NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
21/05/2009
PROSEDUR PERDAFTARAN PELAJAR BARU PK. UiTM.APB. (O). 01
Disediakan oleh
Disemak oleh
Diluluskan oleh
T/tangan ……………………………. Nama
Jawatan
Tarikh
……………………………. ………………………… Rahim Sajari
Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman
Pegawai Eksekutif (Akademik)
Penolong Pendaftar (Akademik)
Dekan
21 Mei 2009
21 Mei 2009
21 Mei 2009
Afidah Mudzamil Rumiton Selamat
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
21/05/2009
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No.
No.
Muka
Keluaran/
Para
Surat
Pindaan
Ringkasan Pindaan
Diluluskan
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
BIL.
ISI KANDUNGAN Muka Hadapan
21/05/2009
MUKA SURAT 1
Rekod Pindaan Dokumen Terkawal
2
Isi Kandungan
3
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
5.0
Singkatan
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
8-9
7.0
Rekod Kualiti
10
8.0
Lampiran
5-6 7
10-11
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
21/05/2009
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan kaedah pendaftaran kursus bagi pelajar baru pada semua peringkat supaya dapat dilaksanakan secara terancang dan teratur bagi memenuhi Sistem Pengurusan Kualiti Pengajian Bahasa (APB).
2.0 SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Pengurusan Akademi bagi pendaftaran kursus untuk pelajar baru semua peringkat.
Prosedur ini melibatkan Ketua Program, Koordinator (Pengurusan) Bahasa Inggeris, Koordinator (Pengurusan) Bahasa Asia dan Eropah, Wakil Fakulti (JBI), Penyelaras Unit (JBAE), Koordinator Pengajian Melayu, Penolong Pendaftar (Akademik),
Pegawai
Eksekutif (Akademik) dan juga melibatkan Unit ISIS, Pusat Sistem Maklumat Bersepadu (PSMB). .
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
BIL.
NO. RUJUKAN
JENIS
3.1
MK.APB.UiTM.01
MANUAL KUALITI
3.2
Seksyen 3.3
Aktiviti-aktiviti Perkhidmatan, Pengajaran dan Pembelajaran 3.3.1 Pendaftaran Kursus Pelajar Baru
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
21/05/2009
4.0 DEFINISI BIL.
ISTILAH
PENJELASAN
4.1
Pelanggan
Pelanggan Misi dan Pelanggan Proses
4.2
Pelanggan Misi
Ibu bapa / Penjaga / Penaja, Pelajar, Kementerian Pengajian Tinggi dan Lembaga Pengarah UiTM.
4.3
Penolong Pendaftar (Akademik)
Penolong Pendaftar Akademik di APB.
4.4
Ketua Program
Kakitangan akademik yang dilantik oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik) untuk mengetuai sesebuah program pengajian.
4.5
KBI(A),KBAE(A), KPM
Koordinator Akademik yang dilantik oleh Timbalan Naib Canselor.
4.6
Pegawai Eksekutif
Pegawai Eksekutif di APB
4.7
Pelajar
Seseorang yang berdaftar dan yang mengikuti apa-apa jenis program pengajian di Universiti sebagaimana yang ditakrifkan dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti.
4.8
Pejabat Am
Pejabat pentadbiran APB di mana semua urusan terus dengan pelanggan dibuat.
4.9
Pelan Pengajian
Komponen kurikulum pengajian yang mengandungi kursuskursus yang ditetapkan untuk tujuan penganugerahan Diploma / Ijazah Sarjana Muda. Ia merupakan satu dokumen menunjukkan rangka pengajian seseorang pelajar dari semester satu hingga tamat pengajian. Maklumat seperti kod kursus yang perlu diambil, pra-syarat serta jam kredit
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
21/05/2009
dimuatkan untuk kemudahan pelajar merancang pengajian mereka.
4.10
Borang Pendaftaran
Borang yang mencetak senarai kod dan nama kursus yang didaftar oleh pelajar. Tandatangan pelajar dan Ketua Program diperlukan untuk pengesahan borang ini.
4.11
Bendahari
Penolong Bendahari Zon Kewangan Fakulti / APB, UiTM Shah Alam.
4.12
Dekan
Staf akademik yang dilantik oleh Naib Canselor untuk mengetuai sesebuah Fakulti / Akademi di bawah Seksyen 8, Akta 173.
4.13
Jadual Waktu Kuliah
Jadual waktu kursus yang menjelaskan hari, masa dan tempat kuliah diadakan.
4.14
Kad Rekod Pelajar
Sesebuah fail yang perlu diisi oleh pelajar (maklumat latar belakang) dan dipulangkan ke Pejabat Am. Kad ini dimuatkan dalam fail peribadi pelajar, dimana semua dokumen berkenaan dengan seseorang pelajar disimpan dalam fail ini.
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
21/05/2009
5.0 SINGKATAN
BIL.
