Projectmanagement. Een introductie. Hans Paquay Paquay Programma- en Projectmanagement (PPM) Hogeschool van Utrecht (HU)

Projectmanagement Een introductie

Hans Paquay Paquay Programma- en Projectmanagement (PPM) Hogeschool van Utrecht (HU)

1

Fasering

Programma van eisen Budget

Programma-management

Projectmanagement Projectmatig werken

Risicobeheersing

Stake-holders Startnotitie

Proces

Besluitvorming Projectmanager Hogeschool van Utrecht (HU)

Procesmanagement

Planning

Project

Actoren Opdrachtgever

2

introductie  Hans Paquay  Politieke en sociale wetenschappen, UvA.  Bouwkunde (volkshuisvesting), TUD  Projectleider corporatie,  Organisatieadviseur gezondheidszorg,  Zelfst. programma- en projectmanager. (PPM)

Hogeschool van Utrecht (HU)

3

Inhoud  Ontstaan van projectmanagement.  Onderscheid werkprocessen en projectmatig werken.  Doelstelling projectmatig werken.  Bouwstenen van het projectmanagement


4

Ontstaan van projectmanagement  Architect: van persoonlijk bouwmeester naar artistiek kunstenaar te midden van vele specialismen, belangengroepen en procedures.

 Opdrachtgever: van persoonlijk opdrachtgever naar vastgoedexploitant.

Jachthuis St. Hubertus van Berlage Otterloo Hogeschool van Utrecht (HU)

Hoofdkantoor Staatstelevisie CCTV Peking, Rem Koolhaas

5


6

invloeden  Toenemende regelgeving creëert nieuwe specialismen.

(bijv. flora/fauna, archeologie, bodemonderzoek, lucht-/ geluidskwaliteit, externe veiligheid)

 Hogere eisen m.b.t. betrokkenheid en legitimiteit (RO-procedures, gebruikersparticipatie)

 Toenemend aantal betrokkenen, zowel ‘binnen’ als ‘buiten’ het project.  Noodzaak tot procescoördinatie.


7

Onderscheid werkproces en projectmatig werken


8

Werkprocessen Kenmerken:  routinematig,  vaste volgorde, zelfde handelingen.  zelfde product,  vooraf geformuleerde kwaliteitseisen ! Toepassing:  industriële productie,  ambachtelijke productie (brood- en banket, sieraden)  publieke dienstverlening (uitkeringen, documenten, vergunningen) Hogeschool van Utrecht (HU)

9

Werkprocessen Betekenis:

 Verloop proces vooraf te ontwerpen c.q. in kaart te brengen (‘procesdesign’)

 Veelal monodisciplinair,  Productieleider is leidinggevende (teamleider, afdelingshoofd)

 Werkprocessen vormen het bestaansrecht van de organisatie. (autofabriek: auto’s; sociale dienst: uitkeringen)


10

Projectmatig werken Kenmerken:

 Aanleiding: tot stand brengen iets nieuws dat niet herhaald hoeft te worden.

 Concreet product (materieel) of resultaat

(immaterieel) met een hoge mate van complexiteit.

 Werkproces is multidisciplinair; verschillende kennisgebieden bij elkaar gebracht.

 Project is tijdelijk en kent een zekere urgentie. Hogeschool van Utrecht (HU)

11

Projectmatig werken Toepassing:

 Ontwikkeling bouwkundige of civieltechnische werken.  ICT (productontwikkeling).  Industriële productontwikkeling. Betekenis:

 Procesverloop is vooraf niet te voorspellen of te ontwerpen (alleen fasering)

 Projectmanager is géén leidinggevende, maar stuurt en faciliteert het proces.

 Project is ‘bijproduct’ van organisatie. (kan stopgezet worden) Uitzondering verzelfstandige projectbureau’s (infrastructuur) Hogeschool van Utrecht (HU)

12

Doel van projectmanagement  Initiëren, organiseren en aansturen van een

multidisciplinair samenwerkingsverband met het oogmerk een complex product of resultaat te bewerkstelligen.

 Het zodanig organiseren en begeleiden zodat:  het voorbereidingsproces doelmatig en efficiënt verloopt;  het beoogde product of resultaat zo dicht mogelijk benaderd wordt;  vooruitgang gewaarborgd is en eindresultaat – zoveel binnen de

planning – gerealiseerd wordt;  risico’s op het vlak van financiën, imago en behoud samenwerkingsrelaties binnen acceptabele grenzen worden gehouden.


13

Bouwstenen van projectmanagement 1.Initiatief en voorbereiding 2.Opdrachtgever en opdrachtnemer 3.Inrichting van projectorganisatie, 4.Fasering en besluitvorming 5.Draagvlak in de omgeving 6.Betrokkenheid van (toekomstige) gebruiker(s)


14

1. Initiatief en voorbereiding  Aanleiding (probleem of kans),  Beoogd doel of resultaat,  Afbakening (uitgangspunten en randvoorwaarden),  Haalbaarheid (technisch, financieel, commercieel, draagvlak, beschikbare kennis en middelen)

 Risico-inventarisatie.  Conclusie: goede voorbereiding essentieel. Hogeschool van Utrecht (HU)

15

2.

