gemeente Eindhoven
Raadsnummer 06.RI59O.OOI Inboeknummer o6bstoosso Dossiernummer 6ra.sox ar maart zoo6
Raads Informatiebrief Betreft Concern management letter Ernst Br Young inzake tussentijdse controle dienstjaar 2005. 1 Inleiding Jaarlijks vindt er door Ernst & Young, als onderdeel van het dienstverleningsplan, een tussentijdse controle plaats inzake de controle van de jaarrekening, Deze tussentijdse controle richt zich met name op administratieve processen die ten grondslag liggen aan belangrijke posten van de jaarrekening. Doelstelling hiervan is een goed inzicht te verkrijgen in een aantal noodzakelijke punten van de administratieve organisatie en het daarvan deel uitmakende systeem van interne controle en (de totstandkoming van de) posten in de jaarrekening. De uit de controle 2005 voortvloeiende bevindingen zijn door E&Y vastgelegd in een management letter. Uw raad wordt via deze raadsinformatiebrief over de belangrijkste aandachtspunten uit deze managementletter geinformeerd.
2 Actuele ontwikkelingen In deze raadsinformatiebrief zijn de belangrijkste opmerkingen en aanbevelingen uit de Concern management letter tussentijdse controle genoemd en voorzien van een reactie daarop vanuit de diensten. Rechtmatigheid. Bij de tussentijdse controle 2005 is door E&Y in het bijzonder de ontwikkeling van het rechtmatigheidsbeheer in de gemeentelijke organisatie beoordeeld. Zij hebben de bevindingen als volgt samengevat:
algemeen. ten tijde van de controle hadden veel diensten de voor hen van toepassing zijnde wet en regelgeving nog niet geactualiseerd;
de opzet van het rechtmatigheidsbeheer is bij veel diensten nog niet transparant c.q. niet toereikend. Een inventarisatie van de belangrijkste beheersmaatregelen om een rechtmatig financieel beheer in de organisatie te borgen ontbreekt nog bij veel diensten;
Raadsnummer 06.RI 590.OOI
de interne toetsing op de werking van de beheersmaatregelen is bij veel diensten niet planmatig in het routinematige proces opgenomen. Ook hebben de meeste diensten geen intern controleplan, waarin controlestappen zijn geconcretiseerd. Reactie Concernstaf. De tussentijdse controle bij de vakdiensten heeft in de maanden september/oktober 2005 plaatsgevonden. Inmiddels zijn er al weer een paar maanden verstreken en is door de diensten hard gewerkt aan het op orde krijgen van het rechtmatigheidsbeheer. De stand van zaken is als volgt: het normenkader is door alle diensten geactualiseerd en doorgeleid ter bestuurlijke besluitvorming. Vaststelling heeft plaatsgevonden in de raad van 30 januari 2006;
inmiddels zijn door alle diensten de materiele posten bepaald, zijn de processen die hieraan ten grondslag liggen vastgesteld en zijn de risico’ s/beheersingsmaatregelen in kaart gebracht; bij de meeste diensten heeft deinterne toetsing op de werking van het rechtmatigheidsbeheer plaatsgevonden. De diensten die hiermee nog niet klaar zijn hebben aangegeven dit op tijd te hebben afgerond voor hetjaarrekeningproces. Overall conclusie: ten tijde van het gereedkomen van dejaarrekening 2005zal bij alle diensten voldoendeinzicht bestaan in de toereikendhei d van het rech tmatigheidsbeheer. De conclusie van E&Y dat het rechtmatigheidsbeheer nog onvoldoende gezien wordt als een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering is echter correct. Deinterne toet-
sing op de werking van de beheersmaatregelen is bij veel diensten niet planmatig opgenomen waardoor de toetsing veelal pas achteraf wordt uitgevoerd. Dit heeft tot gevolg dat tekortkomingen niet meer hersteld kunnen worden. In 2006 zal de verbetering en borging van het rechtmatigheidsbeheer, onder andere via het Control!ersoverleg, met prioriteit aandacht krijgen.
