RAHASIA PENGURUSAN ARSIP BAB I PENDAHULUAN

RAHASIA KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL

Lampiran III Keputusan Danpusdikajen Nomor Kep/ / /2010 Tanggal 2010

PENGURUSAN ARSIP BAB I PENDAHULUAN 1.

Umum. a. Setiap organisasi dalam mencapai tujuannya tidak terlepas dari kegiatan administrasi, TNI dalam melaksanakan tugas pokoknya membutuhkan kecepatan, ketepatan dan kecermatan. Hal tersebut diperlukan dukungan administrasi yang baik, tertib dan teratur, agar informasi yang dibutuhkan yang bersumber dari catatan-catatan/arsip dapat disajikan dengan cepat, mudah, dan tepat dari setiap informasi sesuai dengan yang dibutuhkan. b. Kegiatan TNI Angkatan Darat dari sejak kelahirannya sampai dengan saat ini telah banyak menghasilkan produk-produk administrasi berupa arsip/dokumen, yang mempunyai arti penting bagi TNI Angkatan Darat, hal ini disebabkan oleh karena arsip/dokumen tersebut dibutuhkan dapat disajikan, bahan/sumber informasi, dan alat pengingat yang bila dibutuhkan dapat disajikan dengan mudah, dan cepat, dan tepat untuk kepentingan suatu tindakan administrasi.

2.

Maksud dan tujuan. Naskah departemen ini dibuat untuk memberikan gambaran a. Maksud. dan penjelasan tentang tata cara pengurusan arsip di lingkungan Angkatan Darat. b. Tujuan. Naskah departemen ini disusun sebagai pedoman/pegangan bagi para Gumil/Instruktur dan peserta didik, dalam rangka pelaksanaan proses belajar mengajar pada pendidikan Sesarcab Ajen.

3.

Ruang lingkup dan tata urut. a. Ruang lingkup. Naskah departemen ini disusun meliputi pengertian, ketentuan umum, organisasi penyelenggara kearsipan, pelaksanaan pengurusan dan pengawasan/pengendalian kegiatan pengurusan arsip. b. Tata urut. berikut : a. b. c. d. e. f. g.

Naskah departemen ini disusun dengan tata urut sebagai

Pendahuluan Ketentuan umum pelaksanaan Organisasi penyelenggara arsip. Pelaksanaan kegiatan Pengawasan dan pengendalian Evaluasi Penutup RAHASIA

2

4.

Pengertian. a.

Pengertian Arsip/Dokumen menurut UU No. 7 tahun 1971. 1) Arsip. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2) Arsip. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 3)

Arsip dilihat dari fungsinya. a) Arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. b) Arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

b.

Pengertian Arsip/Dokumen Menurut PP No. 34 Tahun 1979. 1) Arsip/Dokumen aktif. Arsip/Dokumen aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. 2) Arsip inaktif. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 3)

Istilah arsip meliputi 3 pengertian : a)

Kumpulan naskah/dokumen yang disimpan.

b) Gedung dokumen.

(ruangan)

penyimpanan,

pengumpulan

naskah/

c) Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah/dokumen. c. Arsip/dokumen bukan berwujud tulisan (non tektual). Arsip/dokumen bukan berwujud tulisan (non tektual) adalah kumpulan hasil rekaman yang timbul akibat penyelenggaraan administrasi yang disimpan serta dipelihara selama diperlukan dalam rangka waktu, yang dalam pembuatan dan penggunaannya memerlukan peralatan dengar/pandang.

3

d.

Dokumen. 1) Dokumen adalah segala bahan tulisan, gambaran atau hasil rekaman yang mempunyai nilai penting sebagai bahan bukti, bahan laporan, bahan pertimbangan dan pemeliharaan yang dapat berlangsung sampai jauh ke waktu-waktu kemudian. 2) Dokumen adalah sesuatu yang disimpan untuk bahan bukti (kearsipan). 3) Dokumen adalah naskah yang seluruh atau sebagian ditulis, diketik atau digambar yang tidak bersifat surat menyurat yang aktual dan pribadi.

e. Dokumen korporil. Dokumen korporil adalah dokumen dalam bentuk benda yang mempunyai nilai informasi dan sejarah seperti senjata, pakaian, kendaraan, tanda jasa, tanda pangkat dan lain-lain. f. Bukan arsip (Non arsip). dinas/naskah yang berupa :

Bukan arsip (Non arsip) adalah semua tulisan

1) Buku-buku cetakan, kecuali pertinggal pada penerbit yang berupa naskah asli dan buku yang berupa himpunan arsip. 2)

Majalah/surat kabar, Tabloid kecuali pertinggal penerbit dan kliping.

3) Hasil perbanyakan, misalnya tembusan yang tajuk tanda tangannya diberi Cap “TERTANDA”. 4) g.

Amplop, blanko, formulir kosong yang sudah kadaluarsa.

Nilai guna arsip. Nilai guna arsip berhubungan dengan dua faktor, yaitu : 1). Nilai guna primer. Nilai guna Primer adalah Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan satuan itu sendiri/instansi pencipta arsip yang terdiri dari : a) Nilai guna administrasi. Nilai guna administrasi adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi satuan pencipta. b) Nilai guna hukum. Nilai guna hukum adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warganegara dan pemerintah. c) Nilai guna keuangan. Nilai guna keuangan adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada hal ihwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. d) Nilai guna ilmiah dan tekhnologi. Nilai guna ilmiah dan tekhnologi adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni ataupun terapan.

4 2) Nilai guna sekunder. Nilai Guna Sekunder adalah Nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan satuan/instansi lain atau kepentingan umum diluar satuan pencipta sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi : a) Nilai guna kebuktian/sejarah, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu satuan/kesatuan itu diciptakan, dikembangkan, diatur dan fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil atau akibat kegiatannya. b) Nilai guna informasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada isi atau informasi yang terkandung didalam arsip itu sendiri, digunakan untuk berbagai kepentingan penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan satuan pencipta.

BAB II KETENTUAN UMUM PELAKSANAAN

5. Umum. Dalam pelaksanaan pengurusan arsip/dokumen, terdpat ketentuan umum yang harus dipahami oleh setiap personel yang mengawaki sebuah satuan/kesatuan/instansi, agar pengurusan arsip/dokumen dapat berjalan sesuai dengan ketentuan peerundang-undangan yang berlaku. 6.

Sasaran. a. Terlaksananya seluruh kegiatan pengurusan arsip mulai dari pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyajian kembali, penilaian dan penyusutan disemua unit kerja dan badan kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Terjaminnya keamanan arsip yang menjadi sumber informasi, bahan bukti, alat pengingat dan memiliki nilai penelitian/sejarah/ilmiah.

7.

Prinsip-prinsip. a. Nilai guna. Arsip yang bernilai harus disimpan, yang tidak bernilai dimusnahkan. b.

Praktis.

c. Bermanfaat. dan alat pengingat.

Dapat ditemukan kembali dengan mudah. Dapat dijadikan sebagai sumber informasi, bahan bukti

d. Aman. Keamanan arsip terjamin dan terhindar dari kerusakan yangditimbulkan oleh alam, hewan dan manusia baik fisik maupun isinya.

5

8.

Ketentuan Administrasi. a.

Macam Arsip. 1) Arsip berwujud tulkisan (tekstual). dibedakan menjadi :

Dilihat dari fungsinya dapat

a) Arsip Dinamis. Berdasarkan frekwensi penggunaannya dapat dibedakan menjadi :

b)

(1)

Arsip aktif.

(2)

Arsip inaktif

Arsip statis.

2) Arsip bukan berwujud tulisan (non tekstual). Arsip bukan berwujud tulisan meliputi : Gambar foto, Negatif film foto, film movie, micro film, micro fiche, slide film, kaset suara, kaset video, pita suara, disk, diskette, magnetic tape dan media penyimpanan data electronik lainnya. b. Pencatatan arsip. Ketentuan administrasi pengurusan arsip diawali dengan kegiatan pencatatan arsip yang meliputi Unsur tulisan dinas, sistem pencatatan, syarat pencatatan dan sarana pencatatan untuk menjadmin proses pengurusan arsip selanjutnya. 1) Unsur tulisan/naskah. Arsip tekstual/tulisan/naskah timbul akibat kegiatan tulis menulis. Semua kegiatan tulis menulis yang direkam pada bahan kertas mempunyai beberapa unsur : a) b) c) d) e) f)

Pembuat naskah. Tempat naskah dibuat. Tanggal naskah itu dibuat. Nomor naskah. Perihal/masalah/judul/pokok persoalan. Kepada siapa tulisan itu ditujukan.

Unsur-unsur tersebut diatas mendasari sistem pencatatan arsip yang merupakan jalan masuk untuk menemukan arsip. Pencatatan ini sangat diperlukan pada waktu penyajian kembali suatu arsip. 2) Syarat pencatatan. Dalam pelaksanaan pencatatan arsip perlu diperhatikan syarat-syarat sebagai berikut: a) Teliti. Dalam melaksanakan pencatatan harus diperhatikan unsur-unsur tulisan dinas/naskah yang harus dituangkan pada sarana pencatatan. Semua unsur tersebut harus ditulis pada kolom-kolom yang tersedia dengan benar.

6

b) Lengkap. Data-data yang ada harus dituangkan dengan lengkap dan kolom-kolom pada sarana pencatatan diisi sesuai keperluannya. c) Jelas. Petugas pencatatan harus berusaha menjaga akan adanya kemungkinan yang dapat membingungkan pencarian kembali arsip melalui pencatatan. Oleh karena itu pencatatan harus ditulis dengan jelas sehingga dapat dibaca oleh siapapun. d) Kronologis. Setiap tulisan dinas/naskah yang diterima harus segera disediakan pencatatan karena akan menyusul datangnya tulisan dinas/naskah-naskah lainnya. Dengan demikian pencatatan dapat diurutkan menurut tanggal datangnya naskah/tulisan dinas. e) Bersih. Pada saat pencatatan, petugas jangan membubuhkan tulisan, coretan, cap atau tanda-tanda yang tidak diperlukan pada tulisan/naskah yang diterima. Tulisan dinas/naskah hanya boleh dibubuhi cap “nomor agenda” saja. 3) Sistem Pencatatan. Berpedoman pada beberapa unsur tersebut di atas dan mengingat pada prinsip pokok kearsipan/dokumentasi maka pencatatan arsip mempunyai enam macam sistem : a) Abjad. Sistem abjad misalnya digunakan untuk mencatat arsip riwayat hidup personel yang disimpan dengan nomor urut abjad dari mana personel kesatuan yang bersangkutan. b) Organisasi. Sistem organisasi misalnya digunakan untuk mencatat arsip yang dihubungkan dengan membuat arsip. c) Pokok persoalan/perihal/masalah. Sistem pokok persoalan/ perihal/masalah misalnya digunakan untuk mencatat arsip yang disimpan menurut pokok persoalan/perihal/masalah. d) Nomor. Sistem nomor misalnya digunakan untuk mencatat arsip riwayat hidup personel yang disimpan menurut NRP/NI/NIP. e) Waktu. Sistem waktu misalnya digunakan untuk mencatat arsip yang terbit dalam jangka waktu tertentu (1 tahun). f) Campuran. Sistem campuran misalnya digunakan untuk mencatat arsip tata naskah, yaitu selain menggunakan pokok persoalan juga penggunaan nomor. Tiap-tiap sistem kegunaan sendiri dan pemakaiannya disesuaikan dengan keperluan, situasi dan kondisi setempat struktur organisasi kesatuan/satuan. 4) Sarana Pencatatan. sarana sebagai berikut : a) b)

Kegiatan pencatatan arsip memerlukan

Buku agenda/verbal. Lichter agenda/verbal.

7

c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n)

Daftar pertelaan. Lembar Disposisi. Kartu arsip. Bon peminjaman. Buku peminjaman. Surat Pengantar. Map Biasa. Map Ordner. Label Box/Pembungkus. Berita acara pemusnahan. Buku investasi arsip. Dan lain - lain.

5) Fase–Fase Pencatatan. Kegiatan pencatatan arsip terjadi pada pelaksanaan kegiatan-kegiatan penerimaan, penyimpanan, penyajian kembali, pemindahan dan pemusnahan. Atas dasar itu maka pencatatan dibagi menjadi fase-fase sebagai berikut: a) Set/Unit kerja. Pencatatan dimulai pada waktu tulisan dinas/naskah diterima/dikeluarkan oleh kesatuan/Satuan. Setiap tulisan dinas yang masuk dicatat pada buku agenda, kemudian apakah diperlukan pengolahan lebih lanjut atau tidak. Pada waktu penilaian, sudah dapat dipilahkan apakah termasuk arsip atau non arsip. Tulisan dinas/naskah yang termasuk non arsip pada lembar disposisi dikolom catatan Set diberi tanda/cap NA (non arsip). Setiap tulisan dinas/naskah keluar dicatat pada buku verbal. Pencatatan arsip dan non arsip diatur sebagai berikut : (1)

Arsip. (a) Arsip Aktif. Arsip aktif pada umumnya lebih sering disebut tulisan dinas/naskah. Tulisan dinas/naskah yang masuk, setelah selesai diolah pimpinan/atasan, biasanya pada lembar disposisi ditulis “simpan” (Dep). Terhadap arsip itu ada dua kemungkinan yaitu : i) Disimpan tetapi sewaktu-waktu diminta kembali oleh pimpinan/atasan. ii)

Disimpan dan tidak akan diminta kembali.

Arsip aktif masuk yang telah ditulis “simpan”, disimpan dan himpun menurut seri, rubrik atau dosir kemudian dicatat pada daftar lichter agenda, sedangkan arsip aktif keluar dicatat pada lichter verbal bentuk UO1527). Dalam hal kemungkinan arsip disimpan dan tidak akan diminta kembali Kaset/TU dapat langsung menyatakan In aktif dan mengirim arsip tersebut ke arsip I setelah dibuatkan daftar pertelaan rangkap 6 dengan menggunakan surat pengantar Pada kolom keterangan daftar lichter agenda/lichter verbal dicatat

8

“diarsip I”. Arsip aktif yang telah dihimpun dalam himpunan seri atau rubrik disimpan dalam map menurut himpunannya. Pada waktu penghimpunan sudah dapat dilakukan pencatatan yang merupakan daftar isi himpunan. Catatan tersebut diletakkan disebelah atas dari himpunan catatan itu sama dengan daftar pertelaan. (b) Arsip Inaktif. Arsip inaktif sebelum dipindahkan kepada arsip I perlu dicatat dalam daftar pertelaan arsip. Daftar pertelaan arsip dibuat oleh unit kerja sudah dikelompok dalam seri, rubrik/dosir. Tiap-tiap himpunan arsip dibuat daftar pertelaan. Daftar pertelaan dibuat 6 rangkap. Lembar ke-1, ke-2, ke-3, ke-4, ke-5 dan ke-6 untuk badan kearsipan. (2) Non Arsip. Non Arsip yang telah diberi tanda (NA) dicatat dalam buku agenda umum dengan 3 kemungkinan. Kemungkinan 1 dan ke 2 yaitu aktif dan inaktif. Apabila masih aktif dalam agenda tetap tercatat dan tidak diberi tanda apa-apa, sedang kalau sudah in aktif, maka dalam kolom keterangan lichter agenda/verbal diberi catatan NA disertai tanggal mulai dinyatakan inaktif. Kemungkinan ke 3 yaitu apabila terjadi arsip dari suatu tulisan dinas hilang, maka non arsipnya dapat diangkat/diperlakukan sebagai arsip dan dicatat pada buku lichter agenda/verbal. b) Badan Kearsipan. Arsip inaktif dari unit kerja akan diterima oleh badan kearsipan, yaitu oleh arsip I, selanjutnya arsip pada waktunya akan mengirimkan arsip inaktif ke arsip II. Begitu juga arsip II pada waktunya akan mengirim arsip inaktif ke Arsip III. Setelah badan kearsipan menerima daftar pertelaan arsip, harus mencocokkan antara arsip dengan daftar pertelaannya, kemudian harus mencatat pada buku agenda arsip. Untuk memudahkan penemuan kembali suatu arsip perlu dibuat kartu arsip. Setiap arsip dicatat pada kartu arsip. Kartu arsip dibuat oleh arsip I dan waktu pemindahan arsip kartu arsip diikutsertakan. Kartu arsip berukuran 10 x 15 cm. Disimpan dalam lemari kartu dan disusun menurut abjad sesuai dengan perihal. 6) Pelaksanaan Pencatatan. Sesuai dengan ketentuan fase-fase pencatatan, maka pelaksanaan pencatatan arsip pada sarana pencatatan diatur sebagai berikut : a)

Di Sekretariat atau unit kerja. (1) Setiap tulisan dinas yang masuk dibubuhi cap agenda yang memuat nomor, bulan dan tahun (sesuai ketentuan pencatatan surat masuk).

9

(2) Setelah tulisan dinas masuk diberi lembar disposisi, dicatat pada buku agenda, sedang tulisan dinas keluar dicatat pada buku verbal sesuai surat menyurat. Pada lembar disposisi tulisan dinas naskah masuk diberi cap NA, untuk arsip tidak diberi cap NA. (3) Semua arsip yang akan dipindahkan dalam daftar pertelaan arsip atau daftar pertelaan non arsip bentuk A12064. b)

Di Badan Kearsipan. (1) Semua arsip yang diterima dicatat pada buku agenda arsip dengan mengisi semua kolom termasuk petunjuk penyimpanan. (2) Semua arsip dicatat pada kartu arsip. Masing-masing arsip mempunyai satu kartu arsip. Petunjuk arsip ditulis pada nomor urut 5. (3) Bon pinjaman diperuntukkan pencatatan arsip yang dipinjam. Petunjuk arsip dicatat pada nomor urut 2. (4) Box arsip dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pencatatan pada box arsip dicantumkan pada lembaran box. Petunjuk penyimpanan dicatat pada nomor urut 5. (5) Pancatatan pada pembungkus menggunakan label yang ditempel di sebelah luar. Petunjuk penyimpanan dicatat pada nomor urut 5. (6) Pencatatan pada Berita Acara Pemusnahan (BAP) dan daftar pertelaan harus memuat semua data tentang arsip yang dimusnahkan tersebut.

c) Cara mencatat petunjuk penyimpanan arsip pada sarana pencatatan diatur sebagai berikut : (1) (2) (3)

Di Arsip I Di Arsip II Di Arsip III

: RK ………../Box………/Bks…… : Rop …../Rk………Box………/Bks……… : Gd ……./Rop…… /Rk…/Bok…/Bks…

Contoh : Rk 1/Box 2/Bks 4. Berarti arsip termasuk ada pada rak 1 box 2 dan bungkus 4. d) Pembungkus arsip. Pembungkus arsip dilakukan pada waktu arsip inaktif akan dipindahkan ke arsip I, II dan III. Himpunan arsip oleh badan Kearsipan sebelumnya dimasukan ke dalam box arsip harus dibungkus lebih dahulu dengan kertas pembungkus (Kertas aspal). Satu lembar kertas aspal dibagi 3 melintang. Pencatatan ini

10

arsip yang dibungkus ditulis pada pembungkus sebelah luar seperti contoh sebagai berikut: Gambar label pada pembungkus : 10cm 1.

