RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KESISWAAN PADA SMP NEGERI 5 PANGKALPINANG Yusnita Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Email :
[email protected]
ABSTRACT On Education Institution, notably Schooled SMP Country 5 Pangkalpinang information system indispensabling to restrain activity process performings teaching and learnings in particular on kesiswaan's administrative services. To it SMP Country 5 Pangkalpinang passes through a part TU Schools for can amends and increasing deep kesiswaan's administrative services for example pendataan student, pendataan is discipline, breach administration management, migrant administration management comes in, migrant administration management comes out and mutation reporting makings come in, mutation reporting comes out, and breach reporting. One of effort which can be done to increase TU's part performance school is increase and does administration information system repair kesiswaan with computerised and integrated system to be able to give information in point and accurate basal decision making. KeyWord : kesiswaan's Administration information system, Object oriented methodology, Unifield Modelling Language (UML)
1
1.
pembuatan keputusan dan melakukan
Pendahuluan
kontrol terhadap segala bentuk aktifitas.
1.1 Latar Belakang Masalah Sekolah dituntut untuk selalu berkembang dan meningkatkan kualitas pendidikan serta profesionalisme pelayanan kepada para siswa. Pengolahan data dalam jumlah banyak, serta adanya perubahan yang bersifat rutin dan berulang-ulang, sering menimbulkan kesulitan dalam penyediaan informasi,
terlebih
karena
kegiatan
pengolahan data kesiswaan pada sekolah selama ini masih menggunakan sistem pemrosesan
manual
dan
sistem
pemrosesan berkas. Proses pengolahan, penyimpanan dan pengambilan data siswa serta data guru yang belum praktis menimbulkan ketidak efektifan dalam segi waktu, tenaga dan biaya. Oleh karena itu, kebutuhan akan adanya suatu sistem informasi kesiswaan sangatlah perlu.
Pengembangan sistem informasi ini tidak
hanya
untuk
mengotomatiskan prosedur lama, tetapi juga menata dan memperbaharui bahkan menciptakan aliran data baru yang efisien, menetapkan prosedur pengolahan data yang baru yang lebih tepat, sistematis, dan sederhana, menentukan model penyajian yang
informatif
dan
standar,
serta
memberikan distribusi informasi yang efektif.
Memasuki
mendatang,
era
globalisasi
pemakaian
teknologi
komputer dalam segala bidang kehidupan sehari-hari tidak akan dapat dihindari. Bahkan, penggunaan teknologi komputer tersebut akan menjadi syarat utama untuk menunjukkan kualitas sesuatu bidang dan menjadi
Teknologi informasi yang dihasilkan
sekedar
modal
terpenting
dalam
memenangkan persaingan. Kemampuan
terkomputerisasi
komunikasi antara satu bidang dengan
dengan baik akan mendukung kerja
bidang lainnya di tempat yang berbeda
sumber
(terpisah pada jarak yang jauh) merupakan
dengan
sistem
daya
yang
manusia
dalam
tugas
manjemen. Sistem informasi maerupakan
salah satu ciri era globalisasi mendatang. Bagian kesiswaan merupakan salah
kesatuan elemen-elemen yang berinteraksi secara
sistematis
menciptakan informasi
dan yang
teratur
untuk
satu
membentuk
aliran
administrasi
dan
akan
mendukung
bagian di
dari sekolah.
penatausahaan Bagian
ini
menjadi bagian terpenting dari semua bagian yang ada, karena segala informasi dan data tentang siswa yang terekam dan 2
tersimpan di sekolah di kelola oleh bagian
Bangun Sistem Informasi Kesiswaan
kesiswaan.
Pada SMP Negeri 5 Pangkalpinang.
Sejak tahun berdirinya SMP Negeri 5 Pangkalpinang
Tahun
1985,
semua
1.2 Perumusan Masalah
informasi dan data kesiswaan tersimpan Dari apa yang dijabarkan dalam
dalam bentuk form isian dan sebagian lagi softcopy
latar belakang masalah, SMP Negeri 5
menggunakan aplikasi Microsoft excel dan
Pangkalpinang memerlukan solusi yang
Microsoft word. Di samping itu, input data
lebih tepat dalam hal penyediaan sistem
siswa ke dalam komputer hanya terfokus
informasi
pada salah satu komputer dimana data
memberikan informasi yang lebih akurat,
tersebut tersimpan, sehingga tidak efisien
efektif dan efisien dalam administrasi
dalam hal waktu dan tenaga.
kesiswaan.
tersimpan
dalam
bentuk
kesiswaan,
Maka
sehingga
dapat
dapat
dirumuskan
masalah yaitu:
Berdasarkan kondisi di atas, maka diperlukan
suatu
rancang
bangun
1. Bagaimana
membuat
Aplikasi
Sistem
Informasi
berbasis aplikasi desktop. Dengan
Berbasis
Dekstop
adanya
dengan kebutuhan sekolah?
sistem
informasi
sistem
kesiswaan
informasi
yang
tersebut,
semua data kesiswaan tersipan dalam
2
Apa
manfaat
Keiswaan yang
Aplikasi
sebuah server yang dapat terhubung ke
Informasi
komputer-komputer lain di lingkungan
Dekstop bagi sekolah?
SMP
Negeri
5
semua
menginginkan
Sistem Berbasis
Pangkalpinang,
sehingga data kesiswaan ini dapat diakses
Kesiswaan
sesuai
pihak
atau
2.1
yang
memerlukan
Batasan Masalah Administrasi kesiswaan merupakan
usaha
dan
kegiatan
yang
meliputi
informasi data kesiswaan tersebut.
pengaturan tentang administrasi yang
Oleh karena itu penulis mengusulkan
berkaitan dengan siswa dalam upaya
skripsi
mengembangkan potensi siswa. Untuk itu
yang
berjudul
Rancang
3
penyimpanan
data-data
siswa
secara
9)
Pembuatan
terkomputerisasi sangat diperlukan.
laporan
mutasi
laporan
mutasi
masuk 10) Pembuatan
Dengan adanya masalah tersebut
keluar
dan agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan, maka batasan masalah yang akan di bahas yaitu Rancang Bangun
2.2
Sistem Informasi Kesiswaan Berbasis Dekstop
Pada
SMP
Negeri
5
Pangkalpinang dimulai dari : a. Penulis
melakukan
menyangkut
Metode Penelitian Metode
penelitian
menggambarkan cara mengumpulkan informasi-informasi
riset
tentang
adalah
atau
data-data
hanya
yang diperlukan sebagai bahan untuk
sistem
menyusun skripsi ini adalah sebagai
pengelolaan data kesiswaan yang ada
berikut :
di SMP Negeri 5 Pangkalpinang. b. Rancangan sistem informasi yang dilakukan
penulis
a.
menggunakan
a) Observasi
program Visual Basic 2008 dan
Merupakan proses pengumpulan
menggunakan database Access 2007.
data yang dilakukan dengan cara
c. Sistem yang akan dibuat meliputi :
1)
Pendataan data siswa
2)
Mutasi masuk
3)
Mutasi keluar
4)
Rekap kehadiran mingguan
mengamati secara langsung dan mencatat secara sistematis hal-hal yang dibutuhkan. b) Wawancara Merupakan proses tanya jawab
siswa 5)
Tata tertib siswa
6)
Pelanggaran siswa
7)
Panggilan
orang
secara langsung kepada responden secara lisan atau tatap muka, serta mendengarkan secara langsung
tua/wali
informasi atau keterangan yang
siswa 8)
Pengumpulan Data
diperlukan.