Begrotingsrechtmatigheid. a Door E&Y is beoordeeld of de programmabegroting 2005 voldoet aan de wettelijke voorschriften. Bij deze beoordeling zijn een aantal tekortkomingen geconstateerd. Aan een aantal van deze tekortkomingen wordt tegemoet gekomen doordat deze informatie in de Voorjaarsnota is opgenomen. Toch raden ze aan om bij het opstellen van de toekomstige begrotingen expliciet na te gaan of deze voldoen aan de bepalingen zoals opgenomen in het BBV. Reactie Concernstaf. Bij het opstellen van toekomstige begrotingen zullen de door E&Y genoemde aandachtspunten en aanbevelingen worden meegenomen. b E8 Y merkt op dat ten einde bij de jaarrekening een duidelijk beeld te kunnen geven van begrotingsoverschrijdingen (en -onderschrijdingen) die wel en niet passen binnen de door de raad vastgestelde beleidskaders een eenduidig model ontwikkeld dient te worden welke uiteindelijk in de concernjaarrekening kan
worden opgenomen.
Raadsnummer 06.RI59O.OOI
Reactie Concernsta.:
In de richtlijnen bij dejaarrekeningis opgenomen dat per collegeproduct en programma-onderdeel door de diensten dient te worden aangegeven in hoeverre een eventuele begrotingsoverschrijding past binnen het door de raad vastgestelde beleid. Belastingen (dienst Algemene en Publiekszaken).
Door E8 Y is wederom het proces heffing gemeentelijke belastingen bij de dienst Algemene en Publiekszaken gecontroleerd. Geconstateerd is dat de dienst Algemene en Publiekszaken hard gewerkt heeft om het proces van WOZ taxaties op orde te brengen, dat veel capaciteit is ingezet om alle bezwaarschriften versneld af te werken en dat ten aanzien van de beheersmaatregelen interne controles zijn verricht. Toch vraagt E&Y nog steeds aandacht voor een aantal onvolkomenheden in het gehele proces. Reactie dienst Algemene en Publiekszaken. Zoals door E&Y ook wordt aangegeven zullen veel van de geconstateerde situaties niet meer voorkomen zodra het nieuwe automatiseringspakketin 2007is geimplementeerd Daarnaast zal de afdeling belastingen streven naar het behalen van een ISO certificering. In dit kader zullen de processen worden herschreven en zal aandacht worden besteed aan beheersingsmaatregelen. Ter overbruggingis conform het advies van E&Y bekekenin hoeverre aanvullende controlemaatregelen nodig zijn om de belastingverantwoording voldoende te kunnen waarborgen. Projectbeheer (dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer).
E&Y heeft onderzoek gedaan naar de opzet en het bestaan van het projectbeheer bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer. Zij concluderen dat enige vooruitgang is geboekt maar het proces om te komen tot volledige beheersing nog niet is afgerond waardoor er nog een risico blijft op onverwachte tekorten. O.a. is het benodigde weerstandsvermogen nog niet vastgesteld en heeft in 2005 geen jaarlijkse herijking van het Grondbedrijf plaatsgevonden. Reactie dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer. Momenteel vindt afronding plaats van het MPG (Meerj aren Prognose Grondexploitatie 2005-2009) dat binnen de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer gezamenlijk met een externe adviseuris opgesteld. Nadat het projectis afgerond, naar verwachtingin maart 2006 ontstaatinzichtin de financiele prognose van het Grondbedrijfen kan het weerstandsmogen worden bepaald. Tijdens het onderzoekis met name gekeken naar de grootste grondbedrijfprojecten die in uitvoering zijn. Deze projecten vertegenwoordigen ruim 9096 van de totale begroting Grondbedrijf. Metingang van 2006 zal herijking van het Grondbedrijf weerjaarlijks plaatsvinden waarna ook het weerstandsmogen kan worden bijgesteld.
Raadsnummer 06.RI59O.OOI
Inkoopfunctie.
