48
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan Arsip vital yang terdapat di seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta merupakan arsip peta gambar situasi dan gambar ukur, dapat dikatakan sebagai arsip vital dikarenakan arsip tersebut dikategorikan sebagai arsip aset, arsip yang harus dijaga dan dilindungi keamanannya agar informasi maupun fisik arsipnya tidak hilang atau rusak. Pada kenyataannya seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta belum melakukan perlindungan dan pengamanan arsip peta gambar situasi dan gambar ukur secara baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada, meskipun sudah ada upaya-upaya perlindungan dan pengamanan terhadap arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur. Seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta belum melakukan prosedur perlindungan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur secara baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan, akan tetapi sudah ada upaya-upaya perlindungan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur yakni dengan metode duplikat, baik itu dengan extra copy maupun reproduksi. Selain upaya perlindungan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur, seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta melakukan upaya lainnya dengan menyimpan soft file arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur dalam bentuk
49
CD/DVD. Sebelum di simpan dalam bentuk CD/DVD, arsip vital peta gambar situasi dan gambar situasi yang asli terlebih dahulu di scan dengan mesin scan sehingga berbentuk soft file yang kemudian akan disave dalam bentuk CD/DVD. Penyimpanan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur ke dalam bentuk CD/DVD bertujuan untuk memback up arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur yang asli dalam bentuk kertas. Seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta belum melaksanakan manajemen yang baik dalam melakukan perlindungan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukurnya, tanpa adanya manajemen yang baik dan benar, upaya-upaya perlindungan dengan metode duplikat dan dengan media simpan CD/DVD dikemudian hari akan sia-sia apabila tidak ada pengelolaan dan pemeliharaan arsip vital dan sulitnya melakukan temu kembali arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur yang dikarenakan terjadi pergantian petugas/pegawai yang bertanggung jawab atas arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur yang ada di seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta. Seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta belum melakukan tindakan pengamanan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur sesuai dengan standar yang ada. Arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta disimpan pada lemari laci horizontal. Kondisi ruang penyimpanan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur masih menjadi satu dengan ruang kerja pegawai, sehingga rawannya
50
tindakan pencurian arsip vital dari segi fisik maupun informasinya karena ditempat penyimpanan arsip vital peta gambar situasi dan peta gambar ukur terdapat kegiatan lalu lalang para pegawai, baik itu para pegawai yang berkepentingan maupun pegawai yang tidak berkepentingan. Belum adanya prosedur akses dan peminjaman yang sesuai dengan standar pengamanan arsip vital mengakibatkan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur di seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta rentan terjadinya kebocoran informasi maupun hilangnya arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur. Pada intinya perlindungan dan pengamanan terhadap arsip vital di seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta belum terlaksana dengan baik. Meskipun sudah adanya upaya-upaya perlindungan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur dengan metode duplikat dan pengamanan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur dengan menggunakan lemari laci horizontal. Untuk kedepannya diharapkan pihak Kanwil BPN D.I. Yogyakarta telah dapat melaksanakan perlindungan dan pengamanan arsip vital dengan baik dan maksimal yang sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
B. Saran Berdasarkan Praktik Kerja Lapangan yang telah dilakukan bahwa seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta dirasakan perlu penanganan arsip vital peta gambar situasi dan
51
gambar ukur dengan baik guna melaksanakan perlindungan dan pengamanan arsip vital yang sesuai dengan kaidah yang berlaku (ruang simpan arsip yang terpisah dengan ruang pegawai, sarana prasarana simpan arsip yang baik, pengamanan informasi arsip yang memadai), dengan cara menugaskan tenaga kerja yang terampil dan paham tentang kearsipan. Mengingat seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta belum memiliki tenaga kerja khusus dibidang kearsipan, maka disarankan agar mempekerjakan tenaga yang khusus dibidang kearsipan agar terlaksananya perlindungan dan pengamanan arsip vital secara baik dan maksimal sesuai dengan kaidah yang berlaku. Untuk melaksanakan manajemen arsip vital yang baik dan sesuai dengan kaidah yang berlaku, di seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik BPN D.I. Yogyakarta perlu adanya pengelolaan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur yang sesuai dengan kaidah kearsipan, baik itu untuk arsip asli maupun duplikat, perlu dibuat daftar arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur untuk arsip aslinya maupun yang duplikat, untuk pengendalian dan pengawasan arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur, seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta hendaknya membuat daftar induk arsip vital yang setidaknya memuat no induk, judul arsip, alasan perlindungan, jumlah arsip, umur simpan arsip, tahun, metode, sarana simpan, lokasi simpan (asli, duplikat), pemindahan (tanggal, frekwensi), petugas penyimpan (asli, duplikat), bentuk arsip (asli, duplikat), tanggal duplikat dibuat, keterangan atau kondisi arsip. Selain itu, pihak seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta
52
hendaknya juga menerapkan prosedur akses dan prosedur peminjaman pada arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur, serta membuat manual rekontruksi arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur guna mengantisipasi apabila dikemudian hari terjadi bencana yang menimpa arsip vital peta gambar situasi dan gambar ukur seksi pengukuran dan pemetaan dasar dan seksi pemetaan tematik Kanwil BPN D.I. Yogyakarta.
