LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK

LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK PT. Anugerah Global Superintending

PROSEDUR BAKU

PROSES SERTIFIKASI

1.0

Edisi No. Revisi Tanggal No. Dok. Halaman

:A :2 : 21 April 2017 : PB 7.0 : 1 dari 8

Tujuan Sebagai petunjuk pelaksanaan proses Sertifikasi Produk.

2.0

Ruang Lingkup Mencakup tata cara proses sertifikasi produk secara rinci, surveilan, resertifikasi dan perubahan yang mempengaruhi sertifikasi.

3.0

Acuan PM 7

4.0

: Persyaratan Proses

Tanggung Jawab 4.1. Operational Manager bertanggung jawab atas pelaksanaan proses sertifikasi. 4.2. General Manager bertanggung jawab menandatangani SPPT SNI yang diterbitkan.

5.0

Definisi -

6.0

Prosedur 6.1. Tinjauan Permohonan 1.

LSPro AGS melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen permohonan SPPT-SNI sesuai dengan Persyaratan Permohonan Sertifikat Produk – DP 7.2-2 dan DP 7.2-3 yang mencakup FR 7.2.1 s/d FR 7.2.11 dan dokumen lain yang dibutuhkan.

2.

Bagian Keuangan LSPro AGS menerbitkan Tagihan Biaya (Invoice) ─ FR 4.3 sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.

3.

Selanjutnya, LSPro AGS dan Klien menandatangani Perjanjian Kerja Sama Sertifikasi Produk ─ FR 7.2.12

4.

LSPro AGS menerbitkan Usulan Tim Evaluator ─ FR 7.2.13 kepada Klien.

5.

Setelah Tim evaluator telah disetujui oleh klien, Operational Manager menyiapkan Surat Tugas ─ FR 7.4.1 dan Surat Pernyataan Ketidakberpihakan ─ FR 5.2.1 untuk Lead Auditor, Auditor dan PPC serta Tenaga Ahli (jika diperlukan) untuk persetujuan General Manager dan mendistribusikannya kepada yang bersangkutan.

Disahkan oleh : General Manager Dilarang menggandakan dokumen ini dalam bentuk apapun tanpa ijin tertulis dari General Manager LSPro AGS.


PROSEDUR BAKU

PROSES SERTIFIKASI


:A :2 : 21 April 2017 : PB 7.0 : 2 dari 8

6.2. Audit Kecukupan Dokumen 1.

Dilakukan oleh Auditor terhadap Klien yang belum disertifikasi atau akan resertifikasi oleh LSPro AGS.

2.

Auditor menyiapkan Laporan Audit Kecukupan ─ FR.7.4.3 yang selanjutnya diserahkan kepada Operational Manager untuk disampaikan kepada Klien.

3.

Bila ditemukan ketidaksesuaian, Klien harus melakukan tindakan perbaikan.

4.

Apabila dokumen mutu masih belum memenuhi persyaratan, Bagian Operational akan menginformasikan kepada Klien secara tertulis untuk ditindaklanjuti. Jika dalam waktu 1 (satu) tahun belum ditindaklanjuti maka permohonan awal sertifikasi Klien dianggap tidak berlaku.

5.

Setelah audit kecukupan memenuhi persyaratan, Auditor merencanakan Jadwal Audit ─ FR 7.4.4.a yang selanjutnya dikomunikasikan kepada klien. a. Bila diperlukan, Operational Manager menyiapkan dokumen untuk tim evaluator : a. Standar Nasional Indonesia sesuai produk yang diaudit. b. Skema sertifikasi sesuai produk yang akan diaudit c. Prosedur Baku Proses Sertifikasi d. Petunjuk Teknis dan Regulasi terkait dengan produk – bila ada

6.3. Pelaksanaan Audit 1.

Tim evaluator melaksanakan Opening Meeting untuk perkenalan Tim Audit, konfirmasi kriteria audit, ruang lingkup, prosedur audit dan rencana Closing Meeting

2.

