BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Dalam organisasi pemerintahan selalu ada kaitannya dengan masalah arsip, Arsip mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi. Maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, peranan arsip menjadi alat utama ingatan organisasi, bahan atau alat pembuktian dan pengambilan keautentikan, bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.1 Pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menjamin keselamatan pertanggungjawaban tertentu dan memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan pemerintah. Berdasarkan UU No 43 Tahun 2009 pengertian arsip yaitu : Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
1
Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung: CV. Mandar Maju, 2008), hlm 43.
2
organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara2
Dalam kegiatan organisasi di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah harus melakukan manajemen kearsipan dengan baik. Pengolahan arsip harus dilaksanakan dengan efektif dan efisiensi, sehingga dalam pengolahannya arsip dapat dihasilkan dengan baik. Semakin besar organisasi dan banyaknya kegiatan cenderung akan banyak permasalahan yang muncul. Untuk mencapai efektivitas kinerja dalam organisasi yang lebih tinggi, kearsipan harus ditangani secara serius dengan memperhatikan kaidah kearsipan. Oleh karena itu, manajemen arsip dinamis merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap kegiatan. Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dinamis dalam organisasi yang menghasilkan informasi yang merupakan salah satu bagian penting bagi fondasi suatu organisasi. Arsip dinamis dilihat dari frekuensi penggunaannya dibedakan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip secara terusmenerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan
2
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
3
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.3 Penanganan arsip inaktif bertujuan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna pengolahan arsip sebagai daya dukung penyelenggaraan tugas suatu instansi atau unit kerja serta untuk menjaga keselamatan arsip inaktif itu sendiri. Dalam penanganan arsip inaktif harus memperhatikan standar pengelolaan arsip. Untuk penanganan dari segi penyimpanan dan pengolahan perlu adanya sumber daya manusia untuk melakukan pengolahan arsip dengan baik dengan cara meningkatkan prestasi dan pendayagunaan petugas-petugas kearsipan, perlu adanya upaya untuk mendorong dan memberi motivasi disamping bimbingan kepada para petugas arsip. timbulnya daya guna kearsipan yang tinggi banyak tergantung pada unsur manusia yang mau mengelola arsip dengan penuh minat, dedikasi dan semangat yang tinggi.4 Permasalahan arsip-arsip yang dikelola di Instansi pemerintahan masih kurang adanya kepedulian yang mendalam tentang pengolahan arsip inaktif dalam penataannya maupun dalam upaya menyelamatkan arsip yang berantakan dan masih menumpuk. Sehingga akan sulit dalam penemuan kembali. Secara garis besar kondisi arsip inaktif dapat dibedakan menjadi 2 (dua) jenis yaitu arsip kacau dan arsip teratur. Kondisi arsip di Badan 3
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara,2014), hlm 4. 4
Sedarmayanti, op.cit, hlm. 149.
4
Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam keadaan arsip tidak teratur, sehingga pengaturan penataannya harus memerlukan penangan yang khusus dan harus dipersiapkan sumber daya manusia. Badan arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan bentuk organisasi yang merupakan unsur pendukung tugas Gubernur di bidang kearsipan dan perpustakaan yang berkedudukan di bawah tanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekertaris daerah. Sejauh ini pengolahan Arsip Inaktif belum dapat dilakukan secara rutin karena kurangnya sumber daya manusia. Oleh karena itu, kegiatan pengolahan arsip inaktif sangat diperlukan agar dapat memperlancar organisasi di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Berdasarkan uraian diatas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pengolahan arsip dinamis inaktif yang ada di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah 2. Kendala apa saja yang dihadapi saat melakukan pengolahan di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
B. Keaslian TA
Tema Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Jawa Tengah belum ada, tetapi terdapat penulisan tugas akhir pada mahasiswa Diploma Kearsipan bernama Herfina Wulandari menulis Tugas Akhir berjudul “Pengolahan Arsip Inaktif “ di Dinas Pengelolaan Keuangan Dan Aset Daerah Kabupaten Sleman. Tugas Akhir
5
tersebut menjelaskan tentang kondisi arsip inaktif, pengolahan arsip inaktif, sarana prasarana yang diperlukan, dan kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip inaktif.5
Terdapat penulisan Tugas Akhir mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang bernama Dewi Febriani dengan judul ” Sistem Pengolahan Arsip Inaktif dalam Upaya Mengurangi Jumlah Arsip” di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam pembahasannya membahas tentang pemusnahan Arsip Inaktif.6 Sedangkan penulis akan membahas tentang Penyeleksian Arsip, pembuatan skema, dekripsi, manuver berkas, penataan, penyimpanan Arsip Inaktif dan kendala yang dihadapi di Badan Perpustakaan Arsip Daerah Jawa Tengah.
C. Tujuan dan Manfaat Dalam penelitian ini bertujuan dan bermanfaat untuk : 1.
Mengetahui cara pengolahan dan penyimpanan arsip inaktif yang ada di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
2.
Mengetahui apa saja sarana dan prasarana untuk penyimpanan arsip Inaktif di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Herfina Wulandari, “Pengolahan Arsip Inaktif di Dinas Pengelolaan Keuangan Dan Aset Daerah Kabupaten Sleman”. Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2015. 5
Dewi Febriani, “Sistem Pengolahan Arsip Inaktif dalam Upaya Mengurangi Jumlah Arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah”. Tugas Akhir pada Prodi Manajemen Perkantoran Fakultas Ekonomi UNNES, 2010. 6
6
3.
Mengetahui kendala dalam pelaksanaan mengelola arsip Inaktif di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
4.
Mengetahui kondisi Record Center di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
D. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pemahaman dari Tugas Akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, laporan tersebut telah dibagi menjadi empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya. Bab pertama pendahuluan yang mencakup latar belakang dan permasalahan, tujuan dan manfaat, sistematika penulisan. Uraian dalam latar belakang berisikan tentang definisi kearsipan, peranan arsip, penjelasan mengenai pengolahan arsip inaktif. Kemudian dijelaskan tujuan dan manfaat. Bab
kedua
berisi
tentang
tinjauan
pustaka
dan
metode
pengumpulan data. Tinjauan pustaka yang dicantumkan dalam penulisan ini menunjukan literatur dan bahan pustaka sebagai acuan teori dalam proses penyusunan Tugas Akhir. Metode pengumpulan data menggunakan tiga metode yaitu observasi, wawancara, studi pustaka. Bab ketiga berisi pembahasan tentang pengolahan arsip inaktif yang dilaksanakan di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa
7
Tengah yang menggambarkan bagaimana proses pengolahan arsip inaktif serta
kondisi
sebelum
dilakukannya
pengolahan
arsip.
Kegiatan
pengolahan arsip inaktif sendiri terdiri penyeleksian arsip, pembuatan skema, deskripsi, manuver, penyimpanan arsip. Selain itu juga di jelaskan kendala yang di hadapi selama praktik kerja lapangan berlangsung. Bab keempat penutup berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah jawaban atas permasalahan yang telah dirumuskan pada bagian pendahuluan. Sedangkan saran adalah masukan untuk Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
