Projectplan Zorg? Zo geregeld!; Een experiment in het kader van regelarme zorginstellingen
Versiebeheer Versie 0.1 0.2 0.3 1.0 1.1
Datum 14-05-‘12 30-05-‘12 30-10-‘12 07-11-‘12 05-12-‘12
Omschrijving concept Herzien Herzien Concept Herzien
Opmerking Voorgelegd aan stuurgroep Besproken met Zorgkantoor en CIZ Na definitieve brief met vrijwaringen Na overleg externe Zorgkantoor
Distributie Naam E. Valstar
Rol Opdrachtgever (pantein) A van de Lid stuurgroep Rijdt (pantein) J.Joppe Bestuurslid (Pantein) A Crama Programmamanager P. Roelfsema Projectbegeleider VWS M. Gosens Projectleider Regelarme zorg VWS R. Bosman Projectleider CIZ A.van de Loo Implementatiebegeleider CIZ M. van der Contactpersoon Sluis Zorgkantoor A.Dirkx Zorginkoper Zorgkantoor W. van Asten Accountant Deloitte
v0.1 X
v0.2 X
X
X
v0.3
V1.0 X
V1.1 X
X
X X
X
X
X
X
X X X X
X
X
X
X
X
X
X
Akkoord voor deze versie 1.1 (27 December 2012)
Directeur Thuiszorg Pantein Stuurgroep
Programmamanager
Naam E. Valstar
Rol Projectdirecteur
A. van de Rijdt
Lid stuurgroep Noordelijke maasvallei Programmamanager
A. Crama
Datum
Paraaf
2/37
INHOUD INLEIDING ................................................................................................ 4 1.
PROJECTDEFINITIE ............................................................................. 6 1.1. 1.2. 1.3 1.4 1.5 1.6
2.
PROJECTAANPAK ............................................................................... 18 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
3.
AANLEIDING........................................................................................6 PROJECTDOELSTELLINGEN ........................................................................6 BUSINESS CASE ...................................................................................7 PROJECTRESULTATEN .............................................................................9 SCOPE ............................................................................................ 11 RANDVOORWAARDEN ........................................................................... 15 HOOFDLIJNEN AANPAK .......................................................................... 18 FASERING EN BESLUITMOMENTEN ............................................................. 18 PROJECTORGANISATIE .......................................................................... 21 PROJECTPLANNING .............................................................................. 23
PROJECTBEHEERSING ....................................................................... 29 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
BEHEERSING VAN HET BESTAANSRECHT ...................................................... 29 BEHEERSING VAN DE SCOPE ................................................................... 29 BEHEERSING VAN TIJD EN GELD .............................................................. 29 BEHEERSING VAN KWALITEIT .................................................................. 30 BEHEERSING VAN DE PROJECTRISICO’S ...................................................... 30
BIJLAGEN ................................................................................................ 32
3/37
INLEIDING Dit document is het plan van aanpak voor het project ‘Zorg? Zo geregeld!; een experiment in het kader van regelarme zorginstellingen’. Dit project betreft een experiment in samenwerking met het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) om de regeldruk in de langdurige zorg te verminderen. Op 6 juli 2011 heeft de staatssecretaris van VWS, mw. Drs. M.L.L.E. Veldhuijzen van Zanten- Hylner, een oproep geplaatst om regels te melden die leiden tot onnodige bureaucratie in de langdurige zorg. Dit resulteerde in 700 meldingen van 230 zorginstellingen. Naast de melding was er de mogelijkheid om een experiment aan te vragen waarmee zorgorganisaties werden uitgedaagd regels (deels) af te schaffen. 120 experimenten zijn aangevraagd. Op 23 december 2011 ontving Pantein een brief met de formele bevestiging van deelname, evenals 27 andere zorginstellingen. Het initiële plan van Pantein was om het indicatiebesluit van het CIZ voor AWBZ-zorg te vervangen door een zorg(leef)plan en zorgarrangement dat met de klant wordt opgesteld door een wijkverpleegkundige. Dit voorstel heeft echter diverse effecten, waaronder de methode van registratie en financiering middels AZR en de AW319 standaard. Daarnaast kwam hiermee de aanspraak op aanpalende voorzieningen in het geding. Na overleg met het Zorgkantoor, het Ministerie van VWS en het CIZ is uiteindelijk dit document tot stand gekomen. In het project worden de 6 fases van projectmanagement gehanteerd. De eerste fase, de initiatieffase, is afgerond en heeft geresulteerd in deelname aan het project. Dit document is het resultaat van de definitiefase. Leeswijzer Dit plan van aanpak heeft gedurende de definitiefase diverse vormen gekend. In het proces is afstemming met de stakeholders gezocht en dit heeft gezorgd voor een verfijning en verandering van de inhoud van het project. Dit document is het definitieve plan van aanpak en is gebaseerd op de brief met vrijwaringen zoals afgegeven door de Staatssecretaris van VWS d.d. 7 november 2012. Het eerste hoofdstuk ‘Projectdefinitie’ geeft de essenties en definitie van het project weer. Vanuit een beschrijving van de aanleiding en na te streven doelstellingen volgt een overzicht van de op te leveren projectresultaten en het kader waarbinnen deze moeten worden opgeleverd. Hiermee vormt dit hoofdstuk de basis voor de volgende hoofdstukken. In hoofdstuk twee ‘Projectaanpak’ treft u een beschrijving van de aanpak van dit project aan. Daarna volgt een voorstel voor de fasering. Daarin staan de hoofdactiviteiten toegelicht, inclusief een overzicht van de op te leveren hoofdproducten. Tot slot presenteren wij u een aantal planningen
4/37
waarin de oplevering van de hoofdproducten, de beslismomenten, het communicatieplan en de financiële consequenties. Hoofdstuk drie ‘Projectbeheersing’ ten slotte, gaat in op de opzet en invulling van de beheersing van het project. Referentiedocumenten Dit plan van aanpak is gebaseerd op de volgende documenten: Het rapport ‘Meer tijd voor de zorg; aanpak bureaucratie langdurige zorg’ (2011) is het plan van aanpak van staatssecretaris Veldhuijzen van Zanten om de administratieve lasten in de langdurige zorg breed aan te pakken. De aanmelding en het plan van aanpak dat Thuiszorg Pantein heeft opgesteld en waarmee deelname aan het experiment is verworven. De brief met vrijwaringen d.d. 7 november ’12. Samen één ambitie 2013 – 2017. De collectieve ambitie van Pantein.
5/37
1.
PROJECTDEFINITIE
1.1.
Aanleiding Pantein wil excellente zorg dichtbij bieden en streeft daarbij naar een 9+ als beoordeling van haar klanten en een 8+ van medewerkers. De verwachting is dat een efficiënt zorgproces en meer verantwoordelijkheid van de wijkverpleegkundige daaraan bij zal dragen. Door administratieve taken weg te nemen, kunnen verpleegkundigen meer tijd besteden aan de zorg. Het voordeel voor de klant is dat eenvoudig zorg kan worden ingezet, waarbij de behoefte is vastgesteld door een professional achter de voordeur van de klant. In de aanvraag van het experiment diende naar een specifieke wet of regel verwezen te worden. Het experiment dat Pantein gaat uitvoeren heeft betrekking op het AWBZ-artikel 9b lid 1, wat als volgt is omschreven: “Aanspraak op zorg, aangewezen ingevolge artikel 9a, eerste lid, bestaat slechts indien en gedurende de periode waarvoor het bevoegde indicatieorgaan op een door de verzekerde ingediende aanvraag heeft besloten dat deze naar aard, inhoud en omvang op die zorg is aangewezen. De verzekerde vermeldt bij de aanvraag zijn burgerservicenummer of, bij het ontbreken daarvan, zijn sociaal-fiscaalnummer.” Deze wet geeft aan dat Pantein voor alle vormen van AWBZ-zorg een geldig CIZ-indicatiebesluit dient te hebben ten behoeve van de financiering van de zorg. Dit leidt tot reeks aan administratieve handelingen zoals: - Het invullen van de Aanmeldfunctionaliteit van het CIZ; - De controle op de toegewezen indicatie door de zorgorganisatie; - Het aanvragen van een herindicatie bij een veranderende zorgvraag; - Het controleren van de geleverde zorg ten opzichte van de indicatie. In bijlage 1 is weergegeven welke administratieve activiteiten het betreft.
