BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Berdirinya suatu instansi selalu diikuti dengan adanya suatu perencanaan. Perencanaan instansi terus berkembang pesat mengikuti perkembangan zaman dan kemajuan teknologi serta persaingan yang ketat. Untuk terus memajukan roda perkembangan instansi maka terciptalah berbagai kegiatan-kegiatan pada suatu instansi. Perencanaan dan hasil kegiatan pun tidak pernah lepas dari suatu catatan kegiatan yang sering disebut sebagai arsip. Arsip dapat diartikan sebagai informasi terekam (recorded information) yang merupakan hasil rekaman/ catatan dari suatu kegiatan instansi. Dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, arsip diartikan sebagai: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.”1 Dalam pengertian yang lain, arsip merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek/ pokok persoalan ataupun perisitiwa yang dibuat orang untuk
1
2.
Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat
2
membantu daya ingat orang itu.2 Selain membantu daya ingat seseorang, arsip juga merupakan salah satu sumber informasi yang akurat. Arsip juga memberikan sumber fakta yang benar apa adanya tanpa unsur rekayasa. Keakuratan isi arsip dapat dipertanggungjawabkan karena arsip sumber informasi yang legal. Pada pengertian tersebut, arsip dapat dibedakan berdasarkan bentuk dan formatnya. Media dan format tersebut dibedakan dalam dua media yaitu media konvensional dan media baru (machine readable). Media konvensional merupakan media yang sudah umum digunakan yaitu kertas atau arsip tekstual yang disebut sebagai human readable. Sebagai sumber ingatan, arsip mempunyai arti penting bagi organisasi yaitu sebagai tulang punggung organisasi, sebagai bukti sah di pengadilan, sebagai memori organisasi, sebagai alat pengambilan keputusan bagi pimpinan organisasi, sebagai aset organisasi, sebagai sarana investigasi, sebagai darah kehidupan organisasi, dan sebagai bukti sejarah.3 Dalam pengelolaan arsip yang lebih efektif pada suatu instansi dipengaruhi oleh adanya orang yang yang ahli pada bidang kearsipan atau Sumber Daya Manusia handal yang bekerja pada unit kearsipan suatu instansi, sarana dan prasarana pengelolaan arsip, dan tersedianya anggaran dana pengelolaan arsip tersebut. Oleh karena arsip mempunyai tujuan sebagai memori kolektif suatu instansi, arsip harus dikelola dengan baik agar fisik dan informasi arsip dapat terhindar dari segala kerusakan dan informasi dalam 2
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta. Bumi Aksara, 1989),
hlm. 1. 3
Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta. Kanisius, 2011), hlm. 10.
3
arsip tersebut dapat berguna sebagai bahan rujukan informasi utama yang dibutuhkan oleh instansi penciptanya. Preservasi arsip merupakan program untuk pemeliharaan dan perlindungan arsip. Program ini dilakukan sebagai usaha untuk memperpanjang usia simpan arsip, dan melestarikan arsip yang masih utuh maupun arsip yang fisiknya sudah rusak. Preservasi arsip harus dilakukan karena daya tahan fisik arsip yang berbeda beda terhadap lingkungan simpan arsip dan unsur-unsur perusak arsip sehingga dapat menimbulkan berbagai masalah, terlebih dapat menurunkan kualitas fisik arsip. Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia, arti kata preservasi adalah pemeliharaan, penjagaan, pelestarian dan perlindungan.4 Apabila ditambahkan kata “Arsip” maka menjadi “preservasi arsip” yang dapat diartikan sebagai pengawetan, pemeliharaan, penjagaan, pelestarian dan perlindungan terhadap arsip.5 Preservasi atau pelestarian arsip adalah proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak
dan
restorasi/reparasi bagian arsip yang rusak atau arsip yang rusak.6 Preservasi arsip merupakan usaha yang dilakukan agar arsip terhindar dari segala faktor perusak dan pemusnah arsip. Faktor perusak tersebut dapat disebabkan oleh dari dalam fisik arsip itu sendiri maupun penyebab dari luar fisik arsip tersebut. 4
Kamus Besar Bahasa Indonesia(Gitamedia Press)
5
Yayan Daryana, dkk, Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip (Jakarta: Universitas Terbuka, 2007), hlm. 1.6. 6
Modul Preservasi Statis. ANRI, hlm. 3.
