BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap organisasi dewasa ini pasti selalu melakukan kegiatan yang menghasilkan arsip. Arsip itulah yang sering menjadi momok permasalahan ketika kita tidak bisa mengolahnya. Arsip akan terus bertambah dan bertambah seiring berjalannya ruang lingkup kegiatan administrasi suatu organisasi itu dan dinamika kehidupan kebangsaan yang selalu meningkat. Pengolahan arsip sangat penting perananya bagi suatu instansi pemerintahan maupun swasta karena arsip sebagai sumber informasi dan pusat ingatan yang dapat digunakan untuk bahan penelitian dan pengambilan keputusan. Selain itu arsip juga berfungsi sebagai alat bantu untuk pengingat dalam kegiatan administrasi, hukum dan kepentingankepentingan pembuktian yang otentik, serta untuk kepentingan perencanaan kegiatan instansi yang bersangkutan. Pengelolaan arsip yang baik akan mempengaruhi kelancaran dalam penyelenggaraan kearsipan mulai dari tahap penciptaan sampai tahap pelestarian. Menurut UU No 43 tahun 2009, yang dimaksud arsip adalah : Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
1
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
Dalam kegiatan penyelenggaraan kearsipan pastinya akan terlaksana dengan baik apabila semua fasilitasnya terpenuhi, karena fasilitas yang dibutuhkan sangat mendukung kegiatan tersebut. Ada beberapa fasilitas yang penting
peranannya
baik
sarana
maupun
prasarana,
termasuk
gedung
penyimpanan arsip atau records center. Records center adalah gedung atau ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat, serta mengelola arsip inaktif.2 Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti yang dikemukakan diatas maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna. Menurut jenisnya arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan
pada
umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Kalau arsip statis sudah tidak dipergunakan lagi untuk perencanaan
pelaksanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan
pada
umumnya, maupun penyelenggaran administrasi sehari-hari, arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.
2
Keputusan Kepala ANRI Nomor 03 tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip dinamis dilihat dari kegunaanya dibedakan atas : a. Arsip Aktif b. Arsip inaktif Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dan terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. Sedangkan yang dimaksud arsip inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip atau unit kearsipan.3 Melalui pemilahan atau penyortiran arsip dinamis dipisahkan, dipilih mana yang arsip aktif dan mana yang arsip inaktif. Arsip aktif masih pada unit pengolah (central file) sedangkan yang arsip inaktif di pindahkan ke unit penyimpanan (records center) untuk diolah lebih lanjut. Sekarang ini banyak terjadi, terutama pada lembaga kearsipankhususnya tingkat daerah yang belum memberikan perhatianya terhadap records center. Mereka menganggap arsip itu masih barang sepele, yang fungsi serta kegunaanya tidak begitu penting, sehingga tidak jarang arsip-arsip yang berada dipusat arsip (records center) tertumpuk dan bercampur menjadi satu. Itu semua tidak menutup kemungkinan arsip dapat mengalami kerusakan bagi arsip fisiknya. Records Center sangat berperan dalam pengelolaan arsip inaktif. Apabila pengelolaan records center belum maksimal dalam suatu instansi maka akan terjadi penumpukan arsip yang menimbulkan ketidakefisienan, baik dari segi waktu, biaya maupun tenaga sehingga akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip 3
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : PT. Bumi Aksara, 2012), hlm. 4.
yang dibutuhkan. Oleh karena itu pengelolaan arsip aktif yang sudah menjadi arsip inaktif harus dikelola dengan baik di dalam records center. Lembaga kearsipan dibagi menjadi empat tingkat diantaranya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai pusat jaringan nasional, lembaga kearsipan tingkat provinsi, lembaga kearsipan tingkat kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan.4 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten merupakan lembaga kearsipan tingkat kota yang menangani arsip inaktif dan statis beberapa instansi yang termasuk dalam SKPD (satuan kerja perangkat daerah) kota klaten diserahkan ke unit kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten. semua arsip yang diserahkan dari instansi lain dan yang dikelola sangat banyak sehingga menyebabkan pengelolaan arsip inaktif tidak berjalan dengan baik. Faktor lain yang menghambat pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan records center kurang maksimal disebabkan tidak memadainya sumber daya manusia pengelola kearsipan yang belum cukup menguasai standar dan sistem materi kearsipan sehingga tidak dapat melaksanakan kinerja yang diharapkan. Dengan melihat kondisi pengelolaan records center Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten, maka perlu adanya inisiatif para pimpinan unit kerja/pimpinan instansi pemerintah/SKPD dan staf pengelola kearsipan untuk melaksanakan pengelolaan records center yang lebih baik dan sesuai dengan standar yang berlaku.
