Promotie Ondernemers Binnenstad Dordrecht Jaarplan 2016
Versie 2.0 19 nov. 2015
1. Inleiding De POBD is een vereniging van ondernemers, die met elkaar willen werken aan het stimuleren van het winkel- en horecabezoek aan de Dordtse binnenstad en het verhogen van de bestedingen in die binnenstad. Dat doet ze door activiteiten, evenementen, campagnes en projecten te initiëren, te (laten) organiseren en financieel te ondersteunen. Een ondernemersfonds als basis Door invoering van een reclamebelasting in 2015 genereert de Gemeente Dordrecht een inkomstenstroom van waaruit ze stimuleringsbeleid kan financieren. Daarnaast besteedde de gemeente de afgelopen een budget ten behoeve van het centrummanagement. Besloten is om beide bedragen bij elkaar te voegen en in de vorm van een jaarlijkse subsidie ter beschikking te stellen aan de POBD. Die heeft hiermee een stevig werkbudget om haar doelen mee te kunnen realiseren. Deze constructie om een specifieke belasting via de POBD in te zetten voor promotie van de Dordtse binnenstad is afgesproken voor een periode van vier jaar, t/m 2018. De inschattingen over de hoogte van dit budget lagen bij oprichting van de POBD (april 2015) op een niveau van ruim 200.000 euro. Inmiddels is de eerste aanslagronde uitgewerkt en blijkt een niveau van ca. 160.000 euro de realiteit. Voor 2016 gaan we daarom vooralsnog uit van een beschikbaar budget van 160.000 euro. Rol van de POBD De primaire rol van de POBD is om het ondernemersfonds te beheren en te besteden aan activiteiten die het bezoek aan en de besteding in het centrum bevorderen. Dat gebeurt door het verstrekken van financiële bijdragen aan partijen die evenementen en campagnes realiseren, die daarvoor zorgen. Aan zo’n bijdrage is doorgaans een opdracht verbonden: om specifieke programma-elementen toe te voegen of te highlighten; om de promotiecampagnes voor zo’n evenement op een bepaalde manier vorm te geven; om het aanwezige publiek te prikkelen tot een verlengd of herhaald bezoek. Over de invulling van deze opdracht vindt overleg plaats met de organisator van het evenement. De praktijk heeft echter al geleerd dat de POBD ook de rol kan (en zal) spelen van initiator en creator van een bepaald evenement of campagne. Het concept van die activiteit ontwikkelen we dan zelf, in samenspraak met partners of initiatiefrijke ondernemers. Om vervolgens zelf partijen/ondernemers te zoeken, die dit concept kunnen gaan uitvoeren. Bij deze rol hoort dat de POBD dan ook zelf de werving van aanvullende financiële middelen ter hand neemt. Deze vorm van evenement-organisatie doet zich zeker voor bij activiteiten binnen de 4 deelgebieden. Maar ook bij Binnenstadsbrede activiteiten is deze werkvorm een optie. Het POBD-bestuur en/of de Werkgroepen zijn dan feitelijk de eigenaar van zo’n evenement. Daarnaast ontwikkelde zich – op bescheiden schaal – een derde rol. De POBD wordt gezien als een kenner en representant van de belangen en opvattingen van de gemeenschap van binnenstadondernemers. Die belangen en opvattingen zijn relevant bij de aanpak van bepaalde vraagstukken inzake de ontwikkeling van de Dordtse binnenstad. Diverse verzoeken om deel te nemen aan overlegplatforms, brainstormsessies en adviesraden zijn tot ons gekomen. Daarvan hebben we er een aantal aanvaard. Concrete activiteiten De POBD richt zich zowel op binnenstadsbrede activiteiten als op lokale initiatieven op het niveau van de vier deelgebieden of zelfs op straatniveau. Dat kunnen grotere of kleinschalige evenementen zijn, incidentele acties of langduriger projecten. Alles wat bijdraagt aan meer bezoek en meer besteding kan op de agenda komen. De lokale activiteiten in de deelgebieden worden in de werkgroepen bedacht en uitgevoerd primair in afstemming met de ondernemers uit het betreffende gebied. Voor Binnenstadsbrede activiteiten wordt samenwerking gezocht met partners, zoals stichtingen die Dordtse evenementen organiseren, Dordrecht Marketing, evenementenbureaus en specifieke afdelingen van de gemeente.
