MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN PEGAWAI BARU

MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN PEGAWAI BARU

UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011

MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN PEGAWAI BARU UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen

:

00013 05011

Revisi

:

0

Tanggal

:

18 Mei 2011

Diajukan oleh

:

Management Representative

R. Arief Setyawan, ST., MT. Dikendalikan oleh

:

Management Representative

Disetujui oleh

:

Kepala Unit TIK

DR. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc.

DAFTAR ISI 1.

Tujuan .............................................................................. 1

2.

Ruang Lingkup................................................................... 1

3.

Definisi .............................................................................. 1

4.

Rujukan : .......................................................................... 1

5.

Garis Besar Prosedur : ........................................................ 2

6.

Bagan Alir.......................................................................... 4 6.1

7.

Penerimaan Pegawai ................................................ 4

Lampiran ........................................................................... 5 7.1

Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02) . 5

7.2

Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03) ...... 6

7.3

Borang Daftar Pelamar (00013 05011 3) .................... 7

7.4

Borang Daftar Calon Pegawai Lulus Tes (00013

05011 4) ........................................................................... 8 7.5

Surat Pengajuan Penambahan Pegawai ..................... 9

7.6

Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02) 10

7.7

Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03) ..... 11

i


1.

Dok. No.

:

00013 05011

Rev. No.

:

0

Tanggal

:

18 Mei 2011

Tujuan Menjelaskan tentang prosedur dalam melaksanakan proses penerimaan pegawai baru Unit TIK UB.

2.

Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk semua pelaksanaan penerimaan pegawai baru Unit TIK UB.

3.

Definisi 1.

Pegawai yang dimaksudkan dalam dokumen ini adalah pegawai kontrak yang bekerja di Unit TIK UB.

2.

Penerimaan

pegawai

adalah

proses

penerimaan

pegawai mulai dari proses lamaran, tes penerimaan sampai pelamar diterima menjadi pegawai kontrak di Unit TIK UB. 3. 4.

BAU adalah Biro Administrasi Umum

Rujukan : 1.

Manual Mutu Unit TIK UB (00013 04000)

2.

Dokumen Mutu Unit TIK UB

Halaman 1 dari 11


5.

Dok. No.

:

00013 05011

Rev. No.

:

0

Tanggal

:

18 Mei 2011

Garis Besar Prosedur : 1.

Kepala Sub Unit berkoordinasi dengan Kepala Divisi melakukan analisa kebutuhan SDM sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan mandat utama Unit TIK.

2.

Kepala Sub Unit mengusulkan perekrutan pegawai baru sesuai dengan analisa kebutuhan SDM yang telah dilakukan kepada Kepala Unit TIK.

3.

Kepala Unit TIK mengkaji dan menyetujui usulan perekrutan pegawai.

4.

Kepala Unit TIK mengajukan kebutuhan penambahan pegawai kepada Pembantu Rektor II.

5.

Pembantu Rektor II mengkaji dan menyetujui usulan penambahan pegawai.

6.

Kepala Unit berkoordinasi dengan Bagian Kepegawaian BAU untuk proses penerimaan pegawai.

7.

Kepala Unit menyampaikan kepada Kepala Sub Unit untuk melakukan proses penerimaan pegawai.

8.

Kepala Sub Unit melaksanakan proses penerimaan pegawai dengan melakukan koordinasi dengan Bagian Kepegawaian BAU.

Halaman 2 dari 11


9.

Dok. No.

:

00013 05011

Rev. No.

:

0

Tanggal

:

18 Mei 2011

Setelah proses tes penerimaan pegawai selesai, calon pegawai kontrak yang lulus tes akan diusulkan kepada Pembantu Rektor II.

10.

Pembantu Rektor II menyetujui usulan calon pegawai dan menyerahkan proses administrasi kepada Bagian Kepegawaian BAU.

11.

Bagian

Kepegawaian

BAU

melakukan

proses

administrasi untuk pegawai baru. 12.

Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan berkoordinasi dengan Bagian Kepegawaian BAU untuk pengurusan admnistrasi pegawai baru.

13.

Kepala Unit TIK menerima pegawai baru yang telah selesai proses administrasinya dan menyerahkan proses pelatihan kepada Kepala Sub Unit.

14.

Kepala Sub Unit melakukan koordinasi dengan Kepala Divisi untuk proses pelatihan pegawai.

15.

Pegawai yang telah selesai proses pelatihan dapat mulai bekerja secara penuh di Unit TIK UB.

Halaman 3 dari 11


6.

Bagan Alir

6.1

Penerimaan Pegawai

Dok. No.

:

00013 05011

Rev. No.

:

0

Tanggal

:

18 Mei 2011

Halaman 4 dari 11


Dok. No.

:

00013 05011

Rev. No.

:

0

Tanggal

:

18 Mei 2011

7.

Lampiran

7.1

Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02) Nama Dokumen/Borang

:

Nomor/Kode

:

Revisi ke-

:

Copy ke-

Penerima

Tanggal

Tanda Tangan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Halaman 5 dari 11


7.2 No.

Dok. No.

:

00013 05011

Rev. No.

:

0

Tanggal

:

18 Mei 2011

Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03) Nama/Jenis Dokumen

Revisi

Tanggal

Keterangan

ke1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Halaman 6 dari 11

7.3

Borang Daftar Pelamar (00013 05011 3)

Daftar Pelamar Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi Tahun ……..

Kelengkapan Administrasi N o.

Na ma

Tang gal Lahir

L/ P

Alamat Asal

Alamat Sekarang

1

2

3

4

5

6

Telp./ HP

Email

Pend. Terak hir

Pos isi

Status Pekerj aan

7

8

9

10

11

Surat Lamar an*

CV *

Portof olio

Fot o 4x 6*

Ijazah Legali sir*

Sertifi kat, dll

Identi tas Resmi *

12

13

14

15

16

17

18

1 2 3 4 5

Halaman 7 dari 11

7.4

Borang Daftar Calon Pegawai Lulus Tes (00013 05011 4)

Daftar Calon Pegawai Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi Tahun ……..

Nilai Tes No.

1

Nama

2

Tanggal Lahir

L/P

3

4

Alamat Asal

Alamat Sekarang

Telp./HP

5

6

7

E-mail

8

Pend. Terakhir

Posisi

9

10

Adminitrasi

Tes Tulis

Tes Praktek

Psikotes

12

13

14

15

1 2 3 4 5

Halaman 8 dari 11

7.5

Surat Pengajuan Penambahan Pegawai

Nomor

: ---/----/----/-----

Lampiran

: -------------------

Perihal

: -------------------

Kepada

: Pembantu Rektor II

Yth.

Malang, ---- ------- ----

Universitas Brawijaya Di Malang Dengan hormat, Sehubungan dengan kebutuhan pegawai Unit TIK untuk memperlancar pelaksanan tugas Unit TIK UB, maka dengan ini kami mengajukan permohonan penambahan pegawai. Adapun perincian kebutuhan pegawai tersebut adalah sebagai berikut : Posisi

Deskripsi Kerja

Pendidikan

Jumlah

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami,

Kepala Unit TIK UB Tembusan

: : -

Ka. BAU Kabag. Kepegawaian Arsip

Halaman 9 dari 11


7.6

Dok. No.

:

00013 05011

Rev. No.

:

0

Tanggal

:

18 Mei 2011

Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02) Nama Dokumen/Borang

:

Nomor/Kode

:

Revisi ke-

:

Copy ke-

Penerima

Tanggal

Tanda Tangan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Halaman 10 dari 11


7.7 No.

Dok. No.

:

00013 05011

Rev. No.

:

0

Tanggal

:

18 Mei 2011

Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03) Nama/Jenis Dokumen

Revisi

Tanggal

Keterangan

ke1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Halaman 11 dari 11

MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN PEGAWAI BARU

Recommend Documents