PROTOTIPE SISTEM INFORMASI SUMBERDAYA MANUSIA PADA PT. BUMI TEKNOKULTURA UNGGUL, Tbk.
Oleh : FAUZAN A07400161
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2005
ii
RINGKASAN
FAUZAN. Prototipe Sistem Informasi Sumberdaya Manusia pada PT. Bumi Teknokultura Unggul, Tbk. (Di bawah bimbingan ARIF IMAM SUROSO).
Untuk meningkatkan posisi daya saingnya, perusahaan harus memanfaatkan seluruh sumberdaya yang ada demi mendapatkan hasil yang maksimal. sumberdaya manusia merupakan salah satu sumberdaya yang sangat dibutuhkan bagi organisasi perusahaan. Hal itu disebabkan karena aktivitas dan perkembangan perusahaan tergantung pada sumberdaya manusia yang dimiliki oleh perusahaan tersebut serta merupakan pengeluaran pokok perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Perusahaan yang memiliki sumberdaya manusia yang kuat akan menguasai persaingan dan mempermudah untuk mencapai tujuannya. Sebaliknya perusahaan dengan sumberdaya manusia yang lemah akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya mati. PT. Teknokultura merupakan perusahaan bioteknologi yang berorientasi pada teknik kultur jaringan. Perusahaan ini terdiri dari 2 divisi, yaitu divisi bioplant dan divisi bioflora. PT. Teknokultura memiliki cakupan pasar dan produksi yang cukup luas, sehingga menyerap jumlah tenaga kerja yang juga cukup besar yaitu ± 70 karyawan tetap dan ± 200 karyawan kontrak. Aktivitas manajemen sumberdaya manusia yang diterapkan di PT. Teknokultura meliputi : (1) perekrutan dan seleksi karyawan, (2) pelatihan karyawan, (3) penilaian kinerja, (4) promosi dan mutasi, (5) kompensasi, (6) pemutusan hubungan kerja. Namun terdapat permasalahan yang dialami oleh Corporate HRD PT. Teknokultura (Departemen Sumberdaya Manusia perusahaan). Diantaranya adalah ketimpangan antara jumlah staf Corporate HRD dan total keseluruhan karyawan. Saat ini Corporate HRD hanya memiliki dua staf yaitu satu manajer dan satu asisten manajer, sehingga dinilai kurang dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan tenaga kerja yang berjumlah besar. Dalam beberapa kasus juga ditemukan bahwa alur informasi manajemen sumberdaya manusia belum terbentuk secara integrity dan computerized. Ketidakintegrasian ini dapat dilihat dari tidak terhubungnya alur informasi antar aktivitas manajemen sumberdaya manusia, dimana masing-masing aktivitas berdiri sendiri. Alur informasi juga belum terkomputerisasi karena data-data yang dikumpulkan melalui proses manual yang menyebabkan menumpuknya lembaran-lembaran arsip. Kedua kelemahan ini menyebabkan format penyajian laporan, surat dan data-data lainnya menjadi kurang efektif dan kurang komunikatif. Hal ini juga menjadikan roda aktivitas manajemen sumberdaya manusia berjalan begitu lambat. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat mengolah dan memberikan data yang cepat dan akurat kepada Corporate HRD yang dapat membantu pengelolaan sumberdaya manusia. Sistem informasi sumberdaya manusia merupakan sistem yang dirancang untuk mengatasi permasalahan dalam aktivitas manajemen sumberdaya manusia di PT. Teknokultura.
iii
Tujuan dari penelitian ini adalah : (1) Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang digunakan untuk sistem informasi sumberdaya manusia di PT. Teknokultura, (2) Menganalisis kebutuhan informasi yang digunakan untuk sistem informasi sumberdaya manusia di PT. Teknokultura, dan (3) Membuat prototipe sistem informasi sumberdaya manusia melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem berdasarkan pola sistem yang sudah ada di perusahaan. Penelitian ini dilaksanakan di PT. Teknokultura selama 2 bulan yaitu bulan Februari sampai dengan Maret 2005. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini terdiri atas data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data hasil observasi dan wawancara langsung dengan Corporate HRD Manager, Corporate HRD Assistant Manager, dan asisten-asisten manajer lainnya. Data sekunder diperoleh dari studi literatur mengenai materi-materi yang berkaitan dengan masalah penelitian. Data sekunder juga didapatkan dari perusahaan, berupa laporan-laporan internal manajemen dan informasi tertulis lainnya yang berhubungan dengan perusahaan. Tahap pengerjaan sistem informasi sumberdaya manusia ini menggunakan metode structured rapid prototyping, yang merupakan kombinasi dari daur hidup pengembangan sistem atau System Development Life Cycle (SDLC) dan refinery prototyping. Pemilihan metode ini dengan pertimbangan untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari sistem informasi yang dimaksud. Tahap pengerjaan dengan menggunakan SDLC adalah : investigasi, analisis, desain atau rancang bangun, implementasi, dan maintenance. Dalam hal ini maintenance tidak dilakukan karena keterbatasan waktu penulis. Refinery prototyping merupakan proses pembuatan prototype secara cepat dengan melibatkan pengguna sejak awal pembatasan masalah. Berdasarkan investigasi sistem, permasalahan yang terdapat pada sistem informasi sumberdaya manusia pada Divisi Bioplant PT. Teknokultura saat ini adalah pengelolaan data secara manual dan terpisah, aktivitas pengarsipan tidak terorganisir dengan baik, timpangnya perbandingan antara jumlah staf Corporate HRD dengan jumlah karyawan, penyimpanan database tidak terkomputerisasi, masing-masing tahapan proses belum tersusun dengan baik, serta belum adanya tahapan proses demosi dan pensiun. Sistem informasi sumberdaya manusia yang diusulkan merupakan sistem yang dirancang untuk mengatasi permasalahan tersebut dimana mekanismenya dirancang berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan. Berdasarkan kelayakan teknis dan operasional, sistem informasi yang akan dirancang layak untuk dikembangkan di PT. Teknokultura. Hasil analisa sistem disajikan dalam bentuk Diagram Arus Data (DAD), Algoritma Sistem dan Kamus Data. DAD dapat dibagi menjadi Diagram Konteks, Diagram Nol, dan Diagram Rinci. Diagram konteks ini terdiri dari 7 entitas yang berhubungan langsung dengan sistem informasi sumberdaya manusia pada Divisi Bioplant PT. Teknokultura, yaitu Bagian/Departemen terkait, Bagian Keuangan, Pelamar, Lembaga Pendidikan dan Media Massa, Lembaga Pelatihan, Manajemen Perusahaan, serta Karyawan. Diagram Nol menggambarkan proses utama/fungsi penting dalam sistem informasi sumberdaya manusia yaitu : (1) Perencanaan
iv
Sumberdaya Manusia, (2) Perekrutan dan Seleksi, (3) Pelatihan dan Pengembangan, (4) Penilaian Kinerja, (5) Kompensasi (6) Promosi, Mutasi dan Demosi, dan (7) Pensiun dan PHK. Diagram Rinci menggambarkan fungsifungsi/proses-proses yang lebih rinci yang masih bias dijabarkan dalam Diagram Nol. Algoritma sistem menjabarkan masing-masing alur informasi aktivitas sumberdaya manusia pada setiap proses yang digambarkan dalam DAD. Kamus Data menjelaskan setiap variabel yang terdapat di dalam sistem yaitu aliran data masukan, aliran data keluaran, dan penyimpanan data, beserta elemen-elemen penyusunnya. Proses desain pada sistem informasi sumberdaya manusia yang diusulkan disajikan dalam bentuk spesifikasi sistem, Entity Relation-Diagram (ERD) dan Struktur Data. Spesifikasi sistem yang digunakan adalah jaringan topologi star, perangkat hardware Pentium 4 1,8 GHz RAM 256 MB Harddisk 80 GB, perangkat software Microsoft Windows, dan seorang operator/admin yang bertugas mengoperasikan sistem. ERD menggambarkan jenis hubungan di antara entitas yang terlibat, yaitu tenaker, pelamar, departemen, bagian, subbagian, jabatan, absensi pelamar, tes umum, tes lanjutan, wawancara, karyawan, pelatihan, hasil pelatihan, laporan, surat, absensi, izin, lembur, sakit, cuti, kinerja tetap, kinerja kontrak, pindah jabatan, pelanggaran, bebas tugas, pengunduran diri, dan pemutusan hubungan kerja. Struktur data berfungsi untuk menjelaskan secara lebih terperinci nama dari item data yang dicatat pada kamus data. Implementasi dari sistem informasi sumberdaya manusia ini adalah berupa pembangunan program SisfoSDM yang menggunakan piranti lunak Visual Foxpro 9.0. SisfoSDM dirancang dengan menggunakan basis data dan fasilitas lain seperti kemampuan untuk menginput, mengedit, menyimpan, menampilkan, dan mencetak data. SisfoSDM juga dilengkapi dengan fasilitas menu yang dibuat berdasarkan aktivitas manajemen sumberdaya manusia di perusahaan sehingga memudahkan pengguna dalam mengeksplorasi program SisfoSDM. Informasi yang terdapat dalam program SisfoSDM tentunya masih memiliki keterbatasan dan kekurangan, sehingga perlu adanya perluasan analisa kebutuhan dan informasi yang lebih spesifik untuk pengguna. Dasar-dasar sistem informasi sumberdaya manusia dapat yang telah dibangun dalam penelitian ini dapat diperbaiki dengan merinci kembali tahapan-tahapan yang diambil dalam melakukan penelitian pada setiap proses, sehingga hasil yang didapat akan lebih teliti. SisfoSDM dapat dikembangkan menjadi modul sistem yang lebih lengkap bila diintegrasikan dengan fungsi-fungsi lainnya dalam Divisi Bioplant PT. Teknokultura, seperti Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, dan Sistem Informasi Keuangan. Kelangsungan penggunaan program SisfoSDM memerlukan pembaharuan data secara berkesinambungan sehingga informasi yang disediakan pada program ini tetap aktual. Oleh karena itu, sebaiknya operator/admin yang ditunjuk untuk menggunakan program ini cukup konsisten sehingga data pada SisfoSDM ini tidak kadaluarsa yang akhirnya dapat menyajikan informasi yang aktual dan bermanfaat bagi Corporate HRD dan perusahaan.
v
PROTOTIPE SISTEM INFORMASI SUMBERDAYA MANUSIA PADA PT. BUMI TEKNOKULTURA UNGGUL, Tbk.
Skripsi
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Pertanian pada Fakultas Pertanian Institut Pertanian Bogor
Oleh : FAUZAN A07400161
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2005
vi
Judul
Nama NRP
: PROTOTIPE SISTEM INFORMASI SUMBERDAYA MANUSIA PADA PT. BUMI TEKNOKULTURA UNGGUL, TBK. : FAUZAN : A07400161
Menyetujui, Dosen Pembimbing
Ir. Arif Imam Suroso MSc. (CS) NIP 131 578 842
Mengetahui, Dekan Fakultas Pertanian
Prof. Dr. Ir. Supiandi Sabiham, M. Agr. NIP 130 422 698
Tanggal Lulus : 13 Oktober 2005
vii
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Jakarta, 14 November 1980. Setamat dari SMU Negeri 70 Bulungan Jakarta (1998) melanjutkan ke Politeknik Universitas Indonesia sebagai mahasiswa Jurusan Teknik Elektro Program Studi Teknik Telekomunikasi dan lulus pada tahun 2002. Pada tahun 2000, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor sebagai mahasiswa Fakultas Pertanian Departemen Ilmu-ilmu Sosial Ekonomi Pertanian Program Studi Manajemen Agribisnis melalui jalur UMPTN. Selama menjalankan perkuliahan penulis juga aktif di beberapa organisasi, yaitu Senat Mahasiswa Politeknik UI, UKM Seni dan Kreativitas Pankreas, UKM Radio Kampus Poros FM, dan Youth Islamic Study Club Al-Azhar, serta bekerja sebagai web developer dan administrator Politeknik Negeri Jakarta. Saat ini penulis bekerja di perusahaan Host Department, LLC. yang bergerak di bidang Information Technology.
viii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penelitian ini dapat diselesaikan. Penelitian ini berjudul “Prototipe Sistem Informasi Sumberdaya Manusia pada PT. Bumi Teknokultura Unggul, Tbk.”. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis alur informasi sumberdaya manusia di perusahaan, serta membuat prototipe sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak, khususnya PT. Bumi Teknokultura Unggul, Tbk. Tegur sapa, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan untuk kemajuan dan perkembangan penelitian ini.
Penulis
ix
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada pihak-pihak yang telah memberikan waktu, tenaga dan pikirannya untuk membantu dalam menyelesaikan skripsi ini. Semoga amal dan perbuatannya mendapat limpahan pahala dan ridho dari Allah SWT. Ucapan terima kasih dan penghargaan ini penulis sampaikan kepada : 1. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS) selaku dosen pembimbing skripsi atas bimbingan, koreksi, arahan, pemikiran, waktu, dan saran-sarannya. 2. Dr. Ir. Iwan Riswandi, MSi. selaku dosen penguji utama dan Amzul Rifin SP, MA. selaku dosen penguji komisi pendidikan. 3. Umi dan kakak-kakak tercinta yang telah banyak memberikan bantuan moral, material dan spiritual kepada penulis. 4. Elda D. Adiningrat, Arina Miryanthi, Astrid Ratnasari, dan segenap karyawan PT. Bumi Teknokultura Unggul, Tbk. yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini. 5. Nora Aprisa - my soulmate, untuk hari-hari yang menyenangkan. 6. Zamied, Qoemal, Yuan, Dahula, Ferry, Ricki, Ahsan, dan rekan-rekan IPB atas segala bantuan dan kerjasamanya. 7. Anton, Ridwan, James, Abas, Astri, Intan, dan rekan-rekan Politeknik UI untuk semangat dan dorongan yang diberikan. 8. Keluarga besar Host Department, LLC. atas pemberian kelonggaran waktu selama pengerjaan skripsi ini. Dan semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini.
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ................................................................................................ DAFTAR TABEL ....................................................................................... DAFTAR GAMBAR ................................................................................... DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... BAB I
BAB II
BAB III
BAB IV
BAB V
i iv v vi
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .................................................................... 1.2 Perumusan Masalah .............................................................. 1.3 Tujuan Penelitian .................................................................. 1.4 Ruang Lingkup Penelitian.....................................................
1 4 4 5
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Sumberdaya Manusia ....................................... 2.1.1 Definisi dan Ruang Lingkup ...................................... 2.1.2 Perencanaan Sumberdaya Manusia ............................ 2.1.3 Perekrutan dan Seleksi................................................ 2.1.4 Pelatihan dan Pengembangan ..................................... 2.1.5 Penilaian Kinerja ........................................................ 2.1.6 Kompensasi ................................................................ 2.1.7 Promosi, Mutasi dan Demosi...................................... 2.1.8 Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) ........................... 2.2 Penelitian Terdahulu ............................................................
6 6 7 8 9 10 11 12 13 14
KERANGKA PEMIKIRAN 3.1 Kerangka Pemikiran Teoritis ............................................... 3.1.1 Sistem Informasi Manajemen .................................... 3.1.2 Sistem Informasi Sumberdaya Manusia .................... 3.1.3 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen............ 3.1.4 Peralatan Dokumentasi Sistem .................................. 3.2 Kerangka Pemikiran Operasional .........................................
18 18 19 20 22 27
METODE PENELITIAN 4.1 Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................ 4.2 Jenis dan Sumber Data ......................................................... 4.3 Metode Pengumpulan Data .................................................. 4.4 Metode Pengolahan dan Analisis Data .................................
29 29 30 30
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 5.1 Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan................... 5.2 Visi, Misi, dan Tujuan .......................................................... 5.3 Struktur Organisasi dan Tugas-Tugasnya ............................
32 33 34
ii
BAB VI
5.3.1 Struktur Organisasi Utama ......................................... 5.3.2 Struktur Organisasi Divisi Bioplant ........................... 5.4 Divisi Bioplant PT. Teknokultura ........................................ 5.4.1 Fasilitas dan Kapasitas ............................................... 5.4.2 Produk dan Pemasaran ............................................... 5.5 Manajemen Sumberdaya Manusia Perusahaan.....................
35 38 43 43 44 46
HASIL DAN PEMBAHASAN 6.1 Investigasi Sistem ................................................................. 6.1.1 Sistem Yang Sedang Berjalan .................................... 6.1.1.1 Perencanaan Sumberdaya Manusia .............. 6.1.1.2 Perekrutan dan Seleksi .................................. 6.1.1.3 Pelatihan dan Pengembangan ....................... 6.1.1.4 Penilaian Kinerja ........................................... 6.1.1.5 Kompensasi ................................................... 6.1.1.6 Promosi dan Mutasi ...................................... 6.1.1.7 Pemutusan Hubungan Kerja ......................... 6.1.2 Permasalahan Sistem Yang Sedang Berjalan ............ 6.1.3 Ruang Lingkup ........................................................... 6.1.4 Kelayakan Sistem ....................................................... 6.2 Analisa Sistem ..................................................................... 6.2.1 Kebutuhan Informasi .................................................. 6.2.2 Persyaratan Sistem ..................................................... 6.2.3 Diagram Konteks ....................................................... 6.2.4 Diagram Nol ............................................................... 6.2.5 Diagram Rinci ............................................................ 6.2.6 Algoritma Sistem ....................................................... 6.2.7 Kamus Data ................................................................ 6.3 Desain Sistem ....................................................................... 6.3.1 Spesifikasi Sistem ...................................................... 6.3.2 Entity Relation-Diagram ............................................ 6.3.3 Struktur Data .............................................................. 6.4 Implementasi ........................................................................ 6.4.1 Pemrograman Visual .................................................. 6.4.2 Pengembangan Komponen ........................................ 6.4.3 Integrasi Sistem .......................................................... 6.4.4 Penggunaan Sistem .................................................... 6.4.4.1 Informasi Deskripsi dan Spesifikasi Kerja ... 6.4.4.2 Informasi Data Pribadi Pelamar ................... 6.4.4.3 Informasi Data Pribadi Karyawan ................ 6.4.4.4 Informasi Jumlah Karyawan ......................... 6.4.4.5 Informasi Perencanan Sumberdaya Manusia 6.4.4.6 Informasi Perekrutan dan Seleksi ................. 6.4.4.7 Informasi Pelatihan dan Pengembangan........ 6.4.4.8 Informasi Penilaian Kinerja........................... 6.4.4.9 Informasi Pindah Jabatan............................... 6.4.4.10 Informasi Masa Akhir Kerja........................
48 48 48 50 55 57 62 65 68 70 73 74 76 76 78 79 81 81 89 93 94 94 96 98 99 99 100 102 103 107 107 108 109 110 111 113 114 115 116
iii
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN 7.1 Kesimpulan ........................................................................... 7.2 Saran .....................................................................................
118 120
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. LAMPIRAN .................................................................................................
121 123
iv
DAFTAR TABEL
Nomor
Halaman
1.
Jumlah Karyawan Berdasarkan Distribusi Pendidikan ..................
47
2.
Jumlah Karyawan Berdasarkan Distribusi Usia..............................
47
3.
Sumber dan Saluran Perekrutan Divisi Bioplant PT. Teknokultura ...................................................................................
52
Kebutuhan Informasi Sistem Informasi Sumberdaya Manusia ......
77
4.
v
DAFTAR GAMBAR
Nomor 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41.
Halaman Metodologi System Development Life Cycle ................................ Struktur Organisasi PT. Teknokultura ........................................... Struktur Organisasi Divisi Bioplant PT. Teknokultura .................. Proses Perencanaan Sumberdaya Manusia .................................... Proses Perekrutan dan Seleksi ........................................................ Proses Pelatihan dan Pengembangan ............................................. Proses Penilaian Kinerja Karyawan ............................................... Proses Kompensasi ........................................................................ Proses Promosi ............................................................................... Proses Mutasi ................................................................................. Proses Pemutusan Hubungan Kerja ............................................... Diagram Konteks Sistem Informasi Sumberdaya Manusia ......... Diagram Nol Sistem Informasi Sumberdaya Manusia.............. Diagram Rinci 1 ............................................................................. Diagram Rinci 2 ............................................................................. Diagram Rinci 3 ............................................................................. Diagram Rinci 4 ............................................................................. Diagram Rinci 5 ............................................................................. Diagram Rinci 6 ............................................................................. Diagram Rinci 7 ............................................................................. Spesifikasi Sistem Informasi Sumberdaya Manusia ...................... Entity Relation-Diagram Sistem Informasi PT. Teknokultura ....... Komponen Data ............................................................................. Komponen Text Box ...................................................................... Komponen Combo Box .................................................................. Komponen Option Button .............................................................. Komponen Input Box ..................................................................... Komponen Page Frame ................................................................... Komponen Command Dialog ......................................................... Tampilan Awal SisfoSDM ............................................................. Tampilan Password ........................................................................ Fasilitas Menu ................................................................................ Informasi Deskripsi dan Spesifikasi Kerja ..................................... Informasi Data Pribadi Pelamar ...................................................... Informasi Data Pribadi Karyawan .................................................. Informasi Jumlah Karyawan ........................................................... Informasi Perencanaan Sumberdaya Manusia ................................ Informasi Perekrutan dan Seleksi ................................................... Informasi Pelatihan dan Pengembangan ........................................ Informasi Penilaian Kinerja ........................................................... Informasi Pindah Jabatan ............................................................... Informasi Masa Akhir Kerja ..........................................................
27 36 39 50 54 57 62 65 67 68 70 80 82 83 84 85 86 87 88 89 95 97 100 100 100 101 101 101 101 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 115 116 117
vi
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor
Halaman
1.
Tabel Persyaratan Input dan Persyaratan Output ...........................
123
2.
Struktur Data pada Sistem Informasi Sumberdaya Manusia yang Diusulkan ...............................................................................
124
Kamus Data pada Sistem Informasi Sumberdaya Manusia yang Diusulkan ...............................................................................
131
3.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kondisi perekonomian dunia yang semakin menyatu dan hampir tanpa batas telah menciptakan persaingan antar perusahaan yang semakin tajam. Satu demi satu perusahaan tumbuh dan berkembang, sedangkan di sisi lain satu demi satu perusahaan runtuh dan tumbang. Ditambah lagi dengan semakin kompleksnya persaingan bisnis dan akselerasi perkembangan teknologi yang sangat cepat, hanya perusahaan yang jeli melihat situasi dan kemampuan manajemen tinggi yang dapat unggul dan memenangkan persaingan. Akibatnya masing-masing perusahaan akan dipacu secara terus-menerus untuk meningkatkan posisi daya saingnya di pasar domestik maupun internasional. Untuk meningkatkan posisi daya saingnya di kancah persaingan global, perusahaan harus memanfaatkan seluruh sumberdaya yang ada demi mendapatkan hasil yang maksimal. Sumberdaya manusia merupakan salah satu sumberdaya yang terpenting bagi organisasi perusahaan. Hal itu disebabkan aktivitas dan perkembangan perusahaan tergantung pada sumberdaya manusia yang dimiliki oleh perusahaan tersebut serta merupakan pengeluaran pokok perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Perusahaan yang memiliki sumberdaya manusia yang kuat akan menguasai persaingan dan mempermudah untuk mencapai tujuannya. Sebaliknya perusahaan dengan sumberdaya manusia yang lemah akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya mati.
2
Sumberdaya manusia merupakan salah satu aset perusahaan yang menjadi tulang punggung perusahaan dan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan perusahaan. Agar sumberdaya manusia dapat diandalkan perusahaan dalam memperoleh kemajuan dan peningkatan profit serta unggul dalam berkompetisi dengan perusahaan lain yang sejenis, maka perusahaan perlu memanajemen sumberdaya manusianya secara terarah dan terpadu dengan manajemen yang baik dan modern. PT. Bumi Teknokultura Unggul, Tbk. (selanjutnya disebut sebagai PT. Teknokultura)
merupakan perusahaan bioteknologi berskala besar yang
berorientasi pada teknik kultur jaringan. Perusahaan ini terdiri dari 2 divisi, yaitu : (1) divisi bioplant yang menangani kultur jaringan tanaman hutan dan kayu, dan (2) divisi bioflora yang menangani kultur jaringan tanaman hias. PT. Teknokultura memiliki cakupan pasar dan produksi yang cukup luas, sehingga menyerap jumlah tenaga kerja yang juga cukup besar yaitu ± 70 karyawan tetap dan ± 200 karyawan kontrak. Aktivitas manajemen sumberdaya manusia yang selama ini diterapkan di PT. Teknokultura terdiri dari : (1) perekrutan dan seleksi karyawan, (2) pelatihan karyawan, (3) penilaian kinerja, (4) promosi dan mutasi, (5) kompensasi, serta (6) pemutusan hubungan kerja. Namun terdapat permasalahan yang dialami oleh Corporate HRD PT. Teknokultura (Departemen Sumberdaya Manusia perusahaan). Diantaranya adalah ketimpangan antara jumlah staf Corporate HRD dan total keseluruhan karyawan. Saat ini Corporate HRD hanya memiliki dua staf yaitu satu manajer dan satu asisten manajer, sehingga dinilai kurang dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan tenaga kerja yang berjumlah besar. Ditambah lagi aktivitas
3
manajemen sumberdaya manusia perusahaan adalah suatu hal yang beraneka ragam dan sangat kompleks, sehingga sangatlah berat bagi Corporate HRD untuk dapat mengemban banyak pekerjaan sekaligus. Dalam beberapa kasus juga ditemukan bahwa alur informasi manajemen sumberdaya manusia belum terbentuk secara integrity dan computerized. Ketidakintegrasian ini dapat dilihat dari tidak terhubungnya alur informasi antar aktivitas manajemen sumberdaya manusia, dimana masing-masing aktivitas berdiri sendiri. Alur informasi juga belum terkomputerisasi karena data yang dikumpulkan melalui proses manual yang menyebabkan menumpuknya lembaranlembaran arsip. Kedua kelemahan ini menyebabkan format penyajian laporan, surat dan data-data lainnya menjadi kurang efektif dan kurang komunikatif. Hal ini juga menjadikan roda aktivitas manajemen sumberdaya manusia berjalan begitu lambat. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat mengolah dan memberikan data yang cepat dan akurat kepada HRD Corporate yang dapat membantu pengelolaan sumberdaya manusia, serta dapat menggantikan beberapa tugas HRD Corporate yang rutin dilakukan terutama dalam kegiatan suratmenyurat dan pendataan karyawan. Upaya pembangunan sistem ini dapat berjalan efektif jika tersedia informasi yang tepat, cepat, akurat dan berkelanjutan mengenai kebutuhan sumberdaya manusia yang diperlukan oleh perusahaan. Dengan memanfaatkan sistem informasi sumberdaya manusia, diharapkan dapat menunjang sistem-sistem lainnya yang ada pada perusahaan, sehingga PT. Teknokultura dapat terus mempertahankan bahkan meningkatkan eksistensinya dalam posisi daya saing perusahaan di kancah nasional dan internasional.