Surat pengunduran diri siswa
4
c)
c. Dapat memperoleh informasi yang
Kepustakaan Dilakukan dengan mengumpulkan
sesuai
dengan
data dan informasi melalui buku-
diinginkan.
kebutuhan
yang
buku dan bahan-bahan pelengkap lainnya
yang
permasalahan
sesuai dalam
dengan penulisan
skripsi ini.
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Sistem Informasi
2.1.1
Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang
telah diproses dan memiliki arti atau
2.3 Tujuan Penelitian
manfaat bagi penggunanya. Informasi Tujuan dari penulisan skripsi ini bagi mahasiswa khususnya penulis sendiri adalah ingin mengetahui lebih jauh lagi tentang aplikasi berbasis dekstop, serta memberikan kesempatan kepada penulis untuk mendapat perbandingan antara ilmu yang diperoleh di bangku kuliah dan mengaplikasikannya
dalam
sebagai hasil dari pengolahan data dalam
suatu
organisasi
sangatlah
penting karena informasi merupakan landasan
untuk
mengambil
suatu
keputusan dan data merupakan sumber dari informasi. Konsep dasar informasi menurut
suatu
Jogiyanto (2005 : 8) adalah “Data yang
organisasi.
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna Tujuan yang diharapkan bagi SMP Negeri
dan penting bagi yang menerimanya.”
5 Pangkalpinang : Dari pengertian diatas penulis a. Mengidentifikasi mengembangkan
sistem
keiswaan
sedang
yang
dan
dapat menyimpulkan bahwa informasi
informasi
merupakan suatu hasil (output) dari suatu
berjalan
dengan sistem informasi kesiswaan
data
yang
diolah
dengan
metode
pendekatan dan pengembangan tertentu.
berbasis dekstop. Baik buruknya
b. Waktu yang diperlukan sangat efektif,
kualitas
suatu
tidak perlu memperbanyak formulir
informasi menurut Jogiyanto (2005 : 10)
isian manual.
dipengaruhi oleh beberapa hal, antara lain :
5
a.
b.
Akurat, berarti informasi harus
c.
Relevan, berarti informasi tersebut
bebas dari kesalahan-kesalahan
mempunyai
dan tidak bias atau menyesatkan.
pemakainya. Relevansi informasi
Informasi harus akurat karena dari
untuk tiap-tiap orang satu dengan
sumber
lainnya
informasi
sampai
ke
manfaat
berbeda.
untuk
Misalnya
penerima informasi kemungkinan
informasi
banyak terjadi gangguan (noise)
musabab
yang dapat merubah atau merusak
produksi
informasi tersebut.
perusahaan adalah kurang relevan
Tepat
pada
informasi
waktunya,
yang
berarti
datang
pada
mengenai
sebab-
kerusakanmesin kepada
danakan
lebih
ditujukan
kepada
akuntan
relevan ahli
bila teknik
penerima tidak boleh terlambat.
perusahaan. Sebaliknyainformasi
Informasi harus sesuai dengan
mengenai harga pokok produksi
dengan keadaan saat itu, karena
untuk
informasi yang sudah usang tidak
informasi yang kurang relevan,
akan
tetapi relevan untuk akuntan.
mempunyai
nilai
lagi.
ahli
teknik
merupakan
Informasi merupakan landasan di dalam
pengambilan
keputusan.
Bila
pengambilan
keputusan
Dari segi etimologi, kata sistem
terlambat, maka dapat berakibat
sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani
fatal untuk organisasi. Dewasa ini
yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa
mahalnya informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat,
sehingga
teknologi-teknologi untuk
mendapatkan,
diperlukan mutakhir mengolah
2.1.2
Konsep Sistem Informasi
Inggris dikenal dengan “system”, yang mempunyai
satu
pengertian
yaitu
sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan.
dan mengirimkannya. Dalam
arti
luas
dapat
didefinisikan sebagai Menurut Jerry Fith
6
Gerald ; “sistem adalah suatu jaringan
kata
kerja dari prosedur-prosedur yang saling
komunikasi. Sebuah permodelan bahasa
berhubungan, berkumpul bersama-sama
adalah suatu bahasa dimana kata-kata
untuk melakukan suatu kegiatan atau
dan
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
penggambaran system secara konseptual
tersebut,
sehingga
aturannya
tercipta
berfokus
pada
dan fisik. Sebuah permodelan bahasa Menurut Menurut Laudon, Kenneth , Jane: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu
organisasi
yang
seperti UML telah menjadi standar
untuk
bahasa
merencanakan
suatu
aplikasi.
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
Hasil dari permodelan tadi adalah
bersifat manajerial dan kegiatan strategi
pengertian dari suatu sistem. Satu model
dari suatu organisasi dan menyediakan
saja tidak cukup untuk menggambarkan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
sistem
yang diperlukan.”
dibutuhkan
secara
keseluruhan,
banyak
maka
model
yang
berhubungan satu dengan yang lainnya
2.2
Analisa
dan
Perancangan
Sistem Berorientasi Obyek
untuk memberikan pengertian pada dasar dari sistem. Keuntungan UML
Dengan UML 2.2.1
UML
(Unifed
Modelling
a.
Language) UML
digunakan
banyak
jenis
yang
general-purpose,
difokuskan
pada
pengetahuan
UML
bersama
dengan
mekanisme perluasan.
permodelan,
tetapi hanya beberapa yang digunakan
pemodelan
dipakai bersama dan menggunakan
menggambarkan perancangan awal dari
memiliki
bahasa
pokok himpunan konsep yang dapat
untuk
sistem yang akan dibangun.
Sebagai
b.
Sebagai mudah
saja yang akan dibahas.
bahasa
pemodelan
diaplikasikan,
yang dapat
diaplikasikan untuk bermacam tipe Menurut Booch (2005), UML
sistem (software dan non-software),
merupakan suatu bahasa. Suatu bahasa terdiri dari kata-kata, dan aturan
untuk
memiliki
menggabungkan
domain dan metode atau proses. c.
kata-
Sebagai bahasa pemodelan standar industri, bukan merupakan bahasa
7
yang tertutup atau satu-satunya, tapi
b.
Behavioural
bersifat
1)
Statechart
terbuka
dan
sepenuhnya
dapat diperluas.
urutan
diagram
kondisi dari
menunjukkan objek yang
mengalami interaksi beserta respon
2.2.2
Komponen UML UML
diagram,
mempunyai
struktural
Struktural
dan tindakannya.
diagram
dan
dua
tipe
2)
behavioural.
waktu urutan message dan object
menggambarkan
bagian statik dari sistem. Behavioural
Sequence diagram menggambarkan
lifeline. 3)
Collaboration
diagram
diagram menggambarkan bagian dinamik
menggambarkan urutan message dan
dari
organisasi objek dalam interaksi.
sistem.
