PT INTEGRITA GLOBAL SERTIFIKAT
PANDUAN
SERTIFIKASI PRODUK
LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK PT INTEGRITA GLOBAL SERTIFIKAT Kompleks Ruko Taman Tekno Boulevard, Blok A 20 Jl. Taman Tekno Widya, Serpong, Tangerang Selatan15314 Tel. 021-29313344, Fax. 021-29313355
DP.720/IGS-1.0
KATA PENGANTAR Dalam rangka pelayanan informasi kepada dunia usaha yang ingin melakukan sertifikasi terhadap produknya sesuai Standar Nasional Indonesia maupun standar lainnya yang diacu dan diakui, disusun Panduan Sertifikasi Produk sebagai pedoman untuk proses mendapatkan sertifikat produk. Panduan ini disusun berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 102 tahun 2000, SNI ISO/IEC 17065 : 2012 dan Dokumen Mutu LSPro PT Integrita Global Sertifikat, yang isinya meliputi informasi tentang prosedur sertifikasi, hak dan tanggung jawab perusahaan (pemasok), kriteria pelanggaran dan sanksinya, penyelesaian keluhan, perselisihan dan banding, dan biaya sertifikasi. Semoga Panduan ini bermanfaat dan dapat memberi kemudahan bagi penggunanya.
Tangerang Selatan, ………… 201.. Kepala LSPro PT Integrita Global Sertifikat,
……………………………………
DP.720/IGS-1.0
DAFTAR ISI Hal i ii
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI I II III IV V
VI VII VIll IX X XI XII
PENDAHULUAN ....................................................... RUANG LINGKUP..................................................... PENGERTIAN ISTILAH ............................................ PERSYARATAN PERMOHONAN SERTIFIKAT PRODUK .................................................................. PROSEDUR SERTIFIKASI PRODUK ...................... 1. Permohonan Sertifikasi ........................................ 2. Asesmen sistem mutu / pengujian mutu produk........................................................... 3. Pengambilan Contoh dan Pengujian ..………....... 4. Keputusan Sertifikasi ............................................ 5. Penerbitan Sertifikat …….………...... PEMELIHARAAN/PERLUASAN / PENUNDAAN/ PENCABUTAN SERTIFIKAT & SERTIFIKASI ULANG …………....................................................... HAK DAN KEWAJIBAN …………………………........ PENGAWASAN PEMASOK ……………….……....... PELANGGARAN DAN SANKSI …………....……...... KELUHAN, PERSELISIHAN DAN BANDING........ .. PUBLIKASI…………………………………..……….... BIAYA SERTIFIKASI PRODUK......…………............
1 1 1 2 3 3 4 4 4 4 5 6 7 8 8 9 9
LAMPIRAN - Alur Proses Sertifikasi Produk LSPro PT Integrita Global Sertifikat
DP.720/IGS-1.0
I. PENDAHULUAN Dalam rangka meningkatkan mutu produk dan daya saing produk Indonesia untuk memasuki pasar, baik nasional, regional maupun internasional, serta memberikan perlindungan pada konsumen, setiap produk yang akan diekspor maupun yang beredar di pasar dalam negeri perlu diawasi dan dikendalikan mutunya melalui sertifikat produk penggunaan tanda SNI atau standar lain yang diacu dan diakui oleh Lembaga Sertifikasi Produk yang telah diakreditasi oleh KAN. LSPro PT Integrita Global Sertifikat sebagai salah satu Lembaga Sertifikasi Produk menetapkan sistem sertifikasi tipe tertentu untuk memberikan pelayanan sertifikasi produk kepada pemohon/pemasok yang telah menerapkan sistem mutu SNI ISO 9001 : 2008 atau telah mendapat sertifikat ISO 9001 : 2008 dari Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu yang diakreditasi oleh KAN. Melalui Sertifikat Produk ini berarti suatu perusahaan/ produsen berhak memakai tanda SNI dan LSPro pada produk tertentu yang dihasilkan dan merupakan jaminan bahwa produk tersebut telah memenuhi standar yang ditetapkan. II. RUANG LINGKUP Pedoman ini mencakup pengertian istilah, acuan, persyaratan, prosedur sertifikasi, hak dan kewajiban, pengawasan pemasok, pelanggaran dan sanksi, keluhan, banding dan perselisihan, biaya sertifikasi LSPro PT Integrita Global Sertifikat serta publikasi yang dilaksanakan oleh LSPro PT Integrita Global Sertifikat. III. PENGERTIAN ISTILAH 1. LSPro PT Integrita Global Sertifikat adalah Lembaga Sertifikasi Produk yang menangani kegiatan sertifikasi produk sesuai dengan ruang lingkup kewenangannya. 2. Sertifikasi adalah rangkaian kegiatan penerbitan sertifikat terhadap barang dan atau jasa. 3. Sertifikasi produk adalah proses pemberian sertifikat produk kepada perusahaan yang telah menerapkan sistem mutu dan DP.720/IGS-1.0
