Projectplan Persistent Identifiers

Netwerk Digitaal Erfgoed DIGITAAL ERFGOED HOUDBAAR

Projectplan Persistent Identifiers 28 september 2015

Auteur: Gijsbert Kruithof Projectmanager: Gijsbert Kruithof Opdrachtgever: Marcel Ras, NCDD

Projectplan

Introductie Doel van dit document Dit document beschrijft de grondslagen, waarop de initiatie van dit project rust. Het document vormt het contract tussen het projectmanagementteam en de bedrijfs- of programmamanagement. Iedere significante wijziging in de inhoud van het Projectvoorstel moet dan ook worden afgestemd met het betreffende bedrijfs- of programmamanagement. Het Projectvoorstel is het basisdocument tot de “decision to justify” van het project.

NDE_Persistent_Identifiers_Projectplan_ v1.0.doc, 28 september 2015

2 van 18

Projectplan

Inhoudsopgave Achtergrond van het project ............................................................................................................................... 4 Uitdaging van het project ................................................................................................................................ 4 Context van het project .................................................................................................................................... 4 Aanleiding ............................................................................................................................................................... 5 Project definitie ........................................................................................................................................................ 6 Doelstelling(en) van het project .................................................................................................................... 6 Bereik(scope) en afbakening .......................................................................................................................... 6 Belangrijkste projectresultaten...................................................................................................................... 6 Randvoorwaarden ............................................................................................................................................... 7 Relaties met andere projecten ....................................................................................................................... 7 Business Case in hoofdlijnen. ............................................................................................................................. 8 Projecttoleranties .................................................................................................................................................... 8 Kwaliteitsverwachting van de Klant ................................................................................................................. 8 Acceptatiecriteria ..................................................................................................................................................... 8 Onderkende risico’s ................................................................................................................................................ 9 Projectorganisatie ................................................................................................................................................... 9 Overlegstructuur ................................................................................................................................................ 10 Planning .................................................................................................................................................................... 11 Budget ....................................................................................................................................................................... 12 Projectcommunicatie............................................................................................................................................ 13 Colofon Projectvoorstel ....................................................................................................................................... 15


3 van 18

Projectplan

Achtergrond van het project Uitdaging Het online beschikbaar stellen digitaal erfgoed, zoals foto’s en scans stelt de musea, bibliotheken, wetenschappelijke instellingen en archieven voor uitdagingen die nieuw zijn voor de sector. Met materiaal als papier, inkt, olieverf e.d. is generaties lang ervaring. De veranderingen in de digitale wereld volgen elkaar in één generatie op. Hardware en software evolueren en het internet zelf is nog geen drie decennia oud. De webadressen die instellingen gebruiken zijn nog heel veranderlijk. Bijvoorbeeld de inventaris van de VOC was voor 2011 te vinden op dit adres: http://www.nationaalarchief.nl/toegangen/pdf/NL-HaNA_1.04.02. Daarna op dit adres: http://www.gahetna.nl/collectie/archief/ead/index/eadid/1.04.02 en binnenkort gaat de website van het Nationaal Archief weer van naam veranderen. Voor degenen die naar de digitale inventaris van de VOC willen verwijzen is dit een probleem. Na verloop van tijd werken de links niet meer. Een zoekactie op “http://www.nationaalarchief.nl/toegangen” laat zien dat er nog meer dan 5000 internetpagina’s verwijzen naar zo’n soort link die niet meer werkt. Tot enkele jaren geleden was deze “link rot” weliswaar zeer vervelend, maar geen grootschalig probleem. Dat is veranderd door de komst van aggregatoren zoals Europeana en het beschikbaar stellen van open data. Op grote schaal wordt de metadata van digitale objecten geharvest (verzameld) en op andere websites hergebruikt. Het veranderen van het oorspronkelijke adres betekent dan opeens dat tienduizenden links niet meer werken. Een recent voorbeeld hiervan is van Bob Coret die als particulier genealogische gegevens samenbrengt op een eigen website https://www.openarch.nl/. Recentelijk merkte hij dat alle verwijzingen naar de archieven van een bepaalde archiefdienst niet meer werkten omdat een aantal archiefdiensten was gefuseerd en gaan samen werken onder een andere naam. Deze wijziging betekende dat ook alle links die eventueel in Europeana zitten niet meer werken en dat geldt ook voor andere portals en aggregatoren die de data hebben geharvest.1 Voor het imago en de autoriteit van erfgoedinstellingen is dit natuurlijk wel een probleem. Zie voor het belang van Persistent Identifiers ook “Digitale Objecten in Digitale context” (voorheen Verrijkte Publicaties), het Eindrapport van de NCDD Werkgroep. Er is een betrekkelijk eenvoudige technische oplossing van dit probleem en dat is het gebruik van zogenaamde Persistent Identifiers. Dit zijn permanente identificatienummers die gegarandeerd blijven werken, ook al verandert het webadres van een organisatie. Er zijn verschillende soorten Persistent Identifiers, zoals Handle, URI/URN en DOI, maar ze zorgen allemaal voor een permanent werkende link. De oplossing van Persistent Identifiers wordt ook al wel in het erfgoedveld gebruikt bij enkele grotere instellingen zoals DANS, het Rijksmuseum, de KB en het Nationaal Archief, maar de overgrote meerderheid van de erfgoedinstellingen heeft dit nog niet geïmplementeerd. De struikelblokken voor kleinere instellingen zijn de kosten en de technische implementatie.