Behavioural
digram
diklasifikasikan lebih lanjut ke dalam
4)
interaksi dan state diagram.
Activity
diagram
menggambarkan
arus kerja dari aktifitas, difokuskan pada operasi yang dilewatkan antar
a.
Struktural 1)
objek.
Class diagram menggambarkan
hubungan antar objek. 2)
yang digunakan adalah :
Use case diagram digunakan untuk mengorganisasikan use
3)
4)
Pada penelitian dan pengembangan UML
a.
Use Case Model
case dan behaviours.
Menurut Booch (2005), suatu use
Component..diagram..adalah..ko
case
mponen..dan..hubungan.yang.me
sekumpulan use case dan aktor
ngilus- trasikan implementasi
(pelaku) dan hubungan diantara use
sistem.
case dan aktor tersebut. Use case
Deployment
diagram
adalah
diagram
diagram
menampilkan
digunakan
untuk
konfigurasi waktu kerja dari
penggambaran use case statik dari
node dan objek yang memiliki
suatu sistem. Use case diagram
node.
penting
dalam
mengatur
dan
memodelkan kelakuan dari suatu sistem.
8
Use case menjelaskan apa yang
pesan-pesan.
Diagram
ini
dilakukan sistem (atau subsistem)
menampilkan sekumpulan
peran
tetapi tidak tidak menspesifikasikan
dan pesan-pesan yang dikirim dan
cara
diterima
kerjanya.
Flow
of
event
oleh
instansi
digunakan untuk menspesifikasikan
memegang
kelakuan dari use case. Flow of event
Sequence diagram menangkap objek
menjelaskan use case dalam bentuk
dan
tulisan
sejelas-jelasnya,
skenario dan urut-urutan pesan yang
diantaranya bagaimana, kapan use
ditukar antara objek diperlukan untuk
case dimulai dan berakhir, ketika use
melaksanakan
case berinteraksi dengan aktor, obyek
skenario.
apa yang digunakan, alur dasar dan
berasosiasi dengan use case selama
dengan
alur alternatif.
class
proses Use case
peranan
yang
yang
terlibat
tersebut.
dalam
fungsionalitas Sequence
pengembangan.
diagram
Dalam
Unified Model Language (UML),
Commucication assosiation
objek
dalam
sequence
diagram
digambar dengan segiempat yang berisi nama objek yang diberi garis bawah. Objek dapat diberi nama dengan tiga cara : (nama objek), (nama objek dan class) atau (hanya
actor
nama class (anonymous object)). Berikut notasi sequence diagram
System or subsystem boundary
seperti terlihat pada gambar dibawah Gambar 2.1 Notasi Use Case Diagram
ini :
(Simonn Bennet, Steve Marcob dan Ray Farmer :2006, p146)
b.
Sequence Diagram Menurut
Booch
sequence
diagram
(2005),
suatu
adalah
suatu
diagram interaksi yang menekankan pada
pengaturan
waktu
Gambar 2.2 Notasi Sequence Diagram
dari
9
2.2.3
Analisa Sistem Berorientasi
d. Use Case Diagram Use Case adalah fungsionalitas
Objek a.
Activity Diagram
atau
Munawar (2005 : 109) menyatakan
sistem yang harus dipenuhi oleh
bahwa :
persyaratan-persyaratan
sistem yang akan dikembangkan teknik
tersebut
logika
pemakai sistem. Diagram use case
prosedural, proses bisnis dan aliran
menyajikan interaksi antara use
kerja dalam banyak kasus. Activity
case dan aktor dalam sistem yang
diagram mempunyai peran seperti
harus dipenuhi oleh sistem yang
halnya
akan
“Activity Diagram untuk
adalah
mendeskripsikan
flowchart,
perbedaannya adalah
dengan
activity
mendukung
akan
tetapi
flowchart
diagram
perilaku
pararel
b. Analisa Dokumen Keluaran keluaran
tersebut
pandangan
pemakai
sistem.
Sedangkan
berupa
orang,
sistem
lain
terhadap
merupakan
pandangan
dikembangkan
menurut
bisa
sedangkan flowchart tidak bisa”.
Ananlisa
menurut
aktor
bisa
peralatan,
atau
yang
sistem
berinteraksi yang
akan
dibangun.
hasil dari pengolahan data atau informasi
yang telah
didapat.
Setelah melalui beberapa proses
c.
Menurut Jeffery L. Whitten et al.(2004 : 271) :
pengolahan data keluaran yang
“Use Case Diagram, suatu diagram
dihasilkan melalui proses-proses
yang melukiskan interaksi antara
yang ada dalam sistem berjalan
sistem dengan para pemakai. Dengan
Analisa Dokumen Masukan
kata lain, use case diagram dengan
Dokumen
merupakan
nyata menguraikan siapa yang akan
dokumen yang dipakai sebagai
menggunakan sistem dan dengan cara
sumber data ataupun dokumen
apa
masukan
pemakai
dapat
berhubungan dengan sistem”.
yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. 10
saling
2.2.4
Perancangan
Metode lain dimulai dengan ER dan
Sistem
langsung dikonversikan ke LRS.
Berorientasi Objek a.
Entity
Relationship
Diagram
c.
(ERD)
Tabel adalah daftar yang berisi
ERD merupakan suatu model untuk antar
menjelaskan data
dalam
berdasarkan
basis
objek-objek
relasi.
data dasar
ERD
antar
data,
menggambarkannya
sejumlah
data-data
informasi yang biasanya
berupa
kata-kata
maupun
bilangan yang tersusun dengan garis pembatas.
untuk
memodelkan struktur data dan hubungan
ikhtisar
hubungan
data yang mempunyai hubungan antar
Tabel
Pada tabel, pengertian perlu dipahami adalah:
untuk
digunakan
1) Keseluruhan
tabel
(sebagai
koleksi) adalah kontainer yang
beberapa notasi dan simbol.
menampung seluruh elemen.
b. LRS Logical Record Structure (LRS)
2) Indek
tabel,
yang
menujukan
adress dari sebuah elment.
Adalah representasi dari struktur tebel-tabel
3) Elment tabel, yang dapat dipacu
yang terbentuk dari hasil antar
melalui indeknya, bertipe tertentu
himpunan
yang sudah terdefinisi
record-record
pada
entitas.
Menentukan
kardinalitas, jumlah table dan
Seluruh
Foreign Key (FK).
bertipe:”sama”. Dengan catatan:
LRS di bentuk dengan nomor dari
beberapa
tipe record. Beberapa tipe record di
memungkinkan
gambarkan oleh kotak empat persegi
tabel dengan elemen generik, tapi
panjang dengan nama yang unik.
pada
LRS juga terdiri dari hubungan
diinstanisasi dengan tipe sama.
diantara tipe tecord. Dua metode yang dapat dikonversikan ke LRS.
