Raads informatiebrief

gemeente Eindhoven

Raadsnummer 09.R3I23.OOI Inboeknummer o9bstooZSS Dossiernummer 92I.404 19 Inel 2009

Raads informatiebrief Betreft onderzoeksrapport "De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De

status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven".

Inleiding De Rekenkamer heeft in 2004 onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid enbeheer van de gemeente Eindhoven. Op basis van de conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek is in september 2005 een Verbeterplan Subsidies opgesteld en er is aan de verbeteracties in 2006, 2007 en 2008 gewerkt. Toentertijd is afgesproken dat de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamer zou worden beoordeeld. Deze afspraak vormt de aanleiding voor dit onderzoek. Aan het onderzoek is vervolgens de vraag toegevoegd hoe doelmatig de inzet van middelen is ten aanzien van subsidies kleiner dan 6 50.000,ÃćâĆňâĂİ.

Peildatum voor de rapportage en de conclusies is december 2008.

Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten: 1 kennis te nemen van het onderzoeksrapport "De lange weg naar verbeteringDe status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven"; 2 de conclusies uit het rapport te onderschrijven en onderstaande aanbevelingen uit het rapport over te nemen en de directieraad op te dragen hieraan invulling te geven. Hoewel het beleid gemeentebreed geldt en verplicht is gesteld, is een gemeentebrede toepassing ervan nog steeds geen gemeengoed. Het instrumentarium voor een goed en ordelijk subsidiebeheer is inmiddels grotendeels op orde. De toepassing van het instrumentarium door de lijnorganisatie is voor verbetering vatbaar.

De volgende aanbevelingen zijn geformuleerd’. 2.1 Wijs een integraal verantwoordelijke instantie aan voor kaderstelling, knelpuntsignalering en het toezicht op de te verstrekken subsidies.

’ VP verwijst naar de relatie met het oorspronkelijke verbeterpunt uit het Rekenkamerrapport.

Raadsnummer 09.RQI2Q.OOI

Per 1 januari 2009 is de organisatie gemeentebreed anders gestructureerd. De nieuwe organisatieopzet is bij uitstek het moment om voor het toezicht op het verstrekken van subsidies een integraal verantwoordelijke ("subsidiekenniscentrum") aan te wijzen. Dit subsidiekenniscentrum moet ook de bevoegdheid krijgen om toepassing van het subsidie-instrumentarium af te dwingen. Het centrum rapporteert aan de directieraad. Een dergelijk organisatieonderdeel ook tegemoet aan een aantal nog bestaande hiaten in het subsidiebeheer. 2.2A Beschrijf het evaluatieproces voor zowel de Subsidieverordening als de verleende subsidies. Voer het proces vervolgens ook uit. Neem dit bijvoorbeeld op in de af te sluiten managementcontracten. 2.2B Pas de Subsidieverordening aan conform de aanbeveling van de Rekenkamer.

2.3 Leg afwijkingen van het sanctiebeleid expliciet vast en laat deze vooraf goedkeuren door ons college.

2.4 Pas de Subsidieverordening aan voor het onderdeel sluitende begroting. Voeg de volgende passage toe aan de Subsidieverordening: "tenzij het weerstandsvermogen van de instelling toereikend is om de inspanningsverplichting op de begroting af te dekken en het college akkoord Is .

2.5 Breng meer consistentie in de lijn programmabegroting ÃćâĆňâĂİ productenramingÃćâĆňâĂİ

subsidievaststelling. Neem bijvoorbeeld in de productenraming voor grote gesubsidieerde instellingen (> 6 500.000,ÃćâĆňâĂİ per instelling) afzonderlijke prestatie-indicatoren

op die aansluiten bij de doelstellingen in de programma begroting.

2.6 Geef meer inhoud aan het monitoringsproces. Zorg er voor dat de daadwerkelijke knelpunten ook echt met elkaar (gemeente en subsidieontvangende instelling) worden besproken, leg dat vast en neem zo nodig gezamenlijk of ieder afzonderlijk aanvullende maatregelen. SAGEM is hiervoor een geschikt hulpmiddel. 2.7 Onderzoek de mogelijkheid om zeer kleine subsidies doelmatiger af te handelen.

Gedacht kan worden aan het verminderen van de controlewerkzaamheden van subsidies < 6 5.000,ÃćâĆňâĂİ. Bijvoorbeeld door deze subsidies alleen nog

steekproefsgewijs te controleren of ze te verstrekken in de vorm van een waarderingssubsidie.

Raadsnummer 09.RQI2Q.OOI

Argumenten 1 en 2 voor eenjuiste opvolging van de verbeterpunten naar aanleiding van het Rekenkameronderzoeki s opvolging van bovengenoemde aanbevelingen noodzakelijk. Het subsidieoverleg in zijn huidige vorm heeft nauwelijks mogelijkheden om gebruik van het instrumentarium af te dwingen. Hiermee wordt beperkt invulling gegeven aan het door de Rekenkamer bedoelde expertisecentrum. Keerzijde van de medaille is dat de (lijn)organisatie niet zelf haar verantwoordelijkheid neemt bij het verbeteren van het subsidieproces. Het evaluatieproces is, zowel voor de Subsidieverordening zelf als voor de subsidies, nog niet beschreven.

Het sanctiebeleid is gemeentebreed in een beleidsregel vastgelegd. Desondanks geven diensten aan dat ze het sanctiebeleid niet of in beperkte mate toepasbaar achten voor hun subsidieregelingen. Er is zeker sprake van een toegenomen bewustwording op het gebied van koppeling van door uw raad vastgesteld beleid met de activiteiten van subsidieontva ngers.

In de Subsidieverordening is conform de aanbeveling van de Rekenkamer een passage opgenomen over de noodzaak van een sluitende begroting bij de te subsidieren instelling. In de praktijk blijkt hier in sommige gevallen van afgeweken te worden. Er wordt dan een "inspanningsverplichting" op de begroting opgenomen ter grootte van het tekort. Het systeem van monitoring in de zin van een strikter vera ntwoordingstraject, is door de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling opgezet en beschreven. Het gebruik van het subsidiesysteem AGEM dwingt min of meer af het gehele proces te doorlopen De dienst Maatschappelijke Ontwikkeling verstrekt in 20086 6.563.446,ÃćâĆňâĂİ aan subsidies < E 50.000,ÃćâĆňâĂİ. De totale personele kosten die hiermee gemoeid zijn

bedragen E 676.338,ÃćâĆňâĂİ. De personele kosten door de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling verstrekt in 2008 bedragen 6 6.563.446,ÃćâĆňâĂİ aan subsidies < 6

50.000,ÃćâĆňâĂİ. De totale personele kosten’ die hiermee gemoeid zijn bedragen E 676.338,ÃćâĆňâĂİ.

Uit het onderzoek is gebleken dat bij de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling met name voor de subsidies < E 1.000,ÃćâĆňâĂİ geldt dat de totale personele kosten (E 187.746,ÃćâĆňâĂİ ) bijna tweemaal zo hoog zijn dan het totaalbedrag aan verstrekte

subsidie (E 99.616,-).

’ Uitgaande van het interne tarief dienstverlening 2008 a C 73,ÃćâĆňâĂİ per uur.

Raadsnummer 09.RQI2Q.OOI

Ter inzage gelegde stukken Onderzoeksrapport "De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidie-

beheer door de gemeente Eindhoven".

Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

A. Brunninkhuis, secretaris

EE09003949

gemeente Eindhoven

De lange weg naar verbetering. De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven.

Concern
Definitief 15 maart 2009

Bvo/%08013609

15 maart 2009 De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de Hndhoven. Concerncontroi/Cluster Intemal Control DeAnltief

Colofon Uitgave Gemeente Undhoven Concern@ontrol/ Cluster Internal Control

Datum 15 maart 200g

gemeente Hndhoven

De lange veeg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven,

Conoerncontrol/Cluster lntemal Control Definitief

Inhoudsopgave Inhoudsopgave, Conclusies en aanbevelingen.

Conclusies 4 Aanbevelingen 6 Inleiding. Doelstelling onderzoek Aanpak en uitvoering Leeswijzer Omvang subsidies 3 A

Bevindingen. Hebben de voorgestelde verbeteringen op het gebied van het

8 9 9 12

13

subsidiebeleld en ÃćâĆňâĂİ beheer geleid tot de gewenste veranderingen? 13

3,A.1 Verbeteracties Rechtmatigheid(01 t/rn 09) 14 3.A.2 Verbeteracties doelmatigheid (1 0 t/m 14) 16 3.A,3 Verbeteracties doeltreffendheid (15 t/m 22) 17 B. Hoe doelmatig is de inzet van middelen (m.n. personele inzet) van de gemeente Eindhoven voor de kleine subsldiestromen (( f 50.000)? 18 Bijlage I Resultaten per verbeterpunt. Verbeteracties rechtrnatigheid21 Verbeteracties doelmatigheid 39

Verbeteracties doeltreffendheid 47

kosten ... ..60

Bijlage II Bijlage 7b programmabegrotlng Niet verrekende gebouwgebonden

Bijlage Ill Begrotingssubsidies < 450.000

, 6’I

Bijlage IV Cijfers subsidies c 4 50.000 overige diensten......... 63 Bijlage V Normenkader onderzoek op basis van verbeterplan Subsidies...,..., 65 Bijlage Vi Processchema kleine en grote subsidies Bijlage Vil Afkortingen ..

Bijlage Vlll Geintervtewde personen.

gemeente Eindhoven

67 71

.72

15 maart 2009 Da lange wag naar verbetering ÃćâĆňâĂİ Da status van hat subsidiabehaar door da gemeente sndhevan.

CancarncentratKiustar Intamal Control Definitief

Conclusies en aanbevelingen De rekenkamer heeft in 2004 onderzoek gedaan naar het subsidlebeieid en ÃćâĆňâĂİ beheer

van de gemeente Eindhoven. Op basis van de conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek is in september 2005 een verbeterplan Subsidies opgesteld. Aan het merendeel van de verbeteracties is in 2006, 2007 en 2008 gewerkt. Toentertijd is afgesproken dat de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer

zou worden beoordeeld. Oeze afspraak vormt de aanleiding voor dit evaluatieonderzoek. Aan het onderzoek is vervolgens de vraag toegevoegd hoe doelmatig de inzet van middelen is ten aanzien van subsidies kleiner dan E 50.000. Het onderzoek heeft de vorm van een artikel 21 3a onderzoek. De peildaturn voor de rapportage en conclusies is december 2M8.

Conclusies f. Hebben de voorgestelde verbeteringen op het gebied van subsidiebeleid en ÃćâĆňâĂİ beheer geieid tot de gewenste veranderingen?

ln het rekenkamerrapport werd geconcludeerd dat de situatie bij DMO (waar ongeveer 90% van de subsidies wordt verstrekt) weliswaar voor verbetering vatbaar is

maar op een flink aantal punten ook als voorbeeld kan dienen voor de overige diensten van de geineente. Ook nu,4jaar later, zien we nog steeds grote verschillen in de aanpak van het subsidieproces tussen de verschiBende diensten. Hoewel het

beleid gerneentebreed geldt en verplicht is gesteld, is een gerneentebrede toepassing ervan nog steeds geen gemeengoed.

Om bovenstaande vraag goed te kunnen beantwoorden maken we onderscheid in

het instrumentarium voor de uitvoering van het subsldiebeheer en het subsidiebeheer zelf. Het instrumentarium voor een goed en ordelijk subsidiebeheer is grotendeels op orde. De aanbevegngen voor de aanpassing en uitbreiding van dit instrurnentariurn zijn voor het overgrote deel gerealiseerd. Als we kijken naar de toepassing van het instrurnentariurn door de lijnorganisatie dan zijn er, met name buiten DMO, nog verbeteringen rnogegtjk. De belangrijkste reden die hiervoor wordt genoemd door de gefnterviewden, is het feit dat de afspraken om het subsidiebeleid gerneentebreed toe te passen niet worden nageleefd en worden

afgedwongen. Andere oorzaken die door betrokkenen worden genoemd zijn de afwijkende vorm van de subsidieregeBngen bij de overige diensten en het niet gerneentebreed gebruiken van het subsidiesysteem IQAAU. (in de organisatie vaak nog bij de oude naam SAGEM genoemd) .

Het Subsidieoverleg in zijn huidige vorm heeft nauwelijks mogelijkheden om gebruik

van het ontwikkelde instrumentarium af te dwingen. Hiermee wordt beperkt invuihng gegeven aan het in het rekenkameronderzoek bedoelde expertisecentrum. gemeente Eindhoven

De lange weg naar verbetedng - De status van het svbsidiebeheer door de gemeente Bndhoven. Conoerncontrol/Clvster Internal Control OeAnitief

Keerzijde van de medaille is dat de (lijn)organisatie niet zelf haar verantwoordelijkheid neemt bij het verbeteren van het subsidieproces. Daarn aast zijn de volgende zaken opgevallen:

De verplichting tot evaluatie voor de Subsidieverordening en voor de subsidies zelf is opgenomen in de Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2008 (hierna te noeinen Subsidieverordenlng). Het evaluatieproces is nog niet beschreven.

Het sanctiebeleid is gemeentebreed in een beleidsregel vastgelegd. Desondanks geven diensten buiten DMO aan dat ze het sanctiebeleid niet toepasbaar achten voor hun subsidieregelingen. DMQ past het sanctiebeleid in afgezwakte vorm’ toe, Ten aanzien van de door de rekenkamer aanbevolen functiescheiding geldt dat dit, met instemming van de accountant, is geregeld door een uitspraak van het Controllersoverleg. Er is zeker sprake van een toegenomen bewustwording op het gebied van

koppeling van door de raad vastgesteld beleid met de activiteiten van subsidieontvangers. De huidige activiteitenbeschrijvingen binnen DMO zijn duidelijk SMARTer ingestoken en van een hoger niveau dan een aantal jaren geleden. Toch moet worden geconcludeerd dat nog onvoldoende sprake is van een transparante koppeling tussen activiteiten van subsidieontvangers en vastgesteld beleid van de raad met prestatie-indicatoren.

in de Subsitleverordening is conform de aanbeveling van de ekenkame een passage opgenomen over de noodzaak van een sluitende begroting bij de te subsidiÃńren insteliing. In de praktijk bfijkt hier in sommige gevallen van

afgeweken te worden. Er wordt dan een inspanningsverplichting’ op de begroting opgenomen ter grootte van het tekort. Pit hoelt overigensÃćâĆňâĂİ financieel technisch gezien - geen probleem te zijn als de instelling beschikt

over voldoende weerstandsvermogen.

Het systeem van monitoring in de zfn van een strikter verantwoordingstraject, is door DMO opgezet en beschreven. Het gebruik van het subsidiesysteern SAGEM dwingt ruin of meer af het gehele proces te doorlopen. SAGEM wordt met name bij DMO gebruikt en niet bij de andere diensten. Ook wordt vaak alleen een instrurnentele beoordeling uitgevoerd.

Voor een goede inhoudelijke monitoring is meer nodig dan alleen het

systematisch gebruik van SAGE M. De bevinding van de accountant bij de interimcontroie 2008 dat overwegingen die ten grondslag liggen aan subsidievaststellingen op toereikende wijze moeten worden gedocumenteerd in de subsidiedassiers sluit hierbij aan.

’ Zie aaw beslvit dd 13 Janvan 2009, dossiernvrnmer 903.405

gemeente Eindhoven

l smart 2009 De lange weg neer verbetertng- De status van het subsldtebeheer door de gemeente Eindhoven, ConcemcontroircirrSter Intemal Contrei Definitief

2. Hoe doelmatig is de inzet van middelen (m.n. personele inzet) van de gemeente Eindhoven voor de kleine subsidfestramen (< 650.000)7 DMO verstrekt in 2008 4 6.563.446 aan subsidies ( 6 50.000. De totale personele kosten’ die hiermee gemoeid zijn bedragen E 676.338. De personele kosten om een subsidie < 6 50.000 te verstrekken zijn gemiddeld K 754.

Uit het onderzoek is gebleken dat bij DMO met name voor de subsidies < E.1.000 geldt dat de totale personele kosten (E 187.746) bijna twee maal za hoog zijn dan het

totaalbedrag aan verstrekte subsidie (699.616). Het gemiddelde bedrag van de subsidies kleiner dan < E1.000 euro is E 400 en de gemiddelde kosten 6 754.

Aanbevelingen Hieronder worden voor alle verbeterpunten uit het rekenkamerondezoek die nog niet zijn afgehandeld aanbevelingen gegeven. Met uitzondering van verbeterpunt 186 inzake de integriteitstoets. Het College heeft besloten om de wet BIBOB voorlopig alleen toe te passen op de horeca.