2
Als representant van de ondernemersgemeenschap neemt de POBD neemt in 2016 deel aan: Het Platform Binnenstadsontwikkeling. De Adviesraad voor de Detailhandel. De ontwikkeling van de logistiek in de binnenstad en veilig ondernemen.
2. Organisatie Iedere ondernemer in het kernwinkelgebied die een aanslag voor de reclamebelasting ontvangt kan lid worden van de POBD. Het betreft dus niet alleen winkeliers maar ook ondernemers uit de horeca, dienstverlening en andere economische sectoren en branches. Bestuur Het bestuur van de POBD bestaat uit 5 leden. In april 2015 traden aan Maarten van Dortmond, Marijke Honing (secretaris/penningmeester), Jaap Huisman, Francis de Mik en Geert ter Steeg (voorzitter) De voorzitter vertegenwoordigt de POBD in het overleg met externe partijen en stuurt op een goede samenwerking en afstemming binnen de vereniging. De overige bestuurders zijn elk de aanjager van een werkgroep in één van de vier deelgebieden. Werkgroepen Het kernwinkelgebied is opgedeeld in vier deelgebieden die ieder een eigen werkgroep hebben. Deze worden gevormd door ondernemers uit het gebied, eventueel aangevuld met vrijwilligers van buiten. De werkgroepen opereren zelfstandig, maar zijn wel verankerd met het bestuur waar de afstemming op hoofdlijnen plaatsvindt. ALV Alle leden van de vereniging vormen tezamen de Algemene Leden Vergadering. Dit is uiteindelijk het hoogste besluitvormende orgaan binnen de vereniging. Ze stelt jaarlijks het werkplan + de begroting vast en geeft daarmee het bestuur een kader waarbinnen deze kan functioneren. Het bestuur legt één maal per jaar verantwoording af aan de ALV voor haar gevoerde beleid en de besteding van de middelen. Dit betreft zowel de Binnenstadsbrede activiteiten als de activiteiten binnen de vier deelgebieden. Ook tussentijds kan het bestuur belangrijke voorstellen of besluiten voorleggen aan de ALV. Tenslotte benoemt de ALV de leden van het bestuur en schorst of ontslaat deze mocht dat nodig zijn. Geen overhead De organisatie kent behalve wat algemene kosten geen kosten voor overhead. De bestuurders doen hun werk onbezoldigd en er is geen vaste uitvoeringsorganisatie. Alle benodigde capaciteit wordt ingehuurd waar en wanneer nodig. Relatie met gemeente De POBD is een vereniging die zelfstandig opereert in het ontwikkelen van activiteiten en het besteden van middelen. De gemeente is de partij die de reclamebelasting int. Zij maakt de ontvangen gelden na aftrek van de gemaakte inningskosten over naar de POBD in de vorm van een subsidie. Aan deze subsidie is een uitvoeringsovereenkomst gekoppeld waarin de POBD jaarlijks (door middel van dit jaarplan + begroting) aangeeft hoe zij de subsidie wil gaan besteden in dat jaar.
3. Uitvoeringsprogramma op hoofdlijnen 3.1 Algemeen en incidenteel Een klein deel van het budget wordt gereserveerd voor algemene kosten, zoals het voeren van de secretariaat, de administratie en het verzorgen van de communicatie (intern en extern). Daarnaast is er een bedrag nodig om onvoorziene kosten of incidentele kansen te kunnen financieren.