8 cm

2. 3. 4. 5.

No. : Perihal/Jenis Tuldis : Tahun / bulan : Satuan/Kesatuan : petunjuk penyimpanan : Penjelasan pengisian : (1) Nomor bungkus (nomor 1 dan seterusnya dalam satu kali pengisian). (2) Perihal arsip/jenis tulisan dinas. (3) Tahun/bulan arsip. (4) Nama satuan/kesatuan yang memindahkan arsip. (5) Diisi sesuai dengan cara mencatat petunjuk penyimpanan.

e) Box Arsip. Box arsip dapat memuat 3 s.d. 5 bungkus arsip. Pada ketebalan box diberi label dengan catatan sebagai berikut : (TNI AD) 1. 2. 3. 4. 5.

No. urut box Isi Tahun/bulan Satuan/Kesatuan 11 Petunjuk penyimpanan

(1)

(2)

: : : : :

Ukuran label pada box: (a)

Kecil, lebar 8 cm dan tinggi 10 cm.

(b)

Besar, lebar 15 cm tinggi 10 cm

Penjelasan pengisian: (a)

Nomor urut box (1 dan seterusnya )

(b)

Isi bok terdiri dari beberapa bungkus.

(3) Misalnya box 1 berisi bungkus no 1 s.d 5. bok no 2 berisi no. 6 s.d. 10 (a)

Tahun atau bulan arsip.

(b)

Nama satuan/kesatuan yang memindahkan arsip.

11

(c)

Diisi

dengan

cara

mencatat

petunjuk

penyimpanaan. c. Penyimpanan. Dalam rangka menjamin keamanan informasi yang terkandung dalam arsip/dokumen, penyimpanan arsip/dokumen merupakan salah satu kegiatan pengurusan arsip yang mutlak harus dilaksanakan secara tertib dan teratur. Penyimpanan arsip yang tertib dan teratur disamping menjamin keamanan, dimaksudkan juga agar memudahkan dalam penyajian arsip/dokumen, untuk itu perlu adanya sistem penanganan yang baik, mulai dari himpunan arsip yang disimpan, syarat penyimpanan,, macam arsip yang dismpan, Letak penyimpanan dan sarana penyimpanan. 1) Syarat-syarat Penyimpanan Arsip/dokumen. Dalam kegiatan penyimpanan arsip/dokumen harus senantiasa memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut : a) Praktis. Cara penyimpanan arsip sangat mempengaruhi pada waktu penyajian kembali arsip/dokumen, cepat/lambatnya petugas arsip memenuhi permintaan suatu arsip/dokumen sangat ditentukan oleh letak arsip, untuk itu penyimpanan arsip harus mudah dicapai/dijangkau. b) Aman. Keamanan arsip/dokumen yang disimpan tergantung pada sistem penyimpanan, sehingga perlu adanya sistem klasifikasi dalam penyimpanannya, sebab pada dasarnya tidak semua arsip/dokumen boleh dibaca oleh semua orang/pihak. c) Hemat. Penghematan ruangan, waktu, tenaga dan biaya merupakan usaha yang perlu dilakukan agar efektif dan efisien tanpa mengabaikan tentang keamanannya. d) Konsisten. Konsisten dalam penyimpanan arsip berarti harus selalu menganut sistem, prosedur kerja dan ketentuan yang ada. 2) Himpunan Arsip/dokumen. Pada hakekatnya penyimpanan arsip/ dokumen dilaksanakan bila pencatatan arsip/dokumen sudah selesai. Penyimpanan arsip harus disesuaikan dengan frekuensi penggunaannya, penyusunannya secara kronologis dalam suatu himpunan arsip, arsip aktif di unit kerja dan arsip inaktif di Arsip I, II dan III dengan ketentuan sebagai berikut : a) Arsip aktif. dengan penyusunan himpunan arsip tua dibawah berurutan arsip muda diatas, dalam map biasa/ordner dan dimasukkan ke dalam lemari arsip. Arsip aktif yang masih dipelajari, catatan penyimpanannya ada dalam lichter agenda/verbal dan selama arsip tersebut masih dinyatakan aktif penyimpanannya diunit kerja yang bersangkutan dengan Ka Unit kerja selaku penanggung jawab penyiapan.

12

b) Arsip Inaktif. Himpunan arsip inaktif dengan ketentuan bahwa arsip tertua diatas dan arsip termuda dibawah. Arsip inaktif setiap 3 bulan yaitu pada bulan 1, 4, 7 dan 10 oleh unit kerja harus dipindahkan ke arsip I. Himpunan arsip inaktif harus rapi tidak ada yang terlipat, serta hindari penjepit dan clip dengan bahan logam, apabila arsip inaktif berlampiran dengan susunan melintang diusahakan dirobah seperti himpunan kertas yang belum digunakan. Arsip pada waktu dibungkus dengan ketentuan himpunan dapat menjadi satu bungkus atau beberapa bungkus sesuai dengan banyaknya arsip yang ada. Baik arsip yang telah terisi disimpan dalam rak arsip, diatur secara lateral, dengan urut nomor dari kiri ke kanan mulai tingkat paling atas ke bawah. 3)

Macam himpunan arsip. a) Seri. Seri adalah himpunan arsip dari satu jenis tulisan dinas yang disusun secara kronologis. Misalnya : Himpunan Keputusan, Surat Perintah, Surat Cuti, Surat jalan dan lain-lain. b) Rubrik. Rubrik adalah himpunan arsip dari satu macam masalah/perihal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, misalnya : Pengamanan, Operasi, Personel, Logistik, Teritorial dan lain-lain. c) Dosir. Dosir adalah himpunan penyimpanan arsip yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir yang meliputi satu jenis persoalan/permasalahan misalnya Dosir personel, Dosir kendaraan, Dosir bangunan. d) Campuran. Campuran adalah himpunan arsip yang merupakan gabungan antara seri dan rubrik, misalnya himpunan sejenis dari jenis tulisan dinas, Surat Keputusan yang meliputi masalah personel saja dan lain-lain jenisnya.

4) Letak Arsip. Untuk memudahkan dalam pencarian arsip/dokumen, maka letak arsip yang disimpan sendiri dari beberapa macam : a) Lateral. Lateral ialah penyimpanan arsip diletakkan dengan yang terlihat bagian sisinya saja, sebagai contoh adalah penyimpanan map ordner, box arsip dan buku-buku perpustakaan. b) Vertikal. Vertikal adalah penyimpanan himpunan arsip yang diletakkan sehingga yang terlihat hanya halaman muka daripada arsip, misalnya penyimpanan arsip (dalam map) pada lemari arsip (filling kabinet). c) Horizontal. Horizontal adalah diletakkan sehingga halaman muka arsip atas. Contohnya penyimpanan arsip pejabat, disini map-map yang berisi arsip disusun dari bawah ke atas.

penyimpanan arsip yang terlihat bila dipandang dari aktif dimeja tulis seorang yang akan diolah/dipelajari

13

5)

Cara Penyimpanan Arsip. a)

Di unit kerja. (1) Arsip aktif dihimpun secara Seri, Rubrik, Dosir atau Campuran dalam satu bidang dan masalah, sebagai berikut: (a) Textual disimpan dalam map biasa/ berjepit/ ordner. (b) Non textual disimpan dalam amplop, kantong dan kotak kardus. Selanjutnya masing-masing dimasukkan/ diletakkan dalam lemari/ rak secara lateral, vertikal atau horizontal serta diberi nomor kode bidang dan masalah, sedangkan petunjuk penyimpanan telah ditulis pada kolom keterangan dalam buku agenda/verbal. (2) Arsip inaktif (setelah dinyatakan inaktif), disimpan sebelum dipindahkan, setiap 3 bulan sekali yaitu pada bulan Januari, April, Juli dan Oktober. (3) Arsip perbendaharaan yang masih aktif dapat dititipkan diarsip I disertai daftar pertelaannya. Misalnya unit kerja yang banyak menangani arsip keuangan (pekas), dapat menitipkan pada arsip I (UU perhitungan anggaran terhadap arsip tersebut belum keluar) dan selama diarsip I arsip tersebut menjadi tanggung jawab arsip II tentang keamanannya serta sewaktuwaktu dibutuhkan, arsip tersebut dapat diambil.

b)

Di arsip I/II/III. (1) Cara penyimpanan arsip dihimpun secara seri, rubrik, dosir dan campuran. (2) Letak horizontal.

c)

penyimpanan

secara

vertikal,

lateral

dan

Lama penyimpanan: (1) Arsip I menyimpan arsip selama 2 tahun, sedangkan yang bernilai lebih 2 tahun dipindahkan ke arsip II. (2) Arsip II menyimpan arsip selama 3 tahun, sedangkan arsip yang bernilai lebih dari 5 tahun dipindahkan ke arsip III. (3) Arsip III menyimpan arsip selama 5 tahun untuk arsip yang bernilai 10 tahun, sedangkan untuk yang bernilai lebih dari 10 tahun dipindahkan ke Badan Arsip IV Mabes TNI (diserahkan ke ANRI).

14

d. Pemeliharaan. Pemeliharaan arsip merupakan salah satu dari kegiatan pengurusan arsip, dengan tujuan agar arsip yang disimpan tidak cepat rusak yang berarti akan memperpanjang usia arsip secara fisik, hal ini juga berarti memperpanjang usia informasi yang terkandung di dalam arsip. Agar dapat memelihara arsip dengan baik, maka perlu diketahui penyebab, cara pencegahan dan cara mengatasi kerusakan arsip, serta sarana yang dibutuhkan. 1)

Penyebab Kerusakan Arsip. a)

Kerusakan dari dalam: (1) Kertas. Bahwa kertas yang mutunya kurang baik akan berakibat arsip cepat rusak. (2) Tinta. Bahwa tinta yang mutunya kurang baik akan berakibat tulisan akan cepat pudar/hilang. (3) Pasta/lem. Pasta/lem yang terbuat dari tepung gandum/ beras/tulang/getah dan lain-lain sangat disenangi serangga/rayap, hal ini akan berakibat cepatnya kerusakan kertas.

b)

Kerusakan dari luar. (1)

Air dan api.

(2) Debu, debu yang jatuh di atas arsip akan membuat arsip menjadi kotor. (3)

Kelembaban Udara. (a) Udara yang terlalu lembab akan merangsang pertumbuhan jamur. (b) Udara yang terlalu kering, akan mengakibatkan kertas mudah kering dan patah.

(4) Manusia. Tangan yang berkeringat dan berminyak membuat kotor arsip dan menarik serangga. Tangan jahil manusia yang sengaja merusak arsip. (5) Pengotoran udara. Pengotoran udara yang disebabkan sulphurdioxide membahayakan kertas, karena reaksi kimianya dapat merusak kertas. Hal ini terjadi karena sulphurdioxide bereaksi dengan zat besi yang terkandung dalam kertas menjadi asam belerang sehingga menimbulkan karat. (6) Serangga. Rayap, Ngengat dan sebagainya merusak dan memakan kertas. (7) Sinar matahari. Meskipun berguna dan membantu membasmi musuh-musuh kertas, tetapi sinar matahari (sinar

15 ultra violet) sangat membahayakan kertas untuk itu sinar matahari tidak boleh secara langsung mengenai arsip sebab sinar tersebut mengancam struktur molekul arsip yang berakibat kerta arsip berubah warna dan tinta menjadi luntur. (8) Penjepit (clip) logam. Penggunaan penjepit logam akan menimbulkan karat pada kertas, untuk itu apabila menggunakan penjepit logam, agar diberi alas kertas terutama bagi arsip-arsip inaktif. 2)

Pencegahan Kerusakan Arsip. a) Air dan Api. Hindarkan ruangan arsip daripada kebocoran, air hujan yang masuk dapat menyebabkan arsip menjadi basah. Diruangan arsip semua personel dilarang merokok, jangan menyimpan cairan yang mudah terbakar. Periksa kabel-kabel listrik jangan sampai menyebabkan kortsluiting. Sediakan alat pemadam api, tempatkan ditempat yang tepat dan mudah dijangkau petugas. b) Debu. Ruangan arsip senantiasa harus bersih dan teratur, seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu (vacum cleaner). Membersihkan debu dengan bulu-bulu ayam tidak ada gunanya karena debu hanya akan berpindah tempat saja. Arsip disimpan dirak arsip yang terbuat dari logam, jarak antara rak terbawah dengan lantai sekitar 15 cm, sehingga memudahkan peredaran udara dan membersihkan lantai di bawah rak. c) Suhu dan kelembaban. Hindarkan ruangan arsip/dokumen dari kelembaban. Atur temperatur ruangan berkisar antara 15 derajat C s/d 21 derajat C, kelembaban ruangan berkisar antara 40% s/d 60%. Suhu ruangan untuk arsip/dokumen bukan berwujud tulisan yang berupa media data yang menggunakan sarana komputer ditentukan 18 derajat c dengan kelembaban berkisar antara 10% s/d 80%. Apabila keadaan memaksa, misalnya alat perpindahan rusak, dalam kondisi : (1) Keadaan udara kering, boleh menggunakan suhu 10 derajat C s/d 52 derajat C. (2) Keadaan udara basah, boleh menggunakan suhu sampai 29 derajat. (3) Untuk memudahkan pengaturan udara gunakan AC atau kipas angin,untuk pengukuran udara letakkan hidrometer dan termometer. Bagi ruangan arsip/dokumen yang tidak ber AC, buat jendela-jendeal yang cukup untuk peredaran udara. Namun tetap terhindar dari debu. d) Manusia. Adakan larangan merokok, membawa makanan dan membuang sampah ke dalam ruangan arsip, serta larangan masuk ruangan arsip selain petugas. Sediakan sarung tangan karet

16

bagi personel arsip sehingga yang berminyak atau berkeringat tidak menyentuh arsip. e) Pengotoran udara. Depo arsip harus jauh dari tempat pembakaran sampah, asap pabrik yang berasal dari kendaraan dan jauh dari “septictank”. Juga udara dalam depo arsip agar selalu bersih. f) Serangga. Gunakan kapur barus (kamper) untuk mengusir serangga. Jaga jangan ada makanan di dalam ruangan arsip. Setiap 6 bulan sekali ruangan disemprot dengan racun serangga antara lain: dieldrin, prysthrum, gammaronxema atau mexachloride. Penyemprotan racun serangga tidak boleh langsung mengenai arsip. Sebelum ruangan atau rak arsip dipergunakan sebaiknya disemprot anti hama lebih dahulu. Untuk menghindari anai-anai dipergunakan arsente yang diletakan di celah-celah lantai. Lemari kayu hendaknya dipoles dengan dieldrin sejalan dengan garis-garis kayu. Untuk mengatasinya yaitu dengan cara menghembuskan gas anti hama pada arsip. g) Sinar matahari. Hindarkan sinar matahari langsung ke dalam depo arsip. Adakan jendela yang cukup agar ruangan tidak terlalu gelap. h) Penjepit logam. Hindarkan penjepitan arsip (terutama arsip inaktif) secara langsung dengan menggunakan penjepit logam. Untuk menjaga timbulnya karat berilah pelapis pada bagian arsip yang dijepit (jika mungkin menggunakan penjepit plastik). 3)

Cara mengatasi kerusakan arsip. a) Halaman yang sobek. Halaman yang sobek jangan ditambal memakai “cellotape” tetapi gunakanlah kertas tipis (kuat) sebagai penambal dengan perekat kimia. Penambalan ini sebaiknya dikerjakan dengan beralas kaca. Arsip yang rusak hebat, sedangkan nilai gunanya tinggi serahkan kepada Arnas untuk diperbaiki. b) Memperbaiki arsip yang terbakar. Bila arsip hangus atau sedikit terbakar, masukkanlah ke dalam peti. Sebelum itu bungkus dahulu dengan kertas tissue secara lepas, kemudian serahkan kepada yang ahli yakni Lembaga Arnas. Bila arsip terpengaruh oleh panasnya saja, maka akan menjadi rapuh, sehingga kelembaban kertas perlu dipulihkan kembali. Serahkan pekerjaan ini kepada Arnas. c) Arsip basah atau terendam air. secara hati-hati :

Lakukan kegiatan berikut ini

(1) Membersihkan kotoran. Ikatan bundel arsip jangan dibuka sebelum lumpur/kotoran yang berada dipermukaan arsip dibersihkan. Bersihkan kotoran yang menempel dengan

17

kapas yang lembab dengan cara ditempel-tempel pada kotorannya, jangan sekali-kali menggosok-gosok karena hal itu akan merusak arsip. (2) Mengeluarkan air. Keluarkan air yang terkandung dalam bundel dengan cara menekan secara perlahan. Kertas arsip jangan dipisahkan tergesa-gesa. Jangan memisahkan arsip ketika dalam keadaan basah. Bila menghadapi kertas yang berselaput bahan kimia (kertas mengkilap) buka arsip dengan hati-hati ketika masih dalam keadaan basah. Diantara helai kertas yang satu dengan yang lainnya hendaknya diselipkan selembar kertas plastik (polythenon) agar tidak saling melekat. (3) Mengeringkan. Tidak dibenarkan mengeringkan arsip dengan cara menjemur diterik sinar matahari, karena arsip berkeriput dan saling melekat sehingga sukar dipisahkan. Keringkan arsip dengan cara dianginkan, gunakan kipas angin. Bila arsip saling melekat pergunakan pisau tumpul untuk memisahkannya. Setelah itu bentangkanlah diatas meja atau lantai yang bersih dengan diberi alas kain penyerap. Setelah kering dapat diratakan dengan mesin pres. d) Mengatasi cendawan. Apabila timbul cendawan kertas, sapulah segera dengan campuran thynol dan spiritus, atau dengan aceton dan air, campuran ini harus mengandung formaline 40%. 4) Sarana Pemeliharaan. Agar pemeliharaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka perlu sarana-sarana sebagai berikut: a)

Personel petugas. (1) (2) (3) (4) (5) (6)

b)

Pakaian khusus dan lemari. Masker dari kain dan ketel sterilisasi. Sarung tangan. Salicyl talk. Obat pencuci tangan anti hama. Profilaksis.

