BAB II PENGELOLAAN ARSIP
1. Pengertian Arsip Kearsipan merupakan surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak di lakukan oleh setiap badan usaha baik dalam pemerintahan maupun usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat- surat dan dokumen- dokumen lainya. Kearsipan inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Menurut undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan Pokok Kerarsipan,arsip adalah : 1) Naskah yang dibuat dan di terima oleh lembaga- lembaga negara dan badan pemerintahandalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah. 2) Naskah–naskah yang dibuat dan ditrima oleh badan-badan swasta atau perorangan
dalam bentuk corak apa pun,baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok,dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (SularsoMuiyono:24)
1). Pengertian Arsip Dinamis Menurut Wursanto,IG(1991:103) “Arsip dinamisadalah arsip yang masih digunakan sacara langsung dalam proses penyenggaraan kegiatan adminitrasi dan manajemen, baik di kalangan pemerintah maupun swasta”.Untuk mempelancar kegiatan organisasi diperlukan arsip dinamis atau arsipyang masih di gunakan secara langsung oleh suatu intansi atau lembaga .Sedangakan menurut Wursanto, IG dalam buku kearsipan I(1991:101)arsip dinamis adalah :
4
1) Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan
arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan,pelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumya atau dipergunakaan secara langsung dalam adminitrasi negara. 2) Arsip Nasional RI memberikan defenisi asip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 3) Departemen Pendidikan dan Kebudayan memberikan arsip yang sama dengan pengertian yang di berikan oleh arsip nasional.Didalambuku departemen pendidikan dan kebudayan terdapat pengertian arsip dinamis, adalah berkas yang masi dipergunakan secara langsung dalam perencanaan .pelakasanaa kegiatan pada umumya atau dalam peyelenggaraan ketatausahaan perguruan tinggi. 4) Dalam buku pengurusan surat dan kearsipan
yang dikeluarkan
(Departemen Pendidikan dan Kebudayan,1980) arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam prencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan adminitrasi negara. Dari uraian diatas dapat disimpulkan arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung berbagi keperluan dalam penyusunan rencana dan pengambilan keputusan ,serta pengendalian yang dilakuan oleh suatu intansi lembaga. 2). Pengertian arsip aktif Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih berbeda dalam proses penyelesaian sehingga masih sering digunakaan dalam penyelenggaraan adminitrasi suatu organisasi. Pada umumnya arsip aktif digunakan sedikitnya sekali sebulan pada peraturan pemerintah No.34 Tahun 1971dinyatakan bahwa arsip aktif adalah arsip dinamis yang aktif secara terus- menerus diperlukan dalam penyelenggaraan adminitrasi.
5
3). Pengertian arsip dinamis in- aktif Arsip in-aktif adalah arsip dinamis yang secara tidak langsung dan tidak menerus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan adminitrari sehari-hariserta dikelola oleh pusat arsip.Penertian arsip in-aktif digunakan sekurang –kurangnya sepuluh tahun. 4). Pengertian arsip statis Arsip Statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan administrasi negara. Saat menangani suatu arsip diperlukan sebuah sistem penyusunan khusus sehingga arsip mudah ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan. Arsip juga hadir karena adanya kumpulan surat menyurat yang terjadi karena transaksi tindak tanduk dokumen yang disimpan. Dalam buku kearsipan 1,(Wursanto1991: 26-237) terdapat beberapa kutipan mengenai kutipan pengertian arsip statis sebagai berikut: 1) Undang-undang No 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan
arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan,pelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumya atau dipergunakaan secara langsung dalam adminitrasi negara. 2) Dalam buku pedoman pelayanan tata usaha untukperguruan tinggi di pendidikan dan kebudayaan, diberikan suatu urusan bahwa arsip statis adalah
berkas
yng
tidak
digunakan
secara
langsung
perencanaan,pelaksaan kegiatan untukmenyelenggarakan
untuk
pelayanan
tatausahaan. 3) Dalam buku Dasar- dasar kearsipan,yang dimaksud dengan arsip statis arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaran kehidupan kebangsaan
padaumumya.Dalam buku
6