Context van het project Het project voor Persistent Identifiers is een onderdeel van het werkprogramma 2015-2016 van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). Dit samenwerkingsverband richt zich op de ontwikkeling van een stelsel van landelijke voorzieningen en diensten voor het verbeteren van de zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van digitaal erfgoed. Het netwerk is 1

Bron: http://blog.coret.org/2015/07/archieven-geef-ons-vaste-urls.html


4 van 18

Projectplan gestart op initiatief van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschap (OCW) en past in de nationale strategie digitaal erfgoed.2 Deelnemers aan het samenwerkingsverband zijn onder meer de Koninklijke Bibliotheek, het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW), het Nationaal Archief en kenniscentrum DEN. Binnen het werkprogramma van de NDE zijn drie werkpakketten overeenkomend met de drie lagen uit de strategie voor digitaal erfgoed, namelijk: • Werkpakket 1: Zichtbaar • Werkpakket 2: Bruikbaar • Werkpakket 3: Houdbaar Het project voor Persistent Identifiers (A.2) valt onder werkpakket 3: Houdbaar. Zie onderstaande figuur.

Schets van Werkpakket 3: Houdbaar

Persistent identifiers dragen bij aan de doelstellingen van de NDE doordat ze de basis leggen voor herbruikbaarheid en (duurzame) zichtbaarheid van digitaal erfgoed. Een schaalbare en bruikbare voorziening voor Persistent Identifiers zorgt ervoor dat met name ook de kleinere instellingen hun digitale objecten kunnen gaan voorzien van permanente url’s.

Aanleiding Dit project bouwt voort op een pilot (grassroot) die is uitgevoerd in 2014. Het ging om een samenwerking tussen DEN, het Instituut voor Beeld & Geluid, de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE), Erfgoed Leiden en Omstreken en DataCite Netherlands (een service provider voor Persistent Identifiers). In de pilot werd onderzocht of de Digital Object Identifiers (zogenaamde DOI’s) service van DataCite Netherlands een laagdrempelige, betaalbare en generieke dienst zou kunnen zijn die voorziet in het leveren van Persistent Identifiers voor het erfgoedveld. Door de start van het samenwerkingsverband van de NDE werd deze pilot niet afgerond maar als onderhavig deelproject opgenomen in het NDE programma. De grassroot met DataCite werd in 2011-2012 voorafgegaan door een CATCHPlus project waarin ook is geprobeerd om een gemeenschappelijke voorziening voor Persistent Identifiers op te zetten voor het erfgoedveld. Aan dit project namen o.a. Beeld en Geluid, de RCE, het 2

http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/publicaties/2015/03/09/nationale-strategie-digitaalerfgoed.html NDE_Persistent_Identifiers_Projectplan_ v1.0.doc, 28 september 2015

5 van 18

Projectplan Meertens Instituut en DEN deel. Het CATCHPlus project werd in juli 2012 afgebroken. Struikelblok was destijds vooral het realiseren van een betaalbare service.

