INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP ALIH MEDIA ARSIP

INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

ALIH MEDIA ARSIP NOMOR POB: 06/UA/2014

Uraian

Nama Jabatan

Tanda Tangan

Tanggal

Disusun oleh

Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip

1 Oktober 2014

Diperiksa oleh

Kabid Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan

13 Oktober 2014

Disahkan oleh

Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor

1 Desember 2014

Status Dokumen

Terkendali / Tidak Terkendali

No. Distribusi

Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB

tanpa

izin

pengendali

Hal 1 dari 10


Kode


ALIH MEDIA ARSIP

Tanggal berlaku Nomor Revisi

: POB06/UA/2014. : 1 Desember 2014

: 00

FRM/UA/2014 Desember 2014 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal

Catatan Perubahan


tanpa

Alasan Perubahan

izin

pengendali

Hal 2 dari 10


: POB06/UA/2014.

Kode


ALIH MEDIA ARSIP


: 1 Desember 2014

: 00

1. Tujuan Mengatur proses alih media arsip di Unit Arsip IPB untuk tercapainya tertib administrasi arsip, memudahkan temu balik arsip, efisiensi ruang simpan, dan melindungi arsip tekstual dan media baru dari kerusakan dan bencana. 2. Ruang Lingkup Pelaksanaan proses alih media

arsip mulai dari seleksi arsip yang akan

dialihmediakan sampai dengan penyusunan arsip, diutamakan arsip vital dan arsip statis yang ada di IPB. Bentuk-bentuk arsip yang dialihmediakan ke digital adalah : a. Video analog b. Audio analog c. Tekstual d. Foto / gambar e. Kartografi f. Peta 3. Istilah / Definisi (1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (2). Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. (3). Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki

nilai

guna

kesejarahan,

telah

habis

retensinya,

dan

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara Dilarang memperbanyak dokumen ini dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB

tanpa

izin

pengendali

Hal 3 dari 10


Kode


ALIH MEDIA ARSIP


: POB06/UA/2014. : 1 Desember 2014

: 00

langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan. (4). Alih media arsip adalah proses kegiatan merubah arsip tekstual menjadi arsip media baru (arsip digital). 4. Referensi (1). Undang-Undang nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. (2). Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. (3). Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009. (4). Surat Keputusan Rektor IPB nomor 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan Institut Pertanian Bogor. 5. Ketentuan Umum (1). Merujuk ke UU No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan Bab III Pasal 12, 13, 14, dan 16 (2). Merujuk ke UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 59 ayat 1 dan 2 (3). Merujuk ke UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 60 ayat 1, 2, 3 dan 4 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart


tanpa

izin

pengendali

Hal 4 dari 10


: POB06/UA/2014.

Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi


ALIH MEDIA ARSIP

: 1 Desember 2014

: 00

FLOWCHART ALIH MEDIA ARSIP Kabid Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan

Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip

Arsiparis/Staff

Kepala Unit Arsip

Mulai

1 Seleksi dan Penilaian Arsip berdasarkan JRA dan Klasifikasi Arsip 3 2 Menandatangani Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip

Membuat Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip

5 Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip disimpan

Buka Sistem Database arsip , proses alih media arsip

Berkas yang sudah di scan disimpan di folder/ boks penyimpanan

4

6

12 11 7 Buat tempel label boks arsip inaktif dan statis sesuai tahun dan klasifikasi arsip

Simpan Boks arsip inaktif dan statis di lemari penyimpanan (Roll O’pack)

Membuat Daftar Pencarian Arsip media baru

Memeriksa 10 Daftar Pencarian Arsip media baru dan membuat Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip

Memverifikasi Daftar Pencarian Arsip media baru

Mensahkan Daftar Pencarian Arsip Media baru dan menandatangani Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip

8

13

9


Daftar Pencarian Arsip media baru siap dilayankan

tanpa

izin

pengendali

Hal 5 dari 10


Kode


ALIH MEDIA ARSIP


: POB06/UA/2014. : 1 Desember 2014

: 00

6.2. Penjelasan (1). Arsiparis / Pengelola Arsip menyeleksi / melakukan penilaian arsip yang memiliki nilai guna permanen, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip IPB dan Klasifikasi Arsip. (2). Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip membuat Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip. (3). Kepala Unit Arsip menandatangani Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip. (4). Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip disimpan di Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip sebagai dasar untuk melaksanakan alih media arsip tersebut. (5). Arsiparis / Pengelola Arsip yang ditugaskan berdasarkan Surat Tugas dari Kepala Unit Arsip melakukan alih media arsip berdasarkan daftar arsip yang sudah disetujui oleh Kepala Unit Arsip. (6). Sesudah dialihmediakan arsip aktif yang tekstual dimasukkan kedalam folder, dan arsip statis dan inaktif tekstual ke dalam boks arsip. (7). Buat label dan tempel di boks arsip inaktif dan statis sesuai tahun dan klasifikasi arsip. (8). Simpan boks arsip inaktif dan statis di tempat penyimpanan arsip. (9). Arsiparis/ Pengelola Arsip membuat Daftar Pencarian Arsip media baru. (10) Daftar Pencarian Arsip media baru diserahkan ke Kepala Bidang Akuisisi dan