pengurusan surat dan kearsipan,arsipstatis ialah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan adminitrasi negara. 2. Fungsi arsip Menurut Barthos(2007:11),fungsi arsip dibedakan:Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis, yang tidak diperguakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Dilihat dari pentingnya kegunaan arsip, oleh karena itu arsip dapat juga difungsikan dengan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan,yakni: 1) Arsip sebagai sumber informasi 2) Arsip sebagai sumber pendidikan 3) Arsip sebagai sumber sejarah 4) Arsip sebagai sumber ingatan 5) Arsip sebagai sumber komunikas 6) Arsip sebagai pengambil keputusan 7) Arsip sebagai alat pembuktian(A.W.Widjaya 1990:103) Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh dan terus berkembang sejalan dengan tata kehidupan masyarakat dan pemerintahan sehingga diperlukan pengelolaan yang baik dan benar agar efektif dalam penggunaan nya dan sesuai dengan tujuan arsip tersebut. 3. PeranaanArsip Arsip sangat berperan besar sebagai sumber informasi yang di butuhkan oleh organisasi saat pengambilan keputusan, laporan, analisa, dan pertanggung jawaban pimpinan organisasi. Sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh A.W.Widjaya ( 1990:105) bahwa peranan arsip adalah “ sumber informasi dan
7
sumber dokumentasi, sebagai sumber informasi maka arsip akan membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah, sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi” 4. Tujuan arsip Pengarsipan mempunyai tujuan agar pemilik suatu perusahaan baik negara maupun swasta memiliki landasan dasar maupun bahan pertanggung jawaban dalam setiap keputusan yang telah diambil.Kegiatan yang dilakukan merupakan sebuah wujud kerja kearsipan yang sesuai dengan apa yang diinginkan. Kegiatan pengarsipan memungkinkan untuk dilakukan setiap hari sehingga memberikan kegunaan bagi setiap lembaga swasta maupun pemerintah. 5. Faktor Kearsipan Yang Baik Penggunaan sistim penyimpanan secara tepatSistim penyimpanan arsip adalah suatu angkain tata carayang teratur menurut suatu pedoman tentu untuk menyusun/ menyimpan warkat- warkat hingga bila diperlukan dapat temukan kembalidaritempat penyimpanan setiap benda arsip. Ada beberapa kearsipan yang baik antara lain : 1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System) Sistem abjad berarti metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara alphabetis(kode huruf), atau dengan kata lain disebut Direct Filing System dimana petugas arsip mencari arsip yang diinginkan ke tempat penyimpanan hanya berdasarkan alphabet. Biasanya sistem ini digunakan
untuk
mengelola
arsip
aktif,
dimana
penyusunannya
berdasarkan nama orang, nama lembaga, indstansi, dan perusahaan. Sebuah organisasi profesi pada bidang
Record management bernama
ARMA (the Association of Records Management and Administrators) membuat suatu standar pemberkasan agar terjadi konsistensi dalam penataan berkas, yakni :
8
a) Abjadlah dengan mengatur berkas ke dalam tata urutan unit per unit dan berurutan abjad dalam masing-masing unit. b) Masing-masing unit berkas dalam segmen berkas harus diperhatikan dalam melakukan pemberkasan, hal ini juga mencakup kata depan, kata sambung, dan kata sandang. c) Berkaslah sesuai prinsip “Nothing before something” artinya segmen unit tunggal mendahului unit jamak. d) Dalam mengabjad, abaikan semua tanda baca seperti: titik, koma, tanda sambung, tanda hypen dianggap sebagai satu unit. e) Angka romawi disejajarkan sebelum huruf, semua angka arab mendahului angka romawi. f) Akronim, singkatan dan nama stasiun televisi/radio diberkaskan sebagai satu unit. g) Berkaskanlah pada nama atau gelar yang lazim. h) Standar
tentang
peraturan-peraturan
dimaksud
telah
ada,sehingga setiap organisasi tidak perlu bersusah payah menentukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan, karena hal ini tidak merupan yang mudah. 2. Sistem Pokok Soal (Subject Filing System) Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip dengan menyusun berdasarkan topik permasalahan dari arsip tersebut, lalu mengelompokkan nya menjadi satu subjek dan sub subjek.Seorang arsiparis harus menentukan terlebih dahulu inti topik dari berkas tersebut,kemudian mengelompokkannya menjadi satu pokok soal(subjek), selanjutnya inti topik itu dijadikan sub subjek. Arsiparis harus telah menentukan terlebih dahulu pokok-pokok soal (subjek) apa saja yang biasanya menjadi inti masalah berkas yang akan disimpan.
