Halaman 1
CPI Food Processing Plant—Cikande
Qualitas
Volume #1 November 2007
Media Komunikasi dan Informasi TQM
The New Baby Bourne ... Daftar Isi:
Hallo semuanya …!!
The New Baby
1
Management Corner
1
The Transformers
2
Infamous
3
The Secret
4
The Fellowship
6
The Scholar
7
Pelindung/Penasehat: • Rusmin Ryadi, Emannuel Ramli; Sudirto Lim; Herman Pattioso; Hartono Wijaya; Syafri Afriansyah; Binarti D. Astuti Redaktur Pelaksana: • Bobby Alzein; Yustina Kurnia; Nadya Tatiana; Teguh Yoga; Naomi Lumbanbatu; Nana Ariana; Abdul Ajid Alamat Redaksi: • Jl. Gunung Sahari Raya Kav. 18, Maspion Plaza Lt. 10 Jakarta • Phone: 021—64701200 • Fax: 021– 64701273 • e-mail:
[email protected]
Selamat datang di edisi perdana bulletin Qualitas—media komunikasi dan informasi TQM (Total Quality Management) di lingkungan Food Processing Plant Cikande. Pada edisi kali ini, ada beberapa film (baca: artikel) yang siap menggugah wawasan dan semangat kita. Tema edisi perdana kita adalah The New Baby Bourne. Baby Bourne!? Salah tulis kali? Maksudnya “Baby Born”?? Eits....., ternyata memang beneran koq — ada filosofi dibaliknya lho.. Maksud istilah “Baby” dalam edisi ini adalah kelahiran bibit baru — bibit untuk perbaikan, di mana diharapkan implementasi TQM ini akan
muncul bibit perbaikan yang bisa meningkatkan kualitas produk dan SDM di CPI Cikande. Istilah “Bourne” diambil dari film layar lebar bersekuel: ’The Bourne Identity — Supremacy — dan Ultimatum’. Bourne merupakan seorang Agen CIA yang paling berbakat dalam
menyelesaikan misi-misi yang ditugaskan. Dengan demikian, dengan TQM ini diharapkan akan lahir “Bourne – Bourne” baru yang
handal dan berbakat dalam menyelesaikan masalahmasalah kualitas di lingkungan kerja kita. Edisi kali ini juga akan mengupas “The Secret of TQM” untuk membuka wawasan kita mengenai TQM, serta kisah sukses implementasinya dalam “Infamous”. Proses realisasi dan implementasi TQM di CPI Cikande, dapat kita simak dalam “The Transformers”. Last but not least, di bagian akhir akan kami perkenalkan calon-calon “Bourne” yang siap dan senantiasa bersemangat untuk terlibat dalam kelompok-kelompok QIT (Quality Improvement Team) dalam “The Fellowship of the TQM”. Kita tunggu kiprahnya. Go, Go, Go!! (Redaksi)
Management Corner Saya ucapkan terima kasih atas terlaksananya Training TQM bagi seluruh Supervisor dan Manager, yang akan ditindaklanjuti dengan implementasi TQM di lingkungan Food Processing Plant - Cikande.
kannya TQM, kita semua berharap dapat terjadi perubahan positif di berbagai aspek system dan tata kerja kita, yang pada gilirannya akan berdampak pada peningkatan kualitas proses, produk, serta pelayanan kita dalam rangka meningkatkan kapabilitas kita untuk bersaing di industri.
Tantangan bisnis yang kita hadapi ke depan sangatlah berat, sehingga diperlukan berbagai inisiatif strategis dan inovatif untuk dapat unggul dalam persaingan.
Seiring dengan implementasi TQM, saya juga menyambut baik atas terbitnya Bulletin Qualitas ini, sebagai media komunikasi dan informasi komunitas TQM CPI Cikande.
