BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Setiap individu maupun organisasi yang melakukan aktivitas atau kegiatan, dapat dipastikan selalu menghasilkan dan membutuhkan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.1 Arsip tercipta sebagai hasil samping dari pelaksanaan kegiatan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Rekaman kegiatan dan informasi ini diciptakan untuk berbagai motif dan kepentingan, mulai dari untuk urusan pribadi, alasan sosial, ekonomis, dasar hukum, instrumental, simbolis maupun untuk pengembangan ilmu pengetahuan.2 Arsip dapat memberikan sumbangsih yang besar dalam proses pengambilan keputusan maupun sebagai alat pembuktian. Hal ini terkait dengan arti penting arsip sebagai sumber data dan informasi serta pusat daya ingat dari seluruh aktifitas yang dilakukan oleh individu maupun organisasi. Namun hal ini hanya dapat tercapai apabila arsip dikelola dan dirawat dengan baik. Pengelolaan bukan hanya menjamin kerapian dan kebersihannya saja, namun juga untuk menjamin ketersediaan
1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I, pasal 1
ayat 2 2
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm. 4-6.
2
informasi saat dibutuhkan, sehingga penerapan manajemen kearsipan sesuai kaidah yang telah ditetapkan merupakan hal yang direkomendasikan. Secara fungsional arsip dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dan statis didefinisikan sebagai berikut : Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya, seperti undang-undang, peraturan-peraturan dan sebagainya. Sedangkan arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru memiliki taraf nilai yang abadi, contohnya teks proklamasi. 3
Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Berbeda dengan arsip statis yang sudah tidak dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip statis dapat diserahkan kepada Badan atau Kantor Arsip, meskipun ada beberapa organisasi yang memilih untuk tetap mengelola arsip statisnya sendiri. Arsip dinamis, menurut frekuensi penggunaannya dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam pelaksanaan administrasi sehari-hari. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun, sehingga biasanya arsip inaktif sudah mulai digeser dan disimpan di ruangan tersendiri yang biasa disebut Record Centre.
3
Sularso Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan, (Yogyakarta: Penerbit Liberty, 1985), hlm. 8.
3
Pengadilan Negeri mengelola beberapa jenis arsip, salah satunya adalah arsip perkara. Arsip perkara dibagi menjadi dua jenis, yaitu arsip hukum pidana dan arsip hukum perdata. Hukum pidana merupakan hukum yang mengatur urusan terdakwa dengan negara atau masyarakat karena terdakwa dianggap telah merugikan atau mengganggu kepentingan umum/masyarakat. Sedangkan hukum perdata adalah aturan hukum yang mengatur tingkah laku terkait hak dan kewajiban yang timbul akibat pergaulan dalam masyarakat maupun keluarga, contohnya adalah hukum harta kekayaan, hukum waris dan hukum perikatan.4 Arsip mempunyai peranan yang penting dalam proses penyajian informasi untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, dalam hal ini untuk penentuan keputusan oleh hakim bagi terdakwa berdasarkan bukti yang terekam. Oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam pengolahan arsip. 5 Pengolahan arsip didefinisikan sebagai berikut: Kegiatan mengolah dan mengiventrisasi arsip berdasakan pada kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Pengolahan arsip dilakukan agar mudah melakukan penemuan kembali arsip, mudah melakukan penyusutan arsip, dan terhindar dari kerugian yang diakibatkan oleh kehilangan atau kerusakan arsip.6
4
Ridwan Halim, Hukum Acara Perdata dalam Tanya Jawab (Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia) 2005 hlm. 3. 5
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern : Dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta: Penerbit Gava Media. 2005) hlm 11 6
Hardi Suhardi dan Yayan Daryan, Terminologi Kearsipan Indonesia (Jakarta: Sigma Cipta Utama), 1998 hlm. 135.