4
1.2 Perumusan Masalah Permasalahan yang dihadapi oleh Corporate HRD
(Departemen
Sumberdaya Manusia) PT. Teknokultura adalah bagaimana menerapkan sistem informasi sumberdaya manusia yang efektif dan efisien untuk menunjang aktivitas manajemen sumberdaya manusia. Dalam penelitian ini penulis menggunakan Divisi Bioplant sebagai bahan kajian penelitian, yang dapat mewakili berbagai permasalahan di PT. Teknokultura. Selain karena memenuhi persyaratan kelengkapan data dan struktur sumberdaya manusia yang diperlukan, divisi Bioplant merupakan unit usaha utama perusahaan. Berdasarkan kondisi tersebut di atas terdapat beberapa permasalahan yang perlu dikaji, yaitu : 1. Apakah kebutuhan informasi perusahaan yang akan digunakan pada masing-masing subsistem sistem informasi sumberdaya manusia pada divisi Bioplant PT. Teknokultura? 2. Bagaimana model sistem informasi sumberdaya manusia yang dapat mengatasi permasalahan dalam aktivitas sumberdaya manusia pada divisi Bioplant PT. Teknokultura?
1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah tersebut diatas, maka penelitian ini bertujuan untuk : 1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang digunakan untuk sistem informasi sumberdaya manusia pada divisi Bioplant PT. Teknokultura. 2. Menganalisis kebutuhan informasi yang digunakan untuk sistem informasi sumberdaya manusia pada divisi Bioplant PT. Teknokultura.
5
3. Membuat prototipe sistem informasi sumberdaya manusia melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem berdasarkan pola sistem yang sudah ada di perusahaan.
1.4 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian hanya dibatasi untuk suatu model data yang dibangun pada sistem informasi sumberdaya manusia, yang meliputi prosesproses yang berhubungan dengan aktivitas manajemen sumberdaya manusia pada divisi Bioplant PT. Teknokultura, mulai dari tahap investigasi sistem hingga tahap analisis sistem. Proses-proses tersebut terdiri dari : 1. Sistem informasi perencanaan sumberdaya manusia 2. Sistem informasi perekrutan dan seleksi karyawan 3. Sistem informasi pelatihan dan pengembangan 4. Sistem informasi penilaian kinerja 5. Sistem informasi kompensasi 6. Sistem informasi promosi dan mutasi 7. Sistem informasi pemutusan hubungan kerja
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Sumberdaya Manusia 2.1.1 Definisi dan Ruang Lingkup Manajemen Sumberdaya Manusia Manajemen sumberdaya manusia menurut Simamora (1995) diartikan sebagai suatu pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian jasa dan pengelolaan terhadap individu atau organisasi atau kelompok kerja, juga menyangkut desain dan implem entasi sistem perencanaan, penyusunan personalia,
pengembangan
karyawan,
pengelolaan
karir,
evaluasi
kerja,
penggajian karvawan dan hubungan industrial. Pada dasarnya manajemen sumberdaya manusia adalah suatu pendekatan yang strategis terhadap keterampilan, motivasi, pengembangan dan manajemen pengorganisasian sumberdaya manusia. Manajemen sumberdaya manusia diciptakan untuk membentuk kultur perusahaan yang layak, dan memasukkan program-program yang menggambarkan dan mendukung nilai-nilai pokok dari perusahaan tersebut dan memastikan keberhasilannya (Cahyono, 1996). Lingkup manajemen sumberdaya manusia meliputi semua fungsi yang berhubungan dengan sumberdaya manusia dalam organisasi. Fungsi-fungsi tersebut
bertujuan
untuk
memperoleh,
mengembangkan,
menggunakan,
mengevaluasi, memelihara dan menahan karyawan demi teracapainya tujuan sumberdaya manusia. Menurut Simamora (1995), fungsi sumberdaya manusia terdiri dari : (1) Perencanaan sumberdaya manusia, (2) Perekrutan dan seleksi, (3)
7
Pelatihan dan pengembangan. (4) Penilaian kinerja, (5) Pemberian penggajian dan (6) Hubungan karyawan. Cahyono (1996) menambahkan fungsi lain yang terkait dengan tujuan diatas adalah (7) Promosi, mutasi dan demosi serta (8) Pemutusan hubungan kerja.
2.1.2 Perencanaan Sumberdaya Manusia Perencanaan sumberdaya manusia adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhankebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut (Handoko, 1996). Hasibuan (1986) mengartikan perencanaan dengan merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan efektif serta efisien dalam membantu terwujudnya tujuan perusahaan. Di samping itu perencanaan dapat pula diartikan sebagai proses untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga manusia sesuai dengan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi, dalam waktu dan tempat yang tepat, serta melakukan tugas-tugasnya sesuai yang diharapkan (Cahyono, 1996). Pada dasarnya dalam proses perencanaan tenaga manusia terdiri dari tiga sub-proses, yaitu : 1. Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan simulasi, dimana pada prinsipnya akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran kekuatan sumberdaya manusia saat ini, dan juga dari segi availabilitas sumberdaya manusia tersebut.
8
2. Proses pengadaan sumber daya manusia (recruitment), yang pada prinsipnya hampir sama seperti pada pengumpulan biodata, tapi dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan. 3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment, yang mana dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi kebutuhan penempatan atau realokasi seorang personel ke tempat yang lebih tepat. Kegiatan perencanaan sumberdaya manusia terfokus ke masa depan, yaitu bagaimana organisasi harus bergerak dari kondisi sumberdaya manusianya saat ini untuk
mencapai
tujuan
sumberdaya
manusianya.
Melalui
perencanaan
sumberdaya manusia organisasi memastikan bahwa kegiatan sumberdaya manusia selalu konsisten dengan arah strategi dan tujuan organisasi.
2.1.3 Perekrutan dan Seleksi Jika
perencanaan
karyawan
memperlihatkan
adanya
kekurangan
karyawan, maka harus dicari orang-orang yang diperlukan oleh perusahaan. Kegiatan yang dirancang untuk mendapatkan pelamar yang memenuhi persyaratan perusahaan disebut dengan perekrutan. Menurut Simamora (1995), perekrutan adalah serangkaian kegiatan mencari dan memikat pelamar kerja, dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang diidentifikasikan dalam perencanaan kepegawaian. Seleksi menurut Dessler (1998) adalah menemukan orang yang tepat untuk tempat yang tepat dan mengangkatnya. Stoner (1996) menjelaskan bahwa seleksi
9
adalah serangkaian kegiatan dengan menggunakan formulir data riwayat hidup, wawancara, pengujian keterampilan dan mencocokkan informasi dari referensi untuk mengevaluasi dan menyaring calon karyawan bagi manajemen. Seleksi juga adalah kegiatan untuk menentukan dan memilih tenaga kerja yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan perusahaan serta memprediksi kemungkinan keberhasilan/kegagalan individu dalam pekerjaan yang akan diberikan padanya (Sastrohadiwiryo, 2002). Dalam menyeleksi karyawan baru, departemen sumberdaya
manusia
biasanya
menyaring
pelamar
melalui
serangkaian
wawancara dan test.
2.1.4 Pelatihan dan Pengembangan Pelatihan menurut Cahyono (1996) merupakan salah satu rangka dalam keberhasilan personel dalam menunjang strategi departemen di unit organisasinya. Pelatihan juga merupakan bagian dari pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat, dan dengan metode yang lebih mengutamakan praktek daripada teori (Sastrohadiwiryo, 2002). Pengembangan adalah suatu usaha atau setiap usaha dari pemimpin/atasan untuk menambah keahlian dan efisiensi kerja dari bawahannya di dalam melaksanakan tugastugasnya dan menempatkan ia pada jabatan yang setepat-tepatnya (Cahyono, 1996). Pelatihan dan pengembangan merupakan serangkaian kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan, sikap, kemampuan dan kinerja individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Kegiatan ini ditujukan untuk
10
membantu karyawan mempelajari keahlian baru atau memperbaiki keahlian yang sudah ada. Berdasarkan tempat pelaksanaan ada 2 metode pelatihan dan pengembangan, yaitu (Tulus, 1996) : 1. Metode On Site. Suatu pelatihan yang diberikan pada saat dan situasi kerja sehari-hari. Ciri utamanya yaitu peserta melakukan aktivitas belajar sambil bekerja dan instrukturnya berasal dari perusahaan yang bersangkutan. 2. Metode Off Site. Ciri utamanya instruktur berasal dari tenaga-tenaga yang kompeten di luar perusahaan dan dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan baru bagi karyawan.
2.1.5 Penilaian Kinerja Sastrohadiwiryo (2002) memberi batasan penilaian kinerja sebagai suatu kegiatan yang dilakukan manajemen/penyelia penilai untuk menilai kinerja tenaga kerja dengan cara membandingkan kinerja atas kinerja dengan uraian/deskripsi pekerjaan dalam suatu periode tertentu biasanya setiap akhir tahun. Handoko (1996) merumuskan bahwa penilaian kinerja merupakan proses dimana organisasi-organisasi mengevaluasi/menilai prestasi kerja karyawan. Penilaian kinerja juga adalah kegiatan manajer untuk mengevaluasi perilaku dan prestasi kerja karyawan serta menetapkan kebijaksanaan selanjutnya (Hasibuan, 2002). Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah pengkajian dan umpan balik. Dimana dalam melakukan pengkajian, digunakan kriteria-kriteria dasar yang telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen. Dan juga berdasarkan hasil kajian yang umumnya dilakukan oleh suatu tim. Karyawan
11
diberi umpan balik positif dan imbalan atas kinerja yang baik serta diarahkan bagaimana memperbaiki kinerja yang masih kurang baik. Hal ini dapat diinformasikan dan didiskusikan bersama dengan personel tersebut untuk mengetahui apresiasi lebih lanjut mengenai cara pengkajian dan harapannya dalam melaksanakan pekerjaan. Menurut Werther dan Davis (1997), kegunaan dari penilaian kinerja adalah : 1. Perbaikan kinerja. Umpan balik penilaian kinerja memungkinkan karyawan, supervisor dan manajer untuk merancang tindakan spesifik untuk meningkatkan kinerja dalam usaha memenuhi tuntutan. 2. Kompensasi. Informasi penilaian pekerjaan dapat dijadikan alat bantu dalam menentukan karyawan yang patut
mendapatkan kenaikan
kompensasi. 3. Penempatan. Promosi dan penempatan biasanya ditetapkan berdasarkan penilaian kinerja karyawan tersebut. 4. Kebutuhan pelatihan dan pengembangan. Dari hasil penilaian karyawan dapat teridentifikasi adanya kebutuhan pengembangan pada area kompetensi spesifik dari karyawan. 5. Identifikasi kesalahan desain pekerjaan. Kinerja rata-rata yang buruk dapat merupakan tanda dari buruknya desain pekerjaan tersebut sehingga penilaian karyawan membantu untuk mengidentifikasi hal tersebut.
12
2.1.6 Kompensasi Salah satu masalah yang dihadapi dalam manajemen sumberdaya manusia adalah antara menentukan kriteria jenis pekerjaan dan pembayaran yang diterima personil dan fasilitas lain non-operasional seperti medikal dan pensiun. Pada umumnya hal tersebut sangat variatif tergantung dari banyak hal, seperti besarnya organisasi,
pendidikan,
pengalaman,
tanggung
jawab,
lokasi
geografis
penempatan, masa kerja dan juga tanggungan keluarga. Bagi seorang pekerja, kompensasi merupakan pendapatan dari hasil jerih payahnya di dalam menggunakan pengetahuan, keterampilan dan tenaganya. Disini kompensasi tidak sekedar untuk memenuhi kebutuhan materi saja, tetapi juga menyangkut harkat dan martabat manusia. Bagi perusahaan, kompensasi dipandang sebagai biaya dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan (Cahyono, 1996). Sistem kompensasi yang efektif adalah faktor penting untuk menghindari tingkat peputaran karyawan yang berlebihan dan adanya ketidakpuasan kerja.
2.1.7 Promosi, Mutasi dan Demosi Promosi. Siagian (1996) mengemukakan bahwa promosi adalah apabila seseorang pegawai dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang tanggung jawabnya lebih tinggi. Promosi merupakan perubahan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang memiliki fungsi, wewenang dan tanggung jawab yang lebih tinggi dari sebelumnya. Promosi merupakan imbalan bagi karyawan yang memiliki prestasi kerja dan dedikasi fungsi pada perusahaan. Mutasi. Menurut Siagian (1996), mutasi adalah penempatan seorang karyawan pada fungsi baru dengan tanggung jawab hirarki jabatan. Mutasi juga
13
merupakan
kegiatan
ketenagakerjaan
yang
berhubungan
dengan
proses
pemindahan fungsi, tanggung jawab dan status ketenagakerjaan tenaga kerja ke situasi tertentu dengan tujuan agar tenaga kerja yang bersangkutan memperoleh kepuasan kerja yang mendalam dan dapat memberikan prestasi kerja yang semaksimal mungkin kepada perusahaan (Sastrohadiwiryo, 2002). Sebenarnya hal itu timbul karena lemahnya manajemen tenaga kerja dalam menempatkan tenaga kerja
ke posisi yang tepat atau adanya perubahan lingkungan kerja yang
menyebabkan perubahan psikologis pada tenaga kerja. Mutasi merupakan pemindahan fungsi, tanggung jawab dan status ketenagakerjaan tenaga kerja dari suatu tempat kerja ke tempat kerja lain sehingga yang bersangkutan memperoleh kepuasan kerja maksimum dan dapat memberikan keluaran yang produktif. Demosi. Siagian (1996) mengutarakan bahwa demosi adalah jika seseorang karena berbagai pertimbangan mengalami penurunan pangkat/jabatan dan tanggung jawab yang semakin kecil. Pada umumnya demosi dikaitkan dengan pengenaan suatu sangsi disiplin, karena berbagai alasan, seperti : 1. Penilaian negatif oleh atasan karena prestasi kerja yang tidak/kurang memuaskan. 2. Perilaku pegawai yang disfungsional, seperti tingkat kemangkiran yang tinggi.
2.1.8 Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Pada akhirnya, diperlukan pula sebuah proses yang bertujuan untuk menangani hal-hal yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personil, baik secara normal, ataupun dikarenakan hal lainnya. Oleh sebab itu, sistem menangani
14
pula penyimpanan informasi dari seluruh personil yang pernah bekerja pada perusahaan, sehubungan dengan kewajiban dan juga hak-hak yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, seperti uang pensiun, pesangon dan sebagainya. PHK adalah mengembalikan karyawan yang bekerja pada suatu unit perusahaan kembali ke masyarakat dalam kondisi sebaik mungkin (Tulus, 1996). PHK bisa terjadi karena kemauan karyawan, perusahaan atau kedua belah pihak. Sebenarnya PHK itu sendiri dapat menimbulkan kerugian, akan tetapi tidak sebesar bila hubungan kerja berlanjut. Sastrohadiwiryo (2002) mengemukakan bahwa PHK merupakan suatu proses pelepasan keterikatan kerjasama antara perusahaan dengan tenaga kerja, baik antara permintaan tenaga kerja yang bersangkutan maupun atas kebijakan perusahaan yang karenanya tenaga kerja teresbut dipandang sudah tidak mampu memberikan produktivitas kerja lagi atau karena kondisi perusahaan yang tidak memungkinkan. PHK merupakan penghentian kerjasama antara perusahaan dengan tenaga kerja berdasarkan alasan tertentu.
2.2 Penelitian Terdahulu Penelitian yang dilakukan oleh Helenizar, Maysaroh, dan Tutik Setya Handayani (2003) dengan judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT Wahana Ottomitra Multiartha”, menggunakan pendekatan System Development Life Cycle (SDLC) dengan DAD, struktur data, flowchart, formulir, laporan dan database system sebagai disain basis datanya. Penerapan pendekatan ini dengan menggunakan program Microsoft SQL Server 2000. Penelitian ini dilakukan karena terdapat keterbatasan sistem yang sedang
15
berjalan pada perusahaan tersebut, diantaranya setiap data belum memilki kode tersendiri dan masih dalam bentuk file, serta sistem informasi sumberdaya manusia masih dikelola secara manual sehingga memerlukan prosedur yang sangat panjang dan sulit. Dengan metode ini, pengembangan sistem dapat dimanage dengan baik berdasarkan siklus perusahaan antar periode. Setelah dibangun sistem informasi sumberdaya manusia yang terkomputerisasi, proses manajemen sumberdaya manusia dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Penelitian Evianti (2001) mengkaji Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumberdaya Manusia pada kasus di Universitas Indonesia Analisis dilakukan dengan menggunakan metode discovery prototyping dengan data-data kepegawaian, kinerja, skill inventory, renumerasi, rekrutmen, job profile, pengembangan karir dan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) sebagai basis datanya. Dalam mengembangkan sistem ini, Evianti menggunakan program Microsoft Visual Basic 6.0 Enterprise dan menggabungkannya dengan bahasa database SQL. Dengan metode ini, pelaksanaan pembangunan sistem hanya didasarkan atas analisis kebutuhan sistem oleh sistem analis saja, tanpa melibatkan pengguna dalam mengetahui kebutuhan pengguna yang sebenarnya. Baru setelah prototipe dibentuk, pengguna kemudian dilibatkan. Pendekatan ini memang lebih efisien, namun sulit untuk dapat mengembangkan sistemnya dalam mengatasi berbagai permasalahan manajemen sumberdaya manusia yang dinamis. Penelitian yang dilakukan oleh Erlina, Welli Cendrawati, Yunita (2003) dengan judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT Miller Weldindo”, menggunakan pendekatan refinery prototyping dengan struktur data, analisa kebutuhan informasi, prosedur manajemen
16
sumberdaya manusia, dan DAD sebagai basis datanya. Penerapan pengembangan sistem ini menggunakan program Microsoft Access XP. Dari analisa kebutuhan informasi dapat ditemukan beberapa permasalahan antara lain : (1) proses manajemen sumberdaya manusia masih banyak dilakukan secara manual, (2) penilaian kinerja hanya sampai masa percobaan, (3) tidak adanya proses promosi mutasi, (4) laporan yang penting tidak lengkap, seperti laporan turnover dan pengangkatan karyawan tetap, (5) surat-surat tidak lengkap, seperti tidak ada surat tolakan lamaran dan surat gagal tes, (6) proses pelatihan karyawan hanya diusulkan oleh divisi terkait dan (7) pelanggaran yang berat langsung di PHK, tidak diusulkan terlebih dahulu ke direktur. Hal ini menjadi alasan diperlukannya sistem informasi sumberdaya manusia terkomputerisasi, yang berguna untuk menyimpan data supaya tidak hilang/rusak dan dapat diambil manakala dibutuhkan. Di samping itu juga diperlukan sistem penilaian kinerja karyawan yang dilakukan secara berkala untuk mengevaluasi kinerja karyawan dalam pertimbangan dalam melakukan promosi mutasi. Ririn Rianti (1999) yang menganalisis dan merancang Prototipe Sistem Informasi Perekrutan dan Seleksi Sumberdaya Manusia Eksternal pada PT Goodyear, Bogor, menggunakan pendekatan Structured Rapid Prototyping dengan ERD dan struktur data sebagai desain basis datanya serta Microsoft Access 7 sebagai bahasa pemrogramannya. Permasalahan yang ada tidak lain adalah pengelolaan data masih bersifat manual sehingga menyebabkan pencarian dan penyediaan suatu informasi menjadi sulit dan lambat, keterbatasan kemampuan dalam pengelolaan data, yang menyebabkan volume kerja dan waktu kerja semakin meningkat, penyimpanan informasi/arsip memerlukan banyak tempat dan
17
format penyajian informasi (laporan) yang kurang baik dan kurang komunikatif. Dengan structured rapid prototyping, kebutuhan informasi bersama-sama disusun oleh pengguna dan pihak manajemen perusahaan sehingga apa yang diinginkan oleh perusahaan tertampung dalam sistem yang dikembangkan. Hal ini merupakan pendekatan pengembangan sistem yang cukup baik, karena sistem ini adalah perpaduan dari refinery prototyping dan SDLC.
BAB III KERANGKA PEMIKIRAN
3.1 Kerangka Pemikiran Teoritis 3.1.1 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi menurut Davis dan Leitch (1983) adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. O’Brien (1999) mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu kombinasi yang terorganisir antara manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang dikumpulkan, ditransformasikan dan didistribusikan dalam organisasi. Penerapan sistem informasi dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan menyeluruh dikenal dengan sistem informasi manajemen. James A. Senn (1990) menempatkan Sistem Informasi Manajemen sebagai bagian dari sistem informasi. Ia mengatakan bahwa sistem informasi terdiri dari 6 jenis, yaitu Transaction Processing System, Management Information System, Decision Support System, Executive Support System, Workgroup Support System dan Expert Support System. Sistem Informasi Manajemen sendiri didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi untuk keadaan dimana kebutuhan informasi dapat diidentifikasikan (biasanya berhubungan dengan keputusan yang sering terjadi). Menurut Murdick dan Ross (1986), sistem informasi manajemen
19
adalah suatu sistem yang bertujuan untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan atau perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pelaksanaan kegiatan organisasi untuk mencapai sinergetic benefit. Davis dan Leitch (1993) mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.
3.1.2 Sistem Informasi Sumberdaya Manusia Ketika perusahaan semakin berpengalaman dalam menerapkan rancangan sistem informasi manejemen yang mencakup seluruh perusahaan, manajer di areaarea tertentu mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan mereka. Sistem informasi yang dirancang untuk digunakan oleh para eksekutif dikenal dengan nama sistem informasi eksekutif. Selanjutnya ada sistem informasi yang digunakan untuk berbagai area fungsional, seperti sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, sistem informasi keuangan dan sistem informasi sumberdaya manusia (McLeod, 1999). Sistem informasi sumberdaya manusia merupakan salah satu subsistem dari sistem informasi manajemen yang diterapkan oleh perusahan untuk menangani kegiatan yang berhubungan dengan manajemen sumberdaya manusia perusahaan. Sistem informasi sumberdaya manusia adalah suatu prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi tentang sumberdaya manusianya (Handoko, 1996). Selain itu sistem informasi sumberdaya manusia juga merupakan pendekatan terorganisasi untuk memperoleh
20
informasi yang relevan dan tepat waktu dimana keputusan-keputusan sumberdaya manusia didasarkan (Simamora, 1995). Sistem informasi sumberdaya manusia terdiri dari subsistem input, basis data dan subsistem output. Subsistem input dari sistem tersebut adalah sistem informasi akuntansi, subsistem penelitian sumberdaya manusia, dan subsistem intelijen sumberdaya manusia, sedangkan subsistem output terdiri dari subsistem perencanaan angkatan kerja, subsistem perekrutan dan seleksi, subsistem manajemen angkatan kerja, subsistem penggajian, subsistem benefit, dan subsistem pelaporan lingkungan (McLeod, 1999).
3.1.3 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Dalam merancang bangun suatu sistem informasi berbasis komputer, dikenal adanya beberapa pendekatan, yaitu (Suroso, 1998) : 1. Code dan Fix 2. System Development Life Cycle (SDLC) 3. Prototyping 4. Spiral 5. Case Tools Pendekatan prototyping merupakan proses untuk menghasilkan sebuah prototipe. Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Prototyping merupakan metodologi pembangunan sistem yang cepat dan interaktif untuk aplikasi besar maupun kecil. Ide dasar prototipe adalah seperti layaknya pembuatan maket bangunan dalam arsitektur (Suroso, 1998). Dibandingkan
21
dengan SDLC penggunaan prototyping menghasilkan produktivitas yang lebih baik. Keuntungan penggunaan prototyping adalah (Suroso, 1998) : 1. Prototipe dapat dibuat dengan cepat dengan sebuah paket program dan pengguna dapat langsung melihat dan memberikan umpan balik (feed back) tentang kebenaran dari sistem informasi yang dikehendaki. 2. Memudahkan analisis untuk memperbaiki sistem tersebut sehingga memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. 3. Pengguna dapat menggunakan paket perangkat lunak tertentu untuk dapat membuat prototipe sendiri. Pada dasarnya ada dua jenis prototyping, yaitu (Suroso, 1998): 1. Discovery prototyping Pada discovery prototyping pelaksanaan pembangunan sistem hanya didasarkan atas analisis kebutuhan sistem oleh sistem analis saja, tanpa benar-benar melibatkan pengguna dalam mengetahui kebutuhan pengguna yang sebenarnya. Pengguna dilibatkan setelah prototipe terbentuk. Kelemahan dari pendekatan ini adalah bila ukuran yang ditangani sistem ini membesar, sehingga tidak tertangani lagi dan adanya kemungkinan perbaikan sistem yang berulang-ulang (Suroso, 1998). 2. Refinery prototyping Pendekatan refinery akau menunjukkan hasil yang lebih baik, karena dalam proses pembangunannya sudah melibatkan pengguna sejak awal pembatasan masalah. Dapat dikatakan bahwa refinery prototyping ini telah mendekati SDLC. Apabila dirasakan perlu dapat dilakukan penggabungan antara metodologi System Development Life Cycle (SDLC) dengau
22
prototyping yang disebut sebagai Structured Rapid Prototyping (Suroso, 1998). Dalam pengembangan structured rapid prototyping, langkah-langkah yang perlu ditempuh adalah sebagai berikut (Suroso, 1998) : ( l ) Perencanaan proyek, (2) Analisis cepat, (3) Pembuatan prototyping (menu dan fungsi-fungsi), (4) Iterasi protoyping, (5) Persetujuan pengguna, (6) Desain, (7) Penerapan, serta (8) Operasi dan Pemeliharaan.
3.1.4 Peralatan Dokumentasi Sistem Saat mengembangkan suatu sistem, baik data maupun prosesnya perlu didokumentasikan atau dibuat dalam suatu model. Penggunaan peralatan pembuatan model dalam mengembangkan sebuah sistem sangat diperlukan oleh analis sistem karena alasan berikut ini (Yourdon, 1989) : 1. Perhatian dapat lebih dipusatkan pada bentuk sistem yang penting dan mengurangi perhatian pada bentuk sistem yang kurang penting. 2. Untuk mendiskusikan perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan pemakai dengan biaya yang rendah dan resiko minimal. 3. Untuk menjelaskan bahwa kita mengerti mengenai lingkungan pemakai dan mendokumentasikannya sehingga dapat dibangun suatu sistem. Peralatan pembuatan model data dan proses yang biasa digunakan dalam pengembangan sistem tersebut adalah (McLeod, 1999) : 1. Diagram arus data (Data Flow Diagram) DAD digunakan pada tahap analisis sistem untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara
23
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya melalui telepon atau surat) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file, hard disk, atau disket). DAD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data tersebut mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan (McLeod, 1999). Beberapa simbol digunakan di DAD untuk maksud mewakili (Jogiyanto, 1990) : (1) Kesatuan luar atau batas sistem, (2) Arus data, (3) Proses, dan (4) Penyimpanan (storage). Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dan sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak dan diberi identifikasi. Nama Kesatuan
Proses
menunjukkan
bagian
dari
suatu
sistem
yang
berfungsi
mentransformasikan berbagai input menjadi output. Notasi proses diwakili oleh bentuk lingkaran atau notasi empat persegi panjang. Identifikasi
atau
Nama proses
24
Arus data di DAD diwakili oleh bentuk garis panah (Æ). Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Penyimpanan (storage) menunjukkan tempat/bagian dimana sekelompok data disimpan. Simpanan data di DAD dinotasikan oleh dua garis sejajar. Nama Simpanan Data 2. Kamus Data Kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam basis data (McLeod, 1999). Kamus data merupakan peralatan pembuatan model data secara terinci. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis sistem maupun tahap perancangan sistem (Jogiyanto, 1990). Pada tahap analisis sistem, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem mengenai data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan basis data (Jogiyanto, 1990). 3. Diagram Hubungan Entitas (ERD) Diagram hubungan entitas atau ERD merupakan peralatan pembuatan model data yang dilaksanakan secara ringkas dalam tahap desain sistem.