Project definitie

Doelstelling van het project De instellingen die samenwerken in het Netwerk Digitaal Erfgoed willen met dit project bereiken dat erfgoedinstellingen hun digitale objecten en hun metadata records voorzien van permanente links, zodat het erfgoed beter zichtbaar is, beter is te verbinden en beter is te hergebruiken.

Bereik(scope) en afbakening De scope van het project kent de volgende afbakening: - De digitale objecten en records waar het in dit project om gaat, zijn objecten waarvan de erfgoedinstelling nadrukkelijk de intentie heeft om ze permanent te bewaren en beschikbaar te blijven stellen. Het gaat om digitale objecten zelf, maar ook metadata records die het object beschrijven en ook afgeleide objecten zoals foto’s en scans. - De primaire doelgroep van dit project zijn de erfgoedinstellingen die nog geen permanente links hebben geïmplementeerd. Tot het project behoort wel een inventarisatie van erfgoedinstellingen die al wel Persistent Identifiers hebben gerealiseerd. - Er zijn verschillende methodes om Persistent Identifiers te realiseren. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling van dit project om te komen tot één systeem. Het is wel de bedoeling om te inventariseren en te kunnen adviseren welk systeem voor welk doel het meest geschikt is. - Het project is bedoeld om met erfgoedinstellingen gezamenlijk zo goed mogelijk permanente links voor digitale objecten te realiseren. De erfgoedinstellingen blijven wel zelf verantwoordelijk voor de implementatie bij hun eigen instelling. Het project kan daar wel in faciliteren. - Het is niet de bedoeling van het project om een nieuwe PID Service te bouwen. Er wordt naar gestreefd aan te sluiten bij bestaande voorzieningen.

Belangrijkste projectresultaten Het belangrijkste projectresultaat is dat de permanent te bewaren digitale objecten en metadata records van minimaal 5 erfgoedinstellingen (die nu nog geen PID’s hebben) voorzien zijn van permanente links, en dat minimaal 10 erfgoedinstellingen zijn begonnen om hun digitale objecten en records van permanente links te voorzien. De voorhoede van de 5 erfgoedinstellingen die permanente links implementeren binnen de projectperiode fungeert als voorloper, vraagbaak en promotor voor de tien erfgoedinstellingen die volgen. Het projectresultaat is onder te verdelen in de volgende product breakdown (zie onderstaand diagram).


6 van 18

Projectplan Permanente links in gebruik bij >15 erfgoedinstellingen

1. Inventarisatie

2. Commitment

3. Organisatorisch model

4. Technische implementatie

De vier belangrijkste deelproducten zijn: 1. Inventarisatie Welke erfgoedinstellingen gebruiken welke Persistent Identifiers? En welke doelen zijn het best gediend met welk systeem van Persistent Identifiers? Wat zijn de voor- en nadelen. Welke instellingen en systemen hebben welke mogelijkheden? Tot inventarisatiefase behoort ook communicatie over wat Persistent Identifiers zijn, maar ook de communicatie die gericht is op gedragsverandering. Communicatie is gedurende het hele project essentieel: het gaat erom de erfgoedinstellingen te overtuigen dat Persistent Identifiers noodzakelijk zijn voor houdbaar, bruikbaar en zichtbaar erfgoed. 2. Commitment Het belangrijkste deelproduct is het creëren van bewustzijn van de problematiek, het duidelijk maken van het belang en het creëren van commitment. Een belangrijk onderdeel van dit deelproduct is een instrument dat instellingen kan helpen om te bepalen voor welk doel welk systeem geschikt is en wat de requirements zijn. Er zijn niet alleen requirements voor de PID’s, maar ook de impact voor de organisatie om digitale objecten en records permanent beschikbaar te houden. 3. Organisatorisch model Op basis van de voorgaande producten kan een samenwerkingsmodel worden gekozen waarbij een aantal organisaties gezamenlijk een bepaalde dienst kan afnemen. Bij het organisatorisch model horen ook het regelen van het beheer van kennis, dienstverleningsafspraken en richtlijnen. 4. Technische implementatie Het realiseren van permanente links vergt uiteindelijk een technische implementatie in de beheersystemen en op de websites van de erfgoedinstellingen. Het project kan daarbij ondersteunen en faciliteren. In bijlage 2 vind u een gedetailleerde uitwerking van de Product Breakdown Structure.

