SMP Negeri 6 Pangkalpinang. c. Belum terdapat aplikasi yang terintegrasi dan pengolahan data inventaris barang yang belum sesuai dengan spesifikasi kebutuhan pada Sekolah SMP Negeri 6 Pangkalpinang. 1.3 Ruang lingkup / Batasan masalah Suatu sistem yang mengelola dan mencatat inventaris barang pada Sekolah SMP Negeri 6 Pangkalpinang untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan sekolah dan bagian bagian pada sekolah yang berkaitan dengan aplikasi yang dibangun. Berikut ini batasan masalah yang akan dibahas meliputi : a. Aplikasi pengolahan data inventaris ini mengenai perangkat operasional. b. Pengolahan datanya berupa pengolahan data inventaris dan penggantian inventaris. c. Informasi yang dihasilkan berupa daftar inventaris, penggantian dan perbaikan serta data mengenai tiap bagian. 1.4 Metode Penelitian Metode penelitian adalah suatu cabang ilmu pengetahuan yang membicarakan, mempersoalkan tentang cara–cara melaksanakan penelitian yaitu meliputi cara pengelolaan data inventaris kantor supaya pendataan dan pelaporannya lebih terarah.
2
c. 1.5 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.5.1 Tujuan Penelitian Tujuan penulisan skripsi ini yaitu untuk membangun sistem informasi Pengelolaan inventaris pada Sekolah SMP Negeri 6 Pangkalpinang yaitu : 1. Untuk mengatasi permasalahan pengelolaan data inventaris agar terintegrasi. 2. Untuk mempermudah pencatatan data mutasi dan perbaikan inventaris di sekolah. 3. Untuk membuat perancangan sistem informasi pengolahan inventaris di sekolah agar data inventaris bisa tersimpan dengan rapi.
d.
e.
1.5.2 Manfaat Penelitian 1. Bagi Sekolah SMP Negeri 6 Pangkalpinang hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan masalah yang terkait dengan Sistem Informasi Pengolahan Inventaris pada Bagian Teknologi di SMP Negeri 6 Pangkalpinang. 2. Bagi Bagian Sistem Informasi adalah untuk mempermudah dalam proses mutasi, pengecekan dan pengolahan data inventaris. 3. Bagi Peneliti adalah untuk mendapatkan informasi yang belum pernah di dapatkan sebelumnya dan mengimplementasikan ilmu yang di pelajarinya. 4. Bagi Peneliti Lain diharapkan kepada peneliti yang akan melakukan penelitian yang sama dapat mengembangkan kembali sehingga menjadi lebih baik.
f.
g.
h.
Lingkungan Luar Sistem (environment) Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Penghubung Sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lain untuk berinteraksi membentuk satu kesatuan. Masukan Sistem (input) Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Keluaran Sistem (output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sasaran sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.2 Inventaris Inventarisasi merupakan proses mengelola pengadaan atau persediaan barang yang dimiliki oleh suatu kantor atau Perusahaan dalam melakukan kegiatan operasionalnya. tanpa adanya inventori suatu kegiatan usaha tidak akan terlaksana, untuk itu keberadaan inventori sangat penting. (kerjasama penerbit Andi dan Wahana Komputer, 2007: 37).
2.Landasan Teori 2.1 Konsep sistem Seperti yang didefinisikan oleh seorang penulis “Sistem merupakan kesatuan dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (Jogianto H.N, 1995:813) Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu : a. Komponen-komponen (components) Komponen-komponen satu sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem yang mempunyai sifat dari sistem yang menjalankan fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b. Batasan Sistem (boundry) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup(scope) dari sistem tersebut.
2.3 Proses Manajeman Proyek Merupakan kegiata awal yang dalam manajemen proyek adalah proses inisiasi, yang ditandai dengan ditandatanganinya sebuah dokumen kesepakatan pengerjaan paroyek baik dalam bentuk dokumen kontrak kerjasama perkerjaan,seperti Memorandum of Understanding (MOU), Surat Perintah Kerja (SPK) dan sebagainya. Hal hal yang harus dilakukan sebagai berikut : 1. Menyusun Dokumen Project Charter Sebuah proyek diawali dengan pembuatan project charter, yaitu sebuah dokumen formal
3
2.