Ruangan/Gedung dari dalam : (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Kreolin/karbol/lysol. Pengisap debu. Lap slaber/pel lantai. Lap meja. Sapu lantai dan langit-langit. Ember. Thermometer dan hygrometer. Pemadam api. Kipas angin/AC. Lemari obat.

18

(11) c)

Ruang/Gedung dari luar : (1) (2) (3)

d)

Pengatur lengas.

Sumber Air bersih Alat Pemadam kebakaran Alat Kebersihan halaman

Arsip. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Kamper/kapur barus. Fumigasi dan sarananya. Kertas pembungkus. Boks arsip. Lemari arsip. Rak arsip. Racun penyemprot serangga. Peti arsip.

e. Penyajian Kembali. Penyajian kembali arsip bermaksud agar permintaan terhadap arsip yang telah disimpan dapat dengan cepat dipenuhi. Kecepatan memenuhi permintaan berarti memerlukan kecepatan penemuan kembali, dan hal ini amat tergantung pada ketelitian. Keterampilan pelaksanaan dan keterangan pada waktu pelaksanaan pencatatan serta penyimpanan arsip tersebut. 1)

Ketentuan Penyajian. a) Arsip aktif dan inaktif bersifat tertutup. Hanya petugas tertentu yang diperbolehkan mengetahui isi informasi arsip. b) Arsip-arsip yang sudah berada di Arsip Nasional Republik Indoneisa pada dasarnya bersifat terbuka, artinya sudah boleh digunakan untuk kepentingan umum yang berminat untuk penelitian. Namun demikian, untuk jenis-jenis arsip tertentu, penggunaannya masih harus diminta persetujuan dari instansi yang bersangkutan. c) Peminjaman harus melalui prosedur dan ketentuan yang ditetapkan oleh Pimpinan.

2)

Pelayanan Peminjaman. a) Cara Mencari Arsip. Semua arsip yang disimpan pada dasarnya harus sudah tercatat pada sarana pencatatan arsip. Petugas arsip sebelum mencari arsip yang disimpan dalam gedung/rak/box, meneliti lebih dahulu catatan yang ada pada agenda umum, buku/daftar/arsip/kontrol, buku agenda arsip atau kartu arsip. Dari buku agenda atau kartu arsip dapat diketahui dimana arsip itu berada.

19

b) Peminjaman Arsip. Setiap peminjaman arsip harus sepengetahuan pejabat arsip, peminjaman harus mengisi bon peminjaman dan menandatanganinya. Pejabat pengurus arsip harus mencatat pada buku peminjam. Arsip perbendaharaan tidak diperkenankan untuk dipinjamkan, kecuali untuk kepentingan pemeriksaan oleh yang berwenang dan dilakukan ditempat/ lingkungan penyimpanan arsip. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pejabat arsip yaitu: (1) Harus memperhatikan tingkat kerahasiaan arsip itu, apakah boleh dipinjamkan atau tidak. (2) Tidak boleh meminjamkan kepada yang tidak berhak, bila ragu minta ijin kepada pimpinan satuan/kesatuan. (3)

Peminjaman arsip tidak boleh lebih dari satu minggu.

(4) Apabila ada kekhawatiran arsip itu hilang dalam peminjaman, sehingga pejabat arsip hanya memberikan poto kopynya saja sepanjang informasi arsip itu tidak berifat rahasia. (5) Pejabat arsip setiap hari meneliti apakah arsip yang dipinjamkan belum atau sudah dikembalikan sesuai dengan batas waktu peminjaman. (6) Mencatat dan menyimpan dikembalikan ditempatnya semula.

kembali

arsip

yang

(7) Peminjaman arsip kepada WNA pada prinsipnya tidak dibenarkan kecuali ada ijin Kasad. Buku dan bon peminjaman seperti contoh terlampir. c) Pengembalian. Pejabat arsip harus meneliti arsip yang dikembalikan, baik nomor, masalah maupun jumlah lembaran arsip arsip. Kemudian pejabat harus menyerahkan kedua bon peminjaman arsip tersebut kepada peminjam dan selanjutnya arsip disimpan kembali pada tempatnya semula. f. Penilaian. Semua arsip yang disimpan adalah arsip yang dianggap mempunyai nilai guna yang secara garis besar dibagi kedalam dua bagian, perlu adanya dasar penilaian, pejabat penilai, penggolongan arsip sebagai dasar penilaian, arsip yang dinilai dan pedoman penilaian . 1)

Dasar penilaian. a)

Penting tidaknya untuk kebijaksanaan selanjutnya.

b)

Tingkat/ sumber/ pencipta arsip.

c)

Nilai penelitian/ sejarah/ ilmiah.

d)

Tingkat daya guna bagi organisasi.

20

2)

3)

e)

Arti dan nilai administrasi, hukum dan keuangan.

f)

Nilai guna perorangan.

g)

Pengaruh tingkat kerahasiaan.

h)

Ketentuan undang–undang/peraturan.

i)

Waktu rata–rata terendah dalam penyelesaian masalah.

j)

Perhitungan waktu penilaian, pencatatan dan penyaluran.

Penggolongan arsip berdasarkan penilaian : a)

Arsip bernilai 2 tahun.

b)

Arsip bernilai 5 tahun.

c)

Arsip bernilai 10 tahun.

d)

Arsip bernilai lebih dari 10 tahun (abadi/statis).

Pejabat yang berwenang menilai arsip. a) Para pejabat Ka TU unit kerja, setiap 3 bulan harus memisahkan arsip antara arsip dan non arsip, arsip aktif dan inaktif, non arsip aktif dan non arsip inaktif. b) Para Kaset/TU arsip I, menilai arsip inaktif menjadi 2 kelompok, yaitu yang bernilai 2 tahun dan lebih dari 2 tahun. c) Para pejabat arsip II, menilai arsip inaktif menjadi 2 kelompok, yaitu yang bernilai 5 tahun dan lebih dari 5 tahun. d) Para pejabat arsip III, menilai arsip inaktif menjadi 2 kelompok, yaitu arsip yang bernilai 10 tahun dan lebih dari 10 tahun.

4) Arsip yang dinilai. Tulisan dinas/naskah lembar pertama (yang dikirim kepada alamat) dan lembar ke 2 (pertinggal/yang dibuat oleh pencipta naskah) yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Pada lembar ke 2 biasanya tercantum satu/beberapa paraf pejabat pengonsep. 5)

Cara menilai. a) Pertama kali arsip dinilai oleh pejabat Set/Ka TU yang menerima tulisan dinas/naskah yang masuk sudah dapat diberi tanda apakah arsip atau non arsip. (NA). Pemberian tanda pada naskah akan meringankan pekerjaan pemilahan selanjutnya. Pada waktu tulisan dinas/naskah telah diberi disposisi (Dep) Kepala TU juga sudah dapat menilai apakah aktif atau inaktif. Penilaian dimulai dengan memisahkan antara arsip dan non arsip, kemudian masingmasing diadakan penilaian dengan berpedoman pada dasar penilaian menjadi 2 kelompok, yaitu arsip aktif dan inaktif, non arsip aktif (NAA) dan non arsip inaktif (NAI). Arsip inaktif kemudian harus dipindahkan oleh pejabat TU unit kerja kepada arsip I, arsip dan non arsip aktif disimpan di unit kerja, sedangkan non arsip inaktif dimusnahkan.

21 b) Tulisan dinas/naskah yang diperbanyak, yang dinilai sebagai arsip adalah yang disimpan oleh pembuat arsip. Misalnya surat Keputusan Kasad yang diperbanyak, yang dinilai adalah surat keputusan yang ada dan disimpan di Setumad. Sedangkan hasil perbanyakan dinilai sebagai non arsip. Apabila arsipnya hilang, maka salah satu perbanyakan dinyatakan sebagai arsip. c) Arsip I menilai arsip menjadi 2 kelompok, arsip bernilai 2 tahun dan bernilai lebih dari 2 tahun. Arsip II menilai arsip menjadi 2 kelompok yaitu arsip bernilai 5 tahun dan arsip bernilai lebih dari 5 tahun. Arsip III menilai arsip menjadi 2 kelompok yaitu arsip bernilai 10 tahun dan arsip abadi/statis. Apabila para Ka TU ragu menilai arsip, apakah aktif atau inaktif, sebaiknya tentukan saja aktif. Jika ternyata selama 1 tahun arsip tersebut berada di unit kerja tidak pernah dipergunakan untuk kegiatan sehari-hari maka dinilai sebagai arsip inaktif. Apabila arsip I, II dan III ragu untuk menentukan nilai arsip, pilih nilai yang lebih tinggi, dengan cara itu pemusnahan arsip yang tidak diinginkan dapat dicegah. d) Arsip aqktif adalah arsip yang masih dipergunakan oleh unit kerja. Peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh instansi yang lebih atas yang masih dipergunakan sebagai pedoman kerja tetap disimpan oleh unit kerja. Setelah peraturan itu tidak berlaku lagi maka peraturan yang berada pada pembuat diatas menjadi inaktif dan yang lainnya adalah non arsip. 6)

Pedoman penilaian. a)

Penilaian arsip non perbendaharaan. (1)

Arsip yang bernilai 2 tahun. (a)

Surat pengantar.

(b)

Surat lamaran yang ditolak.

(c) Surat Perintah yang sudah dilaksanakan dan tidak ada hubungannya dengan peristiwa bersejarah. (d) Undangan yang tidak ada hubungannya dengan peristiwa bersejarah (e) Surat edaran yang bersifat sementara dan berakhir setelah waktu dalan edaran dipenuhi serta tidak ada hubungannya dengan peristiwa sejarah. (f) Laporan atau statistik yang telah selesai dikerjakan menurut tujuannya dan bukan merupakan laporan atau statistik kegiatan tahunan dari satuan/kesatuan.

22

(g)

Surat usulan yang telah selesai.

(h) Naskah yang tidak mengandung sifat organisasi kebijakan dan bukan bahan/hasil riset telaahan. (i) Tulisan dinas/naskah yang telah selesai persoalannya dan tidak ada hubungannya dengan penyelidikan ilmiah, peristiwa sejarah, pertumbuhan dan perkembangan organisasi sesuatu satuan/kesatuan dan biografi personel TNI Angkatan Darat. (2) Arsip yang bernilai 5 tahun. Arsip-arsip yang oleh arsip I dinilai masih perlu disimpan oleh arsip II, karena diduga sewaktu-waktu masih diperlukan. (3) Arsip yang bernilai 10 tahun. Arsip-arsip yang oleh arsip II dinilai masih perlu disimpan oleh arsip III, karena diduga sewaktu-waktu masih diperlukan. (4)

Arsip yang bernilai abadi. (a) Arsip yang oleh arsip III dinilai mengandung sejarah. (b) Arsip masalah organisasi atau yang berisi tentang pertumbuhan dan perkembangan sesuatu satuan/ kesatuan. (c) Arsip yang bernilai doktrin organisasi, pendidikan dan latihan, personel dan material. (d) Arsip yang berisi prosedur atau tata kerja sesuatu satuan/kesatuan. (e) Arsip yang berisi usaha-usaha satuan/kesatuan dalam lapangan sosial ekonomi dan lain-lain. (f) Arsip yang berisi penelaahan pelaksanaan tugas sesuatu satuan/kesatuan. (g) Arsip yang berisi prosedur atau tata kerja sesuatu satuan/kesatuan. (h) Arsip yang berisi usaha-usaha satuan/kesatuan dalam lapangan sosial ekonomi dan lain-lain. (i) Arsip yang berisi penelaahan pelaksanaan tugas sesuatu satuan/kesatuan. (j) Arsip yang berisi perencanaan dan pelaksanaan organisasi dan operasi.

23 (k) Arsip yang berisi hal atau sebab dijalankannya suatu kebijaksanaan. (l) Arsip yang berisi petunjuk-petunjuk yang merupakan kebijakan, baik langsung maupun tidak langsung mempengaruhi soal komando. (m) Arsip yang berisi soal transaksi atau kontrak yang adakan oleh suatu satuan/kesatuan yang mempunyai akibat yuridis, umum dan berlaku terus menerus. (n) Arsip yang berisi ketetapan kedudukan hukum personel, proses pengusutan/pemeriksaan dan pengadilan atas perkara dan peristiwa. (o) Arsip yang berupa dosir personel/riwayat hidup pimpinan TNI AD, tokoh-tokoh prajurit TNI AD, para Perwira Tinggi TNI AD dan personel lainnya yang ada hubungannya dengan suatu peristiwa sejarah. (p) Arsip yang berisi laporan, surat-surat yang merupakan telaahan staf yang ada hubungannya dengan usaha penyempurnaan dan peningkatan daya guna sesuatu hal. (q) Notulen sidang/rapat, laporan seminar, diskusi, kongres, konferensi dan sidang-sidang rapat khusus dalam hubungannya dengan persitiwa sejarah. (r) Arsip yang berisi tentang hasil heraldika meliputi ketentuan/peraturan tentang atribut, tanda-tanda, lambang perlengkapan, pakaian seragam dan tanda jasa. (s) Arsip yang berhubungan dengan pencatatan surat keluar dan surat masuk, seperti agenda dan verbal. b) Penilaian arsip perbendaharaan. Arsip perbendaharaan meliputi arsip keuangan dan arsip materiil dilakukan sebagai berikut : (1) Penilaian arsip keuangan bernilai 2 tahun sesudah Undang-undang Perhitungan Anggaran ditetapkan oleh DPR, terdiri dari buku pembantu, buku tambahan dan bukti kas kontrak kecuali pembelian barang/jasa dan kontrak pembangunan. (2) Arsip keuangan yang bernilai 5 tahun terdiri dari bukti kontrak pembelian barang/jasa terhitung setelah barang/jasa diterima dengan baik.

24

(3) Arsip keuangan yang bernilai 10 tahun sesudah Undang-undang Perhitungan Anggaran ditetapkan oleh DPR terdiri dari : (a)

Buku Harian.

(b)

Registrasi Pembukuan.

(c) Bukti Kontrak Pembangunan terhitung setelah bangunan diserahkan. (4)

Arsip keuangan yang bernilai abadi terdiri dari : (a)

Berita Acara Pemeriksaan Keuangan (BAPK).

(b)

Berita acara Serah Terima (BAST).

(c) Nota Hasil Pemeriksaan Laporan (NHPL)/Nota Hasil Pertanggungjawaban (NHPW) beserta jawabannya. (5)

Arsip material. (a)

Arsip material peralatan terdiri dari :

Arsip material peralatan bernilai 2 tahun. i) Bentuk-bentuk permintaan material kecuali bentuk 3. ii) Bentuk-bentuk tanda penyerahan/peminjaman dan pengembalian materiel. iii) dak.

Bentuk laporan penggunaan munisi/ Han-

iv) Dokumen penerimaan/ penyerahan/ pengeluaran materiel. v) Dokumen rencana distribusi dan pemeliharaan materiel. vi) Berkas laporan berkala tentang distribusi, pemeliharaan materiel. vii) Berkas mengenai penunjukan dan penawaran harga. viii) Dokumen rencana harga distribusi dan pemeliharaan serta tehnik material. ix) Laporan berkala tentang distribusi pemeliharaan material. x) Dokumententang penyerahan/penerimaan/ pengembalian materiel.

25 xi)

Berkas pengajuan Sucad materiel.

xii) Surat jalan/ Pak list, inspeksi raport, inspeksii materiel yang selesai diperbaharui/ diperbaiki. xiii) Berkas mengenai penunjukan rekanan. xiv)

penawaran

harga,

Surat jalan, Surat pengantar barang.

xv) Dokumen Rendalnik.

rekomendasi,

Renhar

dan

xvi) Dokumen laporan pelaksanaan kegiatan dan permintaan Sucad untuk pemeliharaan. xvii) Laporan pemeliharaan. (b)

berkala

tentang

pelaksanaan

Arsip material bernilai 5 tahun. i) Bentuk 3/pal perlengkapan pertama.

permintaan

ii) Bentuk 16/pal jawaban materiel.

laporan

iii)

materiel

pertanggung

Bentuk 21/pal berita acara materiel hilang.

iv) Bentuk 22/pal tanda pembukuan materiel yang ditemukan. v)

Sprin, Skep dan petunjuk atasan.

vi)

Tanda pengeluaran materiil gudang.

vii)

Berkas laporan khusus tentang materiel.

viii) Program kerja Har, diisi dan inventori materiel berkas-berkas penerimaan materiel. ix) Berita acara penerimaan materiel berkasberkas penerimaan materiel. x) Berkas-berkas negosiasi pengadaan materiel. xi) Perintah mengeluarkan materiel.

xii)

Berita Acara pelaksanaan penghapusan.

xiii) Berita Acara pengeluaran materiel dan berkas-berkas penerimaan materiel. xiv)

Berkas usul penghapusan materiel.

26

xv) Buku/berkas tentang pengujian/percobaan dan Litbang materiel. xvi) (c)

Berkas-berkas rehab kendaraan.

Bernilai 10 tahun. i) Bentuk 1A, 1B dan 1/pal kartu persediaan material. ii)

Bentuk 2/pal, buku agenda material.

iii) Bentuk 17 dan 18/pal, berita acara serah terima jabatan Dansatminkal beserta berita acara kelebihan/kekurangan materiel organik pada saat serah terima. iv) Bentuk 19/pal, daftar material satuan bawahan. v) Bentuk material.