mampu menghasilkan suatu produk dengan mutu yang konsisten sesuai dengan standar yang diacu dan diakui. 4. Sertifikasi produk penggunaan tanda SNI adalah proses pemberian sertifikat produk kepada perusahaan yang telah menerapkan sistem mutu dan mampu menghasilkan suatu produk dengan mutu yang konsisten sesuai dengan SNI. 5. Sertifikat Produk adalah dokumen yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi Produk yang menyatakan bahwa suatu perusahaan/produsen berhak memakai tanda SNI atau standar lainnya yang diacu dan diakui pada produk tertentu yang dihasilkan. 6. Sertifikat Produk Penggunaan Tanda SNI adalah dokumen yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi Produk yang menyatakan bahwa suatu perusahaan/produsen berhak memakai tanda SNI pada produk tertentu yang dihasilkan. 7. Produk adalah barang hasil dari kegiatan atau proses. 8. Pemohon (untuk sertifikasi) adalah institusi yang ingin mendapatkan sertifikat produk dari Lembaga Sertifikasi Produk. 9. Pemasok adalah pihak yang bertanggung jawab atas produk, proses atau jasa, dan sanggup meyakinkan bahwa jaminan mutu diterapkan. 10. Verifikasi adalah konfirmasi melalui pemeriksaan dan penyediaan bukti obyektif bahwa persyaratan yang ditetapkan telah terpenuhi. 11. Sistem Mutu adalah struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya, yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu. IV. PERSYARATAN PERMOHONAN SERTIFIKASI PRODUK 1. Telah menerapkan Sistem Mutu (SNI ISO 9001 : 2008 atau sistem mutu lainnya yang mutakhir) Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan tersebut telah memenuhi sistem mutu yang dibuktikan dengan sertifikat sistem mutu atau dari hasil asesmen LSPro PT Integrita Global Sertifikat. DP.720/IGS-1.0
2. Kesesuaian mutu produk terhadap persyaratan yang ditetapkan. Hal ini dibuktikan dengan hasil pengujian mutu terhadap contoh produk oleh laboratorium penguji yang telah diakreditasi dan contoh uji diambil oleh Petugas Pengambil Contoh (PPC) yang teregistrasi 3. Membayar biaya sertifikasi yang telah ditentukan.
V. PROSEDUR SERTIFIKASI PRODUK 1. PERMOHONAN SERTIFIKASI 1.1 Pemohon meminta informasi tentang tata cara sertifikasi produk ke LSPro PT Integrita Global Sertifikat, melalui surat, telepon, faksimili maupun langsung ke LSPro PT Integrita Global Sertifikat. 1.2 LSPro PT Integrita Global Sertifikat mengirimkan formulir permohonan sertifikasi yang dilengkapi dengan dokumen yang terkait. Bila diminta, LSPro PT Integrita Global Sertifikat akan memberikan informasi tambahan yang terkait dengan proses sertifikasi. 1.3 Klien mengajukan permohonan sertifikasi produk kepada LSPro PT Integrita Global Sertifikat ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau wakil yang ditunjuk. 1.4 Lampiran permohonan: • Data pemasok / perusahaan ditandatangani Pimpinan Perusahaan atau wakil yang ditunjuk . • Fotocopi akte pendirian perusahaan Hak paten merek Ijin industri Tanda daftar perusahaan Struktur organisasi Fasilitas lab uji • Fotocopi Sertifikat ISO 9001 : 2008 (jika ada) Surat pernyataan diri menerapkan sistem mutu SNI ISO 9001 : 2008. • Bukti telah membayar biaya sertifikasi, dll
DP.720/IGS-1.0
2. ASESMEN SISTEM MUTU / PENGUJIAN MUTU PRODUK 2.1 Pemeriksaan kelengkapan dokumen oleh Tim Asesmen. 2.2 Asesmen sistem mutu ISO 9001 : 2008 oleh Tim Asesmen. 2.3 Pengujian mutu produk dilakukan oleh Laboratorium penguji yang terakreditasi. Catatan: LSPro memberitahukan kepada pemohon mengenai rencana dan tanggal pelaksanaan asesmen / pengujian serta nama-nama anggota tim, dengan tenggang waktu yang cukup agar pemohon punya kesempatan untuk membuat pernyataan kesediaannya.