4
Undang-undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 16 ayat 2.
Dari latar belakang yang dipaparkan maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem pengelolaan records center di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten ? 2. Bagaimana pengolahan arsip inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten? 3. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan untuk mendukung pengelolaan records centre ?
B. Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja Lapangan Tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah, pertama untuk mengetahui sistem pengelolaan records center di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten. Kedua, untuk mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang mendukung pengelolaan records centre. Ketiga, untuk mengetahui apakah standarisasi gedung records centre sudah maksimal serta memenuhi standar yang diberlakukan ANRI tentang standar minimal gedung dan ruang simpan arsip inaktif. Adapun beberapa manfaat dalam melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yaitu, dapat mengetahui sistem pengelolaan records centre di sebuah instansi, dan dapat mengetahui sarana dan prsarana apa saja yang harus ada di records centre.
C. Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data, kegiatan yang perlu dilakukan untuk mendapatkan informasi yang terbaru dan data yang faktual serta relevan denagn tema yang dipilih baik secara langsung maupun tidak langsung melalui metode wawancara, observasi, dan studi pustaka.
1. Wawancara (Interview) Metode ini dilakukan dengan tanya jawab dengan narasumber Ibu Sumiyati Kepala Sub. Bagian Pelayanan Arsip mengenai seputar informasi yang menyangkut hal Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah maupun pengelolaan records center yang ada di dalamnya. Wawancara ini dilakukan di ruang Kepala Sub. Bagian Pelayanan Arsip pada
tanggal 10 maret 2014. Metode ini akan susah
dilakukan apabila orang/ narasumber tersebut bersifat tertutup, situasi dan kondisi juga berpengaruh dalam proses wawancara ini, oleh karena itu proses wawancara harus dilakukan pada waktu yang tepat, agar wawancara dapat berjalan dengan lancar, sehingga informasi yang diharapkan dapat terpenuhi. 2. Observasi - Partisipasi Metode observasi yang dilakukan penulis adalah dengan memantau dan mengamati secara langsung keadaan pengelolaan records center yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten apakah sudah sesuai dengan teori yang dipelajari
di bangku kuliah dan apakah sudah sesuai dengan standar pedoman yang telah ditetapkan. Metode ini dilakukan pada saat awal ingin melaksanakan Praktik Kerja Lapangan berlangsung kira-kira tanggal 4 Februari 2014. 3. Studi Pustaka Studi pustaka yang dimaksud disini adalah suatu metode yang isinya berupa kumpulan bahan pustaka yang fungsinya sebagai referensi penunjang proses penulisan tugas akhir. Metode ini dilakukan dengan dengan caramembaca daftar pustaka kira-kira adakah judul yang berhubungan dengan tema penulisan tugas akhir ini.
D. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang penelitian tentang Pengelolaan Records Centre di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten, maka perlu ditinjau beberapa bahan pustaka yang dipilih dan yang paling relevan dengan topik. Beberapa literatur yang digunakan dalam penelitian ini antara lain adalah buku Manajemen Kearsipan karangan Basir Barthos terbitan Bumi Aksara tahun 2012 Ed.1 Cetakan ke-8. Buku ini penulis dapatkan dari Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada.Basir Barthos menjelaskan standar ruangan untuk penyimpanan arsip, bahwa menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syarat.Pergunakanlah
rak
logam
daripada
menggunakan
almari
yang
tertutup.Ukuran antara rak yang terbawah dengan lantai sekitar enam inci, karena
hal ini akanmemudahkan udara bergerak dengan bebas, disamping itu pula untuk memudahkan membersihkan lantai di bawah rak tersebut.Apabila terpaksa harus menggunakan almari besi yang tertutup, susunlah arsip-arsip agak merenggang, jangan terlalu rapat.Almari harus sering dibuka serta diperiksa untuk melihat kalau-kalau kertas ditumbuhi cendawan atau serangga. Selain menerangkan tentang cara menyimpan arsip yang benar buku ini juga menjabarkan mengenai nilai kegunaan dari arsip.