3
3.2 Samenwerken met sterke evenementen Er is een aantal evenementen dat al sinds jaren succesvol de Dordtse binnenstad op de kaart zet. Denk aan o.a. Dordt in Stoom, het muziekfestival Big Rivers en de Kerstmarkt. Deze evenementen trekken veel publiek. Ze werden in het verleden al ondersteund door de SCD en werkten al vaak samen met (groepen van) binnenstadsondernemers. De POBD vindt dat deze evenementen veel bijdragen aan het stimuleren van bezoek en besteding. Daarom verdienen ze ook steun en aandacht. Voor 2016 heeft de POBD enkele van deze evenementen geselecteerd om te co-financieren en mee te gaan samenwerken. Dat betekent dat we op zoek gaan naar manieren om de belangen van deze evenementen en die van de binnenstadondernemers verder op elkaar te betrekken. Samen op zoek om de potentie van deze evenementen tot meer bezoek en meer besteding verder te benutten. Globaal zijn de ideeën daarvoor als volgt: Met Dordt in Stoom werken aan een manier om het evenemententerrein in het havengebied en het kernwinkelgebied meer met elkaar te verbinden. Het publiek stimuleren om tijdens het weekend in mei in een groter deel van de binnenstad te verblijven. Met Big Rivers werken aan een manier om het publiek in de twee maanden voorafgaand aan het festival al meer bekend te maken met het muziekfestival; “opwarmen” in de Binnenstad. Dat combineren we met een spaaractie, zodat het publiek via bestedingen in de binnenstad allerlei extra’s en privileges verwerft tijdens de festivalweek. Met de Intocht van Sinterklaas zoeken naar nieuwe elementen in het concept, waarmee de Sinterklaasinkopen in het eigen kernwinkelgebied in de periode tot 5 december worden gestimuleerd. Met de Kerstmarkt zoeken naar innovaties in het concept. Nu heel veel andere steden ook steeds meer met Kerstmarkten pronken, is Dordrecht toe aan nieuwe stappen om haar voorhoedepositie in Nederland te behouden/versterken. In deze samenwerkingen wil de POBD een forse bijdrage investeren in ruil voor een invulling/ vormgeving van het evenement die beter aansluit op de doelen van de POBD. De keuze is om een select aantal evenementen stevig te ondersteunen in plaats van vele evenementen een klein beetje support te bieden. 3.3 Dordt Pakt Uit Dit feestelijke evenement in het laatste weekend van september is een geslaagde etalage gebleken van de variatie in de Dordtse middenstand en horeca. De bedrijven (en hun mensen) presenteren hun passie en vakmanschap in dit festival. Aangevuld met acts, die het publiek vermaken en de sfeer verhogen. Voor de POBD is dit festival een mooie gelegenheid om in eigen regie steeds weer nieuwe dingen uit te proberen. Daarom neemt het ook in de kalender van 2016 een belangrijke plaats in. Als tweedaags festival met mode, food & drinks, cultuur, erfgoed, entertainment en shopping. 3.4 Overige activiteiten De keuze van activiteiten voor 2016 dekt nog twee momenten eerder in het jaar. Ten eerste de verbinding met de WorldCup-wedstrijden Shorttrack, die medio februari in Dordrecht plaats vinden. Dit grootse sportevenement halen we de binnenstad in door een week lang een tent op het Statenplein te zetten. Hier wordt het evenement opgewarmd, kan het publiek de wedstrijden volgen op groot scherm en komen de schaatsers hun fans ontmoeten. Er vinden vele leuke side-events plaats voor alle leeftijden: clinics, optredens, presentaties etc. Kortom de Dordtse bevolking kan volop meeleven met dit sportevenement. Een vrolijke promotie-actie in de Paasweek: Ei,ei,ei. In de regio Drechtsteden worden 1000 eieren verstopt, die mbv GPS-coördinaten gezocht (en gevonden!) kunnen worden. Dus lekker naar buiten en eieren zoeken, hopelijk dan al met een fijn lentezonnetje. Aan elk ei is een mooie prijs verbonden, in één van de vele detailen horecazaken in de Dordtse binnenstad. Tot slot werken we in 2016 aan meer en betere straatversiering en –verlichting. Dit is een wens die breed leeft onder de binnenstadondernemers. We noemen het stadsdecoratie.