1, Wijs ddn integraal verantwoorde(j ike instantie aan voor kadersteiiing, kneipuntsignaiering en het toezicht op de te verstrekken subsidies

Per 1 januari 2009 is de organisatie gemeentebreed anders gestructureerd. De nie e organisatieopzet is bij uitstek het moment om voor het toezicht op het

verstrekken van subsidies keen integraal verantwoordelijke ( subsidiekenniscentrum ) aan te wijzen. Dit subsidiekenniscentrum moet ook de

bevoegdheid krijgen om toepassing van het subsidie-instrumentarium af te dwingen. Het centrum rapporteert aan de Directieraad.

Afhankelijk van de manier waarop het bedoelde subs)diekenniscentrum vorrngegeven wordt, komt een dergelijk organisatieonderdeel (bijvoorbeeld als

onderdeel van de sector JZ of Control) ook tegemoet aan een aantal nog bestaande hiaten in het subsidiebeheer. Overwogen kan bijvoorbeeld worden aan dit subsidiekenniscentrum ÃćâĆňâĂİ naast de

taken die nu zijn toebedeeld aan het Subsidieoverleg - onderstaande taken toe te bedelen:

Ondersteunende functie voor knelpunten bij begrotingssubsidies zoals opgenomen in bijlage 7A van de programmabegroting; Toezien op de naleving van de Subsidieverardening en beleid, waaronder het sanctiebeleid (VP 5)

Cobrdineren van opleidingen op subsidiegebied (VP 13) Toezien op inzet juridische control (VP 7)

Opstellen van handreikingen, richtlijnen omtrent te hanteren software (i.c. SAGEM) en formats (VP 1,4,8,10,14 en18)

’ Uitgaande van het interne tarief dienstverlening zogit a E 73 per uer

gememte Eindhoven

De lange sveg naar verbetering - De status van het sultsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Conoerncontrol/Goster Intemai Control DeAnhief

>. Beschrjif het evaiuatieproces voor zowel de 5ubsidieverordening ais de verleende subsidies. Voer her proces vervolgens ook uit, Rapporteer hierover aan Directieroad en indien nodig het College. Neem dit bijvoorbeeld op in de af te sluiten managementcontracten. 28. Pas de 5ubsidieverordening aan conform de aanbeveling van de rekenkamer

Neem in de Subsidieverordening op dat de evaluatie halverwege de collegeperiode plaats dient te vinden.

3. Leg afwijkingen van het sanctiebeieid expliciet vast err laat deze vooraf goedkeuren door het Coiiege.

Als sprake is van een incidentele afwijking kan dit door een individueel dossier

voor te leggen aan het college. Bilj vaker voorkomende gevallen zou een beleidsregel daarin moeten voorzien. Een dergelijke beleldsregel voorziet in een Juridische basis.

4. Pas de 5ubsidieverordening aan voor het onderdeel sluitende begroting. Voeg de volgende passage toe aan de Subsidieverordening : tenzij het

weerstandsvermogen van de instelling toereikend is om de inspanningsverplichting op de begroting af te dekken en het college akkoord is.

5. Breng meer consistentie in de Iijn programmabegroting - productenramingsubsidievaststeiiing Neem bijvoorbeeld in de productenrarning voor grote gesubsidieerde instellingen (> 4500.000 per instelling) afzonderlijke prestatie-indicatoren op die aansluiten bij de doelstellingen in de programmabegroting. 6. Geef meer inhoud aan het monitoringsproces Zorg er voor dat de daadwerkelijke knelpunten ook echt met elkaar (gemeente en

subsidieontvangende instelling) worden besproken, leg dat vast en neem zo nodig gezamenlijk of ieder afzonderlijk aanvullende maatregelen. 5AGEM is hiervoor een geschikt hulpmiddel. 7. Onderzoek de mogeiijkheid om zeer kleine subsidies doelmatiger af te handeien,

Gedacht kan worden aan het verminderen van de controlewerkzaamheden van

subsidies < E 5.000. Bijvoorbeeld door deze subsidies alleen nog steekproefsgewijs te controleren of ze te verstrakken in de vorm van een waarderingssubsidie.

gemeente Eindhoven

1 s maart 2009 De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De atatot van het subsidiebeheer door de gemeente Bndhoven.

Conoerntontrol/Oester Internal Control Derinit1el

x inleiding De rekenkamer heeft ln 2004 onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid en- beheer

van de gemeente Eindhoven. Daarbij zijn onder meer alle geldstrornen die als subsidie aangemerkt kunnen worden nader bezien, Op basis van de condusies en aanbevelingen van dit onderzoek is ln september 2005 een verbeterplan Subsidies opgesteld. Aan de verbetedngen is in 2006, 2007 en 2008 gewerkt. Toentertijd is afgesproken dat de opvolg/ng van de aanbevelingen van de rekenkamer

zou worden beoordeeld. Deze Âńfspraak vormt de aanleiding voor dit eva luati con derzoek.

Het onderzoek heeft de vorm van een artikel 213a onderzoek.

Daelstelling onderzoek De vraagstellingen van het onderzoek iuiden als volgt

Deze vraagstelling is uitgewerkt in de volgende onderzoeksvragen: 1. Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd?

2. Tot welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregelen geleid? 3. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd?

4. Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen?

Meer specifiek gaat het om een systeemtoets: zijn de voorgestelde aanbevelingen (correct) ingevoerd.

Er vindt dus voor onderdeel A geen onderzoek plaats naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het subsidiebeleid en -beheer op zich.

Hndhoven

De iange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidlebeheer door de te Eindhoven COncerneontrOIKiuster Internai COntral

Deanitlef

Deze vraagsteging is uitgewerkt in de volgende onderzoeksvragen. 1. Wat is de omvang van de subsidieverlening < < 50.000? 2. Hoeveel fte wordt hiervoor ingezet? 3. Is dit, gelet op vraag 1 en 2, een doelmatige inzet van middelen?

Aanpak en uitvoering Het onderzoek is uitgevoerd door dossierstudie en interviews. Het narrnenkader voor dit onderzoek wordt gevormd door de aanbevelingen uit het

onderzoek van de rekenkamer. Deze aanbevelingen zijn vertaald naar verbeterpunten in het verbeterplan Subsidies. Het normenkader is apgenarnen in bijlage IV.

Anders dan het rekenkarneronderzaek zijn in dit evaluatieanderzoek geen specifieke subsidiestramen onderzocht. Dit onderzoek heeft zich gericht op het averkoepelende subsidieproces.

Het onderzaek is uitgevoerd in de periode juni tot en met december 2008. De peildatum voor de rapportage en conclusies is december 2008. De gebruikte cijfers in

tabel 1 en 2 hebben betrekking op de situatie november 2008 en zijn dan oak indicatief. Opdrachtgever van het onderzoek is het Callege van 8 en W. Aanspreekpunt voor het onderzoekstearn is wethouder drs, H.M. Don.

Het onderzoek is onder verantwoordelijkheid van de concerncontrolier A.M.M.M.

Verbakel, uitgevoerd door mr. C, Gebuis (Middelen/JZ), mr. AJ. Pasterna (Middelen/JZ), drs. LL.H. Roos (CS/CC) en drs. AA J.M. Voarbraak RE (CS/CC).

Lees1zrijzer Het rapport begint met de condusies en de aanbevelingen. Hoofdstuk 1 bevat de inleiding waar de doelstelling van het onderzoek, de aanpak en de werkwijze zijn beschreven. In hoofdstuk 2, de contextanalyse, wardt de context rondom de subsidies beschreven. Hoofdstuk 3 bevat de bevindingen bij de vraagstellingen.

Bijlage I geeft een uitgebreide toelichting bij de status van ieder afzonderlijk verbeterpunt. Bijlage II t/m VII geven een nadere detaillering van de gebruikte infarrnatie.

Als gevolg van de reorganisatie per 1 januari 2009 van de gemeente Eindhoven bestaan bepaalde afdelingen inrniddeis niet meer of zijn van naam gewijzigd. Waar mogelijk is hiermee rekemng gehouden in dit document. Op een aantal plaatsten wordt omwille van de duidelijkheid en herkenbaarheid nog uitgegaan van de oude benamingen.

gemeente Eindhoven

15 maart 2009 De lange weg naar verbetering-De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Concerncontroi/Cluster Internal Control Definitief

a. Contextanalyse Naar aanleiding van het rekenkameronderzoek subsidiebeleid en ÃćâĆňâĂİ beheer heeft een

arnbtegjke werkgroep in opdracht van het College het verbeterplan Subsidies opgesteld. De hoofdaanbevelingen uit het rekenkameronderzoek waren. 1. Formuleer heldere beleidskaders voor de verschillende beleidsvelden, in de zin van zoveel mogelijk meetbare beleidsdoelen (SMART), als vertrekpunt voor het

maken van prestatieafspraken (subsidievoorwaarden) met de subsidieaanvragers (middels vastlegging in beschikkingen). Hierbij dient ook gekeken te worden naar de (aanvullende) betekenis van de Beleidsgestuurde Contract Financiering (BCF) en wijze van toepassing. De raad dient hier zijn verantwoordelijkheid te nemen bij het vaststellen van beleid en het vaststellen van de programrnabegroting; 2. Draag zorg voor een uniformering/standaardisatie binnen de gemeente van het

juridisch en financieel/administratief systeem ter beheersing van het subsidieproces. Neem de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling
mogelijk als referentie, vooral als het gaat om de beschikbaarheid van de

vereiste expertise en het realiseren van een goede dossiervorrning en archivering; 3. Draag zorg voor gerneentebrede strikte toetsing en naleving van de geldende aanvraag- en verantwoordingsverplichtingen (zoals betere financiflle toetsing van aanvragen), evenals voor een betere tussentijdse rnonltoring. implementeer een effectieve toepassing van de hierbij aanwezige sanctiernogelijkheden. In het verbeterplan zijn deze drie hoofdaanbevelingen uitgewerkt in een lijst van 22

verbeterpunten. 6tsn van de verbeterpunten was het instellen van een Subsidieoverleg als vervolg op de ambtelijke werkgroep die het verbeterplan heeft opgesteld. 0tsn van de hoofdtaken van het Subsidieoverleg is het borgen dat acties uit het verbeterplan tot uitvoering komen. Voorzitter van het Subsidieoverleg is DNIO. Verder nemen aan het overleg vertegenwoordigers van DWZl, DSOB en Middelen/JZ en CS deel.

Het Subsidieoverleg rapporteert jaarlijks aan het College over de stand van zaken van de 22 verbeterpunten.

Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2008 De Subsidieverordening bestaat uit een aantal hoofdstukken. Hoofdstuk 1 bevat algemene subsidiebepalingen die van toepassing zijn op alle verstrekte subsidies, Hierin staan de bepalingen ten aanzien van de verlening en vaststelling van de beschikkingen. Hoofdstuk 2 tot en met 4 betreft afzonderlijke regelingen voor DSOB, DWZl, CS en DITO:

Hoofdstuk 2: Ruimte (Ruimtelijke ordening)

Hoofdstuk 3. Sociaal (Cultuur, Sport, Welzijn, Onderwijs en internationale coBrdinatie)

Hoofdstuk 4: Economie (Versterking economische structuur, Werkgelegenheid en arbeidsmarkt) 10

gemeente Eindhoven

De lange vreg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidlebeheer door de gemeente 8 ndhoven.

ConternCOntroi/Cluster lnternal Cuntoel OeAnitief

Deze regelingen bevatten onder meer het toetsingskader en het subsidieplafand. Het vaststellen van een subsidieplafond is van belang, Zonder subsldieplafond is

er sprake van een apenwinderegeling’. Ook al is het beschikbare budget op, subsidies kunnen dan niet worden geweigerd. Is echter een plafond vastgesteld en bereikt, dan levert dit een weigeringsgrond voor subsidieaanvragen op. Vanuit JZ worden jaarlijks de subsidieplafands verzameld en ter vaststelling aan het College voorgelegd. Basis hiervoor is de vastgestelde begroting. Hoofdstuk 5 van de Subsidieverordening bevat algemene slotbepalingen. Hierin is ook een hardheidsclausule opgenamen voor die gevallen waar de verordening niet in voorziet en waarin het Callege de bevoegdheid wordt gegeven op deze gevallen te beslissen. SubsidiÃńring kan ap de volgende manieren plaatsvinden. Er zijn 3 soorten subsidies

die allemaal ander hoofdstuk 1 van de Subsidieverordening vallen: paragraafsubsidies, begrotingssubsidies en incidentele subsidies. Per subsidie valgt hieronder een korte toelichting: Paragraafsubsidie

SubsidiÃńring vindt plaats op grond van een regeling (paragraaf in de Subsidieverordeningl. De paragraaf biedt de wettelijke grondslag voor de subsidie. Bij paragraafsubsidies kunnen meerdere instellingen en/of personen subsidie aanvragen, Begrotingssubsidie De wet laat toe dat, als uitzandering, oak subsidies zander een regeling kunnen worden verstrekt. Je spreekt dan van een buitenwetteiljke subsidie. De raad vermeldt dan in de begroting de subsidieontvanger en het subsldiebedrag. JZ verzamelt jaarlijks de lijst met begrotingssubsidies. De Concernstaf neemt deze lijst op a)s bijlage bij de begroting.

Incidentele subsidie

De wet laat toe dat in inddentele gevailen zonder een regeling subsidie kan

worden verstrekt. Het gaat om gevalien waarin zowel het aantal subsidieantvangers als het tijdvak van subsidiliring beperkt is. Indien dit niet het

geval (meer) is, is voor verdere subsidiÃńring eigenlijk een regeling nodig of vermelding op de begroting ais begrotingssubsidie.

11

15 maart 2009 De range weg naar verbetering - De status van het svbsidiebeheer door de gemeente eindhoven. Conoerncontrol/Cluster lnternal Control Oefinitlef

Omvang subsidies Het merendeel van de subsidies wordt aangevraagd bij en verstrekt door DMO. Een veel kleiner deel ligt bij DWZI, D568 en CS.

Het strbsi dielandschop van de gemeente Eindhoven kenmerkt zich als voigtr

Rekenkameronderzoek ROOS { miljoen 8>

18,6 32+ 8,4

59,7

Segrotlngssubsidies 2QO8- 2009 < E 50.000 Oe begrotingssusbsidies < f 50.000 in de Programmabegroting 2009 gijn opgenomen in bijlage ’ill.

’ Veiligheid is niet opgenomen in primaire begroting

gemeente Bndhoven

De lange weg naar verbetering - De status van het subsidiebehees door de genteente Hndhoven. concerncontrol/cluster Internet control Definitief

Bevinding eo Dit hoofdstuk is verdeeld in een tweetal paragrafen. De eerste paragraaf heeft betrekking op de eerste anderzoeksvraag, De tweede paragraaf heeft betrekking op de tweede onderzoeksvraag.

A Hebben de voorgestelde verbeteringen op het gebied van het subsidiebeleid en ÃćâĆňâĂİ beheer geleid

tot de gewenste veranderingen’ Om de vraag te beantwoorden af de voorgestelde verbeteringen hebben geleid tot de gewenste veranderingen lnoeten vier deelvragen worden beantwoord: I. Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd? 2. Tat welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregelen geleid? 3. Zijn de veranderingen een verbetering en komen deze overeen met hetgeen van te voren is beoogd’!

4. Zo nee welke maatregelen zijn of worden genomen am alsnog tat het beoogde resultaat te komen?

Voordat we bovenstaande vragen beantwoorden willen we eerst wat overkoepelende bevindingen weergeven. In het rekenkamerrapport werd geconcludeerd dat de situatie bij DMO (waar bijna 9096 van de subsidies wordt verstrekt) weliswaar voor verbetering vatbaar is maar op een ff in aantal punten ook als voorbeeld kan dienen voor de overige diensten van de gemeente.

Ook nu, 4 jaar later, zien we nog steeds grate verschillen in de aanpak van het

subsidieproces tussen de versÂńhillende diensten. Koewel het beleid gelneentebreed geldt en verplicht is gesteld, is de gemeentebrede toepassing ervan geen gemeengoed, Belangrijkste reden die hiervoor wordt genoemd door de ge?nterviewden, is het feit dat de afspraken om het subsidiebeleid gemeentebreed toe te passen niet worden afgedwongen. Andere oorzaken die worden genoemd zijn de afwijkende vorm van de subsidieregelingen bij de andere diensten en het niet gemeentebreed gebruiken van het "subsidiesysteem" SAGEM.

De verbeteracties zijn in het rekenkamerrapport verdeeld in 3 hoofdgroepen:

verbeteracties gericht op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid. ln deze rapportage sluiten wij aan bij deze indeling. ’In dit hoofdstuk worden de verbeteracties niet allenlaal individueel besproken maar de meest relevante/opmerkelijke er uit gelicht. Een totaaloverzicht van de status van de verbeteracties is opgenomen in bijlage I,

gemeente Sndhoven

1S maart 2009 De lange weg naar verbetering- De status van hetsubsidiebeheer door degemeente Eindhoven.

