PROJECTPLAN Beleidsinformatie Stelselherziening Jeugd
INHOUDSOPGAVE REFERTE ...................................................................................... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 1
PROJECTDEFINITIE .......................................................................................................................................... 2 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9
2
AANLEIDING ................................................................................................................................................. 3 PROBLEEMANALYSE ....................................................................................................................................... 4 DOELEN VAN HET PROJECT .............................................................................................................................. 6 RESULTATEN................................................................................................................................................. 8 AFBAKENING .............................................................................................................................................. 10 DOELGROEP VAN HET PROJECT ....................................................................................................................... 10 DE UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN ................................................................................................ 11 SAMENHANG: RELATIE MET ANDERE PROJECTEN BINNEN HET (VENJ/VWS) PROGRAMMA STELSELHERZIENING JEUGDZORG 12 SAMENHANG: RELATIE MET DE KETENPARTNERS ................................................................................................ 13
ACTIVITEITENPLAN ....................................................................................................................................... 15 2.1 ACTIVITEITEN EN FASERING ............................................................................................................................ 15 2.1.1 Projectenkaart deelproject beleidsinformatie ...................................................................... 15 2.1.2 Projectenkaart deelproject gegevensstandaarden jeugddomein ............................................ 17 2.1.3 Projectenkaart deelproject keteninformatisering ................................................................. 20 2.1.4 Projectenkaart overdracht cliëntengegevens jeugd............................................................... 22
3
BEHEERSPLAN............................................................................................................................................... 25 3.1 TIJDBEHEERSING.......................................................................................................................................... 25 3.2 GELDBEHEERSING/BEGROTING ....................................................................................................................... 25 3.3 KWALITEITSBEHEERSING................................................................................................................................ 25 3.4 PROJECTORGANISATIE .................................................................................................................................. 25 3.5 INTERNE INFORMATIE EN EXTERNE COMMUNICATIE ........................................................................................... 28 Inner circle ....................................................................................................................................... 29 3.6 RISICOANALYSE ........................................................................................................................................... 30
4
PRODUCT BREAKDOWN STRUCTURE .......................................................................................................... 34
5
PLANNING .................................................................................................................................................... 36
6
BIJLAGE 1: NADERE ANALYSE PROBLEMATIEK BELEIDSINFORMATIE IN HUIDIGE STELSEL. ...................... 37
7
BIJLAGE 2 VOORHEEN RESULTATEN PRIVACY EN PROJECTKAART PRIVACY .............................................. 39
8
BIJLAGE 3 CONTEXTPLAAT JEUGDZORGSTELSEL ......................................................................................... 42
Pagina 1
1
Projectdefinitie
Hoofdstructuur Het project beleidsinformatie richt zich op: 1. Het generen van beleidsinformatie waarmee het rijk zijn stelselverantwoordelijkheid voor de Jeugdwet kan waarmaken. Het betreft o.a. informatie waaruit blijkt dat gemeenten jeugdhulp efficiënter aanbieden en het beroep op zwaardere en duurdere vormen van jeugdhulp verminderen door meer inzet in het preventieve kader. Voor beleidsinformatie geldt dat in het kader van de huidige wet op de jeugdzorg geen informatie over unieke cliënten is uitgevraagd. Wel is er sprake van getrapte informatieverzameling op een te laag detailniveau, waar te weinig mee wordt gedaan. Dit alles ten koste van een hoge bureaucratische lastendruk voor veldpartijen. Informatie voor het houden van toezicht of financiële verantwoording en uitvoeringsinformatie behoren niet tot het domein van dit project, met uitzonderling van jeugdketens in het gedwongen kader. 2. Gegevensstandaarden voor het jeugddomein In het huidige jeugdstelsel sluiten standaarden voor beleids- en andere informatie van het vrijwillige en gedwongen kader niet op elkaar aan. Door het samenvoegen van verschillende verantwoordelijkheden en budgetten in een regeling voor jeugdhulp die wordt uitgevoerd door gemeenten, ontstaat het probleem dat standaarden binnen beleidsdomeinen van VWS en VenJ van elkaar verschillen. De verschillende standaarden voor jeugd zullen in overeenstemming met elkaar moeten worden gebracht en met de door de gemeenten te ontwikkelen standaarden voor het sociale domein. 3. Versterken van ketensamenwerking op het gebied informatievoorziening In de justitiële jeugdketen zijn op hoofdlijnen twee ketens te onderscheiden namelijk: 1. De jeugdstrafrechtketen met daarin partners als de politie, het Openbaar Ministerie (OM) de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK), ZM, reclassering en justitiële jeugdinrichtingen. 2. De jeugdbeschermingketen met daarin onder meer de RvdK en de Rechterlijke macht de gemeenten en BJZ’s gaan in deze keten een andere rol vervullen. Zowel de ketenpartners als de nieuwe actoren dienen meegenomen te worden in de ontwikkelingen aangezien de gemeenten en justitiële ketens in elkaar gehaakt dienen te worden; zo het ‘invoegen’ van de toekomstige gecertificeerde instellingen voor jeugdreclassering en jeugdbescherming. Hiertoe zal de informatievoorziening geregeld moeten worden. 4. De eenmalige overdracht van cliëntgegevens naar gemeenten. Voor de invoering van de nieuwe Jeugdwet dienen de dossiers van de uitvoerders binnen het huidig wettelijk kader (WJZ, ZVW, Awbz, Wmo, strafrecht en beschermingsketen) te worden overgedragen naar de uitvoerders binnen de nieuwe wet (Jeugdwet) Deze overdracht dient tijdig (minimaal 3 maanden voor invoering van de wet) te gebeuren en de over te dragen gegevens dienen juist en volledig te zijn. Een belangrijk doel is het vroegtijdig anticiperen op privacyaspecten. Hierdoor wordt tijdig geborgd dat de informatievoorziening en gegevensverwerking op ketenniveau binnen het nieuwe stelsel aan alle privacy eisen voldoet. Juridische borging en privacy worden geborgd in de afzonderlijke deelprojecten.
Pagina 2
Naast het project van VWS en VenJ is de VNG met KING het project Informatisering sociaal domein gestart dat standaarden en ICT ontwikkelt voor de 3 decentralisaties op het sociale domein. Deze overlappen het domein van het Rijksproject beleidsinformatie. Verder voert dit project een verkenning uit van welke ICT-functionaliteit nodig is om op gemeentelijk niveau het principe van 1gezin, 1-plan en 1-infomatievoorziening te realiseren. De producten van de vier deelprojecten zijn voor een deel de input voor het VNG/KING project, waarover VNG en het rijk afspraken maken. Concreet zijn de belangrijkste producten: 1. Een minimale dataset waarbij gelijksoortige gemeenten kunnen worden vergeleken en . hiervoor wordt een analysekader ontwikkeld om resultaten te duiden en methodieken worden ontwikkeld om te leren lessen breed te borgen. 2. Data, definities en standaarden voor gegevensoverdracht voor het brede jeugdhulpdomein, die als eindproduct aan de VNG worden aangeboden; 3. Een visiedocument over te treffen voorzieningen, een aangepaste jeugdketenarchitectuur en gesloten ketens jeugdhulp in het gedwongen kader; en Eenmalige overdracht, voor 1 januari 2015, van de dossiers van de uitvoerders binnen het huidige wettelijke kader (WJZ, ZVW, Awbz, WMO) naar de gemeenten en de cliënten hierover informeren. Vanzelfsprekend is er in het projectplan veel aandacht voor de afstemming met dit VNG-project. In het projectplan zijn voorgaande doelen uitgewerkt. Het plan behelst de periode november 2012 – begin 2015. De opbouw is als volgt: - In het hoofdstuk 1. projectdefinitie is per doel een probleemstelling en te behalen resultaten opgenomen. - In het hoofdstuk 2. Activiteitenplan zijn vier deelprojecten (zie doelen 1 tm 4) onderscheiden. Per deelproject is een projectenkaart opgesteld. Doel 5, de privacy, is verweven in deze 4 deelprojecten. - In hoofdstuk 3. Beheersplan zijn de onderwerpen tijd, geld en projectorganisatie gealloceerd. Er staat inmiddels een projectorganisatie klaar om voortvarend aan de slag te gaan. - De projectkosten, dus alleen de out of pocket kosten, exclusief beheer en onderhoud en bedragen € 8,9 miljoen. Hiervan is € 5,2 miljoen euro gereserveerd voor de eenmalige gegevensoverdracht1 naar gemeenten. - Het plan is voorzien van een uitgebreide risicoanalyse met maatregelen, planning en workbreakdown structure. - Het projectplan is opgesteld conform het projectsjabloon dat voor alle projecten in het programma stelselherziening jeugd gehanteerd wordt.
1.1
Aanleiding
De nieuwe jeugdwet zal per 1 januari 2015 in werking treden. Het voornaamste doel van de stelselwijziging is dat alle kinderen gezond en veilig opgroeien, hun talenten ontwikkelen en meedoen in de samenleving naar vermogen. Dit vereist een omslag in het werken en in het denken, waarbij:
1
Gekeken is hierbij naar de uitvoering van de overdracht van cliëntgegevens in het WMO-traject. Hier is een vooronderzoek
uitgevoerd / advies gegeven over te gebruiken gegevensstructuren, infrastructuur en techniek en de juridische borging hiervan. Ook is een indicatie gegeven van de kwaliteit van de cliëntgegevens. De kosten van dit vooronderzoek bedroegen € 200.000,-.
Daarnaast zijnisde gegevens de zorgaanbieders handmatige geschoond. hiervan Op grond hiervan een eenmalige van technische voorziening gerealiseerd (oa met koppeling GBA).De Dekosten kosten hiervan bedroegen € 4 mlj.. Totale kosten bedroegen € 5,2 mlj.. Het aantal personen WMO en jeugdzorg is ongeveer gelijk. Bij de jeugdzorg zijn echter meer organisaties betrokken met verschillende systemen.
Pagina 3
1. 2. 3. 4. 5. 6.
ingezet wordt op meer preventie en betere ondersteuning; uitgegaan wordt van de eigen kracht van jeugdigen en hun ouders; beter samengewerkt wordt rond gezinnen; problemen minder gemedicaliseerd worden; zorg op maat verleend wordt; en aansluiting van het gedwongen kader op gemeentelijk jeugdhulp domein wordt gerealiseerd.
De stelselwijziging leidt tot aanpassingen in de informatievoorziening. Hiertoe is binnen het programma stelselherziening jeugd het project beleidsinformatie opgezet. De werkzaamheden van dit project zijn vervat in dit projectplan. In dit hoofdstuk zal op grond van een probleemanalyse de doelen en de resultaten van dit project bepaald worden.
1.2
Probleemanalyse
Data en systematiek Beleidsinformatie Belangrijkste lessen uit de werking van de wet op de jeugdzorg zijn: Er moeten zo weinig mogelijk data op een afdoende abstract niveau worden uitgevraagd over unieke cliënten om hun gang in het nieuwe stelsel te kunnen volgen. De uit te vragen data moeten ook aansluiten bij wat professionals registreren. Het getrapt informatie verzamelen (van professionals, naar instelling, naar provincies, naar het rijk) is geen succes is gebleken. Beter is aansluiting te zoeken bij de formules van consultanties die informatie op instellingsniveau verzamelen. Deze zijn het meest succesvol gebleken. Ht verzamelen van beleidsinformatie moet worden gescheiden van verantwoordingsinformatie, om te voorkomen dat het zicht op de werkelijkheid wordt versluierd door de belangen van de dataleverancier. De stelselwijziging leidt tot een nieuwe systeemverantwoordelijkheid van het rijk. Het maakt het nodig informatie te verzamelen die het Rijk een beeld geeft over de werking van het systeem en de gemeenten informatie geeft over de effecten van hun beleid. Daarbij dient te worden voorkomen dat perverse prikkels het beeld van de werkelijkheid versluieren en frustraties hierover leiden tot grote data uitvragen waar geen van de partijen wat mee doet. Het verzamelen van beleidsinformatie dient te gebeuren conform de reikwijdte van bestaande privacy wet- en regelgeving. In bijlage1 staat een nadere analyse van de problematiek inzake beleidsinformatie in het huidige jeugdstelsel. Standaarden voor gegevensuitwisseling In het huidige jeugdstelsel sluiten standaarden voor beleidsinformatie van het vrijwillige en gedwongen kader niet op elkaar aan. In de verschillende verticale beleidsdomeinen van VWS, VenJ en SZW worden verschillende standaarden gebruikt voor vergelijkbare data. In het nieuwe stelsel zullen gezien nieuwe actoren, taken en verantwoordelijkheden, een aantal processen en daarmee informatiestromen wijzigen. Actoren moeten in een nieuwe verhouding met elkaar samenwerken, kunnen communiceren en op diverse niveaus gegevens met elkaar uitwisselen. Er is hierbij een samenhang met andere decentralisaties. Waar gegevens tussen partijen worden uitgewisseld ontstaat het gevaar van begripsverwarring. Dat leidt tot inefficiëntie, en mogelijk risico’s voor de kwaliteit van de zorg. Bovendien leidt het ertoe dat (beleids-)informatie niet betrouwbaar is als elk van de partijen eigen semantiek hanteert. Veelgebruikte begrippen in het domein jeugd moeten worden gestandaardiseerd. Het gaat dan om de semantiek (de betekenis van de begrippen), het formaat (lengte, alfanumeriek e.d.) en de technische standaarden (xml-tags e.d.)
