1
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Pada dasarnya setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta dalam melakukan kegiatannya pasti menghasilkan arsip. Menurut perundangundangan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga
pendidikan,
perusahaan,
organisasi
bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. 1 Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi, karena arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi suatu organisasi. Organisasi yang melakukan kegiatan secara kontinuitas cenderung menghasilkan arsip yang cukup banyak. Arsip yang tercipta secara terus menerus tentunya akan mengalami peningkatan seiring dengan berjalannya organisasi tersebut. Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan berbagai problema jika tidak diimbangi dengan kebijakan pengurangan arsip. Tidak semua arsip yang dihasilkan memiliki nilai guna penting dan berkelanjutan. Oleh karena itu, diperlukan pengelolaan arsip yang sistematis agar arsip-arsip tersebut dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya demi 1
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab 1, Pasal 1, Ayat 2.
2
kelancaran kegiatan organisasi. Salah satu kegiatan pengelolaan arsip adalah penyusutan arsip. Penyusutan arsip (records disposal) merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. 2 Dengan adanya program penyusutan arsip, diharapkan arsip-arsip tersebut dapat dikelola dengan baik, sehingga akan menghemat tempat, biaya, maupun fasilitas yang digunakan untuk mengelola arsip. Berkenaan dengan masalah penyusutan, Basir Bartos mengemukakan pendapatnya, sebagai berikut: Kegiatan penyusutan arsip meliputi: Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing; Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; Menyerahkan arsip statis oleh unit kepada Arsip Nasional. 3 Suatu organisasi yang menyimpan arsip terlalu banyak, dan arsip-arsip tersebut tidak lagi memiliki nilai guna tentunya akan menimbulkan banyak masalah di kemudian hari. Masalah yang akan dihadapi diantaranya ruang
2
Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm 39. 3
Basir Barthos. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara), hlm 101.
3
penyimpanan, pemborosan biaya khususnya untuk penggunaan peralatan, penyediaan tenaga, serta pemeliharaan dan perawatannya. Selain itu, penemuan kembali arsip mengalami kesulitan jika tidak memiliki dan melakukan program penyusutan secara terencana. Penyusutan merupakan salah satu solusi untuk mengatasi masalah penumpukan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi. Arsip-arsip yang habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna sebaiknya dimusnahkan. Tata cara melakukan kegiatan penyusutan juga sudah diatur dalam UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan. Agar kegiatan penyusutan dapat terlaksana dengan baik diperlukan suatu pedoman berupa Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang tidak hanya sebagai pedoman penyelenggaraan penyusutan tetapi sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta. Jadwal Retensi Arsip adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudian dimusnahkan 4. Jadwal Retensi Arsip (JRA) seharusnya dimiliki setiap organisasi. Akan tetapi pada kenyataannya masih banyak instansi yang belum memiliki JRA. Oleh karena itu, banyak pula instansi yang belum pernah melakukan penyusutan arsip. Adapula instansi yang sudah memiliki JRA tapi belum pernah melakukan penyusutan karena alasan ketakutan pada sanksi yang akan diterima oleh arsiparis jika terbukti
4
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1995), hlm 213.
4
telah menghilangkan arsip. Masih banyak alasan lain yang membuat instansi tersebut belum berkeinginan untuk memusnahkan arsip-arsip yang mereka miliki, meskipun masalah-masalah yang berkaitan dengan perawatan arsip sudah mulai muncul. Hal ini yang membuat penulis berkeinginan untuk mengupas masalah tentang penyusutan arsip. Agar penulis dapat menerapkan ilmu yang diperoleh untuk mengelola arsip-arsip di instansi yang akan menjadi tempat PKL. Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta adalah lembaga pemerintah non kementerian Indonesia yang berada di Daerah Istimewa Yogyakarta, yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan yang berupa Audit, Konsultasi, Asistensi, Evaluasi, Pemberantasan KKN serta Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta termasuk instansi yang menghasilkan arsip dengan jumlah yang tidak sedikit. Untuk itu diperlukan sistem pengelolaan arsip yang baik, salah satu kegiatannya adalah penyusutan arsip. Diharapkan dengan penyusutan arsip yang baik, informasi-informasi yang tersembunyi dapat ditemukan dan disajikan kepada instansi yang membutuhkan. Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut. Bagaimana penyusutan arsip di Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta. Sarana dan prasarana apa yang digunakan Perwakilan Badan Pengawasan
5
Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta dalam melakukan penyusutan arsip, serta kendala apa yang dihadapi dalam proses penyusutan di Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta.
B. TUJUAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN Adapun tujuan setelah dilakukan Praktek Kerja Lapangan ini adalah: 1. Dapat melakukan penyusutan di Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Dapat mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan untuk melakukan penyusutan arsip di Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta. 3. Dapat mengetahui kendala apa yang dihadapi dalam melakukan penyusutan di Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta.