25
ERD menggambarkan hubungan diantara simpanan data pada DAD yang hanya dapat dilihat dalam spesifikasi proses. ERD mendokumentasikan data
perusahaan
dengan
mengidentifikasikan
jenis
entitas
dan
hubungannya. Jenis entitas (entity type) dapat berupa : (1) elemen lingkungan,
(2)
sumberdaya
dan
(3)
transaksi.
Jenis
entitas
didokumentasikan dalam ERD dengan segi euipat. Tiap segi empat diberi label nama dari jenis enaitas tersebut (McLeod, 1999). Hubungan (relationship) adalah suatu asosiasi yang ada antara beberapa entitas. Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat diberi label kata kerja. Banyaknya suatu entitas berhubungan dengan entitas lain disebut keterkaitan (connectivity). Jenis-jenis keterkaitan dalam entitas adalah sebagai berikut (O’Brien, 1999) : 1. Satu-ke-satu. Satu entitas A dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas B, demikian sebaliknya.
2. Satu-ke-banyak. Satu entitas A dihubungkan dengan beberapa entitas B, dan satu entitas B dapat dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas A.
3. Banyak-ke-satu. Satu entitas B dapat dihubungkan dengan beberapa entitas A, dan satu entitas A dapat dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas B.
26
4. Banyak-ke-banyak. Satu entitas B dapat dihubungkan dengan beberapa entitas A, dan satu entitas A dapat dihubungkan dengan beberapa entitas B.
5. Satu-ke-satu atau nol-ke-satu. Satu entitas A dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas B, demikian sebaliknya. Atau nol entitas A dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas B.
6. Banyak-ke-satu atau nol-ke-satu. Satu entitas B dapat dihubungkan dengan beberapa entitas A, dan satu entitas A dapat dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas B. Atau nol entitas A dihubungkan dengan tepat oleh satu entitas B.
4. Struktur Data Struktur data digunakan untuk menguraikan setiap atribut yang terdapat dalam suatu entitas yang digambarkan dalam ERD. Struktur data merupakan peralatan pembuatan model data secara terinci yang digunakan pada tahap desain sistem. Dalam struktur data, satu atribut didefinisikan berdasarkan tipe, lebar dan keterangan. 3.2 Kerangka Pemikiran Operasional Kerangka
pemikiran
operasional
pengembangan
sistem
sumberdaya manusia secara garis besar dapat dilihat pada Gambar 1.
informasi
27
Gambar 1. Metodologi SDLC Sumber : O’Brien, 1999 Pada tahap investigasi sistem, kegiatan utama yang dilakukan adalah mengidentifikasi secara keseluruhan mengenai sistem yang sedang berjalan, berikut permasalahan yang timbul pada sistem tersebut dan kemungkinan peluang yang dapat dimanfaatkan. Hal-hal yang yang diindentifikasi meliputi keseluruhan aktivitas sumberdaya manusia, mulai dari tahap perencanaan sumberdaya manusia hingga tahap masa akhir kerja. Pada tahap analisa sistem, kegiatan utama yang dilakukan adalah menganalisis kebutuhan informasi pemakai, lingkungan organisasi dan sistem yang saat ini dipakai mengembangkan persyaratan fungsional dari sistem, yang dapat dipertemukan dengan kebutuhan pemakai. Hasil yang didapat disajikan dalam bentuk diagram hubungan, diagram nol, diagram rinci, dan kamus data. Tahap desain sistem merupakan tahap dimana seluruh konsep yang sudah ditemukan pada tahap investigasi dan analisa sistem diterapkan dalam bentuk desain. Kegiatan utama yang dilakukan adalah membuat perencanaan sistem secara cepat dengan menghasilkan ide dan kreativitas suatu sistem melalui desain
28
ER-diagram dan struktur data. Desain sistem pada pendekatan structured rapid prototyping dilakukan setelah terdapat persetujuan oleh pengguna. Pada tahap implementasi sistem, kegiatan utama yang dilakukan adalah pembangunan
dan
pengembangan
sistem
melalui
pembuatan
prototipe.
Pembuatan prototipe meliputi pembuatan basis data menu dan fungsi-fungsi dari prototipe sistem informasi sumberdaya manusia tersebut. Setelah prototipe terbentuk kemudian dilakukan proses peralihan dari sistem yang sedang berjalan ke sistem baru. Tahap pemeliharaan bertujuan untuk melihat dan mengevaluasi apakah sistem yang baru diterapkan mampu bekerja lebih baik dan dapat memenuhi kebutuhan sistem informasi pengguna. Jika diperlukan, akan dilakukan modifikasi sistem sehingga hasil yang didapat lebih optimal. Dalam penelitian ini tahap pemeliharaan tidak dilakukan karena keterbatasan waktu penulis.
29
BAB IV METODE PENELITIAN
4.1 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di PT. Teknokultura, yang terletak di Jl. Raya Otonom Pasar Kemis Desa Pasir Gadung, Cikupa Tanggerang Km 30, Banten. Pemilihan
lokasi
dilakukan
secara
sengaja
(purposive)
dengan
mempertimbangkan bahwa PT. Teknokultura adalah perusahaan bioteknologi berbasiskan kultur jaringan berskala besar yang memiliki lahan pertanian luas, serta baru saja terjun ke pasar modal (terbuka). Untuk tetap mempertahankan kinerjanya diperlukan sumberdaya manusia yang berkualitas serta penerapan dan pengembangan sistem informasi sumberdaya manusia yang baik. Penelitian dilaksanakan selama dua bulan yaitu bulan Februari sampai dengan Maret 2005.
4.2 Jenis dan Sumber Data Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini terdiri atas data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data hasil observasi dan wawancara langsung dengan manajer sumberdaya manusia perusahaan. Data sekunder diperoleh dari studi literatur mengenai materi-materi yang berkaitan dengan masalah penelitian. Data sekunder juga didapatkan dari perusahaan, berupa laporan-laporan internal manajemen dan informasi tertulis lainnya yang berhubungan dengan perusahaan.
30
4.3 Metode Pengumpulan Data Data-data mengenai gambaran umum perusahaan adalah meliputi sejarah dan perkembangan perusahaan, misi dan tujuan perusahaan, lokasi, lingkup operasi, struktur organisasi dan tugas-tugasnya, serta manajemen sumberdaya manusia perusahaan. Data tersebut diperoleh data sekunder yaitu dari literatur yang dimiliki perusahaan, serta data primer melalui wawancara dengan Corporate HRD Manager. Data-data mengenai tahapan alur informasi sumberdaya manusia perusahaan meliputi proses perekrutan dan seleksi, proses pelatihan dan pengembangan, proses penilaian kinerja, proses kompensasi, proses promosi dan mutasi, serta proses pemutusan hubungan kerja. Data tersebut akan diperoleh melalui data primer dan data sekunder sesuai dengan kebutuhan. Data primer yakni melalui wawancara dengan Corporate HRD Manager dan pihak-pihak yang terkait secara langsung dan benar-benar mengetahui permasalahan dalam aktivitas sumberdaya manusia, serta pengamatan langsung di lapang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Data sekunder yang berhubungan dengan alur informasi sumberdaya manusia dibagi menjadi dua, yaitu aliran data masukan dan aliran data keluaran. Aliran data masukan adalah surat, memo, form dan laporan yang diterima oleh Corporate HRD, sedangkan aliran data keluaran adalah surat, memo, form dan laporan yang dikeluarkan oleh Corporate HRD.
4.4 Metode Pengolahan dan Analisis Data Pengembangan sistem informasi perekrutan dan seleksi sumberdaya manusia yang akan dilaksanakan di PT. Bumi Teknokultura Unggul akan
31
menggunakan tahapan structured rapid prototyping. Pada penelitian ini, pengembangan sistem dilakukan hanya sampai pada tahap pembuatan prototipe (pembuatan basis data, menu dan fungsi). Secara lengkap proses pengolahan dan analisis data sistem informasi manajemen sumberdaya manusia adalah sebagai berikut : 1. Mula-mula seluruh data yang diperoleh yang terdiri dari berbagai prosedur, formulir, surat, memo, form pegawai dan laporan akan diteliti dan dianalisa. Kemudian hasil penelitian dan analisa ini akan dibandingkan dengan sistem yang sedang digunakan oleh perusahaan untuk mencari suatu alternatif terbaik yang dapat diterapkan oleh perusahaan. 2. Melakukan analisis terhadap permasalahan dan berbagai kebutuhan pada sistem baru yang akan dikembangkan. 3. Merancang/mendesain sistem informasi sumberdaya manusia yang dapat mengatasi berbagai permasalahan pada sistem lama dan dapat memenuhi kebutuhan akan sistem yang memberikan berbagai fitur seperti yang telah disebutkan di bagian pendahuluan. Analisis
dan perancangan yang
dilakukan menerapkan pendekatan terstruktur berorientasi aliran data. 4. Mengembangkan suatu sistem informasi sumberdaya manusia baru dengan membuat sebuah program komputer berbasis Windows berdasarkan desain sistem yang dilakukan. Selain itu juga dilakukan proses translasi analisis dan perancangan ke bahasa pemrograman yang akan digunakan.
BAB V GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
5.1 Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan Perusahaan ini berdiri sejak bulan Juni 2001 dengan nama PT. Bumi Teknokultura Unggul, baru kemudian pada bulan Februari 2004 PT. Teknokultura melakukan ‘go public’ dengan kepemilikan saham terbuka (Tbk.). PT. Teknokultura bertujuan untuk menjadi perusahaan bioteknologi unggulan nasional yang dapat memberikan peran nyata dari berpengalaman lebih dari 15 tahun pada bidangnya bagi perekonomian bangsa di dunia internasional. Sebagai jaminan kesinambungan pengembangan usaha, PT. Teknokultura melakukan berbagai penelitian dan pengembangan. Pengembangan usaha dirancang mulai dari program penelitian sampai dengan persiapan sistem produksi komersial yang diperankan secara terintegrasi dalam 2 divisi yaitu : 1. Divisi Bioplant Divisi Bioplant mengelola pengembangan bioteknologi kultur jaringan untuk tanaman hutan dan kayu.
Divisi ini mengandalkan teknologi
perbanyakan kultur jaringan serta rekayasa genetika tanaman untuk menghasilkan berbagai bibit tanaman berkualitas prima. 2. Divisi Bioflora Divisi Bioflora mengelola pengembangan bioteknologi kultur jaringan untuk tanaman hias, yang dilengkapi dengan fasilitas nurseri modern dan dirancang untuk dapat menjadi produsen tanaman hias tropis unggulan.
33
Pengembangan produk unggulan dirancang melalui berbagai kerjasama dengan institusi penelitian unggulan nasional seperti PAU ITB, UGM, LIPI, Puslitbang Deptan, maupun Dephut yang berbasis pada kekayaan sumber plasma nuftah nasional dengan aspek berkesinambungan. Selain itu pengembangan klon juga dilaksanakan dengan membangun kerjasama dan kemitraan dengan pihak Perum Perhutani sebagai salah satu perusahaan yang telah melakukan penelitian beberapa jenis tanaamn kehutanan secara intensif. Program penelitian dirancang dengan melihat potensi pasar jauh kedepan, memacu penciptaan berbagai klon unggulan maupun produk.
5.2 Visi, Misi, dan Tujuan Visi PT. Teknokultura adalah dengan penguasaan dan pengembangan bioteknologi maka PT Teknokultura memiliki tujuan untuk dapat mendukung peningkatkan kualitas hidup masyarakat yang diiringi dengan peningkatkan produktifitas lahan secara nasional melalui peningkatan kualitas produk. Misi PT. Teknokultura adalah sebagai berikut : 1. Mendukung pembangunan ketahanan pangan, kecukupan sandang dan kemandirian panan dengan membangun industri bibit unggulan dalam mendorong percepatan pembangunan pertanian yang berkelanjutan secara utuh dengan menghasilkan bahan tanaman berkualitas prima. 2. Mendukung kelestarian hutan tropika bangsa sebagai paru-paru dunia yang memberikan peran optimal bagi perkuatan ekonomi nasional selain hutan Indonesia merupakan elemen penting bagi lingkungan global.
34
3. Mengembangkan Industri Nursery Tropika Unggulan yang dapat memberikan manfaat secara optimal potensi Indonesia sebagai pemilik mega-biodiversity ke-dua terbesar di dunia melalui aspek pemberdayaan secara lestari. 4. Mengembangkan Industri Bioteknologi Kedokteran untuk menghasilkan produk biomedika prima yang dapat terjangkau serta dapat melayani kebutuhan masyarakat umum. Produk teknokultura dirancang untuk dapat memberikan manfaat optimal dalam memenuhi kebutuhan dasar masyarakat secara umum yaitu kebutuhan sandang, pangan, dan papan, selain juga untuk peningkatan kualitas hidup melalui peningkatan kesehatan masyarakat. Sebagaimana diketahui cetak biru dari seluruh kebutuhan pokok manusia adalah bibit unggul yang dibutuhkan bagi pembangunan areal tanaman. Dengan peningkatan daya dukung alam melalui optimalisasi hasil pertanian dan kehutanan diharapkan peran PT. Teknokultura dapat
menjadi kekuatan nasional dalam menghadapi era globalisasi dengan
mencapai kemandirian ekonomi bangsa.
5.3 Struktur Organisasi dan Tugas-tugasnya Struktur organisasi merupakan gambaran mengenai pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing elemen yang ada dalam organisasi. Bentuk struktur organisasi yang diterapkan pada PT. Teknokultura adalah struktur fungsional, yaitu struktur yang tersusun dari fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi.
35
5.3.1 Struktur Organisasi Utama Pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi PT Teknokultura adalah Dewan Direksi yang dikepalai oleh seorang Direktur Utama, dimana keanggotaan Dewan Direksi dibentuk dan diatur oleh Dewan Komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya, Dewan Direksi dibantu oleh Board of Advisor, yang bertindak sebagai konsultan perusahaan serta Sekretaris Direktur, yang bertanggung jawab atas kegiatan kearsipan dan administrasi perusahaan. Dewan Direksi membawahi tiga divisi, yaitu Corporate Secretary, Bioplant Vice President, dan Bioflora Vice President. Corporate Secretary bertanggung jawab atas administrasi dan umum perusahaan, serta membawahi Corporate HRD, Corporate Finance, Corporate G.A./Legal, Q.C. Manager, dan Maintenance Manager. Untuk selengkapnya, struktur organisasi utama PT. Teknokultura dapat dilihat pada gambar 2. Tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan adalah sebagai berikut (PT. Teknokultura, 2005) : 1.
Dewan Komisaris : bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan atau kebijakan Direksi dalam menjalankan perusahaan serta memberikan nasihat kepada Direksi, serta bertanggung jawab atas terlaksananya akuntabilitas.
2.
Dewan Direksi : bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya. Dewan Direksi juga bertanggung jawab dalam menguasai, memelihara dan mengurus kekayaan perusahaan.
3.
Sekretaris Direksi : bertanggung jawab terhadap kegiatan surat-menyurat yang dilakukan oleh Direksi, kearsipan dan segala hal yang berhubungan dengan administrasi perusahaan.
36
Gambar 2. Struktur Organisasi PT Teknokultura
37
4.
Board of Advisor : bertanggung jawab dalam memberikan masukan-masukan yang dibutuhkan perusahaan, membantu menyelesaikan masalah yang terjadi di dalam lingkungan perusahaan, serta mengadakan konsolidasi internal dan pelatihan-pelatihan bagi manajerial.
5.
Corporate Secretary : bertanggung jawab atas surat-surat, laporan-laporan dan dokumentasi lain yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
6.
Corporate HRD : bertanggung jawab atas keseluruhan aktivitas sumberdaya manusia perusahaan yang meliputi penyediaan dan penempatan tenaga kerja, pelatihan dan peningkatan kemampuan, keahlian dan pengetahuan karyawan, penyelenggaraan promosi dan mutasi jabatan serta PHK. Corporate HRD juga bertugas menangani kegiatan arsip dan surat-menyurat yang berhubungan dengan aktivitas sumberdaya manusia perusahaan serta melakukan konseling terhadap karyawan yang menghadapi “masalah”.
7.
Corporate Finance : bertanggung jawab dalam masalah keuangan perusahaan, seperti anggaran proyek/dinas perjalanan, gaji karyawan, dan anggaran pembelian perusahaan.
8.
Corporate General Affairs (G.A.)/Legal : bertanggung jawab terhadap kontrak-kontrak kerjasama yang dilakukan perusahaan dengan pihak lain dan juga mengatur administrasi perusahaan yang bersifat operasional.
9.
Quality Control (Q.C.) Manager : bertugas mengendalikan mutu perusahaan yang ditinjau dari berbagai aspek serta bertanggung jawab atas pembuatan, pemeliharaan serta pelaksanaan Rencana Kerja Jaminan Mutu beserta semua prosedur pelaksanaannya dan pelaksanaan kendali mutu bulanan
38
10. Maintenance Manager : bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan perawatan inventory perusahaan. 11. Vice-President : Dua Vice President yang bernaung di bawah Dewan Direksi, yaitu Bioplant Vice President dan Bioflora Vice President merupakan jantung organisasi. Bioplant adalah pusat kegiatan kultur jaringan pada tanaman kehutanan sedangkan Bioflora adalah pusat kegiatan kultur jaringan pada tanaman hias. Kedua divisi ini bertanggung jawab dalam mengendalikan penyelenggaraan operasionalnya masing-masing.
5.3.2 Struktur Organisasi Divisi Bioplant Oleh karena ruang lingkup penelitian ini hanya menelaah sistem informasi sumberdaya manusia pada divisi Bioplant, maka hanya struktur organisasi divisi Bioplant yang akan dijabarkan. Selengkapnya, struktur organisasi divisi Bioplant dapat dilihat pada gambar 3. Untuk menjalankan pengendalian yang efektif, Bioplant Vice President beserta asisten dan manajer dibawahnya telah ditetapkan tugas dan fungsi masing-masing sebagai berikut (PT. Teknokultura, 2005) : 1. Bioplant Vice President : bertanggung jawab atas kegiatan operasional harian divisi Bioplant, yang melingkupi Proses Produksi Laboratorium, Proses Produksi Lapangan, Pengendalian Mutu dan Penelitian, Pengembangan Usaha Pemasaran, serta Pengembangan Teknologi. 2. Production Assistant Vice President : bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional di bidang produksi. 3. Commercial Assistant Vice President : bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional di luar bidang produksi.
39
Gambar 3. Struktur Organisasi Divisi Bioplant PT. Teknokultura
40
4. Data Manager : bertanggung jawab atas pembuatan laporan data (stok kultur/tanaman) harian, mingguan dan bulanan setiap jenis yang dipelihara di lapangan dan laboratorium serta bertanggung jawab terhadap kebenaran data semua kegiatan proses perbanyakan dan pemeliharaan yang dilaporkan. 5. Laboratory Manager : bertanggung jawab terhadap kegiatan harian produksi bibit di laboratorium yang mencakup penyediaan botol, pembuatan media, perbanyakan bibit mulai dari awal proses sampai dengan dikeluarkan dari laboratorium, serta pembuatan data laporan harian sampai bulanan selama kegiatan laboratorium. 6. R & D Manager : bertanggung jawab dalam merencanakan dan menyelenggarakan semua kegiatan pembinaan teknik sarana produksi berkelanjutan dan menambahkan sarana produksi yang bersifat mendasar serta menyelenggarakan kegiatan penelitian proses produksi untuk pengembangan dan penyempurnaan produk 7. Nursery Manager : bertanggung jawab atas perencanaan program produksi di Nursery berdasarkan kapasitas yang tersedia atau berdasarkan kapasitas yang telah ditentukan oleh Production Assistant Director, mengajukan kebutuhan sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan program produksi bulanan, serta mengendalikan pelaksanaan program produksi sesuai dengan rencana yang telah dibuat. 8. Marketing Manager : bertanggung jawab dalam membuat rencana penjualan tahunan, mengontrol penjualan dan pemasukan, membuat laporan penjualan bulanan dan tahunan, serta mencari prospek penjualan (bernegosiasi).
41
9. Product
Development
Manager
:
bertanggung
jawab
dalam
menyelenggarakan kegiatan pengembangan produksi yang bertitik tolak dari rencana strategis pengembangan perusahaan yang telah ditetapkan. 10. Finance & General Affair Manager : bertanggung jawab dalam mengawasi proses keuangan dan menyajikan dalam bentuk laporan keuangan baik bulanan, tahunan atau pada saat diperlukan serta mengawasi dan mengatur pengeluaran arus kas serta melaksanakan pengajuan dana ke Asisten Vice President. 11. Regional Manager : merupakan bagian independen yang mengemban tugas untuk melaksanakan proyek kultur jaringan di suatu tempat/wilayah tertentu. 12. Multiplication
Assistant
Manager
:
bertanggung
jawab
dalam
mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan tanam (subkultur) sesuai dengan jadwal yang telah dibuat oleh Laboratory Manager, mengumpulkan dan membuat data absensi, catatan kegiatan sehari-hari (termasuk kendala-kendala) dan kondisi ruang tanam serta melaksanakan tugas subkultur dan penyelamatan tanaman khusus jika diperlukan 13. Medium & Bottle Assistant Manager : bertanggung jawab dalam menyusun rencana kerja mingguan dan harian untuk pembuatan media dan pencucian botol (berdasarkan permintaan dari laboratorium) serta melaksanakan formulasi dan menimbang bahan kimia baik untuk stok segar maupun pembuatan larutan stok. 14. Initiation Assistant Manager : bertanggung jawab dalam mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan jadwal kegiatan inisiasi rutin yang dibuat oleh Laboratory Manager, melaksanakan proses inisiasi, subkultur, sertifikasi dan
42
penyelamatan sesuai jadwal, serta membuat dan mengumpulkan data stok kultur lengkap setiap akhir minggu untuk diserahkan kepada Laboratory Manager. 15. Agronomy Assistant Manager : bertanggung jawab dalam memastikan pelaksanaan jadwal kerja mingguan yang telah dibuat Nursery Manager, mengkoordinir dan mencatat segala aktivitas di lapangan, serta melakukan evaluasi hasil kerja mingguan bersama Manajer Lapangan. 16. Sales Asistant Manager : bertanggung jawab dalam mengembangkan program-program penjualan yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan dan nama baik produk, menjamin kepuasan konsumen selalu terpenuhi baik sebelum, ketika maupun setelah penjualan terjadi, serta membuat laporan penjualan tiap bulan yang ditembuskan kepada Marketing Manager dan Finance & General Affairs Manager. 17. Promotion Assistant Manager : bertanggung jawab dalam membuat penawaran kepada konsumen kemudian mengadakan transaksi penjualan (konsumen kontrak dan retail) dan melakukan product training kepada pembeli dan sales training bagi sales staff di retailer. 18. Customer Service Assistant Manager : bertanggung jawab terhadap aktivitas pelayanan konsumen, mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan konsumen dengan menjalin komunikasi secara rutin dan berkelanjutan, serta membangun hubungan baik dengan retailer yang menjual produk. 19. Accounting Assistant Manager : bertanggung jawab dalam melakukan editing seluruh bukti transaksi, membuat journal, posting, dan worksheet,
43
memperhitungkan biaya yang menjadi beban perusahaan, serta menyiapkan laporan keuangan. 20. Logistic Assistant Manager : bertanggung jawab dalam membuat perencanaan dan pelaksanaan pengadaan barang-barang seperti mesin produksi, suku cadang, bahan baku, bahan perkantoran, kemasan yang diperlukan dalam operasional perusahaan.
5.4 Divisi Bioplant PT. Teknokultura Divisi Bioplant merupakan divisi pengelolaan pengembangan bioteknologi kultur jaringan untuk tanaman hutan dan kayu. Divisi ini mengandalkan teknologi perbanyakan kultur jaringan serta rekayasa genetika tanaman untuk menghasilkan berbagai bibit tanaman berkualitas prima.
5.4.1 Fasilitas dan Kapasitas Kegiatan usaha PT. Teknokultura dikembangkan pada kawasan biotek PT Teknokultura pada areal 11 hektar yang terletak di Cikupa Tanggerang km 30, dimana setengahnya merupakan lahan tanaman Divisi Bioplant. Lokasi ini dapat dijangkau dalam waktu 45 menit dari Semanggi Jakarta. Saat ini PT. Teknokultura mempunyai kapasitas produksi untuk dapat menghasilkan 20 juta tanaman per tahun. Dalam menjalankan aktivitasnya, divisi Bioplant PT. Teknokultura didukung oleh berbagai fasilitas antara lain :
44
1. Laboratorium Kultur Jaringan Laboratorium kultur jaringan seluas 2500 m2 dibangun dengan standar internasional, merupakan fasilitas pendukung produksi bibit unggul yang memiliki kapasitas produksi 10 - 20 juta bibit/tahun. Dengan penguasaan metoda kultur jaringan, maka perbanyakan bibit yang berasal dari sumber tanaman terpilih diharapkan dapat menghasilkan bahan tanaman dalam jumlah massal yang memiliki kualitas prima sesuai induknya (true to type). Jenis bibit tanaman yang diproduksi terdiri dari kelompok tanaman hortikultura, tanaman kehutanan, tanaman hutan, dan tanaman industri. 2. Lapangan (Nursery) Nursery dirancang untuk dapat mendukung proses adaptasi dan pendewasaan tanaman hasil perbanyakan in-vitro sampai menjadi bibit siap tanam sesuai dengan kebutuhan konsumen. Nursery ini berlokasi di Cikupa (Tanggerang), Desa Kalirejo (Lampung Tengah), Desa Pondok, Grogol Sukoharjo (Jawa Tengah), Desa Waylo dan Sawa (Namlea Pulau Buru). Nursery pendukung yang tersebar pada beberapa daerah dibangun untuk mendukung distribusi bibit dari areal produksi bibit utama di Cikupa, Tanggerang.
