gemeente Eindhoven
Dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer
Raadsnummer 04.R707.OOI Inboeknummer oa)ox4SSB Beslisdatum BikW so januari 2004 Dossiernummer 4o4.sSx
RaadsvoorstelRechtmatigheid pro forma kredieten jaarrekening aooz 1 Inleiding Het ruimtelijk en economisch ontwikkelen van de stad is niet gestart met het ontstaan van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer (DSOB). De visies waarmee de stad ontwikkeld wordt, de wijze waarop de beheersing en verantwoording van de projecten plaatsvindt en de organisatorische setting waarin dat plaatsvindt ontwikkelen zich voortdurend. Met de voorbereiding op de vorming van DSOB is heel bewust aandacht besteed aan de visie om op een moderne wijze uiting te geven aan planning en control die in belangrijke mate een bijdrage levert aan risicobeheersing en transparantie. Als eerste stap is E&Y Management Consultants destijds gevraagd om een quick sean te verrichten naar de mate van control van de onder handen zijnde projectenportefeuille van de toenmalige diensten DSO, DOW (dienst Openbare Werken) en het Grondbedrijf. Hieruit zijn aanbevelingen gekomen die voor de DSOB aanleiding zijn geweest om, volgens een door het college vastgestelde planning, een actieplan te ontwikkelen welke de planning en control tot wasdom moet leiden. De uit dit onderzoek komende aanbevelingen zijn richtinggevend voor de fasen die doorlopen moeten worden.
Herwinnen overzicht projectenportefeuille (2000-2001). Herwinnen inzicht projectenportefeuille (2001-2002). Beheersing projectenportefeuille (2002-2003). Sturing projectenportefeuille (2003-2004). Een belangrijk verschil in de gewenste handelswijze tussen de voormalige diensten en de huidige DSOB betreft: het afstappen van sturing op jaarlijkse kredietvolumes waarvan werd afgestaffeld naar een sturing die de transparantie naar college en raad vergroot.
Thans worden de contouren van het nieuwe besturingsinstrumentarium duidelijk zichtbaar. Zo zijn de volgende resultaten bereikt: 1 uit een brij van 5.000 "projecten" is een overzichtelijke projectenportefeuille gedestilleerd van + 260 projecten. Hiervan zijn 140 infrastructurele- en 120 grondbedrijfsprojecten;
Raadsnummer 04.R707. OOI
2 de meeste projecten zijn voorzien van een adequaat financieel toetsingskader; 3 de meest relevante grondbedrijfsprojecten zijn voorzien van een geactualiseerde exploitatieopzet. Van de 120 projecten hebben er al 105 een geactualiseerde exploitatieopzet; 3 verbindingen zijn gelegd tussen de programmabegroting en productraming en projecten en functionele begroting; 4 verbindingen zijn gelegd met programmalijnen Samen Stad en projecten; 5 vele oude projecten zijn administratief afgesloten en opgeschoond; 6 sterke verbetering van de financiele informatievoorziening ten aanzien van projecten. De door ons ingezette transformatie is gericht op een betere risicobeheersing en een verhoging van de transparantie van de projecten. Hierbij stappen wij af van het gebruik van routinekredieten en de toets op resultaten als een totaal per project, maar gaan over naar een sturing per exploitatiepost gesplitst naar inkomsten en uitgaven binnen een project. Ook in de verlaten werkwijze gold de procedure dat de raad tijdig geÃŕnformeerd werd en om een besluit werd gevraagd indien er zich nieuwe feiten voordeden. Deze informatie betrof zowel inhoudelijke als financiele aspecten die in administratieve zin salderend zijn verwerkt. In de nieuw te hanteren werkwijze worden de inkomsten en uitgaven gesplitst per exploitatiepost. Voor de prognose ontstaat er geen verschil. Echter bij de actualisering is verzuimd de kredieten aan te passen. In de realisatie en de prognoses zijn de uitgaven en inkomsten wel gebaseerd op het (detail)niveau van de raadsbesluiten, maar dit spoort dus niet meer met de begroting c.q. kredieten. Om telkens een goede beoordeling te kunnen maken bij opdrachtverlening of er nog voldoende financiele middelen beschikbaar zijn op de exploitatiepost dienen nu ook de begroting c.q. kredieten hierop te worden aangepast. Tijdens het doorlopen van de fasen om te komen tot deze nieuwe werkwijze is er tijdelijk een extra kolom toegevoegd. In deze kolom zijn bedragen vastgelegd waarvoor u als raad impliciet wel heeft besloten (bijvoorbeeld 2’ herijking Meerhoven, maart 2003) maar een begrotingswijziging waarin de oorzaak en dekking zijn aangeven ontbreekt.