11
saat
elment
bahasa
tabel
pemograman pendefinisian
diinstanisasi,
harus
diperlukan
d. Spesifikasi Basis Data Menurut Jogiyanto H.M (2003 : 46):
“Basis data (data base) adalah
e.
dokumen yang digunakan sebagai dasar
lainnya, tersimpan di perangkat
lunak
untuk
memanipulasinya”.
Rancangan Dokumen Keluaran Dokumen masukan adalah semua
berhubungan satu dengan yang
perangkat
kepentingan
proses pengambilan keputusan.
kumpulan dari data yang saling
keras komputer yang digunakan
untuk
untuk
memperoleh
nantinya
akan
data-data
yang
diproses
untuk
menghasilkan suatu keluaran yang disebut dengan output.
Bentuk dari spesifikasi basis data sendiri secara umum berupa tabel
f.
Rancangan Dokumen Masukan
yang menyajikan informasi field
Dokumen dasar berupa formulir
untuk
yang
seluruh
tabel
yang
tipe field, panjang field dan field yang menjadi field kunci (primary
untuk
memperoleh data
digunakan. Informasi field yang ditampilkan antara lain nama field,
digunakan
yang terjadi. Data yang sudah dicatat dan tertera pada dokumen dasar menjadi masukan kedalam sistem informasi untuk diolah lebih lanjut.
key). Sedangkan sistem berbasis data
adalah
penyusunan
suatu dan
g.
Rancangan
sistem
bagian
pengelolaan
record-record
Rancangan Layar Program
dari
tampilan program
adalah yang
berhubungan dengan
dengan
menggunakan komputer dengan
user, yaitu segala sesuatu yang muncul
tujuan untuk menyimpan atau
pada layar monitor. Rancangan tampilan
merekam
serta
melihat
data
operasional lengkap pada sebuah organisasi, menyediakan
sehingga informasi
bertujuan agar program yang dihasilkan terlihat sederhana dan mudah digunakan.
mampu yang
12
memiliki karakteristik yang berbesda
h. Sequence Diagram Suatu
sequence
suatupenyajian tersusunsebagai
diagram
adalah
perilaku
yang
rangkaian
langkah-
langkah percontohan dari waktu ke waktu. Sequence
diagram
digunakan
untuk
menggambarkan arus pekerjaan, pesan yang sampaikan dan bagaimana elemenelemen di dalamnya bekerja sama dari waktu ke waktu untuk mencapai suatu
dengan hasil yang sudah ada. 2.3.2
Definisi Manajemen Proyek Manajemen
proyek
adalah
salah satu cara yang ditawarkan untuk maksud pengelolaan suatu proyek, yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan
secara
ilmiah
dan
intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus
hasil.
yang Menurut Munawar (2005 : 187) “Sequence diagram adalah grafik dua
ditunjukkan dalam dimensi vertikal. “
proyek.
(Iman
Soeharto, 1999) Definisi
dimensi dimana obyek ditunjukkan dalam dimensi horizontal, sedangkan lifeline
berbentuk
proyek
yaitu
pengetahuan,
dari
manajemen
penerapan keahlian
ilmu dan
ketrampilan, cara teknis yang terbaik 2.3
Konsep Manajemen Proyek
dan dengan sumber daya yang terbatas
2.3.1
Definisi Proyek
untuk mencapai sasaran yang telah
Proyek adalah upaya temporer
ditentukan agar mendapatkan hasil
untuk menghasilkan produk, jasa, atau
yang optimal dalam hal kinerja, waktu,
hasil yang tertentu/unik.
mutu dan keselamatan kerja. Dalam
Proyek
bersifat
temporer
manajemen
proyek,
perlunya
artinya waktu berlangsungnya dibatasi,
pengelolaan yang baik dan terarah
ada
karena
awal
dan
ada
akhir
untuk
suatu
proyek
memiliki
pekerjaan yang dilakukan dan tim
keterbatasan sehingga tujuan akhir dari
yang dibentuk.
suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu yang
dikelola dalam area manajemen proyek
proyek
yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan
merupakan suatu entitas baru yang
dan keselamatan kerja, sumberdaya,
unik
Proyek
menghasilkan
berarti
hasil
dari
13
lingkungan,
resiko
dan
sistem
informasi.
Stakeholder
sekunder
didefinisikan
sebagai pihak yang mempengaruhi
“Project managements is the
atau dipengaruhi oleh perusahaan, tapi
application of knowledge, skills, tools,
mereka tidak terlibat dalam transaksi
and techniques to project activities to
dengan perusahaan dan tidak begitu
meet project requirements.”
penting untuk kelangsungan hidup
2.3.3
Stakeholder
perusahaan. Contohnya adalah media
Stakeholder adalah kelompok
dan berbagai kelompok kepentingan
individu
dukungannya
tertentu. Perusahaan tidak bergantung
diperlukan demi kesejahteraan dan
pada kelompok ini untuk kelangsungan
kelangsungan
organisasi.
hidupnya,
stakeholder
mempengaruhi
atau
Clarkson
yang
hidup membagi
tapi
mereka
kinerja
bisa
perusahaan
menjadi dua: stakeholder primer dan
dengan mengganggu kelancaran bisnis
stakeholder sekunder.
perusahaan.
Stakeholder
adalah
Clarkson (dalam artikel tahun
pihak di mana tanpa partisipasinya
1994) juga telah memberikan definisi
yang berkelanjutan organisasi tidak
yang bahkan lebih sempit lagi di mana
dapat bertahan. Contohnya adalah
stakeholder didefinisikan sebagai suatu
pemegang saham, investor, pekerja,
kelompok
pelanggan, dan pemasok. Menurut
menanggung suatu jenis risiko baik
Clarkson,
karena
suatu
primer
perusahaan
atau
atau
mereka
individu
telah
yang
melakukan
organisasi dapat didefinisikan sebagai
investasi (material ataupun manusia) di
suatu sistem stakeholder primer – yang
perusahaan
merupakan
sukarela),
rangkaian
kompleks
tersebut ataupun
(stakeholder
karena
mereka
hubungan antara kelompok-kelompok
menghadapi risiko akibat kegiatan
kepentingan yang mempunyai hak,
perusahaan tersebut (stakeholder non-
tujuan, harapan, dan tanggung jawab
sukarela).
yang berbeda.
adalah pihak yang akan dipengaruhi
14
Karena itu,
stakeholder
secara langsung oleh keputusan dan
untuk
strategi perusahaan.
beserta
2.3.4
Manager Sistem Informasi
tersebut
Manager
mengidentifikasi
dalam
departemen
memahami
perilaku
fungsi-fungsinya, akan
organisasi pemahaman
membantu
dalam
kemungkinan
terbaik
sistem informasi memiliki peranan secara
serta
menganalisis
penyelesaian
langsung dalam proses pengembangan
permasalahan.
sistem jika organisasi yang ditanganinya
membantu seorang analis sistem untuk
berskala kecil.
memahami potensi dan keterbatasan dari
Keahlian
teknis
akan
teknologi informasi. Seorang analis sistem Manager berperan
Sistem
dalam
Informasi
mengalokasikan
dan
harus mampu untuk bekerja dengan berbagai
jenis
bahasa
pemrograman,
mengawasi proyek pengembangan sistem
sistem operasi, serta perangkat keras yang
daripada terlibat langsung dalam proses
digunakan.