Con trol/Cluster internal Control Deiinitief

SWx Verbeteracties RechtmatigheM (ot t/m og) Voor de verbeteractles ten aanzien van de rechtmatigheid geldt in zijn algemeenheid dat de gerneentebrede formats zijn ontwikkeld en dat de aanbevolen aanpassingen

van de Subsidieverordening (zoals bijvoorbeeld de vorming van een egalisatiereserve) zijn gerealiseerd. De toepassing van de forrnats en de wijzigingen in de Subsidieverordening is echter nog niet vanzelfsprekend.

De gemeentebrede formats voor subsidiebeschikkingen en de daarmee samenhangende correspondentie zijn ontwikkeld, opgenomen in het subsidlesysteem SAGEM en, voor de diensten die SAGEM niet gebruiken, gepubliceerd op het gemeentelijk intranet (PINO). In de praktijk worden deze formats

voornainelijk binnen DMO gebruikt en niet bij de overige organisatieonderdelen. Opvaliend is dat organlsatieonderdelen die veeh/uldig met DMO te maken hebben of

er zelfs onderdeel van zijn gaan uitmaken, zoals stadsdeelgericht werken, in toenemende mate overgaan op de 5AGEM systematiek. SAGEM wordt ook gebruikt voor de dossiervorming van de subsidies,

Gelnterviewden vragen zich af in hoeverre het afschaffen van de dienstenstructuur van invloed is op het subsidieproces en -beheer in het algemeen en standaardisering, uniformering en gerneentebreed gebruik van SAGEMinhetbijzonder.

ln de Subsidieverordening is nu opgenomen dat zowel de Subsidieverordening zelf als ook de subsidies moeten worden geÃńvalueerd en dat een egalisatiereserve moet worden gevormd, Uit het onderzoek is gebleken dat hoewel de Subsidieverordening op deze punten is aangepast de dagelijkse praktijk nog afwijkt, Dit geldt met name voor de verplichting tot evalueren. Op 20 december 2005 heeft

de raad ingestemd met het opnemen van een evaluatiebepaling in de Subsidieverardening. Deze bepaling voorziet in een evaluatie en actualisatie van de Subsidieverordening, maar niet halverwege de collegeperiode zoals aanbevolen door de rekenkamer. 6edoelde evaluatie heeft tot nu toe nog niet plaatsgevonden. Vanuit het 5ubsidieoverleg is in het voorjaar van 2008 begonnen met het opstellen van een

overzicht met gegevens" van alle subsidieparagrafen. De in de verbeteractie genoemde beschrijving van het evaluatieproces zelf is niet gerealiseerd. Hetzelfde

geldt voor de inmiddels in artikel 28 van de Subsidieverordening opgenomen bepaffng dat subsidies op grond van een wettelijk voorschrift 4%n maal in de vier jaar moeten worden geEvaiueercL Het systeem van monitoring, in de zin van een strikter verantwoordingstraject, is door

DMO opgezet en beschreven in het Handboek rnonitoring gesubsidieerde instellingen". Via het Subsidleoverleg en PINO is dit verspreid over de diensten. Het handboek dateert uit Juni 2005 en wordt momenteel geactualiseerd. Het gebruik van SAGEM dwingt min of meer af het gehele proces te doorlopen. De

indruk bestaat bij getnterviewden dat door middel van SAGEM een met name instrumentele beoordeling plaatsvindt. Voor een goede monitoring van subsidies is

e Inwerkingtreding, wijsigingen, geldigheidsduur, verantwoordelijke/aarupreekpuntl

14

gemeente EIndhoven

De lange weg naar verbetering - De status van het subsidiebeheer door de gemeente Bndhoven. Conoernoontrol/Cluster lnternal Control Definitief

echter meer nodig dan alleen het systematisch gebruik van 5A6EM. Het voor- en najaarsoverleg moet niet alleen als een formeel gespreksmoment tussen gemeente

en subsidiiint worden gehanteerd, Veel belangrijker is dat de daadwerkelijke inhoudelijke knelpunten met elkaar worden besproken en dat (wederzijds) noodzakelijke aanvullende maatregelen worden genomen en zichtbaar worden vastgelegd in het dossier.

Op 23 juni 2008 is door het College de Beleidsregel sancties in het kader van subsidies" vastgesteld. Doel van deze beleidsregel is een tijdige en complete aanvraag van subsidies. Ook worden de vaststelling en monitorlng van de subsidies

geregeld. Deze beleidswijziging is al vanaf 2007 aangekondigd en ook in de rappelbrieven voor subsidieaanvragen voor 2009 wordt het sanctiebeield vermeld. intern is het sanctiebeleid aan alle directeuren bekend geinaakt. Het komt nu op de toepassing ervan aan. Vit het onderzoek blijkt dat ook voor het sanctiebeleid geldt dat met name DMO gemotiveerd is dit beleid toe te passen en dat de overige diensten het sanctiebeleid niet toepasbaar vinden voor hun subsidieregelingen. Binnen DIVIO vindt toezicht op de naleving van het sanctlebeleid plaats door Planning & Control. Voor de overige diensten is dit niet geregeld.

6ezien de recente vaststelling van de beleidsregei was het ten tijde van het onderzoek nog niet mogelijk te kijken wat de effecten ervan zijn.

Het uitvoeren van het merendeel van de verbeterpunten vergt besluitvorming door het College (zoals bijvoorbeeld het vaststellen van het sanctiebeleid). Bestuurlijk draagvlak voor de uitvoering daarvan is daarmee aanwezig. Directeuren en betrokken

medewerkers worden persoonlijk op de hoogte gesteld van uitgevoerde verbeteracties. Ook wordt informatie op PINO geplaatst.

Ten aanzien van de vereiste functiescheiding geldt dat dit is geregeld door een uitspraak van het Controilersoverleg. De accountant heeft hiermee ingestemd.

Aan het verbeterpunt over de noodzaak tot inventarisatie van juridisch advies en juridische contra! is tot op heden nog geen uitvoering gegeven. De juridische control rol zat voorheen bij de controllers van de diensten die het ittitiatlef konden nemen

om JZ om advies te vragen. Deze juridische control rol vormt eveneens een aandachtspunt ln de nieuwe organlsatiestructuur per I januari 2009,

Ook het verhelderen van subsidiÃńring van activiteiten in relatie tot inkoop van diensten is nog niet afgerond. Er zijn is al een themadag geweest. Maar een handreiking ontbreekt nog. Het systeem van de wijksubsidies is inmiddels aangepast: er is nu hhn regeling en ook is er h4n co5rdinator voor alle wijken.

gemeente Eindhoven

t 5 maart 2009 De lange weg naar varbotaring - Da status van hat suhskilabehaar door de gemeente Hndhovan, Concarncontrol/Clustar lntamsl Control Definitief

B.A.z Verbeteracties doelmatigheid (ro t/m aQ Ook voor het merendeel van de verbeteracties op het gebied van doelmatigheid geldt dat met name de intplementatie binnen DMQ ln gang is gezet. Binnen de overige diensten is dit nog maar zeer beperkt het geval.

Door het Subsidieoverleg is richting directeuren van diensten gecommuniceerd dat

er strakker moet worden toegezien op het verkorten van doorlooptijden en het vasthouden van tertnijnen. Binnen DMO werd hier tot nu toe op toegezien door Planning 8 Control.

Ook itet instellen van het Subsidieoverleg is het resultaat van een verbeteractie.

Zoals beschreven in hoofdstuk 2 heeft het Subsidieoverleg als hoofdtaken het coDrdineren van de uitvoering van het verbeterplan, het bewaken van de voortgang en het fungeren ais expertisecentrurn voor subsidies binnen de gemeente.

Het Subsidieoverieg rapporteert over de voortgang aan het College en aan de concerndirectie. In het Subsidieoverleg zijn alle diensten vertegenwoordigd onder voorzitterschap van DMO.

ln 2006 is vanuit het Subsidieoverleg geconstateerd dat het niet altijd even gernakkegjk was om binnen de verschillende diensten dingen gereaiiseerd te krijgen. Er is een brief verstuurd richting concerndirectie om hiervoor aandacht te vragen. Hierna is, volgens de leden van het Subsidieoverleg, de situatie nauwelijks verbeterd. Het Subsidieoverleg ziet het overigens niet ais haar taak en vindt ook dat zij geen

bevoegdheid heeft gekregen om te toetsen of de voorgestelde verbeteringen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd door de diensten. Overigens vragen wij ons af of deze taakinterpretatie juist is gezien de taakbeschrijving in het verbeterplan. Hiermee wordt derhalve beperkt invulling gegeven aan het door het rekenkameronderzoek bedoelde expertisecentrum. Keerzijde van de medaille is dat de (lijn)organisatie blijkbaar ook niet in staat is zelf invulling te geven aan de noodzakelijke verbetering van het subsidieproces. Veel geTnterviewden geven aan dat het, met het oog op de nieuwe organisatie, goed

zou zijn ais er Rn organisatieonderdeel voor subsidie zou komen. Vooral de aansluiting van organisatieonderdelen ÃćâĆňâĂİ belast met subsidieverstrekking- die tot 1

januari 2009 waren ondergebracht bij DSOB, DND en CS bij Hn organisatieonderdeel

wordt van belang geacht. Een andere optie die wordt genoemd is 4& sturende instantiejopdrachtge ver. Bovenstaande zou de uniformiteit, het toetsen en evalueren van het subsidiebeheer ten goede komen.

Inmiddels is. op initiatief van het Subsidieoverleg, aandacht voor de opleiding van betrokken medewerkers op het gebied van subsidies. Feit is dat de opleidingen veelal een ad hoc karakter hebben en niet structureel zijn ingebed. Deelname is ook niet verplicht voor medewerkers maar vrijblijvend.

16

gemeente Elndhouan

De lange weg naar ver belering - De status van bet subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven, Conoenlcontrol /cluster Internal Control Derltnuief

yh B Vezbetezactiea doeltreffendheid (xS t/m zz)

Voor de verbeteracties op het gebied van doeltreffendheid geldt dat met uitzondering van de integriteit de verbeteracties in gang zijn gezet,

Ten tijde van het rekenkameronderzoek stond het concretiseren van het gerneentebeleid in taakstellingen in de beschikkingen nog in de kinderschoenen. ln 2007 is een werkgroep, waaraan ook raadsleden deelnemen, aan de slag gegaan met het SMART maken van de programma’s uit de programrnabegroting. Aan de

hand van de resultaten van de werkgroep wordt bekeken op welke manier de subsidieregelingen moeten worden aangepast. Het invoeren van prestatieindicatoren blijkt erg lastig. In de praktijk is daarom op dit moment nog geen sprake

van een transparante koppeling tussen activiteiten van subsidieontvangers en vastgesteld beleid van de raad. Binnen OMO wordt veel aandacht besteed aan het zo SMART mogelijk formuleren van de taakstelling in de subsidieverleningen. Ook worden instellingen verplicht op basis

van meetbare indicatoren en kengetallen te verantwoorden. Een eenduidige koppeling tussen raadsprograrnma’s, begroting en subsidies kan echter nog niet worden gelegd.

De verbeteractie waarin staat dat in aanvraagtrajecten voor subsidies vaste toetsmomenten voor Inanciiile solvabiliteit en integritett (Wet BIBOB) moeten worden ingebouwd is niet compleet uitgevoerd (dat wil zeggen niet opgenomen in

de Subsidieverordening), Voor de financiille solvabiliteit geiden wel vaste toetsmornenten. De integriteit, zoals bedoeld in de Wet BIBOB, van de subsidieaanvragers wordt echter niet beoordeeld, omdat het College heeft besloten de Wet BIBOB vooralsnog alleen toe te passen op de horeca,

Ten slotte vloeide uit het rekenkamerrapport de verbeteractie voort dat verkapte subsidiÃńring moet worden vermeden. Ten tijde van het onderzoek is er nog steeds

een aantal gesubsidieerde instellingen waarbij wordt gewerkt met verkapte subSidiisring, Het betreft dan het niet tegen marktconforme prijzen ter beschikking stellen van accommodatie. Om deze verkapte subsidiÃńring transparant te maken is. Âż

de Programmabegrotlng 2009, een bijlage opgenomen waarin de niet verrekende gebouwgebonden kosten worden vermeld,

gemeente Eindhoven

17

I S maart 2009 De lange weg raar verbeeerlog - De status vao het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Concerncontroi/Ciustnr Lntnrnal Control

Definitief

8. Hoe tioeirnatig is de inzet van middelen (m.n. personele inzet) van de gemeente Eindhoven voor de kleine subsidiestromen (c f go.ooo)F Om de doelmatige inzet van middelen voor de kleine ( < 50.000) subsidies te

beoordelen hebben we het volgende gedaan: 1. Inventariseren welke kleine subsidies er zijn binnen de verschillende diensten. 2. Onderzocht hoe het subsidieproces er voor deze kleine subsidies uitziet en of er verschillen in aanpak met de grotere subsidies bestaan. 3. Onderzocht hoeveel fte werken aan deze subsidie. Het resultaat hiervan is hieronder voor DMO weergegeven. De cijfers voor de overige diensten zijn opgenomen in bijlage IV.

Djiiiio

Kunst, Cultuur en

Aantal fte’s betrokken

Indeling subsidies naar grootte K)

bij subsidiebehandeling 1+52

<1000 >1000 >5000 <5000 0000

108 135 10

Onderwijs, Jeugd en Gezin Wonen, Welzijn en

1,5

30 ’I 37

18

Sport. Bewegen en Recreatie Sta dsdeelteams

152

72

249

292

Integrale veiligheid Totaal aantal

5556+

Tabel 1. Aontal subsidies ers FTE per sector van O@O en indeling subsidies naar grootte

In onderstaande berekeningen ls uitgegaan van 6,0 fte voor ca. 900 kleine subsidies,

Het aantal werkbare uren per kalenderjaar betreft 1SSQ. Dit houdt voor 6p fte 9300 werkbare uren In. Dit betekent 10+ uur per kleine subsidie. Het ambtelijk uurtarief dienstverlening bedraagt C 73. Dit betekent dat het ongeveer t 7S4 kost om een subsidie < C 50,000 te verstrekken.

In onderstaande tabel zijn de kosten gemoeid met de subsidleverstrekking opgenomen en afgezet tegen het totaal verstrekte subsidlebedrag.

18

gemeente Hndhoven

356

De lange ureg neer verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het suhsidiebeheer door de gemeente eindhoven,

Consernsontrol/Cluster Intemal Coneol Detinitief

Kosten (t) gemoeid met subsidie verstrelddng

< 1000 )1000 > 5000

<5000 0000 6.032 81.432 101.790

3.770 7.540 22.620 12818 63336 103.298

50.518 13.572 3.016 114.608 54.288 36.192

0 0 1908

187.746 220.168 268.424

676.338

Tabel 2. Aantal fte per sector van DMO en bedragen (uitgaven en kosten) per sector per

subsidiecategorie. Uit tabel 2 blijkt dat met name voor de subsidies < 6 1.000 geldt dat de kosten (< 187.746) bijna twee maal zo hoog zijn als de verstrekte subsidie (t 99.616). Het gemiddelde subsidiebedrag voor subsidies < t 1.000 bedraagt ca. f 400 terwijl de kosten die hiervoor worden gemaakt ca. 4 754 zijn.

gelneente Eindhoven

15 maart 2009 Oe lange weg naar verbetering - De status van het suhsidiebeheer door de gemeente Eindhoven, Concerncontrol/Cluster Internai Control Dennitief

Bijlage I Resultaten per verbeterpunt in onderstaande tabel is voor elk verbeterpunt afzonderlijk aangegeven in welke mate de voorgestelde verbetering is ingevoerd en of de gewenste verandering is bereikt (uitgesplitst naar DMO en overige diensten), Wij zijn ons ervan bewust dat elke indeling arbitrair is maar hebben ervoor gekozen als richtlijn voor de kleuren de volgende indeling te hanteren: Groen (meer dan 809’ gerealiseerd/bereikt), Geel

(tussen de 409( en de 80% gerealiseerd/bereikt) en rood (minder dan 409( gerealiseerd/bereikt). Wit houdt in dat dit verbeterpunt uit het rekenkamerrapport als zodanig niet door het Subsidieoverleg is onderschreven.

