Provinciale Staten VOORBLAD

Provinciale Staten VOORBLAD

Onderwerp

Initiatiefvoorstel invoeren papierloos vergaderen

SIS-nummer

PS2012-882

Agendering (advies Griffie)

Commissie AFW

Behandelwijze

X

Provinciale Staten 19-12-2012

Kaderstellen Controleren Adviseren PS (door commissie) Vaststellen (door PS)

Overleg-/ beslispunten

Zie ontwerpbesluit

Context

De pilot papierloos vergaderen die is gehouden op voorstel van de Commissie Papier Hier (PS2012-396) is afgerond. Op grond van de ervaringen van de deelnemers aan de pilot wordt voorgesteld met ingang van 1 januari 2013 als Provinciale Staten over te gaan tot papierloos vergaderen. De commissie AFW heeft op 28 november jl. besproken wat de inhoud van het besluit van Provinciale Staten zou moeten zijn. Het resultaat daarvan wordt nu aan Provinciale Staten voorgelegd.

Opmerkingen Griffie Openbare samenvatting van GS Meer informatie

Mw. W. van Silfhout 026 359 84 60 [email protected]

Provinciale Staten

Vergadering d.d. 19 december 2012 Besluit nr. PS2012-882

PROVINCIALE STATEN VAN GELDERLAND Gezien het initatiefvoorstel van R.E. Waardenburg PS2012-882 inzake de wijziging van de Verordening rechtspositie gedeputeerden, Staten- en commissieleden Gelderland 2007 in verband met de invoering van papierloos vergaderen BESLUITEN Artikel I Per 1 januari 2013 als Provinciale Staten over te gaan tot papierloos vergaderen. Artikel II Vast te stellen de navolgende regeling tot wijziging van de Verordening rechtspositie gedeputeerden, Staten- en commissieleden Gelderland 2007 Aan artikel 8 van de Verordening rechtspositie gedeputeerden, Staten- en commissieleden Gelderland 2007 een onderdeel 1a toe te voegen dat als volgt komt te luiden: 1a. In verband met de invoering van papierloos vergaderen wordt de tegemoetkoming tijdelijk verhoogd tot €40,- per maand. Deze verhoging geldt van 1 januari 2013 t/m het einde van deze Statenperiode.

Artikel III Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Provinciale Staten van Gelderland

voorzitter

griffier

Provinciale Staten

Voorstel aan Provinciale Staten

PS2012-882

HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Voorstel tot wijziging van de Verordening rechtspositie gedeputeerden, Staten- en commissieleden Gelderland in verband met de invoering van papierloos vergaderen HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

Beknopte samenvatting van inhoud voorstel: Gezien de behandeling van de Statennotitie voorstel invoering papierloos vergaderen in de commissie AFW van 28 november 2012 wordt aan Provinciale Staten voorgesteld om per 1 januari 2013 over te gaan tot papierloos vergaderen. =====

Aan Provinciale Staten In de commissie AFW van 28 november 2012 is de Statennotitie voorstel invoering papierloos vergaderen (zie bijlage) besproken. Naar aanleiding van de pilot papierloos vergaderen met de Notubox, die is gehouden op voorstel van de Commissie Papier Hier (PS2012-396), is voorgesteld om met ingang van 1 januari 2013 als Provinciale Staten over te gaan tot papierloos vergaderen. Daarnaast lagen twee keuzes voor over de wijze van verstrekking van tablets, namelijk: Optie 1 Verstrekking van iPads in bruikleen door de provincie; Optie 2 Aanschaf van een tablet door Statenleden zelf (via de belaste computervergoeding). Uit de discussie in de commissie kan geconstateerd worden, dat de meerderheid van de commissie aan PS voorstelt om per 1 januari 2013 het papierloos vergaderen in te voeren en Statenleden hiervoor zelf een tablet aan te laten schaffen via de maandelijkse computervergoeding (optie 2). De computervergoeding zal hiervoor tijdelijk (van 1 januari 2013 t/m februari 2015) verhoogd worden met € 25,-- waarmee de vergoeding uitkomt op € 40,-- (belast) per maand. De Notubox Voorgesteld wordt om bij de invoering van het papierloos vergaderen de volgende gebruikers toegang te geven tot de door de provincie betaalde Notubox: • Statenleden; • Commissieleden; • Fractiesecretariaten; • GS-leden; • Leden van de directieraad; • Griffiemedewerkers. Medewerkers van de provincie en overige belangstellenden (burgers, pers, etc.) kunnen de stukken digitaal raadplegen via het SIS en met de iPad ook via de gratis App Politiek Archief.