In 2003 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de gemeentelijke inkoopfunctie. De belangrijkste conclusies hieruit hebben geleid tot een plan van aanpak (ICOON) om de inkoopfunctie binnen drie jaar te professionaliseren, de doelmatigheid te verhogen en de rechtmatigheid te waarborgen. Omdat op dit moment nog uitvoering wordt gegeven aan het Plan van aanpak geeft E&Y aan dat er nog een aantal risico’s te onderkennen zijn en geeft om deze risico’s te verminderen enkele adviezen. Reactie Concernstaf. Het advies van E&Y om, omwille van het feit dat deinkoopdiagnose nog niet volledigis uitgewerkt, de rechtmatigheid vaninkopenin relatie tot de Europese aanbesteding over de periode 2005 nader te onderzoeken, wordt reeds opgevolgd, Het advies van E&Y om een gemeentebrede tenderboardin te stellen die kan garanderen dat mogelijke Europese aanbestedi ngen vooraf/tijdig worden gesignaleerd is al eerder uitgevoerd. Momenteel wordt onderzocht ofookop dienstniveau hieraan behoefte is. De conclusie van E& Y dat de implementatie van het portfoliomanagement, uitwerking vaninkoopcontrol en het gemeentebrede aanbestedingsbeleidin ontwikkeling zijnis juist. Inmiddelsis de nota gemeentebreedinkoop- en aanbestedingsbeleid uitgewerkt. Vaststelling hiervan zalin het I’kwartaal 2006 plaatsvinden. Vertragingis er echter wel tezienin deimplementatie van portfoliomanagement eninkoopcontrol. Dit wordt mede veroorzaakt doordat de aanstelling van een inkoopcoordinator niet naar wens verloopt. In dit kader zal onder andere gekeken gaan worden naar het geboden functieniveau.
Bevindingen onderzoek uitkeringenapplicatie. Door E&Y is bij de dienst Werk, Zorg en Inkomen de juiste werking van de uitkeringenapplicatie (GWS4ALL) onderzocht. Door E&Y zijn diverse tekortkomingen geconstateerd welke zijn verwoord in de management letter van genoemde dienst. In de gemeentebrede management letter zijn een viertal punten opgenomen die de grootste impact hebben. Reactie dienst Werk, Zorg en Inkomen. De accountant heeft in 2005 het proces uitkeringen uitgebreid beoordeeld, onder andere met deinzet van een EDP-auditor. Om die reden maakt de accountant ten aanzien van dit proces relatief veel opmerkingen die erg gedetailleerd van aard zijn. Het merendeel van de opmerkingen heeft betrekking op zaken welke reeds doorinterne controles binnen de dienst Werk, Zorg en Inkomen waren geconstateerd en waar actie op is uitgezet. Daarnaast zjin binnen het proces uitkeringen door Werk, Zorg en Inkomen in 2005 wijzigingen doorgevoerd In het interne kwaliteitbeheersingssysteem. Interne controles hebben uitgewezen dat een aantal interne beheersingsmaatregelen hierbij niet naar behoren hebben gefunctioneerd. Werk, Zorg en Inkomen heeft daarom besloten met aanvullendeinterne controles vast te stellen dat de rechtmatigheid van de uit-
Raadsnummer 06.RI59O.OOI
voering nietin het gedingis. Deze aanvullende controles zijninmiddels uitgevoerd en tonen aan dat de rechtmatigheid binnen het proces ui tkeringen voldoet aan de daar aan te stellen eisen. Beheersaspecten financieel pakket EFIS. E8 Y constateert dat de verbeteringen met betrekking tot het beheer van EFIS die in 2004 waren ingezet in 2005 verder zijn doorgevoerd. Toch geven zij aan dat een aantal aandachtspunten die opgenomen waren in de management letter van,2004 nog
onvoldoende opvolging hebben gekregen. Reactie Concernstaf. De conclusie van E& Y isj uist. Inmiddels zijn de door E& Y genoemde aandachtspunten
opgepakt en momenteelin uitvoering. Afronding wordt op korte termijn verwacht.
Bevindingen applicatie telebankieren. Door E&Y is de telebankieromgeving van de gemeente Eindhoven onderzocht. Zij concluderen dat er o.a. op het gebied van betaalbestanden en spoedbetalingen sprake kan zijn van ongeautoriseerde betalingen. Dit is het gevolg van o.a. het opslaan van bestanden op een drive waar meerdere medewerkers toegang tot hebben, functievermenging en het niet zichtbaar vastleggen van controles. Reactie Concernstaf. De risico’s die E&Yschetst, zijn niethelemaal correct weergegeven. Zois de drive waarop betaalbestanden worden opgeslagen wel door meerdere medewerkers toegankelijk, echter de pc waarop de applicatie telebankierenis geinstalleerdis alleen toegankelijk voor de vier medewerkers van de Concernstaflafdeling Financieel economisch beleid die de betalingen verzorgen. Daarnaast worden controles altjid wel zichtbaar vastgelegd. Slechts in uitzonderingsgevallen (bij voorbeeld bj iprintproblemen) kan een detai lpri n t ontbreken waardoor de controles, diein dit geval via het pcscherm worden uitgevoerd niet zichtbaar kunnen worden vastgelegd. Onverlet het bovenstaande zullen bij de vorming van een centrale administratieafdeling (PIOFA-A) de opmerkingen en aandachtspunten zonodig worden meegenomen. Grote 5 teden b el ei d 2005-2009.