Voorgestelde Gewenste verandering berelktl

Verbeterpunt

verbetering ingevoerd f

DMO Overi e diensten Verbeteracties rechtmati heid 1 Gerneentebrede forrnats 2A Evaluatie Subsidieverordenin 28 Evaluatie subsidies 3 E alisatiereserve

Geel Geel

4 Toezicht en monitoring 5 Sanctiebeleid 6 Functiescheidin 7 Juridische formatie 8 Subsidie versus inkoo 9 Wi’ksubsidies

Geel

Verbeter 10 Uniform subsidiebeheer Geel

1’I Verkort doorloopti den 12 Ex ertisecentrum Subsidies

13Deskundi heid ersoneel 14 Uniforme dossiervorming

Verbeteracties doeltreffendheid Geel

15 Koppeling SMART beleid

16 Heri ken subsidierelaties

17 Prestatiegebonden subsidie 18A Solvabiliteit 188 Integriteit 19 Sluitende be rotin

Wit

Geel

Geel

20 ivlonitoring obv GSB 21 Verka te subsidi(irin

Geel

Geel Geel

22 Art 182 en 213a GW

20

gemeente Eindhoven

De lange weg naar verbetering - De statvs van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven, ConoamcontrollClvstar Internal Control DeAnitief

Verbeteracties rechtmatigheid Ol. Ontwikkei gerneentebrede formats voor subsidiebesluiten en daarmee sainenhan endecarres ondentie. Voorgestelde verbetering

Gewenste verandering bereikt?

in evoerdf DA(O

Overi e diensten

Bevind(n rekenkarnerr o 2005 De rechtmatigheid biedt op diverse onderdelen wel ruimte voor verbetering. in het

bijzonder de uniformiteit in samenstelling van de beschikldngsteksten en begeleidende brieven verdient aandacht. (blad 5)

Het subsidieproces (aanvraag, verlening en vaststelling) binnen de gemeente ls niet gemeentebreed gestandaardiseerd. Dit geldt zowel voor de fase van besluitvorming als voor de controle. (blad 5)

Gekoppeld aan standaardbeschikkingen behoren ook standaardbrieven gebruikt te warden. Deze kunnen immers ook juridisch van belang zijn. Daar is aok een verschil te

zien tussen DMO en andere diensten. Bij de voorbereiding van de Algemene Subsidieverordening is wei een set standaarddocumenten ontwikkeld, deze wordt echter niet of niet consistent gebruikt. (blad 33)

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadeerkelijkingevoerd?

Oe gemeentebrede forinats en daarmee samenhangende correspondentie staan inmiddels op PINO. DMO gebruikt ze al een aantal jaren. Niet alle diensten werken met hetzelfde (binnen DMO gebruikte SAGEM-) systeem waarin de formats zijn

opgenomen. Hierdoor wordt technisch niet afgedwongen dat de formats ook daadwerkelijk worden gebruikt. Bovendien is SAGEM, volgens een aantal gebruikers, nogal gebruiksonvriendelijk met als resultaat dat toch wordt afgeweken in sommige gevallen. Kortom in SAGEM zuilen verbeteringen moeten worden aangebracht. Ook wordt nu gewerkt aan het begrijpelijk maken van veelal juridisch geformuleerde begrippen. De vertaalslag stuit hierbij nogal eens op knelpunten omdat juridisch een begrip niet altijd eenvoudig is te maken zonder rechtskracht te verliezen. Tot ere/ke veranderingen hebben deingevoerde verbeternt aatregeien geleid?

Ondanks het feit dat in 2005 is bepaald dat alle organisatieonderdelen met deze gemeentebrede opzetfsystematiek gaan werken wordt hier in de praktijk met name buiten DMO van afgeweken. Argumenten die hiervoor worden genoemd zijn met name het specifieke karakter van de regelingen bij de overige diensten.

Opvallend is wel dat arganisatleonderdelen die veelvuldig met DMO te maken hebben of er zelfs onderdeel van zijn gaan uitmaken, zoals gebiedsgericht werken, in toenemende mate overgaan tot of aansluiten op de SAGEM-systematiek. gemeente Eindhoven

21

] s maart 2009 Oe lange vveg naar verbetering - Oe status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Concernoontrol/Cluster Internal Control DeAnitief

Zjin de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? De gemeentebrede forrnats voor subsidiebesluiten en de daarmee samenhangende correspondentie staan nu op PlNO en zijn opgenomen in SAGEM. Hierdoor hebben

alle betrokkenen binnen de organisatie de mogelijkheid om er gebruik van te maken. Tijdens het onderzoek is geconstateerd dat de toepassing van de formats nog niet gemeentebreed is maar met name binnen DMO.

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot fset beoogde resultaat te komen?

Per 1 januari 2009 zal de organisatie gerneentebreed anders zijn gestructureerd. Oe nieuwe organisatieopzet per 1 januari 2009 is bij uitstek het rnornent om voor het tomicht op het verstrekken van subsidies Ohn integraal verantwoordelijke aan te wijzen. Het afschaffen van de dienstenstructuur leidt niet automatisch tot een toe- of

afnemende standaardisering en uniformering en een gerneentebreed gebruik van SAGEM,

22

gemeente Eindhoven

De hnge weg naar verbetering-De status van het subsldlebeheer door de gemeente Eindhcwen. Conoemcontrol/Cluster Intemal Control Definitief

02. Neem in de Subsidieverordening een verplichting tot evaluatie op en beschrijf het evaluatie roces

02A. Neem in de Subsidieverordenlng een verplichting tat evaluatie v rord in o enbeschri hetevaluatie roces Voorgestelde verbetering

Gewenste verandering bereikt?

in evoerd? Geel o en beschri’f het evaluatieproces Voorgestelde verbetering

Gewenste verandering bereikt?

in evoerd? Dh!O

Geel

Overige diensten

Geel

6 in din ken merra rt 2005 De Algemene Subsidieverardening wordt jaarlijks doorgelicht door Juridische Zaken. Deze evaluatie is niet in de verordening vastgelegd, ntaar schijnt te gebeuren op basis van het raadsvoorstel tot vaststelling van de Algemene Subsidieverordening. (blad 32’j

02A. Kvaluatie van de verordening Zijn de voorgestelde verbeteringen daadw erkeiijk ingevoerd?

De raad heeft op eind 2005 een wijziging inzake de Subsidieverordening 2002 vastgesteld. Hierin is een paragraaf meegenomen die voorziet in Jaarlijkse actuallsatie en evaluatie van de Subsidieverardening, Het College heeft begin 2008 besloten dat wijzigingen van de Subsidieverordening voortaan nog maar twee keer per jaar aan de raad worden voorgelegd. De diensten

leveren de wijzigingsvoorstellen aan bij JZ. JZ toetst de voorstellen en stelt vervolgens een verzarneldassier op. JZ heeft hierin een coÃűrdinerende en juridisch ondersteunende rol. ledere paragraaf heeft een eigen verantwoordegjke bij de diensten. De diensten zijn ilnrners ambtelijk verantwoordelijk voor het maken van beleid. Zij maken het dossier met de nieuwe regeling. JZ heeft sinds dit jaar gemeentebreed mappen verspreid met daarin een losbladige editie van de 5ubsidieverordening en de modelbepalingen voor itet opstellen van een subsidieparagraaf, Wet is de bedoeling dat de diensten deze modelbepalingen als uitgangspunt hanteren bij het aanpassen of opstellen van hun paragrafen Het evaluatieproces zelf is nog niet beschreven. Tot welke veranderingen hebben deingevoerde verbetermoatregeien geleid? De evaluatie van de Subsidieverordening is nog niet uitgevaerd.

gemeente Eindhoven

23

t s maart zo09 De lange vreg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De statrrr van het arrbsidiebeheer door de gemeente Bndhoven. Concarncolltroi/Otrstef Internai Control

Oefiniuaf

Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevorenis beoogd?

Het opnemen van de evaluatieverplichting in de Subsidieverardening is goed, nu moet er in de praktijk nog invulling aan worden gegeven. Bovendien moet in de verordening worden opgenomen dat de evaluatie halverwege de collegeperiode moet plaatsvinden.

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tat het beoogde resoltaat te komen?

Het Subsidieoverleg is in het voorjaar 2008 begonnen met het opstellen van een

overzicht met de gegevens van alle subsldieparagrafen (inwerkingtreding, wijzigingen, geldigheidsduur, verantwoordelijke/aanspreekpunt). De afgelopen jaren zijn veel wijzigingen doorgevoerd, veel paragrafen zijn vervailen,

vervangen of gewijzigd. Oak voor dit Jaar staan weer veel wijzigingen c.q. vervangingen van paragrafen gepland, Oit bemoeilijkt een evaluatie.

028 Evaluatie van de subsidies Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkeljikingevoerd? Daarnaast is ln de Subsidieverordening oak een bepaling (artikel 28) apgenornen

omtrent het eenmaal in de vier jaar evalueren van subsidies op grond van een wettelijk voorschrift (hoofdstukken 2 tot en met 4 van de Subsidieverordening). Het gaat hierbij om de doeltreffendheid en de effecten van de subsidies. Op basis van de evaluatie dient zanodig een voorstel tot wijziging van de Subsidieverardening aan de raad ter besluitvorming te worden vaor gelegd.

Ooor DMO wordt jaarlijks een apart verantwoordingsdossier gemaakt over de verstrekte begrotingssubsidies, Vanaf dit jaar vindt ook de verantwoording voor de

andere diensten plaats via dit dossier. Ook de incidentele subsidies zijn hierin opgenomen. Het evaluatiepraces zelf is nog niet beschreven.

Tot elke veranderingen hebben de ingevoerde verbetennaatregelen geleid? Tat nu tae is alleen de verordening aangepast en wordt deze op dit punt nog niet toegepast. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevorenis beoogd?

Het opnemen van de evaiuatieverplichting in de Subsidieverordening is goed, nu

moet er in de praktijk nog invulling aan worden gegeven. Opgemerkt vrordt overigens dat in het rekenkarnerrappart niet expliciet is aangegeven wat werd beoogd.

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen?

24

gemeente Eindhoven

De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhaven.

Concerncontrol/Oester lnternal Control DeAniuef

Binnen DMO is afgesproken wie trekker (Pij is van het evaluatieproces. Gemeentebreed is tot nu toe geen uitvoering aan deze evaluatie gegeven, noch is bekend van de andere diensten wie trekker is.

geineente Eindhoven

75 maart Z009 De lange weg naar vetbetedng- De Status van het aubsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Concemcontrottcluater Intemal Control Definitief

03. Neem e vorming van een egalisatiereserve op in e 5u idieverorclening. Richtinggevende uitspraken zijn nodig over de hoogte van reserves als weerstandsvermogen

vinin r n a 2 Bij de behandeling van het raadsvoorstei over het rekenkamerrapport is vanuit de cornrnissie Bestuurlijke Pijler opgemerkt dat instellingen reserves aanhouden als weerstandsvermogen. Gelet hierap zijn richtinggevende uitspraken wenselijk over de hoogte daarvan, Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd?

De vorming van een Egalisatiereserve is opgenomen in de Subsidieverordening

(art(kei 23). Richtinggevende uitspraken over de hoogte van reserve en weerstandsvermogen zijn mogelijk omdat in het betreffende artikel is opgenomen dat het College nadere regels kan stelten aver een door de subsidieontvanger te

vormen egalisatiereserve evenals over de maximale jaarlijkse taevoeging en maximale omvang daarvan. Ook zijn door het Coilege gedragslijnen vastgesteld zoals de omvang van de buffer bij de subsidieontvanger (indicatief 5% van amzet excfusfef projectgelden).

Tot welke veranderingen hebben deingevoerde verbetermaatregeien geleid? De Subsidieverordening is voorzien van een bepaling omtrent de vorming van een

egalisatiereserve voor begrotingssubsidies (42.8 Awb). Binnen de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling wordt - met uitzandering van de basisinfrastructuur Kunst en Cu/tuur - gewerkt met een grenswaarde van 5%, Voor de basisinfrastructuur is in de strategische agenda Kunst 8t Cultuur vastgelegd

dat er per instelling maatwerk dient plaats te vinden ten aanzien van het weerstandsvermogen. Verder wordt op basis van de rnanitoring het benodigde weerstandsvermogen per instelling geijkt. In de praktijk blijkt dat het moeigjk is om met b&n percentage te werken voor verschillende instellingen, De hoogte van het benodigde weerstandsverrnagen is mede afhankelijk van het risico dat de instelling loopt, de grootte van de instelling en de mate van afhankelijkheid

van subsidie, Als richtinggevend percentage wardt 5% aangehouden, maar per instelling wordt bezien of van dit percentage gemotiveerd tnoet worden afgevreken. Naast richtlijnen over de hoogte van een Egalisatiereserve voor begrotingssubsidies dient voor overige (structureie) subsidieverstrekkingen bekeken te warden of een Egalisatiereserve (iberhaupt welnodig is. Zijn de veranderingen een verbetering en itornt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd?

gemeente Eindhoven

De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebebeer deer de gemeente Eindhoven.

ConcerntuntrouQutter intemai Control Definitief

Er is in toenemende mate aandacht voor het opbouwen van weerstandsvermogen bij instellingen. Bij het verschillende instellingen heeft opbouw plaatsgevonden en bij anderen ls dit onderwerp van discussie.

Zo nee. welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te kameni nvt

gemeente Hndhrnren

27

1 5 maart 20a9 De lange vveg neer verbetering - De status van hetsubsidiebeheer door de gemeente 8ndhoven. Conoerncontvoi/Cluster Internel Centrol Dennitiei

04. Zorg vaar een gemeent reed systeetn van toezicht en monltorlng m.b.t. Juridische aspeaen van het subsidieproces

evin ’ r enkamerr art 2005 De dienst DMO beschikt, in tegenstelling tot andere diensten, over een goed opgezet

monitoringssysteem met procesbeschrijvin gen en instrumenten, zoals aanvraagformulieren, checklists en madelbeschikkingen en brieven. Dit systeem wordt niet gemeentebreed benut. De gemeente heeft onvoldoende gnp op vooral de grote geldstromen. (blad 5) Zijn de voorgestelde verbeteringen daadw erkelljkingevoerd? DMO gebruikt het SAGEM-systeem. De formats zijn Juridisch doorgelicht en het systeem onderscheidt verschillende stappen. Het is de bedoeling dat het systeem aok bij de andere diensten toegepast gaat worden. Dat is tat op heden nog niet het geval, Redenen hiervoor zijn dat diensten werken met eigen registraties en dat de diensten van mening zijn dat de regelingen die zij uitvoeren maatwerk vereisen.

Het systeem van monitaring in de zin van een strikter verantwoordingstraject, is opgezet door DMO en beschreven in het Handboek monitoring gesubsidieerde instellingen". Via het 5ubsidieoverleg en PINO is het verspreid over de diensten, Het handboek dateert uit juli 2005 en wardt momenteel geactualiseerd. Tot welke veranderingen hebben de ingevoerde verbeterrnaatregelen geleid? In de Subsidieverordetsing is bij haofdstuk 1 artikel 26 de verplichting opgenomen

om een voor- en najaarsrapportage op te leveren. Het proces vedoopt zo dat de subsidieontvanger voor 1 mei van het jaar een rapportage aanlevert die wordt besproken met de accountmanager en de inhaudsdeskundlge van DMO. In deze rapportage komen de bevindingen van januari, februari en maart van het lopende Jaar aan de orde (2008) alsmede een evaluatie van de realisatie van het jaar daarvoor (2007). De rapportage wordt beoordeeld door de accountmanager en besproken met

de subsidierelatie tijdens het voorjaaroverleg, Indien er knelpunten geconstateerd worden dient de subsidierelatie hiervoor een oplassingsrichting aan te geven. Van de bespreking wordt een verslag gemaakt, Opvallende zaken die uit bovengenoemde naar voren komen, worden meegenomen bij de Tussentijdse Rapportage en Verantwoording aan de directie. In het najaar vindt eenzelfde wijze van tussentijdse evaluatie plaats. De rapportage (najaarsrapportage) moet worden aangeleverd voor 1 oktober van het lapende jaar (t). Hierin komen de bevindingen tot en tnet augustus aan bod, alsmede de aanvraag van het daaropvalgende subsidiejaar (t+1). Ook deze rappartage wordt beoordeeld en besproken met cte subsldierelatie. Hieruit voortvloeiende bevindingen vinden hun weg naar Tussentijdse Rapportage en eventueei Kadernota (P&C-instrumentarium). 28

gemeente Eindhoven

De lange weg naar vertseteang ÃćâĆňâĂİ De status van het sebsidlefseheer door de gemeente Bndhouen.

Concerncontrol/Cluster Internal Control Definitief

ln het Handboek monitoring gesubsidieerde instellingen uit 2005 ls hiervoor het volgende opgenomen: ln verband met de monitoring van de verleende subsidie dient de gelneente Eindhoven van de subsidieontvangers twee maal per jaar een inhoudelijk en flnancieei verslag te ontvangen, de zgn. voor- en najaarsrapportage. Deze rapportagemomenten val)en samen met het aanleveren van het jaarverslag en Jaarrekening en het indienen van de subsidieaanvraag. Vbtir 1 mei moet de gesubsidieerde instelling aanleveren:

Jaarrekening en inhoudelijk verslag met goedkeurende accountantsverkiaring inclusief rechtrnatigheidstoets (t-1) en verzoek tot vaststelling van de subsidie voorjaarsrapportage over de maanden Januari tot en met maart, zowel inhoudelijk ais financieel (t) Vbn 1 oktober moet de gesubsidieerde instelling aanleveren: subsidieaanvraag inclusief sluitende begroting (t+1) najaarsrapportage over de maanden januari tot en fnet augustus (t) . Oe accountant heeft overigens recentelijk nog geconstateerd dat bij de beoordeRng

van de gesubsidieerde instellingen in het subsidiedossier de overwegingen ontbreken. Zie verder ook verbeterpunt 09. Zijn de veranderingen een verbetering en kont t deze verbetering overeen niet hetgeen tevoren is beoogd 7 Het gebruik van SAGEM dwingt min of meer af het gehele proces te doorlopen. De

indruk bestaat bij gefnterviewden dat door middel van SAGEM een met nafne instrulnentele beoordeling plaatsvindt. Voor een goede monitoring van subsidies is echter meer nodig dan alleen het systematisch gebruik van SAGEM. Het voor- en

najaarsoverleg moet niet alleen als een formeel gespreksmoment worden gehanteerd. Veel belangrijker is dat de daadwerkelijke inhoudelijke knelpunten met elkaar worden besproken en dat (wederzijds) noodzakelijke aanvullende maatregelen worden genomen, Diensten zoals DSOB en WZI hanteren SAGEM niet en geven een eigen invulling.