De pro forma kredieten vormen in wezen de schakel tussen de besluitvorming in het verleden rond volumekredieten en de gewenste sturing op projectkredieten.
We willen groeien naar een situatie waar alle kredietvoorstellen van majeure projecten worden voorgelegd aan de raad en jaarlijks worden herijkt. Hiervoor wordt een herijkingskalender door de dienst opgesteld. De uitkomsten van de herijkingen zijn zowel basis voor de jaarrekening van het voorgaande jaar als basis voor de Voorjaarsnota voor het volgende boekjaar. Ook de niet majeure projecten worden herijkt en zullen aan u voorgelegd worden. Voorstellen hiertoe zijn in voorbereiding.
Raadsnummer 04.R707.00I
Wat tot op heden nog niet heeft plaatsgevonden is de formele besluitvorming op projectbasis van de kredieten. Sinds een tweetal jaren worden in de jaarrekening DSOB de kredieten per project gepresenteerd inclusief een overzicht (kolom) van de pro forma kredieten. Ook in de Concern Jaarrekening 2002 zijn deze pro forma kredieten verwerkt in de "staat van investeringen". Bij de controle van de Jaarrekening 2002 heeft de accountant een steekproef van deze pro forma kredieten genomen. In zijn rapportage meldt hij dat het getrouwe beeld van de jaarrekening, door de toevoeging van de kolom pro forma, niet wordt befnvloed. Hij adviseert dat wijzigingen alsnog voorgelegd dienen te worden aan de raad, in volgende situaties: het verwerken van ongunstiger krediet-opzetten dan oorspronkelijk begroot, bijvoorbeeld door stijging van bepaalde kosten; het verschuiven van middelen tussen kredieten;
het verwerken van nieuwe krediet-opzetten waarvoor 10096 dekking is gerealiseerd, bijvoorbeeld in de vorm van specifiek toe te wijzen subsidietoezeggingen. In de deelwaarneming van de accountant komt de eerste situatie niet voor. De tweede situatie doet zich voor maar vindt plaats tussen kredieten van hetzelfde soort. De derde situatie is meerdere malen geconstateerd. Ook bij de door de dienst SOB zelfgemaakte integrale beoordeling van de projecten waar pro forma kredieten zijn gemeld komt ditzelfde beeld naar voren.
2 Probleemstelling De verschuiving van middelen tussen kredieten van hetzelfde soort komt voor bij jaarschijven 1997-2002 Openbare verlichting. Het actualiseren van de kredieten waarvoor 10096 dekking is gerealiseerd komt 49 maal voor. Het actualiseren betreft enkel en alleen administratieve aanpassingen waarvoor eerder al besluitvorming, zowel inhoudelijk als financieel, door u als raad heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld herijking Meerhoven). Er is hier dus geen sprake van nieuwe feiten, maar slechts van een correctie om een betere beheersing en een grotere transparantie op de projecten mogelijk te maken. Resultaten uit deze actie worden dan ook niet voorzien. De resultaten zijn immers gebaseerd op de actuele realisatie/prognosecijfers en derhalve reeds betrokken bij de bepaling van de cash flow waarbij jaarlijks de uitgaven en de inkomsten met elkaar verrekend worden en waarvan het resultaat wordt afgeroomd naar de Reserve Specifiek Infrastructurele Werken (RSIW).