Keahlian
pengembangan sistem.
membantu
seorang
analis
akan sistem
mengelola proyek, sumber daya, risiko,
2.3.5 Analyst Sistem Analis sistem adalah seseorang
dan perubahan.
yang bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan,
manajerial
pengkoordinasian,
Menurut Yogiyanto (1995) analis
dan
sistem (analis informasi) adalah orang
merekomendasikan pemilihan perangkat
yang menganalis sistem (mempelajari
lunak dan sistem yang paling sesuai
masalah-masalahan
dengan kebutuhan organisasi bisnis atau
menentukan kebutuhan pemakai sistem)
perusahaan. Analis sistem memegang
untuk
peranan yang sangat penting dalam proses
permasalahan tersebut.
yang
mengidentifikasikan
timbul
dan
pemecahan
pengembangan sistem. Seorang analis Menurut Kristanto (2003) analis
sistem harus memiliki setidaknya empat keahlian: analisis, teknis, manajerial, dan interpersonal
(berkomunikasi
dengan
sistem adalah orang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem, memilih alternatif pemecahan
orang lain).
masalah Kemampuan
analisis
dan
menyelesaikan
masalah
tersebut dengan menggunakan komputer.
memungkinkan seorang analis sistem
15
Analis sistem secara sistematis
Untuk mempunyai kebutuhan
menilai bagaimana fungsi bisnis dengan
kepada
cara
dan
memberikan gambaran yang jelas dan
pengolahan data serta proses output
rancang bangun yang lengkap kepada
mengamati
proses
input
informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem mempunyai tiga peranan
pemakai
sistem,
Untuk
pemrograman komputer dan ahli ahli tertentu lainnya yang terlihat.
penting, yaitu :
2.3.8
Pengguna sistem
a.
Sebagai konsultan
b.
Sebagai ahli pendukung
“pelanggan” yang akan menggunakan atau
c.
Sebagai agen perubahan
terpengaruh sistem informasi pada basis
Pengguna
Programmer adalah orang yang kode
program
untuk
aplikasi tertentu berdasarkan
suatu
sistem. Programmer lebih memahami tentang teknologi komputer tetapi kurang memahami tentang aspekaspek bisnis dan kebutuhan-kebutuhan
yang
diperlukan oleh pemakai sistem.
2.3.7
memasukkan, menanggapi, menyimpan, dan bertukar data dan informasi.
rancang
bangun yang telah dibuat oleh analis
tentang
adalah
reguler, meng-capture, memvalidasikan,
2.3.6 Programmer menulis
sistem
Kelas-kelas
sistem
dibagi dalam 2 bagian besar yaitu pengguna sistem internal dan pengguna sistem eksternal. Pengguna sistem internal adalah karyawan-karyawan bisnis yang kebanyakan sistem informasi dibangun untuk mereka.
Desainer sistem Desain Sisitem didefinisikan
pengguna
Pengguna sistem eksternal adalah mayoritas pengguna sistem informasi
sebagai penggambaran perencanaan
modern.
dan pembuatan sketsa atau pengaturan
disebut remote user jauh (pengguna yang
dari beberapa elemen yang terpisah ke
secara fisik tidak berada di tempat tapi
dalam satu kesatuan yang utuh dan
masih membutuhkan akses ke sistem
mempunyai fungsi.
informasi) dan mobile user (pengguna yang
16
Pengguna
lokasinya
eksternal
selalu
berubah
sering
tapi
membutuhkan akses ke sistem informasi
b.
dari manapun).
2.3.9
Procurement Schedule: hal ini berkaitan dengan pembelian dan pengiriman alat terutama yang
Business Manager Kelompok
lain
membutuhkan waktu lama untuk
dalam
pengiriman alat.
pengembangan sistem adalah manajer bisnis misalnya kepala bagian atau kepala
c.
Engineering
Schedule:
semua
departemen atau eksekutif perusahaan.
jadwal
Manajer-manajer
(engineering) sudah dibuat sesuai
ini
penting
karena
mereka memiliki kekuatan pendanaan pengembangan sistemdan mengalokasikan
dengan prinsip desain yang ada. d.
sumber daya yang diperlukan untuk
Subcontracting
strategy
and
schedule: jenis kontrak yang ada
keberhasilan proyek.
2.3.10 Project Execution Plan (PEP)
sudah ditentukan (lump
sum /
reimbursable,
price,
unit
competitive/negotiated)
Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan
perekayasaan
e.
Loaded
construction
schedule:
estimasi biaya,dimana keduanya saling
seluruh kegiatan konstruksi sudah
bergantung dan tidak akan terpenuhi
dirinci
keduanya secara total jika satudiantara keduanya tidak terselesaikan. Informasi
a.
durasi
waktu
pengerjaan masing - masing tahap. 2.3.11 Deliverables
yang ada dalam rencana eksekusi proyek ini antara lain:
dengan
Dalam manajemen proyek, hasil kerja (bahasa inggris: deliverable) adalah
Preeliminary Activites Schedule:
objek berwujud atau tak berwujud yang
merupakan informasi yang harus
merupakan
ada pertama dalam sebuah rencana
sebagai bagian dari suatu kewajiban atau
eksekusi, design,
meliputi: AFE
process
estimate
and
approval dan seleksi kontraktor pelaksana.
hasil
pelaksaan
proyek,
obligasi. Istilah yang biasa dikaitkan secara spesifik dengan objektif ini, dapat berupa suatu kata benda: suatu barang, produk, atau artefak yang harus dibuat dan diberikan sebagai bagian kewajiban, atau
17
suatu
kata
keterangan:
menjelaskan
realistis agar alokasi sumber daya dan
sesuatu yang harus diberikan sebagai
penetapan
bagian dari kewajiban.
sasaran dan tujuan proyek.
2.3.12 Penjadwalan Proyek
2.3.13 Work Breakdown Structure
Penjadwalan proyek merupakan
memberikan
dengan
WBS
adalah
suatu
metode
tentang
pengorganisaian proyek menjadi struktur
jadwal rencana dan kemajuan proyek
pelaporan hierarakis. WBS digunakan
dalam hal kinerja sumber daya berupa
untuk
biaya, tenaga kerja, peralatan dan material
memecahkan
serta rencana durasi proyek dan progres
menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan
waktu
agar proses perencanaan proyek memiliki
untuk
informasi
sesuai
(WBS)
salah satu elemen hasil perencanaan. Yang dapat
durasinya
menyelesaikan
proyek.
Dalam proses penjadwalan, penyusunan
melakukan
Breakdown
tiap
proses
atau
pekerjaan
tingkat yang lebih baik.
kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail.