3.
akurat. Pendekatan-pendekatan yang dipakai dalam analisa berorientasi objek antara lain : 1) Pendekatan top down, yaitu memecahkan masalah ke dalam bagian-bagian terkecil atau per level sehingga mudah untuk diselesaikan. 2) Pendekatan modul, yaitu membagi sistem ke dalam modul-modul yang dapat beroperasi tanpa ketergantungan. 3) Penggunaan alat-alat bantu dalam bentuk grafik dan teks sehingga mudah untuk dimengerti serta dikoreksi apabila terjadi perubahan.
yang menunjukan eksistensi proyek. Project charter telah secara resmi memberikan wewenang kepada project manager untuk melaksanakan proyek. Hal hal yang tercantum dalam project charter pada dasarnya harus harus mencakup: a. Kebutuhan bisnis yang akan dipenuhi oleh proyek yang akan dilaksanakan. b. Diskripsi produk. Identifikasi Stakeholder Stakeholder merupakan orang ataupun organisasi ( sebagai contoh : customer, sponsor, organisasi, atau masyarakat umum) yang terlibat dalam pengelolaan proyek, atau yang kepentingannya dipengaruhi oleh keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan/penyelesaian proyek. Stakeholder ini juga dapat dipengaruhi jalannya proyek dan deliverables proyek. Beberapa stakeholder pada lingkup manajemen proyek antara lain: 1. Customer 2. Sponsor 3. Manajer Portofolio, Manajer Program, Manajer Proyek 4. Manajer Operasional 5. Vendor 6. Dan Lain- lain Planning Dimana dimulai setelah stakeholder yang berwewenang suda memutuskan untuk mengimplementasikan dan proyek ini. Hasil dari proses planning ini akan menjadi sebuah rencana proyek yang dapat dikerjakan, dan sebuah tim proyek sudah siap untukmengerjakannya.
3.2 Perancangan Berorientasi Objek (Object Oriented Design) Object oriented design adalah metode untuk mengarahkan arsitektur software yang didasarkan pada manipulasi objek-objek sistem atau subsistem (Suhendar dan Hariman, 2001:11). Perancangan berorientasi objek merupakan proses spesifikasi yang terperinci atau pendefinisian dari kebutuhankebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Untuk mengembangkan suatu sistem baru digunakan dengan menguraikan hubungan proses-proses dalam bentuk diagram-diagram. 4 Hasil dan Pembahasan 4.1 Berikut ini merupakan Package Diagram Pada SMP N 6 Pangkalpinang Pendatan
Kerusakan Dan Perbaikan
Mutasi Dan Penghapusan
Laporan
Gambar 1 Package diagram
3 Metode Penelitian 3.1 Analisa Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis) Object oriented analysis adalah metode analisis yang memeriksa requirements (syarat atau keperluan yang harus dipenuhi suatu sistem). (Suhendar dan Hariman, 2002:11) Dalam tahap ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam menganalisa sistem sebagai berikut : a. Menganalisa sistem yang ada dan mempelajari apa yang dikerjakan oleh sistem yang ada. b. Menspesifikasikan sistem yaitu spesifikasi masukan yang digunakan database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan. Tujuan dari analisa berorientasi objek yaitu untuk menentukan kebutuhan pemakai secara
4.2 Berikut ini merupakan contoh dari usecase Diagram pendataan Pada SMP N 6 Pangkalpinang Entry Barang Inventaris
Entry Petugas
Entry Pengguna
Petugas Lapangan Entry
KIR
Cetak KIR
Ent ry KIB
Cetak KIB
Gambar 2 Use case diagram pendataan
4
4.3 Berikut ini merupakan contoh dari usecase Diagram kerusakan dan perbaikan Pada SMP N 6 Pangkalpinang
4.7 Berikut ini merupakan contoh dari rancangan menu pendataan Pada SMP N 6 Pangkalpinang
<< include >> Entry Data Inventaris Rusak
Cetak Data Inventaris Rusak
Petugas Lapangan Kelapa sekolah
<< include >>
Cetak Data Inventaris Perbaikan
Entry Data Inventaris Perbaikan
Gambar 3 Use case diagram kerusakan dan perbaikan 4.4 Berikut ini merupakan contoh dari usecase Diagram mutasi dan penghapusan Pada SMP N 6 Pangkalpinang
Gambar 7 Rancangan layar entry data inventaris 4.8 Berikut ini merupakan contoh dari rancangan menu kerusakan dan perbaikan Pada SMP N 6 Pangkalpinang
Entry Penghapusan Inventaris
Petugas Lapangan Cetak Penghapusan Inventaris
<< include >> Cetak Mutasi Inventaris
Entry Data Mutasi
Gambar 4 Use case diagram mutasi dan penghapusan 4.5 Berikut ini merupakan contoh dari usecase Diagram laporan Pada SMP N 6 Pangkalpinang Cetak Laporan Data Inventaris
Cetak Laporan Serah Terima Inventaris
Gambar 8 Rancangan layar entry data inventaris rusak
Kelapa sekolah Petugas Lapangan
Cetak Laporan Data Inventaris Ruangan
4.9 Berikut ini merupakan contoh dari rancangan menu mutasi danpenghapusan Pada SMP N 6 Pangkalpinang
Cetak Laporan Pengguna Inventaris
Gambar 5 Use case diagram laporan 4.6 Berikut ini merupakan Diagram ERD Pada SMP N 6 Pangkalpinang
Gambar 8 Rancangan layar entry penghapusan inventaris
gambar 6 ERD SMP N 6 Pangkalpinang
5
4.10 Berikut ini merupakan contoh dari rancangan menu laporan Pada SMP N 6 Pangkalpinang
b. c.