4
Faktor perusak arsip terbagi dua yaitu faktor intrinsik dan ekstrinsik.7 Faktor intrinsik adalah kerusakan yang berasal dari dalam fisik arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya. Faktor ekstrinsik adalah kerusakan yang berasal dari luar benda atau fisik arsip, antara lain sebagai berikut: 1.
Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain tempertur, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu.
2.
Biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoa, dan tikus.
3.
Kimiawi, yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan merosotnya kualitas kandungan kimia bahan arsip.
4.
Kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan arsip bisa rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan atau percikan minuman dan sebagainya.
Faktor ekstrinsik yang lainnya adalah faktor bencana alam seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, gunung meletus dan sebagainya. Faktor bencana alam tidak dapat diprediksi dengan tepat, namun harus tetap diwaspadai untuk perlindungan arsip dengan sarana simpan arsip yang setidaknya bisa meminimalkan dampak dari faktor bencana alam tersebut.
7
Agus Sugiarto, Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari konvensional ke basis komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005) hlm. 84.
5
Upaya melakukan preservasi arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, yang dilakukan secara preventif dan kuratif.8 Preservasi yang paling penting pada saat ini adalah preservasi yang bersifat preventif atau pencegahan dan preservasi yang bersifat kuratif atau koreksi atau perbaikan terhadap arsip yang mengalami kerusakan atau degradasi.9 Kegiatan preservasi arsip secara garis besar terbagi tiga bagian sebagai berikut: 1.
Preservasi preventif/ pemeliharaan arsip bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan arsip dan metode pemeliharaan arsip.10 Kegiatan pemeliharaan arsip terdiri dari beberapa poin, yaitu: a.
Pemilihan jenis sarana simpan seperti almari simpan arsip yang tepat dan sesuai dengan jenis arsip yang disimpan. Adalah jenis almari penyimpanan arsip seperti filling cabinet untuk arsip inaktif dengan folder dan map gantung di dalamnya, Rak terbuka untuk jenis arsip inaktif, dan roll o’pack untuk jenis arsip statis dan arsip audio visual. Selain itu ketentuan dalam pemilihan boks arsip dan kertas bungkus untuk arsip statis juga harus diperhatikan mengingat arsip statis memiliki nilai informasi yang tinggi.
8
9
Undang-undang, op.cit., pasal 63 ayat 1 dan 2.
Yayan Daryana, dkk, op.cit., hlm. 1.5.
10
Ibid., hlm. 1.16.
6
b.
Pemilihan media arsip, adalah jenis media rekam arsip yang baik dan tahan lama. Kertas merupakan media rekam/simpan arsip yang umum digunakan. Dalam PerMenPan No. 22 tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, diuraikan standar jenis kertas arsip (jangka simpan permanen), yaitu : Max. 80 gr (lambang negara / logo instansi) Ukuran A4 (297 x 210 mm), Folio (210 x 330 mm), A3, Folio ganda. Warna putih Retensi ≥ 10 tahun atau lebih atau permanen → ph ≥ 7.11
c.
Pengaturan suhu dan kelembaban, adalah mengukur suhu dan kelembaban
dengan
menggunakan
thermohygrometer
atau
thermohygrograph, sedangkan untuk mengatur suhu digunakan Air Conditioner.12 Untuk arsip konvensional, kelembaban dan suhu udara yang ideal adalah antara 45-60% RH dan 20-24oC.13 d.
Kamperisasi dan silica gell, adalah untuk mencegah adanya serangga dan tumbuhnya jamur dalam boks arsip dan rak arsip.
11
Peraturan Menteri Penertiban Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. 12
Yayan Daryana, dkk, op.cit., hlm. 1.17.
13
Modul Preservasi Arsip Statis, op.cit., hlm.26.
7
e.
Pembersihan lingkungan, adalah melakukan pembersihan debu, kotoran, sarang laba-laba, dan sebagainya yang melekat di ruang simpan arsip, rak arsip, boks arsip maupun di dalam arsip itu sendiri.
f.