2.4 Tinjauan terhadap Laporan Hasil Asesmen Sistem mutu / Pengujian Mutu Produk oleh LSPro untuk menentukan perlu tidaknya dilakukan asesmen / pengujian ulang secara penuh atau sebagian. 3.
PENGAMBILAN CONTOH DAN PENGUJIAN
3.1 Pengambilan contoh uji oleh Petugas Pengambil Contoh (PPC) yang teregistrasi. 3.2 Contoh uji dikirimkan ke Laboratorium Penguji yang ditunjuk. 3.3 Pengujian contoh uji di Laboratorium Penguji yang terakreditasi. 4.
KEPUTUSAN SERTIFIKASI
4.1 Tinjauan akhir permohonan dengan mempertimbangkan informasi yang dikumpulkan selama proses sertifikasi terutama dari Tim Panel Sertifikasi. 4.2 Keputusan Sertifikasi ditetapkan oleh Tim Panel Sertifikasi LSPro PT Integrita Global Sertifikat. 5. PENERBITAN / PENYERAHAN SERTIFIKAT 5.1 Penerbitan Sertifikat 5.2 Penandatanganan Perjanjian Sertifikasi antara LSPro PT Integrita Global Sertifikat dengan Pemasok 5.3 Penyerahan Sertifikat.
DP.720/IGS-1.0
VI. PEMELIHARAAN/PERLUASAN/PENUNDAAN/ PENCABUTAN SERTIFIKAT & SERTIFIKASI ULANG 1.
PEMELIHARAAN SERTIFIKAT
Pemeliharaan sertifikat akan dilakukan oleh LSPro PT Integrita Global Sertifikat dengan melakukan pengawasan berkala minimal 1 (satu) kali setahun dan pengawasan sewaktu-waktu jika diperlukan, untuk memastikan bahwa pemasok yang telah disertifikasi selalu memenuhi persyaratan mutu dan standar yang digunakan untuk sertifikasinya. 2.
PERLUASAN SERTIFIKAT
Perluasan sertifikat diberikan kepada pemasok dengan mengajukan permohonan perluasan ruang lingkup produk, setelah memenuhi ketentuan yang berlaku. 3.
PENUNDAAN SERTIFIKAT
Penundaan sertifikat dapat dilakukan apabila hasil pemeriksaan sistem mutu dan mutu produknya belum memenuhi persyaratan SNI atau standar lainnya yang diacu dan diakui. 4.
PENCABUTAN
Pencabutan sertifikat pemasok dilakukan dengan pertimbangan: - keinginan pemasok - produknya termasuk kategori berbahaya - pelanggaran terhadap standar yang diacu. - kegagalan dalam memenuhi ketetapan prosedur sertifikasi. - tidak memenuhi persyaratan sertifikasi baru karena adanya revisi standar - pemasok mengalami kebangkrutan. - melakukan pelanggaran / penyalahgunaan sertifikat/ logo. 5. SERTIFIKASI ULANG Sertifikasi ulang dilakukan apabila pemasok yang telah disertifikasi melakukan perubahan setiap aspek mengenai status atau operasi yang dapat mempengaruhi: - Mutu produk - Status hukum, komersial atau organisasi - Organisasi dan manajemen - Kebijakan atau prosedur - Lokasi DP.720/IGS-1.0
- Personel, peralatan, fasilitas, lingkungan kerja atau sumber daya lainnya. VII. HAK DAN KEWAJIBAN 1.
HAK PEMASOK
1.1 Pemasok berhak menggunakan tanda SNI dan logo LSPro PT Integrita Global Sertifikat sebagaimana tertulis dalam lisensi berdasarkan pada perjanjian yang sesuai dengan persyaratan standar dan ketentuan yang telah ditetapkan pada lisensi. 1.2 Pemasok berhak mengajukan terhadap keputusan sertifikasi.
keluhan
dan
banding
1.3 Pemasok berhak untuk mempublikasikan sertifikat produknya sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh LSPro PT Integrita Global Sertifikat. 2.