Pagina 4
Jeugdketens De systeemverantwoordelijkheid voor het stelsel van VenJ bevindt zich op een lager abstractieniveau dan die van VWS, vanwege de aard van de populatie die zich goed laat afbakenen (een oordeel van de rechter) en de van oudsher directe aansturing van uitvoeringsorganisaties. Problemen hierbij zijn: 1. lappendeken van ondersteunende applicaties en toepassingen in alle jeugdzorg ketens waar uiteenlopende (beleids-)informatie verzameld wordt over een jeugdige en diens leefomgeving/-omstandigheden; 2. versnippering en verkokering van informatie; redundantie; 3. hoge administratieve lasten; 4. er is geen voorziening die voorziet in structurele informatieverzameling en overdracht. Als gevolg van de stelselherziening verandert de informatiebehoefte van het jeugdzorgstelsel; o.a. in het jeugdreclasserings- (JR) en jeugdbeschermingsproces (JB) onder meer vanwege de wijziging in (het aantal) actoren. Concreet: de rol en functie van de Bureaus Jeugdzorg zullen binnen de jeugdketens veranderen.. Alle (415!) gemeenten en gecertificeerde instellingen zullen aan deze ketens gaan deelnemen. Verder levert het creëren van één meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling en de integratie van de taken van het AMK bij de steunpunten Huiselijk Geweld een nieuwe actor op o.a. waar het gaat om ‘doorgeleiding’ naar het gedwongen kader. Informatievoorziening sociaal domein Een kernvraag bij de decentralisatie jeugdzorg, maar ook inzake de andere twee decentralisaties wmo / begeleiding en werken naar vermogen is hoe de gemeenten invulling kunnen geven aan de nieuwe verantwoordelijkheden en taken. Om ervoor te zorgen dat gemeenten tijdig klaar zijn, moet er de komende jaren nog veel gebeuren. Voor gemeenten is het belangrijk om ict-voorzieningen te hebben voor het gehele sociale domein. Gemeenten onderzoeken de mogelijkheden om met sociale wijkteams of frontlijnwerkers de dienstverlening te organiseren vanuit de situatie van de burger, in plaats van uit het aanbod of de wetgeving. Leidraad is hierbij het principe “1 gezin, 1-plan, 1informatievoorziening”. De vraag is dan welke informatie de medewerkers nodig hebben, en welke gegevens tussen partijen uitgewisseld kunnen en mogen worden.? In de uitvoering staat voor gemeenten de zelfredzaamheid van burgers voorop. Dit heeft ook gevolgen voor de informatie die aan de burger wordt verstrekt. Daarbij is het doel dat de toegang tot de voorzieningen wordt vereenvoudigd en de administratieve lasten verder omlaag gaan. ICT en informatievoorziening kunnen hierbij een rol spelen. Eenmalige overdracht cliëntgegevens Voor de invoering van de nieuwe Jeugdwet dienen de dossiers van de uitvoerders binnen het huidig wettelijk kader (WJZ, ZVW, Awbz, Wmo, strafrecht en beschermingsketen) te worden overgedragen naar de uitvoerders binnen de nieuwe wet (Jeugdwet). Deze overdracht dient tijdig (minimaal 3 maanden voor invoering van de wet) te gebeuren en de over te dragen gegevens dienen juist en volledig te zijn. Als dit niet tijdig gebeurt, komt de continuïteit van de zorg in het geding en kan de rechtszekerheid van de cliënten worden geschaad. Er dient gekeken te worden naar een basisset die overgedragen moet worden op basis van ‘need to know’ en teneinde de eerdere genoemde continuïteit te waarborgen Bijkomende problemen: De cliëntgegevens in de huidige dossiers zijn zeer waarschijnlijk vervuild (onjuiste adresgegevens, onjuiste registratie zorgaanbod). Deze gegevens moeten vóór de overdracht geschoond worden om te voorkomen dat cliënten niet of onjuist worden geïnformeerd over de nieuwe situatie en hun rechten.
Pagina 5
Naast schoning van data moeten de cliënten ook toegewezen worden aan de juiste gemeente door middel van het algoritme wat de gemeente van herkomst voor deze cliënten bepaald. Vaststelling van het algoritme voor de bepaling van de gemeente van herkomst vindt plaats in het project Financiering. Juridische borging en privacy - Gegevensuitwisseling, zoals van cliëntgegevens, in het nieuwe stelsel vraagt om juridische borging waar het gaat om verwerking van gegevenssets door andere of meerdere actoren (zoals het burgerservicenummer BSN) - Privacyissues dienen belegd te worden in de conceptwet dan wel lagere wet en regelgeving evenals leveringstermijnen, bewaartermijnen en eventuele eisen aangaande gegevensstandaarden - Het is belangrijk dat relevante onderwerpen op het gebied informatievoorziening geregeld worden in de conceptwet over jeugdzorgstelsel, zonder dat dit beperkend werkt op de invulling van de nieuwe verantwoordelijkheden. 1.3
Doelen van het project
Voorgaande probleemanalyse leidt tot de volgende doelen voor dit project: 1. Data en systematiek beleidsinformatie Het verzamelen van door instellingen te leveren informatie (minimale dataset) over unieke cliënten in een bestand, waarmee het rijk zijn systeemverantwoordelijkheid kan waarmaken. De voorzieningen bieden om systematisch op basis van uitkomsten op de minimale dataset vergelijken van gelijksoortige gemeenten om signalen te verkrijgen over de werking van het stelsel . Het instrumentarium ontwikkelen voor het verrichten van nader onderzoek om deze signalen over de werkzaamheid van het stelsel nader te duiden, waarbij alle voorhanden zijnde data in kwalitatieve en kwantitatieve zin worden gebruikt. Het ontwikkelen van een analysekader dat richting geeft aan het interpreteren van de uitkomsten van nader onderzoek . Het borgen van te leren lessen door bespreken van de resultaten met betrokken gemeenten, instellingen en professionals, waarbij afspraken worden gemaakt over het verwerken van de lessen. 2. Gegevensstandaarden voor het jeugddomein Het spreken van een gemeenschappelijke taal voor het domein jeugd, zoals afgebakend door de Jeugdwet. Hierbij wordt bezien welke standaarden nodig zijn voor de gemeentelijke jeugdhulp, de beschermings- en strafketen. Vervolgens wordt bezien hoe deze standaarden zich verhouden tot de gemeentelijke standaarden. Dit betreft zowel de inhoud van de standaarden als ook het beheer. Er wordt hierbij waar mogelijk aangesloten op parallelle ontwikkelingen op het sociale domein op dit gebied(WMO, Awbz, SUWI en op het mogelijk maken van de nieuwe verantwoordelijkheid van gemeenten voor de drie decentralisaties. De set is zowel semantisch (inhoudelijke definities) als technisch en dient aan te sluiten op de geldende gemeentelijke standaarden zoals Gemma en STUF en rijksstandaarden als EBV, strafrechten ketenwoordenboeken. 3. Versterken ketensamenwerking op het gebied informatievoorziening Door versterking van de ketenregie op het gebied van jeugdzorg door de gemeenten wordt een meer integrale aanpak mogelijk. Onderdeel hiervan is het delen van informatie tussen gemeenten,
Pagina 6
instellingen en justitiële ketens t.b.v. de nieuwe rol en verantwoordelijkheden. De afgelopen jaren is al veel geïnvesteerd in een snelle en effectieve ketensamenwerking voor de jeugdbescherming en jeugdreclassering. De gedane investeringen op het gebied informatievoorziening worden gecontinueerd en verder geoptimaliseerd. De stelselwijzing wordt voorts aangegrepen om voortschrijdend inzicht met betrekking tot een betere informatievoorziening in deze twee ketens door te voeren. 4. Informatisering sociaal domein VNG/KING De gemeente krijgt de verantwoordelijkheid voor de regie op een samenhangend zorgaanbod volgens het principe: ‘1-gezin 1-plan en 1-informatievoorziening’. Hier komen de drie decentralisaties samen. Bepaald zal moeten worden welke informatiesystemen, standaarden, voorzieningen, infrastructuur e.d. nodig zijn om de uitvoering van de gedecentraliseerde taken te ondersteunen, maar ook om te bezuinigingen en minder administratieve lasten te veroorzaken. Hiertoe worden bottom-up 10 pilots bij focusgemeenten gestart. Hiermee is op 25 september jl ingestemd door een directeurenoverleg van de VNG met betrokken directies van de drie departementen. Dit project sluit aan op deelprojecten 1, 2, 3 en 4. Het 2.0 staat verder voor: betere dienstverlening, empowerment jeugd en gezin en innovaties. 5. Eenmalige overdracht Cliëntgegevens Het betreft cliëntgegevens uit Wjz, ZVW, AWBZ, WMO, strafrecht en beschermingsketen etc. Gemeenten en gecertificeerde partijen moeten oktober 2014 over cliëntgegevens beschikken om hun toekomstige klanten te informeren over hoe en bij wie per 1 januari 2015 jeugdhulp kan worden gevraagd en gekregen en om van start te kunnen gaan in hun nieuwe rol en verantwoordelijkheid. Hiertoe dienen o.a. gegevens over cliënten vanuit zorgkantoren, zorgverzekeraars en bureaus jeugdzorg overgeheveld te worden naar gemeenten. Daarnaast zullen cliënten geïnformeerd moeten worden over het nieuwe wettelijke kader en wat dat betekent voor hun rechten en plichten. 6. Juridische borging en privacy Een belangrijk doel is het ervoor zorg dragen dat in een vroegtijdig stadium van het project reeds rekening gehouden wordt met privacyaspecten, waardoor tijdig geborgd wordt dat de informatievoorziening op ketenniveau binnen het nieuwe stelsel aan alle privacy eisen voldoet. Een belangrijk aandachtspunt is ook de beeldvorming over privacy rond de jeugdwet bij het grote publiek. Er moet voorkomen worden dat het beeld ontstaat dat dit een centraal elektronisch dossier is. De in dit project nagestreefde doelen op het gebied van informatiedelen en uitwisseling dienen een grondslag te krijgen in de nieuwe jeugdwet; zo ook het beschikbaar stellen van informatie tussen de verschillende domeinen.
Pagina 7
1.4
Resultaten
Het project beleidsinformatie stelselherziening jeugdzorg levert resultaten op binnen de lijnen van vier deelprojecten: 1. data en systematiek beleidsinformatie rijk; 2. gegevensstandaarden jeugddomein (als input voor gegevensstandaarden sociale domein); 3. keteninformatisering (met name jeugdbescherming en jeugdreclassering); 4. eenmalige overdracht cliëntgegevens naar gemeenten. Parallel aan het rijksproject beleidsinformatie zijn de VNG en KING gestart met het project (verkenning) Informatievoorziening Sociaal Domein, dat zich richt op: 1. de gegevensstandaarden op het sociale domein; en 2. ICT-voorzieningen die gemeenten straks nodig hebben agv de drie decentralisaties; De resultaten van het VNG project vallen voor buiten domein van het project beleidsinformatie. Wel zullen eindproducten van het project beleidsinformatie worden ingebracht in het VNG/KING project en zal er voortdurend onderlinge afstemming plaatsvinden. Privacyproblematiek en juridische borging spelen in alle deelprojecten een rol en zullen hier worden geadresseerd. Er zal geen apart deelproject juridische borging en privacy worden opgestart. 1. Data en systematiek voor beleidsinformatie rijk Het project richt zich enkel op de beleidsinformatie voor het rijk. De beleidsinformatie voor de gemeenten is een verantwoordelijkheid van de gemeenten zelf. a) Afgebakende minimale dataset, met definities en standaarden voor uitwisseling van instelling of gemeente naar een systeem voor dataverzameling, inclusief privacy toets; b) Privacy Impact Assesment (PIA) voor de data-uitvragen en beheer van het bestand c) protocol (onder andere met betrekking tot aanlevering van gegevens – door wie, voor wie, op welke momenten, bewaartermijnen etc.) d) systematiek t.b.v. het verzamelen, bewaken en beheren van beleidsinformatie waarin alle noodzakelijke gegevens verzameld worden en op basis van ‘need to know’ (en in relatie tot verantwoordelijkheden) kunnen worden opgevraagd. e) Ontwerp analysekader voor nader onderzoek bij beperkt aantal gelijksoortige gemeenten op basis van resultaten scores op minimale dataset f) Borging van onderzoeksresultaten via werkboek met methodieken hoe de resultaten van nader onderzoek te bespreken met instellingsmanagement, en bestuurders op gemeentelijk (en zo gewenst op Rijks-) niveau. Afstemming met trajecten beleidsinformatie gemeenten en eventueel bijdragen aan een onder regie van het T-bureau te maken handleiding voor gemeenten over beleidsinformatie. 2. Standaarden voor gegevens jeugddomein Inzake de gegevensstandaarden op het domein Jeugd worden de volgende resultaten opgeleverd. Deze resultaten worden ingebracht in het VNG/KING project informatisering sociaal domein: a) Privacy audit bij wetgeving; b) Melding uitwisseling van persoonsgegevens en bewerking ervan met model bij CPB ; c) Ingebrachte reeds bestaande standaarden, bijvoorbeeld op het gebied van jeugdhulp, jeugdreclassering en –bescherming, LVB en jeugd GGZ; d) Inbreng van eisen en wensen landelijke standaarden jeugd ; e) advies opstellen m.b.t. koppelvlakken en interfaces voor het ontsluiten van informatie en het leveren van beleidsinformatie (zie keteninformatisering VenJ) f) Eisen over het beheer van de standaarden jeugd en de relatie tussen gemeentelijke standaarden en Rijksstandaarden uit de bescherming- , straf- en zorgketens.