C. METODE PENGUMPULAN DATA Dalam menyusun Tugas Akhir, penulis menggunakan beberapa metode untuk memperoleh data dan informasi. Metode yang akan digunakan untuk memperoleh data pada saat melakukan praktek kerja lapangan adalah sebagai berikut:
6
1. Studi Pustaka Studi kepustakaan adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan, artikel-artikel dalam majalah, surat kabar, buletin, jurnal, laporan atau arsip organisasi, makalah, publikasi pemerintah, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dipecahkan. Studi pustaka ini digunakan sebagai referensi untuk melengkapi data yang telah ada serta sebagai perbandingan antara teori dan praktek dilapangan. Dalam hal ini masalah yang akan dipecahkan adalah tentang Penyusutan Arsip di Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta. Literatur yang digunakan berasal dari milik pribadi, perpustakaan prodi, perpustakaan UGM, dan Perpustakaan Perwakilan BPKP DIY. 2. Observasi Teknik observasi merupakan metode mengumpulkan data dengan mengamati langsung di lapangan. Proses ini berlangsung dengan pengamatan yang meliputi melihat, merekam, dan mencatat obyek-obyek yang dilihat dan hal-hal lain yang diperlukan dalam mendukung penyusunan laporan yang sedang dilakukan. Observasi yang akan dilakukan adalah observasi partisipasi, yaitu mengamati serta ikut melaksanakan kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan oleh Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta.
7
3. Wawancara (Interview) Metode
pengumpulan
data
melalui
wawancara
adalah
pengumpulan data dengan cara berinteraksi secara langsung kepada narasumber atau melakukan tanya jawab sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang dinamakan interview guide (panduan wawancara) yang bertujuan untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan. Dalam hal ini penulis akan melakukan beberapa kali interview kepada pihak yang memiliki kepentingan dalam kegiatan penyusutan di Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta. Wawancara ini akan dilakukan baik secara formal maupun informal. Adapun narasumber yang akan diwawancarai adalah Ibu Sri Indarti dan Bapak Sugito selaku Pengelola Arsip di Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Daerah Istimewa Yogyakarta.
D. TINJAUAN PUSTAKA Untuk menunjang penelitian ini, khususnya yang berkaitan dengan penyusutan arsip, ada beberapa buku yang digunakan sebagai acuan. Adapun buku-buku yang menjadi acuan diantaranya adalah: Pertama, buku Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi karangan Basir Barthos yang diterbitkan oleh Bumi Aksara pada tahun 2009. Terdapat beberapa bab yang menjelaskan tentang manajemen kearsipan secara umum. Dalam buku ini dijelaskan tentang penyusutan
8
arsip dan penyusunan jadwal retensi arsip serta dasar hukum penyusutan dan dasar pertimbangan dilakukannya penyusutan di organisasi. kemudian dijelaskan bagaimana proses penyusutan arsip, mulai dari pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip ke lembaga arsip. Selain itu dijelaskan pula tentang pedoman penyusunan jadwal retensi arsip dan kegunaan dari jadwal retensi arsip. Kedua, buku Kearsipan 2 karangan Ig. Wursanto yang diterbitkan Kanisius di Yogyakarta tahun 1989. Buku ini membahas tentang pengertian arsip dan sistem-sistem penyimpanan (filing). Beberapa sistem tersebut dijelaskan secara mendetail, mulai dari sistem subyek sampai sistem kronologis. Bagian yang menjadi acuan penelitian ini adalah pada tata cara penyusutan arsip. Dalam buku ini dijelaskan tujuan penyusutan dari segi administratif dan dari segi penelitian ilmiah. Proses penyusutan dalam buku ini meliputi pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip, pemusnahan arsip di unit pengolah, pemusnahan arsip oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan, serta pemindahan arsip-arsip statis ke ANRI. Kemudian dijelaskan pula bagaimana prosedur penetapan jadwal retensi arsip dan menyusun jadwal retensi arsip. Ketiga, buku Records Management karangan Mina M. Johnson dan Norman F. Kallaus diterbitkan oleh South-Western Publishing CO. di Filipina pada tahun 1967. Buku tersebut secara umum membahas tentang manajemen arsip dinamis diantaranya tentang prinsip-prinsip umum dan
9
prosedur dari tempat penyimpanan dan kontrol arsip dinamis, metodemetode lain dalam penyimpanan arsip dinamis, metode dan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis, serta tentang menangani sistem arsip dinamis. Bagian yang paling relevan dalam buku ini terdapat pada penanganan sistem arsip dinamis, terutama tentang daur hidup arsip dinamis berupa penciptaan, retensi, transfer, dan penyusutan arsip dinamis.