4
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengolahan arsip memiliki fokus yang lebih spesifik daripada pengelolaan, yaitu pada bagian penataan dan perawatan. Tujuan pengolahan arsip dinamis sendiri adalah untuk menjamin ketersediaan arsip pada saat dibutuhkan, dan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat dengan biaya minimal. Seperti yang dijelaskan dalam buku Information and Image Management oleh Betty R Ricks : Active records are such a vital part of the decision-making function, they must be available to managers at the time they are needed. Fast turnaround from request to retrieval is essential. Retrieval is facilitated by having the active record housed in close proximity to the people requiring the information.7 (Arsip aktif adalah bagian penting dari fungsi penentuan keputusan, sehingga arsip aktif harus tersedia setiap saat dibutuhkan. Kecepatan dalam penemuan kembali merupakan hal yang esensial, hal ini dapat dicapai dengan penempatan ruang penyimpanan yang dekat dengan user) Pengolahan arsip merupakan salah satu aspek yang penting dalam proses pengelolaaan arsip. Pelaksanaan pengolahan arsip yang baik akan berimbas pada optimalnya pemanfaatan arsip. Arsip yang dimanfaatkan secara optimal akan berdampak pada pengambilan putusan yang tepat berdasarkan fakta yang ada. Kantor Pengadilan Negeri Purwokerto merupakan badan yang memberikan pelayanan hukum yang berkeadilan kepada masyarakat di beberapa kecamatan di wilayah Kabupaten Banyumas. Pengadilan Negeri Purwokerto memiliki tugas dan wewenang untuk menerima, memeriksa, memutuskan dan menyelesaikan setiap perkara yang masuk. Arsip di Pengadilan Negeri Purwokerto berperan penting
7
Betty R Ricks, Information and Image Management A Record System Approach (Ohio: South Western Publishing Co., 1992), hlm 102
5
untuk guna hukum dan bahan pengambilan keputusan yang tepat dan akurat bagi para terdakwa. Dalam pelaksanaan tugas dan wewenang yang dimiliki, Pengadilan Negeri Purwokerto menghasilkan volume arsip perkara pidana yang cukup tinggi. Pertambahan kasus hukum yang terjadi akan berbanding lurus dengan pertambahan jumlah arsip yang dihasilkan. Bertambahnya volume arsip perkara pidana harus diiringi dengan penataan arsip yang baik, agar dapat mencapai proses penemuan kembali yang cepat, tepat dan murah. Proses penemuan kembali yang cepat dan tepat pun berdampak pada pelayanan yang maksimal. Berdasarkan latar belakang di atas, maka dibuatlah rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses pengolahan dan sistem penataan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Purwokerto? 2. Bagaimana proses penemuan kembali arsip perkara pidana? 3. Sarana dan prasarana apa sajakah yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah arsip perkara pidana? 4. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Purwokerto?
6
B. KEASLIAN TUGAS AKHIR Setiap tahun, Pengadilan Negeri Purwokerto membuka penerimaan bagi siswa maupun mahasiswa untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan sebagai lahan pengumpulan data laporan Tugas Akhir. Meskipun hingga saat ini, belum pernah ada mahasiswa Universitas Gadjah Mada, khususnya DIII Kearsipan yang melaksanakan Praktik Kerja Lapangan disana. Pada tahun 2008, terdapat sebuah laporan penelitian yang ditulis oleh mahasiswa Universitas Jendral Soedirman atas nama Dwi Ria Dinawati yang mengangkat judul “Prosedur Administrasi Penggajian Pegawai di Pengadilan Negeri Purwokerto” 8. Dalam laporannya, Dwi memaparkan alur prosedur penggajian pegawai, meliputi penghitungan komponen gaji, pembuatan daftar gaji, dan pembuatan laporan pembayaran gaji. Prosedur administrasi penggajian pegawai yang digunakan oleh Pengadilan Negeri Purwokerto merupakan sistem skala gabungan yang memadukan sistem skala tunggal dan sistem skala ganda, dimana pegawai yang memiliki pangkat sama mendapatkan gaji pokok yang besarnya sama, di samping itu diberikan tunjangan kepada setiap pegawai sesuai dengan pangkat dan golongan. Daftar gaji di Pengadilan Negeri Purwokerto telah dibuat secara rinci, terdiri atas kolom nama pegawai, status pegawai, jumlah anak, tunjangan-tunjangan serta potonganpotongan. Adanya kolom tersebut diatas dimaksudkan untuk meminimalisir kekeliruan pembayaran.