Pagina 8
g) Gevolgen voor het rijk in kaart brengen van door de gemeenten voorgestelde toekomstige inrichting van de informatievoorziening sociaal domein ten opzichte van de huidige informatievoorziening in het jeugddomein (straf en bescherming) en hierover rapporteren binnen VWS en VenJ. De inhoudelijke standaarden die van toepassing zijn op het jeugddomein worden door het VNGproject geleverd. 3. Jeugdketens Overzicht over de te treffen aanpassingen in de informatievoorziening in de ketens die gemeenten en Rijk in staat stellen om hun taken en verantwoordelijkheden in het nieuwe stelsel waar te maken. In het verlengde hiervan dienen alle betrokken in de justitiële jeugdketens ten behoeve van de uitvoering van hun taken, in het kader van hun rol en verantwoordelijkheden tijdig te beschikken over de juiste en actuele informatie op basis van ‘need to know’. Dit deelproject levert een visiedocument op met daarin de volgende onderdelen: a) Privacy Impact Assessment (PIA) voor de data-uitvragend en beheer van het bestand. b) Privacy audit bij wetgeving; c) De toepassing van BSN en eventueel SKN d) De meldingen bij het AMK en SHG e) Melding uitwisseling van persoonsgegevens en bewerking ervan met model bij CPB f) de gegevensuitwisseling tussen zorginstellingen, zorginstellingen en gemeenten g) de gegevensuitwisseling, ten dele bestaande uit bijzondere persoonsgegevens, tussen VenJ enerzijds en gemeenten en zorginstellingen anderzijds h) Visiedocument over de te treffen voorzieningen welke noodzakelijk zijn om gegevens tussen gemeenten en (partijen in) de justitiële jeugdketen te ontsluiten én het Rijk in positie te houden als systeemverantwoordelijke. Dit document bevat de volgende onderdelen: i) Overzicht over de gebruikte toepassingen en applicaties in de justitiële jeugdketens j) Ketenprocesmodel; weergave van de nieuwe situatie in de justitiële jeugdketens na decentralisatie met de nieuwe actoren, gevalideerd bij betrokken partijen uit deze ketens k) Analyse en validatie van de nieuw te ontstane informatiebehoefte bij de diverse actoren in de justitiële jeugdketens (JR en JB) l) Advies m.b.t. koppelvlakken en interfaces voor het ontsluiten van informatie m) Analyse van bestaande jeugdketenreferentiearchitectuur en voorstel voor aanpassingen n) Plan van aanpak vervolg n.a.v. uitkomsten analyses o) eventueel input voor wet- of lagere regelgeving 4. Informatisering sociaal domein VNG/ KING Informatisering sociaal domein VNG/KING is geen resultaat van dit project, echter onze inspanningsverplichting voor dit project van de VNG /King is als volgt: a) Samen met partijen uit de andere twee decentralisaties, de gemeenten, ketenpartners en ICT-leveranciers bijdragen aan het project Informatisering Sociaal Domein van de VNG en King. b) Binnen VWS en VenJ gevraagd en ongevraagd adviseren over de impact van uitkomsten uit project Informatisering Sociaal Domein van de VNG en King. Op voorhand kunnen hier nog geen resultaten worden gedefinieerd. c) Indien mogelijk en gewenst expertise inzetten om gemeenten te faciliteren bij hun project. Tevens kan het project desgewenst als opdrachtnemer optreden bij informatiekundige onderwerpen voortkomend uit andere onderdelen van het decentralisatieprogramma Jeugd. Op dit moment zijn de eventuele onderwerpen nog beperkt geïdentificeerd noch de resultaten kunnen worden benoemd.
Pagina 9
5. Overdracht Cliëntgegevens Realiseren van overdracht cliëntgegevens. Het betreft cliëntgegevens uit Wjz, Zvw, Awbz, Wmo, strafrecht en beschermingsketen, etc. De gemeente moet 3 maanden voor de inwerkingtreding van de wet (1-1-2015) beschikken over de gegevens hieruit van zijn inwoners. Resultaten voor dit deelproject - Privacy Impact Assessment (PIA) voor de data-uitvragen en beheer van het bestand. - Privacy audit bij wetgeving; - De privacy problematiek ten gevolge van de overdracht van dossiers als gevolg van de transitie - De toepassing van BSN en eventueel SKN - verkennen (o.a. informatieanalyse welke gegevens, welke dossiers over te dragen en samenstel minimumset) - impact bepalen - advies o GBA-controle o Migratietraject o Minimale dataset - Converteren - Per 1 januari alle betrokkenen geïnformeerd over consequenties nieuwe jeugdwet. 1.5
Afbakening
Het project heeft geen verantwoordelijkheid voor: Het genereren van beleids-, verantwoording- en toezichtinformatie voor gemeenten. Dit is uitdrukkelijk een verantwoordelijkheid van de gemeenten zelf. Het project kan eventueel wel bijdragen aan een onder regie van het T-bureau te maken handleiding voor gemeenten over beleidinformatie. Het genereren van (financiële) verantwoordingsinformatie binnen de jeugdwet; Het genereren van toezichtinformatie binnen de jeugdwet; De producten uit het VNG/KING project Informatisering sociaal domein. Het ontwikkelen van standaarden voor gegevensuitwisseling tussen instellingen en tussen instellingen en gemeenten De ontwikkeling van ICT-systemen buiten het domein van de jeugdwet; Het daadwerkelijk implementeren van datasystemen bij gemeenten en jeugdorganisaties; 1.6
Doelgroep van het project
Profijt van het project hebben: de betrokken jeugdige en zijn ouders/verzorgers, de gemeenten, uitvoerende organisaties in de vrijwillige keten, uitvoerende organisaties in de ketens jeugdbescherming en jeugdreclassering, de ministeries van VenJ en VWS in hun systeemverantwoordelijkheid en tot slot de andere projecten uit het programma stelselherziening jeugdzorg die een relatie hebben met dit project.
Pagina 10
1.7
De uitgangspunten en randvoorwaarden
Uitgangspunten Richtinggevend bij de uitwerking van het project zijn de Bestuurlijke Afspraken 2011-2015, de code Interbestuurlijke Verhoudingen en de beleidsbrief ‘Geen kind buiten spel’. Hieruit zijn de volgende spelregels en kaders te destilleren die in dit project als uitgangspunten gehanteerd worden: -
-
-
-
-
-
-
Voor de burgers is van belang dat zij niet onnodig worden belast met administratieve lasten, dat hun privacy goed beschermd is en dat zij snel en makkelijk de dienstverlening krijgen die nodig is. Het Rijk is systeemverantwoordelijk en aanspreekbaar op de maatschappelijke resultaten van het stelsel. Verder heeft het Rijk een ondersteunende rol, die bestaat uit het ontwikkelen van regelarme monitorinstrumenten ter vervanging van het huidige instrumentarium, het bieden van handreikingen en het stimuleren van innovatie. Het Rijk is terughoudend bij het uitvragen van informatie bij gemeenten en instellingen. Alleen die informatie wordt opgevraagd die strikt noodzakelijk is om zijn systeemverantwoordelijkheid waar te maken2. Het Rijk sluit hierbij zoveel mogelijk aan bij al bestaande informatiebronnen. Een minimale verantwoordingslast en zo maximaal mogelijke beleidsvrijheid voor gemeenten. Bij de inrichting van de informatievoorziening uit deze deelprojecten streven we naar een minimum aan bureaucratie voor zowel burgers, professionals, instellingen als overheden. Er zal een beperkt aantal indicatoren worden gedefinieerd, waarmee prestaties van gelijksoortige gemeenten kunnen worden vergeleken en verklaard, zodat gemeenten hun beleid door spiegelinformatie kunnen verbeteren en de bewindslieden aan het parlement verantwoording kunnen afleggen over de werking van het stelsel. De deelprojecten bouwen zoveel mogelijk voort op al bestaande en bewezen oplossingen. Deze bestaande systemen kunnen zowel inhoudelijk zijn (zoals gegevenssets), als technisch (zoals infrastructuren); Voor zover zich dit verhoud tot het decentralisatie doel gemeentelijke beleidsvrijheid, de Justitiële ketens jeugdbescherming en jeugdreclassering, maar ook de ketens jeugd LVG en jeugd-GGZ, zo goed mogelijk te behouden en aan te sluiten bij de nieuwe poortwachters. Het inrichten van een governancestructuur die escalatie mogelijk maakt bij problemen tussen beide projecten. Ontwikkelen van ideeën en concepten vindt ook plaats vanuit de praktijk, gebaseerd op ervaringen in de praktijk, met betrokkenheid van ketenpartners, ICT-leveranciers en burgers.
Randvoorwaarden voor het slagen van het project De volgende randvoorwaarden zijn opgesteld in relatie tot de te behalen resultaten Bestuurlijk - Absolute randvoorwaarde voor het slagen van het project is dat op bestuurlijk niveau door alle betrokken partijen het project wordt gedragen en voldoende geprioriteerd. o VNG zorgt middels het project Informatisering sociaal domein voor commitment van gemeenten voor het realiseren van verticale beleidsinformatie uitvragen, definities en standaarden bij overkoepelende gremia als de G4, G32, en vertegenwoordigers van kleine gemeenten.
2
Binnen dit uitgangspunt kan mogelijk differentiatie optreden als gevolg van verschillen in verantwoordelijkheid van het rijk ten aanzien van de verschillende soorten hulpverlening, bij voorbeeld tussen hulpverlening vanuit het vrijwillige dan wel het gedwongen kader.
Pagina 11
o
o
o
o
VNG treedt op als Single Point Of Contact (SPOC) waar het gaat om terugkoppeling van, samenspraak over de overlap en samenloop vanuit het rijksproject beleidsinformatie en Informatisering Sociaal Domein van de VNG en King. Het project Beleidsinformatie stelselherziening jeugdzorg treedt op als SPOC waar het gaat om terugkoppeling van, samenspraak over de overlap en samenloop vanuit het VNG /King project naar VWS en VenJ betreffende de stelselherziening jeugdzorg. VenJ (programmamanagement en bestuurlijk verantwoordelijken) draagt bij aan het creëren van bestuurlijk draagvlak bij de bestuurders van betrokken organisaties in de jeugdstraf- en jeugdbeschermingketen VWS (programmamanagement en bestuurlijk verantwoordelijken) draagt bij aan het creëren van bestuurlijk draagvlak bij bestuurders van betrokken organisaties in de jeugdhulpketen. Communicatie is hierbij erg belangrijk.
Governance o De projectleiders van het duale rijksproject beleidsinformatie stelselherziening jeugd en het VNG/KING project Informatisering Sociaal Domein nemen zitting in elkaars projecten. Bij inhoudelijke problemen voorziet een escalatiemodel in eenduidige besluitvorming.
Middelen o o
Voldoende middelen om de resultaten in het gefiatteerde projectplan en onderhavige resultaten te behalen Middelen t.b.v. project informatievoorziening sociaal domein komen niet ten laste van het project Beleidsinformatie stelselwijziging jeugd.
Wetgeving o In het licht van het huidig wetgevingstraject in het kader van Stelselherziening is het nodig om te komen tot beleid en wetgeving omtrent informatie-uitwisseling en privacy. Momenteel vindt consultatie op de wetgeving plaats. Vervolgens moet er beleid en lagere regelgeving (AMVB/KB) vastgesteld worden aan de hand van de contouren die in de wet zijn vastgelegd. o In hoofdstuk 9 van de concept wettekst zijn reeds een aantal bepalingen opgenomen aangaande BSN-gebruik, de Verwijsindex risicojongeren en meldingsbevoegdheid in relatie tot de verwijsindex. Hierbij gaat het vooral om zaken in het vrijwillig kader. Voor het gedwongen kader dienen nog nadere bepalingen te worden opgenomen.
1.8
Samenhang: relatie met andere projecten binnen het (VenJ/VWS) Programma Stelselherziening Jeugdzorg
In algemene zin beperkt het domein van dit project beleidinformatie stelselwijziging jeugd zich tot de in dit projectplan genoemde deelprojecten. In bepaalde gevallen kan aan dit project beleidinformatie gevraagd worden bepaalde informatiekundige onderwerpen op te pakken. Dit zijn: transitie, certificering, toezicht, financiën, opdracht gemeenten en communicatie. Indien dit van toepassing is, zal het project beleidinformatie in principe hierbij de rol van opdrachtnemer op zich nemen en een apart projectplan hiervoor maken. Het project beleidsinformatie kent nauwe relaties met het project Wetgeving. In de Wet is een groot aantal bepalingen opgenomen op het gebied, waarbij een aantal punten nog onduidelijk is of
Pagina 12
aangepast wordt en wellicht (een beperkt aantal) nieuwe punten op het gebied informatievoorziening aan de wet toegevoegd worden. Het deelproject Keteninformatisering (JeugdBescherming en – Reclassering) kent een nauwe relatie met het project “De verantwoordelijkheid van gemeenten voor wat betreft kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering”. Dit project brengt de ketenprocessen (ook) in kaart, zodat rollen en taken in het nieuwe stelsel helder worden. De relatie met het project transitie is als volgt: het project beleidsinformatie is verantwoordelijk voor implementatie en in beheername van de producten uit dit projectplan. Het T-bureau coördineert de afstemming met andere projecten uit het programma. Conversie en migratietrajecten worden buiten de domein van het project transitie gerekend. De projecten Toezicht en Financiën zullen respectievelijk de toezichtinformatie en verantwoordingsinformatie opleveren. Deze vormen van informatie zullen voor zover mogelijk moeten worden afgestemd met en aansluiten op het gegevenswoordenboek en rapportageformaat beleidsinformatie.
