INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP NOMOR POB: 05/UA/2014
Uraian
Nama Jabatan
Tanda Tangan
Tanggal
Disusun oleh
Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip
1 Oktober 2014
Diperiksa oleh
Kabid Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan
13 Oktober 2014
Disahkan oleh
Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor
1 Desember 2014
Status Dokumen
Terkendali / Tidak Terkendali
No. Distribusi
Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
pengendali
Hal 1 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
: POB05/UA/2014
Tanggal berlaku Nomor Revisi
: 1 Desember 2014 : 00
FRM/UA/2014 1 Desember 2014 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal
Catatan Perubahan
Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
Alasan Perubahan
izin
pengendali
Hal 2 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB05/UA/2014 : 1 Desember 2014 : 00
1. Tujuan Mengatur proses akuisisi Arsip dari unit kerja (unit pengolah) ke Unit Arsip IPB untuk menjamin keselamatan arsip
yang bernilai guna sejarah dan
dipermanenkan. 2. Ruang Lingkup Akuisisi Arsip dari Unit Kerja (unit pengolah) ke Arsip Perguruan Tinggi IPB yang terdiri atas semua arsip (tercetak dan media baru). 3. Istilah / Definisi (1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (2). Akuisisi Arsip adalah proses penambahan khasanah arsip IPB dengan cara menerima dan atau mengumpulkan arsip statis dari unit kerja (unit pengolah) arsip di lingkungan IPB, civitas akademika, perorangan, atau institusi lain yang menyimpan dan / atau memiliki arsip statis yang terkait dengan IPB. (3). Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai
guna
kesejarahan,
telah
habis
retensinya,
dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. (4). Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya; Di IPB disebut sebagai Unit Kerja. Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
pengendali
Hal 3 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
: POB05/UA/2014 : 1 Desember 2014 : 00
(5). DPA adalah Daftar Pencarian Arsip. (6). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi
perguruan
tinggi,
baik
negeri
maupun
swasta
yang
melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguran tinggi. 4. Referensi / Acuan (1). Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. (2). PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. (3). Perka ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi (4). Peraturan Rektor IPB Nomor 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan Institut Pertanian Bogor. (5). Peraturan Rektor IPB Nomor 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Institut Pertanian Bogor (6). Modul Akuisisi Arsip, Pusdiklat ANRI Tahun 2008 5. Ketentuan Umum (1). Proses akuisisi arsip inaktif dan arsip statis yang bernilai guna di IPB dapat dilakukan atas dasar permintaan dari unit kerja yang bersangkutan dan atau atas inisiatif dari Unit Arsip IPB. (2). Arsip yang diakuisisi adalah arsip inaktif yang berumur > 10 tahun dan arsip statis, berupa tekstual , audio visual (video), audio (Kaset), foto, gambar arsitektur, kartografi (blue print, peta). (3). Jenis arsip tekstual yang diakuisisi : Peraturan, SK, MoU, Skripsi, Tesis, Disertasi. (4). Jenis arsip yang diakuisisi bentuk audio visual : Video, kaset, dan foto. (5). Jenis arsip yang diakuisisi bentuk gambar : kartografi (blue print, peta) , gambar arsitektur. Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
pengendali
Hal 4 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
: POB05/UA/2014
Tanggal berlaku Nomor Revisi
: 1 Desember 2014 : 00
(6). Yang termasuk arsip statis antara lain : a. Arsip yang berisi pembentukan lembaga/organisasi dan tata kerja (bagaimana lembaga diciptakan, dikembangkan, diubah dan diatur). b. Arsip
yang
berisi
tentang
kerjasama/kontrak,
perjanjian
yang
berhubungan dengan IPB yang mempunyai akibat yuridis, umum dan berlaku terus menerus. c. Arsip yang berisi tentang kebijakan/petunjuk/Surat Keputusan Rektor/ Peraturan Rektor IPB/Surat Keputusan Dekan d. Arsip yang berisi tentang usaha-usaha komersial IPB. e. Arsip yang berisi tentang perencanaan dan program pelaksanaan. f. Arsip yang berisi tentang tokoh nasional yang berasal dari IPB, Pejabat Eselon I dan II, Pegawai Negeri Sipil Golongan IV/a sampai dengan IV/e di lingkungan IPB. g. Arsip yang berisi tentang peristiwa penting yang menonjol yang berkaitan dengan IPB. h. Arsip yang berisi tentang prestasi intelektual antara lain : hasil penelitian, disertasi, pidato pengukuhan, pidato Dies Natalis dan lainlain.
Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
pengendali
Hal 5 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB05/UA/2014 : 1 Desember 2014 : 00
6.1. Rincian Prosedur Flowchart
Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
pengendali
Hal 6 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
Tanggal berlaku Nomor Revisi
pengendali
: POB05/UA/2014 : 1 Desember 2014 : 00
Hal 7 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB05/UA/2014 : 1 Desember 2014 : 00
6.2. Penjelasan Kegiatan 1 Pimpinan Unit Kerja mengirim surat permohonan kepada Kepala Unit Arsip IPB untuk melakukan akuisisi arsip, atau Kepala Unit Arsip mengirim surat kepada Pimpinan Unit Kerja memberitahukan bahwa akan diadakan kegiatan akuisisi arsip di unit kerja tersebut.
Kegiatan 2 Kepala Unit Arsip membentuk Tim Akuisisi arsip yang dikoordinir oleh Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip IPB untuk melakukan akuisisi arsip tersebut.
Kegiatan 3 Tim akuisisi arsip melakukan survey ke unit kerja yang ditunjuk, untuk melihat keadaan arsip dan menentukan waktu akuisisi.
Kegiatan 4 Tim akuisisi arsip melakukan akuisisi arsip pada waktu yang telah disepakati.
Kegiatan 5 Tim akuisisi Arsip menyeleksi arsip berdasarkan tahun dan klasifikasi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku di IPB.
Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
pengendali
Hal 8 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB05/UA/2014 : 1 Desember 2014 : 00
Kegiatan 6 Tim akuisisi arsip membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan ke Unit Arsip IPB, kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip.
Kegiatan 7 Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip membuat Berita Acara Penyerahan Arsip , yang ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja dan Kepala Unit Arsip.
Kegiatan 8 Berita Acara Penyerahan Arsip ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja yang menyerahkan arsip dan Kepala Unit Arsip IPB.
Kegiatan 9 Arsip inaktif dan arsip statis yang sudah diolah dibuat databasenya. Kemudian disimpan didalam boks arsip dan diletakkan di rak arsip yang sudah disiapkan untuk dilayankan kepada yang berkepentingan.
6. Daftar Dokumen Pendukung (1). Daftar Arsip yang Dipindahkan (2). Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
pengendali
Hal 9 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode
: POB05/UA/2014
Tanggal berlaku Nomor Revisi
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
: 1 Desember 2014 : 00
7. Lampiran Formulir/Format Contoh Daftar Arsip yang Dipindahkan
No.
Series Arsip & Deskripsi
A.
KEPEGAWAIAN
1.
Personal File yang
Tahun
Jumlah
Kondisi
Nomor / Lokasi
Keterangan
2000 - 2004
3 Boks
Baik
Boks 1-3
Arsip kertas
2000 - 2004
2 Boks
Baik
Boks 4-5
Arsip kertas
sudah pensiun gol. IV 2.
Personal File Pimpinan Fakultas
B.
KERJASAMA
1.
MOU
2000 - 2004
2 boks
Baik
Boks 6-7
Arsip kertas
2.
Penandatangan
2000 - 2004
4 Album
Baik
Boks 8
Arsip foto
MOU
Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
pengendali
Hal 10 dari 11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP
Kode
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
AKUISISI ARSIP
: POB05/UA/2014
Tanggal berlaku Nomor Revisi
: 1 Desember 2014 : 00
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif / Statis Oktober 2014
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF / STATIS Pada hari ini …………. tanggal …………… bulan ……………
tahun ……………,
yang bertandatangan di bawah ini : Nama
:
Jabatan
:
NIP.
:
Unit Kerja
:
Dalam hal ini bertindak atas nama
………………………. Untuk selanjutnya
disebut sebagai pihak I. Nama
:
Jabatan
:
NIP.
:
Unit Kerja
:
Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Arsip IPB. Untuk selanjutnya disebut sebagai pihak II. Pihak I menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip terlampir kepada pihak ke II untuk disimpan di Arsip IPB. Yang menerima,
Yang menyerahkan,
Pihak II
Pihak I
………………….
……………………….
Kepala Unit Arsip IPB
Unit Kerja
Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB
tanpa
izin
pengendali
Hal 11 dari 11