4
3.5 In de deelgebieden In de vier deelgebieden worden specifieke promotie-activiteiten gerealiseerd. De helft van het POBDactiviteitenbudget wordt hiervoor bestemd. Tot op het niveau van individuele straten kunnen (groepen) ondernemers gezamenlijk plannen maken en uitvoeren om meer bezoek en besteding naar hun deel van de binnenstad te halen. Deze activiteiten zijn veelal kleinschalig van aard en worden op een kortere termijn (van 4 weken tot 3 maanden van te voren) onder regie van de werkgroepen georganiseerd. Een alomvattende kalender voor 2016 is er dan ook niet. Wel zijn richtingen aan te geven. Werkgroep Vriesestraat, Voorstraat Midden eo kiest voor 2016 het thema: “VERLEIDING”. Ze realiseren activiteiten die de consument verleiden om juist door deze straten en straatjes te dwalen, verleiden tot aankopen in dit gebied en verleiden tot mond tot mond reclame. Op dit moment inventariseert de 6-koppige werkgroep ideeën voor nieuwe acties in 2016. Het succesvolle evenement van afgelopen zomer: Pop Out the Store wordt uiteraard herhaald. En er zijn natuurlijk weer volop activiteiten in de decembermaand Maar niet alleen de consument wordt verleid. In dit gebied zijn vele kleinere winkeliers gevestigd. Niet zelden werken ze solo en kennen elkaar nauwelijks. Daarom wil de werkgroep hen ook verleiden om meer met elkaar verbonden te raken en zich vervolgens actief in te zetten voor dit gebied. Er wordt een aantal keer een borrel georganiseerd, ter vergroting van de collegialiteit en het draagvlak voor gezamenlijke promotie-acties. De facebookpagina Centrum Dordrecht – Vriesestraat en Voorstraat Midden wordt actief onderhouden en het aantal volgers groeit gestaag. Maar ook andere media worden in 2016 bewust bespeeld om meer aandacht te generen voor dit authentieke stuk winkelgebied. De Werkgroep Voorstraat West & Grote Spuistraat kiest een paar activiteiten als speerpunt: een lokaal evenement in de vorm van een Middeleeuwse markt + marktfeest. Deze activiteit werd een aantal jaren geleden al eens voorzichtig op kleine schaal uitgeprobeerd. In 2016 gaat dat groeien en als het slaagt is een jaarlijks terugkerend evenement denkbaar. actief aanhaken bij het festival “Dordt Pakt Uit”. Het eigen karakter van de zaken in deze straten wordt in de etalage gezet, samen met straattheater en muziek. aankleding van de straten. Daarnaast geldt ook hier dat actief wordt ingezet op meer verbondenheid tussen de ondernemers. Daarvoor worden enkele netwerkbijeenkomsten georganiseerd. 3.6 Ontwikkeling Voor ontwikkeling en vernieuwing van promotie-activiteiten staat de POBD altijd open. De consument wil immers steeds weer iets nieuws ervaren. Dat maakt vernieuwing tot een voorwaarde voor herhalingsbezoek. Organisaties en individuen met nieuwe ideeën zijn altijd welkom. Via een formulier op de website kunnen die altijd bij ons worden gemeld. Af en toe gaat het POBD-bestuur zelf actief op zoek naar mensen met nieuwe ideeën door bijv. een prijsvraag uit te schrijven.