5.4.2 Produk dan Pemasaran Dengan berbagai daya dukung yang ada, Divisi Bioplant PT. Teknokultura dapat menyediakan beberapa tahap produk yaitu :
45
1. Produk In-vitro Pada awalnya, berbagai jenis bibit didatangkan dari Belanda dan Amerika. Kemudian diolah melalui proses mulai dari inisiasi, sterilisasi, multiplikasi, hingga pengakaran sehingga terbentuk tanaman yang sempurna (planlet). Planlet inilah yang kemudian diekspor ke konsumen mancanegara secara ekonomis, diantaranya Belanda, Amerika dan Inggris. Produk in-vitro pada Divisi Bioplant terdiri dari tanaman jati, tanaman anggrek serta ± 300 jenis tanaman hias. 2. Produk Paska-aklimatisasi Produk paska-aklimatisasi merupakan produk yang diperoleh setelah melalui proses penyesuaian planlet dari kondisi mikro dalam botol (heterotrof) ke kondisi lingkungan luar (autotrof). Produk ini ditargetkan untuk pengembangan satelit nursery di berbagai wilayah nusantara. 3. Produk Siap Tanam Adalah produk paska-aklimatisasi yang telah dikembangkan di lapangan, yang dapat langsung digunakan oleh para petani maupun konsumen secara umum bagi program penanamannya. Varietas produk siap tanam terdiri dari berbagai jenis tanaman hutan, diantaranya jati, mahoni sengon, gmelina, alpukat, asem, nangka, petai, kemiri dan karet. Pada umumnya produk ini dipasarkan ke dalam proyek-proyek pemerintah, seperti Dinas Perhutani, dll. Beberapa produk yang dipasarkan oleh Divisi Bioplant juga ditangani oleh Regional Manager, mulai dari pemasaran bibit, penanaman, pemeliharaan (maintenance) hingga mencapai tanaman jadi selama beberapa bulan sesuai
46
kontrak. Beberapa proyek yang telah ditangani oleh Regional Manager diantaranya pengelolaan tanaman di kawasan Bogor, Ujung Kulon, Lampung, Pulau Buru, Solo, dan Serang. Dengan kemampuan sumberdaya manusia dan manajemen nursery yang telah dimiliki, Divisi Bioplant PT. Teknokultura juga menghasilkan berbagai bibit yang dikembangkan melalui perkecambahan, berbagai pembiakan vegetatif konvensional lain seperti ‘minicutting’ maupun okulasi dan stek pucuk. Dengan berbagai teknologi benih yang dimiliki PT. Teknokultura, kontrol kualitas dan homogenitas produk tetap menjadi acuan standar produksi PT. Teknokultura.
5.5 Manajemen Sumberdaya Manusia Perusahaan Divisi Bioplant PT. Teknokultura saat ini memiliki 31 karyawan tetap dan 88 karyawan kontrak. Untuk karyawan tetap, jumlah karyawan terbesar memiliki latar belakang SMU, yaitu sebesar 45,16% dan jumlah karyawan terkecil memiliki latar belakang SMP dan S2, yaitu 0% atau tidak ada sama sekali. Untuk karyawan kontrak, jumlah karyawan terbesar memiliki latar belakang SMU, yaitu sebesar 68,18% dan jumlah karyawan terkecil memiliki latar belakang pendidikan tinggi, yaitu diploma (D1, D2 dan D3) dan S2 sebesar 0% atau tidak ada satu pun. Jumlah karyawan di PT. Teknokultura berdasarkan distribusi pendidikan dapat dilihat pada tabel 1.
47
Tabel 1. Jumlah Karyawan Berdasarkan Distribusi Pendidikan Tingkat Pendidikan Status Karyawan SD
SMP
SMU
D1-D3
S1
S2
2
0
14
4
11
0
6,45
0
45,16
12,9
35,48
0
11
16
60
0
1
0
12,5
18,18
68,18
0
1,14
0
Tetap Persentase (%) Kontrak Persentase (%)
Sumber: PT. Teknokultura (2005)
Dalam kaitannya dengan distribusi usia, jumlah karyawan tetap terbesar berada di range usia 23-27 tahun dan 28-32 tahun yaitu masing-masing sebesar 29,03%. dan jumlah karyawan tetap terkecil terdapat pada batas atas range yaitu 48-52 dan 53-55 tahun yang tidak berisikan satu karyawan pun (0%). Jumlah karyawan kontrak terbesar berada pada usia 18-22 tahun yaitu 45,45% dan jumlah karyawan kontrak terkecil terdapat diantara 43-47 tahun dan 48-52 tahun yaitu masing-masing sebesar 1,14%. Jumlah karyawan di PT. Teknokultura berdasarkan distribusi usia dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2. Jumlah Karyawan Berdasarkan Distribusi Usia Tingkat Usia (tahun) Status Karyawan Tetap Persentase (%) Kontrak Persentase (%)
18-22
23-27
28-32
33-37
38-42
43-47
48-52
53-55
3
9
9
6
3
1
0
0
9,68
29,03
29,03
19,35
9,68
3,23
0
0
40
25
9
6
4
1
1
2
45,45
28,41
10,23
6,82
4,55
1,14
1,14
2,27
Sumber: PT. Teknokultura (2005)
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN
6.1 Investigasi Sistem 6.1.1 Sistem yang Sedang Berjalan Aktivitas sumberdaya manusia di PT. Teknokultura, baik divisi Bioplant maupun divisi Bioflora merupakan tanggung jawab Corporate HRD. Aktivitasaktivitas penting yang dilakukan oleh Corporate HRD adalah : (1) Perencanaan sumberdaya
manusia,
(2)
Perekrutan
dan
seleksi,
(3)
Pelatihan
dan
pengembangan. (4) Penilaian kinerja, (5) Pemberian penggajian dan (6) Promosi dan mutasi, serta (7) Pemutusan hubungan kerja (PHK).
6.1.1.1 Perencanaan Sumberdaya Manusia Aktivitas perencanaan sumberdaya manusia merupakan tanggung jawab Corporate HRD, akan tetapi pada pelaksanaannya secara langsung merupakan tanggung jawab bersama seluruh manager masing-masing bagian. Hal ini dikarenakan perencanaan itu sendiri merupakan wewenang manager bagian, yang memiliki program kerja dan target masing-masing. Tahapan proses yang terjadi pada aktivitas perencanaan sumberdaya manusia adalah sebagai berikut : 1. Untuk mencapai target yang dikehendaki, masing-masing manager akan merencanakan dan membuat penyusunan tenaga kerja ke dalam bentuk lembar kerja uraian jabatan. Uraian jabatan ini berfungsi sebagai analisis
49
jabatan yang dibuat agar pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan yang akan dijabatnya. Uraian jabatan ini meliputi : Uraian tugas dan tanggung jawab, yang berisi ringkasan pekerjaan yang meliputi tugas, tanggung jawab, wewenang dan faktor-faktor lainnnya. Kualifikasi, yang berisi keterampilan dan kriteria-kriteria yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan tersebut, termasuk pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan yang pernah diikuti, dan lainnya. Dokumen yang terkait, mencakup dokumen-dokumen yang harus disusun, seperti jadwal, rekapan, lembar kerja, laporan, dan lainnya.Dari lembar kerja tersebut akan dianalisa rangkaian kualifikasi kerja, deskripsi kerja, dan jumlah kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan. 2. Uraian jabatan ini menjadi pedoman bagi masing-masing manager untuk mengestimasi berapa jumlah orang yang akan direkrut untuk mengisi posisi dan pekerjaan yang tepat pada bagiannya. 3. Selanjutnya, manager bagian yang bersangkutan akan mengajukan memo permohonan tenaga kerja kepada Corporate HRD.
Memo ini berisi
kebutuhan tenaga kerja dan spesifikasi dan kualifikasi kerja yang dibutuhkan. 4. Corporate HRD akan melakukan investigasi dan identifikasi atas memo tersebut mengenai perlu atau tidaknya dilakukan penambahan karyawan. Kegiatan ini dilakukan bersama-sama dengan manager yang bersangkutan. Jika ternyata perlu, maka proses selanjutnya adalah perekrutan dan seleksi.
50
5. Khusus untuk posisi manager keatas, kegiatan investigasi dan identifikasi ini harus dilanjutkan dengan persetujuan direktur terlebih dahulu.
Investigasi Permohonan Tenaga Kerja
Permohonan Tenaga Kerja
Uraian Tugas
Kualifikasi Kerja
Dokumen Terkait
Perekrutan dan Seleksi
Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja
Uraian Jabatan
Gambar 4. Proses Perencanaan Sumberdaya Manusia
6.1.1.2 Perekrutan dan Seleksi Proses perekrutan dan seleksi yang dilakukan oleh PT Teknokultura bertujuan untuk mencari pelamar yang berkualitas untuk mengisi kekosongan jabatan yang ada di perusahaan tersebut. Proses perekrutan dan seleksi ini penting dilaksanakan karena kualitas SDM perusahaan akan tergantung pada kualitas proses tersebut. Proses perekrutan dilaksanakan karena adanya posisi yang kosong dalam departemen tertentu. Posisi kosong tersebut disebabkan oleh : 1. Perencanaan jumlah tenaga kerja tidak sesuai dengan kenyataan yang terjadi di lapangan, sehingga tenaga kerja yang ada saat ini dinilai belum bisa memenuhi target kerja yang telah ditetapkan. 2. Terjadi penambahan beban kerja (tugas) yang menyebabkan perlunya tenaga baru.
51
3. Pegawai keluar dari perusahaan (karena kontrak selesai, diberhentikan, mengundurkan diri, wafat, dll.). Ada dua sumber yang digunakan PT. Teknokultura untuk mengisi lowongan suatu jabatan, yaitu : 1. Sumber Internal, dengan memanfaatkan karyawan perusahaan yang ada saat ini. Corporate HRD bersama-sama dengan manager yang membutuhkan karyawan akan mendiskusikan kualifikasi karyawan yang menjabat di bawah struktur posisi yang lowong. Jika ternyata terdapat karyawan yang qualified maka akan dipromosikan untuk menempati posisi tersebut. Apabila ada bagian lain yang dinilai lebih efektif/produktif untuk mengisi posisi tersebut maka akan dimutasikan. Namun jika tidak ada yang memenuhi kriteria, perusahaan akan menggunakan sumber perekrutan eksternal. Kelebihan sumber internal antara lain : a. Waktu perekrutan relatif menjadi singkat b. Kemungkinan kecocokan karyawan dalam mengisi posisi tersebut lebih baik c. Adanya
kesempatan
promosi
bagi
karyawan
sehingga dapat
meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan d. Perilaku dan loyalitas karyawan semakin besar pada perusahaan e. Menghemat pengeluaran biaya perekrutan dari luar 2. Sumber Eksternal. Setelah sumber internal tidak bisa memecahkan masalah, perekrutan akan dilakukan melalui : (1) Mulut ke mulut, dengan mencari relasi atau orang yang sudah dikenal untuk mengisi posisi tersebut
52
sesuai kualifikasi yang dibutuhkan dan (2) Sosialisasi lowongan pekerjaan ini ke masyarakat. Kelebihan penggunaan sumber eksternal adalah : a. Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik b. Pengalaman banyak dari perusahaan lain relatif akan memperkaya wawasan dan produktivitas perusahaan
Tabel 3. Sumber dan Saluran Perekrutan Divisi Bioplant PT. Teknokultura Perekrutan
Internal
Eksternal
Sumber
Promosi
Mulut ke mulut
Perekrutan
Mutasi
Sosialisasi ke masyarakat
Saluran
Penilaian bersama antara
Pemasangan
Perekrutan
Corporate
lembaga pendidikan dan
Untuk
HRD
dengan
iklan
manager ybs.
media massa
Surat edaran antar bagian
Pelamar sambil lalu
menemukan
orang-orang
yang
akan
direkrut,
perusahaan
menggunakan saluran-saluran (channels), yaitu : 1. Untuk sumber internal, perusahaan menggunakan surat edaran antar bagian dalam mencari calon yang potensial untuk mengisi jabatan yang kosong. Serta melakukan penilaian bersama Corporate HRD dengan manager yang membutuhkan karyawan. 2. Untuk sumber eksternal, perusahaan memasang iklan di lembaga pendidikan (sekolah, kampus), tempat kursus, dan media massa (surat
di
53
kabar). Selain itu banyak juga pelamar yang langsung mengirimkan surat lamaran (pelamar sambil lalu/casual applicants)., yang kemudian akan diarsipkan jika sewaktu-waktu diperlukan. Langkah-langkah perekrutan dan seleksi calon karyawan PT. Teknokultura adalah sebagai berikut : 1. Setelah adanya persetujuan memo, Corporate HRD akan memulai proses perekrutan melalui saluran-saluran yang ada di perusahaan. Untuk saluran internal, perusahaan tidak perlu lagi mengadakan seleksi dan orientasi terhadap karyawan tersebut. Untuk saluran eksternal akan didapatkan sekelompok orang yang memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang kosong untuk diseleksi lebih lanjut. 2. Pelamar yang terpilih untuk melakukan proses seleksi akan dihubungi via telepon. Proses seleksi calon karyawan akan diawali dengan pengisian formulir lamaran yang telah disediakan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai verifikasi curriculum vitae pelamar yang telah dikirim. 3. Selanjutnya akan dilakukan dengan tes umum dan tes spesifik, yang bersumber dari kepustakaan (literatur). Tes umum berfungsi untuk menilai bakat dan kemampuan seseorang secara umum, sedangkan tes spesifik menilai kecocokan terhadap pekerjaan yang dilamar yang akan dinilai langsung oleh manager yang bersangkutan. 4. Proses wawancara dasar akan dilakukan langsung antara Corporate HRD dengan calon karyawan. Melalui wawancara ini dapat ditelusuri kepribadian dan gambaran secara umum mengenai calon karyawan, terutama dalam hubungannya dengan etos kerja dan kerjasama tim. Calon
54
karyawan yang dinyatakan lulus wawancara dasar akan mengikuti wawancara supervisor dengan manager yang bersangkutan. 5. Wawancara supervisor terdiri dari bentuk dan isi pertanyaan sesuai kebutuhan masing-masing bagian. Wawancara ini juga bertujuan untuk menjalin kecocokan antara calon karyawan dengan manager serta menegiosiasikan masalah gaji. Pada umumnya, wawancara ini merupakan akhir dari tahapan perekrutan dan seleksi. 6. Khusus untuk jabatan Asistant Manager ke atas akan dilangsungkan psikotes akhir oleh psikolog dari luar, untuk dianalisa lebih lanjut mengenai sikap kerja dan kepemimpinan. Hasil psikotes akhir ini juga akan digunakan untuk kelengkapan data perusahaan. 7. Untuk pelamar karyawan tetap yang lolos diwajibkan mengikuti masa percobaaan (orientasi) selama 3 bulan untuk memahami pekerjaan yang akan dilakukan dan kondisi kerja perusahaan. Untuk pelamar karyawan kontrak langsung dilakukan penempatan posisi.
kontrak
Perekrutan : - Info Lowongan - Pemanggilan Pelamar
tetap
Orientasi
Super visor ke ba wah
Penerimaan Pegawai
Level
Perencanaan Pegawai
Pengisian Formulir Lamaran
Test Umum
Test Spesifik
Wawancara Dasar
Wawancara Supervisor
Level Ass. Man. ke atas
Psikotes
Proses Seleksi
Penempatan
Gambar 5. Proses Perekrutan dan Seleksi Karyawan
55
6.1.1.3 Pelatihan dan Pengembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya pertanian selalu mengalami perkembangan dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan untuk terus mengikuti trend teknologi supaya selalu terdepan dalam pengembangan dan inovasi. Hal inilah yang mendasari PT. Teknokultura untuk terus menyelenggarakan aktivitas pelatihan dan pengembangan. Pada umumnya, pelatihan yang dilakukan berorientasi pada kebutuhan perusahaan. Dengan memberikan pelatihan, keterampilan (skill), pengetahuan, dan kepemimpinan, kualitas karyawan dapat ditingkatkan serta dapat diaplikasikan ke dalam pekerjaan yang ia tangani. Walaupun hasilnya tidak dapat serta-merta langsung dilihat, namun pada akhirnya pelatihan ini akan dirasakan melalui peningkatan produktivitas perusahaan. Aktivitas pelatihan di PT Teknokultura sendiri dimulai sejak dini, yakni pada masa percobaan 3 bulan di awal kerja karyawan. Setelah itu, karyawan akan mendapatkan pelatihan dan pengembangan lain yang umumnya berlangsung selama 1 hari s.d. 1 minggu sesuai jenis dan bobot dari pelatihan tersebut. Metode yang digunakan PT. Teknokultura dalam mengadakan pelatihan dan pengembangan antara lain : 3. Metode On Site, digunakan untuk mensinkronisasikan kembali dan menyamakan visi-misi dan persepsi perusahaan terhadap para anggotanya. Dengan metode ini, karyawan juga dapat melakukan aktivitas belajar sambil bekerja. Kelebihan saluran ini adalah biaya yang dipergunakan relatif lebih hemat dan dapat diminimalisir sesuai kebutuhan.
56
4. Metode Off Site, dengan menggunakan lembaga-lembaga pelatihan yang qualified, antara lain : Departemen Pertanian, Trubus, LIPI dan kampuskampus ternama. Kelebihan menggunakan saluran ini antara lain : (1) Kemampuan dan kapabilitas instruktur dalam mengisi pelatihan lebih dapat diandalkan, (2) Informasi yang terkandung dalam materi pelatihan relatif lebih kaya dan berbobot, selain itu pelatihan ini dapat dijadikan ajang tukar informasi antar para peserta pelatihan, dan (3) Metode pelatihan lebih variatif, sehingga lebih efektif dan ‘mengena‘ peserta pelatihan. Proses pelatihan dan pengembangan PT Teknokultura adalah melalui beberapa tahap sebagai berikut : 1. Manager
bagian
mengajukan
memo
permohonan
pelatihan
dan
pengembangan, yang berisikan kondisi bagian saat ini dan jenis pelatihan yang dibutuhkan. 2. Corporate HRD akan mencari informasi mengenai lembaga-lembaga pelatihan dimana terdapat pelatihan efektif yang mereka butuhkan dan dilengkapi dengan jadwal dan anggarannya. Setelah mendapat informasi yang dibutuhkan, Corporate HRD melanjutkan permohonan tersebut ke direktur untuk disetujui. 3. Direktur menyesuaikan dengan kondisi perusahaan. Jika kondisi perusahaan memungkinkan, seperti biaya mencukupi maka pelatihan akan dapat dilaksanakan. Namun jika kondisi perusahaan tidak memungkinkan, misalnya jika sedang banyak pekerjaan maka pelatihan akan ditunda atau dibatalkan.
57
4. Pihak perusahaan menghubungi lembaga pelatihan via telepon untuk mengetahui informasi detail tentang pelatihan tersebut. Jika cocok, Corporate HRD akan mengirim surat permohonan pelatihan kepada lembaga pelatihan, termasuk bukti pembayaran jika pembayaran dilakukan melalui transfer. Corporate HRD menerima feedback dari lembaga pelatihan berupa konfirmasi persetujuan, tempat dan jadwal pelatihan. 5. Setelah pelatihan dilaksanakan, lembaga pelatihan akan mengirimkan sertifikat pelatihan yang juga ditandatangani oleh Direktur perusahaan.
Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan
Sertifikat
Informasi Pelatihan
Konfirmasi Lembaga Pelatihan
Jenis, Peserta, Tempat, dan Jadwal
Pelaksanaan
Pelatihan dan Pengembangan
Gambar 6. Proses Pelatihan dan Pengembangan
6.1.1.4 Penilaian Kinerja Aktivitas penilaian kinerja pada PT Teknokultura dilakukan bersama-sama oleh Corporate HRD dan para manager secara periodik. Penilaian kinerja diaplikasikan menjadi dua sistem, yaitu untuk karyawan tetap dan karyawan kontrak. Untuk karyawan tetap, perhitungan dilakukan setiap tahun. Penilaian
58
tahunan yang biasa disebut performance appraisal inilah yang menjadi indikator dan kriteria utama prestasi kerja karyawan tetap, khususnya dalam penyesuaian gaji dan promosi. Untuk karyawan kontrak, setiap hari akan dilakukan catatan (record) oleh atasan langsung. Catatan ini akan direkap per bulan untuk dipergunakan sebagai salah satu komponen pendapatan gaji. Penilaian ini dinilai cukup efektif, karena karyawan kontrak dapat bercermin atas prestasi kerja mereka melalui hasil pendapatan yang mereka terima. Standar performance appraisal yang diterapkan oleh PT Teknokultura adalah berdasarkan sistem penggolongan mutu (grading). Dalam sistem ini, kategori-kategori nilai tertentu atau kriteria penilaian
telah ditentukan
sebelumnya. Prestasi karyawan yang dinilai dibandingkan dengan rumusan untuk setiap golongan mutu ini dan karyawan tersebut diberi golongan mutu yang paling sesuai dengan prestasinya. Golongan mutu disini terbagi menjadi amat sangat baik, sangat baik, baik, cukup baik dan kurang. Kriteria-kriteria penilaian tersebut terdiri dari : a. Kehadiran, yaitu sejauh mana karyawan menepati waktu kerja yang telah ditetapkan b. Pengetahuan tentang pekerjaan, yaitu sejauh mana karyawan memiliki pengetahuan mengenai tugas-tugasnya c. Pengawasan, yaitu seberapa jauh karyawan harus diawasi dalam menjalankan instruksi yang diberikan atasan dan menyelesaikan pekerjaan tersebut
59
d. Kuantitas pekerjaan, yaitu kemampuan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target yang telah ditetapkan dan sesuai dengan standar perusahaan. e. Kualitas pekerjaan, yaitu bagaimana karyawan dapat menyelesaikan seluruh pekerjaan dengan akurat dan tepat f. Kemampuan untuk menyesuaikan diri, yaitu kemampuan karyawan dalam menyesuaikan diri dengan metode dan tugas yang baru g. Manajemen waktu, yaitu kemampuan karyawan dalam menggunakan waktu kerjanya secara efektif h. Kerjasama, yaitu bagaimana karyawan bekerjasama dengan orang lain dalam hubungan kerja i. Perencanaan, yaitu kemampuan karyawan dalam membuat perencanaan mengenai pekerjaan dan menyelesaikan pekerjaan tersebut sesuai waktu yang telah ditetapkan j. Pengaturan dan pengorganisasian, yaitu kemampuan karyawan dalam mempengaruhi dan mengatur pekerjaan bawahan untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai Sistem penilaian kinerja karyawan kontrak akan memperhitungkan berapa skor akhir prestasi kerja yang telah dilakukan oleh karyawan kontrak dalam periode bulanan yang akan langsung dikonversikan ke dalam salah satu komponen perhitungan gaji. Kriteria-kriteria yang digunakan adalah : i.
Kehadiran. Hari kerja karyawan PT. Teknokultura adalah hari Senin sampai dengan Jumat. Namun jika ada target yang belum tercapai, maka
60
karyawan harus kerja lembur, yang umumnya dilakukan pada hari sabtu dan minggu, serta sebelum dan sesudah hari kerja. ii.
Kedisiplinan. Kriteria kedisiplinan dinilai dari ketepatan waktu karyawan dalam aktivitas kerja. Ketepatan waktu ini antara lain karyawan harus masuk kantor tepat pukul 08.00 WIB dan pulang pukul 17.00 WIB. Selain itu waktu istirahat harus dipergunakan sebagaimana mestinya, dengan kata lain tidak boleh mencuri waktu. Penilaian kedisiplinan yang juga diukur adalah penampilan, yang harus disesuaikan dengan seragam PT. Teknokultura. 5. Prestasi. Prestasi mengarah kepada target yang telah dicapai oleh karyawan, yaitu sejauh mana pencapaian target dipenuhi oleh karyawan kontrak itu. Tahapan proses performance appraisal yang diterapkan oleh PT
Teknokultura adalah sebagai berikut : 1. Corporate HRD membagikan formulir penilaian karyawan kepada masingmasing manager-nya. Formulir ini bersifat universal sehingga memiliki bentuk dan isi pertanyaan yang serupa serta tidak ada kriteria yang lebih terperinci untuk masing-masing bagian. 2. Masing-masing manager akan melakukan penilaian akumulatif terhadap anak buahnya berdasarkan hasil prestasi kerja karyawan selama setahun, dan mencatatnya ke dalam formulir. 3. Formulir yang telah diisi tersebut akan diserahkan kembali kepada Corporate HRD untuk dianalisa.
61
4. Hasil analisa dan perhitungan tersebut akan menjadi komponen dalam penyesuaian gaji karyawan. Hasil ini secara tidak langsung juga akan berdampak kepada penempatan posisi yang baru (promosi). 5. Hasil ini diteruskan kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan. Tahapan proses penilaian kinerja bulanan karyawan kontrak adalah sebagai berikut : 1. Masing-masing atasan (manager) melakukan penilaian terhadap karyawan, mulai dari pencapaian target, kedisiplinan, absensi karyawan, hingga dalam hubungan antar karyawan. Kegiatan ini dilakukan setiap hari, dan hasilnya akan diserahkan kepada Corporate HRD. 2. Corporate HRD melakukan perekapan dan perhitungan per bulan terhadap hasil penilaian tersebut. Dengan demikian akan terlihat akumulasi absensi karyawan, kedisiplinan, dan prestasi karyawan. 3. Hasil akhir penilaian yang dilakukan oleh Corporate HRD akan melahirkan
penilaian
akhir
prestasi
kerja
karyawan,
dan
akan
dikembalikan lagi kepada masing-masing manager. 4. Perhitungan prestasi kerja tahunan terhadap karyawan kontrak akan menentukan apakah karyawan kontrak tersebut layak dipertahankan atau harus dilakukan pemutusan kontrak pada masa kontrak berakhir.
62
Analisa Performance Appraisal Karyawan Tetap
Kehadiran
Pengetahuan tentang Pekerjaan
Pengawasan
Kuantitas Pekerjaan
Kualitas Pekerjaan
Kemampuan Penyesuaian Diri
Manajemen Waktu
Kerjasama
Perencanaan
Pengaturan dan Pengorganisiran
Performance Appraisal
Analisa Penilaian Kinerja
Penentuan Promosi dan Penyesuaian Kompensasi
Karyawan Kontrak
Kehadiran
Kedisiplinan
Prestasi
Penilaian Kinerja Karyawan
Gambar 7. Proses Penilaian Kinerja Karyawan
6.1.1.5 Kompensasi Beberapa hal yang mendasari adanya penyesuaian kompensasi di PT. Teknokultura sesuai prioritas adalah : 1. Kebijakan pemerintah, yaitu penetapan kenaikan Upah Minimum Provinsi (UMP). Berdasarkan ketentuan UU, perusahaan wajib mengikuti angka UMP terkini dan perusahaan yang melanggar akan menerima sanksi. 2. Kondisi keuangan perusahaan. Jika keadaan keuangan internal dalam keadaan stabil dan memungkinkan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan (menganggarkan kenaikan gaji), maka kenaikan gaji dapat terlaksana, demikian juga sebaliknya. Selain itu juga ditinjau dari dampak kenaikan tersebut terhadap kondisi keuangan perusahaan itu sendiri.
63
3. Prestasi kerja karyawan. Penilaian kinerja karyawan akan menjadi dasar perhitungan persentase kenaikan gaji karyawan yang bersangkutan. Besarnya sumbangsih prestasi kerja terhadap kompensasi ini menganut sistem borongan, yaitu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya, dimana perhitungan insentifnya sangat kuat dan tidak rumit serta mudah dipahami oleh pegawai. Tingkat kompensasi pada PT Teknokultura terbagi menjadi 4 golongan, yaitu golongan A yang memiliki 3 tingkatan, golongan B yang memiliki 3 tingkatan, golongan C yang memiliki 3 tingkatan dan golongan D yang memiliki 6 tingkatan. Golongan ini diukur berdasarkan lamanya karyawan bekerja di perusahaan, tingkat pendidikan karyawan, pengalaman kerja, pelatihan dan pengembangan yang telah diikuti oleh karywan, serta posisi dan jabatan yang dipegang karyawan saat ini. Tahapan proses kompensasi untuk karyawan tetap adalah sebagai berikut : 1. Pada umumnya, penyesuaian kompensasi untuk karyawan tetap dilakukan setiap periode tahunan, sedangkan penyesuaian kompensasi untuk karyawan kontrak berlaku untuk setiap bulannya. 2. Mula-mula Corporate HRD akan menyesuaikan gaji pokok melalui UMP terbaru yang berlaku. Untuk karyawan tetap, hasil perhitungan dan analisa performance appraisal juga akan diukur sebagai parameter penyesuaian kompensasi, dan disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Untuk karyawan kontrak, hasil penilaian kerja bulanan akan langsung diberikan sebagai gaji tambahan (variabel).