SINGKATAN
MAKSUD SINGKATAN
5.1
APB
Akademi Pengajian Bahasa
5.2
KP
Ketua Program
5.3
KBI(A)
Koordinator Bahasa Inggeris (Akademik)
5.4
KBAE(A)
Koordinator Bahasa Asia dan Eropah (Akademik)
5.5
KPM
Koordinator Pengajian Melayu
5.6
P
Pensyarah
5.7
PP(A)
Penolong Pendaftar (Akademik)
5.8
PE(A)
Penolong Eksekutif (Akademik)
5.9
PTO
Pegawai Tadbir Operasi
5.10
ICReSS
Integrated Course Registration and Scheduling System
5.11
iSIS
Sistem Maklumat Pelajar Bersepadu, PSMB
5.12
SsPM
Sistem Pengurusan Markah, APB
5.13
SF
Staf Fakulti
5.14
Pr
Pelajar
5.15
JTK(Kanan)
Juruteknik Komputer Kanan
5.16
JTK
Juruteknik Komputer
5.17
WF
Wakil Fakulti
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
6.0
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
21/05/2009
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
A. Pendaftaran Pelajar Program APB
D
1.
Beri taklimat umum kepada pelajar baru. (Lampiran 6)
KP/PP(A)
2.
Beri taklimat khusus berkenaan dengan program kepada pelajar baru dan serahkan dokumen (Buku Peraturan Akademik, Pelan Pengajian dan Jadual Waktu Kuliah).
PP(A)/PE(A)
3.
Semak dan kemaskini pendaftaran pelajar baru dalam system iSIS.
PE(A)
4.
Terima Fail Peribadi Pelajar dari BPP.
Pr
1.
2. Pr
3.
B. PENDAFTARAN KURSUS PELAJAR PROGRAM APB Laksanakan pendaftaran kursus secara atas talian dalam iSIS berpandukan Jadual Penawaran Kursus ICReSS mengikut kursus dan kumpulan. (Lampiran 7) Semak senarai nama pelajar dari Sistem Maklumat Pelajar Bersepadu (iSIS). Pengesahan Kursus atas talian. (Validasi). Buat penambahan, pengguguran dan pembetulan kumpulan jika perlu mengikuti tarikh yang ditetapkan.
Pr /KP / PP(A)
4.
Cetak, Slip Menduduki Peperiksaan (SMP), tandatangan dan simpan maklumat pendaftaran kursus (muktamad) dan pelajar perlu dapatkan tandatangan pengesahan slip pendaftaran kursus dari KP/PP (A).
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
JTK(Kanan)
PE(A) / PTO
PTO / PE
5.
Muat turun data dari iSIS kepada SsPM.
6.
Masukkan nama pensyarah ikut kursus dan kumpulan. (Lampiran 8)
7.
Cetak, semak dan kemaskini senarai nama pelajar dari SsPM. (Lampiran 9) (Maklumkan kepada pembetulan.)
P
21/05/2009
8.
TANGGUNG JAWAB
PE(A)/
PTO
untuk
sebarang
Cetak senarai kedatangan pelajar dan senarai pelajar (Lampiran 10)
TINDAKAN
C: Permohonan Pengecualian Kredit Pelajar Program APB PTO
1.
Terima Borang Pengecualian Kredit HEA/RA/PC-200-1 (berpandukan Buku Peraturan Akademik) dari pelajar Kumpul dan serahkan borang permohonan tersebut kepada KP.
KP/PP (A)
2.
Semak borang dan kesetaraan kursus yang dipohon. Buat keputusan dan tandatangan borang.
PP(A)
3.
Kemaskini rekod pelajar di sistem iSIS (sekiranya lulus).
PE(A)
4.
Cetak 2 salinan keputusan permohonan pengecualian dari sistem iSIS dan serahkan satu salinan kepada pelajar dan satu salinan pejabat.
5.
Simpan Rekod Permohonan dan keputusan Pengecualian Kredit dalam fail peribadi pelajar.
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
21/05/2009
7.0 REKOD KUALITI
BIL.
JENIS REKOD
LOKASI
TEMPOH SIMPANAN
7.1
Bilik Fail, APB
Fail Peribadi Pelajar
6 Semester
8.0 LAMPIRAN
BIL.
PERKARA
LAMPIRAN
Carta Alir Pendaftaran Pelajar Program APB
Lampiran 1
8.1
A.
8.2
B. Carta Alir Pendaftaran Kursus Pelajar Program
Lampiran 2
APB
8.3
C. Carta Alir Permohonan Pengecualian Kredit
Lampiran 3
Pelajar Program APB
8.6
Carta Alir Tindakan Pelajar Baru / Lama
Lampiran 6
8.7
Jadual Waktu Kuliah Pensyarah
Lampiran 7
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/11
PROSEDUR KUALITI OPERASI
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
8.8
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR BARU
Senarai Nama Pensyarah Kelas Mengikut Kod
21/05/2009
Lampiran 8
Kursus
8.9
Senarai Nama Pelajar
Lampiran 9
8.10
Borang Kedatangan
Lampiran 10