Naar aanleiding van de ervaringen bij de controle op de verantwoording van het Grotestedenbeleid 2000-2004 welke op een aantal vlakken moeizaam verliep, adviseert E&Y om voor de verantwoording Grotestedenbeleid 2005-2009 in een vroegtijdig stadium de inrichting van de organisatie en processen te regelen. Reactie Concernstaf: Door de gemeente Eindhoven wordt de noodzaak onderkend van het zo spoedig mogelijk treffen van adequate maatregelen om een soepele en correcte verantwoording GSB III mogelijk te maken. Daartoeis een eerste concept-handboek opgesteld waarin uitwerkingsrichtingen zijn aangegeven. Uitwerking vindt plaats via een actiepuntenlijst, dieis uitgezet via het Controllersoverleg. Nieuw ten opzichte van de GSB IIperiodeis dat voor GSB III geen aparte projectorganisatieisingericht, maar dat GSB III
Raadsnummer 06.RI590.00I
onderdeel is van de reguliere taken en verantwoordelijkheden (Inbeddingin de reguliere begrotings- en rekeningcyclus). De te late verschijning van rijksregelgeving heeft voor het aanvangsjaar 2005 belemmerend gewerkt voor het tijdig treffen van de nodige beheersmaatregelen. (De uitvoeringsregelingen en controleprotocollen van twee brede doeluitkeringen zijn eerst medio 2005 vastgesteld, het derde controleprotocol zal naar verwachting in het voorjaar van 2006 beschikbaar komen). Dit betekent dat extra aandacht zal moeten worden geschonken aan het groei pad naar het voor 65B III vereiste niveau van verantwoording. Teneinde een correcte totaalverantwoording in 2010 te bereiken, streeft Eindhoven bij dejaarlijkse verantwoordingscyclus naar het toepassen van zoveel mogelijk elementen van single audi t/si ngle information. Informatie voor derden. In het BBV is opgenomen dat gemeenten informatie dienen te verstrekken aan het Centraal Bureau voor de Statistiek en de toezichthouder (IV3). Deze informatie dient te voldoen aan bepaalde richtlijnen en formats. E&Y geeft aan dat slechts door een
aanzienlijke inspanning van zowel de gemeente Eindhoven als van Ernst & Young Accountants een goedkeurende verklaring bij de definitieve informatieverstrekking kon worden verstrekt. In eerdere concepten constateerden zij diverse fouten. E&Y adviseert nu om in de reguliere procesgang voldoende interne controlemaatregelen op te nemen die deze fouten dienen te voorkomen en adviseert daarnaast om de
inrichting van het financiele systeem met betrekking tot de dubbelboekingen nader te bezien. Reactie Concernstaf. De constateringen van E&Yzjinjuist’. Alleen door middel van een aantai handmatige correcties is het gelukt om een goede definitieve verantwoording te overleggen. Inmiddels zijn er verschillende actiesin gang gezet om te komen tot een structurele oplossing van de geconstateerde problemen.
Overi Naast bovengenoemde punten worden in de management letter nog enkele andere aanbevelingen, conclusies en opmerkingen gemaakt. Zowel deze punten als bovenstaande punten zijn, zoals dat ook gebeurd is met de punten uit eerdere ltussentijdse) management letters, in de actiepuntenlijst naar aanleiding van controle Ernst & Young Accountants opgenomen en voorzien van een planning. De voortgang ervan wordt periodiek via de tussentijdse rapportages gevolgd.
3 Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten u over de management letter van Ernst &. Young inzake de tussentijdse controle 2005 te informeren.
Raadsnummer 06.RI59O.OOI
4 Ter inzage gelegde stukken Concern Management letter, tussentijdse controle dienstjaar 2005.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
Th. Stevens, loco-secretaris
EE06007139