64
3. Oleh Corporate HRD, hasil perhitungan tersebut akan direkap dan kemudian disampaikan ke Corporate Finance. Corporate Finance akan melanjutkannya ke Direktur untuk mendapatkan persetujuan. Setelah disetujui, Corporate Finance akan memberikan jumlah uang kepada Corporate HRD sesuai dengan yang disetujui oleh Direktur. 4. Corporate HRD akan membuat dan memberikan surat edaran dan gaji kepada seluruh karyawan (personal). Untuk karyawan tetap, surat edaran ini berisi perincian besarnya gaji yang diterima dan deskripsi mengenai evaluasi kinerja yang telah dilakukan oleh karyawan selama 1 tahun berjalan. Untuk karyawan kontrak, surat edaran ini berisi perincian besarnya gaji yang diterima dan deskripsi mengenai evaluasi kinerja yang telah dilakukan oleh karyawan selama 1 bulan berjalan. Surat edaran akan diberikan langsung kepada karyawan, sedangkan gaji dapat diberikan langsung atau melalui transfer ke rekening karyawan yang bersangkutan. 5. Untuk bulan-bulan berikutnya selama 1 tahun karyawan tetap akan menerima gaji tetap mengikuti kompensasi baru yang berlaku, sedangkan karyawan kontrak bersifat variabel sesuai penilaian kinerja bulanan.
65
Kebijakan Pemerintah
Analisis Penilaian Kinerja
Kenaikan Kompensasi
Kompensasi Baru
Kondisi Keuangan Perusahaan Deskripsi Evaluasi Kinerja
Perincian Besarnya Gaji
Pembagian Gaji
Kompensasi
Gambar 8. Proses Kompensasi
6.1.1.6 Promosi dan Mutasi Aktivitas promosi di PT Teknokultura didasarkan pada kebutuhan perusahaan. Promosi dapat diberlakukan terhadap karyawan jika posisi di atas kosong dan karyawan tersebut memiliki prestasi kerja yang bagus dan memungkinkan untuk menempati posisi tersebut (qualified). Prestasi kerja tersebut dapat dilihat berdasarkan catatan performance appraisal karyawan yang bersangkutan. Aktivitas
mutasi
ketidakcocokan
karyawan
mengefektifkan
dan
lebih
didasarkan
menempati
meningkatkan
pada
posisi
lokasi
sebelumnya.
produktivitas
perusahaan Dalam
perusahaan,
dan upaya
karyawan
dimutasikan dari laboratorium kantor cabang ke laboratorium kantor pusat, karena kebutuhan di laboratorium kantor pusat sedang mengalami peningkatan. Selain
66
itu, perpindahan posisi akan dilakukan jika karyawan dinilai tidak cocok di bagian sebelumnya sehingga dimutasikan ke bagian lain. Hal ini berguna supaya karyawan yang bersangkutan memperoleh kepuasan kerja maksimum dan dapat memberikan keluaran yang lebih produktif. Tahapan proses promosi yang diterapkan oleh PT. Teknokultura memiliki rincian sebagai berikut : 1. Terdapat kekosongan posisi pada suatu struktur jabatan. 2. Manager melihat bahwa bawahannya memiliki kapabilitas untuk mengisi posisi tersebut, kemudian manager mengajukan memo permohonan mutasi kepada Corporate HRD. Dalam hirarki organisasi perusahaan, yang berhak mengajukan promosi ke Corporate HRD adalah tingkat manajer ke atas. 3. Bersama manager yang bersangkutan, Corporate HRD akan mengamati data penilaian kinerja karyawan dalam beberapa waktu terakhir. Jika ternyata layak, Corporate HRD akan meneruskan memo tersebut ke direktur untuk mendapatkan persetujuan. Penandatanganan surat oleh Direktur menandakan bahwa promosi karyawan telah disetujui. 4. Corporate HRD kemudian akan menyesuaikan perubahan-perubahan yang terkait dengan aktivitas promosi ini. Perubahan yang dimaksud adalah peningkatan status dan golongan jabatan terhadap karyawan yang bersangkutan, yang pada akhirnya akan menghasilkan penyesuaian kompensasi yang diterima. 5. Untuk promosi jabatan yang lebih tinggi yakni tingkat manager ke atas, Corporate HRD hanya bertindak sebagai mengetahui dan memperbaharui
67
status, golongan dan kompensasi jabatan karyawan yang dipromosikan tersebut. Kebutuhan Mengisi Posisi yang Lowong
Persetujuan Direktur Penempatan Baru
Rekomendasi Manager
Perubahan Status Jabatan Penilaian Kinerja
Perubahan Golongan
Perubahan Kompensasi
Promosi
Gambar 9. Proses Promosi
Tahapan proses mutasi yang diterapkan oleh PT Teknokultura adalah sebagai berikut : 1. Adanya satu atau beberapa hal yang menyebabkan seseorang perlu dimutasi. 2. Manager yang bersangkutan akan mengirimkan memo permohonan mutasi kepada Corporate HRD untuk ditinjau lebih lanjut. 3. Bersama dengan manager yang bersangkutan, Corporate HRD akan menganalisa bagaimana untuk mendapatkan hasil mutasi yang efektif yang difokuskan kepada produktivitas perusahaan dan stabilitas kondisi perusahaan. 4. Corporate HRD meneruskan memo permohonan mutasi tersebut ke Direktur, untuk mendapatkan persetujuan. Penandatanganan surat oleh Direktur menandakan bahwa mutasi karyawan telah disetujui.
68
5. Corporate HRD kemudian akan menyesuaikan perubahan-perubahan yang terkait dengan aktivitas mutasi ini. Perubahan yang dimaksud adalah perubahan posisi dan perubahan job-description terhadap karyawan yang bersangkutan. Oleh karena proses ini merupakan bagian aktivitas mutasi, maka tidak ada perubahan golongan, dengan kata lain tidak ada perubahan terhadap gaji yang diterima. 6. Karyawan yang dimutasikan akan melewati tahap penempatan percobaan, yang bertujuan untuk adaptasi kerja dan mengetahui cocok tidaknya ditempatkan disana.
Gambar 10. Proses Mutasi
6.1.1.7 Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Karyawan PT. Teknokultura, baik karyawan tetap maupun karyawan kontrak akan dikenakan PHK jika setelah menerima Surat Peringatan ke-2 mereka tidak mau mengubah tingkah laku atau prestasi kerjanya. Dengan kata lain karyawan tersebut telah menerima Surat Peringatan ke-3. Namun, hal ini juga dapat
terjadi
secara
langsung
jika
karyawan
tersebut
melakukan
69
kesalahan/pelanggaran fatal dan tidak bisa ditolerir. Hal-hal seperti pencurian, perjudian, tindakan kriminal adalah contoh pelanggaran yang tidak bisa ditolerir lagi di PT. Teknokultura, karena dianggap tidak berguna lagi dipertahankan untuk tetap bekerja di perusahaan. Tahapan proses PHK yang diterapkan oleh PT Teknokultura adalah sebagai berikut : 1. Manager yang memiliki bawahan yang bermasalah mengirimkan memo pengaduan pelanggaran kepada Corporate HRD. 2. Corporate HRD melihat catatan (record) prestasi kerja dan rekap laporan absensi karyawan tersebut selama bekerja di perusahaan. Jika pelanggaran tidak terlalu signifikan sebagai tindakan awal, Corporate HRD menegur karyawan tersebut secara lisan. Namun jika pelanggaran tersebut terbukti telah menyalahi peraturan perusahaan, Corporate HRD akan memberikan surat peringatan pertama (SP-1) kepada karyawan yang bermasalah. 3. Jika karyawan tersebut tidak mengubah kinerja, tingkah laku, atau hal yang mengakibatkan dirinya bermasalah ke arah lebih baik, Corporate HRD akan kembali mengirimkan surat peringatan kedua (SP-2). 4. Jika karyawan tersebut juga tidak berubah atau berkelakuan sama, Corporate HRD akan mengirimkan surat peringatan ketiga (SP-3) dan otomatis saat itu juga karyawan diberhentikan secara tidak hormat. 5. Corporate HRD juga dapat langsung mengenakan PHK terhadap karyawan yang bersangkutan sedari awal jika pelanggaran cukup fatal.
70
6. Surat PHK akan diberikan kepada karyawan setelah mendapatkan persetujuan
dari
Direktur.
Penandatanganan
surat
oleh
Direktur
menandakan bahwa PHK telah dapat dilakukan.
$
$
Karyawan yang melanggar
Tingkat pelanggaran n=3
Berat
Ringan
Database pelanggaran karyawan
Surat Peringatan ke-n
Perbaikan perilaku karyawan
Ya
Arsip database pelanggaran karyawan
Tidak
PHK
Gambar 11. Proses Pemutusan Hubungan Kerja
6.1.2 Permasalahan Sistem Yang Sedang Berjalan Berdasarkan investigasi sistem, didapatkan beberapa kelemahan yang terjadi pada manajemen sumberdaya manusia PT. Teknokultura yaitu : 1. Sistem informasi sumberdaya manusia di PT Teknokultura, sebagaimana sistem informasi operasional secara keseluruhan saat ini masih menggunakan sistem manual. Mulai dari proses perencanaan sumberdaya
71
manusia hingga akhir masa bakti karyawan masih menggunakan arsiparsip dokumentatif, yang terdiri dari surat, memo, dan form-form. Hal ini menyebabkan pencarian dan penyediaan suatu informasi menjadi sulit 2. Pengelolaan data dan informasi masih dilakukan secara terpisah peraktivitas sumberdaya manusia, sehingga format penyajian laporan menjadi kurang efektif dan kurang komunikatif. 3. Alur informasi, berupa surat, memo dan dokumen lain yang masuk ke meja HRD dapat dilakukan oleh semua tingkatan dalam struktur organisasi, mulai dari sub-bagian hingga departemen, sehingga alur informasi berjalan tidak efisien dan malah menambah beban bagi Corporate HRD. 4. Aktivitas pengarsipan Corporate HRD, seperti surat masuk dan keluar tidak terorganisir dengan baik, dan kebanyakan hanya menggunakan memo internal sebagai sarana komunikasi. 5. Staf HRD berjumlah sedikit, sehingga sangat terbatas untuk melakukan pekerjaan aktivitas sumberdaya manusia yang sangat banyak. 6. Tidak ada komputerisasi dalam penyimpanan database, sehingga sistem yang ada memiliki keterbatasan ruang penyimpanan. Akibatnya dalam proses penilaian yang terjadi pada tahap perekrutan dan seleksi karyawan dan penilaian kinerja, penilaian pelamar/karyawan tetap dan kontrak tidak dapat dilihat kembali, sehingga perkembangan pelamar/karyawan tetap dan kontrak tidak dapat diikuti dengan baik. Selain itu, setiap terdapat kekosongan jabatan harus diumumkan kembali melalui saluran-saluran
72
perekrutan
yang
biasa
dipakai.
Hal
tersebut
menyebabkan
ketidakefisiensian dalam hal penyediaan waktu, biaya dan tenaga. 7. Masing-masing tahapan proses belum tersusun dengan baik (kurang sistematis). 8. Belum ada tahapan proses demosi dan pensiun, yang seharusnya menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas sumberdaya manusia. Hal ini dikarenakan belum adanya karyawan yang pernah mengalami proses tersebut. 9. Keterbatasan kemampuan dalam pengelolaan data yang menyebabkan volume kerja dan waktu kerja semakin meningkat. Akan tetapi dalam sistem informasi sumberdaya manusia yang sedang berjalan tersebut memiliki kelebihan, yaitu tahapan seleksi karyawan cukup ketat dan melewati banyak tes dan wawancara sehingga memungkinkan untuk mendapatkan karyawan yang tepat dengan posisi yang tepat. Selain itu juga terdapat fingerprint dan amano untuk mencatat absensi karyawan, dengan demikian absensi karyawan dapat lebih terkontrol. Melihat adanya kekurangan dan kelebihan dari sistem yang sedang berjalan diatas, untuk itu direkomendasikan suatu sistem informasi yang dapat membantu aktivitas manajemen sumberdaya manusia, yang mekanismenya dirancang berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan. Mekanisme dalam sistem tersebut terdiri dari pengubahan form-form, surat-surat masuk dan surat-surat keluar yang masih manual ke dalam bentuk komputerisasi, pengubahan memo manual menjadi surat, penambahan surat-surat baru, pembuatan laporan berorientasi database, komputerisasi parameter-parameter seleksi dan perekrutan
73
seperti tes umum, wawancara dasar, dan tes lanjutan, parameter-parameter penilaian kinerja karyawan tetap dan kontrak, penambahan proses alur informasi baru yang belum ada yaitu aktivitas demosi dan pensiun, serta mekanismemekanisme lain yang terkait dengan aktivitas sumberdaya manusia yang dilakukan PT. Teknokultura mulai dari proses seleksi hingga proses PHK. Dengan perancangan sistem yang baru diharapkan dapat menghasilkan proses manajemen sumberdaya manusia yang baik dengan pelaksanaan yang seefektif dan seeefesien mungkin dan merupakan sarana yang tepat dalam menyimpan keseluruhan data kebutuhan manajemen sumberdaya manusia. Selain itu juga dapat membantu perusahaan dalam memperoleh informasi yang cepat dan akurat serta berkualitas untuk pengambilan keputusan dan kebijaksanaan terhadap sumberdaya manusia yang ada pada perusahaan.
6.1.3 Ruang Lingkup Sistem informasi sumberdaya manusia merupakan sistem informasi yang menggunakan basis komputer untuk menyajikan informasi-informasi mengenai aktivitas manajemen sumberdaya manusia kepada pengguna sistem. Dalam hal ini, pengguna sistem yang dimaksud adalah Corporate HRD, pihak yang bertanggung jawab dalam pengelolaan sumberdaya manusia perusahaan. Ruang lingkup informasi yang tersedia dalam sistem ini antara lain : 1. Informasi deskripsi dan spesifikasi kerja 2. Informasi data pribadi pelamar 3. Informasi data pribadi karyawan
74
4. Informasi jumlah karyawan beserta penyebarannya berdasarkan distribusi usia dan tingkat pendidikan 5. Informasi perencanaan sumberdaya manusia 6. Informasi perekrutan dan seleksi karyawan 7. Informasi pelatihan dan pengembangan karyawan 8. Informasi penilaian kinerja karyawan tetap dan karyawan kontrak 9. Informasi pindah jabatan 10. Informasi masa akhir kerja Pihak Corporate HRD selain sebagai pengguna informasi juga berfungsi sebagai sumber informasi. Sebagai sumber informasi, Corporate HRD memberikan informasi mengenai keseluruhan aktivitas informasi sumberdaya manusia. Sebagai pengguna informasi, Corporate HRD membutuhkan informasi mengenai data karyawan, data pelamar dan informasi-informasi lain yang berhubungan dengan aktivitas manajemen sumberdaya manusia. Karyawan dan pelamar memberikan informasi mengenai data pribadi. Selain itu karyawan juga mengisi absensi kerja yang juga berguna sebagai sumber informasi. Atasan langsung (bagian/departemen terkait) memberikan informasi mengenai penilaian kinerja karyawan tetap dan karyawan kontrak.
6.1.4 Kelayakan Sistem Untuk menentukan apakah sistem yang sedang dirancang layak untuk diterapkan dan dikembangkan perlu diadakan studi kelayakan terhadap sistem informasi ini. Studi kelayakan pada dasarnya dilaksanakan dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi pengguna sistem informasi yang akan dirancang.
75
Hasil dari studi kelayakan akan memaksimalkan hasil yang akan ditampilkan pada sistem informasi sumberdaya manusia yang baru. Dengan mengesampingkan kelayakan finansial karena tidak termasuk dalam ruang lingkup dari penelitian, kelayakan sistem ini dapat ditinjau dari segi : Kelayakan Teknis Apakah perangkat keras dan perangkat lunak tersedia? Dalam membangun sistem informasi sumberdaya manusia ini dibutuhkan perangkat komputer dan
printer untuk mencetak tampilan informasi.
Selain itu juga diperlukan software yang dapat digunakan secara mudah oleh pengguna sistem. Untuk tujuan tersebut dipilihlah program visual yang sangat ampuh dalam pengelolaan database yaitu Visual Foxpro yang berjalan di atas Microsoft Windows. PT. Teknokultura memiliki kelengkapan baik perangkat keras maupun perangkat lunak. Kelayakan Operasional Apakah dukungan kapabilitas pengguna sistem memadai? Dalam mengoptimalkan perolehan informasi mengenai sistem informasi sumberdaya manusia ini maka sistem yang akan dirancang memerlukan beberapa faktor pendukung untuk operasionalnya. Oleh karena sistem yang dirancang berbasis komputer, maka pengguna sebaiknya memahami penggunaan komputer secara umum, sehingga akan lebih mudah untuk menguasai penggunaan sistem ini. Namun sistem ini dirancang dengan menu-menu yang user-friendly, sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mempelajarinya bahkan untuk orang awam sekalipun. Corporate HRD yang menjabat di PT. Teknokultura sudah terbiasa dalam
76
menggunakan Microsoft Windows terutama untuk membuat surat dan spreadsheet. Pelatihan/training mengenai penggunaan sistem ini juga tidak terlalu signifikan untuk dilakukan. Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat diketahui bahwa sistem informasi yang akan dirancang layak untuk dikembangkan.
6.2 Analisa Sistem Setelah menganalisa dan memahami sistem informasi sumberdaya manusia yang sedang berjalan di PT Teknolutura, kemudian dilakukan perbaikan dan revisi secara bersama-sama dengan Corporate HRD. Beberapa perubahan signifikan yang terjadi antara lain pengubahan memo ke dalam bentuk surat, penambahan surat dan form baru. Pengubahan bentuk ini selain menjadi lebih resmi dan profesional, juga akan memudahkan kegiatan pengarsipan Corporate HRD, karena tidak seperti memo, surat memiliki nomor kode sendiri. Selain itu, juga dibuat standar prosedur alur informasi baru untuk proses demosi dan pensiun yang belum ada di perusahaan. Alur informasi yang dirasa kurang berjalan dengan baik terutama adalah dalam kegiatan promosi, mutasi dan PHK. Hal ini dikarenakan sistem pencatatan data kinerja karyawan yang masih bersifat manual.
6.2.1 Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan dalam sistem informasi sumberdaya manusia yang akan dikembangkan adalah informasi deskripsi dan spesifikasi kerja, informasi data pribadi pelamar, informasi data pribadi karyawan, informasi jumlah karyawan, informasi perencanaan sumberdaya manusia, informasi
77
perekrutan dan seleksi, informasi pelatihan dan pengembangan, informasi penilaian kinerja, informasi pindah jabatan, serta informasi masa akhir kerja. Masing-masing kebutuhan informasi disajikan pada tabel 4.
Tabel 4. Kebutuhan Informasi Sistem Informasi Sumberdaya Manusia Jenis Informasi Deskripsi dan spesifikasi kerja Data pribadi pelamar Data pribadi karyawan Jumlah karyawan
Kebutuhan Informasi 1. 1. 1. 2. 1. 2.
3. 4. Perencanaan sumberdaya manusia 1. Perekrutan dan seleksi 1. 2. 3. 4. 5. Pelatihan dan pengembangan 1. 2. 3. 4. Penilaian kinerja karyawan 1. 2. 3. Pindah jabatan 1. 2. Masa akhir kerja 1. 2. 3.
Uraian jabatan Data pelamar Data karyawan tetap Data karyawan kontrak Jumlah karyawan berdasarkan distribusi usia Jumlah karyawan berdasarkan distribusi pendidikan Jumlah karyawan masuk Jumlah karyawan keluar Kebutuhan tenaga kerja Daftar absensi pelamar Penilaian tes umum Penilaian wawancara Penilaian tes lanjutan Perjanjian kerja Permohonan pelatihan Penawaran pelatihan Pemberitahuan tempat dan jadwal pelatihan Hasil pelatihan Absensi karyawan Penilaian kinerja karyawan tetap Penilaian kinerja karyawan kontrak Usulan pindah jabatan Pengangkatan karyawan tetap Pengunduran diri Pengaduan pelanggaran Pemutusan hubungan kerja
Berdasarkan keseluruhan informasi pada tabel 4 tersebut membutuhkan informasi spasial berupa surat-surat, memo-memo, dan laporan-laporan internal yang dideskripsikan dengan unsur-unsur informasi aktivitas sumberdaya manusia yang bersangkutan.
78
6.2.2 Persyaratan Sistem Tahap analisis sistem dimulai dengan mengidentifikasikan persyaratan sistem (system requirement) yang mencakup persyaratan input, output, proses, dan storage. Persyaratan input meliputi tabel masukan yang berisi konfigurasi sistem, surat-surat dan form-form masuk, serta parameter-parameter yang menjadi pusat penilaian dalam sistem informasi sumberdaya manusia. Persyaratan output menghasilkan kebutuhan akan tabel sistem informasi sumberdaya manusia untuk surat-surat yang dikeluarkan oleh Corporate HRD. Persyaratan input dan output selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 1. Persyaratan proses terjadi pada tahap perekrutan dan seleksi serta tahap penilaian kinerja yang meliputi penggunaan teknik perhitungan metode rata-rata biasa atau metode pembobotan untuk menghasilkan nilai kelulusan bagi pelamar. Persyaratan storage meliputi penyimpanan yang efektif, efisien dan ekonomis bagi tabel input dan output. Hasil pada analisa sistem ini akan disajikan dalam bentuk Diagram Arus Data (DAD) yang menunjukkan urutan proses yang dilakukan dalam suatu sistem. DAD merupakan alat analisis terstruktur yang berfokus pada aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan proses dari data tersebut. Pendekatan terstruktur ini menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (top level) dan memecahnya menjadi bagian yang lebih terperinci (lower level). DAD dapat dibagi atas 3 bagian, yaitu Diagram Konteks, Diagram Nol, dan Diagram Rinci. Selain itu, hasil analisa sistem juga akan disajikan dalam bentuk Alogritma Sistem dan Kamus Data.
79
6.2.3 Diagram Konteks DAD yang pertama kali digambar adalah level yang teratas (top level) yang disebut dengan Diagram Konteks. Diagram konteks menggambarkan hubungan antar sistem dengan dunia luar (external entity). Diagram konteks merupakan diagram yang paling tidak detail dari sistem informasi sumberdaya manusia, yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem serta ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. Diagram konteks hanya memiliki satu proses, yang mewakili proses dari seluruh sistem seperti terlihat pada gambar 12. Dalam diagram konteks yang terjadi pada sistem baru yang diusulkan menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan keluar sistem serta ke dalam dan keluar entitas-entitas eksternal. Diagram konteks ini terdiri dari 7 entitas yang berhubungan langsung dengan sistem informasi sumberdaya manusia PT. Teknokultura, yaitu Bagian/Departemen terkait, Bagian Keuangan, Pelamar, Lembaga Pendidikan dan Media Massa, Lembaga Pelatihan, Manajemen Perusahaan, serta Karyawan. Aliran data yang terdapat pada diagram konteks terdiri dari 68 aliran data. Aliran-aliran data tersebut merupakan penggabungan aliran yang masuk dari berbagai macam entitas yang berhubungan langsung ke Corporate HRD dan aliran yang keluar dari Corporate HRD ke entitas-entitas tersebut.
80
Gambar 12 Diagram Konteks Sistem Informasi Sumberdaya Manusia PT. Teknokultura
81
6.2.4 Diagram Nol Setelah menggambarkan diagram konteks, kemudian dibuat Diagram Nol, yang menjelaskan proses-proses yang terdapat pada sistem secara terperinci. Diagram Nol menggambarkan proses-proses/tugas penting yang ada pada sistem. Diagram ini didapat dengan cara memecahkan/membagi diagram konteks menjadi beberapa fungsi penting yang dikerjakan dalam sistem. Proses utama/fungsi penting dalam sistem informasi sumberdaya manusia pada Diagram Nol terdiri dari : (1) Perencanaan Sumberdaya Manusia, (2) Perekrutan dan Seleksi, (3) Pelatihan dan Pengembangan, (4) Penilaian Kinerja, (5) Kompensasi (6) Promosi, Mutasi dan Demosi, dan (7) Pensiun dan PHK. Diagram Nol selengkapnya dapat dilihat dapat dilihat pada gambar 13.
6.2.5 Diagram Rinci Dari Diagram Nol tersebut kemudian akan digambar dengan lebih terperinci
lagi
yang
disebut
dengan
Diagram
Rinci.
Diagram
Rinci
menggambarkan fungsi-fungsi/proses-proses yang lebih rinci yang masih bias dijabarkan dalam Diagram Nol. Dalam penggambaran DAD, mulai dari Diagram Konteks hingga Diagram Rinci terdapat 4 elemen dasar yang menjadi simbol, yaitu : (1) Aliran, yang menunjukkan aliran diagram data dalam sistem, (2) Proses, yang menunjukkan proses masukan yang menghasilkan keluaran, (3) Penyimpanan data, menunjukkan tempat penyimpanan data, dan (4) Entity luar, menunjukkan sumber dan tujuan yang berhubungan dengan sistem.
82
Gambar 13. Diagram Nol Sistem Informasi Sumberdaya Manusia PT. Teknokultura
83
Pada proses perencanaan sumberdaya manusia, terdapat 2 entitas yang terlibat yaitu bagian/departemen terkait dan manajemen perusahaan, 3 proses yang terjadi yaitu terima lembar kerja uraian jabatan, terima permohonan tenaga kerja, dan investigasi permohonan tenaga kerja, 6 aliran data, serta 6 penyimpanan data . Bagian/departemen terkait ini merupakan bagian dari struktur organisasi yang membutuhkan tenaga kerja sesuai dengan jumlah kebutuhan dan kualifikasi kerja yang dikehendaki. Manajemen perusahaan mengesahkan persetujuan form permohonan tenaga kerja. Proses sumberdaya manusia dapat dilihat lebih rinci
form permohonan kebutuhan tenaga kerja
persetujuan form permohonan kebutuhan tenaga kerja
form permohonan kebutuhan tenaga kerja
pada gambar 14.
Gambar 14. Diagram Rinci 1
Pada proses perekrutan dan seleksi, terdapat 5 entitas, 6 proses, 30 aliran data,
dan
13
penyimpanan
data.