Tim evaluator yang ditunjuk melakukan audit lapangan untuk : a.

verifikasi implementasi Sistem Manajemen berkaitan dengan produk yang disertifikasi bagi Klien yang telah mendapatkan sertifikat Sistem Manajemen.

b.

implementasi Sistem Manajemen secara menyeluruh bagi Klien yang belum mendapatkan sertifikat Sistem Manajemen atau sebatas pernyataan diri.

c.

pembuatan laporan audit



PROSEDUR BAKU

PROSES SERTIFIKASI


:A :2 : 21 April 2017 : PB 7.0 : 3 dari 8

3.

Tim evaluator melaksanakan Closing Meeting untuk penyampaian fakta hasil pengamatan selama audit dan penentuan batas waktu yang disetujui auditee.

4.

Bila ditemukan ketidaksesuaian, Klien harus menindaklanjuti dan menyampaikan tindakan dan tindakan koreksi sesuai dengan jangka waktu yang disepakati antara Klien dengan Auditor untuk diverifikasi dan ditutup sebelum status sertifikasi diberikan.

5.

Lead Auditor menyerahkan Daftar Hadir Audit ─ FR 7.4.6.a, untuk Opening dan Closing Meeting Laporan Audit ─ FR 7.4.7, Buku Harian Auditor ─ FR 7.4.10.a serta dokumen pengambilan contoh kepada Operational Manager maksimum 7 hari setelah pelaksanaan audit dengan dibuktikan oleh Tanda Terima ─ FR 7.4.8.

6.

Operational Manager menyampaikan fotokopi tindakan perbaikan yang telah dilakukan oleh klien kepada Lead Auditor / Auditor yang bersangkutan atau auditor lain yang terdaftar di LSPro AGS dengan ruang lingkup kompetensi yang sama untuk memverifikasi tindakan perbaikan yang telah dilakukan oleh klien dan apabila tindakan perbaikan yang dilakukan telah memenuhi persyaratan, ketidaksesuaian dapat ditutup.

7.

Bila diperlukan, LSPro AGS dapat melakukan verifikasi kembali ke lapangan untuk memastikan ketidaksesuaian kategori Major telah diperbaiki.

8.

Tim evaluator yang ditunjuk melakukan audit lapangan untuk :

6.4. Pengambilan Contoh Produk mengacu pada : a. Petunjuk Pengambilan Contoh Padatan (SNI 19-0428-1998) b. Petunjuk Pengambilan Contoh Cairan dan Semi Padat (SNI 19-0429-1989) c. Petunjuk Teknis yang berlaku d. Pengambilan Contoh ─ PB 7.4 6.5. Pengujian Mutu Produk Laboratorium terakreditasi melakukan pengujian contoh yang telah diberi segel sesuai dengan Surat Tugas dan mengeluarkan Laporan Hasil Uji produk. Contoh tidak boleh diuji jika segel rusak.



PROSEDUR BAKU

PROSES SERTIFIKASI


:A :2 : 21 April 2017 : PB 7.0 : 4 dari 8

6.6. PPC menyerahkan Rencana Pengambilan Contoh ─ FR 7.4.9.a, Buku Harian Petugas Pengambil Contoh ─ FR 7.4.10.b, Berita Acara Pengambilan Contoh ─ FR 7.4.9.b, Label Contoh Uji ─ FR 7.4.9.c dan Laporan Hasil Uji kepada Lead Auditor. Khusus untuk Mainan Anak, PPC juga menyertakan Daftar Barang Spesifikasi Produk Mainan Anak ─ FR 7.4.9.d, Tabel Pegelompokan Produk Mainan Anak ─ FR 7.4.9.e dan Laporan Pengambilan Contoh Mainan Anak ─ FR 7.4.9.f yang selanjutnya diserahkan kepada Operational Manager. 6.7. Rapat Tinjauan Panitia Teknis 1.

Operational Manager menyiapkan Surat Penugasan Panitia Teknis ─ FR 7.5.1 dan Surat Pernyataan Ketidakberpihakan ─ FR 5.2.1 serta memeriksa Kelengkapan Dokumen Panitia Teknis ─ FR 7.5.2.

2.

Semua data selanjutnya diserahkan kepada Panitia Teknis untuk Rapat Tinjauan Panitia Teknis

3.