Dwi Ria Dinawati, Tugas Akhir ‘Prosedur Administrasi Penggajian Pegawai di Pengadilan Negeri Purwokerto’, 2005. 8
7
Terdapat beberapa perbedaan antara Laporan Tugas Akhir yang ditulis oleh Dwi dan oleh penulis. Perbedaan yang paling utama dapat dilihat dari objek penelitian yang dipilih. Dwi memilih untuk meneliti administrasi penggajian, yang diolah dan diorganisir oleh subbagian Umum dan Keuangan, sedangkan penulis memilih objek Arsip Pidana yang diolah oleh Kepaniteraan Hukum. Perbedaan selanjutnya dapat dilihat dari sudut pandang penelitian. Dwi yang berasal dari Fakultas Ekonomi, menyoroti administrasi dan sistem penghitungan gaji, sedangkan penulis yang berasal dari DIII Kearsipan menyoroti sistem pengolahan, penyimpanan dan penataan arsip pidana yang sudah memasuki masa inaktif. Pada tahun 2015 dan sebelumnya, sejumlah mahasiswa DIII Kearsipan UGM telah mengambil tema pengolahan arsip dinamis inaktif sebagai bahan tugas akhir. Terdapat satu Laporan Tugas Akhir yang ditulis oleh Gharin Al Mala Credin pada tahun 2014 dengan judul “Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negeri Wates” 9. Dalam laporannya, Gharin juga membahas mengenai arsip di Pengadilan Negeri. Akan tetapi pembahasan dalam Laporan Tugas Akhir tersebut lebih kepada sistem pemberkasan arsip oleh Pengadilan Negeri Wates. Penyimpanan berkas dimulai dari register arsip perkara yang masuk di Kepaniteraan. Setelah register arsip selanjutnya adalah mengkopi data yang ada di berkas yang berupa CD ke dalam komputer untuk dimasukkan di Direktori Putusan. Setelah itu arsip dimasukkan ke dalam stopmap untuk meminimalisir kerusakan. Sarana yang digunakan dalam proses pemberkasan arsip pidana yaitu buku register
Gharin Al Mala Credin, Tugas Akhir ‘Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negeri Wates’, 2014. 9
8
perkara pidana untuk berkas yang sudah selesai diperkarakan. Filing cabinet digunakan untuk penyimpanan berkas perkara yang masih berjalan. Selain itu peralatan yang digunakan adalah stopmap, boks arsip, rak arsip, meja dan kursi. Prasarana yang digunakan yaitu ruang pengolah arsip yang berfungsi untuk register, meneliti dan mengkopi arsip yang berbasis CD ke dalam komputer dan ruang arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah selesai diperkarakan dan sudah diserahkan kepada kepaniteraan hukum. Terdapat beberapa perbedaan antara Laporan Tugas Akhir yang ditulis oleh Gharin dan oleh penulis. Perbedaan pertama dapat dilihat dari tempat praktik yang diambil penulis. Perbedaan tempat pelaksanaan praktik kerja, walaupun berada dibawah naungan organisasi yang sama, yaitu Mahkamah Agung Republik Indonesia, akan menghasilkan data yang berbeda. Karena perbedaan pengolah dan kondisi masing-masing instansi. Perbedaan selanjutnya dapat dilihat dari penelitian yang diambil. Penulis memilih meneliti pengolahan arsip perkara pidana, sedangkan Gharin lebih fokus terhadap pemberkasan arsip.
C. TUJUAN PENULISAN DAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN 1. Tujuan Penulisan Terdapat beberapa tujuan yang hendak dicapai dari penulisan Laporan Tugas Akhir (TA) ini, sebagai berikut : a. Mengetahui bagaimana proses pengolahan dan sistem penataan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Purwokerto.
9
b. Mengetahui bagaimana proses penemuan kembali arsip perkara pidana. c. Mengetahui sarana dan prasarana apa sajakah yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah arsip perkara pidana. d. Mengetahui apa saja kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Purwokerto. 2. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Beberapa tujuan yang hendak dicapai dari pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah sebagai berikut : a. Sebagai salah satu sarana untuk mengumpulkan informasi dan data untuk menyusun Laporan Tugas Akhir. b. Mengetahui sistem dan metode apakah yang digunakan oleh organisasi untuk mengolah arsip yang dimiliki. c. Mengetahui seberapa besar peran arsip bagi kelangsungan hidup oganisasi.
D. MANFAAT PENULISAN DAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN 1. Manfaat Penulisan Manfaat yang hendak dicapai dari penulisan Laporan Tugas Akhir (TA) ini, sebagai berikut : a. Memberikan pengetahuan, bagi pihak Pengadilan Negeri Purwokerto khususnya, mengenai
pentingnya manajemen kearsipan yang baik
untuk menjamin ketersediaan informasi saat dibutuhkan.
10
b. Memberikan masukan yang membangun bagi Pengadilan Negeri Purwokerto dalam bidang manajemen kearsipan, khususnya manajemen arsip perkara pidana. 2. Manfaat Praktik Kerja Lapangan Manfaat yang hendak dicapai penulis dari pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, sebagai berikut : a. Menambah wawasan mengenai realitas di dunia kerja dan bagaimana perbedaan dunia kerja dengan teori yang didapatkan di bangku perkuliahan khususnya dalam hal pengolahan dan pemberkasan arsip perkara pidana. b. Kemampuan beradaptasi dengan lingkungan kerja walaupun keadaan yang dihadapi tidak sesuai dengan keadaan ideal yang diajarkan di bangku perkuliahan.