Para karyawan CPI Cikande yang budiman,
Dengan diimplementasi-
Saya berharap, buletin ini merupakan wahana untuk saling bertukar informasi, pengembangkan ide dan pemikiran baru atau sekedar ajang tukar pengalaman seputar TQM. Saya yakin, pada waktunya nanti kita semua akan merasakan manfaatnya, baik untuk pengembangan diri, maupun bagi kemajuan perusahaan kita bersama. Selamat berkarya. Rusmin Ryadi President—Food Business
Halaman 2
The Transformers: Our beginning for Excellence Dalam menghadapi situasi yang sangat kompetitif, perusahaan dituntut untuk senantiasa melakukan inisiatif perbaikan guna meningkatkan daya saingnya. Untuk maksud tersebut, CPI Cikande berkomitmen melakukan continuous improvement di setiap aspek proses produksinya dengan mengadopsi konsep TQM. Selama beberapa bulan
terakhir ini telah dilaksanakan berbagai inisiatif pelatihan TQM yang difasilitasi oleh CPO Office— CPI dan Human Capital Division. Perjalanan implementasi TQM di CPI Cikande telah melalui beberapa tahapan yakni: Training TQM for Managers; Pemilihan calon Fasilitators; Quality Awareness Workshop; Pembentuan QIT (Quality Improvement Team); dan pelak-
sanaan training MBTI. Pada akhir November 2007, dilakukan Training untuk Fasilitator, yang sekaligus merupakan kickoff dari implementasi TQM yang sesungguhnya melalui suatu kompetisi QIT. Inisiatif yang dilakukan di Cikande ini diharapkan juga merupakan embrio bagi terciptanya komunitas karyawan yang ’sadar kualitas’ di segenap jajaran CPI Group lainnya—di masa yang akan
Training TQM for Managers Training TQM for Managers merupakan “In house” training yang difasilitasi oleh CPO Office Ancol. Selama beberapa bulan, para fasilitator yang terdiri dari Ibu Binarti, Ibu Reny dan Bp. Soni telah menyelesaikan 3 batch, kurang lebih 72 karyawan, terdiri dari para supervisor dan manager, di Cikande dan Human Cipital Division. Program training ini terbagi menjadi 3 (tiga) modul yaitu: Modul 1 - Konsep Pemikiran & Filosofi TQM: bertujuan memberikan dasar pemikiran dan konsep TQM sehingga
diharapkan pada akhir modul ini para manager/supervisor dapat memahami dan dapat mengidentifikasi peran dan tanggungjawab seorang pemimpin. Modul 2 - Perbaikan Sistem Managemen Mutu Organisasi Terpadu: menjelaskan keterkaitan TQM dengan Sistem Improvement, keterkaitan TQM dengan Six Sigma, Knowledge Management, dan alat - alat manajemen lainnya. Pada akhir modul ini diharapkan para manager/supervisor dapat membuat konsep yang
tepat untuk diterapkan di lingkungan kerjanya. Modul 3—Tools &Techniques: menjelaskan beberapa tool yang digunakan dalam TQM (8 tools statistic) dan model atau software yang dapat digunakan. Pada training ini diberikan practical work yang memberi kesempatan kepada para peserta untuk dapat menyelesaikan kasus-kasus, menggunakan alat - alat yang sudah diajarkan, dan menganalisa beberapa kasus lain yang berhubungan dengan TQM di perusahaan lain.
Pemilihan Calon Fasilitator dan Pembentukan QIT
“Calon fasilitor TQM kemudian menjadi ”the transformers” bagi perusahaan, merupakan pioneer dalam pembentukan Tim TQM”
Calon fasilitor TQM—kemudian menjadi ”the transformers” bagi perusahaan, merupakan pioneer dalam pembentukan Tim TQM. Dari merekalah, ideide perbaikan akan dilontarkan dan dijalankan. Untuk itu, dipilih calon-calon fasilitor dengan kriteria yang memang tidak mudah : 1. Sudah mengikuti training TQM 2. Secara pribadi bersedia menjadi fasilitor 3. Dapat mengambil keputusan sebagai satu tim/ good leadership 4. Bisa menerima perbedaan /
persamaan cara berpikir 5. Mempunyai cara berpikir kreatif / praktis 6. Peningkatan tahap yang dapat diprediksi 7. Pengambilan keputusan tim 8. Kemampuan komunikasi Para fasilitator yang memang sudah mengajukan diri dan dipilih oleh perusahaan, diberikan training tambahan yaitu Quality Awareness Workshop dan Training for Fasilitator. Tidak hanya itu, para fasilitator ini juga dibekali dengan buku pedoman (Facilitator Guideline) dan Passport, yang berfungsi
sebagai penunjang implementasi TQM. Dalam dokumen kerja tersebut, QIT dapat menuangkan berbagai ide dan pemikiran perbaikan, mengatur tahapan dan proses kerja, serta melakukan verivikasi atas berbagai inisiatif yang telah dilakukan. Saat ini telah terpilih 14 orang fasilitor dengan Bp. Abdul Ajid sebagai coordinatornya. Masing-masing fasilitator mengkoordinasikan 5-8 anggota team. Sebagai ‘Transformers’, para fasilitator ini sudah mulai bergerak dan melakukan berbagai inisiatif perbaikan di dalam pabrik – Go-Go-Go with The Transformers . … bersambung—page 4.