9
Contoh : Kepegawaian a) Jabatan b) Lamaran c) Pelatihan d) Cuti, dsb. Barthos (2007:45) 3. Sistem Nomor Atau Angka ( Numerical Filing System ) Sistem nomor adalah sistem penyimpana arsip berdasarkan “Nomor” yang terlebih dahulu telah ditetapkan pada berkas arsip sebagai kode.Sistem nomor ini biasanya digunakan organisas yang bergerak pada bidang tertentu yang menginginkan sistem penyimpanan dan temu-balik arsip klien nya berdasarkan angka. Misalnya: nomor anggota, Nomor Induk, Rekening dsb.Menurut Amsyah ( 2001: 105 ) sistem numerik mengenal tiga metode, yakni : a) Consequtive numbering method Yaitu memberi kode arsip dengan nomor berurutan. Nomor dapat diambil dari satu digit( 0, 1, 2, 3, 4, dsb ) atau dua digit ( 00, 10, 20, 30, dsb ), atau labih dari tiga digit. Contoh : 100 Kepegawaian 100.01 Jabatan 100.02 Lamaran 100.03 Pelatihan 100.04 Cuti b) Non Consequtive Numbering Memberikan kode arsip dengan cara yang tidak berurutan, terbagi menjadi :
10
1. Terminal Digit Metode ini biasanya digunakan untuk arsip yang lebih dari lima digit,agar menghindari kesalahan dalam pengarsipan karena keterbatasan sumber daya manusia dan sering terjadi kekeliruan dalam mengingat nomor yang hampir sama. Contoh : 221101 Angka 01 kode laci ( dua digit dari belakang ) Angka 11 kode guide ( dua digit dari tengah ) Angka 22 kode folder ( dua digit pertama ) 2. Middle Digit Perbedaan antara Middle Digit dan Terminal Digit hanyalah pada penentuan nomor laci . Untuk Middle Digit, nomor laci nya diambil dari tengah, nomor guide adalah dua digit di depan dan nomor folder dua digit dari belakang. 3. Nomor berlompat lompat ( Skip Numbering) Cara penyimpanan arsip yang menggunakan penyusunan nomor yang tidak berurutan, berlompat- lompat dan biasanya terdapat jarak untuk setiap nomor. Cara penyimpanan seperti ini biasanya digunakan untuk filr yang berjumlah banyak, karena cara ini dapat mengantisipasi pertambahan arsip. 4. Kode Blok Cara penyimpanan yang memberikan nomor berjarak pada kategori tertentu, setiap divisi, yang menjadi pengenal kategori tersebut. Contoh : Nomor 100-120 digunakan untuk Kepegawaian Nomor 121-141 digunakan untuk Kearsipan, dan sebagainya.
11
5. Kode Kelompok Hampir mirip dengan cara kerja DDC, metode ini juga membentukkesatuan kode yang digunakan untuk topik utama, dan sub-sub bagian nya. Contoh : 22101000 Kepegaiwaian 22101002 Penggajian 22101003 Libur pegawai 22101004 libur cuti hami 22101005 libur ambil cuti 4. Sistem Wilayah atau Daerah Sistem wilayah merupakan suatu sistem yang menyimpan arsip dan mengaturnya berdasarkan tempat atau daerah asal arsip. Hal ini dilakukan agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama, dapat disimpan ditempat yang sama pula. Sistem ini juga disebut sebagai sistem penyimpanan berdasarkan nama tempat. Contoh untuk sistem wilayah atau daerah adalah nama – nama provinsi din indonesia: Daerah Istimewa Aceh Sumatera utara Jawa Tengah Bali Daerah Istimewa Yogjakarta 5. Sistem Tanggal ( Chronological Filling System ) Sistem ini digunakan untuk menyimpan bahan – bahan yang Sistem Tanggal ( Chronological Filling System ). Sistem ini digunakan
12
untuk menyimpan bahan – bahan yang disusun berdasarkan kapan surat itu diterima atau saat surat itu dikeluarkan tanpa melihat masalah atau perihal dari surat tersebut.Biasanya arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun. Apabila kegiatan dari organisasi tersebut sudah mencakup banyak hal,maka disarankan agar mencari sistem penyimpanan yang lain yang dianggap sesuai karena sistem ini, hanya digunakan untuk organisasi yang memiliki topik kegiatan yang sama atau sedikit sama sekalidisusun berdasarkan kapan surat itu diterima atau saat surat itu dikeluarkan
tanpa
melihat
masalah
atau
perihal
dari
surat
tersebut.Biasanya arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun. Apabila kegiatan dari organisasi tersebut sudah mencakup banyak hal,maka disarankan agar mencari sistem penyimpanan yang lain yang dianggap sesuai karena sistem ini, hanya digunakan untuk organisasi yang memiliki topik kegiatan yang sama atau sedikit sama sekali. 6. Penyimpanan Arsip(Sroeig) Sebagian diketahui bahwa penyimpanan arsip dengancepat dan tepat meupakaan dari penataan arsip. Setiap pegawai akan merasa tertunda penyelesaian pekerjaan,apabila arsip dibutuhkan tidak akan dapat ditemukan pada waktu yang diperlukan.Menyimpan arsip pada tempat teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dimaksud dapat ditemukan dengan mudah . a. Penempatan(placing) Yang dimaksud dengan penempatan adalah tempat menyimpan arsiparsip yang harus di susun oleh suatu badan pemerintah atau swasta,tempat menyimpan dapat berupa
ruangan,bangunan atau gedung (gedung arsip-
archive stroge),rak arsip,lemari terlepas dari jenis bentuk yang digunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilakukan jangan terlalu banyak memakan tempat .