E. SISTEMATIKA PENULISAN Demi mempermudah pembaca untuk memahami isi Laporan Tugas Akhir dengan Judul Pengolahan Arsip Pidana di Pengadilan Negeri Purwokerto secara keseluruhan, laporan ini dibagi atas empat bab. Bab pertama yang merupakan pendahuluan, berisi latar belakang dan permasalahan, keaslian Tugas Akhir, tujuan Praktik Kerja Lapangan dan penulisan laporan beserta manfaat yang hendak dicapai. Latar belakang berisi gambaran umum arsip dan instansi tempat Praktik Kerja Lapangan. Selanjutnya, dari
11
gambaran umum, dipaparkan alasan pemilihan tema sekaligus pemilihan instansi. Penulis memilih Pengadilan Negeri Purwokerto sebagai instansi tempat Praktik Kerja Lapangan karena hingga saat ini, instansi tersebut belum pernah digunakan sebagai lahan penelitian oleh mahasiswa D3 Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Pemilihan judul laporan didasarkan pada masih sedikitnya laporan Tugas Akhir mahasiswa D3 Kearsipan Universitas Gadjah Mada yang mengambil objek penelitian arsip hukum atau perkara. Hal ini dilakukan, sekaligus untuk memperkaya khazanah ilmu dan koleksi penelitian di perpustakaan Program Studi D3 Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Selanjutnya, pada subbab Keaslian Tugas Akhir, dipaparkan mengenai laporan penelitian yang sudah ditulis sebelumnya, dan menjelaskan apa perbedaan laporan penulis dengan laporan penelitian sebelumnya. Kemudian pemaparan tujuan Praktik Kerja Lapangan dan penulisan laporan beserta manfaat yang hendak dicapai, baik oleh penulis maupun oleh masyarakat pada umumnya. Subbab terakhir dalam bab ini adalah sistematika penulisan, tujuannya untuk memberikan gambaran umum pada masing-masing bab yang dimulai dari bab pendahuluan hingga penutup. Bab kedua terdiri dari tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjauan pustaka berisi konsep dan dasar teori dari kata kunci yang digunakan dalam pembahasan. Dalam laporan ini, penulis menggunakan beberapa kata kunci, antara lain arsip, arsip dinamis, arsip dinamis inaktif, arsip pidana, dan pengolahan arsip. Selanjutnya, metode pengumpulan data. Penulis menggunakan tiga metode dalam proses pengumpulan data, yaitu studi pustaka, observasi dan partisipasi, serta interview atau wawancara.
12
Bab ketiga meliputi gambaran umum instansi, yang terdiri dari profil organisasi, tugas pokok dan fungsi serta struktur organisasi, gambaran umum arsip yang diolah, meliputi jenis arsip, volume, kondisi dan cara pengolahannya serta pengolahan arsip pidana di Pengadilan Negeri Purwokerto. Dalam subbab gambaran umum instansi dipaparkan mengenai sejarah singkat awal mula pendirian Pengadilan Negeri Purwokerto. Dimulai sejak akhir masa pendudukan Belanda, saat Pengadilan Negeri Klas IB Purwokerto masih memiliki 2 (dua) nama, yaitu : Landraat yang wilayah hukumnya meliputi wilayah kabupaten, dan Landgerecht yang daerah hukumnya meliputi se eks-Karisidenan Banyumas, hingga perubahan nama menjadi Pengadilan Negeri Purwokerto dengan dasar hukum UndangUndang Darurat No. 1 Tahun 1951 yang disempurnakan menjadi Undang-Undang No. 14 Tahun 1970, yang kemudian dikenal dengan Undang-Undang Pokok Kehakiman. Selanjutnya terdapat uraian tugas pokok dan fungsi organisasi. Uraian ini demi mengetahui kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing jabatan di Pengadilan Negeri Purwokerto. Subbab selanjutnya membahas mengenai gambaran umum arsip yang diolah, meliputi jenis, kondisi, volume dan cara pengolahan masing-masing arsip. Arsip yang diolah di Pengadilan Negeri meliputi arsip perkara, arsip kepegawaian, arsip umum dan keuangan. Subbab terakhir dalam bab ketiga merupakan isi pokok laporan, yaitu pengolahan arsip pidana. Berisi gambaran singkat kondisi fisik arsip, sarana prasarana penyimpanan arsip, SDM pengolah serta langkah-langkah pengolahannya. Tahap pengolahan arsip pidana yang meliputi pencatatan dalam buku ekspedisi, register penerimaan berkas pidana serta register putusan perkara pidana, penyimpanan arsip pidana dalam boks arsip,
13
pemberian label pada boks arsip dan penataan boks arsip pada rak dipaparkan secara lebih rinci. Selanjutnya pemaparan kendala yang dihadapi selama PKL, khusunya dalam proses pengolahan arsip pidana. Bab keempat merupakan penutup, berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah jawaban dari beberapa rumusan masalah yang telah disusun dalam bab pendahuluan. Saran berisi beberapa masukan yang ditujukan kepada institusi terkait mengenai pengolahan arsip pidana guna meningkatkan efektifitas, efisiensi dan akuntabilitas kinerja dalam hal pengolahan arsip pidana
ix
ix