Halaman 3
Infamous: PT. Indofood Sukses Makmur, Tbk Saat ini, sudah menjadi pandangan berbagai perusahaan bahwa aspek kualitas merupakan sesuatu yang sangat penting dalam memberikan yang terbaik bagi pelanggan. Implementasi TQM (Total Quality Management) diyakini menjadi salah satu kontributor signifikan menciptakan budaya peduli kualitas. Infamous kali ini mengupas pengalaman salah satu perusahaan terkemuka yang dikenal telah sukses mengimplementasikan TQM, yakni PT. Indofood Sukses Makmur, Tbk (ISM). Inisiatif TQM di Indofood pertama kali digulirkan pada 1980-an. Seperti halnya banyak perusahaan, implementasi TQM di ISM berangkat dari keprihatinan mengenai kualitas; bagaimana caranya agar setiap orang dalam organisasi peduli pada kualitas & menyadarkan bahwa pemborosan/ defect/ kesalahan seberapapun kecilnya akan membawa
kerugian bagi perusahaan. Inisiatif awal yang dilakukan adalah upaya pembekalan wajib bagi seluruh karyawa semua tingkatan untuk meningkatkan pemahaman dan pola berpikir “peduli kualitas”. Termasuk dalam materi pembekalan ini adalah metode pemecahan masalah melalui tujuh langkah perbaikan, melalui prinsip PDCA (Plan, Do, Check, Act).
Selanjutnya, seluruh karyawan bergabung dalam kelompok pemecahkan masalah kualitas di area kerja masing-masing melalui: 1. Gugus Kendali Mutu (GKM) atau Kelompok Kendali Mutu (KKM) bagi karyawan operator dan staff. 2. Quality Improvement Team
(QIT) bagi karyawan setingkat supervisor dan manager.
Kelompok Kendali Mutu (KKM)
“Hal pertama yang dilakukan adalah pembekalan wajib bagi seluruh karyawan dari jenjang tertinggi sampai terendah untuk memberikan
Dalam KKM, 6-7 orang operator dan staff dengan tugas kerja yang sama berkumpul untuk membahas ide perbaikan dengan Supervisor/ Manager sebagai fasilitatornya. Biasanya satu departemen memiliki beberapa KKM yang membahas ide perbaikan yang berbedabeda. Hasil karya KKM kemudian dipresentasikan dan dilombakan melalui konvensi mulai dari tingkat departemen, divisi, regional, nasional, maupun internasional. Untuk konvensi tingkat nasional dan internasional ditandingkan KKM dari berbagai perusahaan yang juga mengimplementasikan TQM.
Syarat agar karya KKM dapat masuk dalam konvensi adalah: Sudah menyelesaikan seluruh tahapan perbaikan; ide perbaikan sudah diuji & diterapkan di area kerja dan membuktikan bahwa hasil perbaikan benar-benar nyata; mendapat persetujuan dan rekomendasi dari pihak management. Adanya lomba/ konvensi ini menambah semangat anggota KKM; karena selain menjanjikan insentif yang menarik, juga memberi kesempatan bagi karyawan untuk menunjukkan potensinya. Namun, terdapat beberapa kelemahan yang
perlu diperbaiki: 1. Belum adanya database karya-karya kelompok KKM menyebabkan replikasi/ pengulangan ide dari tahun ke tahun 2. Belum adanya auditor independent yang memastikan bahwa karya KKM orisinil dan benar sudah diterapkan di lingkungan kerjanya. 3. Karya pemenang KKM kadang hanya berakhir pada saat konvensi tetapi setelahnya tidak ada tindak lanjut di lapangan.