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen7

Er worden geen aanvullende maatregelen genomen. Na 1 Januari 2009 snoet de Directieraad een uitspraak doen voor Eindhoven Een.

gemeente Eindhowen

29

15 maart 2009 De lange weg naar verbetenng- De ttatet van het sebsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Concetncontrol/Cluster Internal Coneol DeAnitlef

05, Zorg voor gemeentebr e toepassing van sanctie el

Bevin i r en err o 00 De naleving van de vastgelegde termijnen dient strakgetrokken te worden en de mogelijkheden voor het voeren van een sanctiebeleid dienen benut te worden. (blad 5)

Het sluitstuk van toezicht is gelegen in eventuele sancties (bijvoorbeeld

stopzetting/intrekking, lagere vaststelling of wijziging) Uit ons onderzoek is

gebleken dat dit niet of nauwelijks gebeurt en dat waar eventuele sanctiernaatregelen door een dienst worden voorgesteld, deze vrijwel niet door het College worden overgenomen. (blad 34) Zjin de voorgestelde verbeteringendaadwerkelijkingevoerd? Het College heeft op 23 juni 2008 de Beleidsregel sancties in het kader van subsidies

vastgesteld. Doel is een tijdige en complete aanvraag en verantwoording van subsidies. Het sanctiebeleld zal met ingang van de nieuwe aanvragen moeten worden

toegepast. Ai vanaf 2007 is de beieidswijziging aangekondigd en ook in de rappelbrieven voor de subsidieaanvragen voor 2009 wordt het sanctiebeleid vermeld, intern is het sanctiebeleid aan alle directeuren bekendgemaakt. Het komt nu op de toepassing ervan aan. De toepassing van het sanctiebefeid kan onderdeel zijn van de uit te voeren audits van JZfCS.

Tot tt/elke veranderingen hebben de ingevoerde verbetennaatregeien geleid? De fonnats voor de subsidieaanvragen zijn aangepast aan het sanctiebeleid. Tijdens het onderzoek hebben we de irnplementatie nog niet kunnen beoordelen omdat dit in dit stadium nog niet mogelijk was. Zj in de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering oven en met hetgeen tevoren is beoogd?

Het sanctiebeleid wordt toegepast kwantitatief voor de tijdigheid van aanlevering gegevens. maar is geen beleidsregel voor de juistheid daarvan.

Het sanctiebeleld is besproken in het Subsidieoverleg waar alle diensten vertegenwoordigd zijn die met subsidies te maken hebben. Desondanks bestaat er over de gemeentebrede toepasbaarheid van het sanctiebeleid nog discussie. In het sanctiebeleid is opgenomen dat afwijkingen van het sanctiebeleid expliciet moeten worden vastgelegd.

30

gemeente Bndhoven

De lange weg near verbetering - De status ven het suhsidiebeheer door de gemeente Hndhoven, CencernaetrolKluster Intemel Control Definitief

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resoitaat te komen?

Naast de terntijnen waar de instellingen zich aan moeten houden geldt dat de gemeente zelf ook strikter haar eigen termijnen moet hanteren. Er komt een wet Wet dwangsorn bij niet tijdig beslissen aan. Deze houdt in dat de burger/instelling na het verstrijken van de beslisterrnijn recht heeft op een dwangsom. Vooralsnog wordt het eerste kwartaal 2009 als datum inwerkingtreding aangehouden.

gemeente Eindhoven

31

t s maart zeH De tenue vreg naar verbetering - Cre status van het aubtidiebeheer door de gemeente eindhoven. ConoemmntroKluster internal Control Definitief

B di 2

Ook functiescheiding ln ieder geval tussen betrokkenen bij het aanvraagproces en het vaststellingsproces is een onderwerp dat nader aandacht verdient. (blad 6) Functlescheiding is niet over de hele lijn doorgevoerd. Het Is niet wenselijk dat medewerkers zowel betrokken zijn bij het aanvraag-, en verleningsproces als bij de besluitvorming met betrekking tot de vaststelling van de subsidie. (blad 36)

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijkingevoerd/

In de huidige praktijk van subsidieaanvraag en toekenning (verlenen, monitoren, vaststellen> is een opzet gekozen waarbij steeds drie deskundigen betrokken zijn inhoudelijk/financieel/proces). Het betreffende sectorhoofd is gemandateerd om namens het college te tekenen mits het stuk van de paraaf van Controlling is voorzien. Met het zetten van de handtekening geeft het sectorhoofd ook aan dat hij het betreffende document inhoudelijk heeft getoetst Bovendien is in het proces als waarborg ingebouwd dat Controlling steekproefsgewijs zorgdraagt voor de interne controle.

Het controllersoverleg heeft geconstateerd dat de wijze waarop nu invulling wordt

gegeven aan de functiescheiding op de diverse vakdiensten voldoet en gecontinueerd zal worden. Controlling voert via interne controle toetsen uit of naieving plaats vindt.

In algemene zin wordt het verlenen en vaststellen van de subsidie door dezelfde

persoon gedaan. De uitbetaling wordt door een andere persoon gedaan. Gefntetviewden geven wel aan dat bij DMO de functieschelding tussen verlening en vaststelling voortdurend de aandacht heeft waarbij er een taakalbakening is tussen

de vakinhoudeiijke sector (accountrnedewerker) en Controlling (medewerker Planning en Control). De medewerker Planning & Control heeft een toetsende rol, Daarbij wordt zoveel mogelijk gestreefd naar een objectieve beoordeling van de subsidieaanvraag en -verantwoording. Uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid (via mandaatbesiuit) voor subsidieverlening en subsidievaststelling bij DMO thans bij het betreffende inhoudelijke sectorhoofd, Tut irVeike Veranderingen hebben de ingeVOerde Verbeterrnuatregelen geleid/ De functiescheiding is geregeld door de uitspraak van het Controllersoverleg. Ook de accountant heeft ingestemd met deze oplossing. gemeente Bndhoven

De lange vreg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De stattrs van het subsidiebeheer door de gemeente Hndhoven.

Concemcontrol/Cluster Internal Control Definitief

Zijn de veranderinge een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? De aanwezige functiesAeiding was voldoende.

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen? nvt

gemeente Hndhoven

33

1S maart 2009 De lange weg naar verbetering - De status van het subsiriiebeheer rloor rSe gemeente Hnsihoven. Concemtentrol/Cluster Internai Contrei Definitief

Bevindin reke kam ra ort2 05 Meer juridische capaciteit voor het begeleiden van het subsidieproces en het uitvoeren van een juridische control is gewenst, (blad 6)

Juridische deskundigheid Subsidieverstrekking is voor een niet onbelangrijk deel een juridisch proces (zie Awb en Algeinene Subsidieverordenirtg). In de gemeente Bndhoven is met betrekking tot subsldi(lring een onevenwichtige verhouding tussen juridische en beleidsmatige deskundigheid aanwezig, Alleen OMO heeft een jurist voor dit terrein, bij andere diensten is dit niet als zodanig aangetroffen. Bij Juridische Zaken ziJn twee juristen die subsidies in hun taakgebied hebben. Zij zijn in het bijzonder belast met de Algemene Subsidieverordening, Als gevolg hiervan Is het risico aanwezig dat het beleidsmatige

karakter van het subsidieproces overheerst en dat dientengevolge zowel beleid als besluiten gemaakt worden die niet steeds Juridisch getoetst zijn. Juridische control Juridische controi vindt niet plaats in het subsidieproces. Een samenwerking met finandal control is door ons niet aangetroffen. (blad 34)

De juridische control is echter nog niet voldoende door gebrek aan capaciteit en het feit dat deze jurist niet bij alle processen betrokken kan zijn; (blad 37)

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd? JZ heeft op dit motnent geen controlfunctie maar een adviserende rol. De juridische control zit bij de controllers die het initiatief kunnen nemen JZ om advies te vragen. JZ heeft niet de bevoegdheid dingen tegen te houden. Overigens is het wel zo dat als de controller advies heeft ingewonnen van JZ dit advies wordt opgevolgd. Impliciet is

de juridische control daarmee geregeld (door mogelijkheid am advies van JZ te vragen) inaar niet expliciet (er is geen formatie).

In eerdere voortgangsrapportages is opgenomen dat dit aandachtspunt meegenotnen werd bij PIOFA-J. Oit is niet gebeurd. Oe reden hiervoor is niet te achterhalen. Tat welke veranderingen hebben de ingevoerde verbeter/naatregeien geleid? Hier valt nog niets over te zeggen. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? 34

gemeente Zindhoven

De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven,

Coneamoontrol/Cluster Internet Control Definitief

De indirecte betrokkenheid van JZ, vta de controller, en het ontbreken van formatie vormen een beperkte basis voor de juridische controL

Zo nee, welke maatregelen zjin of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen?

Juridische control is een onderdeel van juridische kwaliteitszorg. JZ wil voor het hele

gemeentelijke werkterrein juridische kwaliteitszorg gaan opzetten. Daartoe is er

onlangs een startnotitie opgesteld. Deze notitie is in het controllersoverleg besproken. In het Controllersoverleg is afgesproken dat risicomanagement gezamenlijk door JZ en de sector Control zal worden opgepakt.

gemeente Hndhoven

35

1S meert 2009 De lanye weg neer verbeterinti- De status van het subsidlebeheer door de gemeente eindhoven. Concerncontrol/Cluster Internel Control Definitief

08. Verhelder subsidi6rin van activiteiten in relatie tot inkoo van diensten

Voorgestelde verbetering ln evoerd’i

Gewenste verandering bereikt7

B vin r enk er Dit verbeterpunt is niet rechtstreeks te herleiden naar het rekenkarnerrapport maar is bij de besluitvorming over het rekenkamerrappart toegevoegd. Geef een nadere definllring van de begrippen subsidie van activiteiten en inkoop van

diensten (commissie Bestuurlijke Pijler). Dit in relatie tot het wettelijke regime waaronder (,4n en ander plaatsvindt.

Zjin de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijkingevoerd? Er komen over het verschil tussen inkoop en subsidie vaak vragen vanuit de diensten binnen bij JZ, Op dit moment wordt per geval onderzocht of sprake moet zijn van inkoop of subsidie, Ook is er binnen DMO een inventarisatie gemaakt van het grijze gebied. Zo is bijvoorbeeld bij de Lurnensgroep (C 17 miljoen subsidie) sprake van

subsidieverstrekking (publiekrechtelijk) terwijl daar een groot aantal diensten warden ingekacht die ook op de markt zijn te verkrijgen {pr)vaatrechteiijk). En dan zou het aanbestedlngsbeleid van toepassing moeten zijn (inkoopprocedure). Het opstellen van een handreiking, waarmee oak binnen de diensten zelf kan worden beoordeeld of sprake is van subsidie of inkoop, staat gepland voor het eerste kwartaal van 2009. De handreiking moet ook worden voorgelegd aan het College en/of de raad.

Overigens hebben wij geconstateerd dat in de administratie gebruik wordt gemaakt

van grootboekrekening "44034 Overige Subsidies en bijdragen’. Deze grootbaekrekening geeft geen expliciet inzicht in de omvang van de subsidies sec maar bevat ook zogeheten bijdragen (bijv. betalingen in het kader van de WSW aan Ergon). Dit bemoeilijkt een eenduidig inzicht in de totale subsidieomvang.

Tot welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregeien geleid?

In september 2008 is er een post Academisch Onderwijs (pAO) cursus over dit onderwerp geweest. Deze cursus heeft extra input opgeleverd voor de ap te steilen handreiking. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? Dit kan nog niet worden beoordeeld omdat de handreildng er nog niet is. Wel is er inmiddels meer aandacht voor het onderscheid tussen inkoop en subsidie.

Za nee, welke maatregelen zjin of worden genomen am alsnog tot het beoogde resultaat te komen?

36

gemeente Bndhoven

De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de gemeente Bndhoven.

CnnrarnmntroilCluster Intemal Cantral Definitief

Het opstellen van de hierboven genoemde handreiking moet bijdragen aan de bedoelde verheldering.

gemeente Hndhnven

1 5 maart 2009 De lange weg neer verbetering-De status ven het snbtitaebeheer doortie gemeente Eindhoven, Conoerncontrol/Oester Intetnel Control Definitief

09. Pas het systeem van wijksubsidies aan, waarbij de aanpassing geen bezuinigingsdoeleinden dient, de buurtthermorneter een plaats krijgt, de subsidieduur, het bedrag, de voorwaarden per wijk een plaats krijgen en duidelijk ls welke ersoon of instantie binnen de gemeente over subsidieverstrekkin gaat Voorgestelde verbeterirtg Gewenste verandering bereikt?

ingevoerd?

Bevin n rekenka erra ort200 Door de raad is in het kader van de behandeling van het rekenkamerrapport een motie aangenomen met bovenvermelde strekking. Zjin de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijkingevoerd?

Per 1 januari 2008 is dit verbeterpunt opgenomen ln de Subsidleverordening paragraaf 2.13 Subsiditiring Stadsdeelgericht werken. Tot welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatreyelen geleid? Er is inmiddels een coÃűrdinator voor drie wijken, Drie regelingen zijn teruggebracht tot atin regeling. Hierdoor is er sprake van uniformiteit in de subsidieverstrekking naar de wijken en aansluiting op SAGEh/L

Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? De veranderingen zijn een verbetering.

Zo nee, welke maatregelen zjin of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen?

Er loopt een pilot bij gebiedsgericht werken om de flyer in begrijpelijker Nederlands

op te stellen. Ook gaat extra aandacht uit naar de administratie van enkele wijkorganisaties.

De lange weit neer verbetering ÃćâĆňâĂİ De stetus ven het subsidieheheer door de gemeente Emdhoven.

ConoerncantrotKluster Internel Control Definitief

Verbeteracties doelmatigheid 10, Uniformeer het subsidiebeheer inet modelbesluiten en standaardisering van

B ’ din eken m rr o Het subsidieproces binnen de getneente is niet gerneentebreed gestandaardiseerd. Dit geldt zowel voor de fase van besluitvorming als controle. (blad 5)

De rechtmatigheid biedt op diverse onderdelen wel ruimte voor verbetering. In het

bijzonder de uniformiteit in samenstelling van de beschikkingstaksten en begeleidende brieven verdient aandacht. (blad 5)

Beschikkingen warden op basis van de Algemene Subsidieverordening in het

subsidieproces doorgaans goed onderscheiden in verlenings- en vaststellingsbeschikkingen. Wat opvalt, is dat binnen DliilO al goed gewerkt wordt met standaardbesluiten, terwijl dat bij andere diensten nog niet het geval is. Dat

heeft tot gevolg dat er onevenwichtige subsidiebesluiten aangetroffen worden, waarin onvoldoende ingegaan wordt op de te subsidiÃńren activiteiten en de verplichtingen in deze van de subsidieontvanger. Rechtsmiddelverwijzing gebeurt niet steeds even adequaat (blad 33)

Zijn de voorgestelde ve4ereringen daadwerkelijk ingevoerde Er zijn inmiddels tnodelbesluiten beschikbaar en het proces is gestandaardiseerd. Ook is er een nieuwe categorisering aangebracht met betrekking tot de naleving:

Instellingen met een subsidie van minder dan E 50.000; geen accountantsverklaring, maar wel een verklaring van het bestuur waarin het

bestuur verklaart dat is voldaan aan de subsidievooiwaarden en de subsidiegelden zijn besteed conform het doel waarvoor de gemeente deze beschikbaar heeft gesteld,

Instellingen met een subsidie van meer dan 450.000; maar minder dan %100.000; een beoordelingsverklaring afgegeven door de accountant waarin

tevens wordt verklaard dat is voldaan aan de subsidievoorwaarden en de subsidiegelden zijn besteed conform het doei waarvoor de gemeente deze beschikbaar heeft gesteld. Instellingen met een subsidie van 6 100.000; en hoger een accountantsverklaring waarin tevens wordt verklaard dat is voldaan aan de subsidievoorwaarden en de

subsidiegelden zijn besteed conform het doel waarvoor de gemeente deze beschikbaar heeft gesteld.

gemeente Hndhoven

39

15 maart 2909 De lange weg naar verbetenng-De status van het suhsidiebeheer door de gemeente Eindhoven, CeneernCOntrol/Cluster Internal ContrOl

Definitief

Tot welke veranderingen hebben deingevoerde verbetermaatregelen geleid? De opzet van het subsidiebeheer is goed, De naleving kan beter. Zie ook verbeterpunt 01 over de rechtmatigheid. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevorenis beoogd? Hoewel de formats inmiddels gerneentebreed zijn gepubliceerd op intranet (PI@O) geldt in de praktijk nog steeds dat de toepassing met name plaats vindt binnen DMO en veel minder bij de overige diensten. Het betreft hier processen en formats en de consequente toepassing daarvan. SAGEM is goede maar rigide software. die minder gebruikersvriendelijk is en niet eenvoudig kan worden aangepast aan nieuwe wensen of eisen.