Randvoorwaarden De randvoorwaarden van het project zijn: - Voldoende beschikbaarheid en commitment van de betrokken organisaties - Voldoende budget bij de deelnemende instellingen voor implementatie van de permanente links - Voldoende technische kennis beschikbaar voor implementatie en beheer van Persistent Identifiers

Relaties met andere projecten Het project voor Persistent Identifiers is een van de deelprojecten van het NDE-programma. Nauwe afstemming en samenwerking is noodzakelijk om te voorkomen dat er langs elkaar heen wordt gewerkt of er teveel aanspraak wordt gedaan op dezelfde resources bij een organisatie. Permanente links zijn randvoorwaardelijk voor duurzame zichtbaarheid en herbruikbaarheid. Qua volgordelijkheid vindt het implementeren van permanente links plaats vinden voordat er verbindingen worden gelegd tussen erfgoeddata en de data wordt gebruikt. Deze volgorde is absoluut te prefereren, gezien de duurzaamheid van de te leggen verbindingen. De praktijk van de projectuitvoering zou er echter toe kunnen leiden dat hiervan moet worden afgeweken. NDE_Persistent_Identifiers_Projectplan_ v1.0.doc, 28 september 2015

7 van 18

Projectplan

Business Case in hoofdlijnen. Persistent identifiers maken het mogelijk om digitaal erfgoed langdurig beschikbaar te stellen en te verbinden met andere digitale objecten. Anno 2015 zijn er nog slechts enkele instellingen die Persistent Identifiers gebruiken. Belangrijke struikelblokken zijn gebrek aan bewustzijn, verschillende mogelijkheden voor technische implementatie en de kosten. Dit project probeert het bewustzijn te vergroten en door samenwerking de technische implementatie te vergemakkelijken, de kosten te verminderen en de erfgoedinstellingen te overtuigen van de noodzaak voor Persistent Identifiers.

Projecttoleranties Voor het deelproject A2.1 Persistent Identifiers zijn in het overall werkpakket van de NDE de volgende kaders vastgesteld: - Looptijd: september 2015 – juni 2016 - Totale kosten: 52.248 euro (exclusief matching door deelnemende instellingen)

Kwaliteitsverwachting van de Klant In dit project zijn er twee klantengroepen te onderkennen: de eindgebruikers van de websites van erfgoedinstellingen en de erfgoedinstellingen zelf die permanente links willen implementeren. Kwaliteitsverwachtingen eindgebruiker - duidelijkheid: het moet duidelijk zijn voor de individuele eindgebruiker hoe en waarom hij/zij duurzaam kan verwijzen naar een digitaal object - gebruiksgemak: de permanente links van digitale objecten moeten op eenvoudige en vanzelfsprekende manier kunnen worden (her) gebruikt. De eindgebruiker moet er in feite geen last van hebben. - aggregatoren zoals Europeana kunnen gebruiken maken van permanente links om te verwijzen naar digitale objecten bij erfgoedinstellingen Kwaliteitsverwachtingen van de erfgoedinstellingen zijn: - inzichtelijkheid: erfgoedinstellingen begrijpen voor welke doelen ze permanente links kunnen gebruiken en voor welke digitale objecten welke Persistent Identifiers het meest geschikt zijn - gebruiksgemak: erfgoedinstellingen kunnen op zo eenvoudig mogelijke manier permanente links realiseren - betaalbaarheid: de erfgoedinstellingen kunnen tegen aanvaardbare kosten permanente links implementeren en onderhouden