Daarnaast zijn er reeds bedragen in de kolom pro forma kredieten opgevoerd voor projecten waarvoor in hoofdlijnen door u opdracht is gegeven, maar de feitelijke financiele onderbouwing nog moet worden voorgelegd. Op deze categorie pro forma kredieten worden geen verplichtingen en of uitgaven gedaan door de dienst zonder bestuurlijk besluit. Het betreft hier slechts een administra-
Raadsuummer 04.R707.00I
tieve vastlegging waarvoor u geen besluit wordt gevraagd. Het betreft een 22-tal projecten. Ten aanzien van de eerste twee gemelde situaties dient een raadsbesluit genomen te worden, aangezien het wel de begroting be/nvloedt in termen van verhoging c.q. verlaging van de uitgaven dan wel verhoging c.q. verlaging van de inkomsten. Dit betreft het budgetrecht van de raad. De tijdsdruk om dit in het boekjaar 2003 af te handelen is gelegen in de implementatie van het BTW Compensatie Fonds (BCF) 2003 en de implementatie van de nieuwe wetgeving Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) 2004.
3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Het voorstel heeft geen directe maatschappelijke effecten. 3a Milieutoets Niet van toepassing.
4 Wijze van aanpak I oplossingsrichting Op basis van de door de accountant beschreven situaties heeft de dienst alle pro forma kredieten in de projectenportefeuille per 31 december 2002 van DSOB beoordeeld. Daarbij wordt het volgende opgemerkt: ook bij de integrale beoordeling zijn geen ongunstigere krediet opzetten dan oorspronkelijk begroot aangetroffen;
de verschuiving tussen de jaarschijven 1997-2002 van de Openbare verlichting beperkt zich tot 6 0.4 min.
De hoogte van de bedragen bij de actualisering van de kredieten waarvoor 1009o dekking is gerealiseerd geeft aanleiding tot de hierna gegeven nadere uitleg. Het betreft aan de uitgavenkant een correctie van 6 415 min. (waarvan 6 404 min. in het project Meerhoven) en aan de inkomstenkant en een correctie van < 615 min. (waarvan 6 498 min. Meerhoven). Per saldo een positieve correctie van < 200 min. (hiervan is 6 94 min. Meerhoven). Deze< 200 min. vergroot echter op geen enkele wijze de bestedingsmogelijkheden van de gemeente ten opzichte van voorgaand jaar omdat deze al in voorgaande prognoses zijn meegenomen. Zoals reeds bij de probleemstelling aangegeven betreft het administratieve wijzigingen. Ook de accountant geeft al aan dat "het getrouwe beeld van de jaarrekening, door de toevoeging van de kolom pro forma kredieten, niet wordt beinvloed".
Ter verduidelijking de invloed van het project Meerhoven. Bij de 1’ en 2’ herijking van dit project, waarvan de laatste in maart 2003 door de raad
is vastgesteld, is de volledige planexploitatie geactualiseerd. Zowel inhoudelijk maar ook financieel. Deze financiele aanpassingen op basis van dit besluit zijn echter niet vertaald in een begrotings- c.q. kredietwijzing, zijnde een wijziging waarbij de uitga-
Raadsnummer 04.R707.00I
ven en inkomsten van de planexploitatie op het verwachtingsniveau van de herijking worden gebracht. In het door ons gehanteerde control instrument dient deze kredietaanpassing in de administratie vastgelegd te worden. Per saldo geeft dit een verhoging aan de uitgavenkant van 6 404 min. en aan de inkomstenkant < 498 min. Na deze administratieve correctie is de boekhouding weer in overeenstemming met de door u vastgestelde herijking. Dit soort administratieve correcties moet op meerdere projecten doorgevoerd worden. Deze projecten kunnen gerubriceerd worden op basis van de indeling in de staat "Overzicht bouwgrondexploitatie" Jaarrekening 2002. Voor de projecten gerubriceerd in de kolommen "prospecties op grote gebieden en "lopende projecten" van dit overzicht, behelst dit tezamen < 1.6 min. uitgaven respectievelijke 93 min. inkomsten. De projecten gerubriceerd in de kolom "PPS-constructies" kennen in deze staat prospecties voor 6 13 min. uitgaven respectievelijk< 24 min. inkomsten. Ook hier is in het verleden verzuimd een begrotingswijziging te maken en wordt de feitelijke situatie nu vertaald naar een actuele begroting.
