Projekt elıkészítés, koordináció és kivitelezés tapasztalatai a 6. Keretprogramban Dr. Groó Dóra ügyvezetı igazgató TéT Alapítvány 1
A pályázatírás fı szempontjai - kiindulás • Az EU által is fontosnak ítélt probléma megoldására irányuljon a pályázat • Megválaszolandó kulcskérdések: – miért foglalkozunk a témával? – fontos a kérdés európai szinten is? – miért van szükség a munkára? – miért éppen most kezdünk bele? miért idıszerő? – kinek és hogyan lesz hasznára a projekt eredménye? • Nem elég a szakmailag jó pályázat, a háttér bemutatása és a szükségesség indoklása ugyanolyan fontos (információ!)
2
A pályázatírás fı szempontjai – részletek • Tartsuk tiszteletben a pályázati kívánalmakat és dokumentumokat – ne firtassuk az okokat a kérdések mögött… • Erıfeszítéseink vegyék tekintetbe az összes bírálati szempontot – sok pályázó csak a tudományos részre összpontosít, és kevés figyelmet fordít a megvalósításra, a hatások elemzésére, valamint a menedzsmentre • Rossz ötletbıl ne írjunk pályázatot – nem éri meg a fáradságot
3
A pályázatírás formai kérdései • Kerüljük az általánosságokat • Fogalmazzunk világosan, nemcsak szakemberek számára érthetı módon • Használjunk segítı és jól érthetı ábrákat, grafikonokat • Legyünk gondosak és egyértelmőek a táblázatok és ábrák számozásakor, címzésekor • Nagyon fontos a pályázat külalakja! • Ellenırizzük a helyesírást • Ne legyenek ellentmondások, nyilvánvaló bemásolások, össze nem illı számok, értelmezhetetlen rövidítések, hiányzó oldalak … 4
A partnerek kiválasztása Adjuk el az ötletet a lehetı legjobb partnereknek • Készítsük el a legjobb partner-összetétel tervét a szakmai hozzáértés alapján • Írjuk le a projektötletet olyan módon, hogy a részvétel „kívánatos” legyen és mérjük fel a fenti partnerek érdeklıdését
Találjuk meg és gyızzük meg a hiányzó partnereket • a hiányzó szakmai kompetenciák, földrajzi eloszlás, stb. alapján • lehetıleg korábbi ismeretség alapján válasszunk • kérjük ki azon partnereink véleményét, akikben megbízunk • lépjünk érintkezésbe a jelölttel a közös ismerısre hivatkozva • próbálkozzunk az utolsó pillanatig… 5
Partnerek Sean McCarthy osztályozása alapján:
Pénzvadász – csak a pénzért csatlakozik Zavarodott – semmit sem ért Unatkozó – alig várja a projekttalálkozó végét Fanatikus – mindenre képes az „ı” projektjéért Úthenger – mindenkit lehengerel, félrelök Szakértı – mindent jobban tud Álmodozó – egy más világban él Primadonna – a társaság központja
6
Partnerek mozgósítása Vonjuk be a partnereket a pályázatírásba • nehéz feladat… (hallgatólagos megegyezés: a koordinátor felelıs a pályázat elkészítéséért – ez egy általános elvárás) • de azért valamilyen mértékő hozzájárulás minden komoly partnertıl elvárható (A2, szakmai háttéranyag, WP kidolgozás, partner profil, stb.) • még mindig van lehetıségünk másik partnert keresni
7
Partnerek és pénzügyek Pénzügyi tervezés • hirtelen minden partner érdeklıdik • parázs tárgyalás várható, amikor a projekt teljes költségét megállapítjuk (ami mindig túl magas…) • ne felejtsük el – tisztázni a partnerek költségmodelljét – ısszegyőjteni a havi átlagos béreket – meghatározni, hogy a partnerek milyen egyéb költséget számolhatnak el a projekt terhére
8
A bírálók szemszögébıl Tegyük könnyővé a bíráló számára, hogy magas pontszámot adjon. Ne nehezítsük meg a dolgát! • Adjunk megfelelı és meggyızı információt a bírálóknak • Ne írjuk túl keveset – fedjük le, amit megkövetel a pályázati kiírás • Ne írjuk túl sokat • Ne bízzuk a bírálóra, hogy kitalálja, miért is jó, amit akarunk – mondjuk meg világosan • Semmit se hagyjunk a képzeletre 9
A legjobb pályázati stratégia • A legmagasabb szintő szakmai tevékenység mővelése • A legjobb partnerek megtalálása • A legjobb megoldások kínálása az EU problémáira • A pályázati irányelvek maradéktalan követése • (Mutatós, hibátlan pályázat) 10
A döntés után… A partnerek tájékoztatása a jó és rossz hírekrıl • azonnal e-mail üzenet • küldjük el az Evaluation Summary Reportot mellékletben • vonjuk be a partnereket az ESR-ben megfogalmazott észrevételek megválaszolásába – különösen, ha a költségvetés csökkentését érinti (mint ahogy ez általában lenni szokott…)
11
A döntés után… Lehetséges problémák: nincs elég idı a dokumentumok elıállítására elérhetetlen vagy nem válaszoló partnerek elégedetlen partnerek (kevés pénz, sok munka) túl ambiciózus vállalások munka-finanszírozás aránytalanság a partnerek között - a költségvetés csökkentése nagyobb arányú, mint a vállalt munka csökkentése -
12
A koordinátor feladatai • Kapcsolattartás az Európai Bizottság felé • A projekt elırehaladásának áttekintése, biztosítása • A támogatás fogadása és szétosztása a partnerek között • Konzorciumi szerzıdés elkészítése • Jelentések készítése és benyújtása az EB-hoz • Projekt meetingek elıkészítése, levezetése • Adminisztratív dokumentumok elkészítése (timesheet, bank details information, belsı jelentési őrlapok készítése, stb.) • WP Leaderek-kel együttmőködve munkaterv készítése • Projekt megjelenésének tervezése (logo, website)
13
Miért érdemes mégis? • Meghatározhatjuk a projekt célját • Kiválaszthatjuk a partnereket • Befolyásolhatjuk a munka elırehaladását • Kapcsolatban leszünk az Európai Bizottsággal • Nı ismertségünk, jövıbeni kapcsolatokat építhetünk • Extra finanszírozást kapunk a menedzsment és adminisztrációs feladatok ellátására
14
Koordinátori „best practice” • Nyereség/ráfordítás elemzése (nem csak pénzbeli!) • Kapcsolattartás a hazai kapcsolati irodahálózat tagjaival, a hazai és külföldi NCP-kel • Folyamatos kapcsolatépítés (rendezvények, információs napok) • Dokumentumok ismerete (szerzıdés, pénzügyi útmutató, stb.) • Elıször partnerként vegyünk részt a projektben • Pontos, szerzıdésszerő teljesítés 15
A TéT Alapítvány által koordinált projektek
16
Köszönöm figyelmüket! Dr. Groó Dóra TéT Alapítvány
[email protected] 17
