Rabu, 3 Februari 2016
Sistem akan menampilkan “no record found” jika NIP belum terdaftar
Isi beberapa field berikut: NIP Instansi User ID (hendaknya unik, hindari spasi) Password Konfirmasi Password Email Email Alternatif Lewati tahapan ini jika anda sudah terdaftar
Isi setiap field pada form ini seperti: Biodata, Data Instansi, Informasi Rekening, Riwayat Kesehatan Setiap field berbintang merah wajib diisi Jika setelah submit muncul pesan “Value already present” berarti anda sudah pernah isi data pribadi sebelumnya, silakan menuju menu Ubah Data Pribadi
Isi intake, nilai test anda (TPA, TOEFL, test lainnya) serta motivasi anda dalam mengikuti program beasiswa SPIRIT Setelah submit PA akan menerima notifikasi e-mail yang harus melakukan seleksi terhadap intake dan nilai anda (Administrasi, TPA, TOEFL) Sistem akan menampilkan “Your record already exists” jika anda sudah pernah mengisi Pendataan Intake, silakan menuju menu “Ubah Nilai Test” untuk mengubah.
Isi Form Peminatan Awal yang meliputi: Bidang Studi Sub bidang Studi Negara Universitas Nama Universitas Tingkat Beasiswa
Tahapan ini bisa diisi jika lulus seleksi pada tahapan wawancara oleh PIU (TRANSPAR) PA akan menerima notifikasi e-mail yang harus melakukan verifikasi terhadap pilihan program studi anda (approved/declined & alasan PA) Setelah PA melakukan verifikasi maka PIU akan menerima notifikasi e-mail yang harus melakukan verifikasi juga terhadap pilihan program studi anda tersebut (approved/declined & alasan PIU)
Peserta diwajibkan mengupload Letter of Acceptance (LoA) terhadap salah satu program studi yang akan dipilih PMU akan menerima notifikasi e-mail yang harus melakukan penempatan peserta sesuai dengan program studi yang dipilihnya.
Karyasiswa menerima notifikasi e-mail untuk mengisi form Pra-Keberangkatan setelah PIU/PMU melakukan “Penempatan Program Gelar” terhadap pilihan program studi anda Isikan setiap field pada form ini seperti: Nama Program, Nama & Negara Universitas, Tanggal Mulai/Selesai Studi Cetak form tersebut
Karyasiswa menerima notifikasi e-mail untuk mengisi form Re-Entry setelah PIU/PMU melakukan “Penempatan Program Gelar” terhadap pilihan program studi anda Isikan setiap field pada form ini seperti: Informasi rencana penempatan kerja (setelah studi) Nama Atasan Unit Kerja (min Eselon II ) Cetak form tersebut
Setelah dinyatakan menjadi karyasiswa anda diwajibkan untuk mengupload beberapa dokumen pendukung seperti: Surat Sekretariat Negara Surat Tugas Nota Persetujuan Visa Passport Curriculum Vitae Mengisi Tanggal Mulai/Akhir Nota Persetujuan
Surat Pernyataan adalah kesediaan karyasiswa mengembalikan bila ternyata dana yang telah diterima dinyatakan lebih besar dari yang seharusnya dibayarkan Isilah Surat Pernyataan dengan menggunakan template yang telah disediakan oleh sistem Upload Surat Pernyataan ke TRANSPAR
Karyasiswa diwajibkan untuk mengupdate perkembangan studi secara periodik melalui TRANSPAR seperti: Mengupdate nilai indeks prestasi terakhir Mengupload dokumen laporan, transkrip nilai Ketersediaan data tersebut digunakan PIU, PPK, PMU dan PA sebagai monitoring terhadap karyasiswa
Kategori biaya yang bisa diklaim (master overseas): Application fee Book allowance Health insurance International travel Living allowance Medical checkup
Research allowance/Seminar cost Settling allowance Shipping allowance Tuition fee Typing allowance Visa
Mengisi kategori biaya, lampiran, mata uang, jumlah, tanggal jatuh tempo Klaim hendaknya dilakukan 60 hari sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran, karena untuk menghindari keterlambatan pembayaran ke karyasiswa Setelah submit PPK akan menerima notifikasi e-mail yang harus memproses klaim anda Kontak Humas PPK: Ibu Khairani (
[email protected])
Wajib mengupload Visa & Passport sebelum pemesanan Mengisi tanggal kepulangan/keberangkatan Mengisi rute perjalanan (kota/negara asal & kota/negara tujuan) Setelah submit tiket maka PPK akan menerima notifikasi e-mail pemesanan PPK melakukan verifikasi terhadap data pemesanan PPK memesan tiket dan mengupload ke TRANSPAR Karyasiswa menerima notifikasi e-mail/tiket Kontak PPK: Ibu Juwita (
[email protected])
Non Degree Degree Pre-Departure Training
Form Kuesioner wajib diisi sesuai dengan program yang anda ikuti
Hendaknya setiap pertanyaan disubmit melalui TRANSPAR Hal tersebut dilakukan agar admin bisa mengalokasikan pertanyaan kepada pihak terkait sehingga jawaban yang diperoleh menjadi tepat (informasi yang disampaikan tidak bias) Lebih mudah dalam maintenance karena terarsip dengan baik dalam database Menjadi penanganan pengaduan satu pintu
Terima kasih