2.3.14 Gantt Chart
Hal ini dimaksudkan untuk membantu
Henry Laurence Gantt (1861-
pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan
23 November 1919 di Calvert
atau scheduling adalah pengalokasian
Country, Amerika) adalah seorang
waktu
konsultan
yang
tersedia
melaksanakan
manajeman
berlatar
masing-masing pekerjaan dalam rangka
belakang insiyur mekanik yang
menyelesaikan
hingga
menciptakan peta Gantt (Gantt
dengan
Chart) terkenal.
tercapai
suatu
hasil
proyek
optimal
mempertimbangkan
keterbatasan
yang
Gantt
ada.
gambaran Selama
proyek,
proses
penjadwalan
pengendalian
selalu
dilakukan
untuk
macam-macam
untuk: a.
permasalahannya. Proses monitoring serta updating
dari
merupakan
bagan yang mempunyai fungsi
mengikuti
perkembangan proyek dengan berbagai
Chart
Menentukan
durasi
pekerjaan
terhadap perkembangan waktu. b.
mendapatkan penjadwalan yang paling
Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan.
18
c.
Pemantauan
kemajuan
proyek
pekerjaan.
sebuah aplikasi program komputer agar perhitungan RAB cepat dan akurat.
Gantt chart adalah bagan balok yang
disusun
dengan
maksud
2.3.17 Responsibility Matrix (RAM)
mengidentifikasi unsur waktu dan urutan
RAM adalah sebuah matriks yang
dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri
dari
waktu
mulai,
waktu
penyelesaian, dan pada saat pelaporan.
Assignment
memetakan pekerjaan proyek, seperti yang dijelaskan dalam WBS, kepada orangorang yang bertanggung jawab untuk
2.3.15 Milestone
melaksanakan pekerjaan.
Milestone adalah suatu bagian Matriks ini terutama bermanfaat
item pekerjaan yang dibuat seolah-olah menjadi temporary finish atau selesai sementara serangkaian
atas sekelompok
atau
pekerjaan-pekerjaan
yang
menjadi bagian dari schedule besar. Item pekerjaan
yang
dijadikan
milestone
haruslah item pekerjaan yang dianggap menjadi
bagian
penting
sebelum
dalam menjelaskan peran dan tanggung jawab antarbagian di dalam suatu proyek atau proses. RACI merupakan akronim dari empat peran yang paling sering dicantumkan dalam matriks ini, yaitu responsible, accountable, consulted, dan informed.
melanjutkan pekerjaan berikutnya atau berpengaruh atas kelangsungan pekerjaan
Berikut keterangan tentang tiap peran ini:
berikutnya. a.
2.3.16 RAB
Pelaksana (responsible): Orang yang melakukan pekerjaan.
Rencana Anggaran Biaya (RAB)
b.
Penanggung jawab (accountable atau
adalah penghitungan banyaknya biaya
approver): Orang yang bertanggung
yang diperlukan untuk bahan dan upah,
jawab
serta biaya-biaya lain yang berhubungan
pekerjaan atau menyetujui hasil suatu
dengan
pekerjaan.
pelaksanaan
bangunan
atau
proyek, baik secara kasar/taksiran maupun
c.
terhadap
Penasihat atau pengarah (consulted):
secara teliti. Dalam penghitungan RAB
Orang
suatu proyek, sering kali membutuhkan
tentang suatu pekerjaan.
19
penyelesaian
yang
dimintai
pendapat
d.
Terinformasi (informed): Orang yang
dalam menjalankan proyek yang kita
selalu mendapatkan informasi tentang
jalani. walaupun dalam perencanaan
kemajuan pekerjaan.
proyek sudah kita pikirkan semua
2.3.18 Analisa Resiko
namun tetap saja yang namanya
Yaitu
Proses
resiko
mengidentifikasi,
tetap
ada
di
setiap
menganalisis, dan merencanakan risiko-
perencanaan, sebab kita tidak bisa
risiko yang baru muncul, melacak risiko
menebak-nebak apa
teridentifikasi, menganalisis ulang risiko
didepan
sekarang,
merencanakan proyek kita sudah siap
memonitor
kondisi
pemicu
kita,
yang terjadi jadi
dengan
sisa
dengan resiko yang ada dan siap
risiko, dan mereview pelaksanaan respon
menghadapi resiko terutama internal
risiko saat mengevaluasi keefektivannya.
resiko.
rencana
kontingensi,
memonitor
Dengan kata lain tujuannya adalah
b.
Eksternal Resiko
untuk memastikan bila: asumsi proyek
Dalam
masih valid, risiko (sebagaimana telah
berhubungan
dinilai)
proyek.
berubah
dari
sebelumnya,
eksternal
resiko
dalam
Yakni
ini
pelaksanaan
dalam
pelaksaan
kebijakan dan prosedur manajemen risiko
proyek ini kita juga tidak bisa
diikuti,
jadwal
menebak-nebak apa yang akan terjadi
kontingensi dimodifikasi sesuai risiko
dalam pelaksanaan proyek. Walaupun
proyek.
sebelumnya
cadangan
biaya
dan
proyek Resiko juga dapat dibagi dua sisi
a.
tersebut
kemungkinan
yakni internal resiko dan eksternal resiko.
kita
pelaksanaan
merencanakan tidak
menutup
resiko
dalam
proyek
tetap
ada.
misalnya pekerjaan yang deadline
Internal Resiko ini
tidak bisa terealisasi karena misalnya
perencanaan
pekerja yang kurang atau proyeknya
dari proyek tersebut. Jika kita tidak
gagal karena keterbatasan dana itu
memikirkan rencana proyek tersebut
dapat terjadi di eksternal resiko.
Dalam
internal
berhubungan
dengan
resiko
dan merencanakan dengan baik . tidak jarang kita menemui hambatan
20
administrasi yang dilaksanakan di sekolah,
2.3.19 Metting plan Ketika ruang lingkup proyek
berupa usaha kerjasama yang dilakukan
ditetapkan
proyek
oleh para pendidik agar terlaksananya
terbentuk, maka aktivitas proyek mulai
proses belajar mengajar yang relevan,
telah
dan
tim
memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun
secara
terperinci
sebagai
panduan bagi tim proyek selama
efektif, efisien, guna tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Cakupan administrasi pengelolaan
kesiswaan
meliputi
penerimaan
siswa
baru,
pengelolaan bimbingan dan penyuluhan,
kegiatan proyek berlangsung. Adapun
pengelolaan kelas, pengelolaan organisasi
aktivitas yang akan dilakukan pada
siswa
tahap ini adalah membuat dokumentasi
pengelolaan
project plan, resource plan, financial
sebagainya.
plan, risk plan, acceptance plan, communication
plan,
intra
sekolah data
(OSIS)
tentang siswa
dan dan
Secara garis besar A. Gaffer MS
procurement
mengelompokkan administrasi kesiswaan
plan, contract supplier dan perform
tersebut kepada tiga bidang: (Asnawir,
phare review.