Inlichtingen bij mw. W. van Silfhout-Dalhuisen, tel. (026) 359 84 60 e-mailadres: [email protected]

De kosten van de Notubox zijn per gebruiker jaarlijks € 96,--, waarmee de totale kosten jaarlijks uitkomen op € 10.560,--. De éénmalige kosten zijn € 1.605,--. Deze kosten kunnen worden gedekt uit het budget voor Statenlive. Stoppen papieren verzending Na invoering van het papierloos vergaderen, zullen de vergaderstukken niet meer op papier worden verstrekt. Dit uiteraard nadat alle gebruikers een instructie hebben gehad voor het werken met de Notubox (verwachting stopzetten papieren verzending februari/maart 2012). Het stoppen van de papieren verzending levert een besparing op. In het eindvoorstel van de Commissie Papier Hier is al aangegeven dat de besparing aan papier, uren, porto e.d. door de provinciale organisatie kan worden becijferd op circa € 90.000,-- tot € 120.000,-- per jaar. Voorgesteld wordt om de Jaarstukken (Jaarrekening, Voorjaarsnota en de Begroting) gezien de omvang vooralsnog ook nog op papier beschikbaar te stellen. Voorstel Gezien de behandeling van het voorstel invoering papierloos vergaderen in de commissie AFW wordt aan Provinciale Staten voorgesteld om per 1 januari 2013 over te gaan tot papierloos vergaderen. Statenleden dienen voor het papierloos werken zelf een tablet aan te schaffen via de computervergoeding die ter compensatie dus tijdelijk verhoogd zal worden. Hiervoor dient de Verordening rechtspositie gedeputeerden, Staten- en commissieleden aangepast te worden conform bijgevoegd ontwerpbesluit. Arnhem, 5 december 2012 - zaaknr. 2011-016551 R.E. Waardenburg +++++

2

Provinciale Staten VOORBLAD

Onderwerp

Voorstel invoeren papierloos vergaderen

SIS-nummer

PS2012-882

Agendering (advies Griffie)

Commissie AFW 28 november 2012

Behandelwijze X

Overleg-/ beslispunten

Provinciale Staten

Kaderstellen Controleren Adviseren PS (door commissie) Vaststellen (door PS) - Beslissing over papierloos vergaderen - Beslissing over wijze verstrekking tablet

Context

De pilot papierloos vergaderen die is gehouden op voorstel van de Commissie Papier Hier (PS2012-396) is afgerond. Op grond van de ervaringen van de deelnemers aan de pilot wordt voorgesteld met ingang van 1 januari 2013 als Provinciale Staten over te gaan tot papierloos vergaderen. Daarnaast wordt de keuze voorgelegd of 1. iPads door de provincie in bruikleen worden verstrekt, of 2. Statenleden zelf een tablet aanschaffen en ter compensatie de computervergoeding tijdelijk wordt verhoogd

Opmerkingen Griffie

Op basis van de uitkomst van de behandeling in de commissie AFW zal een initiatiefvoorstel worden opgesteld dat zal worden behandeld in de vergadering van Provinciale Staten op 19 december 2012.