Acceptatiecriteria De acceptatiecriteria van het project verschillen per klantgroep. Acceptatiecriteria eindgebruikers: - permanente links zijn zichtbaar op de website - er is uitleg van het gebruik voor individuele eindgebruikers - in data die beschikbaar is voor hergebruik zitten de permanente links - de permanente links moeten te gebruiken zijn door aggregatoren zoals Digitale Collectie Nederland en Europeana Acceptatiecriteria erfgoedinstellingen


8 van 18

Projectplan -

-

er is online communicatiemateriaal beschikbaar over doel en gebruik van permanente links Persistent Identifiers moeten geautomatiseerd aan nieuwe digitale objecten kunnen worden toegekend de resolving van permanente links moeten gegarandeerd voor lange termijn belegd zijn bij een betrouwbare derde partij de adressen waar permanente links naar verwijzen moeten per stuk èn in batch gewijzigd kunnen worden een abonnement op een service voor permanente identifiers mag niet meer kosten dan ‘redelijk’ bedrag per jaar. Wat de erfgoedinstellingen een redelijk bedrag vinden moet in de loop van het project worden bepaald. de kosten voor een abonnement op een PID service moeten schaalbaar zijn en mogen niet recht evenredig oplopen met het aantal objecten

Onderkende risico’s Onderstaande tabel is afkomstig uit het risicologboek, waarin de risico’s staan die bij aanvang van het project in augustus 2015 voor het project werden onderkend. Het risicologboek is een dynamisch document dat bijgewerkt wordt gedurende de loop van het project.

nr

Risico

1

2

3

4

Niet voldoende instellingen willen meedoen in het project De voor een bepaald doel gewenste oplossing is te duur voor instellingen Deelnemers in project hebben niet voldoende budget Niet voldoende kennis beschikbaar voor technische implementatie

kans (1impact Tegenmaatregel 3) (1-10) 1: klein Risicowaarde 2: middel (kans * 3: groot impact) Bewustwording Business case 2 8 16 ontwikkelen Kiezen voor alternatief Onderhandelen 2 7 14 met leveranciers Zorgen voor betaalbare 3 6 18 oplossing

2

5

Blijven hangen in het praten over welke soort PID's het meest geschikt 5 is

2

7

Versnippering in individueel gekozen 6 oplossingen

2

5

Inhuur 10 Kennisontwikkeling Discussie tijdig afronden in uitwerking van verschillende 14 alternatieven Krachten bundelen, stroomlijnen van verschillende 10 oplossingen

eigenaar

Projectleider?

Projectleider?

Erfgoedinstelling

Erfgoedinstelling

Projectleider en erfgoedinstellingen

Projectleider en erfgoedinstellingen

Projectorganisatie Het project Persistent Identifiers (A2.1) is een onderdeel van werkpakket 3 (WP3) van het NDE programma voor digitaal erfgoed. WP3 wordt uitgevoerd door de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD). In de NCDD nemen deel: het Instituut voor Beeld en Geluid, NDE_Persistent_Identifiers_Projectplan_ v1.0.doc, 28 september 2015

9 van 18

Projectplan de Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief, Data Archiving and Networked Services (DANS) en een Coalitie van culturele instellingen vertegenwoordigd door het EYE Filmmuseum. Marcel Ras fungeert als programmaleider voor het werkpakket 3 dat de NCDD uitvoert. Hij is tevens opdrachtgever voor het project Persistent Identifiers. Zie onderstaand figuur.

Stuurgroep WP3: NCDD

Marcel Ras Programmaleider WP3 / Opdrachtgever

??? Communicatie-‐ medewerker Remco van Veenendaal Projectmedewerker (NA)

Gijsbert Kruithof Projectleider (NA)

Deelnemende erfgoedinstelling 1

Deelnemende erfgoedinstelling 2

Deelnemende erfgoedinstelling … X

Marco Streefkerk (DEN)

NDE WP3, project A2.1 Persistent identifiers: Projectorganisatie -‐ versie 28 september 2015

De deelnemende erfgoedinstellingen zijn op dit moment (september 2015) nog niet bekend. Uit een eerste inventarisatie blijkt dat in ieder geval de volgende erfgoedinstellingen geïnteresseerd zijn om PID’s te implementeren en mee te doen met dit project: - Erfgoed Leiden en Omstreken - UB Leiden - RCE - NIOD - Eye - Beeld & Geluid - Gemeentemuseum Den Haag Verscheidene andere instellingen zien het belang en zijn geïnteresseerd en blijven graag op de hoogte, maar zullen nog niet direct aanhaken.