KEWAJIBAN PEMASOK
2.1 Untuk produk yang telah disertifikasi, wajib diproduksi sesuai dengan spesifikasi pada sertifikat produk 2.2 Merekam semua pengaduan terhadap pemasok beserta tindakan perbaikannya 2.3 Selalu memenuhi ketentuan yang relevan dengan program sertifikasi LSPro PT Integrita Global Sertifikat 2.4 Melakukan persiapan untuk pelaksanaan evaluasi, termasuk untuk pemeriksaan dokumen dan akses ke seluruh bidang, rekaman (termasuk laporan audit internal) dan personil untuk tujuan evaluasi (misalnya pengujian/inspeksi, asesmen, survailen dan asesmen ulang) serta penyelesaian keluhan. 2.5 Membuat pernyataan bahwa sertifikasi sesuai dengan lingkup sertifikasi yang telah diberikan 2.6 Tidak menggunakan sertifikat produknya sedemikian rupa sehingga mengurangi wibawa/mencemarkan nama LSPro PT Integrita Global Sertifikat dan tidak membuat pernyataan yang menyesatkan atau tidak sah berkaitan dengan sertifikasi produk 2.7 Apabila LSPro PT Integrita Global Sertifikat memutuskan untuk membekukan atau mencabut pemberian sertifikat, maka pemasok harus menghentikan penggunaan semua iklan yang mengacu pada sertifikasi dan mengembalikan dokumen DP.720/IGS-1.0
sertifikasi sesuai dengan persyaratan LSPro PT Integrita Global Sertifikat, menarik kembali semua produk dari pemakai, dari pasar atau distributor dan mengembalikannya ke lokasi yang memadai untuk dilakukan tindakan koreksi. 2.8 Akibat pembekuan / pencabutan sertifikat tersebut, pemasok harus melakukan tindakan koreksi yang berupa menghapus tanda SNI dari produk, pembuatan ulang produk yang sesuai dengan persyaratan sertifikasi, penghancuran pada produk yang tidak mungkin dihapus tanda SNI nya, pemberitahuan kepada masyarakat tentang status sertifikatnya. 2.9 Menggunakan sertifikasi hanya untuk menunjukkan bahwa produk telah disertifikasi sesuai dengan standar yang ditetapkan 2.10 Menjamin bahwa tidak ada sertifikat atau laporan atau bagiannya disalahgunakan 2.11 Mematuhi persyaratan LSPro PT Integrita Global Sertifikat dalam membuat acuan mengenai sertifikasi produk di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan. 2.12 Melunasi seluruh biaya sertifikasi produk 2.13 Wajib menunjukkan tanggung jawab dalam menjamin produknya untuk memenuhi persyaratan sertifikasi VIII. PENGAWASAN PEMASOK Untuk menjamin bahwa sertifikat produk pemasok selalu memenuhi persyaratan, LSPro PT Integrita Global Sertifikat melakukan pengawasan melalui pengawasan berkala maupun pengawasan sewaktu-waktu jika diperlukan ke lokasi pabrik. Pengawasan berkala dilakukan 1 (satu) tahun sekali berdasarkan program yang ditetapkan oleh LSPro PT Integrita Global Sertifikat. Adapun hal-hal yang diawasi adalah mutu produk dan sistem mutu perusahaan. Hasil dari pengawasan digunakan sebagai bahan pertimbangan terhadap keputusan sertifikasi yang telah diterimanya.
DP.720/IGS-1.0
IX. PELANGGARAN DAN SANKSI 1.
PELANGGARAN
Pemasok dapat dikategorikan melakukan pelanggaran apabila: 1.1 Membubuhkan tanda SNI atau standar lainnya yang tidak sesuai dengan persyaratan SNI atau standar lainnya yang diacu. 1.2 Menggunakan sertifikat, logo (tanda SNI, tanda LSPro PT Integrita Global Sertifikat) di luar lingkup sertifikat produk yang dimiliki. 1.3 Menyalahgunakan sertifikat / logo di luar ketentuan yang telah ditetapkan. 1.4 Memproduksi dan mengedarkan barang dan atau jasa yang telah mendapatkan sertifikat produk tetapi tidak memenuhi SNI. 2.