Fumigasi, adalah tindakan pengasapan atau pemberian obat dalam ruang fumigasi yang bertujuan untuk mencegah, mengobati, mensterilkan arsip dan mematikan serangga perusak arsip.
2.
Preservasi kuratif adalah preservasi arsip bersifat perbaikan/ perawatan terhadap arsip yang mulai/ sudah rusak, kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang usia arsip.14 Preservasi kuratif terdapat beberapa poin kegiatan yaitu : a.
Laminasi, adalah menutup/melapis lembar arsip secara timbal balik dengan dua lembar bahan penguat seperti tisu jepang.
b.
Enkapsulasi, adalah perbaikan atau melapisi arsip dengan menggunakan bahan pelindung yaitu plastik polyster dengan bahan penguat double tape.
c.
Menyambung/
menambal (leaf
casting), adalah
menambal dan
menyambung kertas arsip dengan bagian arsip yang hilang atau rusak. d.
Laminasi dengan kertas konqueror, adalah kertas tebal untuk melapisi bagian dalam sampul arsip permanen yang sudah sobek atau rusak.
e.
Lamatex Cloth, adalah proses restorasi atau laminasi khusus arsip dalam bentuk kartogarafi.
14
Yayan Daryana, dkk, op.cit., hlm. 1.38.
8
f.
Penggatian boks arsip yang rusak atau layak ganti dan penggatian kertas pembungkus arsip statis tekstual.
3.
Reproduksi arsip adalah salah satu upaya pelestarian arsip statis dengan berbagai cara untuk melestarikan isi informasi yang terekam sehingga informasinya dapat dimanfaatkan dalam jangka waktu yang lama.15 Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan juga merupakan salah satu instansi yang menyediakan layanan penyimpanan, pengelolaan arsip dan pelayanan publik dalam bidang layanan penyediaan sumber informasi. Suatu instansi dikatakan lembaga kearsipan bila sudah layak dan dapat menjamin ketersediaan khasanah arsip yang lengkap sebagai sumber informasi dan kondisi arsip yang tetap terjaga dan terawat. Kelayakan ini perlu diperhatikan pada lembaga kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi, karena mempunyai wewenang dalam pengelolaan arsip mengenai fungsi perguruan tinggi dan sebagai tempat penelitian, pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat. Lembaga kearsipan perguruan tinggi salah satunya adalah Arsip Universitas Gadjah Mada yang merupakan instansi yang berdiri di lingkungan perguruan tinggi Universitas Gadjah Mada. Selain berfungsi mengelola arsip-arsip Universitas Gadjah Mada, instansi tersebut juga berupaya untuk menyediakan khasanah arsip yang terlengkap kepada pengguna informasi arsip. Selain itu, 15
Wawancara dengan Heri Santosa, tanggal 12 Februari 2014 di Arsip Universitas Gadjah Mada.
9
Arsip Universitas Gadjah Mada sudah memulai program kegiatan preservasi arsip, terutama pada arsip statis, meskipun peralatan yang ada belum lengkap namun sudah cukup untuk bisa digunakan dalam pelaksanaan prservasi arsip. Lembaga kearsipan Arsip Universitas Gadjah Mada mempunyai visi yang menjadi acuan dalam mengelola khasanah arsip yaitu menjadi pusat pengembangan dan layanan informasi kearsipan dalam menunjang universitas riset kelas dunia dan bertata kelola baik. Preservasi merupakan kegiatan perlindungan dan perawatan terhadap fisik maupun isi arsip. Fokus pelaksanaan praktik dan penulisan Laporan Praktik Tugas Akhir di Arsip Universitas Gadjah Mada hanya mencakup kegiatan preservasi arsip konvensional statis, inaktif dan kartografi. Pembatasan masalah dalam penulisan Laporan Praktik Tugas Akhir juga dibantu dengan uraian rumusan masalah sebagai berikut: (1) Bagaimana preservasi arsip konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada? (2) Sarana prasarana apa saja yang digunakan dalam preservasi arsip konvensional? (3) Apa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan preservasi arsip konvensional?