Administrasi Pendidikan, (Padang : IAIN IB Press, 2005) hlm 167)
2.4
Sistem Informasi Kesiswaan
2.4.1
Definisi Administrasi
a.
Pupil Inventory adalah berupa
Kesiswaan
daftar yang mengambarkan data
Siswa adalah unsur yang sangat
siswa yang akan memasuki suatu
penting dalam kegiatan pendidikan dan pengajaran
di
sekolah.
Pupil Inventory
lembaga pendidikan atau sekolah.
Lembaga
pendidikan didirikan untuk kepentingan
Dengan adanya Pupil Inventory ini
siswa. Oleh sebab itu perlu mendapat
maka
perhatian yang cukup dari pelaksanaan
gambaran
pendidikan.
keadaan murid/siswa yang akan
Administrasi merupakan
bagian
dapat
diketahui
tentang
keadaan-
memasuki sekolah tersebut, dan
kesiswaan dari
akan
begitu juga akan dapat dilihat
kegiataan
21
pertumbuhan jumlah penduduk
Layanan
terutama mengenai anak-anak usia
dimaksud
sekolah. Semua data itu harus ada
bimbingan dan konseling terhadap
pada administrator pendidikan dan
siswa/murid
administrator sekolah yang dapat
membutuhkannya.
digunakan
bimbingan kesiswaan ini salah
rencana
b.
untuk
menyusun
jangka
pancang,
satunya
usaha
yang
adalah
berupa
yang Fungsi
ialah
dari
memberikan
menengah, pendek.
penyuluhan kepada para siswa
Pupil Accounting
sehingga
Pupil
Accounting
penyusunan
para
siswa
dapat
merupakan
mengetahui bagaimana langkah-
keterangan-
langkah
belajar
dan
keterangan tentang tingkah laku
pengaplikasian
siswa/murid selama bersekolah.
tepat dalam kehidupannya.
Keterangan-keterangan
tersebut
2.4.2
meliputi masalah-masalah siswa
pelajaran yang
Kegiatan-Kegiatan Administrasi Kesiswaan
yang tidak masuk belajar ke
Kegiatan-kegiatan
sekolah,
dalam administrasi kesiswaan tersebut
siswa-siswa
meninggalkan sekolah,
yang
pelajaran
siswa
yang
di sering
demikian
masalah
yang
dilakukan
antara lain: a.
terlambat dan sebagainya. Dengan
Pembinaan
Disiplin
Murid/Siswa
Pupil
Disiplin merupakan aspek yang penting di
Accounting
lebih
banyak
dalam pembinaan siswa/murid, karena
berhubungan
dengan
absensi
dengan
Pupil Personel Service Pupil Personel Service merupakan semua layanan dan seluruh usahausaha yang dilakukan oleh sekolah untuk
disiplin
menyadari
siswa. c.
dan
kemajuan
tersebut
bahwa
murid/siswa
dalam
hidup
bermasyarakat perlu adanya disiplin, dan tanpa
disiplin
akan
menimbulkan
kekacauan. Disiplin adalah suatu keadaan di mana sikap, pemampilandan tingkah laku murid harus sesuai dengan tatanan
siswa/murid. 22
nilai, norma dan ketentuan-ketentuan yang
1)
Data tentang identitas yang meliputi
berlaku di sekolah/kelas di mana mereka
nama siswa, nomor induk siswa, pas
berada. Ada beberapa teknik yang dapat
photo siswa, jenis kelamin, tempat
digunakan
dan tanggal lahir, kewarganegaraan,
dalam
membina
disiplin
tersebut antara lain
agama, anak keberapa, alamat, asal sekolah, tanggal diterima di kelas,
1) Adanya aturan yang jelas 2) Adanya
kekonsistenan
nama dalam
melanggar
No.STTB, melanjutkan ke, pindah ke,
disiplin
tersebut
pada kelas, dan tanggal. 2)
Data tentang
hasil belajar, yang
Disamping itu murid/siswa juga
meliputi nama siswa, kelas dan tahun,
harus mengetahui dan memahami
program
tata tertib yang berlaku di sekolah
ditempuh, nama bidang studi, nilai
yang bersangkutan. Suatu hal
yang diperoleh setiap semester dan
yang
tahun, frekuensi kehadiran, sakit,
harus
diciptakan
ialah
tersebut. (Ibid, hlm
pendidikan
yang
kelas atau tidak, dan keterangan lulus
tidak terpaksa mentaati aturan atau tata tertib
dan
izin, dan lain-lain, keterangan naik
bagaimana supaya murid merasa
atau tidak lulus. 3)
186) b.
pendidikan,
keluar di kelas, tanggal kelulusan,
3) Adanya hukuman dan ganjaran yang
tua,
pekerjaan, tanggal keluar, alasan
menjalankan disiplin
bagi
orang
Data tentang presensi siswa meliputi bulan, kelas, jumlah hadir, nomor
Pengelolaan Data Siswa
urut, nama siswa, catatan hadir tiap
Setiap sekolah hendaklah menata data
hari. Disamping itu juga dibuat
siswa secara rapi, tertib, dan teratur,
rekapitulasi dari data presensi seharihari untuk setiap kelas, yang memuat
sehingga sewaktu-waktu data tersebut
jumlah siswa yang terdaftar, jumlah
diperlukan akan mudah ditemukan. Ada
siswa yang masuk, jumlah siswa yang
tiga macam data siswa yang penting
tidak masuk karena sakit, izin, dan
dikelola oleh sekolah, yakni :
alasan lain untuk setiap kelas. Data rekapitulasi ini biasanya ditempelkan
23
di dinding kelas yang bersangkutan,
c.
1) Orang tua atau wali murid harus
sehingga setiap guru masuk yang
mengajukan
mengajar dikelas tersebut mengetahui
pindah
keadaan kehadiran siswa.
kepala
Promosi dan Mutasi.
menggunakan
Promosi dan Mutasi merupakan salah
disediakan.
Promosi
kelas
yang
lebih
tinggi
setelah
memenuhi persyaratan tertentu. Promosi ini
dilaksanakan
norma-norma ditetapkan dengan
berpedoman
kenaikan
bersama, kepala
kelas
antar
sekolah.
sekolah
anaknya
kepada
asal,
dengan
format
yang
telah
asal mempelajari dan menyetujui
merupakan
perpindahan tersebut, maka kepala
perpindahan murid/siswa dari satu kelas ke
sekolah
permohonan
2) Selanjutnya setelah kepala sekolah
satu fase dalam pembinaan murid/siswa.
surat
sekolah mengeluarkan surat pindah.