1.9
Samenhang: relatie met de ketenpartners
Het project beleidsinformatie kent als onderdeel van het programma een relatie met de andere twee decentralisaties, namelijk: de Wet Begeleiding uit de AWBZ en de Wet Werken naar Vermogen en Passend Onderwijs. Hier vinden op informatiekundig gebied soortgelijke ontwikkelingen plaats als in dit projectplan. Tot dusver zijn de hiervoor genoemde decentralisaties in tegenstelling tot de stelselherziening Jeugd controversieel verklaard en kan met de laatstgenoemde worden gestart zonder de ontwikkelingen in de twee andere decentralisaties uit het oog te verliezen.. Twee deelprojecten uit dit projectplan zijn expliciet gericht op de aansluiting op de andere twee decentralisaties: gegevensstandaardisatie sociaal domein en jeugdzorg 2.0. Er is ook een samenhang met andere projecten zoals: - Het project informatisering sociaal domein VNG en King doen met circa 10 gemeenten (bij voorkeur de focusgemeenten uit het rijksbrede project ‘Integrale Aanpak’) een verkenning naar wat voor ICT-voorzieningen gemeenten straks nodig hebben als gevolg van de drie decentralisaties. Verder hoe ICT kan helpen in de uitvoering en in de sturing & verantwoording. Dit project staat beschreven bij doelstellingen en resultaten. - Programma USB Het ministerie van Veiligheid en Justitie heeft in 2011 het programma Uitvoeringsketen strafrechtelijke beslissingen (USB) gestart. Dit programma werkt aan verbeteringen in de executieketen en de besturing daarvan. Met als doel de snelheid, zekerheid en beleidsinformatie van de uitvoering van strafrechtelijke beslissingen te verbeteren. Onderzocht wordt om ook de routering van taakstraffen en maatregelen jeugd via het CJIB te laten lopen. Indien het geval dan zal er in de jeugdreclasseringketen een actor bij komen. -
Project informatievoorziening jeugdstrafrecht en veiligheidshuizen
Pagina 13
Binnen dit project worden onder meer Keten in Beeld (KIB), Generiek Casus Ondersteunend Systeem (GCOS) en Landelijk Instrumentarium Jeugd (LIJ)3(door)ontwikkeld. De stuurgroep IMJK is een gremium met diverse bestuurders uit de Jeugdketen aan tafel. Het LIJ moet worden ingevuld door partners als politie, JJI, RvdK en BJZ (jeugdreclassering) en geeft een indicatie van de mate van gevaar, zorg en de kans op recidive. Het LIJ zal later door de diverse gecertificeerde instellingen voor jeugdreclassering moeten worden ingevuld. In de besturing van dit programma zijn diverse ketenpartijen vertegenwoordigd die eveneens te maken krijgen met deze decentralisatie. - Project Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning (IZO) Het project van VWS met veldpartijen gaat over het creëren van een toekomstbeeld 2016: Beleidsinformatie, Zorg en Ondersteuning. Doelen zijn ‘eenvoud voor de klant’ en verlaging van administratieve lasten in het veld.
- Project Gegevensuitwisseling WMO en AWBZ (GuWA) Doel hiervan is het standaardiseren van de informatie uitwisseling tussen AWBZ en WMO en het de hulpverleners met behulp van een inkijkfunctie geven in beide systemen (iemand die AWBZ zorg ontvangt heeft ook vaak diverse WMO voorzieningen). - Commissie Samson Op maandag heeft 8 oktober de commissie-Samson haar eindrapport gepresenteerd. Met de presentatie en publicatie van het eindrapport wordt het onafhankelijk onderzoek van de commissie-Samson, naar seksueel misbruik van minderjarigen die onder verantwoordelijkheid van de overheid in instellingen of pleeggezinnen zijn geplaatst, afgesloten. Uit dit rapport komen mogelijk informatiekundige thema’s naar voren zijn die eventueel van invloed zijn op dit project. - Project PrIO Het branchebrede project voor het harmoniseren van de beleidsinformatie voor VWS. - Project GUWA Dit VNG/VWS (DLZ)project behelst de overdracht van cliëntgegevens begeleiding van Awbz naar de Wmo. - Programma Jeugdcriminaliteit en Criminele Jeugdgroepen Het Programma had tot doel de recidive onder minderjarige delinquenten stevig terug te brengen: van bijna 60 procent in 2002 naar 50 procent in 2010. De aanpak van criminele jeugdgroepen is een prioriteit uit het Regeerakkoord 2010 en het is daarmee één van de belangrijke prioriteiten van het ministerie van Veiligheid en Justitie, de politie, het Openbaar Ministerie (OM) en gemeenten. Gezien het grote aantal en diverse pluimage van belanghebbenden en betrokkenen is het van belang om het gesprek met de partijen solide te organiseren. Afstemming is essentieel en een kritieke succesfactor, maar moet gedoseerd en volgens een heldere strategie op diverse niveaus plaatsvinden. Het zwaartepunt voor gesprekken met de diverse belanghebbenden en betrokkenen zal per deelproject verschillen. In hoofdstuk 3 is de governance opgenomen, maar ook de strategie om met de uiteenlopende partijen af te stemmen, input te vergaren etc. 3
Het LIJ, Landelijk Instrumentarium Jeugdstrafrechtketen, is ontwikkeld voor jongeren van 12-18 jaar die met politie en justitie in
aanraking komen. Het LIJ berekent het recidive risico en geeft een profiel van aanwezige beschermende en risicofactoren en eventuele zorgsignalen. Op basis daarvan kan worden bepaald welke strafrechtelijke aanpak en eventuele zorg de jongere nodig heeft
Pagina 14
2 2.1
Activiteitenplan Activiteiten en fasering
Voor de volgende deelprojecten wordt een nadere detaillering gegeven. Voor elk deelproject zal na goedkeuring van dit projectplan een zelfstandig projectplan worden opgesteld.
Project Definitie
2.1.1 Projectenkaart deelproject beleidsinformatie Probleem Hoe informatie te verzamelen die het Rijk een beeld geeft over de werking van het Stelling systeem en de gemeenten informatie geeft over de effecten van hun beleid. Daarbij dient te worden voorkomen dat perverse prikkels het beeld van de werkelijkheid versluieren en frustraties hierover leiden tot grote data uitvragen waar geen van de partijen wat mee doet. Het verzamelen conform de reikwijdte van bestaande privacy wet- en regelgeving van input, throughput en output data over unieke cliënten. Doel
Gebruikers
Resultaat
Deelresultaat
Het verzamelen van door instellingen te leveren informatie (minimale dataset) over unieke cliënten in een bestand, waarmee het rijk zijn systeemverantwoordelijkheid kan waarmaken. Het systematisch op basis van uitkomsten op de minimale dataset vergelijken van gelijksoortige gemeenten om signalen te verkrijgen over de werking van het stelsel Het verrichten van nader onderzoek om deze signalen over de werkzaamheid van het stelsel nader te duiden, , waarbij alle voorhanden zijnde data in kwalitatieve en kwantitatieve zin worden gebruikt. Het ontwikkelen van een analysekader die richting geeft aan het interpreteren van de uitkomsten van nader onderzoek Het borgen van te leren lessen door bespreken van de resultaten met betrokken gemeenten, instellingen en professionals, waarbij afspraken worden gemaakt over het verwerken van te leren lessen. Dit doel zal met name bij de staande organisatie liggen. Beleidsinformatie is voor beleidsmakers bij rijk. Data over onafhankelijke variabelen kunnen door andere infosystemen worden gebruikt, zover privacywetgeving dit toestaat. 2012: lijst met indicatoren en wettelijke basis creëren 2013: operationalisatie en voorwaarden voor levering (informatieprotocol, besluit en regeling) 2014: inrichting systemen 2015: start levering en eerste nader onderzoek. Lijst indicatoren, geoperationaliseerd met voorwaarden voor levering. Input voor standaarden gegevensuitwisseling Verkenning en inventarisatie bestaande toepassingen dataverzameling Vaststellen systematiek van dataverzameling Analysekader nader onderzoek Spiegelinformatie uit nader onderzoek Voorstel voor in beheername
Domein Afbakening
Beleidsinformatie wordt gescheiden van verantwoordingsinfo en toezichtinfo.
Rand voorwaarden
Afstemming met traject beleidinformatie gemeenten: voorkomen parallelle projecten;
Pagina 15
2.1.1
Projectenkaart deelproject beleidsinformatie Financiële middelen; Wettelijke grondslag Ondersteuningscapaciteit; en Afstemming binnen T-bureau met andere projecten.
Uitgangspunten
Het genereren van beleid-, verantwoording- en toezichtinformatie voor gemeenten behoort niet tot dit project (en dus ook niet tot dit deelproject). Dit is uitdrukkelijk een verantwoordelijkheid van de gemeenten zelf. Het project kan eventueel wel bijdragen aan een onder regie van het T-bureau te maken handleiding voor gemeenten over beleidsinformatie. Samenhang in onderscheid. Door helder aan te geven wat beleidsinformatie wel en niet is, kan beter met andere projecten worden afgestemd. Voorkomen dat beleidsinhoudelijke verschillen in de drie decentralisatiewetten een probleem worden van de uniformering van dataverzameling.
Inhoudelijke activiteiten Nadenken, intern afstemmen, extern afstemmen, opdrachten uitzetten, processen begeleiden. Beheers aspecten
Planning/ fasering
Fase 1: vasttellen uitgangspunten voor minimale dataset met nader onderzoek. Identificeren van input, throughput, output en outcome indicatoren. Fase 2: Operationaliseren indicatoren en benoemen standaarden voor gegevensuitwisseling. Betrekken derde partijen. PIA Besluit dataopslagsysteem. Fase 3: Inrichten dataopslagsysteem, beheer regelen en definiëring analysekader nader onderzoek. Fase 4: aanleveren data beleidinformatie en uitzetten eerste diepteonderzoek. Fase 5: Bespreken, verankeren van resultaten nader onderzoek bij gemeenten, aanbieders en eventueel het rijk. De gewenste informatiesets voor VenJ en VWS zullen mogelijk uiteenlopen gezien het verschil in verantwoordelijkheden. VenJ is hiërarchisch sturend in de justitieketens.
Bijzonder heden
Pagina 16
2.1.2 Project Definitie
Projectenkaart deelproject gegevensstandaarden jeugddomein
Probleem Stelling
Waar gegevens tussen partijen worden uitgewisseld ontstaat het gevaar van begripsverwarring. Dat leidt tot inefficiëntie, en mogelijk risico’s voor de kwaliteit van de zorg. Bovendien leidt het ertoe dat (beleids-)informatie niet betrouwbaar is als elk van de partijen eigen semantiek hanteert. Veelgebruikte begrippen in het domein jeugd moeten worden gestandaardiseerd. Het gaat dan om de semantiek (de betekenis van de begrippen), het formaat (lengte, alfanumeriek e.d.) en de technische standaarden (xml-tags e.d.)
Doel
Opstellen van een door alle betrokkenen gedragen gegevensstandaard voor het domein jeugd (onderzocht moet worden of het nodig / wenselijk is) Wettelijke verankering van het gebruik van de gegevensstandaard Hele domein (rijk, gemeenten, uitvoerders, toezichthouders, ketenpartners, ICTleveranciers, burgersetc.) Inventarisatie van bestaande gestandaardiseerde gegevenssets op het domein jeugd. De sets betreffen zowel semantiek (inhoudelijke definities) als technisch (formats en technische beschrijvingen); Analyseren van deze gegevenssets en bepalen van welke elementen hieruit van essentieel belang zijn voor de bestaande ketens van informatievoorziening in de jeugdzorg.
Gebruikers Resultaat
Deelresultaat
Gevolgen in kaart brengen van het eventueel vaststellen van afwijkende gegevenssets ten opzichte van de huidige standaarden in het jeugddomein en hierover rapporteren binnen VWS en VenJ. Indien mogelijk en gewenst zullen we ook expertise van het rijksproject inzetten om gemeenten te faciliteren bij hun project. Afstemmen van voorgaande met het project Verkenning informatievoorziening Sociaal Domein van de VNG en King. Stakeholdermanagement: alle partijen in het jeugdveld zijn betrokkenen bij de totstandkoming van de standaard
Domein Afbakening
Het gaat om de standaardisatie van gegevens binnen het domein jeugd, zoals afgebakend door de Jeugdwet die regelmatig tussen partijen uitgewisseld worden standaarden voor financiële verantwoording zijn uitgesloten Het project gaat expliciet NIET over het implementeren van de gegevensstandaarden in de werkprocessen, ICT-systemen of verantwoordingslijnen,
Rand voorwaarden
Alle betrokken partijen zijn onderdeel van het project (stakeholdermanagement) Financiële middelen Beheer en onderhoud moeten als structurele activiteit geregeld worden Zoveel mogelijk hergebruik bestaande standaarden Aansluitend bij bestaande technische vereisten voor gegevensstandaardisatie (o.a. eisen vanuit W3C, StUF, EBV, strafrecht- en beschermingsketen en eisen vanuit de architecturen NORA en GEMMA) Aansluiten bij parallelle ontwikkelingen in het sociale domein (Wmo, iAwbz, Suwi) Aansluiten bij parallelle ontwikkelingen in het zorgdomein (ZVW, AWBZ). Voorkomen moet worden dat er begripsverwarring ontstaat op de 18 jaar grens voor GGZ en LVG instellingen. Gestart wordt met de decentralisatie Jeugd zonder de decentralisaties Awbz en Werk & Inkomen uit het oog te verliezen. Samen met de gemeenten, ketenpartners en ICT-
Uitgangspunten
Inhoudelijke activiteiten
Pagina 17
2.1.2
Projectenkaart deelproject gegevensstandaarden jeugddomein leveranciers vindt een analyse plaats van bestaande gegevenssets op het domein Jeugd. Op basis hiervan wordt een standaard gegevensset voor het domein Jeugd gemaakt. De set is zowel semantisch (inhoudelijke definities) als technisch (format en technische beschrijving). De gegevensset dient aan te sluiten op de geldende gemeentelijke standaarden zoals Gemma en StUF en rijksstandaarden als EBV, strafrecht- en ketenwoordenboeken. Inventariseren, analyseren, intern afstemmen, extern afstemmen, opdrachten uitzetten, processen begeleiden.