Openbare samenvatting van GS Meer informatie

Mw. W. van Silfhout 026 359 84 60 [email protected]

GS-besluit: nvt /Ontvangen door Griffie: 14-11 /Geplaatst op SIS: 14-11

STATENNOTITIE

PS2012-882

Aan de leden van Provinciale Staten

HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Voorstel invoering papierloos vergaderen HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH

Beknopte samenvatting Statennotitie: Naar aanleiding van de pilot papierloos vergaderen met de Notubox wordt voorgesteld om per 1 januari 2013 als Provinciale Staten over te gaan op papierloos vergaderen door het gebruik van de Notubox. Daarnaast wordt de keuze voorgelegd of de iPads in bruikleen via de provincie verstrekt worden danwel Statenleden zelf een tablet aan dienen te schaffen. ===== Aan de leden van Provinciale Staten Op 27 juni jl. hebben PS ingestemd met het eindvoorstel van de tijdelijke Commissie Papier Hier om een pilot te doen met maximaal 15 Statenleden met de applicatie (App) Notubox op de iPad (PS2012-396). Hoofddoel van deze pilot was om te kijken of gebruikers overweg kunnen met de Notubox en of hierdoor de papieren vergaderbundels overbodig worden. Tijdens de pilot is met de deelnemers geëvalueerd waarna aan de Procedurecommissie op 7 november jl. een notitie met een voorstel voor het vervolgtraject is neergelegd. De Procedurecommissie heeft aangegeven een voorstel te willen bespreken in de commissie AFW. Met name vragen we u een uitspraak te doen over de verstrekking van de Notubox en de wijze van verstrekking van de iPads. Naar aanleiding van bespreking in de commissie zal de griffie ten behoeve van de komende PS-vergadering een initiatiefvoorstel voorbereiden. 1. Ervaringen pilot Na de commissiecyclus in september is een eerste evaluatiemoment gehouden. De ervaringen van de meeste pilotdeelnemers zijn positief, deelnemers geven aan goed met de iPad en de Notubox overweg te kunnen en de papieren vergaderbundel niet te missen. Wel zijn er een aantal aandachtspunten waar we hieronder kort op in gaan. Beveiliging Eén van de deelnemers heeft een opmerking gemaakt over de Notubox website. Inloggen kan alleen via http en niet via het beveiligde https. Zo is voor iedereen het ingetypte wachtwoord op te vangen. Deze vraag hebben wij aan de leverancier voorgelegd en die geeft aan dat dit inderdaad nu nog het geval is, maar dat er half november 2012 een migratie komt waardoor de Notubox website ook via de beveiligde https gaat functioneren. Het inloggen in de Notubox app op de iPad en Androidtablets gaat al wel (beveiligd) via https.

Inlichtingen bij mw. W. van Silfhout-Dalhuisen, tel. (026) 359 84 60 e-mailadres: [email protected]