20/pal,

laporan

penggantian

vi) Buku Juklak, Juknis sistem dan prosedur pergudangan dan pemeliharaan. vii) Kartu persediaan material, kartu label materiel. viii) Berkas Verbal (TPM, PPM dan Berita Acara Penerimaan/pengeluaran material. ix)

Buku verbal.

x)

Buku Juklak, Juknis.

xi)

Buku verbal PPm/pengadaan material.

xii)

Tanda penerimaan material (TPM).

Xiii)

Buku verbal tentang pemeliharaan.

xiv)

Buku katalog material.

(d) Bernilai abadi terdiri dari arsip/dokumen Matpal yang bernilai sejarah, arsip/dokumen kebijakan Matpal dan arsip/dokumen sistem pembinaan Matpal. (6)

Arsip material Zeni terdiri dari : (a)

Bernilai 2 tahun. i) (Surat pengajuan permintaan/ penghapusan) Mat/ bekal.

27 ii)

Nota pengambilan.

iii) alat.

Laporan penerimaan dan penggunaan

iv)

Laporan periodik Mat/Fas/Jas/wasrik.

v)

Surat izin menggunakan alat.

vi) Laporan kerusakan dan uji coba serta pelaksanaan disposal. vii) Buku catatan perbaikan alat, dukungan dan penggunaan biaya. viii) Surat perjanjian pengadaan ATK/ makanan/ BBM. ix)

Surat Perintah pengambilan.

x) Laporan pengiriman/ penerimaan dan penggunaan alat.

(b)

xi)

Surat pengoperasian alat.

xii)

Surat Perintah penunjukan Tim komisi.

Bernilai 5 tahun. i) Berita acara komisi pendistribusian/ penerimaan/penghapusan Mat/Fas/jasa. ii) Laporan pengadaan/penyimpanan/pemeliharaan/pendistribusian. iii)

Data Pullahta bidang anggaran dan Mat.

iv) Analisa Wasrikben.

hasil

pemeriksaan

(AHP)

v) Laporan hasil wasrik bidang Mat/ Ku/ Fas/ Jasa. vi) Berita acara penyimpanan pekerjaan/ bencana alam/ serah terima alat. vii)

Laporan kerusakan penyusutan nilai gizi.

viii) Laporan kehilangan/pembekalan/ pelaksanaan disposal. ix)

Anggaran pembangunan.

x)

Data pullahta bidang anggaran dan Mat.

28

(c)

Bernilai 10 tahun. i) Pertanggung jawaban administrasi pengadaan/ pendistribusian/ penghapusan/ Mat/ Fas. ii) Inventarisasi senjata dan munisi yang tidak digunakan (akan dimodel 10). iii) Bendel/berkas kegiatan bangunan militer (bangunan, pangkalan, rehab/pembongkaran bangunan seperti surat-surat pendukungnya seperti Skep Kasad, Surai izin Mendirikan/Surat penyerahan bangunan, kontrak, proses administrasi/ pertanggung jawaban Ku/Lakyek). iv) Pembelian tanah/ Ruilslag tanah/ pembebasan tanah beserta surat-surat pendukungnya seperti Surat perjanjian, akte Notaris, sertifikat/girik (gambar situasi tanah), Surat Keputusan panitia 9, proses administrasi (Surat penawaran) Surat negosiasi, laporan pekerjaan, surat tim komisi dan pertanggung jawaban Ku/pelaksanaan proyek). v) Naskah/bendel/buku/tentang Mat/Fas/fungsi Zeni TNI AD yang tercantum dalam jadwal retensi arsip produksi Ditziad tanggal 5 mei 1986. vi)

Gambar kontruksi pangkalan/detail.

vii) Berita bangunan. viii)

acara

pemeriksaan/penyerahan

Pertanggung jawaban rekening Zeni P. 3.

ix) Data pullahta bidang barang tak bergerak/ pangkalan. x) Buku Masterplan pangkalan Satuan/juknis/ Juklak tentang tata cara Wasdal dan pengembangan bangunan TNI AD. (d)

Arsip bernilai abadi. i)

Berita acara pemeriksaan Mat/Fas/Jas.

ii)

Berita acara serah terima Mat/Fas/Jas.

iii) Nota hasil pemeriksaan laporan, pertanggung jawaban beserta jawaban yang terkait.

29

(7)

Arsip material penerbangan. (a) Bernilai 2 tahun, diantaranya Surat pengajuan dan Dokumen yang materielnya telah dihapus/ dikembalikan ke Dispenerbad 2 tahun lalu. (b)

Arsip material penerbangan bernilai 5 tahun. i) ii) iii) iv) v)

(c)

Rencana kebutuhan Matpenerbad. Rencana distribusi/alokasi Matpenerbad. Modifikasi Matpenerbad. Inventory. Arsip/dokumen Matpenerbad habis pakai.

Arsip material penerbangan bernilai 10 tahun. i) Arsip/dokumen pengadaan. ii) Arsip/dokumen pengeluaran. iii) Buku/kartu barang. iv) Kartu label. v) Arsip/dokumen penghapusan. vi) Arsip/dokumen pembangunan kembali dan rehabilitasi Matpenerbad.

(d)

Arsip material penerbangan bernilai abadi. i)

Berita acara pemeriksaan (BAP).

ii)

Berita acara serah terima.

iii) Nota hasil pemeriksaan laporan (NHPL), nota pertangung jawaban beserta jawaban yang terkait.

(8)

iv)

Buku induk.

v)

Buku indeks.

Arsip material topografi. (a) Arsip material topografi yang bernilai 2 tahun diantaranya : i) Surat perintah, Dokumen pemeliharaan dan Laporan berkala. ii) Dokumen penerimaan, pengembalian materiel.

penyerahan,

iii) Dokumen pengajuan perbaikan, pengantar barang dan Surat Edaran.

Surat

iv) Berkas penawaran harga dan penunjukkan rekanan serta Surat jalan & surat pengantar barang.

30 v)

Dokumen Renhar, Rendalnik.

vi) Dokumen laporan pelaksanaan kegiatan permintaan pemeliharaan/perbaikan. vii) Laporan berkala tentang pemeliharaan dan bukti barang masuk/bukti barang keluar. (b)

Arsip material topografi bernilai 5 tahun. i)

Sprin, Skep dan Petunjuk Satuan Atasan.

ii)

Progja, Daftar inventaris materiel.

iii) Berita acara penerimaan materiel dan berkas-berkas penerimaan materiel. iv) Laporan khusus tentang materiel, Progja dan daftar inventaris Mattop. v)

Perintah pengeluaran materiel.

vi) Berita acara pengeluaran materiel dan berkas-berkas penerimaan materiel. vii) Berita acara pelaksanaan penghapusan Mattop. viii) Berkas usul penghapusan materil dan laporan pelaksanaan penghapusan Mattop. ix) Buku, berkas tentang pengujian/ percobaan dan Litbang Mattop. (c)

Arsip material topografi bernilai 10 tahun. i)

Bujuklak, Juknis, Mattop dan buku verbal.

ii) Tanda penerimaan Mat dan buku verbal tentang pemeliharaan. iii)

Buku persediaan dan kartu label Mat.

iv) Bujuklak, Juknis & buku verbal/pengadaan Materiel Topografi. v) Tanda terima Mattop & buku katalog Mattop. vi)

Kartu persediaan & kartu label Mattop.

vii)

Dokumen kontrak pengadaan Mattop.

viii)

Surat-surat bangunan dan tanah.

31

(d)

Arsip material bernilai abadi. i) Arsip/dokumen sejarah.

(9)

yang

bernilai

ii)

Arsip/dokumen kebijakan Mattop.

iii)

Arsip/dokumen sistem pembinaan Mattop.

Arsip Material Pullahta. (a)

Mattop

Arsip ini terdiri dari:

Arsip material Pullahta bernilai 2 tahun. i) Surat permintaan penawaran dan surat penawaran. ii)

Surat undangan prakualifikasi dan lelang.

iii) Speng, surat kiriman barang, bukti pengiriman, surat pak. iv) Surat edaran tentang Matpullahta yang masa berlakunya habis setelah dipenuhi/ dilaksanakan. v) Surat pesanan dalam negeri (SPDN) dan surat perintah kegiatan/kerja. (b)

Arsip material pullahta bernilai 5 tahun. i) Rencana kebutuhan Matpullahta Rencana distribusi/alokasi Matpullahta.

(c)

dan

ii)

Modifikasi Matpullahta dan Inventory.

iii)

Arsip/dokumen Matpullahta habis pakai.

Arsip Matpullahta bernilai 10 tahun. i) Arsip/dokumen pengadaan dokumen pengeluaran.

dan

Arsip/

ii) Buku/kartu barang, kartu label serta arsip/ dokumen penghapusan. iii) Arsip/dokumen pembangunan kembali dan rehabilitasi Matpullahta. (d)

Arsip Matpullahta bernilai abadi. i) Arsip/ dokumen matpullahta bernilai sejarah. ii) Arsip/dokumen kebijakan Matpullahta. iii) Arsip/dokumen sistem pembinaan Matpullahta.

32

(10)

Arsip Material Bekang. (a)

Arsip ini terdiri dari:

Arsip material Bekang bernilai 2 tahun. i) Speng, Surat lamaran, usulan & permintaan. ii) Surat undangan dan Surat edaran yang bersifat sementara dan berakhir setelah waktu edaran dipenuhi. iii)

(b)

Arsip/dokumen Mat Bekang habis pakai.

Arsip material bekang bernilai 5 tahun. i) Surat lamaran, permintaan, edisi, catatan bayangan dikerjakan menurut tujuan. ii) Surat usulan permintaan selesai persoalannya.

yang

telah

iii) Brosur yang tidak mempunyai sifat organisasi atau kebijakan dan tidak merupakan bahan riset dan telaahan staf, asistensi dan evaluasi. iv)

Surat peringatan perubahan sesuatu.

v) Surat yang telah selesai persoalannya dan tidak ada hubungannya dengan biografi seseorang, organisasi suatu instansi atau peristiwa sejarah. (c)

Arsip material bekang bernilai 10 tahun. i) Surat yang bernilai soal sejarah, jawatan dan kesatuan.

organisasi,

ii) Surat berisi soal kebijakan, rencana dan program. iii) Prosedur dan catatan tata cara kerja satuan. iv) Surat-surat berisi transaksi atau kontrak bekal milik kesatuan Matang, bekal utama Int dan Ang serta jasa Int/Ang, proses penghapusan Bekmat/jasa Int/Ang yang diadakan oleh sesuatu jawatan, satuan yang mempunyai akibat yuridis, umum dan berlaku terus menerus. v) Usaha-usaha sesuatu kesatuan dalam lapangan sosial ekonomi bernilai strategis, vital dan lainnya.

33

vi) Surat berisi kedudukan hukum terhadap kejahatan.

ketetapan mengenai personel, pengusutan

vii) Surat berisi doktrin-doktrin mengenai organisasi, latihan, personel, material yang ada kemungkinan besar untuk disempurnakan. viii) Surat berisi petunjuk telaahan staf dan laporan yang semuanya merupakan kebijakan yang langsungatau tidak langsung mempengaruhi soal Komando/Satuan. ix) Record Set yang selalu dipakai dalam pekerjaan sehari-hari dibidang Bek, Mat, jasa perbendaharaan. x) Surat yang merupakan riwayat hidup dan formasi. xi) Laporan, surat menyurat yang merupakan telaahan staf yang ada hubungannya dengan usaha penyempurnaan dan penambahan daya guna sesuatu hal. xii) Surat penelaahan sesuatu satuan.

pelaksanaan

tugas

Xiii) Surat mengenai perencanaan, organisasi dan operasi teknis, mesin dan taktis serta strategis. xiv) Semua pertanggung jawaban dengan segala jenis bukti yang terkait baik Bek, Mat, jasa, perbendaharaan, sarana dan prasarana yang terkait dalam bentuk tertulis, produk administrasi baku dan non baku. (d)

Arsip material bekang bernilai abadi. i) Arsip/dokumen Matpullahta yang bernilai sejarah. ii)

Arsip/dokumen kebijaksanaan Matbekang.

iii) Arsip/dokumen sistem pembinaan Matbekang.

34 (11)

Arsip material perhubungan. (a)

Arsip ini terdiri dari:

Arsip material perhubungan bernilai 2 tahun. i) Surat penawaran. ii)

permintaan

penawaran,

surat

Surat undangan prakualifikasi, lelang.

iii) Surat pengantar, surat kiriman barang bukti pengiriman dan surat pak. iv) Surat edaran tentang Mathub yang masa berlakunya habis setelah dipenuhi/dilaksanakan. v) Surat pesanan dalam negeri (SPDN) dan Sprin kegiatan/kerja. vi) Pelaksanaan perbaikkan dan dokumen pemeliharaan/perawatan material perhubungan. (b)

Arsip Mathub bernilai 5 tahun. i) Rencana kebutuhan Mathub dan Rencana distribusi/alokasi serta Modifikasi Mathub. ii) Inventory habis pakai.

(c)

dan

Arsip/dokumen

Mathub

Arsip Mathub bernilai 10 tahun. i) Arsip/dokumen pengadaan dokumen pengeluaran.

dan

arsip/

ii) Buku/kartu barang dan kartu label serta arsip/dokumen penghapusan. iii) Arsip/dokumen pembangunan kembali dan rehabilitasi Matpullahta. (d)

Arsip Mathub bernilai abadi. i) Arsip/dokumen sejarah

(12)

yang

bernilai

ii)

Arsip/dokumen kebijakan Mathub.

iii)

Arsip/dokumen sistem pembinaan Mathub.

Arsip material kesehatan. (a)

Mathub

Arsip ini terdiri dari:

Arsip Matkes bernilai 2 tahun. i) Surat penawaran.

permintaan

penawaran,

surat

35 ii) Surat undangan prakualifikasi, lelang dan Surat pengantar, surat kiriman barang, bukti pengiriman serta surat pak. iii) Surat edaran tentang Matkes yang masa berlakunya habis setelah dipenuhi/dilaksanakan. iv) Surat pesanan dalam negeri (SPDN) dan surat perintah kegiatan/kerja serta pelaksanaan perbaikan. (b)

Arsip Matkes bernilai 5 tahun. i) Rencana kebutuhan Matkes dan Rencana distribusi/alokasi Matkes. ii) Modifikasi Matkes dan Inventory. iii) Arsip/dokumen Matkes habis pakai.

(c)

Arsip Matkes bernilai 10 tahun. i) Arsip/dokumen pengadaan dan arsip/ dokumen pengeluaraan. ii) Buku/kartu barang dan kartu label. iii) Arsip/dokumen penghapusan. iv) Arsip/dokumen pembangunan kembali dan rehabilitasi Matkes.

(d) Arsip Materiel kesehatan yang bernilai abadi terdiri dari: i) Arsip/dokumen Matkes yang bernilai sejarah. ii) Arsip/dokumen kebijaksanaan matkes. iii) Arsip/dokumen sistem pembinaan matkes. g. Penyusutan. Penyusutan arsip merupakan salah satu kegiatan pengurusan arsip yang menentukan jumlah arsip yang akan disimpan dan dipelihara. Penyusutan arsip terdiri dari kegiatan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip yang didahului dengan kegiatan penilaian/pemilahan arsip. 1) Pemindahan Arsip. Pemindahan arsip pada prinsipnya adalah kegiatan dalam rangka pengalihan wewenang pengurusan arsip ke suatu badan pelaksana arsip yang lebih tinggi. Arsip yang telah dinyatakan arsip inaktif oleh unit kerja dipindahkan ke arsip I, yang selanjutnya oleh arsip I pada saat-saat tertentu harus dipindahkan ke arsip II, demikian seterusnya dari arsip II harus dipindahkan ke arsip III. Arsip/dokumen yang dipindahkan pada umumnya sudah jarang dipergunakan lagi dalam kegiatan administrasi, tetapi dilihat dari nilai arsip, arsip itu belum/tidak boleh dimusnahkan. Kala waktu pemindahan dan hal–hal yang perlu diperhatikan:

36 a)

Kala waktu pemindahan: (1) Arsip I, para Dan/Ka Satminkal setiap 3 bulan bulan sekali berkewajiban memerintahkan dan mengawasi terlaksananya pemindahan arsip dari unit–unit kerja ke arsip I (Set/TU Satminkal). Setiap bulan Desember arsip I memindahkan arsip yang bernilai lebih dari 2 tahun ke arsip II. (2) Arsip II memindahkan arsip yang bernilai lebih dari 5 tahun setiap bulan Nopember ke arsip III.

b) Pembuatan surat pengantar dan daftar pertelaan arsip di unit kerja: (1) Membuat surat pengantar dua rangkap dan daftar pertelaan enam rangkap. (2) Lembar ke 1 surat pengantar beserta daftar pertelaan lembar ke 1, 2, 3, 4, 5 dan 6 dikirim ke arsip I. (3) Lembar ke 2 surat pengantar dan lembar ke 2 daftar pertelaan disimpan oleh unit kerja. c)

Arsip I. (1) Menerima surat pengantar beserta daftar pertelaan lembar 1,3,4,5 dan 6 dari unit kerja dan arsip inaktif. (2) Membuat surat pengantar 3 rangkap dan kartu arsip untuk tiap arsip. (3) Lembar 1 surat pengantar, kartu arsip dan daftar pertelaan lembar 1, 4 dan 6 dikirim ke Arsip II beserta arsipnya. (4) Lembar ke 3 surat pengantar dan daftar pertelaan lembar ke 5 dikirim ke Bintaldam. (5) Lembar ke 2 surat pengantar dan daftar pertelaan lembar ke 3 disimpan di Arsip I.

d)

Arsip II. (1) Menerima surat pengantar, kartu arsip dan daftar pertelaan lembar 1,4 dan 6 beserta arsipnya dari Arsip I, selanjutnya membuat surat pengantar rangkap 3. (2) Lembar 1 surat pengantar beserta daftar pertelaan lembar ke 1 dikirim ke Arsip III, lembar ke 3 surat pengantar dan lembar ke 6 daftar pertelaan dikirim ke Disbintalad. (3) Lembar ke 2 surat pengantar dan daftar pertelaan lembar ke 4 disimpan di Arsip II.