d. Gambar 9 Rancangan layar cetak laporan barang inventaris 5 kesimpulan dan saran 5.1 kesimpulan Berikut ini kesimpulan yang dibuat penulis dari hasil perancangan sistem informsi pengelolaan data inventaris kantor terkomputerisasi yang diusulkan sebagai solusi dari permasalahan-permasalahan yang ada. Dengan diterapkannya perancangan sistem infomasi pengelolaan data inventaris kantor yang terkomputerisasi, maka : a. Berdasarkan hasil analisa diketahui sistem pengolahan inventaris kantor pada SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG masih menggunakan cara yang manual sehingga proses penggolahan inventaris dirasakan kurang cepat dan lama untuk diproses b. Memberikan informasi-informasi pengolahan inventaris yang bermutu, seperti terhindarnya keterlambatan penyajian laporan-laporan, akurasi informasi pada laporan-laporan yang disajikan, kelengkapan informasi pengolahan inventaris yang disajikan pada laporan-laporan. c. Dari evaluasi sistem informasi yang sedang berjalan, dapat diketahui kekurangan dan kelemahan. Dengan diterapkannya sistem penggelolahan inventaris kantor berbasis komputer, diharapkan masalah- masalah yang dihadapi dapat dipecahkan, sehingga dapat memberi yang cepat, tepat, dan akurat.
e.
f.
akan semakin rendah, dengan demikian keluaran yang dihasilkan akan sesuai dengan yang diinginkan. Hendaknya disadari bahwa komputerisasi sistem tidak ada gunanya jika tanpa dukungan operator yang terampil, terlatih dan bertanggung jawab. Dilakukan pelatihan pengoperasian sistem komputerisasi yang baru. Adanya penyimpanan atau pengarsipan yang baik untuk dokumen-dokumen penggelolaan inventaris, agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan sehingga suatu saat dapat dipergunakan lagi. Fasilitas hardware dan software yang dapat mendukung efisiensi pengolahan data inventaris yang terkomputerisasi, serta pengawasan hardware dan software secara rutin agar terhindar dari masalah-masalah yang merugikan pihak sekolah. Dilakukan back up secara berkala terhadap datadata yang penting untuk mengantisipasi keadaan yang tidak diinginkan. Komputer harus dengan baik dan terawat juga dalam hal pengolahan alat- alat atau media penyimpanannya.
Daftar pustaka Hatrono, Jugianto. Analisis dan Desain Sistem informasi pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, 1999 Kadir, Abdul. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta : Andi, 1999 Munawar. Pemodelan Visual Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005
dengan
UML.
Nugroho, Adi. ANALISA dan PERANCANGAN SISTEM INFORMASI dengan METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK, Edisi Revisi. Bandung : Informatika Bandung, 2005 Yuswanto. Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic 6.0. Surabaya : Prestasi Pustaka, 2003 [Ladjamudin 2005] Ladjamudin, Al-Bahra. “Analisis dan Desain Sistem Informasi”. Edisi pertama. Yogyakarta. Graha Ilmu. 2005
5.2 saran Sehubungan dengan hal-hal yang telah dikemukakan diatas dan untuk meningkatkan keberhasilan Sistem Informasi Pengelolaan data inventaris pada SMP NEGERI 6 PANGKALPINANG, maka diberikan saran-saran sebagai berikut : a. Ketelitian operator pada waktu pengentrian data perlu ditingkatkan agar tingkat kesalahan data
[L 2004] L, Jeffrey Whitten., et al. “Metode Desain & Analisis Sistem”. Edisi 6. Yogyakarta : Andi, 2004. [Ladjamudin 2005] Ladjamudin, Al-Bahra. “Analisis dan Desain Sistem Informasi”. Edisi pertama. Yogyakarta. Graha Ilmu. 2005
6
7