Zo nee, welke maatregelen zijn of’ worden genomen om alsnog tot het beoogde resrrltaat te komen?

In de praktijk blijkt dat als je het totale subsidiebeheer bij tse gerneenteonderdeel

onderbrengt dezelfde werkwijze en formats worden gehanteerd. Verder is het belangrijk ora te onderkennen dat ook als je geen gebruik van SAGEM maakt, het vanuit juridische en bedrijfseconomische overwegingen zinvol is om de daarvoor ontwikkelde forrnats te hanteren, Een projectgroep onderzoekt momenteel de verbetermogeBjkheden en-wensen van SAGEM en rapporteert hierover.

40

gemeente Eindhoven

De lange wag naar verbetering - De status van hut subsidiebeheer door do gemeente Eindhoven. Concemcontrol/Clustet intetnal Control Definitief

11. Verkort doorlooptijden en houd strak vast aan termijnen. Bewaak dit beter eventueel met gebruikmaking van een signaleringssysteem. Houd strakker de hand

aan het naleven van subsidievoorwaarden; gebruik indien nodig san ctiein elijkheden Voorgestelde verbetering in evoerd?

Gewenste verandering bereikt? DhfO

Geel

Overige diensten

Geel

Bevindin reken inerr rt De naleving van de vastgelegde termijnen dient strakgetrokken te worden en de mogelijkheden voor het voeren van een sanctiebeleid dienen benut te worden. (blad 5)

Termijnen zijn in een subsidieproces van groot belang voor een verantwoorde bedrijfsvoering aan gerneentezijde voor zowel aanvragen als vaststellingen, Wat in deze opvalt in de ter beschikking gestelde documenten, is dat met grote regelmaat termijnen door de subsiidieaanvrager en/of -ontvanger worden overschreden. Zonder

dat daarop, althans voor ons niet zichtbaar, enige reactie van gemeentewege gevolgd is, wordt toch subsidie verleend dan wel een subsidie vastgesteld. Hier zit niet alleen een risico voor een beheersbare bedrijfsvoering, maar ook in de financiÃńle

verantwoording in de gerneenterekening met betrekking tot de toetsing door de accountant van de financitile rechtmatigheid, (blad 33)

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd? Aan het verkorten van de doorlooptijden wordt aandacht geschonken. Tot nu toe zijn

verbeteringen binnen het subsidieproces gericht op het afronden van de openstaande subsidies en het opscbonen vanaf 2002. Ook wordt nu op het moment van aanlevering van de stukken gecontroleerd af ze volledig zijn en indien dit niet het

geval is wordt direct gerappelleerd. Hierdoor wordt de onvolledigheid niet pas geconstateerd op het moment dat met de afhandeling wordt begonnen. I

Tot welke veranderingen hebben deingevaerde verbetermaatregeien geleid? Het afhandelen van aanvragen binnen de wettelijke tertnijn is altijd lastig geweest en is dat nu nog steeds maar wel in mindere mate. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? Het is positief dat er nu meer aandacht is voor de doorlooptijden. Wat nog moet worden verbeterd is de daadwerkelijke sturing op doorlooptijden. Ook gelet op de

nieuwe Wet dwangsorn bij niet tijdig beslissen gaat te laat beslissen de gemeente geld kosten.

gemeente 8ndhoven

41

15 maart 2009 De lange vreg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsldiebeheer door de gemeente Eindhoven. ConrerncontrolrrCluster Internal Control DaAnitief

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resaltaat te komen?

Ook richting de directeuren is aandacht gevraagd voor de verkorting van de doorfooptijden. Sinnert OMO werd tot nu toe door P&C toegezien op het hanteren van de doorlooptijden.

42

De lange weg naar verbetering - De status van het subsidlebeheet door de geateente Bndhoven, Concerncontrol!C)ester internet Controi Definitief

Bevind)n eken merr o Ontwikkel gemeentebreed een expertisecentrum voor subsidieverstrekking. Benut hiervaor de aanzetten die reeds bij DMO (in de vorm van een monltoringsysteem, formats, gezondmaldngsoperaties gesubsidieerde instellingen en het SMART maken van beleid) gedaan zijn. (blad 8)

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadw erkelijkinge voerd?

De Cancerndirectie heeft in 2005 het Subsidieoverleg ingesteld. Hierin zijn alle diensten vertegenwoordigd onder voorzitterschap van de Dienst Maatschappegjke Ontwikkeling. Tot welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregelen geleid P

Het Subsidieoverleg komt sinds oktober 2005 bjj elkaar en draagt zarg vaor ca5rdinatie van de actiepunten vanuit het verbeterplan. Het gaat daarbij om. borgen dat acties uit verbeterplan tot uitvoering komen; kenniscentrum subsidierecht- en regelgeving; beheer en digitale ontsluiting van het handboek subsidies;

inventariseren van studiebehoefte/noodzaak binnen de vakdiensten en arganiseren van interne studiebijeenkamsten (opfriscursussen etc.);

co5rdineren van aan te leveren gegevens voor evaluatierapportages/ versiagieggingen over verstrekte subsidies; ca5rdineren van de voor de begroting van de gemeente vereiste gegevens ovet begrotingssubsidies en subsidleplafonds;

signaleren van (structurele/dienstoverstijgende) knelpunten in de subsidiepraktijk en aandragen van aplossingen daarvaar. Zijn de veranderingen een verbetering en kamt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd/

Het Subsidieaverleg ziet het niet als haar taak en heeft ook naar haar idee geen

bevoegdheid gekregen te toetsen of de voorgestelde verbeteringen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om aisnog tot het beoogde resultaat te komen/

Verschillende geÃŕnterviewden geven aan dat het met het oog op de nieuwe organisatie goed zau zijn als er biren organisatieanderdeel voor subsidies zou komen. Onderbrenging ln hf.n arganisatieonderdeel zou de uniformiteit, het toetsen en het evalueren ten goede kunnen komen. gemeente Eindhoven

43

as maart 2009 De iartge weg naar verbetering - De suttus van het suhsidlebeheer door de gemeente Hndhoven. CoaoanmwntroIKluster totemai Corrtrot DeAnltief

13, Bevorder deskundigheid personeel o.a. door scholing op het gebied van subsidlerecht en subsidiebeheer

Voorgestelde verbetering

Gewenste verandering bereikt?

in evaerd? Geel

vin r en er a 005 Het bij subsidiebeheer betrokken personeel is niet altijd van het vereiste niveau. (blad 6)

Deskundigheid van betrokken personeel met betrekking tot het subsidieproces is sterk wisselend. Uit de verstrekte Informatie, documenten en contacten met de medewerkers komt een beeld naar voren van zeer ter zake kundige medewerkers tat medewerkers waar het besef van belang van werkzaamheden satnenhangend met subsidieverstrekking vrijwel ontbreekt. (blad 8>

Zijn de voergestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd? ln oktober 2005 heeft bij de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling een interne cursus

subsidierecht plaatsgevonden. Ais vervolg hierop is doar het Subsidie overleg gerneentebreed geinventariseerd waar binnen onze gemeentelijke organisatie behoefte is aan bijschaling. in Januari 2007 heeft een tweede interne cursus subsidierecht plaats gevonden waaraan gemeentebreed medewerkers hebben deelgenomen, Conclusie van de cursusieiding was dat de aanwezige kennis over het wettelijk kader zeer beperkt was. ln 2008 hebben zich maar ongeveer 5 personen aangemeld en is de training om die reden niet doorgegaan. Alleen al bij DMO zijn het afgelopen jaar veel nieuwe medewerkers gekomen ln Juni 2008 is behoefte aan een dergelijke cursus opnieuw gepeild binnen de organisatie door het Subsidieoverleg, Ook binnen de diensten worden er initiatieven genomen voar bepaalde cursussen (bijvoorbeeld een Awb-training door JZ vaar accounttnanagers binnen DMO). Tot welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregelen geieid? Er is op dit marnent aandacht voor apleiding van medewerkers op het gebied van subsidies. Initiatiefnemer van deze opleidingen is het 5ubsldieoverleg. De aandacht voor opleiding is echter niet structureel ingebed in de organisatie maar heeft meer een ad hoc karakter. Ook is deelname aan de opleiding voor medewerkers niet verplicht maar heeft deze een vrijblijvend karakter. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren ls beoogd? Ge?nterviewden geven aan dat met name voor startende medewerkers op dit terrein een gaede inhoudelijke begeleiding nodig is. Permanente aandacht voor opleiding blijft een aandachtspunt.

getrteertte Brtdhovert

De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebehear door de gemeente Hndhoven.

ConcamcontroUCluster Intemal Control Definitief

Zo nee, welke rnootregelen zijn of worden genomen om a/snog tot het beoogde resultaot te komen?

Er worden op dit moment geen aanvullende maatregelen genomen.

gemeente Hndhoven

45

t S maart 2009 De lange wetr naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsisiiebeheer door de gemeente Hnrthoven.

Conserncentrot/Clustar Intemal Control

cieflnitief

e ’ in en erra rt2 5 Op andere anderdelen is het subsidiebeheer ook voor verbetering vatbaar, Zo is de aanwezigheid en kwaliteit van complete subsidiedassiers een zwak punt. Niet in alle gevallen houdt de gemeente vast aan het vereiste van een goedkeurende accountantsverklaring. Verder is nog veel werk te verrichten met betrekking tot het

tat stand brengen van een kappeling in de verantwoording tussen inhoud en financiÃńn, (blad 5)

Dossiervorrning is gebrekkig en ontbreekt vaak Tijdens het onderzoek heeft de gang

van zaken bij het opvragen van dossiers tot het inzicht geleid dat ofwel subsidiedossiers niet aanwezig zijn bij de betreffende diensten dan wel dat de infarmatie die een dergelijk dossier dient te bevatten op verschillende plaatsen is vastgelegd. Dat goede dossiervorming wel mogelijk is toont het voarbeeid van het NEOS-dossier aan. (blad 35)

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd? Binnen DMO wordt gebruik gemaakt van SAGFM. Dit systeem wordt, hoewel wel de

bedoeling, echter niet gemeentebreed gebruikt. Naast 5AGEM worden er binnen DMO overigens ook fysieke dossiers biljgehouden. Deze dossiers zijn volgens een vast stramien (aanvraag, voorjaars-, najaarsrapportage e.d.) opgebouwd Binnen DMO wordt daarnaast voor de uniforme dossiervorming gebruik gemaakt van een checklist. Deze checklist is via het 5ubsidieoverieg ook aan de andere diensten ter beschikking gesteld.

Tot i/veike veranderingen hebben deingevoerde verbetermaotregelen geleid Door het gebruik van 5AGEM wordt dit binnen DMO afgedwongen en toegepast. Interne controle toetst de dossiers periodiek op volledigheid. Voor de overige diensten bestaat er geen zicht op daadwerkelijk gebruik daarvan. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogde

Binnen DMO wordt dossiervorrning inmiddels veel breder toegepast. (zie ook verbeterpunt 12)

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komenP

Via de reguliere P & C-cyclus en interne audits worden binnen DMO knelpunten aan de orde gesteld

De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebehear door de gemeente Eindhoven.

Concemcontrol/Chuter Intemal Control Oefinitief

Verbeteractiea doeltreffendheid 15. Zorg voor duidelijke koppeling van beleid vastgesteld door de raad en activiteiten van subsidieontvangers en maak daartoe het beleid SMART en voer dit door in subsidiebesluiten, De maatschappelijke effecten van subsidie dienen zoveel mogelijk in SMART-termen te worden uitgedrukt in het besef dat dit op sommige maatschappelijke velden niet altijd of slechts met grote moeite meetbaar te maken is. Betrek een werkgroep uit de raad hierbij en geeft in de programrnabegroting per

programma aan hoe subsidies (liefst op instelllngsniveau) bijdragen aan r ramma’s Voorgestelde verbetering

Gewenste verandering bereikte

ingevoerd 7 Dilf 0

Geel

Overige diensten

Geel

Bevind n rekenkamerra ort 20G Het concretiseren van het gerneentebeleid in taakstelingen in de beschikkingen oftewel het SMART maken van beleid door Raad en College en vastlegging hiervan in

de beschikkingen, staat nog in de kinderschoenen. in beschikldngen tot subsidieverlening wordt weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om voorwaarden te verbinden aan de subsidieverlening. Met de subsidie te leveren prestaties worden weinig opgenomen ln beschikkingen. Met behulp van Beleidsgestuurde Contract Financiering (BCF) wordt hier wel aan gewerkt. BCF is een instrument dat voor verbetering vatbaar is zowel op het gebied van communicatie tussen gemeente en aanvragers als wat betreft de inpassing ervan in de systematiek van de Algemene Subsidieverordenlng. De gehanteerde aanpak voor BCF paste niet

de begrotingscyclus, de gebruikte terminologie sluit niet aan bij Algemene Subsidieverordening en de opzet zoals die nu gehanteerd wordt leidt niet altijd tot meer rnarktconformiteit. (blad 4)

Zijn de voorgestelde verbeteringen dnndrverkelijk ingevoerde

Om de subsidieregelingen SMART te maken dienen de programma’s uit de Programmabegroting naast de regelingen gelegd te worden. Dit actiepunt is in 2007

opgepakt door een raadswerkgroep. Aan de hand van de resultaten uit deze werkgroep wordt bekeken op welke wijze subsidieregelingen worden aangepast. Het invoeren van prestatie-indicatoren bgjkt zeer lastig te zijn, Tot vveiite veranderingen he66en de ingevoerde verbetermaatregelen geleid

Deed een beleidsrnedewerker het subsidietraject in het verleden in zijn eentje, al langere tijd worden de werkzaamheden in teamverband uitgevoerd, waarbij de beleidsrnedewerker over de inhoud gaat en de accountmanager de bedrljfsvoedmg voor zijn rekening neemt, wat in het laatste geval onder meer oog voor een juiste verantwoording en afwikkeling betekent. Voor veel subsidietrajecten geldt een cyclusduur van bijna 2 jaar, beginnend met de aanvraag in het najaar van jaar t en eindigend met de (eind)rapportage in het voorjaar van Jaar t+ 2. gemeente Eindhoven

15 maart 2009 Oe lange weg naar verbetering -Oe status van het subsidiebeheer door de gereeente Bndhoven. Concerncontrol/Cluster Intemal COntrol

Definitief

Voor Seleidsgestuurde Cantractffnancierfng (zie aak verbeterpunt 15) werkt het anders. Vanuit de raadsprogramrna’s en Cogegeproducten (waarin de punten van het

coalitleakkoord zijn verwerkt) wordt ambtelijk voar welzijnstaken de behoefte geformuleerd, waarin externe instellingen en organisaties vervolgens kunnen voorzien. De BCF-methode wordt op basis van een kosten/baten inschatting alleen voor subsidies van E1 miljoen of meer per jaar ingezet. In het handboek subsidiemonitoring 2005 is hiervoor opgenomen: De doelstellingen in programrnaonderdelen en Collegeproducten zijn SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, lljdsgebonden) gedefinieerd op het niveau van maatschappeiijke ontwikkelingen (autcome). Daarnaast zijn de doelstellingen vertaaldin prestatie-indicatoren met streefwaarden. Door het SMART definifiren van de taakstelling in de subsidieverlening en instellingen de verplichting ap te leggen om op basis van deze meetbare indicatoren enkengetaHente verantwoorden (via de zagenaamde voor -en najaarsrapportage, jaarverslag en jaarrekening) vindt koppeNng plaats met de diverse begrotingen.’ Zijn de veranderingen een verbetering en kamt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren ls beoogd7

Er is zeker sprake van een toegenomen bewustwording. Ook zijn veel van de activiteitenbeschrijvingen duidelijk meer kwantitatief en van een hoger niveau. Maar het effect is nog niet voldoende in de volle breedte zicht baar. Hierdoor is thans

(nog) geen sprake van een transparante koppeling tussen activiteiten van subsidieontvangers en vastgesteld beleid van de raad met prestatie-indicatoren.

Zo nee, welke maatregelen rijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te kamen7

Dit is een cantinu aandachts- en verbeterpunt vooral in de PK-cyclus en de bel eidscyclus.

gemeente Eindhoven

De lange vreg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiabeheer door de gemeente eindhoven.