37

e)

Hal-hal yang perlu diperhatikan. (1) Setiap pemindahan arsip harus disertai dengan surat pengantar dan daftar pertelaan arsip yang akan dipindahkan, serta kartu arsip untuk para Ka Tuud unit kerja berkewajiban membuat surat pengantar dan daftar pertelaan, serta para Kaset Satminkal bertindak selaku arsip I membuat surat pengantar dan kartu arsip yang akan dipindahkan ke arsip II, dengan dilampirkan daftar pertelaan yang selalu dibuat oleh unit kerja setelah mencoret terhadap arsip yang akan dimusnahkan. (2) Arsip yang dipindahkan oleh arsip I dan II dibungkus dengan kertas aspal dan dimasukkan dalam boks arsip dan apabila arsip yang dipindahkan cukup banyak, maka dimasukkan dalam peti arsip. (3) Arsip yang dipindahkan harus dibawa oleh petugas yang bertanggung jawab atas pemindahan arsip sampai alamat yang dituju. (4) Serah terima antar petugas agar dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, dan perlu diteliti sebelum penanda tanganan serah terima, pada tanda terima (lembar kontrol).

2) Pemusnahan Arsip. Sesuai dengan prinsip pokok kearsipan, yaitu arsip yang bernilai disimpan, arsip yang tidak bernilai harus dimusnahkan, dengan tujuan agar satuan/kesatuan tidak terlalu banyak dibebani penyimpanan arsip, hal ini berarti efisiensi penggunaan tenaga, ruang, waktu dan biaya dapat dihemat. a) Beberapa hal yang perlu pemusnahan arsip sebagai berikut :

diperhatikan

dalam

rangka

(1) Pemusnahan arsip non perbendaharaan. Arsip yang dimusnahkan, harus dipertanggung jawabkan, oleh karena itu setiap kegiatan pemusnahan arsip harus dilaksanakan oleh suatu panitia, yang berdasar hukum surat perintah dari Dan satuan/kesatuan yang bersangkutan. Pelaksanaannya diatur sebagai berikut: (2) Panitia pemusnahan arsip berdasarkan surat perintah Dan/Ka kesatuannya bertugas meneliti arsip yang bernilai guna dan beretensi musnah. Adapun panitia pemusnahan arsip diatur sebagai berikut:

38

(a)

(b)

(c)

Arsip I.

Berjumlah 3 orang terdiri dari :

i)

Unsur Pej. Set.

ii)

Unsur Pej. Pers.

iii)

Unsur Pej. Pam.

Dari Sat/Kesat ybs

Arsip II berjumlah 3 orang terdiri dari: i)

Unsur Pej. Set/Bag Minu.

ii)

Unsur Pej. Pers.

iii)

Unsur Pej. Pam.

Sat/Kesat ybs

Arsip III berjumlah 5 orang terdiri dari unsur: i)

Pejabat pelaksana arsip III.

ii)

Pejabat Minu.

iii)

Pejabat unsur Disjarah.

iv)

Pejabat unsur keuangan/perbendaharaan.

v)

Pejabat unsur pengamanan.

b) Pembuat surat perintah. Panitia pemusnahan arsip setiap tahun bekerja pada bulan Pebruari, Maret atau April. Pembentukan panitia dilaksanakan setiap tahun, dengan surat perintah. Pejabat pembuat surat perintah sebagai berikut: (1) Arsip I oleh Dan/Ka satminkal yang bersangkutan dan Gubernur Akmil. (2) Arsip II oleh Pang/Dan Kotama Lakpus yang bersangkutan. (3) Arsip III oleh Dirajenad. c)

Waktu pemusnahan arsip. (1) (2) (3)

d)

Arsip I pada bulan Januari Arsip II pada bulan Desember Arsip III pada bulan Nopember

Arsip yang dimusnahkan. (1)

Arsip I bernilai 2 tahun (kode 1) dengan retensi Musnah.

(2) Arsip II bernilai 5 tahun (kode 2) dengan retensi Musnah. (3) Arsip III bernilai 10 tahun (kode 3) dengan retensi Musnah.

39

e)

Ketentuan/pelaksanaan pemusnahan. (1) Arsip yang akan dimusnahkan dibuatkan daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan dan dimintakan ijin/rekomendasi pemusnahan kepada Badan Arsip satu tingkat lebih tinggi, dan harus menunggu ijin pemusnahan. (2) Mengirimkan berita acara pemusnahan arsip dan daftar pertelaan ke Balakar yang lebih tinggi. (3)

Untuk arsip I diwajibkan mengirim tembusan ke Arsip III.

(4) Pemusnahan arsip dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat bubur kertas. 3) Pemusnahan arsip perbendaharaan. Pelaksanaan pemusnahan arsip perbendaharaan terlebih dahulu dibuat usul persetujuan pemusnahan dan dilaksanakan oleh suatu panitia, dengan proses pemusnahannya diatur sebagai berikut : a)

Kegiatan I. (Pembentukan panitia pemusnahan arsip). (1) Berdasarkan permohonan pemusnahan arsip yang diajukan oleh para Dansatminkal/Pang dan Dirajenad masingmasing sebagai pembina badan arsip I, badan arsip II dan badan arsip III, kepada Kasad U.p. Irjenad dengan tembusankepada masing-masing pembina cabang/fungsi, maka irjenad mengadakan penelitian apakah arsip yang dimusnahkan sudah memenuhi syarat untuk dihapuskan. (2) Setelah dikoordinasikan dengan Bepeka dan ARNAS, Irjenad atas nama Kasad memerintahkan para Dansatminkal/Pang dan Dirajenad untuk membentuk panitia pemusnahan arsip sebagai berikut : (a) Arsip yang berusia 10 tahun di badan arsip III terdiri dari : seorang pejabat Ditajenad sebagai Ketua, seorang pejabat dari Itjenad, seorang pejabat dari BPK, dua orang pejabat dari masing-masing cabang/fungsi yang bersangkutan dan seorang pejabat dari Ditajenad sebagai Anggota. (b) Arsip yang berusia 5 tahun di badan arsip II, terdiri dari : seorang pejabat Ajen Kotama/Subditmminu sebagai Ketua, seorang pejabat dari Itjenad, dua orang pejabat dari Ajen Kotama sebagai anggota dan seorang pejabat dari masing-masing pembina cabang/fungsi yang bersangkutan. (c) Arsip yang berusia 2 tahun di badan arsip I, terdiri dari : seorang pejabat dari masing – masing Satminkal yang bersangkutan sebagai Ketua, dua orang

40 pejabat dari unsur Pers dan Pam Satminkal yang bersangkutan, seorang pejabat Minu Satminkal yang bersangkutan, seorang pelaksana tugas kecabangan/fungsi Satminkal yang bersangkutan sebagai anggota. b) Kegiatan II (seleksi). Masing-masing panitia bertugas mengadakan seleksi terhadap arsip/dokumen yang diajukan untuk dimusnahkan dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut : Apakah arsip/dokumen tersebut sudah diperiksa (diverifikasi) dan tidak terdapat hal–hal yang mungkin memberi petunjuk ke arah perbuatan penyelewengan/penyimpangan (fraude). (1) Apakah arsip/dokumen tersebut mengandung nilai sejarah. (2) Apakah arsip/dokumen tersebut sudah tidak mempunyai kekuatan pembuktian. c) Kegiatan III (usulan pemusnahan). Setelah hasil seleksi diklasifikasikan dan masing-masing panitia dari badan arsip I, II dan III tidak menyatakan keberatan, maka : (1) Dansatminkal/Pang/Dirajenad selaku pembina badanbadan arsip tersebut di atas, melaporkan hasil kegiatan I dan II kepada Kasad U.p. Irjenad. (2) Berdasarkan laporan tersebut, A.n. Kasad Irjenad mengajukan daftar usulan pemusnahan kepada Bepeka dan Arnas untuk mendapatkan persetujuannya. (3) Setelah mendapatkan persetujuan dari Bepeka dan Arnas, maka Irjenad segera menginformasikan persetujuan tersebut kepada para Dansatminkal/Pang bersangkutan dan Dirajenad. d) Kegiatan IV (pelaksanaan pemusnahan). Berdasarkan surat persetujuan pemusnahan, maka Dansatminkal/ Pang yang bersangkutan dan Dirajenad memerintahkan masing-masing panitia tersebut di atas, untuk melaksanakan pemusnahan arsip/dokumen yang dimaksud dalam persetujuan tersebut dengan cara peleburan, pembakaran atau pencacahan. e) Kegiatan V. Masing-masing panitia melalui Dansatminkal/ Pang yang bersakutan dan Dirajenad mengirimkan laporan kegiatan pemusnahan dengan disertai berita acara pemusnahan arsip dan lampiran daftar ikhtisar arsip/dokumen yang telah dimusnahkan kepada Kasad U.p. Irjenad.

41

4) Pemusnahan non arsip. Non arsip jumlahnya lebih banyak dari pada arsip. Untuk efisiensi penggunaan sarana dan biaya, maka non arsip yang sudah inaktif perlu segera dimusnahkan. Ketentuan dan tata cara pemusnahan non arsip diatur sebagai berikut : a)

Ketentuan : (1) Oleh Ka TU Unit kerja. (2) Dilaksanakan tiap 3 bulan sekali. (3) Dicatat pada daftar non arsip yang akan dimusnahkan. (4) Tanpa berita acara dan daftar pertelaan serta ada izin dari Ka unit kerja. (5) Dilaporkan kepada arsip I.

b)

Tata cara : (1) Kepala TU memisahkan non arsip dari tulisan dinas/ naskah yang diterima/masuk, maupun produk sendiri: (a) Mencatat tanda NA dalam kolom keterangan pada lichter agenda/verbal bentuk UO–1527, disertai pencantuman tanggal dinyatakan inaktif. (b) Memisahkan menurut jenis tulisan dinas dan mencatat pada formulir bentuk A12–108, jumlah non arsip yang akan dimusnahkan. (c) Untuk cetakan dan majalah sebelum dicatat pada formulir bentuk A12–108 ditawarkan lebih dahulu kepada perpustakaan kesatuan apabila memerlukan. (2) Hasil pemisahan dilaporkan oleh Ka TU unit kerja dengan menggunakan formulir bentuk A12–108 untuk persetujuan pemusnahan dengan meminta tanda tangan Ka unit kerja pada formulir tersebut. (3) Ka TU melaksanakan pemusnahan dengan cara mencacah atau membakar habis. (4) Ka unit kerja melaporkan kepada Dan/Ka Satminkal U.p. pejabat arsip I tentang pelaksanaan pemusnahan non arsip dilampiri formulir bentuk A12 – 108 yang disi oleh Ka TU.

5) Penyerahan. Penyerahan merupakan pengalihan wewenang dan tanggung jawab pengurusan arsip dari arsip III ke badan kearsipan yang lebih tinggi yang berada di luar organisasi TNI AD yaitu Balakar Tk IV (Depo Arsip TNI). Arsip inaktif yang diterima arsip III dari badan kearsipan ke yang lebih rendah pada waktunya harus diserahkan ke Balakar Tk IV. Arsip/dokumen yang diserahkan pada umumnya sudah jarang dipergunakan lagi dalam kegiatan di arsip III, tetapi arsip/dokumen itu dilihat dari sisi nilainya tidak boleh dimusnahkan, Tugas arsip III dan hal-hal yang perlu diperhatikan:

42 a)

Tugas arsip III. (1) Menyerahkan arsip yang bernilai lebih dari 10 tahun setiap bulan Oktober ke Balakar Tk IV (Depo arsip TNI). (2) Menerima surat pengantar beserta kartu arsip dan daftar pertelaan lembar ke 1 beserta arsipnya dari arsip II, membuat buku inventaris arsip (memuat daftar arsip yang diserahkan) dan surat pengantar lima rangkap. (3) Lembar ke 1 surat pengantar beserta 1 buku inventaris arsip dan arsipnya dikirim ke Balakar Tk IV (Depo arsip TNI). (4) Lembar ke 3 surat pengantar beserta 1 buku inventaris arsip dikirim ke Disjarahad. (5) Lembar ke 4 surat pengantar beserta 1 buku inventaris arsip dikirim ke Spersad. (6) Lembar ke 5 surat pengantar beserta 1 buku inventaris arsip dikirim ke Setum TNI (7) Lembar ke 2 surat pengantar beserta 1 buku inventaris dan daftar pertelaan lembar ke 1 (unit kerja) disimpan di arsip III.

b)

Hal-hal yang perlu diperhatikan: (1) Setiap penyerahan arsip harus disertai surat pengantar dan buku inventaris yang akan diserahkan. (2) Arsip yang diserahkan oleh arsip III dibungkus dengan kertas aspal dan dimasukkan ke dalam boks arsip. Apabila arsip yang dikirimkan/diserahkan cukup banyak, box arsip tersebut dibawa dalam peti arsip. (3) Arsip yang diserahkan harus dibawa oleh petugas yang bertanggung jawab atas pelaksanaan penyerahan tersebut sampai ke Balakar Tk IV (Depo arsip TNI). (4) Serah terima petugas penyerahan dan Balakar Tk IV(Depo arsip TNI) agar dilaksanakan sebaik-baiknya.

9.

Evaluasi. a. Jelaskan pengertian arsip/dokumen/dokumen korporil menurut UU Nomor 7/1971 dan PP 34/1979 ! b.

Jelaskan tentang Nilai guna arsip !

c.

Jelaskan sasaran Pengurusan Arsip !

43

d.

Jelaskan prinsip pokok Pengurusan Arsip !

e.

Jelaskan macam arsip berdasarkan Bentuknya !

f. Jelaskan Ketentuan Administrasi Pengurusan Arsip yang di awali dengan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyajian kembali, penilaian dan penyusutan !

BAB III ORGANISASI PENYELENGGARA ARSIP

Dalam rangka merealisasikan suatu tujuan perlu adanya 10. Umum. organisasi/institusi/lembaga yang menjalankan/melaksanakan pencapaian tujuan tersebut termasuk didalamnya perlu adanya organisasi kearsipan sebagai penyelenggara pengurusan arsip. 11. Organisasi Penyelenggara Arsip. Guna menjamin keberhasilan dalam penyelenggaraan pengurusan arsip dilingkungan Angkatan Darat diperlukan organisasi yang disusun mulai dari Badan Pelaksana Arsip Tingkat III, II, I, dan Unit kerja dengan disertai tugas dan tanggung jawab. a) Badan Pelaksana Arsip Tk. III adalah Ditajenad yang merupakan arsip tingkat terakhir jajaran Angkatan Darat dan secara operasional berada di Subditbinminu Ditajenad. b)

Badan Pelaksana Arsip Tk. II adalah : 1) Ajendam untuk tingkat Kodam, Ajen Kostrad, Ajen Kopassus, dan Ajen Kodiklat TNI AD. 2)

Subditbinminu Ditajenad untuk tingkat Balakpus/Mabesad

c) Badan Pelaksana Arsip Tk I adalah semua Satminkal yang ditunjuk baik yang berada di tingkat Mabesad maupun Kotama/Balakpus. d) Unit Kerja adalah unit terkecil dari masing-masing Satminkal yang berada di tingkat Mabesad, Kotama/Balakpus. 12. Tugas dan tanggung jawab. lingkungan Angkatan Darat. a.

Tugas dan tanggung jawab badan kearsipan di

Badan Pelaksana arsip Tingkat III. a) Menerima arsip inaktif yang bernilai lebih dari 5 tahun dari Badan Pelaksana Arsip Tingkat II.

44 b) Mencocokan Arsip inaktif dan kartu arsip yang diterima dengan daftar pertelaannya. c) Mencatat arsip pada sarana pencatatan arsip mulai tahap penerimaan, penyimpanan, penyajian sampai dengan tahap pemindahan dan pemusnahan. d) Menyimpan dan memelihara arsip inaktif yang belum memasuki masa simpan selama 5 tahun terhitung sejak tanggal arsip diterima. e) Menilai arsip inaktif yang telah memasuki masa penilaian menjadi dua kelompok, yaitu arsip inaktif bernilai 10 tahun dan bernilai lebih dari 10 tahun. f) Memusnahkan arsip inaktif yang bernilai 10 tahun setelah ada keputusan Dirajenad A.n. Kasad. g) Menyerahkan arsip yang bernilai lebih dari 10 tahun ke Badan Pelaksana Arsip Tingkat IV Mabes TNI disertai buku inventaris. h) Menyimpan kartu arsip dari yang diserahkan ke Badan Pelaksana Arsip Tk. IV Mabes TNI. i) Melayani penyajian kembali arsip atas persetujuan Dirajenad A.n. Kasad. j) b.

Dalam Pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada Kasad.

Badan Pelaksana Arsip II a) Menerima arsip inaktif yang lebih dari 2 tahun dari Badan pelaksana Arsip I. b)

Mencocokan Arsip inaktif dan Kartu arsip dengan daftar pertelaannya.

c) Mencatat arsip pada sarana pencatatan arsip mulai tahap penerimaan, penyimpanan, penyajian sampai dengan tahap pemindahan dan pemusnahan. d) Menyimpan dan memelihara arsip inaktif yang belum memasuki masa simpan selama 3 tahun terhitung sejak tanggal arsip diterima. e) Menilai arsip inaktif yang telah memasuki masa penilaian menjadi dua kelompok, yaitu arsip inaktif bernilai 5 tahun dan bernilai lebih dari 5 tahun. f) Memusnahkan arsip inaktif yang bernilai 5 tahun setelah ada keputusan Badan Arsip satu tingkat lebih tinggi. g) Menyerahkan arsip yang bernilai lebih dari 5 tahun ke Badan Pelaksana Arsip Tingkat II dengan Kartu arsip dan daptar pertelaan.

45

h) Menyerahkan arsip yang bernilai lebih dari 5 tahun ke Badan Pelaksana Arsip Tingkat II dengan Kartu arsip dan daptar pertelaan. i)

Melayani penyajian kembali arsip atas persetujuan Pang/Dan/Ka.

j) Dalam Pang/Dan/Ka. c.