Beheers aspecten
Planning/ fasering
Fase 1: Inventariseren bestaande gegevenssets (deelproject 1 jeugd, GBA, BDS, Suwi-GR, StUFBG,strafrecht- en beschermingsketen... ) Inrichten overleg met betrokken uitvoerders en gemeenten Inrichten overleg met ICT-leveranciers Voorstel voor beheer en onderhoud (incl. financiering) Fase 2: Opstellen (semantische) gegevensstandaard Jeugd Vaststellen gegevensformaten Opstellen technische standaarden (bijvoorbeeld in de vorm van XML/XSD-schema's) Fase 3: Informeren van betrokken uitvoerders en gemeenten Informeren van ICT-leveranciers Inrichten beheer en onderhoud Fase 4: Nazorg, overleg met betrokkenen of aanpassingen nodig zijn Uitvoeren beheer en onderhoud Voor de Wmo / Awbz loopt een vergelijkbaar traject (GuWA - Gegevensuitwisseling WmoAwbz). Nauwe afstemming met dat traject is noodzakelijk Een aantal organisaties hebben met dezelfde populatie te maken na het bereiken van de 18 jaar grens (bijvoorbeeld GGZ en LVB instellingen). Standaarden in het jeugddomein moeten daar rekening mee houden o.a. voor een goede overdracht en lage administratieve lasten voor deze instellingen. In het project Financiering wordt het algoritme voor de bepaling van de gemeente van herkomst uitgewerkt van een jeugdige uitgewerkt. De standaard kan uiteindelijk worden vastgesteld door het College Standaardisatie. Het Forum Standaardisatie kan advisering of de gegevensstandaard Jeugd voldoet aan de (vorm- en technische vereisten) die in Nederland aan zulke standaarden worden gesteld. Deze projectkaart overlapt sterk met het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (VN/KING). In overleg met dat project dient te worden bepaald hoe ten aanzien van het ontwikkelen van gegevensstandaarden Jeugd de rolverdeling is tussen de beide trajecten. Voorop staat dat beide projecten geen activiteiten dubbel dienen uit te voeren. Daarnaast dient vanuit deze projectkaart er invloed / sturing te zijn op het onderdeel gegevensstandaardisatie binnen het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein. De projectleider van deze projectkaart zal daarover nadere afspraken maken met het VNG/KING project. Het werk uit Fase 2 moet gedaan worden door gegevensspecialisten die per gegeven exact de semantiek en het formaat kunnen beschrijven en die kunnen onderbrengen in een gegevenswoordenboek (hiervoor zijn softwaretools waarin dat vastgelegd kan worden en die gebruikt kunnen worden om de definities in XML te genereren (een technische vastlegging die computerprogramma's kunnen gebruiken)) waarbij ze de samenhang bewaken met andere gegevensdefinities en ze ook kunnen aangeven in hoeverre het samenstel van gegevens gebruikt kan worden (bv een naam heeft een
Bijzonder heden
Pagina 18
2.1.2
Projectenkaart deelproject gegevensstandaarden jeugddomein definitie, is onderdeel van een set aan persoonsgegevens, dit kan weer onderdeel zijn van een proces verbaal etc.).
Pagina 19
2.1.3 Project definitie
Projectenkaart deelproject keteninformatisering
Probleem Stelling
5.
6. 7. 8. 9.
Doel
Gebruikers Resultaat
Deelresultaat
lappendeken van ondersteunende applicaties en toepassingen in de gehele jeugdzorg keten waar uiteenlopende (beleids-)informatie verzameld wordt over een jeugdige en diens leefomgeving/-omstandigheden versnippering en verkokering van informatie; redundantie hoge administratieve lasten er is geen voorziening die voorziet in structurele informatieverzameling en overdracht. de informatiebehoefte verandert met de decentralisatie van het jeugdzorgstelsel; o.a. in het jeugdreclasserings- (JR) en jeugdbeschermingsproces (JB) onder meer vanwege de wijziging in (het aantal) actoren. Concreet: Bureaus Jeugdzorg zullen uit deze ketens verdwijnen. Alle (415!) gemeenten en gecertificeerde instellingen zullen aan deze ketens gaan deelnemen.
Voorzieningen treffen die gemeenten en Rijk in staat stellen om hun taken en verantwoordelijkheden in het nieuwe stelsel waar te maken. In het verlengde hiervan dienen alle betrokken in de justitiële jeugdketen t.b.v. uitvoering van hun rol, taak en verantwoordelijkheden tijdig te beschikken over juiste en actuele informatie op basis van ‘need to know’. Organisaties en verantwoordelijke partijen en in de justitiële jeugdketen 1. Visiedocument over de te treffen voorzieningen welke noodzakelijk zijn om gegevens tussen gemeenten en (partijen in) de justitiële jeugdketen te ontsluiten én het Rijk in positie te houden als systeemverantwoordelijke. 2. (Aangepaste) Jeugdketenreferentiearchitectuur 3. Plan van aanpak vervolg n.a.v. uitkomsten analyses Het visiedocument wordt opgebouwd uit de volgende onderdelen: - advies met daarin de weergave van de status quo in de toepassingen/applicaties in het jeugdveld - ketenprocesmodel JB en JR met raakvlakken met de andere ketenprocessen/modellen en de nieuwe actoren in de keten - advies aangaande de noodzakelijke koppelvlakken en interfaces om informatie te ontsluiten. Dit betreft zowel koppelvlakken tussen de partijen in de keten in samenhang met de koppelvlakken naar het systeem ten behoeve van het vergaren van beleidsinformatie. - inzicht in de nieuw gewenste informatie in de JR- en JB-keten op basis van need to know met als uitgangspunt het bestaande proces en events. - eventueel input voor wet- of lagere regelgeving
Domein Afbakening
Buiten domein voor dit deelproject: - Eventuele (nieuwe) normtijden, doorlooptijden in de keten(s); - herijking van samenwerkingsafspraken - landelijke standaarden (formats, rapportagestandaarden) - het opleveren van voorstel wetteksten is geen onderdeel van dit deelproject. In contacten met de betrokken organisaties zullen wel eventuele knelpunten worden gesignaleerd op het gebied van privacy; de schotten tussen de diverse domeinen, deze worden belegd in het betreffende deelproject - gesloten jeugdzorg De uitkomsten van de verkennende gesprekken en de voornoemde analyses/verkenningen zijn bepalend voor de verdere Domein en aanpak van het deelproject.
Rand
Om te komen tot een visie document is input van en validatie bij de betrokken
Pagina 20
2.1.3
Projectenkaart deelproject keteninformatisering
voorwaarden Uitgangs-punten
organisaties en partijen essentieel en hiermee ook een kritische succesfactor. -
-
in kaart brengen van alle toepassingen in het jeugdzorgspectrum ketenprocesmodel aan de hand van de nieuwe situatie opstellen en valideren bij en met de betrokken organisaties in de justitiële jeugdketen - analyseren van de nieuwe informatie behoefte en valideren bij de verantwoordelijke partijen in het nieuwe stelsel - advies opstellen m.b.t. koppelvlakken en interfaces voor het ontsluiten van informatie - analyse van de bestaande jeugdketen referentiearchitectuur en voorstel voor aanpassingen - opstellen visie document - opstellen plan van aanpak en ter besluitvorming aanbieden
Inhoudelijke activiteiten
Beheers aspecten
De processtappen, het JR en JB-proces ‘ansich’ wijzigen niet – met name de aard van de actoren en het aantal wijzigt. Er wordt informatie verzameld en gedeeld op 3 niveaus: o 1. cliëntniveau o 2. (primair) procesniveau/sturingsniveau o 3. verantwoordingsniveau
Planning/ fasering
Medio Q1 2013 visie ontwikkeling gereed Eind Q2 2013 plan en besluitvorming gereed
Aandachtspunt:
Bijzonder heden
-
Pagina 21
transitie van cliëntgegevens uit lopende JR en JB maatregelen naar evt. “nieuwe” aanbieders
2.1.4 Project Definitie
Projectenkaart overdracht cliëntengegevens jeugd
Probleem Stelling
Voor de invoering van de nieuwe Jeugdwet dienen de dossiers van de uitvoerders binnen het huidig wettelijk kader (WJZ, ZVW, Awbz, Wmo en de strafrecht- en beschermingsketen) te worden overgedragen naar de uitvoerders binnen de nieuwe wet (Jeugdwet). Deze overdracht dient tijdig (minimaal 3 maanden voor invoering van de wet) te gebeuren en de over te dragen gegevens dienen juist en volledig te zijn. Als dit niet gebeurt komt de continuïteit van de zorg in het geding en kan de rechtszekerheid van de cliënten worden geschaad. De cliëntgegevens in de huidige dossiers zijn zeer waarschijnlijk vervuild (onjuiste adresgegevens, onjuiste registratie zorgaanbod). Deze gegevens moeten vóór de overdracht geschoond worden, om te voorkomen dat cliënten niet of onjuist worden geïnformeerd over de nieuwe situatie en hun rechten. Naast schoning van data moeten de cliënten ook toegewezen worden aan de juiste gemeente door middel van het algoritme wat de gemeente van herkomst voor deze cliënten bepaald. Vaststelling van het algoritme voor de bepaling van de gemeente van herkomst vindt plaats in het project Financiering. Omdat het om minderjarige cliënten gaat moeten waarschijnlijk ook de wettelijke vertegenwoordigers (ouders, voogden, etc) geïnformeerd worden. Ook deze zullen dan bepaald moeten worden. De noodzaak voor het overdragen van gegevens van Bureau jeugdzorg (JRcliënten en JB-pupillen) naar gecertificeerde instellingen behoeft specifieke aandacht i.v.m. de continuering van de geboden hulp. Zonder wettelijke borging mogen er vanuit de privacywetgeving geen cliëntgegevens worden overgedragen. Vanwege de overdracht van cliëntgegevens 3 maanden voor de nieuwe wet moete de wettelijke basis er zijn 3 maanden vòòr de inwerkingtreding van de wet op 1 januari 2015.
Doel
Informeren van de cliënten over het nieuwe wettelijke kader, en wat dat betekent voor hun rechten en plichten Overdragen van de correcte cliëntgegevens vanuit de huidige aanbieders (BJZ,...) naar de gemeenten Borging van de continuïteit van de geboden hulp in JB/JR-keten Gemeenten, Rijk, Cliënten Analyse minimumset van gegevens/dossiers Impactanalyse (o.a.) aantallen, compatibiliteit toepassingen etc. Businesscase (advies en onderzoek over te gebruiken gegevensstructuren, borging geboden hulp JB/JR-keten, infrastructuur en techniek en de juridische borging hiervan). wettelijke borging voor overdracht van cliëntgegevens o de over te dragen cliëntgegevens zijn geschoond (in elk geval t.o.v. het GBA) o de over te dragen cliëntgegevens zijn betrouwbaar en valide voor wat betreft de gemeente van herkomst alle cliënten geïnformeerd over hun nieuwe rechten en plichten
Gebruikers Resultaat
Deelresultaat
Pagina 22
Vastgestelde en door alle betrokkenen geaccepteerde lijst met welke gegevens overgedragen moeten en mogen worden en kunnen worden Technische infrastructuur om de over te dragen gegevens te schonen Begeleiding van zorgaanbieders bij het uitvoeren van het algoritme voor de vaststelling van de gemeente van herkomst herkomst en eventueel te informeren wettelijke vertegenwoordigers. Technische infrastructuur om de gegevens daadwerkelijk naar de gemeenten over te dragen Ondersteuning / begeleiding van gemeenten bij de overdracht en het informeren
2.1.4
Projectenkaart overdracht cliëntengegevens jeugd van cliënten
Domein Afbakening
Het gaat om de eenmalige overdracht van gegevens, minimaal 3 maanden vóór invoering van de wet Het aanpassen van de administratie van de zorgaanbieders en gemeenten door de invoering van het nieuwe begrip “gemeente van herkomst” behoort niet tot het domein van dit project. Het vaststellen van het algoritme voor bepaling van de gemeente van herkomst behoort niet tot de scop van dit project (maar is onderdeel van het project Financiering).
Rand voorwaarden
Alle betrokken partijen zijn onderdeel van het project (stakeholdermanagement) Financiële middelen Ondersteuning voor huidige uitvoerders en gemeenten bij schoning en overdracht Afstemming binnen T-bureau met andere projecten (m.n. dossieroverdracht tbv decentralisatie begeleiding / Wmo en financiering v.w.b. de bepaling van het begrip gemeente van herkomst ) De cliëntgegevens zijn uiterlijk 3 maanden voor invoering van de wet overgedragen van de huidige uitvoerders naar de nieuwe verantwoordelijke Alle cliënten hebben het recht tijdig en juist te worden geïnformeerd. Onderzocht moet worden of wettelijk vertegenwoordigers ook geïnformeerd moeten worden omdat het minderjarigen betreft. Juridische basis is noodzakelijk 3 maanden voor inwerkingtreding van de nieuwe wet. Alleen geschoonde gegevens worden overgedragen Gegevens zijn betrouwbaar en valide voor wat betreft de bepaling van de gemeente van herkomst. Dit begrip wordt vastgesteld in het project Financiering. Schoning van de gegevens is de verantwoordelijkheid van de huidige uitvoerders. De gemeenten kunnen ervan uitgaan dat zij de correcte en volledige gegevens over krijgen Algoritme voor het bepalen van de gemeente van herkomst is op tijd beschikbaar. Bij de huidige beschrijving van werkzaamheden wordt ervan uitgegaan dat er geen overgangsregeling wordt afgesproken..
Uitgangspunten
Inhoudelijke activiteiten Nadenken, intern afstemmen, extern afstemmen, opdrachten uitzetten, processen begeleiden. Beheers aspecten
Planning/ fasering
Pagina 23
Fase 1: Overdracht regelen in wet vaststellen uitgangspunten voor minimale dataset over te dragen gegevens alle partijen betrekken (stakeholdermanagement) onderzoeken mate van gegevensvervuiling advies en onderzoek over te gebruiken gegevensstructuren, borging geboden hulp JB/JRketen, infrastructuur en techniek en de juridische borging hiervan Fase 2: Realiseren technische voorzieningen voor schoning (GBA + invoering gemeente van herkomst) Realiseren technische voorzieningen voor overdracht Overdracht regelen in wet Fase 3: Informeren cliënten en eventueel wettelijke vertegenwoordigers Overdragen gegevens naar gemeenten
2.1.4
Projectenkaart overdracht cliëntengegevens jeugd Ondersteunen van gemeenten bij overdracht Fase 4: Nazorg, verifiëren juistheid en volledigheid overdracht De technische voorzieningen voor overdracht zijn hier slechts eenmalig nodig. Onderzocht kan worden of hier dezelfde voorzieningen als voor de keteninformatisering of de beleidinformatie gebruikt kunnen worden Onderzocht moet worden of het wenselijk is de overdracht in twee sets te doen: 1. een minimale set die wettelijk verankerd is (must have gegevens) en 2. een aanvullende set (nice to have gegevens), waarvoor eerst ihkv privacybescherming expliciet toestemming aan de cliënt wordt gevraagd. In de begroting (3.2) is reeds een kostenpost voor deze voorziening opgenomen. Gekeken is hierbij naar de uitvoering van de overdracht van cliëntgegevens in het WMO-traject. Hier is een vooronderzoek uitgevoerd / advies gegeven over te gebruiken gegevensstructuren, infrastructuur en techniek en de juridische borging hiervan. Ook is een indicatie gegeven van de kwaliteit van de cliëntgegevens. De kosten van dit vooronderzoek bedroegen € 200.000,-. Op grond hiervan is een eenmalige technische voorziening gerealiseerd (oa met koppeling GBA). De kosten hiervan bedroegen € 1 mlj. Daarnaast zijn de gegevens van de zorgaanbieders handmatige geschoond. De kosten hiervan bedroegen € 4 mlj.. Totale kosten bedroegen € 5,2 mlj.. Het aantal personen WMO en jeugdzorg is ongeveer gelijk. Bij de jeugdzorg zijn echter meer organisaties betrokken met verschillende systemen.