1.2.
Projectdoelstellingen De doelstelling is vanuit twee perspectieven geformuleerd. Het eerste doel is opgesteld t.a.v. de deelname aan het project Regelarme zorginstellingen van het Ministerie van VWS en is als volgt: Het aantonen dat AWBZ-artikel 9b lid 1 niet leidt tot kwalitatief betere en doelmatige zorg. Het inhoudelijke doel van het project is als volgt geformuleerd: Het doel is het efficiënter en effectiever maken van het zorgproces door indicatiegerelateerde activiteiten te reduceren en de verantwoordelijkheid terug te leggen bij de zorgcoördinatoren.
6/37
Ter specificatie van bovenstaande doelstelling worden twee zinsneden toegelicht. 1. Pantein heeft de functie van zorgcoördinatoren. Dit zijn wijkverpleegkundigen met specifieke competenties om de inhoud van zorg bij de klant met een wijkteam te coördineren. Zij worden door managers geselecteerd en vervolgens worden zij intern opgeleid t.b.v. ontwikkeling in kennis, kunde en competentie. In dit document zal ‘zorgcoördinator’ gebruikt worden, wat synoniem is voor de landelijk gebruikte term van ‘wijkverpleegkundige’. 2. Onder verantwoordelijkheid nemen als competentie wordt verstaan: ‘Het zorgen voor erkenning van de verantwoordelijkheid en het hanteren van de bijbehorende bevoegdheden en middelen. Aanspreekbaar zijn op het eigen handelen, het handelen van anderen onder jouw verantwoordelijkheid én op het resultaat.’ Met het experiment wil Pantein met minimale tussenkomst van het CIZ de indicaties stellen voor AWBZ-zorgvragen. Hiermee worden administratieve handelingen in de huidige werkwijze gereduceerd of gestopt. Aanvullend op het voorgaande participeert Pantein in een pilot waarbij het CAK gebruik gaat maken van de AW319 voor de aanlevering van de uren. Deze pilot wordt uitgewerkt door het Ministerie van VWS en het CAK. Dit traject bevat nog enkele ‘uitdagingen’ betreffende de periode van aanlevering (van 4 weken naar maandelijks) en het meenemen van creditregels. Pantein handhaaft de huidige manier van aanleveren naar het CAK. Dit traject wordt niet verder uitgewerkt in dit document. 1.3
Business Case De rechtvaardiging van dit project wordt vanuit een drietal perspectieven geanalyseerd en weergegeven.
1.3.1 Kwalitatieve en inhoudelijke rechtvaardiging Er zijn vijf motieven voor deelname aan het experiment en uitvoering van het project vanuit de collectieve ambitie van Pantein. -
-
-
Het project vereenvoudigt het administratieve en logistieke proces van zorg en is beter toegankelijk voor de klant. Het project experimenteert om de balans tussen administratieve handelingen ten behoeve van verantwoording en zorg terug te brengen. Het project draagt bij aan de motivatie en inspiratie van medewerkers doordat zij meer eigen regie krijgen. Het project draagt bij aan de realisatie van vakmanschap van de medewerkers. De rol van de wijkverpleegkundige als spil en coördinator wordt terug gegeven. Dit sluit ook aan bij het landelijke en regionale beleid. Het project ondersteunt de gedachte van mensgerichtheid. Middels het experiment worden medewerkers gestimuleerd om de vraag en de behoefte van de klant te herkennen en hierop te anticiperen.
7/37
-
Het beleid van de overheid is er op gericht om mensen zo lang mogelijk thuis te laten wonen. Dit vraagt om een andere organisatie en inzet van zorg bij mensen thuis. Dit project stimuleert een positief kritische houding van wijkverpleegkundigen.
1.3.2 Rechtvaardiging vanuit deelname en het proces Naast de collectieve ambitie geeft deelname aan het experiment op zichzelf een rechtvaardiging. Het betreft: - Innovatie; Deelname aan het experiment bevestigt het innovatieve karakter van Pantein. Pantein heeft het lef en de durf om te innoveren. - Externe stakeholders; Deelname aan het experiment geeft kansen om in contact te komen met (nieuwe) stakeholders in wonen, welzijn en zorg. - Voorbereiden op de toekomst; Deelname aan het experiment geeft aanvullende inzichten en visie, waarmee de organisatie zich kan voorbereiden op ontwikkelingen in de zorg. 1.3.3 Financiële rechtvaardiging Het experiment betreft de AWBZ- gefinancierde zorg. Op basis van gegevens in het jaar 2011 is vastgesteld dat ongeveer 2.000 nieuwe klanten per jaar zich melden bij Pantein voor zorg thuis, zie hiervoor ook paragraaf 1.4. De inventarisatie van de Tabel 1 administratieve tijdsindicatie belasting in minuten voor nieuwe klanten en Nu Experiment bij herindicaties in het Nieuwe klant 2 uur 1,5 uur zorgproces is Herindicatie i.v.m. 1,5 uur 0 uur weergegeven in tabel 1. uitbreiding van zorg De cijfers van de huidige situatie zijn gebaseerd op praktijkervaring van meerdere functionarissen. Het huidige proces is weergegeven in bijlage 1a. Hierin zijn de activiteiten die gebonden zijn aan nieuwe indicaties en herindicaties i.v.m. uitbreidingen van zorg ondergebracht bij verschillende functionarissen, zowel uitvoerend als administratief. Het document geeft een integrale berekening. Het experiment heeft immers als doel de regie en verantwoordelijkheid zoveel mogelijk bij de wijkverpleegkundige terug te leggen. Dit kan een verschuiving in activiteiten veroorzaken. De investering die het CIZ heeft in de genoemde stappen in de bijlage is niet bekend en dus niet meegenomen in de berekening. Bijlage 1B geeft weer welke activiteiten gehandhaafd blijven en welke met het experiment komen te vervallen. Op basis daarvan is een inschatting gemaakt van de verwachte tijdsduur in het experiment. Het verschil voor de zorgorganisatie is weergegeven in tabel 2. Hierbij is uitgegaan van een experimentgroep van 500 klanten, zie paragraaf 1.4. Voor Thuiszorg Pantein zou het rendement dus 250 uur aan administratief
8/37
en uitvoerend personeel zijn op jaarbasis voor het in zorg nemen van nieuwe klanten. Tabel 2 Tijdinvestering per jaar voor nieuwe klanten
Daarnaast is het verschil Berekening Aantal doorgerekend voor uur herindicaties, zoals zichtbaar Huidig 500 klanten x 2 uur 1.000 uur in tabel 3. Jaarlijks worden Experiment 500 klanten x 1,5 750 uur door Thuiszorg Pantein uur ongeveer 1000 herindicaties Verschil 250 uur aangevraagd. Voor de scope van het experiment zijn we uitgegaan dat we spreken over ongeveer 250 herindicaties. Uit de berekening in tabel 3 blijkt dat dit een verschil van 375 uur geeft. In totaal zal het rendement 625 uur administratieve tijd opleveren. Tabel 3: Tijdinvestering per jaar voor herindicaties
Naast dit rendement staat de Situatie Berekening investering die nodig is voor de realisatie van dit experiment. Deze investering Huidig 250 herindicaties x is uitgewerkt in de 1,5 uur randvoorwaarden in Experiment 250 herindicaties x paragraaf 1.6. De investering 0 uur betreft onder andere het de Verschil projectgroep van in totaal 2600 uur. Ongeacht het gegeven van verschil in uurloon, is er dus financieel voordeel te halen uit dit experiment.
Aantal uur 375 uur 0 uur 375 uur
geen
1.3.4 Conclusie Er is geen financiële rechtvaardiging voor de duur van het experiment. Met de projectdirecteur is daarom besproken wat het bestaansrecht is. Gezien de ambities van Pantein (zie paragraaf 1.3.1) en de nevenkansen (zie paragraaf 1.3.2) die het experiment met zich mee brengt, is besloten het experiment door te zetten. 1.4
Projectresultaten De projectresultaten zijn opgesteld op basis van de doelstelling. Onderstaande tabel geeft de bijbehorende prestatie-indicatoren weer.
Element 1.