Pelaksanaan

tugasnya

bertanggung

jawab

kepada

Badan Pelaksana Arsip I a) Menerima arsip dari unit pengolah ( Unit Kerja ) dalam lingkungan masing-masing setiap 3 bulan sekali. b)

Mencocokkan arsip in aktif yang diterima dengan daftar pertelaannya.

c) Mencatat Arsip yang diterima pada sarana pencatatan dan membuat kartu arsip. d) Menyimpan dan memelihara arsip sampai memasuki masa penilaian 2 tahun. e) Menilai arsip yang telah memasuki masa simpan dua tahun menjadi dua kelompok, yaitu arsip bernilai dua tahun dan arsip yang bernilai lebih dari dua tahun. f) Memindahkan arsip bernilai lebih dari dua tahun ke pelaksana arsip II dengan Kartu Arsip disertai daftar pertelaannya. g) Memusnahkan arsip bernilai dua tahun setelah ada keputusan pimpinan. h)

Melayani penyajian kembali arsip I atas persetujuan pimpinan.

i) Dalam Dansatminkal.

pelaksanaan

tugasnya

bertanggungjawab

kepada

d. Unit Kerja sebagai pengguna Arsip Aktif merupakan ujung tombak dalam pelaksanaan pengurusan arsip mempunyai tugas dan tanggung jawab kaitanya dengan kearsipan yaitu : a) Memilah antara arsip dan non arsip setiap saat atau setiap 3 bulan sekali. b)

Menilai antara Arsip aktif dan Arsip Inaktif setiap 3 bulan sekali.

c)

Menilai antara Non Arsip Aktif dan Non Arsip Inaktif.

d) Menyimpan dan memelihara arsip Aktif dan Non Arsip Aktif setiap saat.

46

e) Memusnahkan Non arsip inaktif ( Bukan Arsip Inaktif ) setiap 3 bulan sekali dengan menggunakan Bentuk A12–108 serta melaporkannya kepada Badan Arsip I. f) Memindahkan/menyalurkan Arsip inaktif ke Badan Arsip I dengan kelengkapan Daftar pertelaan dan Surat pengantar setiap 3 bln sekali. g)

Dalam pelaksanaan tugas bertanggungjawab kepada Kepala Unit

Kerja. 13.

Evaluasi. a.

Jelaskan Organisasi penyelenggara kearsipan dilingkungan TNI AD !

b.

Jelaskan tugas dan tanggung jawab : 1)

Badan pelaksana Arsip I !

2)

Badan pelaksana Arsip II !

3)

Badan pelaksana Arsip III !

4)

Unit Kerja !

BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN

Kegiatan pengurusan Arsip dijajaran Angkatan Darat pada dasarnya 14. Umum. dilaksanakan dari mulai di unit kerja sampai kepada Badan pelaksana Arsip III yang tentunya mempergunakan berbagai sarana dan cara yang meliputi kegiatan pencatatan,, penyimpanan, pemeliharaan, penyajian kembali, penilaian/pemilahan dan penyusutan. 15.

Kegiatan pengurusan arsip Unit Kerja a.

Arsip Tektual Pada tahap perencanaan adalah 1) Tahap Perencanaan. membahas tentang berbagai rencana kebutuhan prasarana dan sarana untuk mendukung kelancaran pekerjaan yang barang tentu disesuaikan dengan tingkat/volume pekerjaan diunit kerja tersebut yang meliputi rencana kebutuhan : a) b) c)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pencatatan Rencana kebutuhan prasarana/sarana penyimpanan Rencana kebutuhan prasarana/sarana pemeliharaan

2) Tahap Penyiapan. Dalam tahap penyiapan yaitu menyiapkan prasarana/sarana yang telah direncanakan pada tahap perencanaan yaitu menyiapkan prasarana/sarana :

47 a) b) c)

Pencatatan Penyimpanan Pemeliharaan

3) Tahap Pelaksanaan. Tahap pelaksanaan adalah merupakan pekerjaan secara keseluruhan setelah segala sesuatu yang diperlukan disiapkan yang diawali dari : a)

Proses pencatatan yaitu pada saat : (1) Mencatat pada Buku Agenda Arsip setelah arsip diterima. (2) Mencatat kode penyimpanan pada kolom 7 Buku Agenda Arsip dan nomor 5 pada Kartu Arsip. (3) Mencatat waktu Penyajian Peminjaman dan Bon Peminjaman.

kembali

pada

Buku

(4) Mencatat pada Daftar Pertelaan dikala memindahkan Arsip Inaktif yang akan dikirim ke Badan pelaksana Arsip Tk I. (5) Mencatat pada formulir bentuk A12-108 ( Daftar Non Arsip yang akan dimusnahkan ). b)

Proses Penyimpanan (1) Memperhatikan susunan penyimpanan disesuai dengan jenis/kelompok arsip yang disimpan yaitu : (a) Arsip Aktif susunan penyimpanannya paling atas paling muda bersusun kebawah paling tua. (b) Arsip Inaktif susunan penyimpanannya paling atas paling tua bersusun kebawah paling muda. (2)

Himpunan penyimpanan Arsip terdiri dari : (a) (b) (c) (d)

(3)

Seri Rubrik Dosir Campuran.

Letak penyimpanan Arsip terdiri dari : (a) (b) (c)

Lateral Vertikal Horizontal

48

c)

Proses Pemeliharaan. (1) (2) (3) (4) (5)

d)

Pemberian Kamper/Kapur Barus. Penyemprotan anti insektisida secara periodik Sirkulasi udara yang baik Penerangan yang cukup. Pembersihan debu secara periodik.

Proses penyajian kembali. (1) Mencari arsip sesuai dengan kode penyimpanan yang dibuat pada saat proses pencatatan pada buku agenda arsip kolom 7 dan kartu arsip nomor 5. (2) Pada saat akan memberikan pinjaman agar berpedoman kepada hal-hal tertentu yang harus diperhatikan. (3) Pengembalian arsip selesai dipinjam ada kewajiban memeriksa arsip yang dipinjam harus sesuai dengan pada saat peminjaman.

e)

Proses pemilahan/penilaian arsip dan non arsip. (1) Khusus diunit kerja ada kewajiban memilah antara arsip dan non arsip setiap 3 bulan sekali atau setiap saat. (2) Menilai arsip dan non arsip menjadi 2 kelompok setiap 3 bulan sekali untuk mengidentifikasi mana yang masih aktif dan mana yang sudah Inaktif.

f)

Proses penyusutan. (1) Memindahkan/menyalurkan arsip yang Inaktif ke Balakar Tk I setiap 3 bulan sekali.

dinyatakan

(2) Memusnahkan non arsip yang sudah Inaktif dengan menggunakan Bentuk A12-108, dibuat oleh Kepala Tata Usaha dan diketahui/disetujui oleh Kepala Unit Kerja serta dilaporkan ke Balakar Tk I, cara pemusnahan dengan metode dibakar, dicacah atau dibikin bubur kertas. 4)

Tahap Pengakhiran. a) Melaksanaan evaluasi terhadap seluruh pekerjaan/kegiatan pengurusan Arsip di Unit Kerja b) Membuatan Laporan tentang pelaksanaan pengurusan Arsip ke Balakar Tk I.

49

b.

Arsip Non Tektual Pada tahap perencanaan adalah 1) Tahap Perencanaan. membahas tentang berbagai rencana kebutuhan prasarana dan sarana untuk mendukung kelancaran pekerjaan yang barang tentu disesuaikan dengan tingkat/volume pekerjaan diunit kerja tersebut yang meliputi rencana kebutuhan : a)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pencatatan

b)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana penyimpanan

c)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pemeliharaan

2) Tahap Penyiapan. Dalam tahap penyiapan yaitu menyiapkan prasarana/sarana yang telah direncanakan pada tahap perencanaan yaitu menyiapkan prasarana/sarana : a)

Pencatatan

b)

Penyimpanan

c)

Pemeliharaan

3) Tahap Pelaksanaan. Tahap pelaksanaan adalah merupakan pekerjaan secara keseluruhan setelah segala sesuatu yang diperlukan disiapkan yang diawali dari : a)

Proses pencatatan yaitu pada saat : (1) Mencatat pada Buku Agenda Arsip setelah arsip diterima. (2) Mencatat kode penyimpanan pada kolom 7 Buku Agenda Arsip dan nomor 5 pada Kartu Arsip. (3) Mencatat waktu Penyajian Peminjaman dan Bon Peminjaman.

kembali

pada

Buku

(4) Mencatat pada daftar pertelaan dikala memindahkan arsip Inaktif yang akan dikirim ke balakar Tk I. (5) Mencatat Lampirannya. b)

pada Berita Acara Pemusnahan dan

Proses Penyimpanan (1) Memperhatikan susunan penyimpanan disesuai dengan jenis/kelompok arsip yang disimpan yaitu : (a) Arsip Aktif susunan penyimpanannya paling atas paling muda bersusun kebawah paling tua.

50 (b) Arsip Inaktif susunan penyimpanannya paling atas paling tua bersusun kebawah paling muda. (2)

Himpunan penyimpanan Arsip terdiri dari : (a) (b) (c) (d)

(3)

Letak penyimpanan Arsip terdiri dari : (a) (b) (c)

c)

Lateral Vertikal Horizontal

Proses Pemeliharaan. (1) (2) (3) (4) (5)

d)

Seri Rubrik Dosir Campuran.

Pemberian Kamper/Kapur Barus. Penyemprotan anti insektisida secara periodik Sirkulasi udara yang baik Penerangan yang cukup. Pembersihan debu secara periodik.

Proses penyajian kembali. (1) Mencari arsip sesuai dengan kode penyimpanan yang dibuat pada saat proses pencatatan pada buku agenda arsip kolom 7, kartu arsip nomor 5 dan buku agenda umum. (2) Pada saat akan memberikan pinjaman agar berpedoman kepada hal-hal tertentu yang harus diperhatikan. (3) Pengembalian arsip selesai dipinjam ada kewajiban memeriksa arsip yang dipinjam harus sesuai dengan pada saat peminjaman.

e)

Pemilahan/Penilaian Arsip. (1) Khusus diunit kerja ada kewajiban memilah antara arsip dan non arsip setiap 3 bulan sekali atau setiap saat. (2) Menilai arsip dan non arsip menjadi 2 kelompok setiap 3 bulan sekali untuk mengidentifikasi mana yang masih aktif dan mana yang sudah Inaktif.

f)

Penyusutan. (1) Memindahkan/menyalurkan arsip yang Inaktif ke balakar Tk I setiap 3 bulan sekali.

dinyatakan

51 (2) Memusnahkan non arsip yang sudah Inaktif dengan menggunakan bentuk A12-108, dibuat oleh kepala tata usaha dan diketahui/disetujui oleh Kepala unit kerja serta dilaporkan ke balakar Tk I, cara pemusnahan dengan metode dibakar, dicacah atau dibikin bubur kertas. 4)

Tahap Pengakhiran. a) Melaksanaan evaluasi terhadap seluruh pekerjaan/kegiatan pengurusan arsip di unit kerja b) Membuatan laporan tentang pelaksanaan pengurusan arsip ke balakar tk I.

16.

Kegiatan pengurusan arsip di badan pelaksana arsip Tk I ( Balakar Tk I ). a.

Arsip Tektual Pada tahap perencanaan adalah 1) Tahap Perencanaan. membahas tentang berbagai rencana kebutuhan prasarana dan sarana untuk mendukung kelancaran pekerjaan yang barang tentu disesuaikan dengan tingkat/volume pekerjaan di balakar Tk I tersebut yang meliputi rencana kebutuhan : a) b) c)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pencatatan Rencana kebutuhan prasarana/sarana penyimpanan Rencana kebutuhan prasarana/sarana pemeliharaan

2) Tahap Penyiapan. Dalam tahap penyiapan yaitu menyiapkan prasarana/sarana yang telah direncanakan pada tahap perencanaan yaitu menyiapkan prasarana/sarana : a) b) c)

Pencatatan Penyimpanan Pemeliharaan

3) Tahap Pelaksanaan. Tahap pelaksanaan adalah merupakan pekerjaan secara keseluruhan setelah segala sesuatu yang diperlukan disiapkan yang diawali dari : a)

Proses pencatatan yaitu pada saat : (1) Mencatat pada Buku Agenda Arsip setelah arsip diterima dari unit kerja setiap 3 bulan sekali. (2) Mencatat kode penyimpanan pada kolom 7 buku agenda arsip dan nomor 5 pada kartu arsip. (3) Mencatat waktu penyajian peminjaman dan bon peminjaman.

kembali

pada

buku

(4) Mencatat pada daftar pertelaan dikala memindahkan arsip Inaktif yang akan dikirim ke balakar Tk II.

52 (5) Mencatat lampirannya. b)

pada

berita

acara

pemusnahan

dan

Proses penyimpanan (1) Memperhatikan susunan penyimpanan disesuaikan dengan jenis/kelompok arsip yang disimpan yaitu arsip Inaktif susunan penyimpanannya paling atas paling tua bersusun kebawah paling muda. (2)

Himpunan penyimpanan arsip terdiri dari : (a) (b) (c) (d)

(3)

Letak penyimpanan arsip terdiri dari : (a) (b) (c)

c)

Lateral Vertikal Horizontal

Proses Pemeliharaan. (1) (2) (3) (4) (5)

d)

Seri Rubrik Dosir Campuran.

Pemberian kamper/kapur barus. Penyemprotan anti insektisida secara periodik Sirkulasi udara yang baik Penerangan yang cukup. Pembersihan debu secara periodik.

Proses penyajian kembali. (1) Mencari arsip sesuai dengan kode penyimpanan yang dibuat pada saat proses pencatatan pada buku agenda arsip kolom 7 dan kartu arsip nomor 5.

(2) Pada saat akan memberikan pinjaman agar berpedoman kepada hal-hal tertentu yang harus diperhatikan. (3) Pengembalian arsip selesai dipinjam ada kewajiban memeriksa arsip yang dipinjam harus sesuai dengan pada saat peminjaman. e) Proses penilaian arsip. Menilai arsip inaktif yang bernilai 2 tahun menjadi 2 kelompok setiap bulan Desember untuk mengidentifikasi mana yang harus dimusnahkan dan mana arsip yang harus disalurkan ke balakar Tk II.

53 f)

Proses penyusutan. (1) Memindahkan/menyalurkan arsip ke balakar Tk II setiap bulan Desember (2) Memusnahkan arsip yang sudah Inaktif dengan menggunakan bentuk A12-067 dan bentuk A12-068, dibuat oleh balakar Tk I dengan Panitia sesuai surat perintah Dansatminkal, cara pemusnahan dengan metode dibakar, dicacah atau dibikin bubur kertas.

4)

Tahap pengakhiran. a) Melaksanaan evaluasi terhadap seluruh pekerjaan/kegiatan pengurusan arsip di badan pelaksana arsip tingkat I. b) Membuatan laporan tentang pelaksanaan pengurusan arsip ke badan pelaksana arsip yang lebih tinggi.

b.

Arsip non tektual Pada tahap perencanaan adalah 1) Tahap perencanaan. membahas tentang berbagai rencana kebutuhan prasarana dan sarana untuk mendukung kelancaran pekerjaan yang barang tentu disesuaikan dengan tingkat/volume pekerjaan di balakar Tk I tersebut yang meliputi rencana kebutuhan : a)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pencatatan

b)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana penyimpanan

c)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pemeliharaan

2) Tahap penyiapan. Dalam tahap penyiapan yaitu menyiapkan prasarana/sarana yang telah direncanakan pada tahap perencanaan yaitu menyiapkan prasarana/sarana : a)

Pencatatan

b)

Penyimpanan

c)

Pemeliharaan

3) Tahap Pelaksanaan. Tahap pelaksanaan adalah merupakan pekerjaan secara keseluruhan setelah segala sesuatu yang diperlukan disiapkan yang diawali dari : a)

Proses pencatatan yaitu pada saat : (1) Mencatat pada buku agenda arsip setelah arsip diterima.

54 (2) Mencatat kode penyimpanan pada kolom 7 buku agenda arsip dan nomor 5 pada kartu arsip. (3) Mencatat waktu penyajian peminjaman dan bon peminjaman.

kembali

pada

buku

(4) Mencatat pada daftar pertelaan dikala memindahkan arsip Inaktif yang akan dikirim ke balakar Tk II. (5) Mencatat lampirannya. b)

pada

berita

acara

pemusnahan

dan

Proses Penyimpanan (1) Memperhatikan susunan penyimpanan disesuai dengan jenis/kelompok arsip yang disimpan yaitu arsip Inaktif susunan penyimpanannya paling atas paling tua bersusun kebawah paling muda. (2)

Himpunan penyimpanan arsip terdiri dari : (a) (b) (c) (d)

(3)

Letak penyimpanan Arsip terdiri dari : (a) (b) (c)

c)

d)

Seri Rubrik Dosir Campuran.

Lateral Vertikal Horizontal

Proses Pemeliharaan. (1)

Pemberian kamper/kapur barus.

(2)

Penyemprotan anti insektisida secara periodik

(3)

Sirkulasi udara yang baik

(4)

Penerangan yang cukup.

(5)

Pembersihan debu secara periodik.

Proses penyajian kembali. (1) Mencari arsip sesuai dengan kode penyimpanan yang dibuat pada saat proses pencatatan pada buku agenda arsip kolom 7 dan Kartu Arsip nomor 5. (2) Pada saat akan memberikan pinjaman agar berpedoman kepada hal-hal tertentu yang harus diperhatikan.

55 (3) Pengembalian arsip selesai dipinjam ada kewajiban memeriksa arsip yang dipinjam harus sesuai dengan pada saat peminjaman. e) Proses penilaian arsip. Menilai arsip yang bernilai 2 tahun menjadi 2 kelompok untuk mengidentifikasi mana arsip yang harus disalurkan ke balakar Tk II dan mana arsip yang harus dimusnahkan di balakar Tk I. f)

Proses penyusutan. (1) Memindahkan/menyalurkan arsip hasil penilaian ke balakar Tk II setiap bulan desember. (2) Memusnahkan yang bernilai 2 tahun dengan menggunakan bentuk A12-067 dan bentuk A12-068, dibuat oleh panitia pemusnahan sesuai surat perintah dari dansatminkal serta dilaporkan ke balakar Tk II, cara pemusnahan dengan metode dibakar, dihancurkan pada bulan januari.

4)

Tahap pengakhiran. a) Pelaksanaan evaluasi terhadap seluruh pekerjaan/kegiatan pengurusan arsip di badan pelaksana arsip tingkat I. b) Membuatan laporan tentang pelaksanaan pengurusan arsip di balakar Tk I ke balakar yang lebih tinggi.