Bijzonder heden
Pagina 24
3 3.1
Beheersplan Tijdbeheersing
Per deelproject wordt een deelprojectplan opgesteld – in deze deelprojectplannen wordt de tijdsbeheersing opgenomen. Dit zal uiteindelijk leiden tot een integrale planning waarin volgordelijkheid, parallelle activiteiten en afhankelijkheden nader in kaart worden gebracht. 3.2
Geldbeheersing/begroting
Over de begroting volgt nog besluitvorming van VWS, VenJ en VNG.
3.3
Kwaliteitsbeheersing
Het project is geslaagd als het de vastgestelde resultaten oplevert die hiervoor zijn onderscheiden en hiervoor bestuurlijk draagvlak bestaat. Elke fase wordt afgesloten met een beoordeling van de producten en het doorlopen proces. De producten worden vervolgens ter beoordeling en goedkeuring aangeboden aan het ambtelijk opdrachtgeveroverleg. Eindproducten worden goedgekeurd door het bestuurlijk overleg. Binnen het project zal gewerkt worden met de standaard projectmanagementmethode die door VNG, VWS en V&J is afgesproken. Er zal hierbij ook gebruik gemaakt worden van een projectplanningstool. Een belangrijke vorm van kwaliteitsbeheersing zijn de ingebouwde checks and balances binnen dit project. Het deelproject Beleidsinformatie Rijk zal afgestemd moeten zijn op een eventueel project beleidsinformatie bij gemeenten. De keteninformatisering moet aansluiten op Jeugdzorg 2.0 bij de gemeenten. De standaarden voor beleids- en verantwoordingsinformatie zullen in lijn moeten zijn met de gegevensstandaarden voor het sociale domein. Het primaat zal hierbij liggen bij het Jeugddomein.
3.4
Projectorganisatie
De bestuurlijk opdrachtgevers zijn de staatssecretarissen VenJ, VWS of hun opvolgers. De ambtelijk opdrachtgevers zijn de programmamanagers stelselherziening jeugdzorg bij VWS en VenJ. Opdracht en decharge wordt verleend in het bestuurlijk overleg (IPO, VNG, VWS en VenJ). Hier worden ook belangrijke mijlpaalproducten (zoals het eindproduct beleidsinformatie van de ministeries) goedgekeurd. De routing naar een bestuurlijk overleg gaat binnen de ministeries altijd via opdrachtgeverssoverleg, Directeurenoverleg en DG-overleg.
Pagina 25
VenJ
Aandachtsgebieden
VWS
Bestuurlijk Overleg
Aandachtsgebieden
VenJ:
VWS:
- JB
- JGZ
- JR
- JZ (lokaal, DG-overleg
- ketens Ambtelijk
provinciaal, Ambtelijk
gesloten)
opdrachtgeversschap:
opdrachtgeversschap:
- J-GGZ
DGJS (mandaat DJJ)
DGV (mandaat DJ)
- J-LVB
DGJS en DGV
- begeleiding AWBZ
Opdrachtegeversoverleg Uitvoerende
VenJ en VWS
programmamanager
Uitvoerende programmamanager
VenJ
VWS Producten: Beleid (w.o. Financiering) Wetgeving Transitie Communicatie
Programma-
Afstemming
Programma-
medewerkersVenJ
programmamedewerkers Communicatie
medewerkers VWS
Figuur 1
De algehele projectleiding wordt gevormd Marcel Staring (namens VenJ) en Ruud van Herk (namens VWS) onder eindverantwoordelijkheid van het gezamenlijk programmamanagement E.J. Kitselaar en J. de Jager. Er vindt nauwe samenwerking plaats met en er is inbreng van de VNG in dit project. In de onderhavige deelprojecten verschilt de trekkersrol, afhankelijk van het zwaartepunt van de doelen en resultaten. De verschillende stakeholders hebben vanuit de verschillende posities in het stelsel uiteenlopende kerndoelen voor ogen, die elkaar moeten versterken. Ten aanzien van de deelprojecten is er derhalve naast een eigen deelresultaat en fasering een verdeling gemaakt voor wat betreft de (primaire) verantwoordelijkheden: -
Project Beleidsinformatie – onder verantwoordelijkheid van de projectleiding namensVenJ en VWS (in nauwe afstemming van VNG)
-
Gegevensstandaarden jeugddomein – onder verantwoordelijkheid van VenJ en VWS, in nauwe samenwerking met VNG omdat er met de standaardisatie een harmonieus geheel moet ontstaan voor de volgordelijke aansluiting in de jeugdzorgketen en uiteindelijk ook dient aan te sluiten bij de andere decentralisaties op het gemeentelijk domein. De standaarden zijn voor gemeenten een opmaat naar keteninformatisering.
-
Keteninformatisering(Jeugdbescherming en – Reclassering) - Verantwoordelijkheid VenJ in nauwe samenwerking met de VNG en VWS. Aansluiting Justitieketens bescherming en reclassering op datasystemen gemeentelijke jeugdhulp.
-
Overdracht cliëntgegevens van Wjz, Zvw, Awbz, Wmo etc. naar gemeenten – Onder gezamenlijke verantwoordelijkheid VWS, VNG en VenJ.
Verder
Pagina 26
- Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein VNG/KING Wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van VNG. VenJ en VWS zijn mede opdrachtgevers van dit project. De resultaten van dit project vallen buiten het domein van het project informatievoorziening. Wel zullen eindproducten van het project beleidsinformatie worden ingebracht in het VNG/KING project. Vaststellingsprocedure Voor de vaststelling en bestuurlijke borging van projectresultaten is een onderscheid te maken in de voorbereidende fase en de vaststellingsfase. Hieronder wordt op beide fasen ingegaan. Voorbereidende fase De voorbereidende fase heeft drie doelstellingen: het verhogen van de kwaliteit van de resultaten, het verkrijgen van bestuurlijke borging en het verhogen van commitment van de betrokkenen. Om dit te bereiken doorlopen de concept-projectresultaten altijd de volgende procedure: Vanuit een deelproject wordt een concept-projectresultaat aangeboden aan de twee projectleiders (Van Herk en Staring). Beide projectleiders stemmen in principe gezamenlijk af met hun achterban. o Voor VenJ houdt dit in dat het concept projectresultaat ter advisering wordt voorgelegd aan de kwaliteitsgroep (zie hieronder). o Voor VWS houdt dit in dat het concept projectresultaat wordt voorgelegd aan het MT Jeugd Plus. Het bijgestelde resultaat wordt parallel aan de bovengenoemde afstemming ter advisering aan de externe auditor voorgelegd. Op basis van de ontvangen adviezen wordt het projectresultaat bijgesteld. De twee projectleiders besluiten het concept projectresultaat ter vaststelling aan te bieden. Vaststellingsfase De formele vaststelling van projectresultaten verloopt langs de hiërarchische projectstructuur als aangegeven in figuur 1. In de deelprojectplannen wordt nader geconcretiseerd welk projectresultaat op welk hiërarchisch niveau zal moeten worden vastgesteld. De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en samenstelling van projectteam zijn als volgt: Projectteam: rol Gedelegeerd opdrachtgever Projectleiders
Projectteam lid
Pagina 27
Wie/directie Programmamanager Decentralisatie (VenJ en VWS) Ruud van Herk (VWS) en Marcel Staring (VenJ) Renate van Drunen (VenJ) Menno Gresnigt (VenJ) Gerben Brummelman (VWS) Janine Huiden (VWS) Deelnemer van de VNG
Verantwoordelijkheden Verantwoordelijk voor de inhoudelijke en procesmatige aansturing van de projecten binnen de programma’s. Projectleiders. Verantwoordelijk voor de inhoudelijke en procesmatige aansturing van de projecten binnen het “project’ beleidsinformatie binnen de programma’s decentralisatie. Deelprojectleider Adviseur keteninformatisering JB en JR en visie ontwikkeling nieuwe referentiearchitectuur Deelprojectleider Deelprojectleider eenmalige gegevensoverdracht
Juridisch Gregor Neggers deskundige/ondersteuning (VWS) Programmasecretaris Jacqueline Bloem
Adviseur wetgeving en privacy Organiseren, plannen en actiepuntenlijst overleggen.
Overig Vanuit overige directies binnen het ministeries van VWS en VenJ worden medewerkers voor verschillende activiteiten ingeschakeld (PM). Belangrijk is een actieve bijdragen van ambtenaren van gemeenten aan dit project, bijvoorbeeld een voltijds deelname van een of meerdere gemeenteambtenaren binnen de projectorganisatie.
3.5
Interne Informatie en Externe Communicatie
Communicatie is een cruciale factor. Er zijn veel partijen betrokken bij deze stelselherziening en er zijn nauwe relaties met de andere twee decentralisaties. Partijen moeten weten wat de voortgang is, waar ze aan toe zijn en waar ze mee aan de slag moeten om de decentralisatie Jeugdzorg een succes te maken. De communicatie richt zich hierbij op betrokken organisaties en niet op de afnemers van de jeugdzorg (jeugdigen en gezin) . De volgende uitgangspunten voor communicatie worden gehanteerd (bv: frequentie, communicatiemiddelen, communicatiekanalen, per mijlpaal). Communicatie wordt door dit project als een belangrijke succesfactor gezien. In principe zal hiervoor worden aangesloten op en gebruik gemaakt van de activiteiten die in het kader van de transitie worden ontplooid. Na goedkeuring van dit plan van aanpak zal een communicatieplan worden opgesteld met daarin opgenomen hoe, wanneer, op welke wijze, door wie en met welke middelen communicatie wordt ingezet om het draagvlak onder en participatie van betrokkenen te vergroten. Verder is communicatie in de vorm van afstemming met diverse partijen in de omgeving van het project essentieel. Er zijn diverse stakeholders, belanghebbenden en daarbij is er in de directe omgeving uiteenlopende expertise over allerhande onderwerpen. Ook zijn er diverse projecten geïnitieerd teneinde vraagstukken vanuit andere decentralisatietrajecten het hoofd te bieden. Kwaliteitsgroep, Inner- en outercircle Zowel VenJ, VWS als de gemeenten richten een organisatiestructuur in die gericht is op het bewaken van de kwaliteit en het afstemmen van ontwikkelingen. Het project zal periodiek afstemmen met een outercircle. Deze outercircle wordt gevormd door een bredere groep van inhoudelijk belanghebbenden. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van: -
Focus- en/of pilotgemeenten project Jeugdzorg 2.0 Vertegenwoordigers van de andere twee decentralisaties: WMO en Werken naar vermogen.
Het doel van deze outercircle is afstemmen van visies, voorlichting, verwerven van draagvlak en kwaliteitsbewaking. Het streven is eens per kwartaal een bijeenkomst te beleggen. Daarnaast zullen de drie partijen ook nog individueel afstemmen met hun eigen achterban. Hieronder wordt voor respectievelijk VWS, gemeenten en VenJ aangegeven hoe deze vorm gegeven is.
Pagina 28
VWS Binnen VWS zal afstemming procesmatig plaatsvinden binnen het procesoverlegstelsel. Voor afstemming inhoudelijk is er overleg met de projectleiders wetgeving, kwaliteit, verantwoording en toezicht. Tweewekelijks is er overleg met de programmaleider over de voortgang van het project. Buiten de directie jeugd worden vertegenwoordigers van de directies maatschappelijk ondersteuning, langdurige zorg en curatieve zorg periodiek benaderd voor advies en suggesties. Inner circle Voor het toetsen van voorstellen worden experts benaderd bij gemeenten, werkgevers (MOgroep, Jeugdzorg NL), beroepsverenigingen en cliëntenverenigingen. VenJ Binnen VenJ zal de afstemming en kwaliteitsbewaking op twee niveaus plaatsvinden: met de direct betrokkenen en met stakeholders die iets minder intensief betrokken zijn. Hiervoor worden respectievelijk de kwaliteitsgroep en de innercircle voor onderscheiden. Hieronder wordt de functie en samenstelling beschreven. Kwaliteitsgroep Om in nauwe verbinding te blijven met de initiatieven die reeds in binnen VenJ plaatsvinden, de lopende programma’s met raakvlakken met informatiekundige onderwerpen en recente ontwikkelingen in justitieketens zal een kwaliteitsgroep in het leven worden geroepen waarin vertegenwoordiging namens de volgende partijen zal worden gevraagd: 1. programma Doorontwikkeling Veiligheidshuizen 2. Programma IMJK-GCOS 3. Programma Jeugdcriminaliteit en Criminele Jeugdgroepen 4. Vertegenwoordiger van VenJ in het jeugdzorg 2.0 project 5. DI&I De projectleider VenJ zal minimaal eens per maand en verder zo vaak als nodig afstemmen met: Programmamanager Criminele jeugdgroepen Programmanager Veiligheidshuizen Vertegenwoordiger namens de IMJK board Vertegenwoordiger van DI&I Het project Informatisering sociale domein VNG / KING Inner circle Om zaken voor te kunnen bereiden, te kunnen toetsen/valideren en voor het creëren van draagvlak voor ideeën zal gebruik gemaakt worden van een inner circle. Deze wordt gevormd door vertegenwoordigers van direct belanghebbende organisaties. De inner circle bestaat uit vertegenwoordigers van: RvdK, directie DJJ. Jeugdzorg Nederland, LWI’s, en eventueel OM, CJIB, Waar nodig, zal na afstemming met of op initiatief van de programmamanager, nadere afstemming gezocht worden met de volgende bestuurlijke overleggen: - LOJ - IMJK-Board - Topberaad Jeugd
Pagina 29
3.6
Risicoanalyse
Om vorm geven aan het projectrisicobeheer wordt gebruik gemaakt van de risicocyclus methode (conform PRINCE). In deze methode worden een aantal risicocategorieën als onderwerpen onderkend die feitelijk de basis vormen van de te beheersen risico’s welke opgetekend worden, incluis de eigenaar en de beheersmaatregelen in een risicologboek.