Pengolahan

Arsip

untuk diperiksa, apabila

ada

kesalahan

dikembalikan kepada arsiparis / pengelola arsip, apabila sudah sesuai maka Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip membuat Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip.


tanpa

izin

pengendali

Hal 6 dari 10


Kode


ALIH MEDIA ARSIP


: POB06/UA/2014. : 1 Desember 2014

: 00

(11) Kepala Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan memverifikasi Daftar Pencarian Arsip media baru. (12) Kepala Unit Arsip mengesahkan Daftar Pencarian Arsip media baru dan menandatangani Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip. (13) Daftar Pencarian Arsip media baru yang sudah disahkan, disimpan di ruang layanan arsip sebagai sarana pencarian arsip. 7. Daftar Dokumen Pendukung 1. Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip 2. Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip

8. Lampiran Formulir Daftar Pencarian Arsip Media Baru


tanpa

izin

pengendali

Hal 7 dari 10


Kode


ALIH MEDIA ARSIP


: POB06/UA/2014. : 1 Desember 2014

: 00

Lampiran Formulir

DAFTAR PENCARIAN ARSIP MEDIA BARU

FRM/UA/62-00 01 Oktober 2014

No

1.

Series / Jenis

Kode

Arsip

Klasifikasi

Personal File

KP

Tahun

2003

Jumlah

Keterangan

Lembar

(Dinamis/Statis)

4

Statis

Bogor,… Kepala Unit Arsip,


tanpa

izin

pengendali

Hal 8 dari 10


Kode


ALIH MEDIA ARSIP


: POB06/UA/2014. : 1 Desember 2014

: 00

BERITA ACARA PERSETUJUAN ALIH MEDIA ARSIP

Pada hari ini .............. tanggal ......................... bulan ...................... tahun .......... yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Jabatan

: ................................................................ : ................................................................

Dalam hal ini bertindak ...............................

untuk

dan

atas

nama

....................................

Berdasarkan Surat Tim Alih Media Arsip Nomor: .......................................... tanggal ................. tentang Arsip Usul Alih Media di ....................................................... dengan ini Saya menyatakan bahwa: 1. Setuju untuk dilakukannya alih media arsip sesuai daftar arsip alih media 2. Proses alih media ini dilaksanakan dari media kertas, foto, audio, video, kaset, kartografi, peta, kedalam bentuk digital dilakukan dengan cara seksama dan harus sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sehingga hasilnya mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan fisik asli masing-masing dokumen tersebut. 3. Daftar arsip alih media baru, merupakan satu kesatuan dan menjadi dasar dari berita acara persetujuan alih media arsip. Demikian Berita Acara Persetujuan Alih Media ini dibuat rangkap tiga dan diketahui oleh pejabat yang berwenang untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Menyetujui Kepala Unit Arsip

Bogor,.......... Kepala Bidang,

.......................................................


...................................

tanpa

izin

pengendali

Hal 9 dari 10


Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi


ALIH MEDIA ARSIP

: POB06/UA/2014. : 1 Desember 2014

: 00

BERITA ACARA LEGALISASI ALIH MEDIA ARSIP

Pada hari ini .............. tanggal ......................... bulan ...................... tahun ......... yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Jabatan

: ............................................................... : ................................................................

Dalam hal ini bertindak ...............................

untuk

dan

atas

nama

....................................

Berdasarkan Surat Tim Alih Media Arsip Nomor: .......................................... tanggal .......................... tentang Arsip Usul Alih Media di ....................................................... dan berdasarkan Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip dengan ini Saya menyatakan bahwa: 1. Telah dilaksanakan proses alih media arsip di ........................ dari media kertas, foto,...... kedalam bentuk digital dilakukan dengan cara seksama dan sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sehingga hasilnya dapat disamakan dengan fisik asli masing-masing dokumen tersebut. 2. Proses alih media ini dilaksanakan oleh tim pelaksana alih media arsip sesuai dengan surat tugas No............................ 3. Daftar arsip alih media baru merupakan satu kesatuan dan menjadi dasar dari berita acara persetujuan alih media arsip ini. Demikian Berita Acara Legalisasi Alih Media ini dibuat rangkap tiga dan diketahui juga oleh pejabat yang berwenang untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Menyetujui, Kepala Unit Arsip

Bogor, Kepala Bidang

.......................................................


.........................................

tanpa

izin

pengendali

Hal 10 dari 10

INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP ALIH MEDIA ARSIP

Recommend Documents