gemeente Eindhoven
Raadsnummer o6.Rz8y8.oor Inboeknummer o6bstoz4Sy Dossiernummer 64S.ror 7 november zoo6
Raads informatiebrief Betreft rapporten 4itrust en raadsbehandeiing 1 Inleiding Op 24 oktober 2006 heeft de raad rapporten van 4itrust "Hoor en wederhoor, veel geruis en weinig wind" besproken. Tijdens deze bespreking zijn door ons een aantal toezeggingen gedaan. De raad heeft besloten over twee onderwerpen, de aanbestedingsprocedure van de Effenaar en de vernietiging van de onderzoeksgegevens van de commissie Caminada, raadsenquetes uit te voeren.
2 Actuele ontwikkelingen In de rapportages van 4itrust en in de aanbiedingsbrief van de begeleidingscommissie van 27 september 2006 worden in drie casussen ten aanzien van vier ambtenaren uitspraken gedaan die voor ons in eerste instantie aanleiding waren onderzoek te laten doen. Wij hebben ons voorgenomen een ambtelijke onderzoekscommissie opdracht te geven om ons te adviseren opdat we kunnen vaststellen of de in de rapporten genoemde ambtenaren hebben gehandeld of zich hebben gedragen in strijd met wet- of regelgeving, hun opdracht of instructie dan wel anderszins in strijd met wat van hen in hun functie verwacht mag worden en opdat we daarop passend kunnen reageren. Het besluit van de gemeenteraad om raadsenquetes te houden over de aanbestedingsprocedure van de Effenaar en over de vernietiging van de onderzoeksgegevens van de commissie Caminada is voor ons aanleiding op dit moment af te zien van dit onderzoek ten aanzien van twee van de vier ambtenaren.
Wij willen daarmee voorkomen dat onze onderzoeken zowel voor wat betreft de gang van zaken als de resultaten op enige wijze interfereren met de raadsenquetes. Voor wat betreft de twee overige ambtenaren stellen wij vast dat het deelrapport van 4itrust waarin de constateringen over hun gedrag voorkomen, het rapport over de Massagesalon Leenderweg, door 4itrust is teruggetrokken. Op dit moment bestaat er ten aanzien van deze twee ambtenaren daarom geen grond voor enig onderzoek. Indien dat rapport alsnog verschijnt zullen wij ons opnieuw beraden. Wij respecteren het besluit van de raad tot het uitvoeren van raadsenquetes in twee
Raadsnummer O6.RZ8y8.OOX
casussen. Wij zijn in afwachting van hetgeen de raad van ons en de medewerkers van de gemeente Eindhoven verwacht in het kader van deze enquetes. Een van de consequenties van uw besluit om de enquetes uit te voeren is dat een periode van onderzoek, die al in september 2005 is begonnen, nog niet kan worden afgesloten. In het belang van het functioneren van de gemeentelijke organisatie en van de direct betrokken personen en mede gelet op hun persoonlijk belang dringen wij bij u aan op een voortvarende uitvoering van de raadsenquetes en een spoedige afronding daarvan.
Wij zullen de uitvoering van de toezeggingen die wij tijdens de raadsvergadering van 24 oktober 2006 hebben gedaan voortvarend ter hand nemen. 1 Wij hebben toegezegd binnenkort met de relevante raadscommissies de discussie aan te gaan over onderwerpen die verband houden met de in de rapportages gesignaleerde problematiek. Wij zullen begin 2007 in een commissienotitie een voorstel doen over de te bespreken onderwerpen. Onlangs hebben de wethouders Don en Van Merrienboer met de commissie maatschappelijke zorg, financien, personeel en organisatie gesproken over het voorgenomen inkoop- en aanbestedingsbeleid. 2 Wij zullen de raad regelmatig informeren over de uitvoering van de aanbevelingen van de commissie Caminada. Een actueel overzicht van de stand van zaken (zie ook onder 6 hieronder) is ter inzage gelegd. 3 Onze derde toezegging betreft het intern verkennend onderzoek naar die casussen waarbij ambtenaren genoemd zijn en tot passende maatregelen komen en de raad hierover op de hoogte stellen. Wij hebben hierboven uiteengezet dat wij op dit moment afzien van dergelijke onderzoeken om interferentie met de raadsenquetes te voorkomen c.q. omdat de rapportage in de casus Massagesalon Leenderweg door 4itrust is terug getrokken. 4 Wij geven opdracht tot een intern verkennend onderzoek naar de casus grondruil Puttensedreef en als blijkt dat een onjuiste taxatie heeft plaatsgevonden zullen wij de raad daarover rapporteren en handelen overeenkomstig de motie van de VVD over deze grondruil. 5 Wij zullen de vragen vervat in de motie 2, van de VVD over de Dommelstraat 9, beschouwen als raadsvragen en dienovereenkomstig beantwoorden. De beantwoording kunt u nog dit jaar tegemoet zien. 6 Wij trekken uit de rapportage van 4itrust een aantal lessen voor de toekomst en koppelen daaraan een aantal verbeteracties. Wij zullen u vanaf nu regelmatig, tweemaal per jaar, informeren over de voortgang van de uitvoering van de verbeteracties naar aanleiding van de rapportage van 4itrust en van de aanbevelingen van de commissie Caminada. Een actueel overzicht van de stand van zaken is ter inzage gelegd.