Uitvoeren risico analyse Actualiseren risico logboek
Evalueren beheersmaat regelen
Inventariseer beheersmaatregelen
Uitvoeren beheersmaatregelen
Om de diverse risico’s aangaande het project, de doelen en resultaten in relatie tot de planning, communicatie, resources, in kaart te krijgen vanuit diverse perspectieven. Om gedegen risicomanagement te organiseren rondom dit project worden de volgende activiteiten voorzien: 1. Interviews en workshops rondom thema’s/invalshoeken gerelateerd aan de deelprojecten of m.b.t. een deelproject 2. eigenaar aanwijzen voor het logboek 3. Onderhoud van het logboek 4. Bewaking en inbreng bij programmamanagement, stuurgroep etc. In de volgende tabel zijn een aantal risico’s opgenomen die reeds gedetecteerd zijn ten aanzien van het project. Hierin is nog niet nader ingezoomd op de deelprojecten. Echter deze risico’s hebben relatie met alle deelprojecten.
Pagina 30
Onderwerp
Risico's
1
Voor een project als dit moet er draagvlak zijn, op verschillende niveaus; op bestuurlijk niveau, op uitvoerend niveau (gebruikers) en op technisch/beheer niveau. Immers de spanningen van he decentraliseren onder voorwaarden zullen zich manifesteren in dit project beleidsinformatie (bv hoeveel beleidsinformatie wil het rijk hebben?). Onvoldoende draagvlak bij gebruikers kan leiden tot bv. gebrekkige deelname in het ontwerp- en validatieproces, en uiteindelijk tot gebrekkige of onvoldoende acceptatie. Onvoldoende draagvlak op bestuurlijk niveau leidt tot minder implementaties en tot knelpunten bij de financiering. Belangrijk hierbij is de betrokkenheid en participatie van de gemeenten.
2
Draagvlak
Scope
Er zijn behoorlijk wat onzekerheden in het werkveld ten aanzien van het domein van wat er dient te gebeuren m.b.t. beleidsinformatie en keteninformatisering. Dat hangt samen met de omvangrijke doelgroep die moet worden bediend. Vragen die nog leven zijn bv.: - wat dient exact opgepakt te worden - wie wil welke ondersteuning - hoe past ketenregie in nieuwe stelsel, - etc,.
Omvang (K*I)
9
9
Kans
3
3
Impact Beheersmaatregelen
3
3
Daarnaast is er valkuil van " scope creap"; een groei van de omvang en scope van het project door de wensen en eisen van de andere projecten uit de stelselherziening en de (vele) organisaties die bij dit veranderingsproces betrokken zijn.
3
Financiën
In samenhang met het hiervoor gesignaleerde risico rondom de governance, worden er – mede door de complexe organisatie van de stelselwijziging- risico’s gesignaleerd rondom de financiering van het project, en later het onderhoud en beheer. Daarnaast zijn de bezuinigingen (Catshuisoverleg) een risico op de beschikbaarheid van voldoende geld en daarmee de realisatie van het traject. Tevens levert dit een extra risico op voor de inhuur van externe capaciteit/expertise.
Pagina 31
9
3
3
1. Voer krachtenveldanalyse/ omgevingsanalyse uit om er achter te komen wat het draagvlak is. Organiseer voldoende betrokkenheid bij besluitvorming, het ontwerp, de validatie, etc. Bereid de besluitvorming goed voor o.a. door goed overleg met de achterban. 2- Voer een goed communicatiebeleid (zie elders in dit overzicht). 3- Veranker besluitvorming zorgvuldig, o.a. door een goede communicatie vanuit het opdrachtgeversoverleg/stuurgroep naar de achterban. 4- Organiseer veranderingen zorgvuldig en bereid die goed voor. 5- Laat VNG deelname regelen aan dit project vanuit de gemeenten, naast uitvoeringscapaciteit van King.
1- Werk het domein goed en overzichtelijk uit. Duik niet direct in de detail. 2- Valideer en communiceer het domein zorgvuldig. 3- Zoek een zorgvuldig evenwicht tussen generieke en specifieke zaken. Het generaliseren van zaken roept weerstanden op, maar belangrijk is dat generalisaties over de verschillende zaken niet uit de weg worden gegaan; generaliseer waar dat mogelijk is. 4- Bewaak het domein zorgvuldig. Waak voor "domein creap." Ga vroegtijdig in overleg met de andere projecten stelselherziening over mogelijke activiteiten voor dit project die hieruit voortvloeien. 5- In dit plan van aanpak is duidelijk gemaakt hoe de verantwoordelijkheden binnen dit project verdeeld zijn. Dus wie (VNG, VWS en VenJ) welke aap op de schouder hebben.
1- Stel zorgvuldig een begroting op voor het project, het onderhoud en beheer; en onderhoud die begroting adequaat. 2- Maak afspraken met betrokkenen en belanghebbenden over de financiering van het project het onderhoud en beheer. Leg die afspraken bindend vast in overeenkomsten. 3- Communiceer/rapporteer periodiek over de realisatie van de begroting met belanghebbenden. 4- Maak scenario’s wat met welke middelen gerealiseerd kan worden en waar gaten vallen bij onvoldoende externe expertise en manage de verwachtingen van alle betrokken partijen.
4
5
6
7
8
Governance, aanpak en planning
Kosten/ Baten en kwaliteit
In elk project is een adequate organisatie en aanpak van groot belang. Beleidsinformatie en keteninformatisering is een groot project, met veel gebruikende organisaties, en veel gebruikers in verschillende gebruikersgroepen. Dat leidt tot complexiteit in de projectorganisatie. Een risico is een te grote complexiteit wat ten koste van gaan van bestuurlijke slagkracht, lange beslislijnen, starheid, gebrek aan commitment, etc.
Belangrijk is dat zo veel mogelijk partijen meedoen. Indien een business case opgesteld wordt voor bijvoorbeeld ketenvoorzieningen i.h.k.v. JB/JR, beïnvloed deze participatie in positieve zin, doordat kosten worden gedeeld. Teveel sturen op de financiële aspecten brengt risico's met zich mee, ook omdat de business case niet alleen gebaseerd is op financiële voordelen.
Verantwoordelij Partijen dienen overeenstemming te hebben kheden over ieders verantwoordelijkheden. Dit om te voorkomen dat partijen in elkaars domein gaan acteren, hetgeen tot weerstand gaat leiden.
Omgeving
Participatie/ inzet en tijd
Pagina 32
Het werkveld waarin de jeugdketens functioneren is maatschappelijk en politiek erg in beweging. Onvoldoende anticipatie op die beweging brengt risico's met zich mee, die er toe kunnen leiden dat we de verkeerde dingen doen.
Het risico bestaat dat er te weinig inzet wordt gepleegd in menskracht door de betrokken partijen. Dat kan hiaten opleveren in het project. Verder dienen diegene die betrokken zijn voldoende tijd te hebben om hun bijdrage te kunnen leveren. Hier wordt in eerste instantie een probleem gezien in de participatie van VNG en gemeenten
6
4
2
2
3
2
1- Hou de governancestructuur slagvaardig en overzichtelijk en maak deze niet te complex. 2- Creëer draagvlak voor de gekozen governance structuur en aanpak (zie elders in dit overzicht bij “draagvlak”) o.a. door deze goed te communiceren. Vul de governancestructuur in – o.a. in de opdrachtgeversoverleg/stuurgroep, maar ook in ontwerp- en validatieteams – met mensen met mandaat vanuit hun achterban. 3- Voer een goed communicatiebeleid (zie elders in dit overzicht). Communiceer daarin planning en voortgang zorgvuldig.
1- Stel een goede business case op. Besteed daarin aandacht aan zowel de kwantitatieve als aan de kwalitatieve aspecten. Onderhoud die business case goed. 2- Stuur het project mede op basis van een business case. Gaan we nog een BC maken?
3
1
3
1- Spreek duidelijk vooraf af wie waar over gaat en wat zijn rol is. In dit projectplan is dit gedaan door voor de geïdentificeerde projecten duidelijke verantwoordelijke organisaties te benoemen (te kiezen uit VenJ, VNG en VWS). 2- Leg de afspraken m.b.t. ieders rol en verantwoordelijkheid vast en veranker deze. Deze afspraken zijn opgenomen in de plannen per project.
1- Monitor maatschappelijk en politieke ontwikkelingen in de projectomgeving (ook bij ketenpartners) zorgvuldig en verwerk ze in de plannen. 3
2
1
1
3
2
1- Zorg voor voldoende draagvlak (zie maatregelen draagvlak). 2- Minimaliseer de participatierisico’s door vooraf goed te inventariseren wie er meedoet en hoeveel tijd ze beschikbaar hebben om te participeren, en door een zorgvuldig verwachtingenmanagement, waardoor de kans op afvallers afneemt. Aan VNG zal worden gevraagd een projectleider te benoemen en voldoende capaciteit voor dit project beschikbaar te stellen.
9
10
Communicatie
Tijdens het project is de communicatie naar de doelgroepen belangrijk. Hiermee wordt niet alleen rijksoverheid en gemeenten bedoeld, maar ook provinciale overheden en organisaties die jeugdzorg verrichten. Verwaarlozing van deze functie leidt tot onnodige risico's. Een informatie-overload (veel documenten) daarentegen leidt tot weerstand en weerzin. Belangrijk is vooral het verwachtingenmanagement; gebruikers en hun organisaties moeten weten wat ze kunnen verwachten.
Afhankelijkheid Een grote afhankelijkheid voor de realisatie andere van dit project is trajecten de tijdige besluitvorming over aanpalende trajecten (financiering, kwaliteit). Verder is er een grote afhankelijkheidsrelatie met de andere twee decentralisaties, namelijk Wet Begeleiding uit de AWBZ en de Wet Werken naar Vermogen en Passend Onderwijs:. VNG is sterk voorstander om de beleidsinformatie uit deze decentralisaties gelijktijdig aan te pakken. Echter alleen Jeugdzorg is niet controversieel verklaard en zal per 1-1-2015 klaar moeten zijn.
Pagina 33
2
2
1
1
2
2
1- Stel een goed en gedoseerd communicatiebeleid op en voer dat zorgvuldig uit. Besteed daarin voldoende aandacht aan "de verwachtingen". Communiceer helder dat het project in overleg met de doelgroep voor de doelgroep wordt gemaakt, gericht op de realisatie van een gezamenlijke (keten brede)wensen.
1- Breng de afhankelijkheden met andere trajecten goed in beeld. 2- Communiceer tijdig en duidelijk over de afhankelijkheden. 3- Spreek vooraf een escalatieprotocol af (wanneer/waarom/hoe) om irritaties te voorkomen. 4. In het project zijn nadrukkelijk twee projecten opgenomen om de afstemming met de twee andere decentralisaties te waarborgen. Dit zijn de projecten Gegevensstandaarden sociaal domein en (Jeugd)zorg Gemeenten 2.0 . Decentralisatie Jeugdzorg heeft het primaat en de andere twee decentralisaties zullen deze volgen.
4
Product Breakdown Structure
Pagina 34
Beleidsinformatie stelstelherziening jeugd
beleidsinformatie
gegevensstandaarden jeugddomein
Keteninformatisering
Overdracht clientgegevens jeugd
lijst met indicatoren en wettelijke basis hiervoor deadline: Q1 2013
inventarisatie bestaande gegevensets deadline: 2012
privacy impact scan deadline: Q1 2013
analyse minimumset aan gegevens vrijwillige jeugdzorg deadline:
Input AMVB (MvT 10.4.1) deadline: 01-01-2015
analyse en selectie van te standaardiseren gegevens deadline: Q1 2013
ketenprocesmodellen jeugdbescherming en jeugdreclassering deadline: Q1 2013
analyse mimimumset aan gegevens JB en JR deadline:
privacy impact scan deadline: Q1 2013
standaarden ingebracht in 3D project van VNG deadline: Q2 2013
advies koppelvlakken deadline: Q1 2013
Impactanalyse deadline:
inzicht in gewenste informatievoorziening in de JR en JB keten deadline: Q1 2013
business case deadline:
plan voor realisatie koppelvlakken en voorzieningen deadline: Q2 2013
wettelijke borging deadline:
Operationalisatie en voorwaarden voor levering deadline: 2013
inrichting systemen en start levering deadline: 2015
eerste nader onderzoek deadline: Q2 2015
overzicht gevolgen van eventueel afwijkende nieuwe standaarden deadline: Q4 2013
clienten geinformeerd deadline:
overgedragen gegevens deadline: Q3 2014
nazorg deadline: Q4 2014
Pagina 35
5
Planning
H:\Project beleidsinformatie Zorg voor Jeugd\Projectplan\Excel format uitvraag planning Marcel v3.xlsx
Pagina 36
6
Bijlage 1: nadere analyse problematiek beleidsinformatie in huidige stelsel.