Zoals eerder aangegeven worden de pro forma kredieten wel meegenomen in de huidige bepaling van de afdracht aan de RSIW. Het invoegen van de voorgestelde kredietenwijziging verhoogt derhalve alleen de transparantie zonder verdere financiele consequenties. Daarnaast zijn er reeds bedragen in de kolom pro forma kredieten opgevoerd voor een 22-tal projecten waarvoor in hoofdlijnen door u opdracht is gegeven maar de feitelijke financiele onderbouwing nog moet worden voorgelegd. Het betreft hier < 41 min. uitgaven respectievelijk< 46 min. inkomsten. Op deze laatste categorie pro
forma kredieten worden geen verplichtingen en of uitgaven gedaan door de dienst zonder bestuurlijk besluit. Het betreft hier slechts een administratieve vastleg ging. Deze pro forma kredieten vallen buiten dit voorstel. Resume.
Voor de volgende onderwerpen wordt in dit dossier een aanpassing van de (pro forma) kredieten gevraagd: Inkomsten Uitgaven
Verschuiving jaarschijven Meerhoven "Grote gebieden 5 Lopende projecten" PPS-constructies Totaal
395.029,ÃćâĆňâĂİ
403.795.200,ÃćâĆňâĂİ 1.608.924,ÃćâĆňâĂİ
395.029,ÃćâĆňâĂİ
497.846.447,ÃćâĆňâĂİ 92.741.439,ÃćâĆňâĂİ
12.782 628ÃćâĆňâĂİ
24.358.789ÃćâĆňâĂİ
415.363.933,ÃćâĆňâĂİ
61 5.341.704,ÃćâĆňâĂİ
4+
Raadsnummer 04.R707.00I
5 Financiele gevolgen en risico’ s De financiele gevolgen zijn in 2002 nihil. De pro forma kredieten zijn altijd meegenomen bij het bepalen van de afdracht RSIW. Derhalve is de afdracht altijd bepaald op de actuele projectexploitatie. Enige effecten die kunnen ontstaan in het huidige boekjaar 2003 worden verdisconteerd in de prognose afdracht RSIW conform bestaand beleid en verantwoord in de Jaarrekening 2003. Risico’s ontstaan wanneer besluitvorming niet in het boekjaar 2003 plaatsvindt waardoor er geen juiste basis is voor het waarderen van kredieten en dekkingsmiddelen in het kader van de BCF en de budgetbeheersing in het algemeen.
Sa Bestuurlijke kaders Het sluit aan bij Samen Stad in het streven naar een verbetering van de bedrijfsvoering.
5b Fiscale gevolgen Zie onder punt 5 "Financiele gevolgen en risico’ s".
6 Overige gevolgen van de aanpak Niet van toepassing.
7 Resultaten van overleg / inspraak Het conceptdossier is bespoken met de accountant. Zonder de door de DSOB gemaakte integrale beoordeling van pro forma kredieten zelf te controleren, meldt hij akkoord te gaan met de gehanteerde systematiek van actualiseren. Hiermee wordt gevolg gegeven aan het eerder aangehaalde managementletter punt van de accountant.
8 Communicatie Niet van toepassing.
9 Ter inzage gelegde stukken Specificatie van pro forma kredieten (deze liggen vertrouwelijk ter inzage bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer, kamer C.648, de heer J. Lebon).
10 Referendabiliteit Het voorstel is niet referendabel in het kader van de Tijdelijke Referendumwet.
Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
, burgemeester. , wnd. secretaris.
vp
Raadsnummer Oy.R707.OOI
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 januari 2004 ; besluit:
1 de bestaande kredieten te actualiseren met de pro forma kredieten per 1 januari 2003 als resultaat van de opschoonactie projecten en ter verbetering van de risicobeheersing en toename van de transparantie. Uitgesloten zijn hier de pro forma kredieten waarvoor nog geen bestuurlijke goedkeuring is verleend; 2 het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven met voorstellen te komen waarop in de toekomst met projectkredieten in het duale stelsel kan worden omgegaan. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 8 maart 2004.
A. Sakkers, voorzitter.
J. Verheugt, griffier.
BI03025750
gemeente Eindhoven
Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat
Retouradres Postbus goxso, 56oo RB Eindhoven
Aan de leden van de raad
van de gemeente Eindhoven.
Raadsnummer 04.R707.002 Behandeld door F. Biemans Telefoon (oho) s38 sy 8g
Ons kenmerk griffie Versenddatum xx februari 2004
Commissieadvies Betreft cie. Fp: Raadsvoorstel Rechtmatigheid pro forma kredieten jaarrekening 2002.
