Proposalproces. Wat is anders voor Richard Buijs PPF APMP

9-10-2012

Passionate about Proposals


Hoe past Prestatieinkoop in het Bid-/Proposalproces

Wat is anders voor …

SALES?

Richard Buijs – PPF APMP



Wat is anders voor…

Kennisexperts?

1

9-10-2012




Business as usual?

Management?

Opportunity identified

Initial qualification

Pre-Proposal Planning

Bid Sign-On

Kick-Off

Develop Proposal / Presentation

Bid Sign-Off



Negotiate & Close

Transition & Learning


Niet helemaal bid-/proposalmanagement werkdruk

Bid/proposal manager?

Inleverdatum

RFP uitgekomen

Proposal Development

Opportunity gespot

interview

Pre-award

2

9-10-2012


Bovenop de stapel


Essentieel voor succes

“Wanneer een fabrikant in de eerste ronde een aanbieding doet met daarin een oplossing die perfect aansluit op onze wensen (maar geen overdreven extra’s heeft), dan is dat de ‘standaard’. Het is zeldzaam dat een concurrent hier boven gaat scoren.” Voormalig CPO, Verzekeringsmaatschappij


Inkooptrajecten komen niet uit het niets


1. Informatie research – Intelligence gathering

o Inkopers worden meestal niet wakker met de gedachte: – “Laat ik volgende week eens 8 ton spenderen aan een nieuw project…” – “Ik ben echt dol op nieuwe leveranciers uitzoeken en beoordelen…” – “Hmm, ik heb echt zin om vanochtend eens een RFP te schrijven…”

1. Klant / organisatie 2. Markt / klimaat 3. Concurrentie

3

9-10-2012


4. Review momenten

2. Price to Win o Maximaliseer het verschil tussen waarde en prijs o Zorg dat waarde meetbaar is

Waarde

>

Budget

(meer winst, afnemende kosten etc.)

o Doorberekenen value-add voorstellen

>

Prijs meestal


Kick-off Proposal strategie / Storyboard (Pink team)

Win strategie (Blue team)

Concurrentie strategie (Black hat)

>

Final document (Red team) Lessons learnt (White team) Business Case / Financiële review (Gold team)

Kosten Tijdslijn


3. Kwalificatie Is it real? Do we want it? Can we win it? Can we do it? 1.

Voor een duidelijke en ondubbelzinnige ‘go’ / ‘no go’ beslissing

2.

Betrekt de juiste bidteamleden (& senior management)

3.

Wordt herhaald op vaste momenten in het bidproces


Waar moeten we beginnen!? Ik weet eigenlijk niet wat ze willen bereiken

We hebben geen idee hoe ze dit nu doen.

Wat willen ze nu echt?!

Ik heb niet de informatie die ik hiervoor nodig heb. Ik heb werkelijk geen idee waar ik moet beginnen.

Ach, laten we maar gewoon op de RFP wachten.

4

9-10-2012



De klant begrijpen (klantkennis)

4. Pre-proposal / capture planning

o Wie ze zijn

Account plan

Capture plan

Proposal plan

Negotiation plan

Capture plan

Proposal plan

Negotiation plan

Capture plan

Proposal plan

Negotiation plan

De 4 elementen van succesvolle pre-proposal planning (Beïnvloeden) klant & klantkennis

o Wat ze doen

o Huidige (markt-)omstandigheden • • • • •

Groei, contracten? Angsten, opportunities? Trends (industrie, markt, politiek) Wat doet de concurrent? Buzzwords en hot topics


Onderscheiden van de concurrentie


Klantkennis (2) • Wat doen we momenteel voor ze? (in begrijpelijke termen!) • Contractuele rechten en verplichtingen • Contractwaarde & marges • Einddatum, voorwaarden, verlengingsopties • Kosten, risico als ze van leverancier veranderen

• Hoe zijn we op dit punt gekomen?

Planning inzet van capaciteit

Interne voorbereiding

• Hoe hebben we dit contract gewonnen • Welke ontwikkelingen zijn er geweest

• Overige punten • Scope, geografie, business unit • Huidige leveranciers, successen?

5

9-10-2012


Plannen van capaciteit


Interne voorbereiding

o Identificeer de potentiele sleutelfiguren en hun beschikbaarheid (ook als zij op het moment niet beschikbaar zijn) o Controleer CV’s op kennis en ervaring met betrekking tot het project

Creëer meetpunten voor jezelf Maak een aktieplan

o Bedenk en ontwikkel de oplossing: • Risico’s en kansen • Bereken de kosten • Ervaring, evaluaties, prestaties uit het verleden

Zorg voor begrip van het proces

Welke resources hebben we nodig om te winnen? Wie kan ons helpen winnen? Wanneer hebben we ze nodig?

o Test en overleg (indien mogelijk) met de klant o Scherp oplossing aan o Stel een voorlopige oplossing vast


“Ghosting” de concurrentie


Uitwerken in Pre-Proposal Workshop o Klant & achtergrond o Inschatting van de tijdslijnen o Kwalificatie

 Acties voor het verhogen van de kans op succes

o Eerste discussie over strategie  Ontwikkelen van ‘winthema’s’

o Vaststellen van mogelijke risico’s en problemen bij deze opportunity o Volgende stappen plannen

6

9-10-2012



Voorbereiding is alles

De basis – value proposition Huidige situatie

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je meedoet

• Wat gaan we verbeteren? Voordelen - Benefits • Met hoeveel / op welke manier? Toekomstige situatie

Een goed proposal zorgt ervoor dat je de ‘favoriet’ bent

• Wat gaat/is anders om dit resultaat te krijgen? Planning • In hoeveel tijd gaat dit gebeuren? Kosten

Maar een slecht proposal zorgt ervoor dat je niet eens aan tafel komt

• Wat is hiervoor de investering?



De basis voor elke stap in het traject o Het presenteert je kennis , expertise en onderscheidend vermogen o Het legt de nadruk op je sterke punten

o Het leidt de aandacht af van zwakke punten o Je bepaalt de ‘mindset’ van de klant

o Je zet de standaard t.o.v. de concurrentie

o Het maakt je propositie duidelijk, herkenbaar en herhaalbaar

7

9-10-2012


Strategic Proposals NL - ProposalBoosters Grebbeberglaan 15 3527 VX UTRECHT www.strategicproposals.nl

030 – 88 96000 [email protected] - www.proposalboosters.com

8

Proposalproces. Wat is anders voor Richard Buijs PPF APMP

Recommend Documents