10
B. Tujuan Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan Usaha untuk menemukan suatu hasil yang maksimal tentu harus menjalani rangkaian proses pembelajaran yang maksimal dan akan lebih mudah dipahami jika dilaksanakan dengan langsung terjun ke ranah praktiknya. Selain memberikan wawasan luas yang positif dan hal baru dalam dunia kearsipan, tujuan melaksankaan praktik kerja lapangan di Arsip Universitas Gadjah Mada yaitupertama, mengetahui metode pelaksanaan preservasi arsip konvensional. Kedua, mengetahui upaya penyelamatan dan perwatan arsip konvensional. Ketiga, mengetahui kendala dan solusi dari kendala yang dihadapai dalam pelaksanaan preservasi arsip konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada. Hal ini merupakan sebagai upaya untuk pengembangan pelaksanaan penyelamatan dan perawatan arsip konvensional yang ada di Arsip Universitas Gadjah Mada. Selain dari ketiga tujuan diatas, perservasi arsip khususnya arsip konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada sudah menerapkan kegiatan tersebut. Dengan peralatan yang cukup memadai dan menunjang untuk melaksanakan kegiatan preservasi, pada tahun 2014 preservasi secara keseluruhan sudah bisa dilaksanakan restorasi terhadap arsip-arsip yang rusak. Restorasi merupakan perbaikan terhadap arsip-arsip yang rusak dengan cara laminasi dan enkapsulasi. Namun pada tahun-tahun sebelumnya, preservasi yang dilaksanakan yaitu pemeliharaan dengan pemberian silica gell, Kamperisasi dalam boks arsip dan pengontrolan suhu di setiap ruang penyimpanan arsip.
11
C. Landasan Hukum Pelaksanaan program preservasi merupakan kegiatan yang sudah mempunyai ketentuan pelaksanaan yang sesuai dengan peraturan dan perundangundangan. Preservasi dilandasi dengan aturan hukum sebagai dasar dan standar bagaimana cara melakukan penyimpanan dan perawatan arsip sehingga dapat mempertahankan dan melestarikan media simpan arsip dan informasi yang terekam didalamnya. Landasan hukum sebagai dasar pelaksanaannya adalah sebagai berikut: a.
Keputusan kepala Arsip Nasional Nomor 11 Tahun 2000 tentang standar Boks Arsip.
b.
Keputusan kepala Arsip Nasional Nomor 11 Tahun 2000 tentang standar Penyimpanan Fisik Arsip.
c.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 tentang Pengelolaan Arsip Statis.
d.
Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 259/P/SK/HT/2004 tentang Pendirian Arsip Universitas Gadjah Mada.
e.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2009 tentang Layanan Publik.
f.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
12
D. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini menggunakan empat metode. Pertama, observasi atau pengamatan langsung yaitu melakukan survei lapangan pada objek penelitian untuk melakukan pengamatan langsung. Kedua, yaitu melakukan wawancara secara bebas atau terbuka kepada petugas kearsipan di Arsip Universitas Gadjah Mada. Ketiga, terlibat langsung atau ikut serta dalam pelaksanaan kegiatan preservasi arsip konvensional. Metode yang terakhir adalah melakukan studi pustaka yaitu perolehan data melalui penelusuran literatur, jurnal, makalah, dan buku yang berkaitan dengan pengamanan informasi, preservasi arsip, dan restorasi arsip.
E. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang praktik kerja lapangan dan penulisan Laporan Tugas Akhir, terutama untuk pemahaman preservasi arsip konvensional dan sistem pelaksanaan pengamanan dan penyelamatan arsip konvensional, perlu ditinjau bahan pustaka yang relevan dengan topik praktik kerja lapangan. Buku pertama adalah Kearsipan 1 karangan Ig. Wursanto yang diterbitkan oleh Kanisius pada tahun 1989 di Yogyakarta. Secara umum, buku ini membahas mengenai pengembangan ilmu administrasi kearsipan di Indonesia dan kumpulan peraturan perundang-undangan tentang kearsipan dan menyebarluaskan perundangundangan tersebut secara umum. Adapun bagian dari buku ini yang relevan dengan topik yaitu pada bab VII yang menjelaskan mengenai metode dasar untuk
13
melakukan pemeliharaan dan pengamanan arsip yang berupa penjelasanpenjelasan untuk melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan media simpan arsip dan informasi yang yang ada di dalam arsip tersebut. bagian selanjutnya pada bab tersebut yaitu pengamanan arsip, bagian ini menjelasakan lebih rinci mengenai pengamanan arsip dari segi informasinya dan fisiknya. Buku kedua adalah karangan Boedi Martono, terbitan Pustaka Sinar Harapan di Jakarta pada tahun 1994 yang berjudul Penyusutan dan Pengaman Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Bab III pada buku ini menjadi bagian yang relevan dengan topik Laporan Tugas Akhir. Dalam bab ini menjelaskan mengenai pemeliharaan dan pengamanan arsip vital, karena arsip vital juga sebagian besar media simpannya dari konvensional maka pada bab ini dapat memberikan penjelasan upaya-upaya dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip konvensional, perbaikan terhadap arsip-arsip yang rusak terlebih teknis dalam pencegahan kerusakan arsip konvensional. Tulisan Elizabeth Hadlow yang berjudul Preservation dalam buku Keeping Archives yang ditulis oleh Jackie Bettington, penerbit Australian Society of Archivists di Canberra pada tahun 2008, mengulas tentang pelaksanaan preservasi arsip berbagai media penyimpanan arsip yang digunakan. Namun yang menjadi bagian yang relevan pada penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah pembahasan mengenai preserasi arsip konvensional atau tekstual. Preservasi arsip pada buku ini dibagi atas tiga kelompok yaitu preservasi arsip yang bersifat mencegah atau preventive conservative, preservasi arsip yang bersifat untuk
14
memperbaiki atau conservation treatment dan preservasi arsip yang bersifat merawat dan merestorasi kembali arsip-arsip yang rusak berat atau Restoration. Ketiga kelompok tersebut dibedakan karena dalam perlindungan arsip dapat ditemukan jenis arsip yang belum rusak fisiknya namun tetap dilakukan perlindungan dan pencegahan dari kerusakan, kemudian untuk arsip yang rusak oleh karena keadaan lingkungan atau karena faktor eksternal yang telah merusak fisik arsip dapat difungsikan preservasi yang bersifat perbaikan. Sebagai penunjang adalah buku yang berjudul Manajemen Kearsipan Modern, karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. Buku ini terdiri dari tiga belas bab yang secara garis besar membahas penggunaan komputer dalam sistem kearsipan. Bab yang menjadi acuan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah bab tujuh tentang Pemeliharaan, Perawatan, dan Pengamanan Arsip. Pembahasan dalam bab ini meliputi tata cara pemeliharaan, perawatan, perbaikan atau restorasi, serta usaha-usaha pengamanan arsip sehingga dapat mendukung dan melengkapi teori-teori yang telah tercantum pada buku Kearsipan 1, Penyusutan dan Pengaman Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, dan Preservation dalam buku Keeping Archives.
15
F. Sistematika Penulisan Laporan Sistematika peulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul “Preservasi Arsip Konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada” terdiri atas 4 bab yang akan diuraikan sebagai berikut: Bab pertama adalah Pendahuluan. Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah apa yang menjadi dasar penulisan dan pelaksanaan praktik kerja lapangan berkaitan dengan judul dan tempat pelaksanaan praktik kerja lapangan, rumusan
masalah,
tujuan
pelaksanaan
praktik
kerja
lapangan,
metode
pengumpulan data, dan tinjauan pustaka. Bab kedua yaitu profil Arsip Universitas Gadjah Mada. Bab kedua ini menguraikan tentang profil seperti sejarah berdirinya, struktur, tugas pokok dan fungsi, sumber daya manusia, gedung, ruang dan perlengkapan, serta sistem pengolahan arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada. Bab ketiga tentang preservasi arsip konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada. Bab ketiga tersebut berisi tentang uraian pelaksanaan preservasi arsip konvensional, kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan preservasi, serta langkah-langkah tindakan dalam melaksanakan preservasi arsip dengan landasan pelaksanaan mencakup preservasi preventif, preservasi kuratif, dan reproduksi arsip. Bab keempat adalah penutup. Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dari penulisan tugas akhir selama pelaksanaan praktik kerja lapangan dan saran dari penulis.