pemahaman dan pola pikir peduli kualitas ” (Binarti D Astuti)
Quality Improvement Team (QIT) QIT beranggotakan Supervisor dan manager lintas departemen dalam divisi yang sama. Anggota QIT biasanya juga merangkap sebagai fasilitator bagi KKM di departemen masing-masing. Jika ide perbaikan kualitas di KKM dilombakan, tidak demikian halnya dengan QIT. Setiap hari Rabu anggota QIT berkumpul mendiskusikan masalah dan usulan improvementnya. Karena anggota QIT merupakan lintas departemen, biasanya masalah yang diangkat lebih bersifat proyek dan bukan spesifik masalah struktural/
departemen tertentu. GKM dan QIT adalah salah satu cara bagaimana seluruh karyawan semakin peduli pada kualitas. Sehingga bila ada masalah mengenai kualitas, maka seluruh karyawanmerasa ikut bertanggung jawab untuk memecahkannya. Melalui GKM dan QIT juga dibentuk pola pikir karyawan untuk memecahkan masalah secara terstruktur dan berdasar pada data. Keberhasilan penerapan seluruh inisiatif tersebut tidak lepas dari adanya kepemimpinan yang baik dan dijadikan panutan (role
model) bagi setiap karyawan sehingga apapun yang dikatakan oleh pucuk pimpinan bukan hanya diterima positif namun juga ‘diimani’ dan dilaksanakan oleh setiap karyawan. Maka ketika inisiatif perbaikan kualitas (temasuk TQM) mendapat dorongan kuat dan konsisten dari management, budaya kualitas relatif mudah untuk masuk dan meresap menjadi budaya perusahaan, yang secara disadari atau tidak pada akhirnya menjadi budaya individu karyawan yang membentuk mereka untuk menjadi semakin profesional. (YK)
Halaman 4
The Transformers lanjutan halaman 2.
Beautiful Mind: TTS Berhadiah Jawablah pertanyaan berikut, untuk mengetahui apa yang paling penting dari pelaksanaan kegiatan TQM ini:
Training MBTI
Dari Redaksi: Pembaca yang berbahagia, Untuk dapat memberikan manfaat yang optimal bagi kita semua, kami mengundang partisipasi pembaca sekalian terlibat dalam penulisan artikel, ide, maupun pengalaman pengembangan TQM di lingkungan masing-masing. Tulisan dapat dikirimkan via email (
[email protected]) atau dimasukkan langsung ke dalam kotak TQM yang disediakan. Salam,
Guna menunjang aktifitas Fasilitator dalam mengatur timnya untuk mencapai performa yang terbaik, mereka dibekali dengan traning mengenai sifat dasar manusia. Training untuk para Fasilitator ini dilakukan di CPI – Cikande pada tanggal 9 Agustus 2007dengan total peserta 15 orang. Masih banyak tahapan yang akan dilalui oleh para TQMers, dan memang jalan yang dilalui akan berat dan terjal. Namun, dibalik perjalanan itu, ada tempat yang indah yang akan kita capai, yaitu peningkatan kualitas proses dan produk. Go Go Go !! (NT)
1.
Salah satu komponen keberhasilan TQM
2.
Orientasi/ focus pendekatan TQM adalah pada _______ (bhs. Inggris)
3.
Salah satu framework TQM dalam PDCA
4.
Bagian pemotongan ayam
5.
Nama belakang pengembang konsep TQM
6.
Nama salah satu program training yang pernah diberikan
7.
Yang berperan membimbing QIT
8.