17.

Kegiatan pengurusan arsip di badan pelaksana arsip Tk II (Balakar Tk II). a.

Arsip tektual Pada tahap perencanaan adalah 1) Tahap perencanaan. membahas tentang berbagai rencana kebutuhan prasarana dan sarana untuk mendukung kelancaran pekerjaan yang barang tentu disesuaikan dengan tingkat/volume pekerjaan di balakar Tk II tersebut yang meliputi rencana kebutuhan : a)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pencatatan

b)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana penyimpanan

c)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pemeliharaan

2) Tahap penyiapan. Dalam tahap penyiapan yaitu menyiapkan prasarana/sarana yang telah direncanakan pada tahap perencanaan yaitu menyiapkan prasarana/sarana : a)

Pencatatan

b)

Penyimpanan

56

c)

Pemeliharaan

3) Tahap pelaksanaan. Tahap pelaksanaan adalah merupakan pekerjaan secara keseluruhan setelah segala sesuatu yang diperlukan disiapkan yang diawali dari : a)

Proses pencatatan yaitu pada saat : (1) Mencatat pada buku agenda arsip setelah arsip diterima. (2) Mencatat kode penyimpanan pada kolom 7 buku agenda arsip dan nomor 5 pada kartu arsip. (3) Mencatat waktu penyajian kembali pada buku peminjaman dan bon peminjaman . (4) Mencatat pada daftar pertelaan dikala memindahkan arsip Inaktif yang akan dikirim ke balakar Tk III. (5) Mencatat lampirannya.

b)

pada

berita

acara

pemusnahan

dan

Proses penyimpanan (1) Memperhatikan susunan penyimpanan sesuai dengan jenis/kelompok arsip yang disimpan yaitu arsip Inaktif susunan penyimpanannya paling atas paling tua bersusun kebawah paling bawah paling muda. (2)

(3)

c)

Himpunan penyimpanan arsip terdiri dari : (a)

Seri

(b)

Rubrik

(c)

Dosir

(d)

Campuran.

Letak penyimpanan arsip terdiri dari : (a)

Lateral

(b)

Vertikal

(c)

Horizontal

Proses pemeliharaan. (1) (2) (3) (4)

Pemberian kamper/kapur barus. Penyemprotan anti insektisida secara periodik Sirkulasi udara yang baik Penerangan yang cukup.

57

(5) d)

Pembersihan debu secara periodik.

Proses penyajian kembali. (1) Mencari arsip sesuai dengan kode penyimpanan yang dibuat pada saat proses pencatatan pada buku agenda arsip kolom 7 dan kartu arsip nomor 5. (2) Pada saat akan memberikan pinjaman agar berpedoman kepada hal-hal tertentu yang harus diperhatikan. (3) Pengembalian arsip selesai dipinjam ada kewajiban memeriksa arsip yang dipinjam harus sesuai dengan pada saat peminjaman.

e) Proses penilaian arsip. Menilai arsip inaktif yang berusia 5 tahun menjadi 2 kelompok untuk mengidentifikasi mana arsip yang harus disalurkan ke balakar Tk III dan mana arsip yang harus dimusnahkan di balakar Tk II. f)

Proses penyusutan. (1) Memindahkan/menyalurkan arsip hasil penilaian ke balakar tk III setiap bulan nopember. (2) Memusnahkan arsip Inaktif yang bernilai 5 tahun dengan menggunakan bentuk A12-067 dan bentuk A12-068 setiap bulan desember

4)

Tahap pengakhiran. a) Pelaksanaan evaluasi terhadap seluruh pekerjaan/kegiatan pengurusan arsip di balakar Tk II. b) Membuatan laporan tentang pelaksanaan pengurusan arsip di balakar Tk II ke balakar Tk III.

b.

Arsip non tektual Pada tahap perencanaan adalah 1) Tahap perencanaan. membahas tentang berbagai rencana kebutuhan prasarana dan sarana untuk mendukung kelancaran pekerjaan yang barang tentu disesuaikan dengan tingkat/volume pekerjaan di balakar Tk II tersebut yang meliputi rencana kebutuhan : a)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pencatatan

b)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana penyimpanan

c)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pemeliharaan

58

2) Tahap Penyiapan. Dalam tahap penyiapan yaitu menyiapkan prasarana/sarana yang telah direncanakan pada tahap perencanaan yaitu menyiapkan prasarana/sarana : a)

Pencatatan

b)

Penyimpanan

c)

Pemeliharaan

3) Tahap Pelaksanaan. Tahap pelaksanaan adalah merupakan pekerjaan secara keseluruhan setelah segala sesuatu yang diperlukan disiapkan yang diawali dari : a)

Proses pencatatan yaitu pada saat : (1) Mencatat pada buku agenda arsip setelah arsip diterima. (2) Mencatat kode penyimpanan pada kolom 7 buku agenda arsip dan nomor 5 pada kartu arsip. (3) Mencatat waktu penyajian peminjaman dan bon peminjaman.

kembali

pada

buku

(4) Mencatat pada daftar pertelaan dikala memindahkan arsip Inaktif yang akan dikirim ke balakar Tk III. (5) Mencatat pada berita acara pemusnahan (bentuk A 12067) dan lampirannya (bentuk A12-068). b)

Proses Penyimpanan (1) Memperhatikan susunan penyimpanan sesuai dengan jenis/kelompok arsip yang disimpan yaitu arsip Inaktif susunan penyimpanannya paling atas paling tua bersusun kebawah paling bawah paling muda. (2)

(3)

Himpunan penyimpanan Arsip terdiri dari : (a)

Seri

(b)

Rubrik

(c)

Dosir

(d)

Campuran.

Letak penyimpanan Arsip terdiri dari : (a)

Lateral

(b)

Vertikal

59

(c) c)

d)

Horizontal

Proses Pemeliharaan. (1)

Pemberian kamper/kapur barus.

(2)

Penyemprotan anti insektisida secara periodik

(3)

Srikulasi udara yang baik

(4)

Penerangan yang cukup.

(5)

Pembersihan debu secara periodik.

Proses penyajian kembali. (1) Mencari arsip sesuai dengan kode penyimpanan yang dibuat pada saat proses pencatatan pada buku agenda arsip kolom 7 dan kartu arsip nomor 5. (2) Pada saat akan memberikan pinjaman agar berpedoman kepada hal-hal tertentu yang harus diperhatikan. (3) Pengembalian arsip selesai dipinjam ada kewajiban memeriksa arsip yang dipinjam harus sesuai dengan pada saat peminjaman.

e) Proses penilaian arsip. Menilai arsip inaktif yang berusia 5 tahun menjadi 2 kelompok, mana yang harus disalurkan ke balakar Tk III dan mana yang bisa dimusnahkan di balakar Tk II. f)

Proses penyusutan. (a) Memindahkan/ menyalurkan arsip inaktif ke balakar Tk III pada bulan nopember. (b) Memusnahkan arsip Inaktif dengan menggunakan bentuk A12-067 dan bentuk A12-068, serta dilaporkan ke balakar Tk III, cara pemusnahan dengan metode dibakar, diacacah dan dihancurkan.

4)

Tahap Pengakhiran. (a) Melaksanaan evaluasi terhadap seluruh pekerjaan/kegiatan pengurusan arsip di badan pelaksana arsip tingkat II. (b) Membuatan Laporan tentang pelaksanaan pengurusan arsip di balakar Tk II ke balakar yang lebih tinggi.

60

18.

Badan pelaksana arsip Tk III (Balakar Tk III). a.

Arsip tektual Pada tahap perencanaan adalah 1) Tahap perencanaan. membahas tentang berbagai rencana kebutuhan prasarana dan sarana untuk mendukung kelancaran pekerjaan yang barang tentu disesuaikan dengan tingkat/volume pekerjaan di balakar Tk III yang meliputi rencana kebutuhan : a)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pencatatan

b)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana penyimpanan

c)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pemeliharaan

2) Tahap Penyiapan. Dalam tahap penyiapan yaitu menyiapkan prasarana/sarana yang telah direncanakan pada tahap perencanaan yaitu menyiapkan prasarana/sarana : a) b) c)

Pencatatan Penyimpanan Pemeliharaan

3) Tahap Pelaksanaan. Tahap pelaksanaan adalah merupakan pekerjaan secara nyata setelah segala sesuatu yang diperlukan disiapkan yang diawali dari : a)

Proses pencatatan yaitu pada saat : (1) Mencatat pada buku agenda arsip setelah arsip diterima. (2) Mencatat kode penyimpanan pada kolom 7 buku agenda arsip dan nomor 5 pada kartu arsip. (3) Mencatat waktu penyajian peminjaman dan bon peminjaman.

kembali

pada

buku

(4) Mencatat pada daftar pertelaan dikala menyerahkan arsip Inaktif yang akan diserahkan ke balakar Tk IV. (5) Mencatat lampirannya. b)

pada

berita

acara

pemusnahan

dan

Proses penyimpanan. (1) Memperhatikan susunan penyimpanan sesuai dengan jenis/kelompok arsip yang disimpan yaitu arsip Inaktif susunan penyimpanannya paling atas paling tua bersusun secara kronologis paling bawah paling muda.

61

(2)

Himpunan penyimpanan arsip terdiri dari : (a) (b) (c) (d)

(3)

Letak penyimpanan arsip terdiri dari : (a) (b) (c)

c)

d)

Seri Rubrik Dosir Campuran.

Lateral Vertikal Horizontal

Proses pemeliharaan. (1)

Pemberian kamper/kapur barus.

(2)

Penyemprotan anti insektisida secara periodik

(3)

Sirkulasi udara yang baik

(4)

Penerangan yang cukup.

(5)

Pembersihan debu secara periodik.

Proses penyajian kembali. (1) Mencari arsip sesuai dengan kode penyimpanan yang dibuat pada saat proses pencatatan pada buku agenda arsip kolom 7 dan kartu arsip nomor 5. (2) Pada saat akan memberikan pinjaman agar berpedoman kepada hal-hal tertentu yang harus diperhatikan. (3) Pengembalian arsip selesai dipinjam ada kewajiban memeriksa arsip yang dipinjam harus sesuai dengan pada saat peminjaman.

e) Proses penilaian arsip. Menilai arsip inaktif bernilai 10 tahun menjadi 2 kelompok, mana arsip inaktif yang harus diserahkan ke balakar Tk IV dan mana arsip inaktif yang bisa dimusnahkan di balakar Tk III. f)

Proses penyusutan. (1) Menyerahkan arsip inaktif yang bernilai lebih dari 10 tahun ke balakar Tk IV setiap bulan oktober (2) Memusnahkan arsip Inaktif yang bernilai 10 tahun dengan menggunakan bentuk A12-067 dan bentuk A12-068, setiap bulan nopember serta dilaporkan ke balakar Tk IV, cara pemusnahan dengan metode dibakar, dicacah atau dibikin bubur kertas.

62

4)

Tahap pengakhiran. (a) Pelaksanaan evaluasi terhadap seluruh pekerjaan/kegiatan pengurusan arsip di badan pelaksana arsip tingkat III. (b) Membuatan laporan tentang pelaksanaan pengurusan arsip di balakar Tk III ke balakar yang lebih tinggi.

b.

Arsip non tektual Pada tahap perencanaan adalah 1) Tahap perencanaan. membahas tentang berbagai rencana kebutuhan prasarana dan sarana untuk mendukung kelancaran pekerjaan yang barang tentu disesuaikan dengan tingkat/volume pekerjaan di badan pelaksana arsip Tk III tersebut yang meliputi rencana kebutuhan : a)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pencatatan

b)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana penyimpanan

c)

Rencana kebutuhan prasarana/sarana pemeliharaan

2) Tahap penyiapan. Dalam tahap penyiapan yaitu menyiapkan prasarana/sarana yang telah direncanakan pada tahap perencanaan yaitu menyiapkan prasarana/sarana : a)

Pencatatan

b)

Penyimpanan

c)

Pemeliharaan

3) Tahap Pelaksanaan. Tahap pelaksanaan adalah merupakan pekerjaan secara nyata setelah segala sesuatu yang diperlukan disiapkan yang diawali dari : a)

Proses pencatatan yaitu pada saat : (1) Mencatat pada buku agenda arsip setelah arsip diterima. (2) Mencatat kode penyimpanan pada kolom 7 buku agenda arsip dan nomor 5 pada kartu arsip. (3) Mencatat waktu penyajian peminjaman dan bon peminjaman.

kembali

pada

buku

(4) Mencatat pada daftar pertelaan dikala memindahkan arsip Inaktif yang akan diserahkan ke balakar Tk IV. (5) Mencatat lampirannya.

pada

berita

acara

pemusnahan

dan

63 b)

Proses penyimpanan (1) Memperhatikan susunan penyimpanan disesuaikan dengan jenis/kelompok arsip yang disimpan yaitu arsip Inaktif susunan penyimpanannya paling atas paling tua bersusun secara kronologis paling bawah paling muda. (2)

(3)

c)

d)

Himpunan penyimpanan arsip terdiri dari : (a)

Seri

(b)

Rubrik

(c)

Dosir

(d)

Campuran.

Letak penyimpanan arsip terdiri dari : (a)

Lateral

(b)

Vertikal

(c)

Horizontal

Proses pemeliharaan. (1)

Pemberian kamper/kapur barus.

(2)

Penyemprotan anti insektisida secara periodik

(3)

Sirkulasi udara yang baik

(4)

Penerangan yang cukup.

(5)

Pembersihan debu secara periodik.

Proses penyajian kembali. (1) Mencari arsip sesuai dengan kode penyimpanan yang dibuat pada saat proses pencatatan pada buku agenda asip kolom 7 dan kartu arsip nomor 5. (2) Pada saat akan memberikan pinjaman agar berpedoman kepada hal-hal tertentu yang harus diperhatikan. (3) Pengembalian arsip selesai dipinjam ada kewajiban memeriksa arsip yang dipinjam harus sesuai dengan pada saat peminjaman.

e) Proses penilaian arsip. Menilai arsip inaktif yang bernilai 10 tahun menjadi 2 kelompok untuk mengidentifikasi mana yang harus diserahkan (bernilai lebih dari 10 tahun) ke balakar Tk IV dan mana yang bisa dimusnahkan di balakar Tk III.

64 f)

Proses penyusutan. (a) Menyerahkan arsip inaktif yang bernilai lebih dari 10 tahun ke balakar Tk IV setiap bulan Oktober. (b) Memusnahkan arsip inaktif yang bernilai 10 tahun menggunakan bentuk A12-067 dan bentuk A12-068, dibuat oleh panitia pemusnahan serta dilaporkan ke balakar Tk IV, cara pemusnahan dengan metode dibakar, dicacah dan dibuat bubur kertas.

4)

Tahap pengakhiran. a) Melaksanaan evaluasi terhadap seluruh pekerjaan/kegiatan pengurusan arsip di badan pelaksana arsip tingkat III. b) Membuat laporan tentang pelaksanaan pengurusan arsip di balakar Tk III ke balakar Tk IV.

19.

Evaluasi. a.

Jelaskan kegiatan pengurusan arsip di unit kerja !

b.

Jelaskan kegiatan pengurusan arsip di balakar Tk I !

c.

Jelaskan kegiatan pengurusan arsip di balakar Tk II !

d.

Jelaskan kegiatan pengurusan arsip di balakar Tk III !

BAB V PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

Pengawasan dan pengendalian merupakan kegiatan untuk menjamin 20. Umum. pelaksanaan pengurusan arsip oleh badan penyelenggara agar berjalan dengan baik, sesuai rencana dan sasaran secara optimal. 21.

Pengawasan. a. Dirajenad atas nama Kasad mengadakan pengawasan pelaksanaan pengurusan arsip di badan pelaksana arsip Tk I, II dan III

terhadap

b. Para Pang/ Dan/ Dir/ Ka Kotama/ Balakpus mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengurusan arsip di badan palaksana arsip Tk I dan Tk II satuannya masing-masing. c. Para Dansatminkal mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengurusan arsip di badan pelaksana arsip Tk I dan unit kerja masing-masing.

65

22.

Pengendalian. a. Dirajenad mengendalikan kegiatan pengurusan arsip di Subditbinminu Ditajenad. b. Pang/ Dan/ Dir/ Ka Kotama/ Balakpus mengendalikan kegiatan pengurusan arsip yang berada di Kotama/Balakpus. c.

23.

Dansatminkal mengendalikan kegiatan pengurusan arsip di Satminkal.

Evaluasi.

a. Jelaskan lingkup pengawasan dan pengendalian arsip yang dilaksanakan oleh Dirajenad ! b. Jelaskan lingkup pengawasan dan pengendalian arsip yang dilaksanakan oleh Pang/ Dan/ Ka Kotama/ Balakpus ! c. Jelaskan lingkup pengawasan dan pengendalian arsip yang dilaksanakan oleh Dansatminkal !

BAB VI EVALUASI AKHIR PELAJARAN 24.

Evaluasi akhir. a. Jelaskan pengertian arsip/ dokumen dan dokumen korporil menurut UU No.7 tahun 1971 dan PP 34 tahun 1979 ! b.

Jelaskan tentang nilai guna arsip !

c. Jelaskan tentang pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyajian kembali arsip ! d.

Jelaskan tentang penilaian dan penyusutan arsip !

e.

Jelaskan tentang pengurusan arsip di unit kerja !

f.

Jelaskan tentang pengurusan arsip di balakar Tk I !

g.

Jelaskan tentang pengurusan arsip di balakar Tk II !

h.

Jelaskan tentang pengurusan arsip di balakar Tk III !

i.

Sebutkan siapa

yang melaksanakan pengawasan dan pengendalian

pengurusan arsip di balakar Tk III ? j.

Sebutkan siapa yang melaksanakan pengawasan dan pengendalian

pengurusan arsip di balakar Tk II ?

RAHASIA 66

k. Sebutkan siapa yang melaksanakan pengawasan dan pengendalian pengurusan arsip di balakar Tk I dan Satminkal ? l. Jelaskan lingkup pengawasan dan pengendalian arsip yang dilaksanakan oleh Dirajenad ! m. Jelaskan lingkup pengawasan dan pengendalian arsip yang dilaksanakan oleh Pang/Dan/Ka Kotama/Balakpus ! n. Jelaskan lingkup pengawasan dan pengendalian arsip yang dilaksanakan oleh Dansatminkal !