Opdrachtgever en opdrachtnemer

 Opdrachtgever:  neemt ontwikkelingsrisico op.  verleent opdracht tot uitvoeren van project; binnen voorwaarden. (vastgelegd in startnotitie)

 Opdrachtnemer is projectmanager. Neemt opdracht aan o.b.v voorwaarden. (vastgelegd in projectplan)


16

3. Inrichten van projectorganisatie.  Projectorganisatie binnen een organisatie of als samenwerkingsvorm van meerdere organisaties

 Gericht op een enkelvoudig product (gebouw of

brug) of meervoudig product of complex product. (gebiedsontwikkeling; ontwikkeling nieuw model auto)


17

Projectorganisatie binnen bedrijf

Afd. mgn

Afd. mgn

Afd. mgn

Afd. mgn

afdeling

afdeling

afdeling

afdeling

Bestuur/ directie

Projectmanager (opdrachtnemer)


18

Interne projectorganisatie Toepassing:

 Productontwikkeling (‘maakindustrie’)  Invoeren ICT of reorganisatie Kenmerk:

 In opdracht van directie  Buiten lijnorganisatie, maar met lijnmedewerkers  Goede borging project (mandaat, budget, tijd en middelen)


19

Externe projectorganisatie  (enkelvoudig) Corporatie Bestuurder

!

Afd Vastgoed

!

Afd Bewonerszaken

!

Afd Financiën

!

Afd. Communicati e/marketing


Bestuurlijke afstemming

opd

rac h

Gemeente Bestuur

!

t Projectmanager

!

• Initiatiefnemers/ toekomstige gebruikers • Architect • Adviseurs • Omwonenden (indirect betrokkenen)

Afd. Vrom

!

Afd. Openbare Werken

!

Afd. Inwoners/ samenleving

20

Externe projectorganisatie  (enkelvoudig) Toepassing:

 Ontwikkeling woningbouw, voorzieningen, infrastructuur

Kenmerken:

 Gericht op planontwikkeling binnen opdrachtkader.  PM zorgt voor afstemming corporatie en gemeente.  Borging van bestuurlijke niveau van belang t.b.v gelijkgerichtheid corporatie en gemeente.


21

Externe projectorganisatie (meervoudig) Stuurgroep . Gemeente . Corporatie(s) . Projectontwikkelaars

Ontwerpgroep (PL)

Deelgebied-1

Ontwerpgroep (PL)

Deelgebied-2

Ontwerpgroep (PL)

Deelgebied-3


- visie, - besluitvorming planfasen, - uitg. financien en planning - oplossen strijdige opvattingen en conflicten

Projectgroep (PM) . Projectleiders . Gebiedscoördinator gemeente . Vertegenwoordiging maatschappelijke organisaties . Bewonersorganisatie -

budgetbewaking, planning samenhang fasering

Werkgroep Woningen

Werkgroep Voorzieningen Werkgroep Openbare ruimte

22

Externe projectorganisatie (meervoudig) Toepassing:

 Complexe vraagstelling, waarbij de verschillende schaalniveaus elkaar sterk beïnvloeden.

 Gebiedsontwikkeling, wijkherstructurering. Kenmerken:

 Partijen, die investeren en/of wezenlijke invloed hebben op proces: stuurgroep.

 PM krijgt opdracht van Stuurgroep; niet van één organisatie.  Projectgroep coördineert, bewaakt de samenhang en stuurt ontwerpen themagroepen aan.


23

ProjectVoormanagement bereiding

4.

Fasering en besluitvorming  Initiatieffase;  Opdrachtformulering en inrichting projectorganisatie;

 Ontwerpfase;  Uitwerkingsfase (bouwvoorbereiding);  Realisatie- of implementatiefase;  Beheersfase.


24

Fase Initiatieffase

Activiteiten

Document

Probleemverkenning, Doelformulering, Draagvlak onder stake-holders, Beschikbare financieringsbronnen, Succes- en faalfactoren (risicoinventarisatie),

Startnotitie Woonwensenonderzoek, Wijkmonitor, Haalbaarheidsonderzoek, Programma van eisen,

Opdrachtformulering

Formuleren beoogd doel/resultaat, Uitgangspunten en randvoorwaarden, Beschikbare resources (geld en menskracht) Doorlooptijd.

Projectplan Projectopdracht.

Ontwerp- en uitwerkingsfase

Verkenning van de omgeving, Massabepaling Vertaling functionele vereisten in eerste ontwerp en globale kostenraming Uitwerken van het ontwerp en begroting

Structuurplan Schetsplan, Definitief ontwerp

Realisatie- of implementatiefase.