Wifi De iPads waar de pilotdeelnemers mee werken zijn alleen uitgerust met Wifi en niet met 3G. De commissie Papier Hier heeft hier destijds voor gekozen omdat zij van mening waren dat dit voor het werken met de Notubox voldoende zou moeten zijn. Een iPad met ook een 3G verbinding is duurder in de aanschaf (zo’n € 125,-- extra) en er moet een abonnement worden afgesloten bij een telecomprovider. Het merendeel van de deelnemers geeft aan voldoende uit de voeten te kunnen met alleen de Wifiverbinding op de iPad. Wel is de kwaliteit van de wifi afhankelijk van de sterkte van het netwerk. Zo is de sterkte van het provinciale netwerk wisselend en met name op de Statendagen als veel Statenleden hier gebruik van maken langzaam. Wij hebben dit nagevraagd bij de afdeling I&A en die geven inderdaad aan het er snelheidsproblemen geconstateerd zijn aan het provinciale netwerk. Ook is het ‘gedrag’ van gebruikers hier op van invloed (bekijken van filmpjes, internetpagina’s die openstaan etc.) Hier wordt aan gewerkt. Platformonafhankelijk De pilotdeelnemers werken met de Notubox op de iPad. Hier is voor gekozen omdat de iPad app op dit moment de meeste mogelijkheden biedt. De Notubox is ook beschikbaar via een app voor Androidtablets en via het webportaal Notudoc voor de PC/laptop, dus in die zin platformonafhankelijk, maar deze hebben een beperkte functionaliteit ten opzichte van de iPad app. 2. Invoering papierloos vergaderen Op basis van de overwegend positieve reacties van de pilotdeelnemers stellen wij voor om met ingang van 1 januari 2013 als Provinciale Staten over te gaan op papierloos vergaderen door het gebruik van de Notubox. Hieronder gaan we in op drie aspecten bij de invoering: • Stoppen papieren verzending; • De Notubox; • Wijze van verstrekken van iPads. Stoppen papieren verzending Na invoering van het papierloos vergaderen, zullen de vergaderstukken niet meer op papier worden verstrekt. Dit uiteraard nadat alle gebruikers een instructie hebben gehad voor het werken met de Notubox (verwachting stopzetten papieren verzending februari/maart 2012). Het stoppen van de papieren verzending levert een besparing op. In het eindvoorstel van de Commissie Papier Hier is al aangegeven dat de besparing aan papier, uren, porto e.d. door de provinciale organisatie kan worden becijferd op circa € 90.000,-- tot € 120.000,-- per jaar. We stellen voor om de Jaarstukken (Jaarrekening, Voorjaarsnota en de Begroting) gezien de omvang van deze stukken nog wel op papier beschikbaar te stellen. De Notubox We stellen u voor om bij de invoering van het papierloos vergaderen de volgende gebruikers toegang te geven tot de door de provincie betaalde Notubox: • Statenleden; • Commissieleden; • Fractiesecretariaten; • GS-leden; • Leden van de directieraad; • Griffiemedewerkers. Medewerkers van de provincie en overige belangstellenden (burgers, pers, etc.) kunnen de stukken digitaal raadplegen via het SIS en met de iPad ook via de gratis App Politiek Archief.

2

De kosten van de Notubox zijn per gebruiker jaarlijks € 96,--, waarmee de totale kosten jaarlijks uitkomen op € 10.560,--. De éénmalige kosten zijn € 1.605,--. Deze kosten kunnen worden gedekt uit het budget voor Statenlive. Door de aanbesteding van Statenlive eind 2011 zijn we hier fors minder voor gaan betalen waardoor we dit budget nu ook in kunnen zetten voor de verdere digitaliseringsslag van PS. Wijze van verstrekking van iPads De Commissie Papier Hier heeft indertijd de principe-uitspraak gedaan dat de uitrol van de iPad voor Statenleden eenmalig via de provincie geregeld zou moeten worden. De Commissie wilde hiermee om het papierloos vergaderen extra stimuleren. De iPads zouden daarbij door de provincie in bruikleen worden verstrekt en dus eigendom blijven van de provincie. De verstrekking in bruikleen geldt alleen voor de Statenleden. Fractievolgers en fractieassistenten moeten de eventuele aanschaf van een iPad met hun fractie regelen via het fractiebudget. De griffie heeft de financiële consequenties van verstrekking in beeld gebracht. In dit kader hebben we aan Deloitte gevraagd om de fiscale consequenties bij het verstrekken van een iPad in bruikleen in beeld te brengen. Het antwoord van Deloitte was voor ons reden om onderstaande twee opties aan u voor te leggen: Optie 1 Verstrekking van iPads in bruikleen door de provincie; Optie 2 Aanschaf van een tablet door Statenleden zelf. Optie 1 Verstrekking iPads in bruikleen Deloitte heeft geadviseerd over de fiscale consequenties van het verstrekken in bruikleen van een iPad. Om een iPad onbelast in bruikleen te mogen verstrekken moet de iPad ten minste voor 90% zakelijk gebruikt worden. De Belastingdienst stelt hoge voorwaarden aan het aantonen van dit zakelijk gebruik. Zo zou op de iPads niet-zakelijk internetgebruik en het installeren van niet-zakelijke apps moeten worden beperkt en de provincie zou het gebruik moeten monitoren. We verwachten dan ook niet dat we zakelijk gebruik van ten minste 90% door Statenleden aannemelijk kunnen maken. Navraag bij meerdere provincies leert dat ook zij er vanuit gaan dat minimaal 90% zakelijk gebruik niet aan te tonen is. Wanneer de iPad niet voor tenminste 90% zakelijk wordt gebruikt, wordt bij verstrekking in bruikleen de afschrijvingswaarde van de iPad belast. Dit betekent dus dat de kosten voor het in bruikleen verstrekken van één iPad de provincie in drie jaar geen € 500,-- maar € 900,-- kost. Dit is een totale investering van € 49.634,75. Zie voor de berekening de bijlage. Mochten uw Staten besluiten dat de provincie de iPads in bruikleen gaat verstrekken, kunnen deze kosten grotendeels worden gedekt uit het budget Statenlive. Wanneer de provincie de iPads in bruikleen gaat verstrekken zal zij in een bruikleenovereenkomst nadere voorwaarden gaan stellen. Zo zullen gebruikers een provinciale gedragscode gebruik ICT-middelen moeten naleven. Deze gedragscode is nog in ontwikkeling. Optie 2 Aanschaf van een tablet door Statenleden zelf Een alternatief voor het verstrekken in bruikleen is de aanschaf van een tablet door Statenleden zelf. Sinds deze Statenperiode krijgen Statenleden een tegemoetkoming in de kosten voor de aanschaf of het gebruik van een eigen computer van € 15,-- (belast) per maand. Daarnaast krijgen Statenleden een vergoeding van € 15,-- (onbelast) voor een internetverbinding. Op verzoek kan deze vergoeding ook in één keer worden uitgekeerd. Van deze vergoeding kan ook een tablet worden aangeschaft. Wellicht hebben sommige Statenleden hun vergoeding al gebruikt voor de aanschaf van een computer. Het is dan niet redelijk om financiële consequenties van het papierloos vergaderen op Statenleden zelf af te wenden. We stellen voor om de belastbare computervergoeding vanaf 1 januari 2013 tot het einde van deze Statenperiode te verhogen met € 25,-- per maand waarmee de vergoeding uitkomt op € 40,-- (belast). Uitgaande van een belastingtarief van 42% in de inkomstenbelasting houdt een Statenlid gerekend over de resterende Statenperiode van 26