Entitas
yang
terlibat
antara
lain
bagian/departemen terkait yang membutuhkan tenaga kerja, pelamar yang mendaftarkan diri untuk bekerja di perusahaan, lembaga pendidikan dan media
84
massa yang memberikan tempat untuk perekrutan tenaga baru, karyawan yang telah diterima kerja, dan manajemen perusahaan yang menerima laporan karyawan masuk. Proses yang terjadi adalah buat iklan lowongan, pendataan pelamar dan validasi lamaran, tes umum dan spesifik, wawancara dasar dan supervisor, tes lanjutan, dan penerimaan karyawan baru. Proses ini selengkapnya dapat dilihat pada gambar 15. surat 2.1 Buat Iklan Lowongan
iklan lowongan
mohon
pelamar
absensi wawancara supervisor absensi wawancara supervisor isi
Bagian/ Departemen Terkait
2.3 Tes Umum dan Spesifik
absensi tes spesifik absensi tes spesifik isi form penilaian tes spesifik form penilaian tes spesifik isi
absensi pelamar
pelamar
tes umum
2.2 Pendataan Pelamar dan Validasi Lamaran
surat lamaran ttd surat panggilan tes umum & spesifik ttd form data pelamar form data pelamar isi
Lembaga Pendidikan dan Media Massa
absensi tes umum absensi tes umum isi surat panggilan wawancara ttd surat pemberitahuan gagal tes umum & spesifik ttd
tes spesifik
surat Pelamar
2.4 Wawancara Dasar dan Supervisor
absensi wawancara dasar absensi wawancara dasar isi surat pemberitahuan gagal wawancara ttd surat panggilan kerja ttd
absensi pelamar
surat
pelamar wawancara dept bagian Karyawan
2.5 Tes Lanjutan
tes lanjutan
subbag
karyawan
Manajemen
jabatan surat perjanjian kerja ttd surat perjanjian kerja ttd 2 surat keputusan pengangkatan karyawan tetap ttd form data karyawan form data karyawan isi
absensi tes lanjutan absensi tes lanjutan isi surat pemberitahuan gagal tes ttd surat panggilan kerja ttd
2.6 Penerimaan Karyawan Baru
laporan karyawan masuk laporan jumlah karyawan
Gambar 15. Diagram Rinci 2
85
Pada proses pelatihan dan pengembangan, terdapat 4 entitas, 5 proses, 10 aliran
data,
dan
9
penyimpanan.
Entitas
data
yang
terlibat
adalah
bagian/departemen terkait, lembaga pelatihan, karyawan dan manajemen perusahaan. Proses yang terjadi yaitu terima permohonan pelatihan, buat penawaran pelatihan, terima jadwal pelatihan, terima sertifikat, dan buat laporan. Proses pelatihan dan pengembangan dapat dilihat secara rinci pada gambar 16. subbag
jabatan
bagian
karyawan
dept Bagian/ Departemen Terkait
form permohonan pelatihan persetujuan form permohonan pelatihan
3.1 Terima Permohonan Pelatihan
form permohonan pelatihan
Manajemen persetujuan form permohonan pelatihan
3.2 Buat Penawaran Pelatihan
karyawan
surat penawaran kerjasama pelatihan ttd
Lembaga Pelatihan
surat
pelatihan
rekap laporan pelatihan
surat pemberitahuan tempat dan jadwal pelatihan ttd
pelatihan
jadwal pelatihan
3.3 Terima Jadwal Pelatihan
subbag
jadwal dan tempat pelatihan sertifikat ttd
bagian
jabatan
dept jadwal pelatihan
Karyawan
sertifikat ttd
3.4 Terima Sertifikat
karyawan
3.5 Buat Laporan
pelatihan hasil pelatihan laporan pelatihan
Gambar 16. Diagram Rinci 3
Pada proses penilaian kinerja, terdapat 3 entitas, 4 proses, 13 aliran data, dan 12 penyimpanan data. Entitas yang terlibat adalah bagian/departemen terkait,
86
karyawan, bagian keuangan dan manajemen perusahaan. Proses yang terjadi antara lain terima absensi karyawan, rekap absensi, lakukan penilaian kinerja, dan buat laporan. Selengkapnya proses penilaian kinerja dapat dilihat pada gambar 16.
Karyawan
izin
sakit
cuti
lembur absen
4.1 Terima Absensi Karyawan
karyawan
dept
absensi karyawan surat perintah lembur ttd
bagian
subbag
4.2 Rekap Absensi
Bagian/ Departemen Terkait
form penilaian kinerja karyawan tetap form penilaian kinerja karyawan tetap isi form penilaian kinerja karyawan kontrak form penilaian kinerja karyawan kontrak isi
form izin meninggalkan pekerjaan form izin meninggalkan pekerjaan isi form izin sakit form izin sakit isi form permohonan cuti form permohonan cuti isi
dept bagian subbag
absensi 4.3 Lakukan Penilaian Kinerja
jabatan karyawan
kinerja
Manajemen
laporan penilaian kinerja
4.4 Buat Laporan
Gambar 17. Diagram Rinci 4
Pada proses kompensasi, terdapat 3 entitas, 3 proses, 6 aliran data, dan 8 penyimpanan data. Entitas yang terlibat yaitu karyawan, bagian keuangan dan manajemen perusahaan. Proses yang terjadi adalah hitung gaji, buat surat edaran gaji, dan buat laporan. Proses kompensasi ini dapat dilihat pada gambar 18.
87
gaji
absensi kinerja golongan
5.1 Hitung Gaji
laporan kompensasi
Keuangan
jabatan subbag bagian dept surat edaran gaji ttd
Karyawan surat edaran penyesuaian gaji
5.2 Buat Surat Edaran Gaji
Manajemen
gaji
jabatan subbag bagian
laporan gaji karyawan
5.3 Buat Laporan
dept
laporan penyesuaian gaji karyawan
kinerja absensi karyawan
golongan
Gambar 18. Diagram Rinci 5
Pada proses promosi, mutasi dan demosi, terdapat 3 entitas, 5 proses, 14 aliran data, dan 8 penyimpanan data. Entitas yang terlibat antara lain bagian/departemen terkait, karyawan, dan manajemen perusahaan. Proses yang terjadi antara lain terima permohonan pindah jabatan, buat surat keputusan promosi, buat surat keputusan mutasi, buat surat keputusan demosi, dan buat laporan. Proses promosi, mutasi dan demosi secara rinci dapat dilihat pada gambar 19.
88
Bagian/ Departemen Terkait
form usulan pindah jabatan persetujuan form usulan pindah jabatan
6.1 Terima Permohonan Pindah Jabatan
form usulan pindah jabatan persetujuan form usulan pindah jabatan
kinerja karyawan
golongan dept
bagian
subbag
6.2 Buat Surat Keputusan Promosi
surat keputusan promosi ttd 2
jabatan
Manajemen
surat keputusan promosi ttd surat keputusan promosi ttd 2
Karyawan
karyawan surat keputusan demosi ttd 2
6.3 Buat Surat Keputusan Mutasi
surat keputusan mutasi ttd 2
dept
bagian
surat keputusan mutasi ttd surat keputusan mutasi ttd 2
subbag
laporan pindah jabatan
surat
jabatan surat keputusan demosi ttd surat keputusan demosi ttd 2
6.4 Buat Surat Keputusan Demosi
surat
6.5 Buat Laporan
Gambar 19. Diagram Rinci 6
Pada proses pensiun dan PHK, terdapat 3 entitas, 6 proses, 17 aliran data, dan 9 penyimpanan data. Entitas yang terlibat adalah bagian/departemen terkait, karyawan, dan manajemen perusahaan. Proses yang terjadi antara lain pengunduran diri, bebas tugas, terima surat pengaduan pelanggaran, buat surat peringatan, dan buat laporan. Proses ini selengkapnya dapat dilihat pada gambar 20.
surat pengunduran diri ttd surat keputusan pengunduran diri ttd
surat keputusan pengunduran diri ttd
7.1 Pengunduran Diri
Karyawan
pengunduran diri
dept
bagian
subbag
jabatan
surat bebas tugas 7.2 Bebas Tugas
Bagian/ Departemen Terkait
7.3 Terima Surat Pengaduan Pelanggaran
surat pengaduan pelanggaran ttd
pelanggaran surat peringatan ttd
7.4 Buat Surat Peringatan
surat peringatan ttd 2
karyawan
dept
bagian
subbag
Manajemen
jabatan
surat
7.5 Buat Surat Keputusan PHK dan Surat Referensi
surat referensi kerja surat referensi kerja ttd surat keputusan PHK ttd surat keputusan PHK ttd 2
pengunduran diri bebas tugas
7.6 Buat Laporan
laporan karyawan keluar laporan jumlah karyawan keluar
surat referensi kerja ttd surat keputusan PHK ttd 2 surat peringatan ttd 2
surat pemberitahuan bebas tugas ttd
karyawan
surat pengunduran diri ttd
89
pelanggaran
Gambar 20. Diagram Rinci 7
6.2.6 Algoritma Sistem Algoritma sistem berfungsi menjelaskan setiap proses yang digambarkan dalam Diagram Arus Data secara lebih terperinci. Pada bagian ini akan dijelaskan algoritma sistem pada masing-masing Diagram Rinci. Proses perencanaan sumberdaya manusia merupakan kegiatan yang ditujukan untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja sesuai dengan yang
90
dibutuhkan dalam perusahaan. Seperti ditunjukkan pada gambar 14, proses perencanaan sumberdaya manusia dimulai dengan penerimaan lembar kerja uraian jabatan yang diberikan oleh bagian/departemen terkait (proses 1.1). Lembar kerja uraian jabatan menjadi pedoman untuk mengestimasi jumlah dan kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan. Selanjutnya bagian/departemen yang membutuhkan akan mengajukan form permohonan tenaga kerja kepada Corporate HRD (proses 1.2). Corporate HRD akan melakukan investigasi form permohonan tenaga kerja tersebut mengenai tepat atau tidakkah penambahan karyawan dilakukan (proses 1.3). Jika ternyata perlu, maka Corporate HRD akan memberikan persetujuan form permohonan kebutuhan tenaga kerja kepada bagian/departemen kembali dan melanjutkannya dengan proses perekrutan dan seleksi. Proses perekrutan dan seleksi merupakan kegiatan yang ditujukan untuk mendapatkan calon karyawan yang memenuhi persyaratan untuk menempati suatu jabatan dalam perusahaan. Proses perekrutan dan seleksi dimulai dengan pembuatan iklan lowongan kerja di lembaga-lembaga pendidikan dan media massa (proses 2.1). Selanjutnya Corporate HRD akan menyaring surat lamaran yang masuk dengan melakukan pendataan pelamar dan validasi lamaran (proses 2.2). Calon karyawan yang tersaring akan menjalani tes umum, yaitu penilaian bakat dan kemampuan seseorang secara umum yang meliputi tes kecerdasan, tes kemampuan menalarkan, dan tes kepribadian (proses 2.3). Tes spesifik dilakukan untuk menilai kecocokan terhadap pekerjaan yang dilamar yang akan dinilai langsung oleh manager yang bersangkutan. Pelamar yang berhasil lulus dalam tes umum dan spesifik kemudian akan melaksanakan wawancara dasar (proses 2.4). Penilaian wawancara dasar menggunakan parameter penilaian yang terdiri dari
91
karakteristik personal dan karateristik yang berkaitan dengan pekerjaan. Proses selanjutnya adalah wawancara supervisor dengan manager yang bersangkutan, yang bertujuan untuk menjalin kecocokan antara calon karyawan dengan manager. Khusus untuk jabatan assistant manager ke atas akan dilangsungkan tes lanjutan oleh psikolog dari luar, yang lebih menilai sikap kerja dan kepemimpinan (proses 2.5). Pelamar yang berhasil lulus dari seluruh tahapan tersebut akan diterima sebagai karyawan baru perusahaan (proses 2.6). Proses pelatihan dan pengembangan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, sikap, kemampuan, dan kinerja individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Proses pelatihan dan pengembangan dimulai dengan penerimaan form permohonan pelatihan dari bagian/departemen terkait (proses 3.1). Kemudian atas persetujuan manajemen perusahaan, Corporate HRD membuat surat penawaran pelatihan kepada lembaga pelatihan yang sesuai (proses 3.2). Selanjutnya jika berminat lembaga pelatihan akan memberikan feedback berupa informasi pelatihan berikut jadwalnya (proses 3.3). Lembaga pelatihan juga akan memberikan sertifikat kepada karyawan melalui Corporate HRD (proses 3.4). Akhir dari proses ini adalah pembuatan laporan pelatihan dan pengembangan yang diakumulasi selama setahun (proses 3.5). Proses penilaian kinerja bertujuan untuk mengevaluasi perilaku dan prestasi kerja karyawan. Mula-mula Corporate HRD menerima absensi karyawan beserta surat-surat izin meninggalkan pekerjaan, sakit, dan cuti jika karyawan melakukan hal-hal tersebut (proses 4.1). Absensi ini kemudian direkap setiap bulannya, dan dijadikan salah satu parameter dalam penentuan penilaian kinerja karyawan (proses 4.2). Bersama dengan parameter penilaian kinerja karyawan,
92
yang datang dari bagian/departemen terkait, baik tetap maupun karyawan kontrak, Corporate HRD melakukan proses penilaian kinerja (proses 4.3). Akhir dari proses ini adalah pembuatan laporan penilaian kinerja yang diakumulasi selama setahun (proses 4.4). Proses kompensasi bertujuan untuk memberikan penghasilan bagi karyawan yang sesuai dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. Proses kompensasi dimulai dengan penghitungan gaji, yang dihitung berdasarkan formula tertentu, dimana laporannya akan diteruskan ke bagian keuangan (proses 5.1). Selanjutnya, bagian keuangan memberikan gaji kepada karyawan melalui Corporate HRD beserta surat edaran gaji (proses 5.2). Akhir dari proses kompensasi ini adalah pembuatan laporan kompensasi yang telah diakumulasikan selama setahun. Proses pindah jabatan adalah penempatan seorang karyawan pada fungsi baru dengan tanggung jawab baru. Mula-mula bagian/departemen terkait mengajukan form usulan pindah jabatan kepada Corporate HRD untuk meminta persetujuan dari pihak manajemen (proses 6.1). Jika usulan pindah jabatan tersebut disetujui oleh pihak manajemen, maka karyawan yang bersangkutan akan menerima surat keputusan promosi jika karyawan yang bersangkutan disetujui untuk dipromosikan (proses 6.2), surat keputusan mutasi jika karyawan yang bersangkutan disetujui untuk dimutasikan (proses 6.3), dan surat keputusan demosi jika karyawan yang bersangkutan disetujui untuk didemosikan (proses 6.4). Proses PHK bertujuan untuk pelepasan keterikatan antara perusahaan dengan tenaga kerja, baik antara permintaan tenaga kerja yang bersangkutan
93
maupun atas kebijakan perusahaan. Proses PHK dimulai dengan pengajuan surat pengunduran diri dari karyawan yang bersangkutan (proses 7.1). Setelah mendapat persetujuan dari pihak manajemen, maka karyawan yang bersangkutan akan menerima surat keputusan pengunduran diri. Surat bebas tugas akan diberikan jika karyawan telah memasuki masa pensiun (proses 7.2). Proses lain yang
berhubungan
dengan
PHK
adalah
pengaduan
pelanggaran
dari
bagian/departemen terkait terhadap karyawannya (proses 7.3). Corporate HRD akan memberikan surat peringatan kepada karyawan yang bersangkutan (proses 7.4). Jika ternyata karyawan tersebut telah menerima surat peringatan sebanyak 3 kali maka Corporate HRD akan memutuskan hubungan kerja kepada karyawan yang bersangkutan. Corporate HRD juga akan memberikan surat referensi kepada karyawan yang telah dilepas keterikatannya dengan perusahaan (proses 7.5). Akhir dari proses ini adalah pembuatan laporan pemutusan hubungan kerja yang telah diakumulasikan selama setahun (proses 7.6).
6.2.7 Kamus Data Untuk menciptakan persamaan persepsi dalam memahami setiap elemen data di antara pengguna, pemrogram dan analis sistem, maka digunakan kamus data yang bertujuan untuk menjelaskan setiap variabel yang ada di dalam sistem beserta elemen-elemen penyusunnya. Kamus data merupakan peralatan model data secara terperinci dan dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem mengenai data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
94
Pada sistem informasi sumberdaya manusia baru yang diusulkan, kamus data akan dibagi menjadi 3 bagian, yaitu aliran data masukan, aliran data keluaran, dan penyimpanan data. Kamus data selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 2.
6.3 Desain Sistem Proses
desain
pada
sistem informasi
sumberdaya
manusia
PT.
Teknokultura dimulai dengan pengumpulan seluruh informasi yang berkaitan dengan aktivitas sumberdaya manusia, baik berupa informasi spesifikasi fisik yaitu konfigurasi perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan maupun informasi alur informasi keluar-masuk sistem yaitu berupa surat, memo, dan form masuk serta surat, form, dan memo keluar yang terlibat dalam aktivitas sumberdaya manusia. Selain itu juga dikumpulkan file-file database yang dibutuhkan oleh sumberdaya manusia perusahaan, seperti data pelamar, data karyawan, data-data struktur organisasi (dept, bagian, sub-bagian, jabatan), data jumlah karyawan, dll. Informasi dan data yang telah dikumpulkan tersebut kemudian diolah ke dalam bentuk spesifikasi konfigurasi sistem serta desain database yang terintegrasi dengan menggunakan diagram konteks entitas (ER-diagram) dan struktur data.
6.3.1 Spesifikasi Sistem Tahapan ini akan menjelaskan bentuk atau rancangan sistem informasi yang akan dikembangkan. Sistem informasi sumberdaya manusia merupakan suatu sistem informasi yang berbasis komputer yang berfungsi mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data sehingga dapat menyajikan informasi yang berkaitan dengan aktivitas sumberdaya manusia di PT. Teknokultura.
95
Gambar 21. Spesifikasi sistem informasi sumberdaya manusia PT. Teknokultura
Konfigurasi sistem jaringan yang terdapat pada Divisi Bioplant PT. Teknokultura adalah menggunakan Topologi Star, dimana masing-masing komputer antar departemen (komputer client) langsung terhubung ke komputer server. Adapun spesifikasi sistem informasi yang akan dikembangkan adalah : 1. Spesifikasi hardware yang digunakan adalah Pentium 4 1,8 GHz, RAM 256 MB dan Harddisk 80 GB. 2. Spesifikasi software yang digunakan adalah sistem operasi Microsoft Windows versi 2000 keatas. Dalam spesifikasi software yang tersedia, komputer server menggunakan Microsoft Windows 2000 dan komputer client menggunakan Microsoft Windows ME.
96
3. Spesifikasi fasilitas penunjang yaitu seorang operator/admin yang bertugas mengoperasikan sistem informasi sumberdaya manusia yang akan dikembangkan.
6.3.2 Entity Relation-Diagram Entity Relation-diagram (ER-diagram) menggambarkan jenis hubungan di antara berbagai entitas yang terlibat dalam sistem informasi sumberdaya manusia. tenaker, pelamar, departemen, bagian, subbagian, jabatan, absensi pelamar, tes umum, tes lanjutan, wawancara, karyawan, pelatihan, hasil pelatihan, laporan, surat, absensi, izin, lembur, sakit, cuti, kinerja tetap, kinerja kontrak, pindah jabatan, pelanggaran, bebas tugas, pengunduran diri, dan pemutusan hubungan kerja. Hubungan antara entitas yang terjadi adalah hubungan satu-ke-satu, satu-kebanyak, dan banyak-ke-satu. ER-diagram ini selengkapnya dapat dilihat pada gambar 22.
97
Gambar 22. Entity Relation-Diagram Sistem Informasi Sumberdaya Manusia PT. Teknokultura
98
6.3.3 Struktur Data Nama dari item data yang dicatat pada kamus data dijelaskan secara lebih terperinci lagi pada struktur data. Pada struktur data dijelaskan tipe dari item datanya, lebar item data dan keterangan. Elemen data terdiri dari tipe-tipe dan jangkauan data sebagai berikut : Character : data tersebut bertipe alphabetik dan numerik (1 - 254) Numeric : data tersebut bertipe numerik dan desimalnya (-99e19 s.d. 99e20) Date
: data yang digunakan berupa tanggal (01/01/100 s.d. 12/31/9999)
Integer
: data bilangan bulat (4 digit - fixed)
Logical
: data tersebut bernilai benar atau salah (1 digit - fixed)
Memo
: data teks alphanumerik yang panjang (tak terbatas)
Key merupakan pengurutan data pada suatu tabel dengan kunci (key) tertentu yang sangat berguna untuk pencarian data secara cepat, pengelompokkan data dan membuat relasi antartabel. Candidate : nilai unik dan menentukan record mana yang diproses. Regular
: record yang akan diproses tetapi memungkinkan nilai yang sama (duplikasi)
Struktur data selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 1.
6.4 Implementasi
99
6.4.1 Pemrograman Visual Sistem yang akan dikembangkan adalah berupa program aplikasi dengan database yang terintegrasi dengan menggunakan Visual FoxPro, yang terbukti cepat dan ampuh untuk aplikasi database dan proses-proses di dalamnya. Beberapa alasan pemilihan software ini antara lain : 1. Visual FoxPro merupakan Data Centric Language, yaitu bahasa pemrograman
yang
sudah
dioptimalisasi
penggunaannya
untuk
pengolahan database. 2. Visual FoxPro adalah mesin database yang sangat cepat.
Hal ini
menjadikan Visual FoxPro sangat cocok dalam membuat aplikasi berbasis database seperti statistik, perdagangan, ataupun bisnis. 3. Visual FoxPro sangat fleksibel dan mudah digunakan. Banyak wizard yang telah disediakan oleh Visual FoxPro untuk memudahkan pemakai menggunakan fasilitas di dalamnya, mulai dari wizard membuat tabel hingga wizard membuat aplikasi berikut interface-nya. 4. Visual FoxPro merupakan Object Oriented Programming (OOP) dan excellent
Rapid
Application
Development
(RAD)
tools.
Dengan
kemampuan OOP yang dimiliki, dapat dibangun sebuah aplikasi yang cepat berdasarkan class yang telah dibangun sebelumnya. Bahkan kalau seandainya ada perubahan interface atau business rules, dengan mudah dapat diubah berdasarkan class-nya. 5. Visual FoxPro di-support oleh Microsoft, sehingga sangat compatible dengan sistem operasi Windows yang sudah awam digunakan.
100
6.4.2 Pengembangan Komponen Pengembangan komponen paket program SisfoSDM ini menggunakan fasilitas form, menu, combo box, text box, page frame, data, label, option button, command button, input box, command dialog, dan timer yang terdapat dalam piranti lunak Visual Foxpro 9.0. Komponen menu digunakan untuk menampilkan menu-menu informasi yang terdapat dalam SisfoSDM yang dihubungkan dengan sub-menu dan form informasi dalam SisfoSDM. Form-form informasi dalam SisfoSDM memiliki komponen-komponen sebagai berikut :
Gambar 23. Komponen data Komponen data berfungsi untuk menghubungkan database dari Microsoft Visual Foxpro ke text box, combo box, dan label.
Gambar 24. Komponen text box Komponen text box berguna sebagai tempat data yang diolah berada pada form tampilan.
Gambar 25. Komponen combo box
101
Penggunaan komponen combo box dalam program SisfoSDM berguna untuk memilih beragam jenis kategori. Komponen combo box diatas akan memudahkan pengguna untuk memilih nama jabatan dengan cara menggunakan mouse untuk mengklik kode jabatan yang dipilih.
Gambar 26. Komponen option button Penggunaan komponen option button dan checklist button dalam program SisfoSDM untuk menentukan pilihan yang dikehendaki dalam penyajian informasi.
Gambar 27. Komponen input box Komponen input box digunakan untuk memasukkan data baru, penyaringan data (filter) atau penyortiran data (sort).
Gambar 28. Komponen page frame Komponen page frame digunakan untuk melakukan pilihan apakah pengguna ingin menambah, mengedit, menghapus atau melihat data suatu modul.
Gambar 29. Komponen command dialog Komponen command dialog digunakan untuk memberikan kesempatan kepada pengguna untuk melakukan pilihan. Misalnya apakah pengguna ingin meng-confirm, membatalkan atau keluar dari modul.
102
Komponen-komponen text box dan combo box dihubungkan dengan fieldfield dari tabel database dengan bantuan properties Visual Foxpro. Dengan cara membuat hubungan antar komponen yang digunakan dalam program SisfoSDM berfungsi agar perubahan komponen data pada nomer datanya akan mengubah informasi atau data dalam komponen yang terhubung. SisfoSDM memiliki fasilitas laporan informasi yang dapat dilihat dan dicetak dengan printer. Bentuk laporan ini langsung dapat dicetak dengan menggunakan fungsi report atau print yang telah terintegrasi dengan sistem yang dirancang.
6.4.3 Integrasi Sistem Proses integrasi sistem dilakukan dengan cara memanfaatkan fasilitas properties Visual Foxpro dalam pemanggilan database, penghubung antar komponen yang digunakan dalam sistem, penampakan gambar dan pemberian keterangan pada caption, tool tips dan nama form/object. Selain fasilitas tersebut, digunakan juga perintah-perintah dalam procedure dalam sistem untuk penghubung struktur informasi, pemanggilan fasilitas command dialog, penggantian gambar, pengolahan data, pemanfaatan option button, dan sebagai penghubung antar komponen. Dari satu kesatuan sistem yang terdapat dalam program SisfoSDM terlebih dahulu dilakukan pengecekan kesalahan fungsi atau procedure yang digunakan sehingga hasil yang didapat bisa maksimal. Hasil dari program pengintegrasian sistem tersebut kemudian dibangkitkan menjadi file application. Pembuatan file application dilakukan dengan menggunakan fasilitas make exe yang telah terintegrasi dalam Visual Foxpro 9.0 Hasil dari proses pembangkitan file
103
application ini diberi nama “sisfosdm”. File ini tetap harus dihubungkan dengan file-file pendukung yaitu file database, format, dan report. SisfoSDM dapat digunakan secara langsung dengan menjalankan file “sisfosdm” jika komputer yang digunakan mempunyai perangkat lunak Visual Foxpro 9.0 yang telah di-setup dan file-file pendukungnya berada pada tempat yang diinginkan. Dalam paket program SisfoSDM telah disediakan file setup SisfoSDM untuk pendistribusiannya. File setup ini dibuat dengan menggunakan fasilitas setup wizard yang telah terintegrasi dalam Visual Foxpro 9.0. File setup SisfoSDM terdapat dalam satu compact disk yang dapat di-install langsung untuk mengaktifkan program SisfoSDM ini.
6.4.4 Penggunaan Sistem SisfoSDM merupakan paket program aplikasi sistem informasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelaku yang terkait dengan pengembangan sistem informasi sumberdaya manusia. Jika program SisfoSDM dijalankan maka akan ditampilkan gambar splash SisfoSDM 2005 yang sekaligus sebagai pertanda dimulainya program. Tampilan utama adalah berupa rangkaian menu utama, ucapan selamat datang kepada pengguna, waktu yang berlaku saat ini, dan logo perusahaan di tengah layar seperti terlihat pada gambar 30.
104
Gambar 30. Tampilan awal SisfoSDM
Untuk menjalankan program ini pengguna sistem dan operator
harus
mengisi username dan password yang sesuai melalui menu login. Penggunaan sistem password ini juga ditujukan untuk menjamin keamanan data yang ada. Dengan penggunaan password yang hanya diketahui oleh operator/admin maka pengguna tidak dapat mengakses apalagi mengubah data yang ada pada SisfoSDM. Setelah password yang benar dimasukkan maka pengguna dapat mengakses dan memanfaatkan SisfoSDM secara optimal. Setelah program selesai digunakan maka tekan menu logout untuk keluar dari wilayah pengaksesan.