In de probleemstelling is kort ingegaan op de problematiek voor het vergaren van beleidsinformatie vanuit de nieuwe stelselverantwoordelijkheid. Meer specifiek kan de problematiek voor het vergaren van beleidsinformatie in het huidige stelsel als volgt worden samengevat. De gegenereerde beleidsinformatie is beperkt betrouwbaar omdat; deze verweven is met verantwoordingsinformatie met perverse prikkels bij dataverzameling tot gevolg (beleidsinformatie werd door veldpartijen gebruikt om de hoogte van het budget zorg te betwisten, in het bijzonder via manipuleerbare data over wachtlijsten); partijen geen reëel beeld hebben over de meetbaarheid van de aard en ernst van de hulpvraag als van de (kosten-)effectiviteit van te hanteren interventies; (dubbelingen in indicaties voor unieke personen bij de geïndiceerde jeugdzorg); op rijksniveau structureel data worden verzameld op te gedetailleerd niveau waar weinig gebruik van is gemaakt; door provincies wel data over unieke cliënten wordt verzameld, maar niet wordt doorgegeven aan het Rijk; de informatie getrapt (van instellingen aan provincies naar het rijk) wordt verzameld via verschillende informatiesystemen met uiteenlopende items, definities, indicatoren en criteria voor scores op indicatoren (geen eenheid in taal). Het gevolg is dat de administratieve lasten voor dataverzameling van beleidsinformatie zeer aanzienlijk zijn en slechts leiden tot een beperkt zicht op de werkelijkheid. Slechts door bijzondere extra (financiële) inspanningen via consultants die dataverzamelingen beheren, kon zicht op het zorggebruik bij unieke cliënten worden verkregen door het ontdubbelen van indicaties.
Belangrijkste lessen zijn dat zo weinig mogelijk data op een afdoende abstractie niveau moet worden uitgevraagd over unieke cliënten om hun gang in het nieuwe stelsel te kunnen volgen. De uit te vragen data moeten ook aansluiten bij wat professionals registreren. Een andere les uit de Wjz is dat het getrapt informatie verzamelen (van professionals, naar instelling, naar provincies, naar het rijk) geen succes is gebleken. Beter is het aansluiting te zoeken bij de formules van consultants die informatie op instellingsniveau verzamelen. Deze zijn het meest succesvol gebleken. Niet in de laatste plaats moet het verzamelen van beleidsinformatie worden gescheiden van verantwoordingsinformatie, om te voorkomen dat het zicht op de werkelijkheid wordt versluierd door de belangen van de data-leverancier. Een uitzondering kan worden gemaakt voor nietafhankelijke data zoals NAW gegevens. Een te registreren leeftijd is immers moeilijk manipuleerbaar. Naast definities en een gegevenswoordenboek voor beleidsinformatie is het ook belangrijk dat er standaarden worden geformuleerd voor data-uitwisseling tussen instellingen onderling en instellingen en gemeenten (Informatisering sociaal domein) Uitzondering op de regels zijn data die benodigd zijn om de bestaande Deze te leren lessen uit het verzamelen van beleidsinformatie in het kader van de Wet op de jeugdzorg moeten landen in het nieuwe domein van de jeugdwet, , dat is verbreed met de preventieve jeugdhulp, jeugd-GGZ, jeugd-LVG en jeugdzorgplus in één financieringsregeling die wordt aangeboden door een nieuwe decentrale overheid; namelijk de gemeenten. Hiermee ontstaan nieuwe rollen en taken voor de actor gemeente en verder voor o.a. het geïntegreerd meldpunt en de gecertificeerde partijen. Samenvattend, het probleem is data te verzamelen op een voor het rijk afdoende abstractieniveau om de stelselverantwoordelijkheid waar te kunnen maken en de verleiding te weerstaan teveel te
Pagina 37
willen weten en waar uiteindelijk weinig zinvols mee wordt gedaan, met onnodige bureaucratische lasten voor beroepsbeoefenaren in het jeugddomein tot gevolg. Een ander probleem is de landing van verticale datavereisten van het rijk op de horizontale dataverzameling benodigd voor het brede sociale domein. Dit gaat niet vanzelf en gaat onvermijdelijk schuren, waarbij keuzes moeten worden gemaakt in data, definities en standaarden. Hiervoor moet een governancestructuur worden opgezet om deze keuzes naar door VWS, VenJ en VNG gedeelde besluitvorming te leiden.
Pagina 38
7
Bijlage 2 Voorheen resultaten privacy en projectkaart privacy
De juridische borging en privacy wordt geborgd in de afzonderlijke deelprojecten, met aandacht voor: Privacy Impact Assessment (PIA) voor de beleidinformatie die ten gevolge van de stelstelherziening zal ontstaan. Meer specifiek voor: o De beleidsinformatie ten behoeve van VWS, VenJ en de gemeenten o de gegevensuitwisseling tussen zorginstellingen, zorginstellingen en gemeenten o de gegevensuitwisseling, ten dele bestaande uit bijzondere persoonsgegevens, tussen VenJ enerzijds en gemeenten en zorginstellingen anderzijds o De privacy problematiek ten gevolge van de overdracht van dossiers als gevolg van de transitie o De toepassing van BSN en eventueel SKN o De meldingen bij het AMK en SHG Adviezen over wetstekst Adviezen over toe te passen privacy enhancingtechniques en privacy by design Privacy audit waarbij vastgesteld wordt of de resultaten aan de privacy wetgeving voldoen meldingbij het CBP of de functionaris gegevensbeheer van de gegevensverzamelingen met gestructureerde persoonsgegevens die ten gevolge van de stelselherziening zijn ontstaan.
Projectenkaart deelproject privacy Project Probleem De stelselherziening leidt mogelijk tot definitie Stelling 1. nieuwe wet waarin onder meer informatiedelen, het leveren van beleidsinformatie etc. geborgd dient te worden 2. nieuwe gestructureerde verzamelingen van persoonsgegevens, gegevensuitwisseling tussen nieuwe partijen en uitwisseling van nieuwe gegevens. Het betreft ten dele bijzondere persoonsgegevens. De privacy van de cliënten dient gewaarborgd te zijn. Daarom moet aan de Wbpen andere wet- en regelgeving voldaan worden. Indien hier niet aan voldaan wordt kan dit klachten van burgers tot gevolg hebben, tot negatieve publiciteit leiden, het College Bescherming Persoonsgegevens(CBP) kan boetes opleggen en zorginstellingen en anderen kunnen medewerking weigeren waardoor de werking van het stelsel gefrustreerd wordt. Doel
Gebruikers Resultaat Deelresultaat
Pagina 39
Zorgdragen dat reeds in een vroeg stadium van het project rekening gehouden wordt met privacy aspecten waardoor tijdig geborgd wordt dat de beleidsinformatie op ketenniveau binnen het nieuwe stelsel aan alle privacy eisen voldoet. Alle betrokken ketenpartners onder andere Gemeenten, VWS, zorginstellingen, VenJ Stelsel waarin de privacy geborgd is. Privacy Impact Assessment (PIA) voor de beleidinformatie die ten gevolge van de stelselherziening zal ontstaan. Meer specifiek voor: o De beleidsinformatie ten behoeve van VWS, VenJ en de gemeenten o de gegevensuitwisseling tussen zorginstellingen, zorginstellingen en gemeenten o de gegevensuitwisseling, ten dele bestaande uit bijzondere persoonsgegevens, tussen VenJ enerzijds en gemeenten en zorginstellingen anderzijds
Projectenkaart deelproject privacy o
De privacy problematiek ten gevolge van de overdracht van dossiers als gevolg van de transitie o De toepassing van BSN en eventueel SKN o De meldingen bij het AMK en SHG Adviezen over wetstekst Adviezen over toe te passen privacy enhancingtechniques en privacy by design Privacy audit waarbij vastgesteld wordt of de resultaten aan de privacy wetgeving voldoen meldingbij het CBP of de functionaris gegevensbeheer van de gegevensverzamelingen met gestructureerde persoonsgegevens die ten gevolge van de stelstelherziening zijn ontstaan Domein Afbakening
Het deelproject houdt zich niet bezig met gestructureerde gegevensverzamelingen bij zorginstellingen of gemeenten maar uitsluitend met gegevensverzamelingen op ketenniveau en met gegevensuitwisseling. Het opstellen van wetteksten valt buiten Domein.
Rand voorwaarden
De wet moet voldoende legitimiteit bieden om de beoogde voorzieningen op het gebied van beleidsinformatieen te mogen realiseren. Er moet een heldere besluitvormingsstructuur komen waarbij duidelijk is wie het laatste oordeel velt over het al dan niet toelaatbaar zijn van oplossingen vanuit privacy optiek. Ervaring leert dat zonder deze duidelijkheid er onvoldoende convergentie in de besluitvorming komt gezien de interpretatieruimte van de Wbp.
Uitgangspunten Inhoudelijke activiteiten
Pagina 40
Gestart wordt met het opstellen van een overzicht van de gegevensverzamelingen die ten gevolge van het verzamelen van beleidsinformatie of door de keteninformatisering gaan ontstaan, welke identificerende nummers gebruikt worden, welke nieuwe gegevensuitwisseling ontstaat en wat de privacyproblematiek is ten gevolge van het overdragen van dossiers tijdens de transitie. In deze fase wordt ook onderzocht of bovenstaande opsomming van aandachtspunten uitputtend is of dat er nog zaken moeten worden toegevoegd. Op basis van bovenstaande inventarisatie en het conceptwetsvoorstel worden voorstellen gedaan over aanpassingen in de wetteksten. De inventarisatie wordt eveneens gebruikt als startpunt voor het uitvoeren van een PIA volgens een standaard methodiek (er is een beperkt aantal standaard aanpakken, selectie hiervan moet nog plaatsvinden). Een privacy impact assessment is een ex ante analyse van de mogelijke risico’s en aandachtsgebieden op het gebied van privacy zodat tijdig maatregelen genomen kunnen worden. Na afloop vindt een privacy audit plaats om vast te stellen of aan alle privacy wet- en regelgeving voldaan wordt. Adviseren van de andere deelprojecten binnen het project beleidsinformatie over privacy aspecten en voorstellen doen voor het toepassen van privacy enhancing technieken en toepassen van privacy-by-design Adviseren bij het vaststellen van verantwoordelijkheid per gegevensverzameling en invullen van verantwoordelijkheden vanuit de Wbp inclusief beveiligings- en autorisatiemodellen en eisen vanuit de archiefwet. optreden als gesprekspartner voor betrokkenen binnen en buiten het project zoals juristen van gemeenten, VWS, VenJ, zorginstellingen en het CBP. Met name ook het onderhouden van contacten met de FGs van VenJ en VWS. een privacy audit per gegevensverzameling uitvoeren (na realisatie)
Projectenkaart deelproject privacy melden bij het CBP of de functionaris gegevensbeheer (FG) van de gegevensverzamelingen met gestructureerde persoonsgegevens op ketenniveau die ten gevolge van de stelstelherziening zijn ontstaan
Beheers aspecten
Planning/ fasering 2012: adviseren over wettekst, adviseren over PET en privacy by design 2013: uitvoeren PIA, advisering, voorlichting en overleg met ketenpartners 2014: uitvoeren audit, melden van registraties bij CBP of FG (functionaris gegevensverwerking). De daadwerkelijke uitvoering van bovenstaande werkzaamheden zal een iteratief karakter hebben omdat het ontwerp van informatiesystemen en het bepalen van de privacy impact ervan geen volgtijdelijke processen zijn.
Bijzonder Heden
Pagina 41
8
Bijlage 3 Contextplaat Jeugdzorgstelsel
In de volgende afbeelding is op hoog abstractieniveau de interactie weergegeven die ontstaat na invoering van de stelselwijziging, het op decentraal niveau neerleggen van de verantwoordelijkheden aangaande de jeugdhulp, jeugdzorgplus jeugdreclassering en jeugdbescherming en de nieuwe actoren in het nieuwe jeugdzorgstelsel.
Diverse kwaliteitsregisters o.a. kwaliteitsregister professionalisering en register jeugdhulpaanbieders)
J €
Gecertificeerde instellingen Kwaliteitssysteem (certificering) De gecertificeerde instelling heeft met uitsluiting van andere rechtspersonen tot taak de JR ondertoezichtstelling, de voogdij, de jeugdreclassering en jeugdhulp in gesloten setting uit te voeren.
2a
4
2b
(s
€
tra cht
Jeugdreclassering obv Wetboek van Strafrecht en Beginselenwet Justitiële Jeugdinrichtingen
elijk)
Toeleider Hulpvraag
Gemeente
(advies / verwijzen)
Kinderbeschermingsmaatregelen obv Burgerlijk Wetboek
re
ch
ij
Omvat zowel kortdurende, goedkope vormen van ondersteuning als langdurige, dure trajecten van ondersteuning.
3
Casusoverleg (VHH, COB, ZAT)
k)
De gemeente is tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van door de rechter bepaalde kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering.
Gecombineerd advies- en meldpunt voor bestrijding van kindermishandeling en huiselijk geweld. Taken o.a: Fungeren als meldpunt Informeren hulpverlenende instantie Informeren politie of de RvdK Terugkoppelen naar melder
ivie l
Centraal meldpunt kindermishandeling / huiselijk geweld
Gegevensuitwisseling ikv VTO Voorzieningen COB, KIB
te l
De gemeente wordt verantwoordelijk voor verschillende soorten ondersteuning, hulp en zorg: lichte vormen zoals opvoedcursus voor ouders zware vormen zoals gedwongen opname jeugdige in een psychiatrische instelling
RvdK
Bijv. CJG V&J ( c
Gemeente
fre
Gegevensuitwisseling ikv toezicht Voorzieningen LIJ etc.
Matchen vraag/aanbod Termijnbewaking Verantwoorden van geld, kwaliteit dienstverlening
Pagina 42
&J
LIJ Zorgaanbieders
GBA
el
V
Gemeente €
g u e
rgstel o z d s
VIR