Doelmatigheid van zorg (effectiviteit)
Prestatieindicatoren (PI) 1.0 Doelmatigheid zorg
Operationeel doel 5% doelmatiger werken ten opzichte van dezelfde tijdsperiode in 2012.
Meten door Het totaal aantal uren per product per maand X het tarief / het aantal klanten.
9/37
Tijdsbesteding administratieve 2.1 activiteiten in het indicatiegerelateerde zorgproces bij nieuwe activiteiten te klanten in zorg 2. reduceren1 Tijdsbesteding (efficiëntie) administratieve 2.2 activiteiten in het zorgproces bij wijziging zorgvragen
Van 2 uur naar 1,5 uur
Tijdsregistratie
van 1,5 uur naar 0 uur
Tijdsregistratie
Uit het systeem van het CIZ kan herleid worden wie indicaties heeft aangevraagd
Zorgcoördinator stelt 3.1 de indicatie volgens nieuwe methode Training in kennis, 3.2 kunde en competenties verantwoordelijkheid De ervaren terugleggen bij de 3. 3.3 verantwoordelijkheid zorgcoördinatoren van de zorgcoördinator (kwaliteit)
Eind 2012 heeft 95% van de zorgcoördinatoren het trainingsprogramma gevolgd
Registratielijsten bij de trainingen
Middels 0-meting en procesmeting bij 8 zorgcoördinatoren door management.
Beoordeling van gedragsnormen passende bij de competentie ‘verantwoordelijkheid nemen’
Bij maximaal 1% van de klanten in het project heeft van het CIZ een Onafhankelijke onafhankelijk 3.4 indicering door het CIZ indicatiebesluit vastgesteld, waarbij het CIZ de klant gelijk heeft gegeven
Navraag bij zorgcoördinatoren
Toelichting op element 1: Maandelijks wordt een doelmatigheidsberekening gemaakt van de experimenterende en de reguliere klanten. Deze resultaten wijzen uit of de doelstelling wordt behaald. Toelichting op element 2: Bij 25% van het aantal klanten (ofwel totaal 100 klanten) die vallen onder het experiment wordt de duur van de administratieve activiteiten bijgehouden. Dit betekent dat, uitgaande van 25 zorgcoördinatoren in het experiment, elke zorgcoördinator bij 5 klanten tijd schrijft. Om de vorderingen tijdens het experiment te volgen, schrijft elke zorgcoördinator bij 1 klant per kwartaal tijd. In het laatste kwartaal wordt dat 1 extra klant, ervan uitgaande dat dan het meeste rendement zichtbaar wordt gezien de ontwikkelde ervaring van medewerkers met de nieuwe werkwijze. In bijlage 1 is terug te vinden op basis van welke activiteiten de 0-meting van prestatie-indicator 1 en 2 hebben plaatsgevonden. De vastgestelde tijden zijn bepaald door professionals die deze activiteiten in hun takenpakket hebben en uitvoeren. 1
Deze prestatie-indicator kan in gedurende het experiment beïnvloed worden door Het nieuwe klantlogistieke proces.
10/37
Toelichting op element 3: Maandelijks wordt een overzicht gegenereerd waaruit wordt opgemaakt dat de zorgcoördinator de AF heeft ingevuld. Voor het uitwerken van de prestatie-indicator ‘ervaren verantwoordelijkheid van de zorgcoördinator’ is de competentie ‘verantwoordelijkheid nemen’ uitgewerkt in gedragstermen. De vastgestelde gedragstermen zijn: a. Blijft aanspreekbaar op eigen en andermans handelen en gedrag onder de genomen verantwoordelijkheid en op het resultaat; b. Neemt initiatief om onder eigen verantwoordelijkheid ontstane problemen op te lossen; c. Neemt verantwoorde, gecalculeerde risico's; d. Gaat goed om met verschillende soorten gedrag van mensen en kan hier op inspelen. In het experiment nemen 4 managers deel. Zij zullen elk de nul- en procesmeting uitvoeren bij 2 zorgcoördinatoren middels een a-selecte steekproeftrekking. De laatste indicator geeft aan hoe vaak het CIZ nodig was voor advies en ondersteuning bij de indicering AWBZ-zorg. Incidenteel geeft het afstemmen van zorg tussen klant en professional problemen. Ter illustratie kan hierbij de wens van klanten voor hulp bij maaltijden worden genoemd, wat onderdeel is van de WMO. 1.5
Scope
1.5.1 Geografisch In onderstaand figuur is het werkgebied van Pantein weergegeven. Het experiment vindt plaats in de regio Noord-Oost Brabant van Pantein, gelijk aan de regio van Zorgkantoor Coöperatie VGZ. Omdat een experiment een tijdelijk karakter heeft, is gekozen om het experiment te beperken tot de volgende gemeenten: - Gemeente Veghel; - Gemeente Bernheze; - Gemeente Maasdonk; - Gemeente Grave; - Gemeente Landerd; - Gemeente Cuijk. De gemeenten zijn in het figuur hiernaast blauw gearceerd. De selectie heeft plaats gevonden op basis van de volgende criteria: 1. Heldere geografische grenzen; voor (externe) stakeholders in het experiment is deze heldere geografische scope belangrijk. 2. Een aantal van 500 klanten in het experiment; het aantal van 500 is statistisch voldoende representatief om de bevindingen van het experiment te generaliseren voor het volledige werkgebied van Pantein.
11/37
In het werkgebied zijn, naast reguliere wijkteams, ook specialismen actief. Het betreft: - Het Verpleeg Technisch Team Pantein (VTT); Het VTT biedt complexe verpleegtechnische zorg thuis. - Het teams Gepecialiseerde Thuisbegeleiding (GTB). De AWBZ- zorg die de teams bieden in combinatie met de reguliere wijkteams, behoort ook tot het experiment. 1.5.2 Klanten Het project betreft klanten met aan AWBZ- zorgvraag voor extramurale zorg. Expliciet wordt hier genoemd dat het geen klanten betreft die: - Een ZZP-indicatie hebben. Deze klanten hebben een opnamewens en de hoofdaanbieder is een intramurale zorgaanbieder. Dit kan ook een andere zorgorganisatie zijn dan Pantein. Zij ontvangen daarom de overbruggingszorg volgens de huidige wijze. - Een indicatie hebben bij een andere zorgaanbieder en Pantein de zorg uitvoert, maar de indicatie niet beheert. - Een indicatie voor terminale en palliatieve zorg hebben; Deze SIP bevat mogelijkheden voor begeleiding ten behoeve van nachtzorg. - De zorg middels een PGB willen ontvangen. 1.5.3 Proces van indicering Het proces is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 1. De zorgcoördinator bepaalt het recht op AWBZ-zorg achter de voordeur. 2. CIZ ondersteunt en adviseert in situaties waarbij de zorgcoördinator en de klant niet tot gezamenlijke afstemming van de zorg komen wat betreft omvang en product. 3. De zorgcoördinator verwerkt de indicatiemelding administratief bij de klant. 4. De zorgcoördinator hoeft geen herindicatie aan te vragen bij een mutatie in de zorgvraag of een onjuiste inschatting bij aanvang van de zorg. 5. Zo min mogelijk dubbele administratie van 'aanvraaggegevens', ofwel de persoonsgegevens. In het experiment vindt de indicering van zorg door de zorgcoördinator plaats. Zij bepalen de grondslag voor AWBZ-zorg en vullen daartoe de aangepaste CIZ aanmeldfunctionaliteit (AF). Het proces is schematisch weergegeven in het figuur op de volgende pagina.
12/37
Het figuur is opgedeeld in 3 elementen: Element 1; de basissituatie - Het experiment betreft klanten met een AWBZ-zorgvraag. ZVW of WMO gefinancierde zorg valt buiten het experiment. Zij behoeven geen CIZindicatiebesluit. - Klanten met een vraag voor palliatieve / terminale zorg worden niet in het experiment betrokken. Zij ontvangen voor de zorg een SIP (standaard indicatie protocol). Deze SIP bevat de mogelijkheid voor het verhogen van het aantal uren van het product begeleiding ten behoeve van nachtzorg. - Klanten met een ZZP hebben een opnamewens en ontvangen de overbruggingszorg volgens de huidige procedure. De hoofdaanbieder blijft de zorgorganisatie die de indicatie beheerd. Element 2; de indicatiemelding - persoonsgegevens - Indien de klant een lopende aanvraag heeft, kan de medewerker niet verder in de Aanmeldfunctionaliteit van het CIZ. - De zorgcoördinatoren hebben geen UZI-pas omdat deze niet aan een Ipad aangesloten kunnen worden. Het frontoffice kan met behulp van de UZI-pas de indicatie inlezen. - Controle van de persoonsgegevens vindt plaats middels Vecozo. Zorgcoördinatoren krijgen de Vecozo- certificaten. Element 3; de indicatiemelding - inhoudelijk - De wijkverpleegkundige maakt een melding indicatie zorg. Hierin zijn alle producten en maximale klassen opgenomen.