Raadsnummer O6.RZ8y8.OOX
3 Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten u te informeren over de gevolgtrekkingen uit de rapportages van 4itrust, de behandeling daarvan door de raad en de besluiten van de raad daarover op 24 oktober 2006.
4 Ter inzage gelegde stukken Voortgang uitvoering aanbevelingen commissie Caminada en leerpunten 4itrust, d.d. 15 november 2006.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
W. Krzeszewski, locosecreta ris
Raadsnummer O6.RZ8y8.OOX
EE06032635
VOORTGANG UITVOERING:
1. AANBEVELINGEN RAPPORT "EEN STREEP IN HET ZAND", commissie Caminada, 1 NOVEMBER 2005 2. VERBETERACTIES RAPPORTEN "HOOR EN WEDERHOOR, VEEL GERUIS EN WEINIG WIND", 4ITRUST, 4 oktober 2006 STAND PER 15 NOVEMBER 2006 AANBEVELINGEN "EEN STREEP IN WET ZAND".
Aanbevelin commissie
Actie
Pas het raadsbesluit over het vaststellen van de handelswijze van de gemeente bij verkoop van haar gebouwde eigendommen uit 1999 aan aan de door de dualisering gewijzigde verhoudingen tussen raad en college (betrekken van de raad bij de verkoop van beeldbepalende panden).
Opdracht is verstreld en in uitvoering (bij APZ/JZ&IV en APZJVastgoed). Een voorstel wordt 1 februari 2007 verwacht,
Neem In het Mandaatbesluit naast de bevoegdheid van diensthoofden om zgn. P-dossiers als B&W dossiers te agenderen de expliciete verplichting voor directeuren op om in alle geval!en waarin er sprake is van een verschil van inzicht tussen portefeuillehouder en ambtelijke organisatie een P-dossier als B&W-dossier te agenderen.
In het nieuwe Mandaatbesluit (in voorbereiding, begin 2007 gereed) wordt dit opgenomen. Dit principe wordt inmiddels door de directeuren als gedragsregel gehanteerd. Een verschil van inzicht wordt In het dossier kenbaar gemaakt.
Geef in het mandaatbesluit duidelijk aan wat bij het mandaat aan de directeur van DSOB bij de verkoop van gronden moet worden verstaan onder een vastgesteld bestemmingsplan. Kan dit een globaal bestemmingsplan zijn of is een uitwerkingsplan noodzakelijk?
In het nieuwe Mandaatbesluit (in voorbereiding, begin 2007 gereed) wordt dit opgenomen.
Leg in de gedragscode burgemeester en wethouders van de gemeente Eindhoven vast dat de burgemeester en de gemeentesecretaris ieder afzonderlijk en tezamen verantwoordelijk zijn voor het bewaken van de voor het bestuur en de ambtelijke organisatie geldende geschreven en ongeschreven regels ("compliance-officers") en stel de termijnen voor en wijze van rapportage over dat taakonderdeel vast.
De gedragscode voor bestuurders wordt herzien (dienst APZ/sector P&0). Eind 2006 zal aan het college een voorstel voor de gedragscode worden voorgelegd, met een raadsvoorstel.
Maak controverses tussen de ambtelijke dienst en de wethouder in een vroeg stadium zichtbaar. Bijvoorbeeld door aan de directeur de plicht op te leggen om dergelijke controverses te notuleren en te melden aan de gemeentesecretaris.
Geschiedt conform door melding en bespreking in de Concerndirectie.
Er is inmiddels een gedragscode voor ambtenaren Neem in de handreiking "Integer handelen" voor medewerkers van de waarin de handleiding integer handelen is gemeente Eindhoven een bepaling op over die gevallen waarin opgenomen. medewerkers melding dienen te maken van ongeoorloofde bestuurlijke druk. Betrek hierin uitdrukkelijk ook de rol van de vertrouwenspersoon. I I Er wordt een advies voorbereid van APZ/JZ&IV Hiermee wordt invulling gegeven aan de noodzaak van checks and balances in het bestuurlijk-ambtelijke verkeer, Breng daarnaast het thema l over een gemeentelijk coordinatiepunt integriteit en integriteit periodiek actief onder de aandacht, door dit niet alleen tijdens de I klachtenbehandeling met een centrale positie. introductie van nieuwe medewerkers aan de orde te stellen, maar I (voorjaar 2007). bijvoorbeeld ook door hieraan themabijeenkomsten te wijden, of hierop te wijzen in nieuwjaarstoespraken en dergelijke. Moderniseer de procedures rond de verkoop van onroerend goed en de uitgifte van bouwgrond.