13
b. Penemuankembaliarsip Penemuan kembali arsip adalah cara bagai mana sesuatudokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dengan waktu cepat dan tepat. Penemuan kembali dokumen atau arsipbukanlah sekedar menemukan berkasberkas dari tempat penyimpananya, tetapi akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat di temukan guna sesuatu tindakan pengambilan keputusan.Yang menjadipersoalan ialah hubungan antara “pertanyaan dan jawaban’’. Hubungan antara jawaban ini menjadi dasar pengembangan sistim penemuan kenbali arsip. Sering juga kita temukan dalam praktek masalah mencari dan menemukan sesuatu arsip yangselalu pertanyan ialah nomor dan tanggal surat,memang nomor surat dan tangagal dan kode suratdapat dipakai sarna dalam pencarian dan penemuan arsip,akan tetapi nomor surat atau kode surat hendaklah mempunyai ciri-ciri tertentu yang memudahkan baik pemakai maupun pegawai
yang melayani
,(adminitrasi kearsipan 1993:171-172). Dalam buku adminitrasi kearsipan karangan A.W.WIDJAJA 1993:171-17 menemukan tiga sarana penemuan kembali arsip yaitu sebagai berikut : 1) Indeks ialah kata tangap (capiton,catech,word) yang dapat berupa nama orang,nama badanatau organisasi,masalah (subject) dan nama tempat , negara,propinsi,kota kabupaten,desa dan jalan selainnya 2) Kode dapatberupa angka,kombinasi angka dengan huruf, huruf dengan tanda-tanda
yang lainya yang mengandung suatu
pengertian tertentu. 3) Petunjuk silang dipergunakan dalm hubungan kata tangkap yang berupa masalah ,namaorang, nama badan atau organisasi,dan nama tempat petunjuk siang
ini mengandung
pengertian bahwakata
tangkap yang baik.
14
7. Pemiliharan arsip Arsip merupakan warisan masa lalu yag harus dilestarikan sebagai bahan pembelajaran dan introspeksi diri, oleh karena itu dalam pemeliharaan nya diperlukan cara yang baik demi menjaga kelangsungan arsip.Menurut Martono, Boedi (1990: 66) upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut 2 ( dua ) aspek, yaitu : a) Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh arsip. b) Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip. Sedangkan menurut A.W.Widjaya (1990:74) pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1) Pengaturan Ruangan Ruangan penyimpanan arsip harus diatur dengan cara sebagai berikut : a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab b) Ruangan harus terang dan terkena sinar matahari. c) Ruangan diberi ventilasi yang cukup d) Ruangan terhindar dari serangan api. e) Ruangan terhindar dari serangan banjir. f) Memeriksa ruangan untuk mengetahui adanya talang, saluran air atau gedung yang bocor. g) Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama. h) Lokasi ruangan bebas dari lokasi industri yang menyebabkan polusi udara. i) Ruangan hendaknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain, dilihat dari sifat2 kerahasiaannya. j) Ruangan disesuaikan dengan bentuk arsip yang disimpan didalamnya.
15
2) Kebersihan Kebersihan ruangan penyimpanan arsip perlu juga diperhatikan untuk menjaga arsip tersebut terhinda dari kerusakan, baik yang berasal dari manusia atau yang diakibatkan oleh alam itu sendiri. 3) Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan almari arsip, usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah – langkah yang bertujuan untuk menyelamatkan arip berikut informasi yang terkandung didalamnya.
16