13/37
-
De einddatum van de indicatie wordt vastgesteld op 31 december 2013. Voor het einde van het jaar wordt in overleg met de klant, een herindicatie aangevraagd indien de zorg continueert in 2014. Het CIZ plaatst de indicatie, zonder toetsing op AZR. Dit is naar het voorbeeld van de 80+ melding voor ZZP’s.
Het CIZ heeft de ERAI – projecten geclusterd. Pantein valt in cluster 4. Inhoudelijk betekent dit dat de indicatiemelding plaats vindt naar het voorbeeld van de intramurale 80+ regel en minimale gegevens worden opgevraagd. 1.5.4 Het inhoudelijk zorgproces De zorgcoördinator en de klant stellen het zorg(leef)plan op. Samen bepalen zij de verpleegproblemen en stellen daarbij doelen. Het zorgplan is leidend voor de zorgafspraken. Het zorgplan streeft naar zelfzorg en zelfmanagement. De zorgdoelen zijn SMART geformuleerd, zodat frequent evaluatie plaats vindt per doel. Concreet worden afspraken gemaakt over: - Het zorginhoudelijk doel; - Het tijdstip en de frequentie van de zorgverlening; - De evaluatiedatum per zorgdoel. In de scope van het project ligt ook de bezwarenprocedure van de klant ten opzichte van het opgestelde zorg(leef)plan door de zorgcoördinator. Indien de klant het niet eens is met de zorgafspraken, kan de klant alsnog een AWBZ-indicatie aanvragen bij het CIZ. Proces van administratie, registratie & financiering In onderstaand figuur 1 is het huidige proces van registratie en financiering schematisch in beeld gebracht. Dit beeld laat de afhankelijkheid van de systemen zien. CIZ
AZR
Zorgkantoor (controleert inhoudelijk)
14/37
AW320 retourbericht MAZ & MEZ melding
Indien technisch juist: stuurt het door naar Zorgkantoor
Vecozo (controleert Technisch)
Indien fout: Retour-bericht
App.beheer technische fout oplossen.
QIC, het klantsysteem van Pantein
Aanbieden op VeCoZo
AW319
(Per AGB-code een .txt- bestand)
Uren aanlevering aan CAK t.b.v. eigen bijdrage Het proces start met het indicatiebesluit van het CIZ. Het CIZ geeft de besluiten van het experiment een ruiter, die wordt over genomen door AZR. Voor het experiment betekent dit het volgende: - De klanten met een ruiter in AZR kunnen door het Zorgkantoor gevolgd worden in het kader van de doelmatigheid. - Pantein handhaaft de Melding Aanvang Zorg (MAZ) en Melding Einde Zorg (MEZ) op de gebruikelijke wijze ten behoeve van het wachtlijstbeheer door het Zorgkantoor. - Middels het AW319 bestand vindt controle op de bandbreedte van de indicatie plaats. Deze controle heeft voor klanten in het experiment geen inhoudelijke waarde. 1.6
Randvoorwaarden
1.6.1. Tijd De uitvoering van het experiment vindt plaats van januari tot en met 31 december 2013. Dit is congruent aan de planning van het landelijke project van het Ministerie van VWS.
15/37
Daarnaast is tijd beschikbaar voor de projectleden van het project. De projectgroep bestaat uit een projectleider die gemiddeld 20 uur per week besteedt aan het project. Verder bestaat de projectgroep uit 5 personen, die gemiddeld 6 uur per week investeren in het project gedurende de ontwerp-, voorbereiding-, uitvoering- en evaluatiefase. Gezien de huidige fase van het project met een start op 1 januari, is voor de investering alleen het jaar 2013 meegenomen. Daarna volgt slechts nog een evaluatiefase, waarvan de investering niet bekend is, maar naar verwachting niet intensief bij de zorgaanbieder zal liggen. Onderstaand geeft de tijdsinvestering van de projectgroep weer. Projectleider Projectmedewerkers Totaal
20 uur x 52 weken 5 medewerkers x 6 uur x 52 weken
1040 uur 1560 uur 2600 uur
1.6.2. Financieel Het experiment mag de maandelijkse bevoorschotting door het Zorgkantoor niet beïnvloeden. De accountant is geïnformeerd over de gevolgen ten aanzien van verantwoording en AO/IC en heeft bevestigd dat dit project geen gevolgen heeft voor de nacalculatie. Voor het experiment moeten aanpassingen in het systeem plaats vinden. Deze worden met intern betrokkenen en de leverancier van het systeem besproken. Afhankelijk van de aanpassing is hiervoor budget nodig. 1.6.3. Kwaliteit Het experiment biedt zorgcoördinatoren voldoende ondersteuning en faciliteiten in het opstellen van kwalitatief goede zorgplannen op basis van een verpleegkundige anamnese en diagnose. Daarnaast ontvangen zij instructie, advies, voorlichting en ondersteuning in het invullen van de aangepaste AF van het CIZ. Het experiment moet passen binnen het kwaliteitskader van de HKZ bij Thuiszorg Pantein en NIAZ bij Zorgcentra Pantein. In samenspraak dienen de documenten op het kwaliteitsmanagement systeem geplaatst te worden. 1.6.4. Overige Voor dit experiment hebben alle zorgcoördinatoren een tablet om zorgarrangementen in het plansysteem te plaatsen en de AF van het CIZ in te vullen. Het project wordt afgestemd met de andere projecten waarmee Thuiszorg Pantein te maken heeft of gaat krijgen. Essentiële projecten zijn daarbij: - ‘Het nieuwe klantproces’ waarbij het administratieve proces wordt herzien inclusief het systeem; - ‘Samen aan zet’ waarbij, met ondersteuning van ‘In voor zorg!’ de weg naar kleine wijkteams wordt doorgezet.
16/37
Intensieve afstemming is nodig ten behoeve van de samenhang en congruentie tussen de projecten voor alle betrokkenen. Tenslotte past het experiment in de collectieve ambitie van Pantein. Dit project heeft met name aansluiting bij de strategische pijler ‘resultaatgericht organisatie’.
17/37
2.
PROJECTAANPAK In antwoord op de in hoofdstuk één omschreven projectdefinitie treft u in dit hoofdstuk een voorstel voor de aanpak, fasering en planning aan.
2.1.
Hoofdlijnen aanpak In het project worden de zes fases van projectmanagement gehanteerd. Dit document is het resultaat van de definitiefase. Iedere fase zal worden afgerond met een beslisdocument. Verder is in de aanpak de samenhang met andere projecten van Pantein essentieel. Specifiek wordt hierbij verwezen naar de volgende drie projecten: ‘Samen aan zet’ waarin de Thuiszorg Pantein werkt naar kleine zelfstandige teams. ‘Klant logistiek proces’ waarin zowel de Zorgcentra als de Thuiszorg haar proces opnieuw opzet van in zorg tot contract en financiering; ‘Veilig en plezierig thuis’ waarin zorg op afstand wordt geïmplementeerd, evenals het digitaliseren van het zorgproces middels tablets voor de wijkverpleegkundigen.
2.2.
Fasering en besluitmomenten In deze paragraaf treft u een overzicht van de fasen en producten aan. De eerste fase gaat er vanuit dat dit definitiedocument is vastgesteld door de interne en externe stakeholders zoals opgenomen in het beheeroverzicht.