SANKSI
Apabila pemasok telah terbukti melakukan pelanggaran/ penyimpangan maka kepada pemasok akan dikenakan sanksi administratif berupa Pembekuan atau Pencabutan Sertifikat Produk yang dimiliki sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh LSPro PT Integrita Global Sertifikat. Bila setelah pencabutan tersebut, pemasok masih melakukan pelanggaran, maka LSPro PT Integrita Global Sertifikat akan melakukan tindakan hukum. X. KELUHAN, PERSELISIHAN, DAN BANDING LSPro PT Integrita Global Sertifikat melayani laporan keluhan, perselisihan dan banding dari pemasok maupun pihak lain tentang dugaan terjadinya pelanggaran dari ketentuan yang berlaku melalui telepon, faksimili, surat atau yang datang sendiri ke Sekretariat LSPro PT Integrita Global Sertifikat. 1.
KELUHAN
Pernyataan tidak puas dapat dilaporkan ke LSPro PT Integrita Global Sertifikat, karena dugaan terjadinya penyimpangan yang dilakukan LSPro PT Integrita Global Sertifikat sesuai dengan prosedur yang berlaku. 2.
PERSELISIHAN DP.720/IGS-1.0
Apabila terjadi suatu perselisihan yang berkaitan dengan sistem sertifikasi, maka penyelesaiannya dilakukan dengan jalan musyawarah, bila dengan jalan musyawarah tidak terselesaikan, maka LSPro PT Integrita Global Sertifikat akan menyelesaikannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3.
BANDING
Banding disampaikan ke Komite Banding melalui LSPro PT Integrita Global Sertifikat, selanjutnya hasil keputusan naik banding disampaikan kepada pemasok setelah memperoleh keputusan tertulis dari Komite Banding. XI.
PUBLIKASI
LSPro PT Integrita Global Sertifikat menerbitkan buku Panduan Sertifikasi Produk yang diberikan kepada pihak yang berkepentingan dan membuat buku direktori pemasok yang telah mendapatkan sertifikat dari LSPro PT Integrita Global Sertifikat. XII. BIAYA SERTIFIKASI PRODUK*) - Biaya Permohonan
Rp 2.000.000,-
- Biaya Pemeriksaan Dokumen Sistem 1
Rp. 1.000.000,-
Sistem 5
Rp. 2.000.000,-
- Biaya Audit Kecukupan Dokumen Mutu
Rp 3.000.000,-
- Biaya PPC - per orang per hari Dalam Negeri
Rp. 1.000.000,-
Luar Negeri
Rp. 2.500.000,-
- Biaya Auditor Kepala per orang per hari Dalam Negeri
Rp. 2.000.000,-
Luar Negeri
Rp. 5.000.000,-
- Biaya Auditor per orang per hari DP.720/IGS-1.0
Dalam Negeri
Rp. 1.500.000,-
Luar Negeri
Rp. 4.000.000,-
- Biaya Tenaga Ahli per orang per hari (*) Dalam Negeri
Rp. 1.500.000,-
Luar Negeri
Rp. 3.500.000,-
- Biaya Panel & Teknis Penilaian Sistem 1
Rp. 4.000.000,-
Sistem 5
Rp. 5.000.000,-
- Biaya Penerbitan Sertifikat per buah
Rp. 1.000.000,-
-
Biaya Transport dan Akomodasi bagi Auditor dan Petugas PPC termasuk pengiriman contoh produk ke LSPro PT Integrita Global Sertifikat ditanggung oleh pemohon/pemasok.
-
Biaya pengujian tergantung pada Laboratorium Uji *) biaya sertifikasi produk ini dapat berubah sewaktu-waktu
DP.720/IGS-1.0
Alur Proses Sertifikasi Produk LSPro PT Integrita Global Sertifikat
Pemohon
Pemeriksaan kelengkapan data:
Administrasi
Biaya
Surat Permohonan Akte pendirian Hak Patent Merk Ijin industri Tanda daftar perusahaan Struktur organisasi Fasilitas lab. Uji Sertifikat ISO 9001 : 2008 Surat Pernyataan Diri Menerapkan SNI ISO 9001 : 2008
Audit Kecukupan Dokumen Pengambilan Contoh di Pabrik/ Pasar
Audit Kesesuaian di lapangan
Hasil Audit
Pengujian di Laboratorium
Tinjauan
Panel Sertifikasi
Hasil
Sertifikat
DP.720/IGS-1.0