Tolok ukur quality: Do it right in the ____ time 1 2
K
E
P
E
M
I
M
U
S
T
O
M
E
R
A
C
T
S
L
A
U
G
H
T
E
R
E
N
B
A
U
M
I
L
I
T
A
T
C 3
4 5
F
E
I
G
6
M
B
T
I
7
F
A
S
R
S
T
F
I
P
I
N
O
R
A
N
8
Jawaban difotokopi dan dimasukkan ke dalam kotak TQM sebelum 31 November 2007. Jawaban benar akan diundi, dan tersedia hadiah menarik bagi pemenangnya
The Secret: Memahami TQM
Redaksi
“Pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terusmenerus terhadap proses, produk, dan pelayanan suatu organisasi”
TQM dikembangkan oleh Armand Feigenbaum tahun 1960-an. Pada awalnya dilakukan untuk memperluas tanggung jawab mutu dari depertemen produksi ke seluruh departemen dalam perusahaan, sehingga pada akhirnya semua orang bertanggung jawab pada mutu barang yang dihasilkan perusahaan.
dikembangkan dengan beberapa revisi, saat ini sudah versi 2000.
Pada tahun 1968 di Jepang dikembangkan prinsip tanggung jawab mutu yang merupakan tanggung jawab semua orang, dalam hal ini di sebut company wide quality control, pada perkembangan selanjutnya lebih dikenal dengan gugus kendali mutu. Bentuk paling akhir dari TQM terstandarisasi adalah ISO 9000, yang diawali pada tahun 1987 dan
4 Kunci Pokok TQM:
Total quality management (TQM) didefinisikan sebagai: ”pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk dan pelayanan suatu organisasi”. 1. Tolak ukur quality: “Do it right the first time“
Prinsip Dasar TQM: • Approach: Management Led • Scope: Company wide • Scale: everyone is responsible for quality • Philosophy: Prevention not detection • Standard: Right first time • Control: Cost of quality • Theme: On going improvement Komponen Keberhasilan TQM:
2. Fokus pada customer: “Be Customer – Centered”
Komunikasi
3. Mengikutsertakan semua karyawan: “Build team work and empowerment”
Penghargaan
4. Berfikir jangka panjang dan bertindak pada saat ini: “Make continues improvement a way of life“
Training Team work Kemepimpinan Integritas, Etika & Kepercayaan Komunikasi
Halaman 5
The Fellowship of TQM TQM tidak dapat berjalan tanpa adanya tim-tim yang bergerak melakukan perbaikan. Untuk itu dibentuk tim perbaikan yang dikenal dengan QIT (Quality Improvement Team). Berikut adalah profil tim yang sudah terbentuk untuk menjalankan misinya yaitu meningkatkan kualitas dari pabrik yang kita cintai ini. Tim yang bernama SMART ini (Solving Problems Must Be Accurate), difasilitatori oleh Pak Abdul Rahman dan Pak Meiriyanto. Dengan bertemakan “Peningkatan Standard Yield Produk Further Processing”, kelompok ini berharap semoga QIT dapat berkontribusi positif untuk kemajuan CPI. Semoga cita-cita yang mulia ini dapat diemban oleh tim yang beranggotakan : Aprina H Nasution, Sri Fbriani, Satori Kosim, Saidi, Dede Wahrudin, Asmoro Hendriyadi.
”Quality is everyone’s responsibility”
CERdas, heMAT, dan Efektif adalah kepanjangan dari tim CERMATE yang difasilitatori oleh Ibu Dwike M Danastuti dan Pak Ayat Hidayat.. Sesuai dengan namanya, tim ini mengambil tema ”Penurunan Return Product”. Seluruh anggota tim yang terdiri dari Pak Suhadril (Ketua), Tipan Situmorang, Pramono, Halimi dan Suhariyah berharap dengan adanya TQM ini ada perbaikan berkelanjutan dalam pabrik yang tentunya harus mendapat dukungan yang kuat pihak management.
”Menurunkan Angka Reject dan Waste di Packing Area Further Processing” menjadi tema yang diangkat oleh tim yang terdiri dari Yohanes Trisutono (Ketua), Atik Rohayati (Sekretaris), Achmad Dede Suparman, Maraden Jaya, Acum Andi Setiawan, Dian Mardiansyah, dan Rio Iskandar. Menamakan dirinya sebagai tim SPIRIT, tim yang difasitatori oleh Pak Muhammad Farouq dan Pak Naviandhani Tandriarto ini berharap hasil kerja mereka dapat memberikan solusi yang pasti dalam meraih prestasi tertinggi.