2.2.1. Fase één (ontwerp) juli 2012 – december 2012 Samengevat zijn de producten van deze fase: De procesomschrijving; Kennis, kunde en competenties van zorgcoördinatoren; Toetsing van het experiment aan kwaliteitsstandaarden; Ontwerp systeem voor registratie en financiering; Product 1.1 De procesomschrijving Het doel van de procesomschrijving is dat het administratieve en zorginhoudelijke proces voor zowel intern als extern betrokken partijen voldoende handvaten geeft om in de uitvoering vorm aan te geven. Bij dit product behoren de volgende resultaten: De direct betrokken stakeholders geven aan dat het proces toepasbaar en uitvoerbaar is; Het proces is congruent aan het project ‘Het nieuwe klantproces’ van Thuiszorg en Zorgcentra Pantein; De benodigde aanpassingen in de leveringsvoorwaarden en de zorgovereenkomst zijn verwerkt in het proces en als product gerealiseerd;
18/37
In het proces is de bezwaarprocedure van de klant verwerkt. Indien de zorgaanbieder en de klant niet overeen komen over de zorgafspraken, wordt de klant doorverwezen naar het CIZ. Zij stellen, als onafhankelijke partij, een AWBZ- indicatie voor zorg; Het proces omvat, waar nodig, ook de aanpassingen in registratie en financiering van de zorg. In product 1.4 worden de aanpassingen inhoudelijk en technisch uitgewerkt. Er is instemming en medewerking van externe stakeholders en partners in het experiment, waaronder het Zorgkantoor Coöperatie VGZ, het CIZ en het Ministerie van VWS.
Product 1.2 Kennis, kunde en competenties van zorgcoördinatoren Dit product bevat een omschrijving van de benodigde kennis, kunde en competenties van zorgcoördinatoren om het proces en het experiment uit te voeren. Het product wordt getoetst door de zorgcoördinator in de projectgroep. Product 1.3 Toetsing van het experiment aan kwaliteitsstandaarden In dit product wordt het experiment getoetst aan de kwaliteitsstandaarden die het proces beoordelen. Het betreft de AOIC en de HKZ. Concreet zijn de resultaten: Het effect van het experiment op de AOIC is besproken met de medewerkers AOIC en de accountant en zij geven beide de bevestiging dat de uitvoering van het experiment voldoet aan de AOIC en niet ten nadele zal komen aan de accountantsverklaring. Het effect van het experiment op de HKZ is besproken met de kwaliteitsmedewerker HKZ en zij geeft de bevestiging dat de uitvoering van het experiment niet ten nadele zal komen aan de HKZ beoordeling. Product 1.4 Ontwerp van systeem voor planning, registratie en financiering Uit het proces komt naar voren waaraan het systeem van planning, registratie en financiering moeten voldoen. Dit heeft betrekking op diverse systemen, waaronder de Aanmeldfunctionaliteit (AF) van het CIZ, AZR en de eigen bronsystemen Nedap en QIC. De resultaten van dit product zijn: Het is bekend welke systeemtechnische aanpassingen nodig zijn; De systeemtechnische aanpassingen zijn uitgevoerd. Het bepalen van het effect van het proces en de systeemtechnisch aanpassingen op het frontoffice en het management. 2.2.2. Fase twee (voorbereiding) oktober 2012 – december 2012 Samengevat zijn de hoofdproducten van deze fase: Training van zorgcoördinatoren Training van management Bijeenkomst frontoffice; Testen van het herziene planning-, registratie- en financieringssysteem.
19/37
Product 2.1 Training van zorgcoördinatoren Op basis van het resultaat van hoofdproduct 1.2 wordt een collectief programma ontwikkeld om zorgcoördinatoren te voorzien van de benodigde kennis, kunde en competenties. Dit product omvat alleen het collectieve programma. Zorgcoördinatoren die individueel aanvullend de behoefte hebben aan de ontwikkeling van kennis, kunde en competentie hebben een eigen verantwoordelijkheid en geven, in nauwe afstemming met hun manager, hier zelf vorm aan. Het resultaat van dit project is: Een trainingsprogramma voor zorgcoördinatoren inclusief planning, inhoud, trainers etc. De uitvoering van het trainingsprogramma; Evaluatie van het trainingsprogramma op basis van het resultaat van product 1.2 en waarnodig vervolgacties. Product 2.2 Training van management Het doel van dit product is dat het management de kennis en vaardigheden beheersen om het proces en het experiment te faciliteren. Dit product is een training van het management met daarin de volgende elementen: Inhoudelijke uitleg over het experiment; Het omzetten van de prestatie- indicatoren naar managementinformatie; Het genereren en beoordelen van managementinformatie; Dit product wordt vormgegeven met behulp van de resultaten uit product 1.1 en 1.4. Product 2.3 Bijeenkomst frontoffice Het doel van dit product is dat het frontoffice de kennis en vaardigheden beheersen om het proces en het experiment te faciliteren. Dit product is een bijeenkomst met daarin de volgende elementen: Inhoudelijke uitleg over het experiment; De verantwoordelijkheden, rollen en taken van het frontoffice in het experiment. Dit product wordt vormgegeven met behulp van de resultaten uit product 1.1 en 1.4. Product 2.4 Testen van het herziene planning-, registratie- en financieringssysteem Door de betrokken deskundigheden en gebruikers wordt het aangepaste systeem getest in een testomgeving en met fictieve klanten. 2.2.3. Fase drie (uitvoering) januari 2013 – december 2013 Samengevat zijn de producten van deze fase: Signalering en monitor; Continue ondersteuning van de projectgroep. Product 3.1 Signalering en monitor In dit product wordt de benodigde informatie voor een team (planner, zorgcoördinator en manager) aangeleverd. Naast de hiervoor genoemde
20/37
prestatie-indicatoren is de realisatie geleverde zorg per product versus planning een nieuwe procesindicator. Product 3.2 Continue ondersteuning van de projectgroep De invulling van dit product zal volgen uit de voorbereiding. Er zijn diverse middelen om functionarissen te ondersteunen in de uitwerking van het project. 2.2.4. Fase vier (evaluatie) 2013 De evaluatie betreft een kwalitatieve en kwantitatieve evaluatie met interne en externe betrokkenen. Hiervoor worden de weergegeven prestatieindicatoren gebruikt. Het product is een evaluatierapport met daarin de resultaten van de laatste meting van de prestatie-indicatoren. Het ministerie van VWS vraagt een evaluatie na de uitvoering van het experiment, in het eerste kwartaal van 2014. Met de stakeholders heeft Pantein er voor gekozen om ieder kwartaal een evaluatierapport uit te brengen. Hierin wordt weergegeven of de aangegeven indicatoren gemeten zijn en wat het voorlopige resultaat is. De tussentijdse evaluatie heeft als doel het project bij te sturen waar nodig. 2.3.
Projectorganisatie Voor de projectorganisatie zijn de volgende uitgangspunten gebruikt: 1. De snelheid van het project; het gehele traject van ontwerp tot en met evaluatie van het project moet worden ontwikkeld in de periode van januari 2012 tot en met december 2013. 2. Het geografische bereik van het project en daarmee twee bedrijfsonderdelen met elk hun specifieke kenmerken. 3. Het creëren van draagvlak middels betrokkenheid van diverse functionarissen.
2.3.1. Organisatieschema Pantein hanteert de hiernaast weergegeven structuur ten aanzien van projecten, met een intern gerichte focus. In dit project is afstemming met externe stakeholders essentieel. Zij zijn dan ook intensief betrokken bij het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van het project. Daarom is in het schema hieronder de projectstructuur van dit project in beeld gebracht. Voor dit model is gekozen omdat het de samenhang van de organisatie typeert. Het gaat niet uit van een hiërarchisch model, maar zoekt de verbinding.
21/37
De cliëntenraad participeert actief in het project. Om proactief te sturen, sluit een lid van de cliëntenraad maandelijks aan bij de projectgroep. 2.3.2. Rollen en rolverdeling In onderstaand schema zijn de algemene rollen omschreven met de functionarissen per onderdeel van de projectorganisatie. In bijlage 2 is de projectstructuur ingevuld met de namen van functionarissen. Stuurgroep
Projectgroep
Rollen sturing geven aan project door advisering en ondersteuning. Verantwoordelijk voor zwaarwegende advisering aan de gedelegeerd opdrachtgever over: Projectplan en projectfasenplannen Uitvoering project Afstemming andere projecten Tussen- en eindresultaten Wijzigingsverzoeken Communicatie Stuurgroepleden: - Directeur Thuiszorg Pantein & opdrachtgever van het project - Regiomanager met het mandaat van collega’s in de Noordelijke Maasvallei - Programmamanager
Rollen - Uitvoering van het project inclusief communicatie; - Informeren van stuurgroep; - Aanleveren van beslisdocumenten.