3) Setelah anak tersebut diterima di sekolah yang dituju, isian (nama
kepada
sekolah,
yang
sekolah,
desa/kelurahan,
guru-guru
alamat,
kecamatan,
kab/kodya, provinsi, diterima tanggal,
Keputusan
di tingkat/kelas) dikirim ke sekolah
kenaikan kelas ini hendaklah diambil dari
asal.
landasan yang mewakili sosok murid
Surat keterangan yang dikeluarkan
secara utuh, baik ditinjau dari aspek kognitif, afektif, dan psikomotorik. (Ibid,
status
oleh surat asal sangat penting sekali dilakukan karena secara hukum telah
hlm 199).
terlepas tanggung jawab sekolah kepada Mutasi adalah perpindahan murid
siswa yang bersangkutan, dan kalau
dari satu sekolah ke sekolah lainnya
terjadi hal-hal negatif dari siswa tersebut
karena alasan-alasan tertentu. Mutasi ini
maka sekolah lama terhindar dari tuntutan
merupakan hak bagi setiap murid/siswa,
hokum.
oleh sebab itu pihak sekolah harus
kegiatan-kegiatan administrasi kesiswaan
memberikan
bahwa
kesempatan
kepada
Berdasarkan
uraian
kegiatan-kegiatan
tentang
tersebut
murid/siswa untuk menggunakan haknya.
bertujuan agar teraturnya proses belajar
Adapun prosedur-prosedur mutasi tersebut
mengajar di sekolah tersebut sehingga
adalah sebagai berikut:
mudah untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara umum,
24
maupun tujuan dari sekolah tersebut
sangat penting dimiliki oleh setiap
secara khusus.
sekolah
2.4.3 Instrumen
berapa
mempermudah
memperlancar
jalannya
buku
jumlah
siswa
yang
terdaftar, identitas siswa secara
dan
lengkap.
administrasi
kesiswaan maka perlu ditunjang oleh
melalui
induk ini akan dapat diketahui
Administrasi
Kesiswaan Untuk
karena
b.
Buku /Daftar Keadaan Siswa
berbagai instrumen atau alat kelengkapan
Buku ini menggambarkan keadaan
yang
jumlah
diperlukan.
Instrumen
yang
keseluruhan
siswa
di
dimaksud antara lain breupa buku-buku,
sekolah.
format-format
keadaan siswa di suatu sekolah
yang
digunakan
untuk
merekam semua data dan informasi yang berkenaan
dengan
siswa.
instrumen-instrumen
dimaksud
antara lain :
gambaran
akan terus teridentifikasi setiap
Adapun
yang
Biasanya
bulannya. c.
Daftar Hadir Siswa Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa
a.
mengikuti kegiatan di sekolah.
Buku Induk Buku
induk
merupakan
buku
d.
File Penyimpan Berkas Siswa
didalamnya
Berkas-berkas
memuat semua informasi yang
terlepas-lepas
dianggap
dengan
pokok,
karena
lengkap
mengenai
baik
yang perlu oleh
sifatnya diarsipkan sekolah,
keadaan siswa. Informasi tersebut
misalnya foto copy STTB, akte
dapat meliputi identitas pribadi
kelahiran, surat keterangan pindah
siswa
informasi
dan sebagainya. Semua berkas itu
mengenai nilai-nilai hasil belajar
sebaiknya dibundelkan menurut
yang
kelompok
belajar
sampai
diperoleh di
pada
siswa
selama
sekolah
yang
masing-masing,
sehingga berkas itu akan mudah ditemukan bila diperlukan.
bersangkutan. Buku induk ini
25
5.
Penutup
5.1. 5.1
menyajikan
informasi
dengan
kecepatan
proses,
lebih cepat.
KESIMPULAN
Pada uraian bab demi bab sebelumnya
a. Dari
segi
maka dapat di simpulkan beberapa hal
ketepatan
sebagai berikut:
pengarsipan
a.
Dengan adanya Sistem Informasi
penghematan waktu dan tenaga
Administrasi Kesiswaan ini maka
pada sistem yang terkomputerisasi
sangat
jauh lebih unggul dari sistem yang
membantu
dalam
proses,
pengontrolan,
maupun
dari
segi
berjalan.
melakukan pelayanan administrasi kesiswaan pada SMP Negeri 5
5.2. Saran
Pangkalpinang. b.
c.
d.
Dengan
disajikannya
bentuk
laporan
berbagai
yang
sesuai
diatas
dan
untuk
meningkatkan
dengan kebutuhan, maka akan di
keberhasilan
dapatkan
administrasi kesiswaan, maka berikut
informasi
yang
sistem
informasi
dibutuhkan oleh instansi.
ini adalah saran – saran agar sistem
Penyusunan dan penyajian laporan
dapat berjalan lebih efektif yaitu :
dapat dilakukan dengan lebih
a.
Kerjasama antar pegawai sangat
cepat, lebih teliti dan lebih rapi.
dibutuhkan
Penyimpanan berkas - berkas yang
tercapainya
sistem
menyita
kesiswaan
sistem
dalam
menentukan
banyak
tempat
pada
administrasi
berjalan
telah
dapat
berjalan dengan lancar.
dikurangi dengan adanya sistem
e.
Sehubungan dengan hal – hal tersebut
b.
Didalam
bagian
TU
informasi dapat
Sekolah
informasi yang berkomputerisasi.
sebaiknya minimal ada satu orang
Preses pengumpulan data dan
/ lebih yang paham atau dapat
penghasilan informasi pada sistem
mengoperasikan
berjalan telah di perbaiki dengan
sehingga pelaksanan sistem yang
sistem komputerisasi yang dapat
telah terkomputerisasi ini akan
26
komputer,
dapat
berjalan
sesuai
dangan
yang
akan
sistem yang ada. c.
TU
[Indrajit 2001]
Sekolah
menggunakan
DAFTAR PUSAKA
komputer
Analisis
dan
ini
Perancangan Siste
sebaiknya di training lebih dahulu
d.
Indrajit,
m Berorientasi
agar tidak terjadi kesalahan dalam
Object,
penggunaan sistem ini.
Informatika, 2001
Bandung:
Pemeliharan perangkat keras dan perangkat
lunak,
sebaiknya
[Jogiyanto 2003]
kerusakan
HM,
MBA.,
dilakukan secara teratur guna menghindari
Jogiyanto
yang
berakibat fatal.
Konsep
Dasar
Informasi,
Jakarta
:
Graha
Media, 2003.
a. Data yang kurang lengkap di instansi sebaiknya ditambah dan
[Munawar 2005]
Munawar, “Pemodelan
diarsipkan supaya bisa di gunakan
UML
Berorientasi
untuk masa yang akan datang.
Objek”, Andy
Jakarta: Jogyakarta,
2005. [Nuriyana 2009]
Nuriyana, “Bab I : Pengertian Data
dan
Basis Sistem
Basis Data”, 2009, nuriyana.files.word press.com/2009/01/ modulsbd.doc(Diakses 27 Juni2015)
27
[Susan]
Eneng
Susan,
“Analisa dokumen keluaran
dan
analisa
dokumen
masukan”,http://elib .unikom.ac.id/down load.php?id=12054 3 (Diakses
20
Juni2015) [Whitten 2004]
Jeffery
L.,
et.al.
“Modern
Systems
Analisys
and
Design”,
4th
Pearson
Prentice
ed.,
Hall, New Jersey, 2004.
[Wikipedia]
Wikipedia,
“Manajemen
Proyek”,
http://id.wikipedia.org (Diakses 5 Juli 2015)
28