3

maanden een extra vergoeding van netto € 377,-- over. De verhoging van deze vergoeding kan worden gedekt binnen het budget waar de vergoeding reeds uit wordt betaald. Weging van beide opties De griffie ziet voor beide opties de volgende voor- en nadelen

In bruikleen verstrekken van iPads Voordeel Nadeel Alle Statenleden werken met hetzelfde iPad wordt geen eigendom van het Statenlid apparaat en moet dus ingeleverd worden bij vertrek (mogelijk verlies opgeslagen data) Volledige functionaliteit Notubox alleen bij iPad Hogere kosten door belastingheffing Ondersteuning door provincie (bij storing of Mogelijke negatieve beeldvorming bij publiek defect) en media Mogelijke beperkingen in het gebruik op grond van de bruikleenovereenkomst Aanschaf tablet door Statenleden zelf Voordeel Nadeel Keuzevrijheid Alleen ondersteuning Notubox Lagere kosten voor de provincie Zelf verantwoordelijk bij storing en defect Tablet is en blijft eigendom Statenlid

Arnhem, 14 november 2012 - zaaknr. 2011-016551

B.A.J. Roelofs

- Griffier

+++++

4

Bijlage

Kosten verstrekking iPads in bruikleen Voor een iPad geldt een afschrijvingstermijn van drie jaar. De afschrijvingswaarde van een iPad van € 500,-- is € 150,-- per jaar. De belastingheffing is in het eerste jaar 108,3% van de afschrijvingswaarde (vanaf 2014 wordt dit 80% van de afschrijvingswaarde in verband met de overstap op de werkkostenregeling). Dit brengt de volgende kosten met zich mee: 55 exemplaren Ipad3 16GB Wifi (met smartcase) Aanschaf tablets (eenmalig) € 27.500,-- (55 x € 500,--) Belastingheffing (in drie jaar) - 22.134,75 (55 x € 402,45) Totale kosten (in drie jaar):

€ 49.634,75

5