Halaman 6
The Fellowship … (lanjutan) Memilih ”Stuffer Townsend” sebagai bahan yang akan dijadikan tema timnya nanti, tim STAR -Semangat, Tanggung jawab, Aktual, Rasional- yang terdiri dari Fransiskus, Kesdo, Khairul Ulum, Wahyudi, Sistriana, Endang, Dhani dan Parjono berharap TQM ini bisa menjadi suatu tool yang efektif dan efisien dalam improvement. Semoga saja harapan tim yang difasilitatori oleh Pak Aditya Taufik W dan Pak Irawan ini dapat terwujud.
”TQM tidak dapat berjalan tanpa adanya tim-tim yang bergerak melakukan perbaikan. Untuk itu perlu dibentuk tim perbaikan yang dikenal dengan QIT (Quality Improvement Team)”
Tim yang mengambil nama dari Tim Sepakbola Nasional German ini terdiri dari Pak Suharda (Ketua), Yuli Ekowati, Suherman, Zulfantri Tampubolon dan Alexander Peni. Tim PANZER ini difasilitori oleh Pak Yulianus Bulung dan Pak Didid Dwiyanto. Melihat komposisi tim yang terdiri dari 2 kubu yaitu kubu Engineering dan kubu Sausage, tema yang akan mereka ambil kemungkinan besar tidak jauh dari kedua kubu tersebut. Semoga tim ini dapat menyemarakkan Liga TQM. Viva TQM!!! DINAMIS, adalah nama QIT yang beranggotakan Matyanti Sari, Maman Suparman, Desi Harisandi, Asep Entang, Iwan Sopian dan Sentosa Hutapea. Dengan fasilitator Pak Timbul Priyadi dan Pak Dindin Umarudin tim ini mengambil tema ”Proses Pencapaian PO dan Pengiriman”. Harapan mereka, semoga QIT ini dapat meningkatkan kualitas dan semangat kerja.
Halaman 7
The Fellowship … (lanjutan) Tim yang bernama WEPS UNITED ini difasilatori oleh Pak Nofry Rosdiyanto dan Pak Rakhmad Fauzi. Dengan susunan tim yang terdiri dari Dian Nurdiansyah, Martina, Anton, Mintarsih, Lilis Jamilah, Adde Lutfi R, dan Mabsuti, mereka akan mengambil Departemen Fresh Frozen sebagai tema.
Training TQM untuk Manager dan Supervisor: Our Beginning for Excellent
The Scholar: Kerjasama ITB—CPI Cikande ”Sistem pelaporan yang baik perlu dirancang dengan seksama sehingga manajemen dapat memperoleh informasi yang akurat dari berbagai aspek”
Sebagai penghasil produk makanan terkemuka dan bersertifikasi internasional, Chicken Processing Plant Cikande, diharapkan memiliki sistem pelaporan produksi yang jelas, cermat, dan disertai dengan prosedur (cara) pelaporan yang efisien. Dengan sistem pelaporan yang baik diharapkan manajemen dapat memperoleh informasi yang akurat dari berbagai aspek penting produksi, seperti efisiensi penggunaan bahan (baku maupun pendukung), tingkat kinerja operator, maupun biaya produksi, yang
pada gilirannya berperan dalam menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Dalam rangka menciptakan sistem yang lebih baik tersebut, saat ini sedang dilakukan kerja-sama pengembangan sistem pelaporan antara CPI Cikande dengan ITB - Institut Teknologi Bandung (Laboratorium Perancangan Sistem Kerja & Ergonomi). Untuk maksud ini, selama beberapa bulan terakhir tim ITB yang terdiri dari 6-7 mahasiswa tingkat akhir,
dengan bimbingan seorang pengajar, melakukan observasi, survey, dan kajian, di pabrik kita dan berupaya menyusun formulasi yang optimal bagi pengembangan sistem pelaporan ini. Cakupan pelaporan yang dilakukan saat ini meliputi sistem pelaporan di Departement Further dan Sausage. Diharapkan dalam waktu dekat, kita sudah dapat menggunakan sistem pelaporan sesuai dengan harapan kita (BA).
Halaman 8