105
Gambar 31. Tampilan password
Secara umum program SisfoSDM ini dibagi atas beberapa menu utama, menu, dan sub menu yang terdiri dari 8 menu utama, 46 menu, dan 21 sub-menu. Menu-menu ini merupakan penjabaran fungsi-fungsi dalam SisfoSDM. Menu utama file lebih ditujukan untuk pengaturan sistem program, termasuk diantaranya setting username dan password. Menu utama data merupakan ruang penyimpanan data yang diperlukan dalam aktivitas manajemen sumberdaya manusia beserta fasilitas backup dan restore-nya. Menu utama perekrutan ditujukan untuk proses perekrutan karyawan baru. Menu utama pelatihan terdiri dari fasilitas-fasilitas yang menunjang aktivitas pelatihan dan pengembangan karyawan. Menu utama penilaian adalah fasilitas yang menunjang proses-proses penilaian kinerja. Menu utama karir lebih ditujukan untuk proses pengubahan penempatan posisi karyawan, khususnya promosi dan mutasi jabatan. Menu utama PHK membantu penyelenggaraan aktivitas pemberhentian masa kerja karyawan, baik pengunduran diri, pensiun maupun PHK. Menu utama bantuan adalah fasilitas yang berguna untuk memberikan bantuan dan informasi mengenai program ini. Menu selengkapnya dapat dilihat pada gambar 32.
106
Menu SisfoSDM File Pelatihan Karir Non-Aktif
Data Perekrutan Penilaian Bantuan
Gambar 32. Fasilitas Menu
107
6.4.4.1 Informasi Deskripsi dan Spesifikasi Kerja Informasi deskripsi dan spesifikasi kerja menampilkan deskripsi dan spesifikasi kerja yang terdapat pada masing-masing jabatan di hierarki manajemen PT. Teknokultura. Tahap pertama yang dilakukan adalah entry data jabatan, deskripsi kerja dan spesifikasi kerja secara satu per satu. Informasi deskripsi dan spesifikasi kerja selengkapnya dapat dilihat pada gambar 33.
Gambar 33. Informasi Deskripsi dan Spesifikasi Kerja
6.4.4.2 Informasi Data Pribadi Pelamar Informasi data pribadi pelamar berfungsi untuk mengetahui identitas lengkap pelamar. Form data pribadi pelamar merupakan komponen utama dalam informasi perekrutan dan seleksi yang harus diisi untuk melengkapi data mengenai pelamar. Selain itu, informasi ini juga digunakan untuk penyimpanan arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. Tahap pertama adalah pengisian data pribadi pelamar yang di-entry satu per satu. Informasi ini mencakup keseluruhan data pribadi karyawan yang meliputi nama, alamat, no. telepon, tempat/tgl. lahir, jenis kelamin, status
108
pernikahan, agama, pendidikan terakhir, departemen, bagian, sub-bagian dan jabatan. Informasi data pribadi pelamar dapat dilihat pada gambar 34.
Gambar 34. Informasi Data Pribadi Pelamar
6.4.4.3 Informasi Data Pribadi Karyawan Informasi data pribadi karyawan berfungsi untuk mengetahui identitas lengkap karyawan, baik karyawan tetap maupun karyawan kontrak. Form data pribadi karyawan merupakan komponen utama dalam sistem informasi sumberdaya manusia yang harus diisi untuk melengkapi data mengenai karyawan. Informasi ini juga digunakan untuk penyimpanan arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. .
Tahap pertama adalah pengisian data pribadi karyawan yang di-entry satu
per satu. Informasi ini mencakup keseluruhan data pribadi karyawan yang meliputi NIK, nama, alamat, no. telepon, tempat/tgl. lahir, tanggal masuk, jenis
109
kelamin, status pernikahan, agama, pendidikan terakhir, status karyawan, departemen, bagian, sub-bagian dan jabatan. Hasil akhir dari informasi ini disajikan dalam bentuk report (laporan). Informasi data pribadi karyawan selengkapnya dapat dilihat pada gambar 35.
Gambar 35. Informasi Data Pribadi Karyawan
6.4.4.4 Informasi Jumlah Karyawan Informasi jumlah karyawan memberikan informasi mengenai jumlah karyawan Divisi Bioplant PT. Teknokultura, baik karyawan kontrak maupun
110
karyawan tetap. Informasi jumlah karyawan ini dapat dilihat berdasarkan distribusi usia maupun distribusi tingkat pendidikan. Informasi ini diambil dari penggunaan formula informasi data karyawan yang telah di-entry. Sehingga dari hasil tersebut didapatkan informasi jumlah karyawan. Informasi ini memliliki 2 buah form, yaitu form jumlah karyawan berdasarkan usia dan form jumlah karyawan berdasarkan tingkat pendidikan. Informasi selengkapnya dapat dilihat pada gambar 36.
Gambar 36. Informasi Laporan Jumlah Karyawan
6.4.4.5 Informasi Perencanaan Sumberdaya Manusia Informasi perencanaan sumberdaya manusia melakukan penentuan terhadap jumlah dan jenis tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan dalam perusahaan. Tahap ini dimulai dengan pengisian form permohonan kebutuhan tenaga kerja oleh manager bagian/departemen yang membutuhkan. Kemudian pihak Corporate HRD akan melakukan investigasi serta memberikan persetujuan form permohonan kebutuhan tenaga kerja tersebut jika dinilai tepat. Output dari
111
informasi ini akan dilanjutkan ke proses selanjutnya dalam sistem informasi sumberdaya manusia yaitu perekrutan dan seleksi. Informasi perencanaan sumberdaya manusia dapat dilihat pada gambar 37.
Gambar 37. Informasi Perencanaan Sumberdaya Manusia
6.4.4.6 Informasi Perekrutan dan Seleksi Karyawan Informasi perekrutan dan seleksi menyaring pelamar melalui tahapantahapan perekrutan dan seleksi berdasarkan pola yang sudah ada di perusahaan dan menampilkan hasil penilaian pada setiap tahapan seleksi yang dilakukan oleh Corporate HRD. Pelamar yang diterima adalah pelamar yang dinyatakan lulus pada tahap akhir proses perekrutan dan seleksi. Pelamar yang tidak lulus pada satu tahap tidak dapat melanjutkan tahap lainnya, dan dinyatakan gugur. Pada tahap pertama sistem akan melakukan penilaian tes umum terhadap pelamar berdasarkan parameter penilaian yang sudah diterapkan pada perusahaan. Total nilai dalam penilaian tes umum menentukan apakah pelamar dapat melanjutkan ke tahap wawancara. Penilaian wawancara dapat diikuti pelamar
112
setelah lulus pada tahap penilaian tes umum dan tes spesifik yang diselenggarakan oleh atasan langsung. Penilaian wawancara juga menghasilkan total nilai yang menentukan apakah pelamar dapat melanjutkan ke tahap tes lanjutan. Dengan lulusnya pelamar pada tes lanjutan akan membawa pelamar tersebut ke pemeriksaan medis. Jika lulus, pelamar akan diterima bekerja di perusahaan. Penentuan total nilai pada seluruh penilaian ini dilakukan dengan menggunakan metode rata-rata biasa. Pada masing-masing tahap penilaian yang dilakukan, sistem akan menghasilkan laporan penilaian pelamar. Sistem juga akan menghasilkan surat-surat yang berhubungan dengan perekrutan dan seleksi, yaitu surat panggilan, surat penolakan, surat pengangkatan, dan surat perjanjian kerja.
Gambar 38. Informasi Perekrutan dan Seleksi
113
6.4.4.7 Informasi Pelatihan dan Pengembangan Karyawan Informasi pelatihan dan pengembangan karyawan berfungsi untuk meningkatkan
pengetahuan,
sikap,
kemampuan,
dan
kinerja
karyawan,
bagian/departemen atau keseluruhan perusahaan. Tahap pertama dimulai dengan pengisian form pelatihan dan pengembangan yang dilakukan oleh karyawan. Corporate HRD kemudian akan melakukan investigasi terhadap form pelatihan dan pengembangan tersebut, dan melakukan double-check dengan manajemen perusahaan. Jika mendapat persetujuan, maka akan dilanjutkan dengan proses pelatihan dan pengembangan. Informasi ini melibatkan surat penawaran pelatihan, surat pemberitahuan jadwal dan tempat pelatihan, serta laporan hasil proses pelatihan dan pengembangan.
Gambar 39. Informasi Pelatihan dan Pengembangan
114
6.4.4.8 Informasi Penilaian Kinerja Informasi penilaian kinerja mengevaluasi perilaku dan prestasi kerja karyawan berdasarkan pola yang sudah ada di perusahaan dan menampilkan hasil penilaian pada setiap tahapan penilaian kinerja yang dilakukan oleh Corporate HRD. Untuk karyawan tetap, karyawan yang memiliki penilaian bagus akan memperoleh kesempatan untuk promosi atau kenaikan gaji, sedangkan karyawan yang memiliki penilaian rendah akan terancam mutasi atau demosi. Untuk karyawan kontrak, hasil penilaian akan langsung diformulasikan ke dalam bentuk gaji bulanan yang diterima. Pada tahap pertama, sistem akan mendata informasi absensi, baik berapa jumlah cuti, izin, sakit serta jumlah lembur yang dilakukan oleh masing-masing karyawan. Hasil ini akan diformulasikan ke dalam parameter kehadiran. Kemudian untuk karyawan tetap, sistem akan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan dalam periode tahunan berdasarkan parameter-parameter penilaian yang sudah diterapkan pada perusahaan. Untuk karyawan kontrak, sistem akan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan dalam periode bulanan berdasarkan parameter-parameter penilaian yang sudah diterapkan pada perusahaan. Penentuan total nilai pada penilaian kinerja karyawan, baik karyawan tetap dan karyawan kontrak dilakukan dengan menggunakan metode rata-rata biasa. Hasil akhir dari penilaian kinerja ini akan disajikan dalam bentuk grafik dan laporan. Laporan yang disajikan adalah laporan penilaian kinerja tahunan untuk karyawan tetap dan laporan penilaian kinerja bulanan untuk karyawan kontrak.
115
Gambar 40. Informasi Penilaian Kinerja
6.4.4.9 Informasi Pindah Jabatan Informasi pindah jabatan menempatkan karyawan baru pada fungsi baru dan tanggung jawab baru. Informasi pindah jabatan dimulai dengan pengisian form usulan pindah jabatan oleh manager bagian/departemen. Form usulan ini kemudian akan diinvestigasi bersama dengan pihak manajemen. Jika mendapat persetujuan dari pihak manajemen, maka sistem akan membuat surat keputusansurat keputusan baik berupa surat keputusan promosi, surat keputusan mutasi, maupun surat keputusan demosi sesuai dengan form usulan yang diajukan. Namun jika tidak mendapat persetujuan, maka sistem akan meniadakan proses pembuatan surat keputusan ini. Pada akhirnya sistem juga akan menghasilkan laporan pindah jabatan, yang merupakan rangkuman dari keseluruhan proses pindah jabatan pada satu periode.
116
Gambar 41. Form Usulan Pindah Jabatan
6.4.4.10 Informasi Masa Akhir Kerja Informasi masa akhir kerja merupakan pelepasan keterkaitan antara perusahaan dan tenaga kerja, baik atas permintaan tenaga kerja yang bersangkutan maupun atas kebijaksanaan perusahaan. Informasi masa akhir kerja ini dibagi menjadi beberapa tahapan proses, yaitu proses pengunduran diri, proses pensiun dan proses PHK. Dimana masing-masing tahapan proses dilakukan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku di perusahaan. Khusus untuk proses pensiun, bagi karyawan yang berusia 60 ke atas (usia tidak produktif), secara otomatis sistem akan melakukan pencarian karyawan sesuai dengan masa kerja karyawan dan usia, serta menghasilkan surat bebas tugas. Informasi ini melibatkan surat-surat seperti surat referensi, surat keputusan pemutusan hubungan kerja dan surat keputusan bebas tugas, serta laporan karyawan keluar yang mencakup detail keseluruhan karyawan yang tidak bekerja lagi dari perusahaan pada satu periode.
117
Gambar 42. Informasi Masa Akhir Kerja
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN
7.1 Kesimpulan Berdasarkan investigasi sistem, permasalahan yang terdapat pada sistem informasi sumberdaya manusia pada Divisi Bioplant PT. Teknokultura saat ini adalah pengelolaan data secara manual dan terpisah, aktivitas pengarsipan tidak terorganisir dengan baik, timpangnya perbandingan antara jumlah staf Corporate HRD dengan jumlah karyawan, penyimpanan database tidak terkomputerisasi, masing-masing tahapan proses belum tersusun dengan baik, serta belum adanya tahapan proses demosi dan pensiun. Sistem informasi sumberdaya manusia yang diusulkan merupakan sistem yang dirancang untuk mengatasi permasalahan tersebut dimana mekanismenya dirancang berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan. Berdasarkan kelayakan teknis dan operasional, sistem informasi yang akan dirancang layak untuk dikembangkan di PT. Teknokultura. Hasil analisa sistem disajikan dalam bentuk Diagram Arus Data (DAD), Alogritma Sistem dan Kamus Data. DAD dapat dibagi menjadi Diagram Konteks, Diagram Nol, dan Diagram Rinci. Diagram konteks ini terdiri dari 7 entitas yang berhubungan langsung dengan sistem informasi sumberdaya manusia pada Divisi Bioplant PT. Teknokultura, yaitu Bagian/Departemen terkait, Bagian Keuangan, Pelamar, Lembaga Pendidikan dan Media Massa, Lembaga Pelatihan, Manajemen Perusahaan, serta Karyawan. Diagram Nol menggambarkan proses utama/fungsi penting dalam sistem informasi sumberdaya manusia yaitu : (1) Perencanaan
119
Sumberdaya Manusia, (2) Perekrutan dan Seleksi, (3)
Pelatihan dan
Pengembangan, (4) Penilaian Kinerja, (5) Kompensasi (6) Promosi, Mutasi dan Demosi, dan (7) Pensiun dan PHK. Diagram Rinci menggambarkan fungsifungsi/proses-proses yang lebih rinci yang masih bias dijabarkan dalam Diagram Nol. Algoritma sistem menjabarkan masing-masing alur informasi aktivitas SDM pada setiap proses yang digambarkan dalam DAD. Kamus Data menjelaskan setiap variabel yang terdapat di dalam sistem yaitu aliran data masukan, aliran data keluaran, dan penyimpanan data, beserta elemen-elemen penyusunnya. Proses desain pada sistem informasi sumberdaya manusia yang diusulkan disajikan dalam bentuk spesifikasi sistem, Entity Relation-Diagram (ERD) dan Struktur Data. Spesifikasi sistem yang digunakan adalah jaringan topologi star, perangkat hardware Pentium 4 1,8 GHz RAM 256 MB Harddisk 80 GB, perangkat software Microsoft Windows, dan seorang operator/admin yang bertugas mengoperasikan sistem. ERD menggambarkan jenis hubungan di antara entitas yang terlibat, yaitu tenaker, pelamar, departemen, bagian, subbagian, jabatan, absensi pelamar, tes umum, tes lanjutan, wawancara, karyawan, pelatihan, hasil pelatihan, laporan, surat, absensi, izin, lembur, sakit, cuti, kinerja tetap, kinerja kontrak, pindah jabatan, pelanggaran, bebas tugas, pengunduran diri, dan pemutusan hubungan kerja. Struktur data berfungsi untuk menjelaskan secara lebih terperinci nama dari item data yang dicatat pada kamus data. Implementasi dari sistem informasi sumberdaya manusia ini adalah berupa pembangunan program SisfoSDM yang menggunakan piranti lunak Visual Foxpro 9.0. SisfoSDM dirancang dengan menggunakan basis data dan fasilitas lain seperti kemampuan untuk menginput, mengedit, menyimpan, menampilkan,
120
dan mencetak data. SisfoSDM juga dilengkapi dengan fasilitas menu yang dibuat berdasarkan aktivitas manajemen sumberdaya manusia di perusahaan sehingga memudahkan pengguna dalam mengeksplorasi program SisfoSDM.
7.2 Saran 1. Informasi yang terdapat dalam program SisfoSDM tentunya masih memiliki keterbatasan dan kekurangan, sehingga perlu adanya perluasan analisa kebutuhan dan informasi yang lebih spesifik untuk pengguna. Dasar-dasar sistem informasi sumberdaya manusia dapat yang telah dibangun dalam penelitian ini dapat diperbaiki dengan merinci kembali tahapan-tahapan yang diambil dalam melakukan penelitian pada setiap proses, sehingga hasil yang didapat akan lebih teliti. 2. SisfoSDM dapat dikembangkan menjadi modul sistem yang lebih lengkap bila diintegrasikan dengan fungsi-fungsi lainnya dalam Divisi Bioplant PT. Teknokultura, seperti Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, dan Sistem Informasi Keuangan. 3. Kelangsungan penggunaan program SisfoSDM memerlukan pembaharuan data secara berkesinambungan sehingga informasi yang disediakan pada program ini tetap aktual. Oleh karena itu, sebaiknya operator/admin yang ditunjuk untuk menggunakan program ini cukup rajin dan konsisten sehingga data pada SisfoSDM ini tidak kadaluarsa yang akhirnya dapat menyajikan informasi yang aktual dan bermanfaat bagi Corporate HRD dan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Cahyono. 1996. Modul Manajemen Sumber Daya Manusia. Badan Penerbit IPWI. Jakarta. Davis dan Leitch. 1993. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. PT Pustaka Binaman Praisindo. Jakarta. Dessler. 1998a. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1. PT Prenhalindo. Jakarta. ______. 1998b. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 2. PT Prenhalindo. Jakarta. Erlina, Cendrawati, dan Yunita. 2003. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT Miller Weldindo. Skripsi. Jurusan Sistem Informasi. Universitas Bina Nusantara. Evianti. 2001. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Studi Kasus di Universitas Indonesia. Tesis. Jurusan Kekhususan Teknologi Informasi. Fakultas Ilmu Komputer. Universitas Indonesia. Handoko. 1996. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Penerbit BPFE. Yogyakarta. Hasibuan. 1986. Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah. PT Gunung Agung. Jakarta. Helenizar, Maysaroh, dan Handayani. 2003. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT Wahana Ottomitra Multiartha. Skripsi. Jurusan Sistem Informasi. Universitas Bina Nusantara. Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. McLeod Jr. 1996. Sistem Informasi Manajemen. PT Prenhalindo. Jakarta. Murdick dan Ross. 1986. Information System for Modern Management. Prentice Hall, Inc. New Delhi. O’Brien. 1999. Management Information Systems: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Irwin McGraw-Hill. New York.
122
Rianti. 1999. Prototipe Sistem Informasi Perekrutan dan Seleksi Sumberdaya Manusia Eksternal pada PT Good Year, Bogor. Skripsi. Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian. Fakultas Pertanian. Institut Pertanian Bogor. Sastrohadiwiryo. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia. PT Bumi Aksara. Jakarta. Senn. 1990. Information Systems in Management. Wadsworth Publishing. California. Siagian. 1996. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Bumi Aksara. Jakarta. Simamora. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia. STIE YKPN. Yogyakarta. Stoner. 1999. Manajemen. Binarupa Aksara. Jakarta. Suroso. 1998. Sistem Informasi Manajemen. MMA-IPB. Bogor. Sutejo. 2004. Belajar Sendiri Membuat Program Aplikasi Kearsipan dengan Visual FoxPro 8.0. PT Elex Media Komputindo. Jakarta. Tulus. 1996. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit PT Gramedia. Jakarta. Werther Jr. dan Davis. 1997. Human Resources and Personnel Management. Irwin McGraw-Hill. New York. Yourdon. 1989. Modern Structured Analysis. Prentice Hall, Inc. New Delhi.
Lampiran
Lampiran 1. Tabel Persyaratan Input dan Persyaratan Output 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.
Tabel departemen, berisi pengaturan kode dan nama departemen Tabel bagian, berisi pengaturan kode dan nama bagian Tabel sub-bagian, berisi pengaturan kode dan nama sub-bagian Tabel jabatan, berisi pengaturan kode dan nama jabatan Tabel surat, berisi pengaturan kode dan nama surat Tabel pengguna, berisi pengaturan nama pengguna, password dan hak akses yang diberikan Tabel pelamar, berisi data pelamar yang mengajukan diri untuk bekerja di perusahaan Tabel karyawan, berisi data karyawan tetap dan kontrak yang bekerja di perusahaan Tabel jumlah karyawan, berisi jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan Tabel distribusi pendidikan, berisi jumlah karyawan berdasarkan jenjang pendidikan Tabel distribusi usia, berisi jumlah karyawan berdasarkan jenjang usia Tabel deskripsi, berisi deskripsi dan spesifikasi kerja pada setiap jabatan di perusahaan Tabel form permohonan tenaga kerja, berisi jumlah dan kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan oleh suatu bagian dalam perusahaan Tabel penilaian tes umum, berisi penilaian pelamar berdasarkan parameter tes umum Tabel penilaian tes lanjutan, berisi penilaian pelamar berdasarkan parameter psikotes Tabel wawancara, berisi penilaian pelamar berdasarkan parameter wawancara Tabel absensi pelamar, berisi daftar kehadiran pelamar pada setiap tes yang diikuti Tabel permohonan pelatihan, berisi pelatihan karyawan yang dibutuhkan oleh departemen Tabel meninggalkan pekerjaan, berisi izin karyawan untuk meninggalkan pekerjaan dengan alasan izin, sakit atau lainnya Tabel izin sakit, berisi izin karyawan untuk tidak masuk kerja dikarenakan sakit Tabel izin cuti, berisi izin karyawan untuk tidak masuk kerja dengan mengambil jatah cuti Tabel perintah lembur, berisi perintah lembur yang dikenakan manager bagian terhadap karyawan-karyawan dibawahnya Tabel absensi karyawan, berisi daftar kehadiran karyawan tetap dan kontrak Tabel penilaian kinerja tetap, berisi penilaian kinerja karyawan tetap berdasarkan penilaian yang telah ditetapkan (performance appraisal) Tabel penilaian kinerja kontrak, berisi penilaian kinerja karyawan kontrak berdasarkan parameter penilaian yang telah ditetapkan Tabel form usulan promosi/mutasi, berisi usulan dari manager bagian mempromosikan atau memutasikan karyawan di bawahnya Tabel pengaduan pelanggaran, berisi surat pengaduan yang diajukan karena karyawan di bawahnya melakukan tindakan pelanggaran Tabel pengunduran diri, berisi surat pengunduran diri karyawan dikarenakan alasan tertentu Tabel bantuan, berisi bantuan berupa topik dan penjelasan mengenai penggunaan program
Persyaratan output meliputi tabel-tabel berikut : 1. Tabel surat panggilan, berisi surat panggilan kepada pelamar yang lolos seleksi surat lamaran untuk melakukan psikotes/tes/wawancara 2. Tabel surat panggilan kerja, berisi surat panggilan kepada pelamar yang lulus wawancara/diterima kerja 3. Tabel surat pemberitahuan penolakan, berisi surat pemberitahuan kepada pelamar yang gagal lulus psikotes/tes/wawancara 4. Tabel surat perjanjian kerja, berisi surat perjanjian antara Corporate HRD dan karyawan baru 5. Tabel surat pengangkatan kerja, berisi surat keputusan pengangkatan kerja karyawan baru 6. Tabel surat penawaran kerjasama pelatihan, berisi penawaran pelatihan kepada lembaga pelatihan yang sesuai 7. Tabel surat pemberitahuan tempat dan jadwal pelatihan, berisi informasi tempat dan jadwal pelatihan yang diberikan kepada karyawan-karyawan tertentu
124
8.