Projectgroepleden - Zorgcoördinator Gennep - Manager Thuiszorg Cuijk - Manager Thuiszorg Grave en Landerd - HRM-adviseur Thuiszorg - Project-medewerker Finance & Control - Coördinator Team In Zorg - Projectleider -
Lid cliëntenraad (maandelijks)
Projectbegeleiding op afroep Rollen - Inbreng van kennis, kunde en competenties in specifieke projectonderdelen; - Ondersteuning in specifieke kwesties.
Deskundigheden - Jurist - Communicatie- adviseur - Manager Front-office - Manager met thema Zorgcoördinatie - Planner Oss - Medewerker AOIC - Controller Thuiszorg - Medewerker applicatiebeheer Projectbegeleiding VWS Projectbegeleiding CIZ Projectbegeleiding Zorgkantoor Coöperatie VGZ
22/37
De projectgroep werkt met een projectmatrix. Vanuit de diverse thema’s die het project raakt, worden deskundigheden ingezet om de producten uit paragraaf 2.2 uit te werken. Daarnaast zijn de projectleden gekoppeld aan de experimenterende teams, zogenaamde projectbegeleiders. De kern van de projectbegeleider is het begeleiden van de manager en de thuiszorgteams in de uitvoeringsfase van het project. De projectgroep levert de middelen voor de uitvoer van het project. De uitrol van het project in het team gebeurt door de manager, de projectbegeleider ondersteunt hierbij. De taken en verantwoordelijkheden in hoofdlijnen zijn: Begeleiden en adviseren van de manager o Adviseren t.a.v. de implementatie o Inbrengen van kennis o Maatwerk oplossingen voor stellen Proces begeleiding o Monitoren van locale resultaten o Monitoren van prestatie-indicatoren o Feedback geven aan manager en Zorgcoördinatoren o Bewaken evaluatie momenten Verbindingen leggen o Vertegenwoordigen van de projectgroep in de teams o Afstemming met projectgroep en teams o Uitwisselen van oplossingen/ideeën tussen teams o Bewaken van informatiestromen 2.3.3 Overlegvormen en frequenties
Frequentie
Doel
2.4.
Stuurgroep
Projectgroep
Maandelijks overleg gedurende de definitie, ontwerp- en voorbereidingsfase. Daarna afbouwen op basis van verloop project. Informeren over de voortgang van het project, bijsturen van de koers van het project en vaststellen beslisdocumenten.
Wekelijks overleg gedurende de definitie, ontwerp- en voorbereidingsfase. Daarna afbouwen op basis van verloop project. Het ontwikkelen van producten zoals hiervoor omschreven in de projectdefinitie.
Projectbegeleiding op afroep Op basis van thematieken en behoefte gedurende het project.
Inhoudelijke advisering aan de project- en stuurgroep en ondersteuning in de ontwikkeling van product(onderdelen) vanuit deskundigheid.
Projectplanning In deze paragraaf treft u de planningen aan, gerelateerd aan de hierboven beschreven producten.
23/37
2.4.1. Uitgangspunten Projectgroepleden besteden gemiddeld 6 uur per week effectief aan het project. Hierbij zijn de overlegmomenten inbegrepen, maar geen reistijden; Op de wettelijk bepaalde vakantiedagen en de bouwvak zal de projectgroep niet bijeenkomen; Een beslisdocument heeft 2 weken nodig om door de genoemde personen te worden beoordeeld. In onderstaande planningen is uitgegaan van wenselijke en realiseerbare tijden. Complicaties in het project kunnen de planningen vertragen.
24/37
2.4.2. Productplanning DOELSTELLING / RESULTATEN WERKPLAN Regelarme zorginstellingen
1e kwartaal 2012 Jan
Feb
Initiatieffase (fase 0)
C
A
2e kwartaal 2012 Ma
P
1
Input sleutelfiguren
PD
2
Samenstellen projectgroep
PD
CA
PD
D
Vaststellen definitie en projectopdracht Ontwerpfase (Fase 1)
Me
Jun
Jul
Au
D
D
Okt
No
De
Jan
Feb
e.v. 2013
Status
Ma
ACTUEEL VOLDAAN VOLDAAN
D
D
D
DC A PD
DC A D
DC A D
DC A D
DC A DC A
DC A DC A
De procesomschrijving
P
D
2
De benodigde kennis, kunde en competenties van zorgcoördinatoren
P
D
3
Toetsing van het experiment aan kwaliteitsstandaarden
Ontwerp systeem voor registratie en financiering Voorbereidingsfase (Fase 2)
Se
1e kwartaal 2013
CA
1
4
4e kwartaal 2012
VOLDAAN
Definitiefase (fase 0)
3
Apr
3e kwartaal 2012
P
A DC A A
DEFINITIEF A
ACTUEEL CONCEPT
A
CONCEPT
PD CA
A
CONCEPT
DC
DC
A
CONCEPT
PD
D
D
CA
P
D
D
CAP
ACTUEEL
1
Training van zorgcoördinatoren
2
Bijeenkomst Frontoffice
P
D
CA
VOLDAAN
Training van management
P
D
CA
VOLDAAN
D
D
DC A
PLANNING
P
D
D
D
P
D
D
D
3 4
Testen van het herziene registratie- en financieringssysteem Uitvoeringsfase 1
Signalering en monitor
PD
D
D CA
UITVOERING
DOELSTELLING / RESULTATEN WERKPLAN Regelarme zorginstellingen 2
Continue ondersteuning van de projectgroep Evaluatie 1
Evaluatie met interne en externe stakeholders;
2
Advies en aanbevelingen voor uitbreiding van het experiment naar langdurige zorg en/of intramurale zorgindicaties.
1e kwartaal 2012 Jan
Feb
2e kwartaal 2012 Ma
Apr
Me
3e kwartaal 2012 Jun
Jul
Au
4e kwartaal 2012 Se
Okt
No
1e kwartaal 2013
e.v. 2013
De
Jan
Feb
Ma
P
D
D
D
26/37
Status
2.4.3. Resource- en capaciteitsplanning Voor het project zijn tablets nodig voor de zorgcoördinatoren. Het aantal wordt momenteel geschat op 28. 2.4.4. Financiële planning Een financieel gewin is geen doelstelling voor dit project. De verwachte kosten/baten zullen nagenoeg gelijk blijven. De potentiële tijdsbesparing aan indicatiegerelateerde handelingen is weg te strepen tegen de ureninzet van de projectgroep. De doelstelling van dit project in acht nemend, wordt geen omzetverhogend effect verwacht. Voor 2013 is een integraal budget begroot voor ‘Samen aan zet’, ‘het nieuwe klantproces’ en dit project. Vanuit dit budget worden de I-pads gefinancierd. 2.4.5. Communicatieplanning Ten behoeve van de communicatieplanning is onderstaande stakeholdermap opgesteld. Kracht
Hoog
Laag
KEEP SATISFIED Externe stakeholders: Deloitte; Ziekenhuizen; Huisartsen. Syntein Interne stakeholders: Ondernemingsraad; Stafafdelingen; GGZ Oostbrabant (ouderenverpleegkundigen) Frontoffice. MONITOR Externe stakeholders: CAK.
Laag
MANAGE CLOSELY- KEY PLAYER Externe stakeholders: VWS; CIZ; Zorgkantoor Coöperatie VGZ; Nedap en Cormel. Interne stakeholders: Zorgcoördinatoren; Projectleiders; Middenkader & staf; Steunpuntcoördinatoren; Programmamanager Raad van Bestuur & Directie. KEEP INFORMED Externe stakeholders: Gemeenten (WMO); Pers. Interne stakeholders: Wijkteams; Cliëntenraad. Hoog Interesse
De communicatiedoelstellingen daarbij zijn: Doelgroepen kennen het project ‘Zorg? Zo geregeld!’ (monitor, keep informed) en weten dat dit een project van Thuiszorg Pantein is; Doelgroepen zijn positief over het project ‘Zorg? Zo geregeld!’ (keep satisfied);
-
Doelgroepen werken mee aan het project ‘Zorg? Zo geregeld!’ (manage).