Buku yang kedua adalah buku yang disusun oleh Betty R.Ricks (et.al.) yang berjudul Information and Image Managamen 3
rd
Edition, pada bagian 4 bab
10 buku itu membahas mengenai pengelolaan arsip inaktif. Pengolahan arsip inaktif ini menitik beratkan pada pemanfaatan records center sebagai ruang simpan arsip inaktif. Selain hal tersebut, pada bab 10 juga dijelaskan tentang fasilitas dari records center dan lokasinya, mengingat arsip inaktif walaupun frekuensi penggunanya menurun tetapi masih bisa digunakan bagi kepentingan organisasi. Dalam buku ini dituliskan bahwa sebaiknya koordinator dan petugas arsip sedari dini telah mempersiapkan dan menegelompokkan arsip yang nantinya akan bernilai penting dan akan beralih dari aktif
menjadi inaktif dari segi
informasinya bagi organisasi. Selain mengulas dari segi petugas arsipnya bab 10 juga membahas mengenai lokasi penyimpanan yang dibagi menjadi tiga yaitu Onsite, Offsite dan Commercial Records Center. Buku ini penulis dapatkan dari bahan pustaka program studi kearsipan, dengan cara mengcopy-nya.
Buku yang ketiga adalah buku yang diterbitkan oleh Gower Publishing Company yang berjudul Records Management Handbook. Buku yang ditulis oleh Ira A. Penn dan rekan – rekanya menjabarkan mengenai pengelolaan records center pada bagian 4 tentang Penilaian, Penjadwalan, dan Penyimpanan yang dibahas dalam bab 13 yaitu penyimpanan arsip. Untuk memelihara arsip ada dua kunci pokok yang harus diperhatikan bila ingin menyimpan arsip secara mandiri, yaitu keamanan dan biaya. Jadi untuk melakukan penyimpanan arsip sebaiknya mempertimbangkan keamanan dan biaya , mengingat dua hal tersebut sangat riskan bagi kehidupan organisasi bilamana organisasi sedang dalam masalah. E. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pemahaman yang menyeluruh dari laporan yang berjudul “Pengelolaan Records Center di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten” ini, laporan ini telah dibagi ke dalam empat bab yang menjelaskan permasalahan yang berbeda-beda tetapi semua terjalin dalam satu tema yang utuh, Bab pertama menjelaskan latar belakang, ketertarikan penulis dalam pemilihan tema dan instansi yang berisi tentang tujuan dan manfaat pelaksanaan PKL. Menjelaskan metode pengumpulan data yang digunakan penulis untuk menyusun laporan ini yang meliputi, observasi, wawancara dan studi pustaka.Selain itu menjelaskan tujuan dari penyusunan tugas akhir yang dipaparkan juga oleh penulis untuk membantu terselesaikanya tugas akhir ini. Bab kedua menjelaskan tentang profil instansi, sejarah singkat Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten. Dalam bab ini juga dijelaskan
mengenai visi dan misi instansi serta tugas pokok dan fungsi dari instansi. Pengorganisasian arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten-pun juga dijelaskan di akhir bab dua ini. Adapun bab ketiga menjelaskan tentang pengolahan arsip inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Klaten dan gambaran pengelolaan records center, akses arsip, bagaimanakah records center yang ideal untuk pemeliharaan arsip, penataan yang dibutuhkan, serta sarana dan prasarana. Bab keempat berisi tentang kesimpulan dari tugas akhir yang berjudul pengelolaan records center di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten, serta kritik dan saran untuk instansi tempat dilaksanakanya kegiatan PKL.