BAB VII PENUTUP

25. Penutup. Demikian naskah departemen ini disusun untuk kepentingan lembaga pendidikan dan sebagai bahan pegangan/pedoman bagi gumil serta Pasis dalam rangka mendukung proses kegiatan belajar mengajar pada pendidikan Diksarcab Ajen.

Komandan Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal

Didik Hartanto, S.IP. Kolonel Caj NRP 28879

RAHASIA

67 BENTUK A12-062 BUKU AGENDA ARSIP DI BALAKAR TK I/II/III TERIMA

ARSIP

NO URT

TANGGAL

DARI

TAHUN

PERIHAL

JUMLAH

1

2

3

4

5

6

PETUNJUK PENYIMPANAN 7

Penjelasan pengisian: 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8.

Nomor urut. tanggal penerimaan arsip dari unit kerja/badan kearsipan yang lebih rendah. diisi misalnya: a. Dari unit kerja. b. Dari arsip I c. Dari arsip II. Tahun arsip. Perihal dapat juga diisi: masalah, pokok persoalan, macam tulisan dinas. Jumlah dapat ditulis jumlah naskah. Dimana arsip itu disimpan (kode penyimpanan). diisi bila diperlukan. Halaman Muka BENTUK A12-041 KARTU ARSIP 1.

Asal arsip

:

2.

Tahun arsip

:

3.

Perihal

:

4. Nomor dan Tanggal tulisan dinas/Takah *) : 5.

Petunjuk arsip

: Lihat sebelah

*) Untuk arsip bukan berwujud tulisan diisi nomor saja.

KET 8

68 Halaman Belakang

15 cm Uraian singkat

10 cm

BUKU PEMINJAMAN ARSIP/DOKUMEN NO. URT 1

TANGGAL PINJAM KEMBALI 2 3

ARSIP/DOKUMEN NOMOR TANGGAL PERIHAL 4 5 6

NAMA PEMINJAMAN 7

KET 8

Penjelasan pengisian : 1) Nomor urut. 2) Tanggal pinjam - No. 6 pada bon pinjaman. 3) Tanggal pengembalian – No. 7 pada bon pinjaman. 4) Nomor Tuldis/Takah – No. 3 pada bon pinjaman. 5) Tanggal Tuldis (untuk arsip non tekstual tidak diisi). 6) Perihal – No. 4 pada bon pinjaman. 7) Nama peminjam. 8) Diisi bila diperlukan, antara lain diisi tempat penyimpanan arsip/dokumen (petunjuk arsip/dokumen).

69 Ukuran kertas setengah folio. Bentuk A12 - 063 BON PEMINJAMAN 1.

Nomor

:

2.

Petunjuk arsip

:

3.

Nomor/tanggal arsip

:

4.

Perihal

:

5.

Jumlah

:

6.

Tanggal pinjam

:

7.

Tanggal kembali

:

8.

Peminjam a.

Nama/Pangkat/NRP :

b.

Jabatan/Satuan

:

c.

Alamat/No. Telp.

:

d.

Tanda tangan

:

Pejabat Arsip

Catatan : a. Pada waktu peminjam mengembalikan arsip, peminjam wajib minta lembar 1 dan 2 bon peminjaman dari pejabat arsip. b.

Bon peminjam dibuat tiga rangkap : 1)

Lembar 1 untuk pejabat arsip, disimpan dalam map bon peminjaman.

2)

Lembar 2 untuk peminjam.

3)

Lembar 3 diselipkan pada tempat arsip semua disimpan.

70 BENTUK A12 – 064

DAFTAR PERTELAAN ARSIP BERWUJUD TULISAN DINAS YANG DIPINDAHKAN 1.

Dari

:

2.

Tahun arsip

:

3.

Himpunan arsip

:

4.

Macam tulisan dinas/masalah

:

5.

Dikirim kepada

:

6.

Tanggal

:

7.

Nomor pengirim

:

NO. URT 1

ASAL 2

TULISAN DINAS NOMOR TANGGAL 3 4

PERIHAL 5

JUMLAH HELAI

KET

6

7

Tempat dibuat, tanggal, bulan dan tahun

Pejabat Arsip/Kepala Tata Usaha

Penjelasan pengisian : 1.

Nomor urut.

2.

Asal tulisan dinas = penerbit tulisan dinas.

3.

Nomor tulisan dinas.

4.

Tanggal tulisan dinas.

5.

Perihal tulisan dinas.

6.

Jumlah helai/lembar.

7.

Diisi bila diperlukan.

71 BENTUK A12 – 067 KOP NAMA BADAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP/DOKUMEN Kami yang bertanda tangan di bawah ini : NOMOR

NAMA

PANGKAT

NRP/NBI

1

2

3

4

JABATAN ORGANIK 5

Pada hari ini, .......... tanggal ............. berdasarkan Surat Perintah ...................... Nomor Sprin/ / /....... tanggal .......... memusnahkan arsip tahun ....................... berasal dari ........................... sebanyak tersebut dalam lampiran Berita Acara ini. Berita Acara ini dikirim kepada ........................ (Badan Kearsipan)

................,................... Mengesahkan: Dan/Ka

1.

Ketua:

2.

Anggota:

3.

Anggota:

72 BENTUK A12 – 068 KOP NAMA BADAN LAMPIRAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Daftar pertelaan arsip tahun ......................... yang dimusnahkan oleh arsip ......... ............................................... pada tanggal ...............................................................

NO. URT

ASAL ARSIP

1

2

TULISAN DINAS/NASKAH NOMOR TANGGAL 3 4

PERIHAL 5

(Pembuat tulisan dinas)

........................, ........................ Pejabat Arsip/Kepala Tata usaha

73 BENTUK A12 - 108 KOP NAMA BADAN DAFTAR NON ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN Unit kerja/Badan Kearsipan : Tanggal pemeriksaan

:

Hasil pemeriksaan

:

NO. URT 1 1. 2. 3. 4.

5.

JENIS NON ARSIP 2

JUMLAH 3

Buku-buku cetakan Majalah Surat Kabar Hasil perbanyakan/tembusan : a. Keputusan b. Dst.

Buah Buah Buah

a. b.

Buah buah

Formulir Amplop

Mengetahui: Untuk dimusnahakan Kepala Unit Kerja

KET 4

Buah Buah

Tempat, tanggal, bulan dan tahun Kepala Tata Usaha Unit Kerja

74 KOP NAMA BADAN

....................,................

Nomor : Klasifikasi

Kepada Yth. ..........................

:

SURAT PENGANTAR

NO. URT

ISI SURAT

1.

Daftar pertelaan dan arsip Inaktif berwujud tulisan yang dipindahkan tahun 1980.

2.

Dst.

BANYAKNYA 2 (dua berkas)

KET Dikirim dengan hormat untuk penyelesaian selanjutnya.

......................, ...............

Title chase Tembusan: 1.

.......................

2.

.........................

RAHASIA

KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL

NASKAH DEPARTEMEN tentang

PENGURUSAN ARSIP untuk

DIKSARCAB AJEN Nomor :

DISAHKAN DENGAN KEPUTUSAN DANPUSDIKAJEN KODIKLAT TNI AD NOMOR KEP/ / /2010 /20 0 TANGGAL 2010 20

DILARANG MEMPERBANYAK ATAU MENGUTIP TANPA IIZIN IN DANPUSDIKAJEN

RAHASIA

DAFTAR ISI Halaman BAB I

PENDAHULUAN 1. 2. 3. 4.

BAB II

43 43 43 46

Umum ................................................................................. Kegiatan pengurusan arsip di Unit kerja............................... Kegiatan pengurusan arsip di Balakar Tk I ......................... Kegiatan pengurusan arsip di Balakar Tk II ....................... Kegiatan pengurusan arsip di Balakar Tk III ....................... Evaluasi ....................................................... .......................

46 46 51 55 60 64

Umum ................................................................................. Pengawasan ....................................................................... Pengendalian ....................................................................... Evaluasi ..............................................................................

64 64 65 65

EVALUASI AKHIR PELAJARAN 24.

BAB VII

Umum .................... ........................................................... Organisasi penyelenggara..................................................... Tugas dan tanggung jawab............... ................................... Evaluasi ..............................................................................

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN 20. 21. 22. 23.

BAB VI

4 4 4 5 42

PELAKSANAAN KEGIATAN 14. 15. 16. 17. 18. 19.

BAB V

Umum ................................................................................... Sasaran ................................................................................. Prinsip-prinsip........................................................................ Ketentuan Administrasi ........................................................ Evaluasi.................................................................................

ORGANISASI PENYELENGGARA 10. 11. 12. 13.

BAB IV

1 1 1 2

KETENTUAN UMUM PELAKSANAAN 5. 6. 7. 8. 9.

BAB III

Umum ................................................................................... Maksud dan tujuan .............................................................. Ruang Lingkup dan tata urut ................................................ Pengertian..............................................................................

Evaluasi Akhir.....................................................................

65

PENUTUP 25.

Penutup ..............................................................................

66

RAHASIA KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL

Lampiran II Keputusan Danpusdikajen Nomor Kep/ / /2010 Tanggal 2010

PETUNJUK UMUM ( Khusus untuk tenaga pendidik )

1.

Mata Pelajaran

: Pengurusan Arsip.

Untuk Jenis/Macam Pendidikan : Diksarcab Ajen. 2.

3.

4.

Jumlah Jam Pelajaran

: 15 Jam Pelajaran.

a.

Teori

:

6 Jam Pelajaran.

b.

Praktek siang

:

8 Jam Pelajaran.

c.

Praktek malam

:

-

d.

Ujian teori

:

1 Jam Pelajaran.

Isi Pelajaran : a.

Pendahuluan.

b.

Ketentuan umum pelaksanaan.

c.

Organisasi penyelenggara.

d.

Pelaksanaan kegiatan.

e.

Pengawasan dan pengendalian.

f.

Penutup.

g.

Evaluasi.

Tujuan pelajaran

:

a. Tujuan Kurikuler. Agar Perwira Siswa mengetahui ttg pengurusan arsip & dapat melaksanakan pengurusan arsip secara terbatas. b.

Tujuan Instruksional. 1)

Pendahuluan (25 Menit). a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui maksud dan tujuan diberikannya pelajaran pengurusan arsip.

RAHASIA

2

b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat secara terbatas menjelaskan maksud dan tujuan diberikan pelajaran pengurusan arsip serta menunjukkan antusias/minat dalam menerima pelajaran. 2)

Ketentuan umum pelaksanaan. ( 2 JP). a) Tujuan instruksional umum. tentang sasaran, prinsip-prinsip kearsipan.

Agar Pasis dan ketentuan

mengetahui administrasi

b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat secara terbatas menjelaskan tentang sasaran, prinsip-prinsip dan ketentuan administrasi dengan baik dan benar. 3)

Organisasi penyelenggara kearsipan ( 1 JP). a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang organisasi penyelenggara kearsipan, tugas dan tanggung jawab Balakar TK I, TK II, dan TK III. b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat secara terbatas menjelaskan tentang organisasi penyelenggara kearsipan, tugas dan tanggung jawab Balakar TK I, TK II, dan TK III.dengan baik dan benar.

4)

Pelaksanaan kegiatan. ( 1 JP). a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang kegiatan pengurusan arsip unit kerja, kegiatan pengurusan arsip di badan arsip Tk. I, Tk. II dan III. b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat secara terbatas menjelaskan tentang Pelaksanaan kegiatan pengurusan arsip dengan baik dan benar.

5)

Pengawasan/pengendalian pengurusan arsip ( 1 JP). a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang pengawasan/pengendalian pengurusan arsip. b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat secara terbatas menjelaskan tentang pengawasan/pengendalian pengurusan arsip dengan baik dan benar.

6)

Praktek pengurusan arsip a)

Pengurusan arsip di Unit kerja ( 4 JP ). (1) Tujuan instruksional umum. Agar mengerjakan pengurusan arsip di unit kerja.

Pasis

dapat

3 (2) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat mengerjakan pelaksanaan pengurusan arsip di unit kerja dengan baik dan benar. b)

Pengurusan arsip di Balakar Tk I ( 4 JP ). (1) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengerjakan pengurusan arsip di Balakar Tk I.

dapat

(2) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat mengerjakan pelaksanaan pengurusan arsip di Balakar Tk I dengan baik dan benar. 7)

Penutup ( 20 Menit). a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengertii pentingnya pelajaran arsip dalam menunjang pelaksanaan tugas. b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menjelaskan tidak mendalam seluruh pelajaran pengurusan arsip yang telah diberikan dengan baik dan benar.

8)

Evaluasi ( 1 JP). a)

Evaluasi teori. (1) Tujuan instruksional umum. Agar tingkat pemahaman dan kemampuan Pasis dapat diukur/diketahui sesuai pelajaran pengurusan arsip yang telah diberikan. (2) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menjawab pertanyaan dan dapat melaksanakan tugas praktek pengurusan arsip dengan baik dan benar.

b) Evaluasi praktek ( dilaksanakan bersamaan dengan pelajaran praktek ). (1) Tujuan instruksional umum. Agar tingkat keterampilan Pasis dapat diukur/diketahui sesuai pelajaran pengurusan arsip yang telah diberikan. (2) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat melaksanakan pengurusan arsip dengan baik dan benar.

4

5.

Metode.

6.

a.

Metode utama

:

b.

Metode penunjang :

Ceramah dan Aplikasi. Tanya jawab dan Pemberian tugas.

Alins/Alongins.

7.

a.

LCD

b.

Laptop

c.

White Board

d.

Spidol

e.

Laser Point

Proses Belajar Mengajar. KEGIATAN

NO. 1 1.

GADIK 2

SERDIK 3

Pendahuluan. - Menjelaskan secara umum tentang - Memperhatikan, mendengarkan dan maksud & tujuan diberikannya pelajaran mencatat hal–hal yang penting. pengurusan arsip.

2.

Ketentuan umum pelaksanaan. a. Menjelaskan secara rinci tentang sasaran, prinsip-prinsip dan ketentuan administrasi kearsipan.

a. Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat hal-hal yang penting.

b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. Menjawab pertanyaan dan mengterhadap pelajaran yang diberikan ajukan pertanyaan dari dan kepada dengan melemparkan pertanyaan dan Gadik. menjawab pertanyaan ke/dari Pasis. 3.

Organisasi penyelenggara arsip a. Menjelaskan secara rinci ttg a. Memperhatikan, mendengarkan dan organisasi penyelenggara arsip, tugas mencatat hal-hal yang penting. dan tanggung jawab sasaran, prinsipprinsip dan ketentuan administrasi.

b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. Menjawab pertanyaan dan mengterhadap pelajaran yang diberikan ajukan pertanyaan dari dan kepada dengan melemparkan pertanyaan dan Gadik. menjawab pertanyaan ke/dari Pasis.

5 1 4.

2 Pelaksanaan kegiatan.

3

a. Menjelaskan secara rinci tentang a. Memperhatikan, mendengarkan dan kegiatan pengurusan arsip unit kerja, mencatat hal-hal yang penting. kegiatan pengurusan arsip di badan arsip Tk. I, Tk. II dan Tk. III. b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. Menjawab pertanyaan dan mengterhadap pelajaran yg diberikan dg ajukan pertanyaan dari dan kepada melem-parkan pertanyaan & menjawab Gadik. pertanyaan ke/dari Pasis.

5.

Pengawasan dan pengendalian. a. Menjelaskan secara rinci tentang a. Memperhatikan, mendengarkan dan pengawasan dan pengendalian. mencatat hal-hal yang penting. b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. Menjawab pertanyaan dan mengterhadap pelajaran yg diberikan dg ajukan pertanyaan dari dan kepada melem-parkan pertanyaan & menjawab Gadik. pertanyaan ke/dari Pasis.

6.

Praktek. a. Memberikan penugasan, mengor- a. Mengerjakan praktek Tuldis sesuai ganisir, arahan, bimbingan dan tuntunan tugas/arahan dari Gadik kepada Pasis. b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi praktek terhadap pelajaran yang diberikan dengan melemparkan pertanyaan dan menjawab pertanyaan ke/dari Pasis.

5.

b. Memperhatikan, mendengarkan dan menjawab pertanyaan serta mengajukan pertanyaan dari dan kepada Gadik

Penutup. a. Memberikan kesimpulan/rangkuman a. Memperhatikan, mendengarkan dan dan penekanan terhadap seluruh materi mencatat hal-hal yang penting. pelajaran yang diberikan. b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. Menjawab pertanyaan dan mengterhadap akhir pelajaran yang diberikan ajukan pertanyaan dari dan kepada dengan melemparkan pertanyaan dan Gadik. menjawab pertanyaan ke/dari Pasis.

RAHASIA 6 1 6.

2

3

Evaluasi. a. Menyusun bahan ujian yang diketahui a. Mengikuti ujian sesuai jadwal dan oleh Kadep terkait dan dalam tepat yang telah ditentukan. pelaksanaan ujian sebagai pengawas ujian. b. Menyerahkan bahan evaluasi ujian b. Menyerahkan bahan evaluasi ujian kepada Kasiopsdik dan mengoreksi/ kepada pengawas ujian. menilai hasil ujian Pasis.

8. Kualifikasi Tenaga Pendidik. Gumil minimal golongan VIII maksimal golongan V yang sudah berkualifikasi Susgadik / Susgumil dan menguasai materi Pengurusan Arsip. 9.

Referensi. a. Peraturan Kasad Nomor Perkasad/1/VII/2007 tanggal 5 Juli 2007 tentang Buku Petunjuk Administrasi Tulisan Dinas di lingkungan Angkatan Darat. b. Surat Keputusan Kasad Nomor Skep/579/XII/2005 tanggal 30 Desember 2005 tentang Buku Petunjuk Administrasi pengurusan arsip di lingkungan Angkatan Darat.

10.

Lain – lain. a.

Naskah Departemen ini disusun untuk kepentingan Lembaga Pendidikan.

b. Untuk kepentingan Pasis dapat diproduksi Lembaga Pendidikan tanpa Petunjuk Umum dan Evaluasi tiap Bab serta Evaluasi Akhir Pelajaran.

Komandan Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal

Didik Hartanto, S.IP. Kolonel Caj NRP 28879

RAHASIA