Voor de gronduitgifte van individuele bouwkavels is dat uitgevoerd bij B&W besluit van 27 juni 2006; Voor de selectie van ontwikkelaars is dat afgerond bij B&W besluit van 4 juli 2006
Wikkel het selectieproces Waterrijk, de definitieve gunning en het transport Waterrijk en Kero zijn afgedaan in 2005, en van het pand Keizersgracht 2 en overige nog openstaande dossiers zoals daarover is met de brief van 2 december 2005 de raad geinformeerd, Dommelstraat 9 en Kero nu zorgvuldig, maar wel snel, af en leg de verantwoordelijkheid voor deze afwikkeling bij de gemeentesecretaris. Keizersgracht 2 is nagenoeg afgerond, een dossier daartoe is in procedure gebracht. Dommelstraat 9 is in september 2005 geleverd aan Trudo.
Besteed In de gemeentelijke organisatie aandacht aan de daar opgetreden Er zijn diverse gesprekken in diverse settings gevoelens van onrust en onzekerheid. Benadruk hierin vooral de punten geweest (o.a, van de burgemeester, directeuren en
waarin het ambtelijk handelen adequaat is geweest sectorhoofden met medewerkers van betrokken diensten en vertrouwenspersonen).
2 LEERPUNTEN EN VERBETERACTtES RAPPORTEN 4ITRUST Leer unt uit ra orten 4itrust
Verbeteractie
In het vervolg bij onderzoeksopdrachten voor externe en/of interne onderzoeken naar het handelen en/of functioneren in c.q. van de organisatie dient vooraf de werkwijze (inclusief de omgang met onderzoeksgegevens), organisatie, de bestuurlijke en ambtelijke aansturing vastgelegd te worden en dient de ondersteuning expliciet (intern, extern) geregeld te worden. De opdrachtnemer dient verplicht te worden een communicatiedraaiboek op te nemen.
De Concernstaf doet een voorstel voor een vaste gedragslijn voor onderzoeken in opdracht van de raad en/of het college.
Bij de aanbesteding van de bouw van de Effenaar zou zijn afgeweken van de toepasselijke regelgeving door gegadigden de gelegenheid te geven hun onvolledigs aanmelding aan te vullen in plaats van hen uit te sluiten en door vervolgens gegadigden waarvan de aanmelding ook na de aanvulling onvolledig was niet uit te sluiten. Voor de selectie van de ontwikkelaar voor het Centrum Doornakkers is niet een aanbestedingsprocedure toegepast en daarmee is mogelijk gehandeld in strijd met het aanbestedingsrecht.
De afdeling Juridische Zaken van de dienst APZ heeft de opdracht te adviseren over de in de toekomst te hanteren gedragslijn in genoemde situaties (uiterlijk 1 februari 2007). Het hoofd Inkoop van de dienst APZ/FB meet conform het programma ICOON periodiek op welke punten het gemeentelijke proces van inkoop- en aanbesteding voor verbetering vatbaar is en rapporteert daarover.
De gemeente Eindhoven heeft geen beleid vastgesteld over het bevorderen van regionale werkgelegenheid door regionale bedrijven te betrekken bij de uitvoering van bouw- en ontwikkelprojecten,
Het voorgenomen inkoop- en aanbestedingsbeleid is in oldober 2006 in de raadscommissie MZFPO besproken. In het kader van de besluitvorming over het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal het college ingaan op de (on)mogelijkheden om het belang van de bevordering van regionale werkgelegenheid te betrekken bij de inkoop en aanbesteding.
10
12
13
Niet en niet tijdig communiceren met bedrijven en personen waarmee de gemeente onderhandelt of anderszins in gesprek is leidt (mogelijk) tot onjuiste beeldvorming,
Aan het belang van goede communicatie met (mogelijke) partners zal in de overleggen van concerndirectie, managementteams en sectoren aandacht worden besteed.
Gebrekkige communicatie binnen een ambtelijke dienst en tussen ambtelijke diensten leidt tot onjuiste beeldvorming en misverstanden.
Het belang van goede samenwerking en communicatie binnen en tussen de gemeentelijke diensten heeft de bijzondere aandacht van de Concerndirectie, managementteams en sectoren.
Dossiervorming in de gemeentelijke organisatie is niet optimaal. Ten onrechte worden emails, aantekeningen, gespreksverslagen en telefoonnotities niet gearchiveerd.
Het hoofd van de sector Dl van de dienst APZ zal de instructies voor de archivering van stukken waar nodig actualiseren, er voor zorgen dat deze algemeen bekend zijn onder medewerk(st)ers en periodiek op de correcte uitvoering daarvan control eren.