Panitia Teknis menyiapkan Evaluasi Mekanisme Menjaga Ketidakberpihakan ─ FR 5.2.2 dan Laporan Hasil Rapat Tinjauan Panitia Teknis ─ FR 7.5.3 serta merekomendasikan apakah Klien berhak diberikan sertifikat atau tidak.

4. Bila hasil Rapat Tinjauan Panitia Teknis tidak memenuhi persyaratan maka Operational Manager : a.

Menginformasikan kepada Klien untuk ditindaklanjuti dengan melakukan pengulangan audit sistem manajemen atau pengujian produk.

b.

Menunjuk Tim Evaluasi dan Laboratorium Penguji untuk audit ulang atau pengujian ulang.

6.8. Keputusan Sertifikasi 1.

Berdasarkan data Klien dan rekomendasi Panitia Teknis, General Manager memutuskan diterbitkan atau tidaknya SPPT SNI.

2.

Untuk produk SNI wajib, LSPro AGS melaporkan kepada Direktur Jederal Pembina Industri, Kepala BPPI, Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat terhadap diterbitkan atau ditolaknya SPPT SNI.



PROSEDUR BAKU

PROSES SERTIFIKASI


:A :2 : 21 April 2017 : PB 7.0 : 5 dari 8

6.9. Penerbitan dan Pemberian Sertifikat 1.

LSPro AGS menerbitkan sertifikat SPPT SNI yang ditandatangani oleh General Manager ─ FR 7.7.1.a serta Perjanjian Lisensi Penggunaan Tanda SNI ─ FR 7.7.1.b

2.

Staff Operational mencatat dalam Daftar Penerbitan SPPT SNI ─ FR 7.8.1 dan mengirimkan sertifikat kepada Klien menggunakan Tanda Terima ─ FR 7.4.8.

6.10. Direktori produk yang disertifikasi Support Manager melengkapi Direktori Produk yang Disertifikasi ─ FR 7.8.2 berdasarkan informasi yang dikirim dari Operational Manager untuk dipublikasi dalam web LSPro AGS. 6.11. Surveilan Audit 1.

Dilakukan 1 (satu) tahun sekali sesuai dengan Skema Sertifikasi untuk memastikan validitas terhadap pemenuhan persyaratan produk.

2.

Bila hasil evaluasi memenuhi persyaratan, Operational Manager menerbitkan surat Pernyataan Lanjut Penggunaan Tanda SNI ─ FR 7.9 yang ditandatangani oleh General Manager.

3.

Bila hasil evaluasi tidak memenuhi persyaratan, maka LSPro AGS mempertimbangkan dan menetapkan tindakan yang sesuai dengan Prosedur Baku Penambahan, Pengurangan, Penangguhan dan Pembatalan Ruang Lingkup Sertifikat ─ PB 7.11.

6.12. Resertifikasi 1.

Masa berlaku sertifikat adalah 4 tahun, kecuali ditetapkan lain sesuai Petunjuk Teknis pemberlakuan SNI wajib.

2.

Sebelum masa berlaku sertifikat habis, LSPro AGS memberitahu pelanggan untuk pengajuan permohonan resertifikasi.

6.13. Perubahan yang Mempengaruhi Sertifikasi LSPro AGS memberitahukan perubahan skema sertifikasi kepada Klien dan melakukan verifikasi penerapan perubahan tersebut.


LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK PT. Anugerah Global Superintending Edisi No. Revisi Tanggal No. Dok. Halaman