De commissie Financiele pijler heeft in haar vergadering van 9 februari 2004 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft als volgt geadviseerd: ’leefbaar eindhoven’: akkoord; CDA: akkoord; PvdA: akkoord; VVD: akkoord; SP: akkoord; (xroenLinks: akkoord; D66:
Ouderen App(ll: De Stadspartij: Libera a l Eindhoven:
akkoord; (n.a.v. vragen: zie ook hieronder bij toezegging) akkoord; akkoord; akkoord.
Toeze in ven de wethouder, meer.G. Mittendorff (vie dhr. Ans ven de dienst Xpttt De wethouder zal -voor de raadsvergadering van 8 maart 2004- de raad nog nader schriftelijk inlichten over de administratieve verwerking van de < 200 min. zoals genoemd onder punt 4 van pagina 4 van het raadsvoorstel,
De secretaris van de commissie, F, Biemans.
Bijlage(n) : 0. FBI.
Bexoekadres Stadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden
Postadres Postbus goxso
ma t/m vr g.oo-x6.oo uur
Telefonisch bereikbaar
Bereikbaar per openbaar vervoer
56oo RB Exndhoven
gemeente Eindhoven
Dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer
Baadsnummer og3lyoy.oos Inboeknummer oeioorBrs Beslisdatum BaW D ossiernummer
Nadere toelichting bij raadsvoorstel Betreft Rechtmatigheid pro forma kredieten jaarrekening ooB . In de vergadering commissie FinanciÃńle pijler van 9 februari 2004 heeft u om een schriftelijke toelichting verzocht voor de verantwoording van E 200 min als resultante van de administratieve correctie van f 415 min uitgaven en f 615 min inkomsten. Zoals genoemd onder punt 4 van het raadsvoorstel.
Een belangrijk verschil in de gewenste handelswijze tussen de voormalige diensten en de huidige dienst SOB betreft: het afstappen van sturing op jaarlijkse kredietvolumes waarvan werd afgestaffeld naar een sturing die de transparantie naar College en Raad vergroot. De door ons ingezette transformatie is gericht op een betere risicobeheersing en een verhoging van de transparantie van de projecten. Ook in de verlaten werkwijze gold de procedure dat de Raad tijdig geinformeerd en om een besluit gevraagd werd indien er zich nieuwe feiten voordeden.
Om telkens een goede beoordeling te kunnen maken bij opdrachtverlening of er nog voldoende financiÃńle middelen beschikbaar zijn op de exploitatiepost dienen nu ook de begroting c.q. kredieten hierop te worden aangepast. Tijdens het doorlopen van de fasen om te komen tot deze nieuwe werkwijze is er tijdelijk een extra kolom toegevoegd. In deze kolom zijn bedragen vastgelegd waarvoor u als Raad impliciet wel heeft besloten (bijvoorbeeld 2’ herijking Meerhoven, maart 2003) maar een formele begrotingswijziging ontbreekt. De pro forma kredieten vormen in wezen de schakel tussen de besluitvorming in het verleden rond volumekredieten en de gewenste sturing op projectkredieten. In de vakdienst jaarrekening 2002 van DSOB is in de "Staat van investeringen per balansrekening" de kolom pro-forma opgenomen. Per saldo is voor de onderwerpen
in het voorstel t 415 min. respectievelijk 661 5 min. opgenomen, waardoor er een inkomsten overschot van E 200 min. is.
Raadanummer yoy.ooa
De projecten waarop dit overschot is begroot zijn opgenomen in de staat "In exploitatie zijnde bouwgronden". In de jaarrekening 2002 is er f 63.331.500,opgenomen verwacht aan nog te realiseren inkomsten" uit deze projecten. Jaarlijks wordt deze prospectie opnieuw bekeken en wordt er een prognose voor de komende 4 jaren individueel en voor overige jaren gecumuleerd opgenomen. Van de f 200 min. is in het verleden al ( f 200 min. minus f 63 min.) f 137 min via de afdracht van de cashflow uit het grondbedrijf naar het RSIW gevloeid.
De pro forma kredieten zijn altijd meegenomen bij het bepalen van de afdracht RSIW. Derhalve is de afdracht altijd bepaald op de actuele projectexploitatie.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
secretaris jle/BI04003495