Voor het informeren van de doelgroepen is het van belang dat we de doelgroepen voorlichten over de stand van zaken. Dit kan via de bestaande communicatiemiddelen van Pantein. Interne communicatiemiddelen zijn Pantein.nu en presentaties in diverse overleggen en bijeenkomsten. Externe communicatiemiddelen zijn de website van Pantein, brieven en eventueel kunnen voor dit project (digitale) nieuwsbrieven opgesteld worden. Ook kan gebruik gemaakt worden van persberichten. Om te bereiken dat doelgroepen positief zijn over het project zijn er de volgende acties: Goed informeren worden via bovengenoemde communicatiekanalen. Overtuigen van de kracht van het project. In de communicatiemiddelen moeten we hiervoor de positieve aspecten benadrukken. Betrekken bij het project door het organiseren van bijeenkomsten waarin de doelgroepen de ruimte hebben om vragen te stellen en een discussie aan te gaan. Om doelgroepen te laten meewerken aan het project moeten zij geïnformeerd zijn, betrokken worden en in sommige gevallen ook opgeleid worden. Persoonlijke communicatie is hierbij van groot belang. Tenslotte is de communicatieboodschap van het project: Het project ‘Zorg? Zo geregeld!’ draagt bij aan de kwaliteit en doelmatigheid van de zorg, doordat het bijdraagt aan een positieve balans tussen administratieve taken en uitvoering van zorg en de zorgcoördinator het verpleegkundige proces terug krijgt. Voor de klant leidt dit tot het eenvoudig en snel inzetten van zorg, afgestemd op de zorgvraag van de klant. Dit sluit aan bij de visie van Pantein, die uitgaat van de eigen regie van de klant en de medewerker en het doelmatig inrichten van processen. Het uitgebreide communicatieplan is toegevoegd in bijlage 3. 2.4.6. Projectdocumentatie Wat Beslisdocumenten
Door Projectleider
Notulen Projectgroep
Projectgroep
Uitwerking hoofdproducten Notulen Regiegroep Notulen overleg begeleiders VWS
Projectleden Projectleider Begeleider VWS
Hoe Bewerken via J- Schijf; Discussie via community Yammer; Na vaststelling op intranet (Pantein.nu). Bewerken via J- Schijf; Actuele documentatie via Yammer. Bewerken via community Yammer; Na vaststelling op intranet (Pantein.nu) Verspreiden via Outlook; Opslaan op J-schijf. Verspreiden via Outlook
28/37
3.
PROJECTBEHEERSING Dit hoofdstuk beschrijft op hoofdlijnen de opzet en invulling van de beheersing van het project.
3.1
Beheersing van het Bestaansrecht De beslisdocumenten worden opgeleverd voor de officiële doorgang naar de volgende fase van het project aan de genoemde functionarissen in het versiebeheer aan het begin van dit document. De projectbegeleiding van VWS informeert over politieke ontwikkelingen die mogelijk het proces beïnvloeden. Daarnaast ondersteunen en adviseren zij in het project door externe partijen bij elkaar en in beweging te brengen. Indien externe factoren de voortgang van het project belemmeren, zal dit door de opdrachtgever en projectleider besproken moeten worden met de bestuurder en VWS. Het project wordt besproken in het projectleidersplatform onder leiding van de programmamanager ten behoeve van de afstemming met de andere projecten waarmee Thuiszorg Pantein te maken heeft of gaat krijgen.
3.2
Beheersing van de Scope De stuurgroep ziet toe op de scope van het project middels maandelijkse bijeenkomsten waarin de projectleider de voortgang van het project presenteert.
3.3
Beheersing van Tijd en Geld Zorgcoördinatoren registreren hun uren t.b.v. dit experiment onder de projectcode 900. Hiermee worden de projecturen gevolgd. Voor de andere functionarissen in de projectgroep zijn de uren geborgd in hun functie. De projectleider informeert maandelijks over de voortgang aan de stuurgroep van het project. Opdrachtgever en projectleider rapporteren vervolgens aan de Raad van Bestuur met de zogenaamde A-kaderprojecten in de portefeuille. Dit gebeurt officieel middels het opleveren van de voortgangsrapportage en beslisdocumenten. Financiële kosten voor het experiment worden integraal opgenomen in de begroting volgens de begrotingscyclus.
29/37
3.4
Beheersing van Kwaliteit Going concern metingen, zoals de Client Quality Index, de interne audit en Verantwoorde Zorg borgen indirect de kwaliteit. Directe kwaliteit wordt gemeten middels de genoemde prestatie-indicatoren. Tenslotte hebben projectleden in hun rol als projectbegeleider een signalerende taak. Knelpunten in de kwaliteit dienen zij vanuit hun functiegroep te ondervangen en te bespreken.
3.5
Beheersing van de Projectrisico’s Onderstaande matrix geeft de beheersing van de risico’s weer. Deze matrix wordt iedere stuurgroep geagendeerd. Zonder adequaat risicobeheer Kans Gevolg Tot
Risico invullen Weerstand of de ervaren verhoogde werkdruk bij zorgcoördinatoren door de beleving van de toenemende verantwoordelijkheden Gebrek aan kennis, kunde en competenties van zorgcoördinatoren en het management Zorgcoördinatoren worden onderhandelingspartner en daarbij beïnvloedt door de voorkeuren, emoties en overredingskracht van de klant Weerstand bij management en fronotffice door het doorbreken van bestaande structuren en processen Zorgcoördinatoren nemen meer ruimte voor zorg, zoals voor preventieve zorg die nu niet gefinancierd wordt Klanten willen niet meewerken aan het experiment
hoog/ middel / laag Hoog
Beheersmaatregel + verantwoordelijke (PG= projectgroep; Man= management; PL= projectleider; SG= stuurgroep) Maatregel Verantwoordelijk
hoog/ middel/ laag Hoog
Hoog/ middel/ laag Hoog
Hoog
Hoog
Hoog
middel
Hoog
Middel
Hoog
Hoog
Hoog
Helder communicatieplan en opvolging daarvan.
Middel
Hoog
Hoog
Continue en doorlopende monitor van het project.
Laag
Middel
Laag
Training zorgcoördinatoren voor goede uitleg aan de
projectbegeleiding per team; Open en continue communicatie tussen projectgroep, zorgcoördinatoren en middenkader. Trainingen op groepsniveau en individuele begeleiding door management Competenties zijn onderdeel van de training voor zorgcoördinatoren.
Rest risico
PG
Hoog/ middel/ laag Middel
PG & Man
Hoog
PG
middel
PG
Hoog
PG & Man.
Middel
PG
Laag
30/37
Zonder adequaat risicobeheer Kans Gevolg Tot
De combinatie met andere financieringsstromen en reguliere klanten leidt tot verwarring. De eisen aan het systeem zijn nog niet vastgesteld waardoor mogelijk het systeem van Pantein niet aan de eisen van het project kan voldoen. Risico op het overnemen van de controle van het CIZ en daarmee een verschuiving van taken en verantwoordelijkheden naar de zorgorganisatie. Het project betreft twee bedrijfsonderdelen van Pantein met verschillen in de bedrijfsvoering waardoor het project verschillend wordt ervaren en/ of verschillende resultaten geeft. De hiervoor genoemde projecten ‘Samen aan zet’ en ‘klantlogistieke en administratief proces’ ondersteunen niet of niet voldoende dit project; Het afbreukrisico voor de organisatie
Beheersmaatregel + verantwoordelijke (PG= projectgroep; Man= management; PL= projectleider; SG= stuurgroep) klant Training van PG zorgcoördinatoren; projectbegeleiding per team Betrokkenheid van PL systeembeheer , CIZ en ZKT in het project
Rest risico
Middel
Hoog
Middel
Hoog
Hoog
Hoog
Laag
Middel
Middel
Een helder definitiedocument en het bijbehorende product volgen in de stuurgroep.
SG
Laag
Middel
Hoog
Middel
Continue afstemming en betrekken van de beide bedrijfsonderdelen in de projectstructuur en het communicatieplan.
SG en PG
Middel
Middel
Hoog
Middel
Intensieve afstemming met de projectleiders. Samenvoeging van de stuurgroepen van deze projecten.