PROSEDUR BAKU

PROSES SERTIFIKASI

7.0

:A :2 : 21 April 2017 : PB 7.0 : 6 dari 8

Lampiran Tipe 5

Tipe 1b

7.1

Permohonan SPPT SNI

FR 7.2.1.a

√

√

7.2

Permohonan Pencatatan (Registrasi) SPPT SNI – Produsen Dalam Negeri *

FR 7.2.1.b

-

√

7.3

Permohonan Pencatatan (Registrasi) SPPT SNI – Produsen Luar Negeri / Importir*

FR 7.2.1.c

-

√

7.4

Data dan Kajian Permohonan – Tipe 5

FR 7.2.2.a

√

-

7.5

Data dan Kajian Permohonan – Tipe 1b

FR 7.2.2.b

-

√

7.6

Data Pemohon Pencatatan (Registrasi) Produsen Dalam Negeri *

FR 7.2.2.c

-

√

7.7

Data Pemohon Pencatatan (Registrasi) Produsen Luar Negeri / Importir *

FR 7.2.2.d

-

√

7.8

Surat Pelimpahan atau Penggunaan Merek

FR 7.2.3

√

√

7.9

Surat Penunjukkan Personil untuk Pengurusan Sertifikat

FR 7.2.4

√

√

7.10

Surat Pernyataan Penanggung Jawab Produk di Indonesia

FR 7.2.5

√

√

7.11

Surat Penunjukan Koordinator

FR 7.2.6

√

√

7.12

Surat Pernyataan Kesanggupan Menyediakan Penerjemah Independen

FR 7.2.7

√

√

7.13

Pernyataan Kesesuaian

FR 7.2.8

√

-

7.14

Daftar Peralatan Inspeksi atau Pengujian

FR 7.2.9

√

-

7.15

Surat Jaminan

FR 7.2.10

√

√

7.16

Surat Kesediaan di Witness

FR 7.2.11

√

√

7.17

Invoice

FR 4.3

√

√

7.18

Perjanjian Kerja Sama Sertifikasi Produk

FR 7.2.12

√

√

7.19

Usulan Tim Evaluator

FR 7.2.13

√

√

7.20

Surat Tugas

FR 7.4.1

√

√


LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK PT. Anugerah Global Superintending Edisi No. Revisi Tanggal No. Dok. Halaman

PROSEDUR BAKU

PROSES SERTIFIKASI

:A :2 : 21 April 2017 : PB 7.0 : 7 dari 8

Tipe 5

Tipe 1b

7.21

Surat Pernyataan Ketidakberpihakan

FR 5.2.1

√

√

7.22

Laporan Audit Kecukupan

FR 7.4.3

√

-

7.23

Jadwal Audit

FR 7.4.4.a

√

-

7.24

Daftar Hadir Audit

FR 7.4.6.a

√

-

7.25

Laporan Audit

FR 7.4.7

√

-

7.26

Tanda Terima

FR 7.4.8

√

√

7.27

Rencana Pengambilan Contoh

FR 7.4.9.a

√

√

7.28

Berita Acara Pengambilan Contoh

FR 7.4.9.b

√

√

7.29

Label Contoh Uji

FR 7.4.9.c

√

√

7.30

Daftar Barang Spesifikasi Produk Mainan Anak *

FR 7.4.9.d

-

√

7.31

Tabel Pengelompokan Produk Mainan Anak *

FR 7.4.9.e

-

√

7.32

Laporan Pengambilan Contoh Mainan Anak *

FR 7.4.9.f

-

√

7.33

Buku Harian Auditor

FR 7.4.10.a

√

-

7.34

Buku Harian Petugas Pengambil Contoh

FR 7.4.10.b

√

√

7.35

Surat Penugasan Panitia Teknis

FR 7.5.1

√

√

7.36

Kelengkapan Dokumen Panitia Teknis

FR 7.5.2

√

√

7.37

Evaluasi Mekanisme Menjaga Ketidakberpihakan

FR 5.2.2

√

√

7.38

Laporan Hasil Rapat Tinjauan Panitia Teknis

FR 7.5.3

√

√

7.39

SPPT SNI

FR 7.7.1.a

√

√

7.40

Perjanjian Lisensi Penggunaan Tanda SNI

FR 7.7.1.b

√

√

7.41

Daftar Penerbitan SPPT SNI

FR 7.8.1

√

√

7.42

Direktori Produk yang Disertifikasi

FR 7.8.2

√

√

7.43

Surat Pernyataan Lanjut Penggunaan Tanda SNI

FR 7.9

√

-

* untuk sertifikasi produk mainan Disahkan oleh : General Manager Dilarang menggandakan dokumen ini dalam bentuk apapun tanpa ijin tertulis dari General Manager LSPro AGS.


PROSEDUR BAKU

PROSES SERTIFIKASI

8.0


:A :2 : 21 April 2017 : PB 7.0 : 8 dari 8

Distribusi Asli General Manager 8.1. Management Representative 8.2. Operational Manager 8.3. Business & Development Manager 8.4. Support Manager


LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK

Recommend Documents