Tabel surat keputusan promosi, berisi surat yang diberikan dipromosikan ke jabatan lain 9. Tabel surat keputusan promosi, berisi surat yang diberikan dimutasikan ke jabatan lain 10. Tabel surat keputusan promosi, berisi surat yang diberikan didemosikan ke jabatan lain 11. Tabel surat pemberitahuan non-aktif, berisi surat keputusan pensiun, dan surat pemecatan karyawan
kepada karyawan yang kepada karyawan yang kepada karyawan yang pengunduran diri, surat
Lampiran 2. Struktur Data pada Sistem Informasi Sumberdaya Manusia yang Diusulkan Struktur Data Departemen Field Name KD_DEPT NM_DEPT
Type Character Character
Width 3 15
Dec
Struktur Data Bagian Field Name KD_BAGIAN NM_BAGIAN
Type Character Character
Width 3 25
Dec
Struktur Data Sub-Bagian Field Name KD_SUBBAG NM_SUBBAG
Type Character Character
Width 3 20
Dec
Struktur Data Jabatan Field Name KD_JABATAN NM_JABATAN
Type Character Character
Width 3 25
Dec
Struktur Data Surat Field Name KD_SURAT NM_SURAT
Type Character Character
Width 24 100
Dec
Struktur Data Pengguna Field Name ID_USER NAMA PASSWORD AKSES
Type Character Character Character Character
Width 15 30 15 1
Dec
Key Candidate
Keterangan Nomor urut data Nama lengkap pengguna program Password pengguna program Hak akses pengguna program
Struktur Data Identitas Pelamar Field Name Type NO Integer NAMA Character ALAMAT Character KOTA Character KODEPOS Character TELP Character TMLAHIR Character TGLAHIR Date KELAMIN Character NIKAH Character AGAMA Character PDDKN Character KD_DEPT Character KD_BAGIAN Character KD_SUBBAG Character KD_JABATAN Character
Width 4 30 100 15 5 12 30 8 10 15 10 10 3 3 3 3
Dec
Key Candidate Regular
Keterangan Nomor urut data Nama lengkap pelamar Alamart lengkap pelamar Kota tempat tinggal Kodepos tempat tinggal Telepon/HP pelamar Tempat lahir pelamar Tanggal lahir pelamar Jenis kelamin pelamar Status perkawinan pelamar Agama pelamar Pendidikan terakhir pelamar Kode departemen yang dilamar Kode bagian yang dilamar Kode sub-bagian yang dilamar Kode jabatan yang dilamar
Struktur Data Identitas Karyawan Field Name Type NIK Character NAMA Character
Width 7 30
Dec
Key Candidate Regular
Keterangan Nomor induk pegawai Nama lengkap karyawan
Key Candidate Regular
Kode departemen Nama departemen
Keterangan
Key Candidate Regular
Kode bagian Nama bagian
Key Candidate Regular
Kode sub-bagian Nama sub-bagian
Key Candidate Regular
Kode jabatan Nama jabatan
Key Candidate Regular
Kode surat Keterangan surat
Keterangan
Keterangan
Keterangan
Keterangan
125
ALAMAT KOTA KODEPOS TELP TMLAHIR TGLAHIR KELAMIN NIKAH AGAMA PDDKN KD_DEPT KD_BAGIAN KD_SUBBAG KD_JABATAN TG_MASUK
Character Character Character Character Character Date Character Character Character Character Character Character Character Character Date
100 15 5 12 30 8 10 15 10 5 3 3 3 3 8
Struktur Data Laporan Jumlah Karyawan Field Name Type Width NO Integer 4 TAHUN Character 10 BULAN Integer 4 TETAP Character 3 KONTRAK Character 3 HARIAN Character 3 BORONG Character 2 TG_LAP Date 8
Alamart lengkap karyawan Kota tempat tinggal Kodepos tempat tinggal Telepon/HP karyawan Tempat lahir karyawan Tanggal lahir karyawan Jenis kelamin karyawan Status perkawinan karyawan Agama karyawan Pendidikan terakhir karyawan Kode departemen karyawan Kode bagian yang karyawan Kode sub-bagian karyawan Kode jabatan karyawan Tanggal mulai bekerja
Dec
Struktur Data Laporan Distribusi Pendidikan Karyawan Field Name Type Width Dec NO Integer 4 TAHUN Character 10 KD_DEPT Integer 4 KD_BAGIAN Character 3 KD_SUBBAG Character 3 KD_JABATAN Character 3 SD Character 2 SMP Character 2 SMU Character 2 D1D3 Character 2 S1 Character 2 S2 Character 2 TG_LAP Date 8 Struktur Data Laporan Distribusi Usia Karyawan Field Name Type Width NO Integer 4 TAHUN Character 10 KD_DEPT Integer 4 KD_BAGIAN Character 3 KD_SUBBAG Character 3 KD_JABATAN Character 3 U1822 Character 2 U2327 Character 2 U2832 Character 2 U3337 Character 2 U3842 Character 2 U4347 Character 2 U4852 Character 2 U5355 Character 2 TG_LAP Date 8 Struktur Data Deskripsi dan Spesifikasi Kerja Field Name Type NO Integer KD_JABATAN Character DESKRIPSI Memo SPESIFIK Memo
Dec
Width 4 3 1 1
Struktur Data Form Permohonan Kebutuhan Tenaga Kerja
Key Candidate Regular
Keterangan Nomor urut data Periode (tahun) Periode (bulan) Jumlah karyawan tetap Jumlah karyawan kontrak Jumlah karyawan harian Jumlah karyawan borongan Tanggal laporan dikeluarkan
Key Candidate Regular
Keterangan Nomor urut data Periode (tahun) Kode departemen Kode bagian Kode sub-bagian Kode jabatan Jumlah karyawan berpendidikan SD Jumlah karyawan berpendidikan SMP Jumlah karyawan berpendidikan SMU Jumlah karyawan berpendidikan D1 - D3 Jumlah karyawan berpendidikan S1 Jumlah karyawan berpendidikan S2 Tanggal laporan dikeluarkan
Key Candidate Regular
Keterangan Nomor urut data Periode tahun Kode departemen Kode bagian Kode sub-bagian Kode jabatan Jumlah karyawan berusia 18 - 22 Jumlah karyawan berusia 23 – 27 Jumlah karyawan berusia 28 - 32 Jumlah karyawan berusia 33 - 37 Jumlah karyawan berusia 38 - 42 Jumlah karyawan berusia 43 - 47 Jumlah karyawan berusia 48 - 52 Jumlah karyawan berusia 53 - 55 Tanggal laporan dikeluarkan
Dec
Key Candidate Regular
Keterangan Nomor urut data Kode jabatan Deskripsi kerja Spesfikasi kerja
126
Field Name NO TG_BUTUH KD_DEPT KD_BAGIAN KD_SUBBAG ATASAN JUMLAH KELAMIN POSISI USIA STATUS PDDKN PGLMN ALASAN KTRMPLN SETUJU TG_FORM
Type Integer Date Character Character Character Character Integer Character Character Integer Character Character Character Character Character Character Date
Width 4 8 3 3 3 30 4 10 10 4 10 5 10 10 10 10 8
Dec
Key Candidate
Keterangan Nomor urut data Tanggal membutuhkan Kode departemen Kode bagian Kode sub-bagian Atasan langsung bagian yang membutuhkan Jumlah canaker yang dibutuhkan Jenis kelamin canaker Posisi canaker Usia canaker Status canaker Tingkat pendidikan canaker Pengalaman bekerja canaker Alasan penambahan Keterampilan canaker Jumlah yang disetujui Tanggal form dikeluarkan
Struktur Data Penilaian Tes Umum Field Name Type NO Integer NAMA Character PENILAI Character VERBAL Character NUMERIK Character PERSEPTUAL Character SPATIAL Character TEKNIKAL Character BERPIKIR1 Character BERPIKIR2 Character ANALITIK Character NILAI Character GRADE Character LULUS Character
Width 4 30 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Dec
Key Regular Regular
Keterangan Nomor urut data Nama lengkap pelamar Nama pewawancara Nilai kemampuan verbal Nilai kemampuan numerik Nilai kemampuan perseptual Nilai kemampuan spatial Nilai kemampuan teknikal Nilai kemampuan kecerdasan berpikir 1 Nilai kemampuan kecerdasan berpikir 2 Nilai kemampuan analitik Nilai rata-rata keseluruhan Huruf mutu Status kelulusan
Struktur Data Penilaian Wawancara Dasar Field Name Type NO Integer NAMA Character PENILAI Character TAMPIL Character SIKAP Character BICARA Character KERJASAMA Character PGLMN Character PGTHN Character HUBUNGAN Character EFEKTIF Character NILAI Character GRADE Character LULUS Character
Width 4 30 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Dec
Key Regular Regular
Keterangan Nomor urut data Nama lengkap pelamar Nama pewawancara Nilai penampilan pribadi Nilai sikap/perilaku Nilai cara bicara Nilai kerjasama dengan pewawancara Nilai pengalaman di bidang ybs. Nilai pengetahuan tentang pekerjaan Nilai hubungan antarpribadi Nilai keefektifan Nilai rata-rata keseluruhan Huruf mutu Status kelulusan
Struktur Data Penilaian Tes Lanjutan Field Name Type NO Integer NAMA Character CERDAS Character TANGKAP Character INGAT Character SIKAP Character TELITI Character TEKUN Character CEPAT Character MOTIVASI Character EMOSI Character KONSISTEN Character SOSIAL Character RENCANA Character
Width 4 30 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Dec
Key Regular Regular
Keterangan Nomor urut data Nama lengkap pelamar Nilai taraf kecerdasan pelamar Nilai daya tangkap pelamar Nilai daya ingat pelamar Nilai sikap/cara kerja pelamar Nilai ketelitian pelamar Nilai ketekunan Nilai kecepatan kerja Nilai motivasi kerja Nilai keadaan emosi Nilai konsistensi Nilai sikap sosial Nilai kemampuan merencanakan
127
KEPUTUSAN MANDIRI INISIATIF TANGGUNG KERJASAMA PELIHARA ULET PEMIMPIN MINAT KOMPUTER LULUS
Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character
Struktur Data Absensi Pelamar Field Name Type NO Integer NAMA Character KEPERLUAN Character
Struktur Data Surat Panggilan Field Name Type NO_SURAT Character NO Integer NAMA Character SURAT Character HARI Character TANGGAL Date WAKTU Date TEMPAT Character PENILAI Character TG_SURAT Date Struktur Data Surat Panggilan Kerja Field Name Type NO_SURAT Character NO Integer NAMA Character TG_WWNCR Date TG_MASUK Date TG_SURAT Date
1 1 1 1 1 1 1 1 20 20 15
Nilai pengambilan keputusan Nilai kemandirian Nilai inisiatif Nilai tanggung jawab Nilai kerjasama Nilai kemampuan memelihara Nilai keuletan usaha Nilai kepemimpinan bidang peminatan keahlian komputer Status kelulusan
Width 4 30 100
Width 24 4 30 30 2 8 8 30 30 8
Dec
Width 24 4 30 8 8 8
Struktur Data Surat Pemberitahuan Penolakan Field Name Type Width NO_SURAT Character 24 NO Integer 4 NAMA Character 30 SURAT Character 30 TG_SURAT Date 8 Struktur Data Surat Perjanjian Kerja Field Name Type NO_SURAT Character NO Integer NAMA Character NIK_HRD Character STATUS Character KONTRAK Character TG_MASUK Date TG_KELUAR Date GAJI Character INSENTIF Character POTONG Character TG_SURAT Date
Width 24 4 30 7 10 10 8 8 10 10 10 8
Dec
Key Regular Regular
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor urut data Nama lengkap pelamar Keperluan pelamar
Keterangan Nomor surat Nomor urut pelamar Nama lengkap pelamar Jenis surat panggilan Hari psikotes/tes/wawancara dilakukan Tanggal psikotes/tes/wawancara dilakukan Jam psikotes/tes/wawancara dilakukan Tempat psikotes/tes/wawancara dilakukan Penilai psikotes/tes/wawancara Tanggal surat dikeluarkan
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor surat Nomor urut pelamar Nama lengkap pelamar Tanggal wawancara Tanggal mulai bekerja Tanggal surat dikeluarkan
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor surat Nomor urut pelamar Nama lengkap pelamar Jenis surat pemberitahuan penolakan Tanggal surat dikeluarkan
Dec
Struktur Data Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap Field Name Type Width Dec NO_SURAT Character 24 NO Integer 4 NAMA Character 30
Key Candidate Regular Regular Regular
Keterangan Nomor surat Nomor urut karyawan baru (pihak kedua) Nama lengkap karyawan baru NIK staff HRD (pihak pertama ) Status karyawan (tetap/kontrak) Lamanya masa kontrak Tanggal mulai bekerja Tanggal selesai bekerja Jumlah gaji karyawan baru Jumlah insentif karyawan baru Jumlah potongan insentif Tanggal surat dikeluarkan
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor surat Nomor urut karyawan baru Nama lengkap karyawan baru
128
TG_MASUK TG_SURAT
Date Date
8 8
Tanggal mulai bekerja Tanggal surat dikeluarkan
Struktur Data Form Permohonan Pelatihan Field Name Type Width NO Integer 4 KD_DEPT Character 3 KD_BAGIAN Character 3 ATASAN Character 30 NIK Character 7 NAMA Character 10 JNS_PLTHN Character 30 NM_PLTHN Character 50 SBR_PLTHN Character 30 TG_FORM Date 8
Dec
Struktur Data Surat Penawaran Kerjasama Pelatihan Field Name Type Width NO_SURAT Character 24 LEMBAGA Character 50 MATERI Character 50 JUMLAH Character 2 TG_SURAT Date 8
Key Candidate
Dec
Key Candidate Regular
Struktur Data Surat Pemberitahuan Tempat dan Jadwal Pelatihan Field Name Type Width Dec Key NO_SURAT Character 24 Candidate ATASAN Character 10 Regular LEMBAGA Character 50 ALAMAT Character 100 NIK Character 7 NAMA Character 30 MATERI Character 100 TG_MULAI Date 8 TG_USAI Date 8 TM_PLTHN Character 30 TG_SURAT Date 8 Struktur Data Form Izin Meninggalkan Pekerjaan Field Name Type Width NO Integer 4 NIK Character 7 NAMA Character 30 ALASAN Character 15 HARI Character 5 TANGGAL Character 12 JAM_MULAI Character 30 JAM_USAI Date 8
Keterangan Nomor urut data Kode departemen Kode bagian Atasan langsung bagian yang membutuhkan NIK karyawan yang mengikuti pelatihan Nama karyawan yang mengikuti pelatihan Jenis pelatihan Nama pelatihan Sumber pelatihan Tanggal form dikeluarkan
Keterangan Nomor surat Lembaga pelatihan Nama/materi pelatihan Jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan Tanggal surat dikeluarkan
Keterangan Nomor surat Atasan langsung bagian yang membutuhkan Lembaga pelatihan Alamat lembaga pelatihan NIK karyawan peserta pelatihan Nama karyawan peserta pelatihan Materi pelatihan Tanggal pelatihan dimulai Tanggal pelatihan selesai Tempat pelatihan Tanggal surat dikeluarkan
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor urut data Nomor induk karyawan Nama lengkap karyawan Alasan meninggalkan pekerjaan Hari meninggalkan pekerjaan Tanggal meninggalkan pekerjaan Jam mulai meninggalkan pekerjaan Jam selesai meninggalkan pekerjaan
Struktur Data Form Izin Sakit Field Name Type NO Integer NIK Character NAMA Character TG_MULAI Date TG_USAI Date LAMA Character TG_SURAT Date
Width 4 7 30 8 8 2 8
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor urut data Nomor induk karyawan Nama lengkap karyawan Tanggal mulai izin sakit Tanggal selesai izin sakit Lamanya izin sakit Tanggal surat dikeluarkan
Struktur Data Form Permohonan Cuti Field Name Type NO Integer NIK Character NAMA Character ALASAN Character TG_MULAI Date TG_USAI Date LAMA Character CUTI Character
Width 4 7 30 100 8 8 2 2
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor urut data Nomor induk karyawan Nama lengkap karyawan Alasan cuti Tanggal mulai cuti Tanggal selesai cuti Lamanya cuti Sisa jatah cuti
129
TG_SURAT
Date
8
Tanggal surat dikeluarkan
Struktur Data Surat Perintah Lembur Field Name Type NO Integer KD_DEPT Character KD_BAGIAN Character KD_SUBBAG Date HARI Date TANGGAL Character WAKTU Character NIK Character NAMA Character TUGAS Character TG_SURAT Date
Width 4 7 30 8 8 2 10 7 30 100 8
Dec
Key Candidate Regular Regular
Struktur Data Laporan Absensi Karyawan Field Name Type NIK Charcter NAMA Character KD_BAGIAN Character BULAN Character PER1_ALPA Character PER1_SAKIT Character PER1_IZIN Character PER2_ALPA Character PER2_SAKIT Character PER2_IZIN Character PER3_ALPA Character PER3_SAKIT Character PER3_IZIN Character PER4_ALPA Character PER4_SAKIT Character PER4_IZIN Character PER5_ALPA Character PER5_SAKIT Character PER5_IZIN Character JML_KERJA Character JML_ABSEN Character
Width 7 30 3 2 30 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Dec
Key Regular Regular Regular
Dec
Key Regular Regular
Keterangan Nomor induk pegawai Nama lengkap karyawan Penilai kinerja (atasan langsung) Nilai kehadiran Nilai pengetahuan tentang pekerjaan Nilai pengawasan Nilai kuantitas pekerjaan Nilai kualitas pekerjaan Nilai kemampuan menyesuaikan diri Nilai manajemen waktu Nilai kerjasama Nilai perencanaan Nilai pengaturan dan pengorganisasian Nilai rata-rata keseluruhan Penyesuaian kompensasi Promosi karyawan Mutasi karyawan Demosi karyawan
Dec
Key Regular Regular
Keterangan Nomor induk karyawan Nama lengkap karyawan Penilai kinerja (atasan langsung) Nilai kehadiran Nilai kedisiplinan Nilai prestasi
Struktur Data Penilaian Kinerja Karyawan Tetap Field Name Type Width NIK Charcter 7 NAMA Character 30 PENILAI Character 30 HADIR Character 2 TAHU Character 2 AWAS Character 2 KUANTITAS Character 2 KUALITAS Character 2 ADAPTASI Character 2 WAKTU Character 2 KERJASAMA Character 2 RENCANA Character 2 ATUR Character 2 NILAI Character 2 KOMPENSASI Character 2 PROMOSI Character 2 MUTASI Character 2 DEMOSI Character 2 Struktur Data Penilaian Kinerja Karyawan Kontrak Field Name Type Width NIK Charcter 7 NAMA Character 30 PENILAI Character 2 HADIR Character 2 DISIPLIN Character 2 PRESTASI Character 2
Keterangan Nomor urut data Kode departemen Kode bagian Kode sub-bagian Hari lembur Tanggal lembur Jam lembur NIK karyawan lembur Nama lengkap karyawan lembur Uraian tugas karyawan lembur Tanggal surat dikeluarkan
Keterangan Nomor induk karyawan Nama lengkap karyawan Kode bagian Periode (bulan) Jumlah alpa pada periode 1 (tgl 26 - 28) Jumlah sakit pada periode 1 (tgl 26 - 28) Jumlah izin pada periode 1 (tgl 26 - 28) Jumlah alpa pada periode 2 (tgl 29 - 5) Jumlah sakit pada periode 2 (tgl 29 - 5) Jumlah izin pada periode 2 (tgl 29 - 5) Jumlah alpa pada periode 3 (tgl 6 - 12) Jumlah sakit pada periode 3 (tgl 6 - 12) Jumlah izin pada periode 3 (tgl 6 - 12) Jumlah alpa pada periode 4 (tgl 13 - 19) Jumlah sakit pada periode 4 (tgl 13 - 19) Jumlah izin pada periode 4 (tgl 13 - 19) Jumlah alpa pada periode 5 (tgl 20 - 25) Jumlah sakit pada periode 5 (tgl 20 - 25) Jumlah izin pada periode 5 (tgl 20 - 25) Jumlah hari kerja karyawan Jumlah absen karyawan
130
NILAI
Character
2
Struktur Data Form Usulan Pindah Jabatan Field Name Type NO Integer KD_DEPT Character KD_BAGIAN Character KD_SUBBAG Character ATASAN Character NIK Character NAMA Character KINERJA Character SYARAT Character USULAN Character KD_JABATAN Character KD_JABATAN2 Character TG_FORM Date
Nilai keseluruhan berdasarkan bobot
Width 4 3 3 3 30 7 30 20 10 10 3 3 8
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor urut data Kode departemen Kode bagian Kode sub-bagian Atasan langsung NIK karyawan Nama lengkap karyawan Kinerja karyawan Syarat jabatan (ada/tidak) Jenis usulan (promosi/mutasi/mutasi) Jabatan lama Jabatan baru Tanggal form dikeluarkan
Struktur Data Surat Keputusan Promosi Field Name Type NO_SURAT Character NIK Character NAMA Character TG_MULAI Character KD_JABATAN Character KD_JABATAN2 Character ATASAN Character ATASAN2 Character GOLONGAN Character TG_SURAT Date
Width 24 3 3 3 30 7 30 20 10 8
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor surat NIK karyawan yang dipromosikan Nama lengkap karyawan yang dipromosikan Tanggal mulai promosi Kode jabatan lama Kode jabatan baru Atasan langsung lama Atasan langsung baru Golongan baru Tanggal surat dikeluarkan
Struktur Data Surat Keputusan Mutasi Field Name Type NO_SURAT Character NIK Character NAMA Character TG_MULAI Character KD_JABATAN Character KD_JABATAN2 Character ATASAN Character ATASAN2 Character TG_SURAT Date
Width 24 3 3 3 30 7 30 20 8
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor surat NIK karyawan yang dimutasikan Nama lengkap karyawan yang dimutasikan Tanggal mulai mutasi Kode jabatan lama Kode jabatan baru Atasan langsung lama Atasan langsung baru Tanggal surat dikeluarkan
Struktur Data Surat Keputusan Demosi Field Name Type NO_SURAT Character NIK Character NAMA Character TG_MULAI Character KD_JABATAN Character KD_JABATAN2 Character ATASAN Character ATASAN2 Character GOLONGAN Character TG_SURAT Date
Width 24 3 3 3 30 7 30 20 10 8
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor surat NIK karyawan yang dipromosikan Nama lengkap karyawan yang didemosikan Tanggal mulai demosi Kode jabatan lama Kode jabatan baru Atasan langsung lama Atasan langsung baru Golongan baru Tanggal surat dikeluarkan
Struktur Data Surat Pengaduan Pelanggaran Field Name Type NIK Character NAMA Character JUMLAH Character PLGRN Character TG_PLGRN Date TG_SURAT Date
Width 7 30 2 100 8 8
Dec
Key Regular Regular
Keterangan NIK karyawan Nama lengkap karyawan Jumlah pelanggaran Deskripsi pelanggaran Tanggal pelanggaran Tanggal surat dikeluarkan
Struktur Data Surat Pengunduran Diri Field Name Type NIK Character NAMA Character
Width 7 30
Dec
Key Regular Regular
Keterangan NIK karyawan Nama lengkap karyawan
131
ALASAN TG_UNDIR KEPUTUSAN TG_SURAT
Character Date Character Date
100 8 20 8
Struktur Data Surat Pemberitahuan Non-Aktif Field Name Type Width NO_SURAT Character 24 NIK Character 7 NAMA Character 30 JNS_SURAT Character 50 TG_KELUAR Date 8 TG_SURAT Date 8
Alasan pengunduran diri Tanggal mulai mengundurkan diri Keputusan (setuju/tidak setuju) Tanggal surat dikeluarkan
Dec
Key Candidate Regular Regular
Keterangan Nomor surat NIK karyawan Nama lengkap karyawan Jenis surat (bebas tugas/PHK) Tanggal keluar dari perusahaan Tanggal surat dikeluarkan
Struktur Data Surat Referensi Kerja (surat keterangan kerja yang diberikan kepada karyawan yang keluar dari perusahaan) Field Name Type Width Dec Key Keterangan NIK Character 7 Regular NIK karyawan NAMA Character 30 Regular Nama lengkap karyawan TG_MASUK Date 8 Tanggal muali perusahaan TG_KELUAR Date 8 Tanggal keluar dari perusahaan TG_SURAT Date 8 Tanggal surat dikeluarkan Struktur Data Bantuan Field Name CONTEXID TOPIK DETAIL
Type Numeric Character Memo
Width 10 70 4
Dec
Key Regular
Keterangan Nomor urut data Topik bantuan Penjelasan topik bantuan
Lampiran 3. Kamus Data pada Sistem Informasi Sumberdaya Manusia yang Diusulkan A. Aliran Data Masukan 1. Form Data Identitas Pelamar = @no + nama + alamat + kota + kodepos + telp + tmlahir + tglahir + kelamin [laki-laki/perempuan] + nikah + agama + pddkn + kd_dept + nm_dept + kd_bagian + nm_bagian + kd_subbag + nm_subbag + kd_jabatan + nm_jabatan 2. Form Data Identitas Karyawan = @nik + nama + alamat + kota + kodepos + telp + tmlahir + tglahir + kelamin [laki-laki/perempuan] + nikah + agama + pddkn + kd_dept + nm_dept + kd_bagian + nm_bagian + kd_subbag + nm_subbag + kd_jabatan + nm_jabatan + tg_masuk 3. Form Kebutuhan Tenaga Kerja = @no + tg_butuh + kd_dept + kd_bagian + kd_subbag + atasan + jumlah + kelamin + posisi + usia + status + pddkn + pglmn + alasan + ktrmpln + setuju + tg_form 4. Penilaian Tes Umum = @no + nama + penilai + verbal + numerik + perseptual + spatial + teknikal + berpikir1 + berpikir2 + analitik + nilai + grade + lulus 5. Penilaian Wawancara Dasar = @no + nama + penilai + tampil + sikap + bicara + kerjasama + pglmn + pgthn + hubungan + efektif + nilai + grade + lulus 6. Penilaian Tes Lanjutan = @no + nama + cerdas + tangkap + ingat + sikap + teliti + tekun + cepat + motivasi + emosi + konsisten + sosial + rencana + keputusan + mandiri + inisiatif + tanggung + kerjasama + pelihara + ulet + pemimpin + minat + komputer + lulus 7. Absensi Pelamar = @no + nama + keperluan 8. Form Permohonan Pelatihan = @no + kd_dept + kd_bagian + atasan + nik + nama + jns_plthn + nm_plthn + sbr_plthn + tg_form 9. Form Izin Meninggalkan Pekerjaan = @no + nik + nama + alasan + hari + tanggal + jam_mulai + jam_usai 10. Form Izin Sakit = @no + nik + nama + tg_mulai + tg_usai + lama + tg_surat 11. Form Permohonan Cuti = @no + nik + nama + alasan + tg_mulai + tg_usai + lama + cuti + tg_surat 12. Surat Perintah Lembur = @no_surat + kd_dept + kd_bagian + kd_subbag + hari + tanggal + waktu + nik + nama + tugas + tg_surat
132
13. Laporan Absensi Karyawan = @no + kd_bagian + bulan + nik + nama + per1_alpa + per1_sakit + per1_izin + per2_alpa + per2_sakit + per2_izin + per3_alpa + per3_sakit + per3_izin + per4_alpa + per4_sakit + per4_izin + per5_alpa + per5_sakit + per5_izin + jml_kerja + jml_absen 14. Penilaian Kinerja Karyawan Tetap = @no + nik + nama + penilai + hadir + tahu + awas + kuantitas + kualitas + adaptasi + waktu + kerjasama + rencana + atur + nilai + kompensasi + promosi + mutasi + demosi 15. Penilaian Kinerja Karyawan Kontrak = @no + nik + nama + penilai + hadir + disiplin + prestasi + nilai 16. Form Usulan Promosi/Mutasi/Demosi = @no + kd_dept + kd_bagian + kd_subbag + atasan + nik + nama + kinerja + syarat + usulan + kd_jabatan + kd_jabatan2 + tg_form 17. Surat Pengaduan Pelanggaran = @no_surat + nik + nama + jumlah + plgrn + tg_plgrn + tg_surat 18. Surat Pengunduran Diri = @no + nik + nama + alasan + tg_undir + keputusan + tg_surat B. Aliran Data Keluaran 1. Laporan Jumlah Karyawan = @no + tahun + bulan + tetap + kontrak + harian + borong + tg_lap 2. Laporan Distribusi Pendidikan Karyawan = @no + tahun + kd_dept + nm_dept + kd_bagian + nm_bagian + kd_subbag + nm_subbag + kd_jabatan + nm_jabatan + sd + smp + smu + d1d3 + s1 + s2 + tg_lap 3. Laporan Distribusi Usia Karyawan = @no + periode + kd_dept + nm_dept + kd_bagian + nm_bagian + kd_subbag + nm_subbag + kd_jabatan + nm_jabatan + u1822 + u2832 + u3337 + u3842 + u4347 + u4852 + u5355 + tg_lap 4. Surat Panggilan = @no_surat + no + nama + surat + hari + tanggal + waktu + tempat + penilai + tg_surat 5. Surat Panggilan Kerja = @no_surat + no + nama + tg_wwncr + tg_masuk + tg_surat 6. Surat Pemberitahuan Penolakan = @no_surat + no + nama + surat + tg_surat 7. Surat Perjanjian Kerja = @no_surat + no + nama + nik_hrd + status + kontrak + tg_masuk + tg_keluar + gaji + insentif + potong + tg_surat 8. Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap = @no_surat + no + nama + tg_masuk + tg_surat 9. Surat Penawaran Kerjasama Pelatihan = @no_surat + lembaga + materi + jumlah + tg_surat 10. Surat Pemberitahuan Tempat dan Jadwal Pelatihan = @no_surat + atasan + lembaga + alamat + nik + nama + materi + tg_mulai + tg_usai + tm_plthn + tg_surat 11. Surat Keputusan Promosi = @no_surat + nik + nama + tg_mulai + kd_jabatan + kd_jabatan2 + atasan + atasan2 + golongan + tg_surat 12. Surat Keputusan Mutasi = @no_surat + nik + nama + tg_mulai + kd_jabatan + kd_jabatan2 + atasan + atasan2 + tg_surat 13. Surat Keputusan Demosi = @no_surat + nik + nama + tg_mulai + kd_jabatan + kd_jabatan2 + atasan + atasan2 + golongan + tg_surat 14. Surat Pemberitahuan Non-Aktif = @no_surat + nik + nama + jns_surat + tg_keluar + tg_surat 15. Surat Referensi Kerja = @no_surat + nik + nama + tg_masuk + tg_keluar + tg_surat C. Penyimpanan Data 1. Dept = @kd_dept + nm_dept 2. Bagian = @kd_bagian + nm_bagian 3. Subbag = @kd_subbag + nm_subbag 4. Jabatan = @kd_jabatan + nm_jabatan 5. Pengguna = @id_user + nama + password + akses 6. Deskripsi dan Spesifikasi Kerja = @no + kd_jabatan + nm_jabatan + deskripsi + spesifik 7. Bantuan = @contexid + topik + detail