Overlegstructuur De volgende overleggen zijn voorzien: - Stuurgroep WP3: tweemaandelijks - Projectleiders overleg werkpakket 3: driewekelijks


10 van 18

Projectplan

Planning Het project is op basis van de Product Breakdown Structure ingedeeld in drie fases3: 1. Inventarisatie oplossingen & commitment - september - december 2015 2. Opstellen organisatorisch model - oktober 2015 - februari 2016 3. Technische implementatie – februari 2016 – juni 2016 Ad 1. Inventarisatie Het belangrijkste in de inventarisatiefase is het creëren van bewustzijn van de problematiek in de erfgoedsector. Duidelijk moet worden waarvoor Persistent Identifiers nodig zijn. Daarnaast wordt geïnventariseerd welke instellingen al Persistent Identifiers gebruiken, en welke instellingen geïnteresseerd zijn om binnen de looptijd van het project permanente links te realiseren. Communicatie en communicatieproducten spelen een grote rol. Bijvoorbeeld een factsheet over wat Persistent Identifiers zijn en een beslisboom waarmee instellingen kunnen bepalen welk beleid ze gaan volgen m.b.t. permanente links. Aan het eind van deze fase is er een Go-No Go moment voor het vervolg van het project. Er moeten voldoende erfgoedinstellingen bereid zijn en de mogelijkheden hebben om in het kader van dit project gezamenlijk vervolgstappen te zetten bij het realiseren van permanente links. Het project volgt hiermee een no-regret aanpak. Ook als er na deze fase niet voldoende animo is om een vervolg te starten, is er bewustzijn van de problematiek gekweekt. En er is in kaart gebracht welke instellingen welke permanente links gebruiken. Bovendien zijn er kennisproducten ontwikkeld waarmee de sector verder kan. Ad 2. Opstellen organisatorisch model Als er na fase 1 voldoende erfgoedinstellingen bereid om te participeren in het vervolg van dit project kan er een gezamenlijke business model opgesteld worden. Denkbaar is dat er voor verschillende doelen verschillende type permanente links worden gekozen. Pas als deze keuzes gemaakt zijn kunnen gezamenlijke afspraken worden gemaakt met dienstverleners en leveranciers. Van belang voor het leveren van de PID Service is dat dit een neutrale niet-commerciële partner is in een duurzaam netwerk die de continuïteit van de dienstverlening kan garanderen. Belangrijk in deze fase is ook het vraagstuk van de interoperabiliteit. Kunnen er problemen optreden als instellingen verschillende en/of meerdere Persistent Identifiers tegelijkertijd gebruiken? Of zijn daar nog extra stappen voor nodig? In fase 2 kan ook een begin gemaakt worden met implementatie richtlijnen en voorstellen voor eventuele regelgeving op het gebied van permanente links. Tevens zullen er in deze fase afspraken gemaakt worden over het beheer van kennis, documentatie, en implementatierichtlijnen na afloop van het project. Ad 3. Technische implementatie De technische implementatie is vanzelfsprekend afhankelijk van de keuzes die in het business model zijn gemaakt. Er bestaan al verschillende services bij verschillende leveranciers voor het registreren van permanente links. Mogelijk zijn deze te gebruiken, mogelijk zijn er nog nieuwe services nodig. Technische implementatie kan in ieder geval op twee manieren: per instelling of per systeem. Voor beide manieren geldt dat er niet alleen een inspanning vanuit het project is vereist, maar dat ook elke erfgoedinstelling die Persistent Identifiers implementeert het een en ander zal moeten organiseren. Tot deze fase behoort ook het inrichten van ondersteuning hiervoor, bijvoorbeeld door handreikingen en handleidingen. De volgende pagina geeft een gedetailleerde strokenplanning van het project.

3

Het product Inventarisatie en Commitment uit de PBS zijn in de fasering samen genomen


11 van 18

Projectplan Persistent Identifiers

Recommend Documents