4. Communicatie De communicatie van de POBD is primair gericht op de eigen leden. De POBD wil de binnenstadsondernemers graag informeren en enthousiasmeren over het promotiewerk. Daarbij vergeten we niet om partners en andere stake-holders mee te nemen. Dat gebeurt voornamelijk via de website www.pobd.nl en E-mailings (nieuwsbrief, uitnodigingen, etc.). De website toont ook alle documenten die het bestuur passeren, evenals de verslagen van de (bestuurs)vergaderingen. Daarnaast gebruiken we de website af en toe als medium voor enquêtes discussies, zodat we op eenvoudige wijze draagvlak kunnen peilen. De website is openbaar toegankelijk. De POBD besteedt niet veel tijd en geld aan publiekscommunicatie over zichzelf.
5
De organisatie heeft zelf geen behoefte om algemeen bekend te raken bij het publiek. Het zijn de activiteiten en evenementen, die met het publiek gecommuniceerd moeten worden. Daarom nemen we deel in promotiecampagnes, die Dordrecht Marketing en evenementorganisatoren opzetten om publiek te informeren over en/of te werven voor concrete activiteiten.
6
5. Begroting De begroting voor 2016 is een begroting op hoofdlijnen, die de kaders bepaalt voor het programma. Kleine afwijkingen en verschuivingen kunnen zich voordoen. Grote afwijkingen zullen vooraf voorgelegd worden ter goedkeuring aan de ALV. Op basis van de nu bekende gegevens kan in 2016 een geschat bedrag van € 160.000,- worden besteed. Hiervan reserveren we € 10.000,- voor algemene en incidentele bestedingen. Budgetverdeling De helft van het resterende bedrag (€ 75.000,-) wordt verdeeld over de vier werkgroepen. Dit gebeurt op basis van de vaste verdeelsleutel. De andere helft is beschikbaar voor binnenstadsbrede activiteiten en zal verdeeld worden conform onderstaande begroting op hoofdlijnen.
Begroting 2015 Inkomsten Reclamebelasting na correctie voor leegstand en perceptiekosten
€ 94.500
Subsidie gemeente Dordrecht
€ 65.000
Overheveling uit begroting 2014
€ 3.300
Begroot besteedbaar
€ 162.800
Uitgaven Algemeen & incidenteel
€ 8.000
Te verdelen over werkgroepen
€ 72.500
Binnenstadsbreed programma
€ 72.500
Communicatiebudget
€ 7.000
Gespecificeerd naar evenementen WorldCup Shorttrack
€ 5.000 € 8.000
Ei,Ei,Ei
ntb
Dordt in Stoom Big Rivers
€ 10.000
Dordt Pakt Uit
€ 20.000
Intocht Sinterklaas
€ 5.000
Kerstmarkt
ntb
Stadsdecoratie (basis) Stads Nader Stadse te bestemmen
Totaal
€ 5.000
€ € 2.800 € 162.800
7
6. Tot slot Het bestuur en de werkgroepen van de POBD werken, samen met al actieve ondernemers, van harte aan de verdere versterking van de aantrekkingskracht van de Dordtse binnenstad. Dat vraagt behoorlijk wat tijd en energie. Het rendement van die investering groeit naarmate de ondernemersgemeenschap in grotere mate steun en medewerking verleent aan dat werk. Dat gaat niet vanzelf, hebben we inmiddels ervaren. De verschillen tussen ondernemers zijn groot, zowel in betrokkenheid bij de doelstellingen van de POBD als in vermogen om daar aan te kunnen bijdragen. Goed is dat er inmiddels al een gemeenschap van meer dan 150 leden is gegroeid, waarvan velen ook actief willen meewerken aan zaken die de POBD aanreikt. Maar er zijn zeker nog ruim 200 ondernemers, die nog niet zijn aangehaakt. Van onze kant erkennen we de verschillen, die er zijn in zin en vermogen tot actieve deelname. We werken hard voor het profijt van de hele binnenstad, ook voor het passieve deel. Andersom vragen we om het werk van POBD steeds met “open mind” en zonder vooropgestelde negativiteit te blijven volgen. Dan kunnen we de energie behouden, de resultaten vieren, van de fouten leren en uiteindelijk het bezoek en de besteding zien groeien.
8