PL
Middel
Hoog
Hoog
Hoog
SG & PG
Hoog
Zie het communicatieplan.
31/37
Middel
Hoog
BIJLAGEN Bijlage 1 Indicatiegerelateerde administratieve activiteiten Indicatiegerelateerde administratieve activiteiten in het huidige proces
Proces
In zorg
Gedurende de zorg
Wijziging zorgsituatie
Activiteit
Toestemming vragen voor het aanvragen van de indicatie Indicatiestelling bij de klant, is een inschatting Invullen AanmeldFunctionaliteit Mogelijke controle/toetsing van de aanvraag Plaatsing van de indicatie op AZR en toewijzen AGB–code Inhalen indicatie van AZR in klantsysteem Controle van de toegewezen indicatie met de verwachte/ ingeplande zorg Melding Aanvang Zorg (MAZ) in AZR Indicatiebesluit beschikbaar stellen bij de klant ter legitimatie aan het Zorgkantoor Opstellen zorgarrangement met klant, uitgaande van de beschikbare uren volgens het indicatiebesluit Opstellen en tekenen van de zorgovereenkomst Versturen indicatie naar klant Controle geregistreerde uren t.o.v. de geïndiceerde uren (bandbreedte) Controle van geregistreerde uren t.o.v. het arrangement AW 319 (declareren op klant) waardoor controle klantgegevens, besluitnummer en toegewezen functie Controle op het verlopen van (een functie uit) de indicatie (Veranderende) zorgvraag en aanvraag herindicatie bespreken met de klant/ vertegenwoordiger. Toestemming vragen voor het aanvragen van de herindicatie Herindicatie aanvragen via de aanmeldfunctionaliteit Mogelijke controle van de aanvraag Plaatsing van de indicatie op AZR en toewijzen AGB-code
Door Zorginstelling X X X X
CIZ X X X X
X X X X X X X X X X X X
X X X
32/37
Uit zorg
Inhalen indicatie van AZR in klantsysteem Controle van de toegewezen indicatie met de verwachte/ingeplande zorg Indicatiebesluit beschikbaar stellen bij de klant ter legitimatie aan het Zorgkantoor Opstellen zorgarrangement met klant, uitgaande van de beschikbare uren volgens het indicatiebesluit Versturen herindicatie naar klant Klant ontslaan uit plan- en registratiesysteem Melding Einde Zorg (MEZ) in AZR
X X X X X X X
Indicatiegerelateerde administratieve activiteiten in het experiment Proces
In zorg
Gedurende de zorg
Wijziging zorgsituatie
Activiteit
Toestemming vragen voor het aanvragen van de indicatie Indicatiestelling bij de klant, is een inschatting Invullen AanmeldFunctionaliteit Mogelijke controle/toetsing van de aanvraag Plaatsing van de indicatie op AZR en toewijzen AGB–code Inhalen indicatie van AZR in klantsysteem Controle van de toegewezen indicatie met de verwachte/ ingeplande zorg Melding Aanvang Zorg (MAZ) in AZR Opstellen zorgarrangement met klant, uitgaande van de beschikbare uren volgens het indicatiebesluit Opstellen en tekenen van de zorgovereenkomst Versturen indicatie naar klant Controle geregistreerde uren t.o.v. de geïndiceerde uren (bandbreedte) Controle van geregistreerde uren t.o.v. het arrangement AW 319 (declareren op klant) waardoor controle klantgegevens, besluitnummer en toegewezen functie Controle op het verlopen van (een functie uit) de indicatie (Veranderende) zorgvraag en aanvraag herindicatie bespreken met de klant/
Door Zorginstelling X X X X
CIZ X X X X
X X X X X X X X X X X
33/37
Uit zorg
vertegenwoordiger. Toestemming vragen voor het aanvragen van de herindicatie Herindicatie aanvragen via de aanmeldfunctionaliteit Mogelijke controle van de aanvraag Plaatsing van de indicatie op AZR en toewijzen AGB-code Inhalen indicatie van AZR in klantsysteem Controle van de toegewezen indicatie met de verwachte/ingeplande zorg Indicatiebesluit beschikbaar stellen bij de klant ter legitimatie aan het Zorgkantoor Opstellen zorgarrangement met klant, uitgaande van de beschikbare uren volgens het indicatiebesluit Versturen herindicatie naar klant Klant ontslaan uit plan- en registratiesysteem Melding Einde Zorg (MEZ) in AZR
X X X X X X X X X X
34/37
Bijlage 2: Invulling van de projectstructuur Stuurgroep
Projectgroep
Stuurgroepleden: - Erik Valstar (Directeur Thuiszorg Pantein) - Frank Lamme (Regio Manager Cuijk)
Projectgroepleden - Margo Nagels (zorgcoördinator) - Wim Seegers (manager Thuiszorg) - Thomas Pas (HRMadviseur) - Annelies Geurts (Coördinator Team In Zorg) - Marjon Gerrits (Projectmedewerker Finance & Control) - Marloes de Haas (Projectleider) - Judith Hoogendijk (Lid cliëntenraad)
Projectbegeleiding op afroep Deskundigheden - Evelin Bueters (Jurist) - Communicatieadviseur - Ton Hartemink (Manager FrontOffice) - Conny van de Eerden (zorgcoördinatie) - Margo Smits (Planner) - Martien Wolf (AOIC) - Marc de Ronde (Controller) - Linda Smeets (applicatiebeheer) Projectbegeleiding VWS: Dhr. P. Roelfsema Dhr. A. Elsenmulder Projectbegeleiding CIZ Mevr. Bosman Mevr. Kruiper Projectbegeleiding Zorgkantoor VGZ Mevr. Van de Sluis
35/37
Bijlage 3: Communicatieplan
Communicatiemiddel Mondelinge communicatie Persoonlijk overleg
Doelgroep
Doelstelling
F1
F2
F3
F4
F5
Uitvoerder
VWS
Inform, satisfy, manage Inform, satisfy
x
x
x
x
x
Projectleider
x
x
x
x
x x
x x
x
Zorgcoördinator en Projectgroep Projectgroep
X
X
X
X
X
x
x
x
X
X
X
X
X
Projectgroep
x
X
Projectgroep
huisartsen
Landelijk overleg
Deloitte CIZ
Zorgverzekeraars/ zorgkantoren Presentatie in overleggen
Zorgcoördinatoren
A-kaderprojecten
Raad van Bestuur & Directie Middenkader
Ondernemingsraad Frontoffice/ toewijzingsbureau Ziekenhuizen
Inform, satisfy, manage Inform, satisfy, manage Inform, satisfy, manage Inform, satisfy, manage Inform, satisfy, manage Inform, satisfy, manage Inform, satisfy Inform, satisfy
x
x
Inform, satisfy
Opleiding
Wijkteams Clientenraad Stafafdelingen Zorgcoördinatoren
Inform Inform Inform Inform, satisfy, manage
Digitale communicatie Yammer
Projectgroep/
Inform,
x
x
Projectgroep/ managers
X
x
Projectgroep
X X
x
X
x
X X
X
X X
X
x
x
Projectgroep
X
X
Projectgroep Middenkader Via overleggen Front-office Middenkader Projectgroep Middenkader
x
Projectgroep
36/37
zorgcoördinatoren Pantein.nu Pantein.nl
Alle interne doelgroepen Alle externe doelgroepen
satisfy, manage Inform
X
x
X
x
Projectgroep
Inform
X
X
X
X
X
x
x
Communicatie iom projectgroep Communicatie iom projectgroep Projectgroep (opmaak iom communicatie) Communicatie iom projectgroep Communicatie iom projectgroep
Twitter
Alle doelgroepen
Inform
x
Digitale nieuwsbrief
Alle doelgroepen
Inform
x
Persbericht
Alle doelgroepen
Inform
x
Promotiefilm over project
Alle doelgroepen
Inform, satisfy
X
Schriftelijke communicatie Nieuws(brief)
Huisartsen
Inform
x
Kaarten zorgcoördinator en huisartsen
Huisartsen, toekomstige klanten
Inform
x
X
x
X
Projectgroep (opmaak iom communicatie) ?
NB: Nedap & QIC en CAK: zijn niet opgenomen
37/37