Concerncontrol/Cluster Internel Control Definitief

16. Herijk de subsidierelaties op karakter incidenteel/structureel en input/throughput/output en voer zorgvuldige beleidswijzigingen door om structurele relaties Incidenteei te maken

vnra Naar de aard van de subsidie kan eveneens een onderscheid worden gemaakt. Wij hebben het dan over de onderverdeling in: input. subsidie ap basis van capaciteit; Throughput: subsidie op basis van activiteiten; Output: subsidie op basis van prestatie, in geval van een inputsubsidie is er sprake van financiering van kostensoorten met normen die alleen vooraf gesteld worden, bijvoorbeeld het apleidingsniveau van het personeel. Bij een throughputsubsidie zijn de kasten van de te subsidifiren activiteit bepalend voor de hoogte van de subsidie. De activiteiten die men wil subsidiÃńren kunnen een bepaald of een onbepaald karakter hebben. Van een throughputsubsidie waarbij de werkefijke kosten worden gesubsidieerd, zal een minder sterke prikkel uitgaan naar de subsidieontvanger ara zijn activiteiten zo doelmatig mogelijk uit te voeren.

Een outputsubsidie wordt verstrekt ais de prestaties van de subsidieontvanger bepalend zijn bij het vaststellen van de hoogte van de subsidie, Ruim 61% van de subsidies in de getneente Eittdhoven heeft het karakter van een in putsubsi die.

In de subsidierelaties wordt narnefijk weinig vastgelegd over de (kwalitatieve of kwantitatieve) taakstelling. Bij het onderzoeken van het subsidielandschap zijn wtJ uitgegaan van de kwalificaties die de gemeente Eindhoven zelf heeft gegeven aan de

subsidierelatie. Bij de anaiyse van de 21 geldstromen hebben wij echter wei geconstateerd dat niet overal het Juiste label is geplakt op de subsidiestroorn. Vit de kwaMcat)e van subsidies in de begrotingen vait af te leiden dat de definities van de verschillende soorten subsidies niet bij iedereen bekend zijn. (blad 28)

Zj in de voorgestelde verbeteringen daadwerkeljikingevoerd7

Dit verbeterpunt wordt op cie geformuleerde wijze door het Subsidieoverleg niet onderschreven. Wel wardt in lijn met het verbeterpunt nader bezien in hoeverre het

wenselijk/mogelijk/haalbaar is om bijvoarbeeld uit te gaan van de vigerende subsidiebedragen die een structurele basiscornponent krijgen (80%) en een incidentele (2096). Daarmee zou een instefiing voor een langere periode van bijvaorbeeid 4 jaar kunnen rekenen op de basiscornponent + accres en daarnaast jaarlijks 20% die dynalnisch ingezet kan worden door het bestuur van de gemeente Eindhoven,

gemeente Hndhoven

49

15 maart2009 Oe lange weg naar verbetering-De status van hersubrldlebeheer dqor de gemeente Bndhoven. Concern
Tot welke veranderingenhebbendeingevoerde verbetermaatregelen geleid?

Bij geltjkblijvende subsidtebudgettotalen wordt hiermee de bestuurlijke keuze <exibeler waarbij de betreffende instellingen toÂńh voldoende zekerheid zou kunnen worden geboden. Ook het automatisme van jaarlijkse vaststelling subsidiebedrag +

accres wordt hiermee doorbroken. Deze gedachtegang moet nog nader worden geanalyseerd en uitgewerkt. Het Cultuur Totaal dossier is een voorbeeld waar invulling aan deze gedachte wordt gegeven, Mj Cultuur Totaal wordt permanente ontwikkeling als sturlngslnstrurnent gebruikt. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? De verandering is in lijn met de bedoeling van het verbeterpunt. Dat wil zeggen er wordt minder star omgegaan met het verstrekken van structurele subsidies door een deel van het totale bedrag als incidentele subsidie te verstrekken.

Zo nee, welke maatregelen zjin of worden genomen om alsnog tat het beoogde resultaat te komen?

gemeente Eindhoven

De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De etatvt van het rubtldiebeheer door de gemeente Bndhoven.

ConcerncontraKIutter lnternal Control Definitief

8 v din k r Dit verbeterpunt is niet rechtstreeks te herleiden naar het rekenkarnerrapport maar ls bij de besluitvorming over het rekenkamerrapport toegevoegd,

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd? Dit houdt in dat voor structurele subsidies beschikkingen worden afgegeven voor 1 jaar en voor incidentele subsidies voor maximaal 3 jaar. Nieuwe subsidierelaties duren niet langer dan 3 jaar. Dit is onder de aandacht gebracht van de diensten. Er heeft geen doorlichting plaatsgevonden van bestaande subsidierelaties.

Eindhoven noemt dit geen prestatiegebonden subsidie maar een activiteitengebonden subsidie. Bij een acttvlteitengebonden subsidie wordt naar de bijbehorende effecten niet of nauwelijks gekeken. Tot welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregelen geleid?

OMO voert een plausibiliteitstoets uit: als OMO het idee heeft dat een subsidieaanvrager binnen redelijke grenzen ai het mogelijke heeft gedaan om haar prestatledoeistelling te halen, maar desondanks deze niet bereikt, gaat DMO voor het volgende jaar van een aangepaste doelstelling uit.

Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? Wonen, Welzijn en Zorg heeft hierbij inmiddels belangrijke stappen gezet. Een ander voorbeeld is Cultuur TotaaL Hierin wordt beschreven dat organisaties die subsidie

ontvangen moeten aantonen dat ze hebben geleverd wat is afgesproken. In het beleid Cultuur Totaal ligt daarom vast dat vooraf lnet organisaties moet worden afgesprokenhoe resultaatmeting plaatsvindt. Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen? Zie ook punt 16

gemeente Hndhoven

15 maart z009 Da lange weg naar verbetering - De status van het sutssidiebehear door de gemeente 9ndihoven. Concarncontrol/Oester Internal Control Definitief

B indin ken err ort 5 lntegriteitstoets ontbreekt in het subsidieproces zowel voor de behandeling van

aanvragen als tijdens de looptijd van de subsidiebeschikking. Dat betekent dat de Vlet BIBOB (deze wet biedt de tnogelijkheid een toets te laten uitvoeren op de integriteit van de aanvrager van subsidie) en een Misbruik 8 Oneigenlijk gebruik beleid in deze niet toegepast worden respectievelijk ontbreken. (blad 34) De toets van de financiÃńle situatie van de aanvrager ontbreekt vaak of wordt niet in

de beslissing voor subsidieverlening meegewogen. Dat leidt er toe dat in enkele gevallen subsidie wordt verstrekt aan organisaties die al jaren met structurele tekorten kampen en soms zelfs een wankele financi5)e situatie kennen. (blad 35) 18 A

Zijn de voorgestelde verbeteringen daad werkeiij k ingevoerd? Ja de SolVabliiteitStoetS V/Ordt mOmenteel oitgevaerd.

Tot v/elke veranderingen hebben deingevoerde verbetermaatregelen geleid? Voor de beoordeling van de financii5le solvabiliteit gelden vaste toetsrnornenten; zie het conclusi eb)ad in het vera ntwoordingsdossier.

Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? Voor solvabiliteitstoets is dit het gevaL

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen? nvt 18B.

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelljkingevoerd?

gemeente fsndhoven

De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsfdiebeheer door de gemeente Eindhoven,

Conoemeontrolrcluster Intsmal Control Definitief

De bepaling over integriteit (integriteitstoets wet Bibob) is thans niet opgenomen in

de Subsidieverordening 2008 en ontbreekt in de huidige praktijk zowel bij de behandeling van aanvragen als tijdens de looptijd van de subsidiebeschikking.

Tot welke veranderingen hebben deingevoerde verbeterrnaatregeien geleid? Het college van 6 en W heeft in 2006 besloten om voorlopig de Wet BIBOB alleen toe

te passen op de horeca, De andere onderdelen van de Wet BlBOB zoals aanbestedingen, miiieuaanvragen en subsidies volgen eventueei later Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? nvt

Zo nee, welke maatregelen zjin of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen?

Er worden momenteel geen aanvuHende maatregelen genomen.

gemeente Eindhoven

53

15 maart 2009 De lange weg neer verheterinir-Destatos ven het sobsldiebeheer door de gemeente Eindhoven, ConcemoontroIKlvstrv Internel Control Definitief

19. Werk alleen met sluitende be roting

Voorgestelde verbetering

Gewenste verandering bereikt?

in evoerd? Geel

Bevindin rekenkarnerr ort 005 Verder is nog veel werk te verrichten met betrekking tot het tot stand brengen van een koppeling tussen inhoud en financiÃńn. (biad 5)

Aanwezigheid van een sluitende begroting aan de zijde van de ontvanger wordt niet

altijd als een harde els gesteld. In deze gevalien wordt de hand gegcht met een voorschrift van de Algemene Subsidieverordening. (blad 35)

Bij veel projecten ontbreekt in de verantwoording een koppeling tussen inhoud en financMn, De verantwoording van activiteiten in een (I aar) verslag staat dan los van de

financillle verantwoording in de jaarrekening. Hierdoor is het inoeilijk na te gaan of de geleverde resultaten overeenstemmen met de overeengekomen kosten. (blad 36) Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkeljikingevoerd?

Het werken tnet een sluitende begroting kan niet los worden gezien van de vermogenspositie. Indien het weerstandsverntogen het toelaat is een sluitende begroting niet perse noodzakelijk. Overigens is in de Subsidieverordenlng 2008 opgenomen dat alleen sluitende begrotingen in behandeling worden genomen. Tot welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregelen geleid? DMO hanteert bij de beoordeling van subsidieaanvragen een sluitende begroting als uitgangspunt. Desalniettemin is afwijking van dit uitgangspunt mogelijk. Procedureel verloopt dit via een zgn. budgettendossier, dat aan het College wordt voorgelegd. Zij n de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd?

Wij hebben geconstateerd dat in de praktijk in een aantal gevallen (o.a. Muziekcentrurn en Parktheater) de volgende oplossing voor een niet sluitende begroting wordt gebruikt, Op de begroting wordt een post tnspanningsverplichting’ opgenomen ter grootte van het tekort.

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te karnen?

Br worden geen aanvullende maatregelen genonten,

54

gemeente Eindhoven

De lange weg naar verbetering - De states van het sebstrgebeheer 4sier de gemeente Bndhoven,

CenternstintrolKIuster lnternal Definitief

vind’ rek nkam ra ort Zap5 Monitoring van het uitvoeringsproces door middel van tussentijdse rapportageverplichtingen voor de ontvangers ontbreekt in veel gevaRen. Als gevolg daarvan is voortgangscontrole en risicobeheersing onmogelijk Controle achteraf in de vorm van evaluatie en jaarrekening biedt hiertoe onvoldoende mogelijkheden. (blad 35)

Bij de beoordeling of een project in aanmerking karnt voor GSB-subsidie wordt de volgende check uitgevoerd: voldoet het project aan de criteria van 658 en meer in het bijzonder aan de criteria van de specifieke GSB-regeling? levert het project een bijdrage aan deen of meerdere van de doelstellingen van het SOP?

is er nog ’ruimte’ binnen die doelstellingen om dit project te subsidiÃńren, met andere woorden: is de doelstelling van het SOP nog niet volledig gerealiseerd? De doelstellingen van het G58 hoeven niet altijd hetzelfde te zijn als de doelstellingen

waarvoor bijvoorbeeld de begrotlngssubsidie wordt verleend, Vaak zal het gaan om additionele financiering, GSB kent overigens haar eigen aanvraag-, rapportage- en verantwoordingssystematiek. Deze wijkt af van de systematiek voor de reguliere subsidies. De GSB-gelden worden binnen een afzonderlijke sector van de gemeente behandeld, De medewerkers van de overige diensten zijn wel op de hoogte van de GSB-subsidie die een instelling aanvraagt. Elke pijler van het GSB is verdeeld in domeinen. Elke domein heeft zijn eigen domeinco5rdinator. Omdat deze coÃűrdinator alkomstig is van de dienst, is de dienst op de hoogte van de aanvullende gelden die een instelling aanvraagt op grond van GSB. (blad 30)

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd? Voor wat betreft de bruikbaarheid van GSB-systeem geldt het volgende: G58 komt nagenoeg overeen met de gehanteerde rystelnatiek bij DMO en kent daarbij enkele

specifieke voorwaarden omdat vanuit de rijksoverheld bepaalde informatie wordt gevraagd. Tor welke veranderinyeri hebben deingevoerde verberermaotregelen geleid? Het monltoringssysteern is operationeel. SAGEM. De bij dit verbeterpunt omschreven Stappen zijn in het proces ingebouwd; en daarmee impliCiet de GSB-systelnatiek, Of gemeente Rndhoven

55

25 maart 2009 De lange weg naar verbetering - De statrrs van het srrbsidiebeheer door de gemeente Hndhoven. Concernsontrol/Clester Internal Control Oefinltiel

DMO qua personele formatie, het tweede element van verbeterpunt 20, voldoende toegerust is om haar taken goed uit te voeren, laat zich niet zo eenvoudig beantwoorden. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? Jo

Zo nee, welke maatregelen zjln of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen?

66

gemeente Hndhoven

ae lange wert naar verbetering-Oe status van het suhsldiehehaer rteerr akte aerutante Hndhoven. Ctrneerncontrrtl/Ctuster Internet Cantrot QeAnittei

21. Vermijd verkapte subsidiBring. Er is behoefte aan gezonde verhoudingen met

instellingen, zonder dat bijv. gesubsidieerde instellingen daardoor gedupeerd worden

vin ’ rek n err 2 Bij een aantal structurele subsidierelaties zijn wij verkapte subsidies tegengekomen in ons onderzoek. Onder verkapte subsidie verstaan wij in dit verband het tegen nietmarktcanfarme voorwaarden tut beschikking stellen van accommodaties af ruimten

aan gesubsidieerde instegingen. In hoeveel gevallen hiervan in de getneente Eindhoven sprake is, is niet uit ons onderzoek te achterhalen. Wij hebben slechts 21

geldstramen en subsidierelaties nauwkeurig bekeken. Bij de analyse van die geldstromen viel het ons meer dan eens op dat de huur voor het gebouw waarin de instantie haar activiteiten uitvoert. niet marktconform was. {blad 28)

Z/Jn de voorgestelde verbeteringen daadvverkeiijkingevoerd?

Er zijn een aantal voorbeelden van gesubsidieerde instellingen waarbij nog steeds gewerkt wordt met verkapte subsidi{tring. Verkapt in die zin dat gemeente eigenaar is

van panden en deze verhuurt aan partijen. Deze krijgen dan impliciet een extra

subsidie om op die wijze de kosten te kunnen dekken. Bijlage 76 van de programmabegroting 2009 bevat een opsomtning van de niet verrekende gebouwgebonden kosten. Tot tveike veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregeien geleid? Op 30 Januari 2007 is, met het raadsvaarstei gebiedsgerichte aanpak en het beleid voor Vrijetijdsaccomadaties en buurtontmoetingsruimten, door B&W een besluit genomen met algemene strekking over de uitgangspunten die gehanteerd moeten

worden voor het gerneenteiijk huurbeleid ten aanzien van maatschappelijke voorzieningen. Deze warden nu door de organisatie gehanteerd. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? De vastgestelde uitgangspunten vormen een verbetering. Deze zijn dat in het geval

er sprake is van een subsidierelatie en gewijzigde omstandigheden (bijvoorbeeld nieuwbouw of verbouw) wordt een fiscale huur in rekening gebracht. In het geval dat geen sprake is van een subsidierelatle wordt een kastendekkende huur gerekend. In het geval van tijdelijke verhuur ten behoeve van maatschappelijke en/of culturele functies ten slatte worden maximaal 2 Jaar de werkelijke kosten vergoed. Overigens wordt opgemerkt dat hoewel het besluit al is genomen de volledige uitvoering in de komende jaren plaatsvindt.

gemeente Einsthoven

57

15 maart 2009 De lange ureg naar verbetering - De status van hetsubsidiebeheer door de gemeente Bndhoven. Concerncontrol/Clusrer Internal Control Definitief

Zo nee, welke maatregeien zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen 7

58

gemeente Bndhoven

De lange weg neer verbetering -Oe rtenrr ven het trrbrlesebeheer door de gemeerAe Hndhoven. Conrarnrontrol/Cltrrter intemel Control Oenhitler

22. Onderzoek de onderlinge verhouding tussen artikel 182 (rekenkameronderzoek) en artikel 213a (doorlichtingsonderzoek) van de Gemeentewet

Voorgestelde verbetering

in evoerdl

B indi rekenkamerra ort Dit verbeterpunt is niet rechtstreeks te herleiden naar het rekenkarnerrapport inaar is bij de besluitvorming over het rekenkamerrapport toegevoegd.

Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkeiijkingevoerd? In het kader van de behandeling van het raadsvoorstel is vanuit de cornrnissle bestuurlijke pijler gevraagd de onderlinge verhouding tussen artikel 182 van de Gemeentewet en artikel 21 3a van de Geineentewet nader te onderzoeken, gelet op de reactie van ons college van 6 december 2004 zoals gegeven op het concept rapport van de rekenkamer, Tot welke veranderingen hebben deingevoerde verbetermaatregeien geleid? nvt Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren ls beoogd? nvt

Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen? nvt

gemeente Eindhrnren

59

1 5 maart 2OOg pe lange wag naar verbetering ÃćâĆňâĂİ pe status van het subsidiabeheer door de gemeente Eindhoven,

Concerncontroi/Ciusrer Internal Control

paflnitlef

Bijlage II Bijlage Zb programmabegroting Niet verrekende gebouwgebonden kosten

Naam instelling

Gebonm gebonden kosten’

Waarvan verrekend

Geen boekwaarde

25.415

De naamloze vennootschap Muiiekcentrurn Eindhoven (niet zijnde huur)

Bijdrage gemeenter

in huux

1.479262

334.000

174.000

Stichting Pop-El,

174.000

Locatie Stri 5 no niet bekend 2.452.000

509.000

1.943.000

Stichting Fjjrn- en Theatercentrum Plaza Futura

112.000

28.000

84.000

Stichting Cultureel Centrum de Effenaar De Fabriek Stichtin jijjuseum Kern enland VOF Genne er Hoeve

953.000

206.000

8.000 133.000 34.000

38.000 34,000

934.000 308.000

142.000 106.640

12.000 25.000

25.000

De Naamloze Vennootschap Stadsschouwburg

8.000 95.000

Stichting Loket W

namo Novadic Dagopvan Kanaaldijk Noord 15c Dr.A.F. Philips Sterrenwacht

Bial stok- Huisvestin Laagstraat

792.000 205.000 12.000

r Kosten die gemeente maakt met betrekking tot het gebouw ’ pe huur die de gemeente ln rekening brengt bij de instelling. De raad heeft besloten de Ascale huur in rekening te brengen. Bij nieuwe tontrarzan passen wij dit toe. Lopende oontratten kunnen wij niet eenzijdig aanpassen.

r pe bijdrage van de gemeente bestaat uit de niet via huur verrekende gebouwgebonden kosten,

60

gemeente Eindhoven

DÂż lange weg naar verbetering- De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. ConoemcontroKluster Intemel Control Definitief

Bijlage III Begratingssubsidies < Cgo.ooo Subsidie 2009 Programma-

jtuimteljjke Ordening

onderdeel 12.000 8.2

Visltitzetting sportvisseri Dier enambulance

10300 82 25,000 9.1

Promotie activiteiten Genneper arken

Subsidie 2008 Subsidie 2009 Programmaonderdeel

Wenen Welzijn en

39.000 36.000 17.000 43.000

28.000 4.5 36,000 4,6 17.000 4.5 44.000 4,6

28.000

28.000 4.5

Subsidie 2008

Subsidie 2009

COC
Stichting sjachto&rhujp Eindhoven Agog

Vereniging Sport en

37,000 33.000

38.000 34.000

10.000 5,000

10.000

2.3

32.000 31,000

2,8

35.000 23.400

2.8

Ontspanning Stichting Di itolk Stichting

Programma-

onderdeel

Zorg"

29500

2.4

Zeifhulpnetwerk Eindhoven/Kempeniand PatiÃńnten werkgroep De

1.400

Orion Stichtin Shakti Stichting Eetstoornissen

34.000 23.400

2.8

s De bedragen zijn op basis van cie gemeentelijke begrotingsrlchtiijnen voor subsidies. Via budgettendossiers en middels subsidieverlening wordt het yerleningsbedrag bepaald. ’ Idem voege voetnoot.

"idem vorige voetnoot. gemeente Eindhoven

1 5 maart 2009 De iangevrag naar verhetering ÃćâĆňâĂİ Dertatua van het aobaidiebeheer door de gerneenm Bndhoven. ConcerncontroUCloater Internet Control DeAnitief

Wonen Welzijn

en Subsidie 2008 Subsidie 2009 Programmaonderdeel

Xor *

Eindhoven

Stichting vrouw en

13,500

14.000 2,8

medici’n ebruik Begeieidingscentrum voor vrouwen

16900

16.000 2,8

Subsidie 2009

Subsidie 2008

Programma-

onderdeel 23.000

23.000

4.000 1,000

3.1

3,1

6.000

6.000

35.000

Subsidie 2008

3.1

36,000

Subsidie 2009

Programma-

onderdeel 15.000 25.000

15.000 25.000

14.000 7.000

" Idem vorige voetnoot.

62

6.2

6.2

7.000 7.000

9.000 7.000 7.000

7.000

7.000

6.2 6,2

De lange wey naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven.

ConoerncontrobrCluster Internal Contra Definitief

Bijlage IV Cijfers subsidies < C po.ooo overige

diensten

DND

Bedra (g Kosten (6)

Geschat aantal fte 1,2

4,0

347.000 135.780 1,486,000 452.600

Geen gegevens Te verwaarlozen

Werkzaamheden worden niet uitgevoerd door aparte groep medewerkers maar

420,000

kunnen worden ingezet door iedere

casemana er 2 fte

5.807.944 226300

Tabel 36eschat aantal fte met aantal verstrekkingen en uitgekeerde bedragen en bijbehorende kosten van regelingen ui tgevoerd door DND".

De gesubsidieerde arbeid ID/W(W en opstapbanen zijn aflopende regelingen waar mensen alleen nog maar uit kunnen stromen (mz. pensioen). Oe personeelskosten 4n de verstrekte subsidies kunnen volledig ten laste van het WWB Werkd eet worden gebracht.

"Qjfers aangeleverd door DttO op basis van uitgaven ZOOa

gemeente Bndhoven

1S maart Zegrr Oe ianye weg naar verbetering - De status van het subsidieheheer door de gememte EIndhoven, ConcerncontrolrCluSter Internal Centroi Definitief

DSOB

Tabel@ Subsidie < C 5Q.QQQ binnen 0508

Het aantal fte binnen DSOB dat wordt ingezet voor deze kleine subsidies is te verwaarlozen.

CprlCernStaf

Concernstaf

B rotin 2009(C)

Begrotingssubsiriies Contactsteden en

verdsubbelin sbi dragen Mondiale bewustwordin Stedettbanden Overi e TOTAAl. be rotingssubsidies

39.000 77.000 167.000 368.000

Tabel 5 Begrotinrtssubsidies < E’50,000 binnen de Concernstrrf

De personele kosten voor deze subsidies zijn niet exact te berekenen. Bureau Internationale contacten besteedt 2 dagen in de maand aan deze subsidies.

gemeente Bndhoven

De lange weg naar verbetering - De status van het sebsldiebeheer door de gemeente Eindhoven, Concerncontrol/Cluster Internal Control Delinirief

Bijlage V Normenkader onderzoek op basis van verbeterplan Subsidies Ontwikkel en onderhoud gemeentebrede formats voor subsidiebesluiten en daarmee samenhangende corres ondentie Leg in de 5ubsidieverordening de verplichtin tot evaluatie vast; beschrijf deze evaluatieprocedure. Neem de vorming van een egalisatiereserve op in de Subsidieverordening. Richtinggevende uitspraken zijn nodig over de hoogte van de reserve als weerstandsverm en. Zorg voor een gemeentebreed systeem van toezkht en monitoring met betrekking tot juridische aspecten van het subsidieproces. Zorg voor een gemeentebrede toe assing van sanctiebeleid. Onderzoek functiescheiding in het subsidieproces tussen subsidieverlening en subsldlevaststelling. Voer deze functiescheidin consistent door. Onderzoek de noodzakelijke formatie met betrekking tot jwidisch advies en jwidische control gericht op het subsidieproces gemeentebreed, Verhelder subsidiarfn van activiteiten in relatie tot inkoo van diensten. Pas het systeem van wijksubsidies aan, waarbij aanpassing geen bezuinigingsdoelsteging dient, de buurtthermometer een plaats krijgt, de subsidieduur, het bedrag, de voorwaarden per wijk een plaats krijgen en duidelijk is welke persoon

of instantie binnen de emeente over subsidieverstrekkin aat, Uniformeer het subsidiebeheer met modelbesluiten en standaardiserln van reces en nalevln daarvan. Verkort de doorlooptijden en houd strak vast aan termijnen. Bewaak dit beter eventueel met gebruikmaking van een signaleringssysteem. Houd strakker de hand aan het naleven van de subsidievoorwaarden; gebruik indien nodig sanctiemogeli kheden.

5 maart zoog De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsldiebeheer door de gemeente Eindhoven. ÂńOncemcunuoKluster internal Control

Dennitler

ef!icMntere

12

besluitvorming en uitvoering van subsidiebeheer.

13

Acties gericht op

15

14

doeltreffendheid van subsidigring, met name effectieve sturfng, richtinggevend en transparant in

Bevorder deskundi held rsoneel o.a.door scholin o het gebied van subsidierecht en subsidiebeheer. Zet emeentebreed een uniform s steem op voor subsidiedossiervormin .

pro rarnmabe rotingperpro rammaaanhoesubsidies(liefsto lnstellin sniveau) bidragenaan ro ramma’s. 16

belmid en

effectieve inzet van middelen en bewakingvan doelen.

Ontwikkel een expertisecentrurn voor subsidies en benut hiervoor aanzetten van de dienst Maatschappelijke Ontwfkkelin .

Zorg voor duidelijke koppeling van beleid vastgesteld door de raad en activiteiten van subsidieontvangers en maak daartoe het beleid SMART en voer dit door in subsidiebesluiten. De maatschappegjke effecten van subsidie dienen zoveel mogelijk in SMART-termen te worden uitgedrukt in het besef dat dit op sommfge maatschappelijke velden niet altijd of slechts met grote moeite meetbaar te maken is. Betrek een werkgroep uit de raad hierbij en geeft in de Herijk de subsidierelaties op karakter inddenteel/structureel en input/troughput/output en voer zorgvuldige beleidswl zi in en door om structurele relaties incidenteei te maken; Geeft bij voorkeur prestatiegebonden subsidie gekoppeld aan een maximale termijn, zulks ter vermijding van

subsidiegewennin 18

Bouw in ganvraagtrajecten vaste toetsmomenten door voor ffnancigle solvabiliteit en Int riteit (wet Bibob).

19

Werkageenmeteensluitendebe rotin

20

Zet gemeentebreed een monitorlngbeleid op dat zowel tijdens de uitvoering als na afloop van de activiteiten is gericht op voortgang en ook effect- en resultaatmetlng. Bren de ersonele formatie in beeld bij het doorvoeren van verdere verantwoordin door instellingen.

21

Vermijd verkapte subsidi Erin g. Er is behoefte aan gezonde verhoudingen met instellingen, zonder dat bijv.

22

Onderzoek de onderlinge verhouding tussen artikel 182 (rekenka meronderzoek) en artikel 21 3a

esubsidieerde instegin en daardoor gedu card worden.

(doorllchtln sonderzoek) van de emeentewet

De lange weg naar verbetering- De status van het subsidiebeheer door de geraeente Eindhoven. Conmmcantrolfcluster Internal Control Definitief

Bijlage Vj Processchema kleine en grote

subsidies

Structureel Ideine subsidies naarÂńrelalJner OllÂńaanleer Âń4Âń44Âń

nanaÂńÂńÂńnlÂńla f 444444Âń

4Âńa i

4 Âńneer4ner - ’aaa oa Ioaanl Âń4444

.ÂńOen 4 anraeoÂń

4 lnaarela .,’ M 440ranranne Âńaaaeaot 4Âńs aaoaona laanslna )

4 aa aanÂńnala

al naanrÂń,’ I, 4444ÂńreaÂń I

4 als anlae

nil 44rarÂń44Âń . W ’laÂńre

OÂńOÂń4{\} 4444

, ’ j, 44 4 Qnn 44 ÂńacÂńlÂńr

444 4ÂńÂńn.lÂńÂńar nelÂńrara alnarnnnnnn ln 44444 44 44

al 4444Âń4

,’:,.@aaOateaiaianÂńl ti ren4 444ÂńaÂńanÂńÂńO 44 al44 444 Âńanna reel t 4"Âń4 I aaa arl al la snaarÂńn aa 4Âńr. inas anaÂńÂńean 1

44 leaÂńO IÂńI O

gemeente Hndhoven

67

15 maart 2009 De lange vjeg naar verbetering - De status van het subtidfebeheer door de gemeente Eindhoven. ConoerntontrolKluster Intarnal Control DeAnitief

Stltlctureel Grote subsidies

It

jl’1Âń lol I 4CI PCWD

eatliae 11 Dg,""ial "’ P r TÂńaÂńIj+

Ir 11 ot

Prae

1 Wtr la I aten

aoaeaatlme IM aaawoas

I 4, 41 Âń(Ok’ka-’lr 1rrrgaÂń n aaweaeseop sealÂńo colt l I De II 1 Io {\} 4

WW I ta 4atlml

1 nat jeera-I OSknaag aaaoia eima olie 444 nhkÂżI ;CC Ito I cam

24 Volk INI1 4

1 I II eaaa4144W ÂńiÂńa kijrg iia otmtiitt 42 te I 4

Iektl p

20 meorl I o oa Alliiaiaati rt riaammeeeaeet lb

0 t a liiriri; 4001ÂżÂń

etst a w

lal Âń4 tiÂńiÂń1

44 11

mesÂńr

II 44004 aa 44 teokeamml waa a

Insp I 4I W 14Âżr’I

raerolakn M ID 1ltoal mlogatomo . eoaaaereleW 44

Itl iiireOÂńa

’ll 4 0o 4tkas I ; ttakaemaltÂżaeaat

4 I 0 nÂńW,DK

444elal cA IS4 eoeellgorr I Âń4 I IMnatel I

44

tal I akmktl < Pe

1 Io aneent

nalaalkt , M ’ll 4 1 er rep w -, 4 apo

II at r -.ÃćâĆňâĂİ ÃćâĆňâĂİ ÃćâĆňâĂİ –ÂńIejjj 485I aai{\}

a4 Ik 4 W. Âń I I

Iei

n ee iaeaee. tartÂżs

I"j’ 21 a 0DHPI %Bf ’I lllwaltOD I 1 m I ’I

I

I I mie I 4 Si

IrÂż I I

a I 1 I .ÂżD CDI I 11leÂż1414Âż eoÂżla tk 0

Âńw.ioewe.

enÂżacces. ’ ttwj’22 toosÂżree A laser tieslc Dat Ioa I

Int er40ran

24 stcer4twrr

iegiaiaieJt,i ’ pulÂżk. ronereg tlw. WÂń114 k. ’I griet Iel tntmm aorr

I aas ntt akela 4 "kt aaiiamaiaa I taaawrkneko kkalelmll .

II Ilik Pl )ec

J4 401Âżer . wâĎć1 ’I

68

gemeente Eindhoven

Oe lange vreg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het suhsidiebeheer door de gemeente Eindhoven.

Conoernoontrol/Quster Intemal Control Deiinittef

Incidentele Subsidies

euueeee r cAatnee

RAI$1/p

ahahi,-’ g vu ree Xlw4amnll%

T

41nlasvlve ; Iloaaltkcp { rg

ewlkella ’ &%K us eclvwtp) ig% caratalef

aawl pl) IA tteehnm

- rr eevul$0) r’ l2I Vaahlln

13w&ni8

RllllM

Aemgp

rn @+es tse : vemne

;P’s.r. sswav m /

uit wr ++

gemeente Hndhoven

69

auivera Âń6} ’ Qg% l5 maart 2009 De lapaaf gg ns leg- De status van het iggggyy eente Kin ’even. euaeerttsil mal Cgntrot peAnitief

f âĂđzq

qg uv iim

g .. 1I sle

70

+W

De lange weg naar verbetering - De status van het suhsldiebeheer door de gemeente Hndhoven. Concernconeol/Cluster Intemef Control Definitief

Bijlage VIl Afkortingen Afkorting

Betekenis

BCF

CS

Bel eids estuurde Contract Fin andering Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur Concernstaf

CC

Con cerncontrol

Wet BIBOB

DAIIO

DSOB

DWZI

SAGEM VP

WSW

Diensten Maatschap eli ke Ontvvikkelin Dienst Stedefi ke Ontvvikkelin en Beheer Dienst Werk Zorg en Inkomen Juridische Zaken Subsidieadministratie Gemeenten. Oflicille naam is 5A4AU..

Specifiek, Meetbaar, Acce tabel, Realistisch, Ti d ebonden Verbeterpunt Wet Sociale Werkvoorrlenin Wet Werk en Bijstand

gemeente Eindhoven

71

1 s maart 2IX8 De lange weg naar verbetering - De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Concerncontrol/Cluster lnternal Control Degnitief

Bijlage VIII Geinterviewde personen

72

gemeente Eindhoven