Uitvoeringsgereed maken, Prijsvorming, Uitvoering, Oplevering en instrueren gebruikersgroep

Besteksplan Inschrijfformulieren Revisietekeningen en handleidingen Opleveringsrapporten

! !

Besluit:

Doel helder Risico’s verkend, Voorwaarden benoemd,


25

kenmerken fasering  niet elk project heeft dezelfde fasering,  Fasering afstemmen op gewenste invloed en/of risicobeheersing van opdrachtgever,

 indeling op basis van:  logische samenhangend delen,  gekoppeld aan beoogde besluitvormingsmomenten,  gekoppeld aan externe afhankelijkheden. (bijvoorbeeld vergunningen, draagvlak)

 Fasering afstemmen op interne projectbeheersing of externe risicobeheersing.


26

start

Ontwerpfase

g vraa Aan bou

rgun

wve

ning

en legg t visie lui Ter ectbes proj

t slui sbe ding erei


rb Voo

over itief otitie) pos tn B&W f. (star atie initi

Extern Initiatieffase Uitwerkingsfase Prijsvorming

Realisatiefase/ Implementatie

Eind

dr ac ht

for

m ule rin g

Go (B edk es eu te ks ring pl an ein dp ) lan Go e pr dk uit ijsvo eur vo rm ing er ing ing ;o pd ra ch t

Go (D edk O) eu en rin ko g o ste nt nr wer am p ing

Op

Intern

27

5.

Draagvlak in de omgeving

 Afhankelijkheid van omgeving varieert met type product of resultaat dat wordt beoogd.

 Hoe groter afhankelijkheid, hoe directer en frequenter omgeving bij projectontwikkeling betrokken moet worden.

o ICT-productontwikkeling. Rekenschap geven van externe richtlijnen en o

gebruikersgroepen intensief betrekken. Interne aangelegenheid. Herstructurering gebied (wonen, bedrijven). Veel verschillende ideeën en belangen, die met elkaar interfereren.

 Eindresultaat niet duidelijk te omschrijven; intensieve betrokkenheid gebruikers- en belangengroepen noodzakelijk. (bijvoorbeeld ‘ontwerpateliers’)


28

6.

Betrokkenheid gebruikers

 Betrokkenheid gebruikersgroepen noodzakelijk; geen ‘expert-benadering’.

 Gebruikelijk is betrokkenheid in programmafase (pve) en toetsing tussen-/eindproduct.

 Indien eindresultaat onduidelijk is, er uiteenlopende visies en belangen bestaan en veel oplossingen denkbaar zijn, betrokkenheid gedurende ontwerpproces essentieel.

 Ultieme oplossing: Gebruikers als opdrachtgever/ ontwikkelaar. (PO, CPO) Andere partijen faciliterend.


29

Wat vraagt het van de deelnemers


30

werkafspraken  Projectopdracht (doel, kwaliteit, planning en budget) is leidend.  Gezamenlijk verantwoordelijk voor projectresultaat; ieder vanuit zijn eigen rol en deskundigheid.

 Respecteer elkaar en geef elkaar de ruimte.  Beloof niets dat je niet kan waar maken; hou je aan de afspraken.

 Als er iets niet goed gaat geef dat aan; niet kankeren.  PM is voorzitter en heeft als enige contact met opdrachtgever.

 Op tijd beginnen; vergader zolang als nodig. Hogeschool van Utrecht (HU)

31

Competenties projectmanager  Analytisch.  Taakgericht.  Handelen vanuit rollen en verantwoordelijkheden.  Sturen o.b.v. opdracht/mandaat opdrachtgever; niet vanuit leidinggevende positie.

 Procesgericht. Oog voor de chemie/interactie tussen

projectgroepleden in zoverre bevorderend of belemmerend voor verloop van het project.

 Snel kunnen wisselen tussen rollen. Hogeschool van Utrecht (HU)

32

Rol van de opdrachtgever  Duidelijke projectopdracht.  Voldoende mandaat projectmanager.  Pleitbezorger en supporter van project binnen en buiten de organisatie.

 Tijd voor regelmatige terugkoppeling (gepland en ongepland)

 Snelle besluitvorming in de verschillende projectfases.  Sturing van het project overlaten aan projectmanager.


33

Faalfactoren  Geen goede voorbereiding. (startdocument, projectplan, programma van eisen)

 Geen duidelijk rol- en verantwoordelijkheidstoedeling. (afspraken en contracten)

 Onvoldoende mandaat Projectmanager.  Geen congruent gedrag opdrachtgever. Ø onvoldoende supporter in- en extern, Ø ‘te dicht op het proces’ Ø geen besluiten durven nemen Ø eigen agenda. Hogeschool van Utrecht (HU)

34

Vragen?

Paquay Projectmanagement (PPM) www.paquay-ppm.nl Hogeschool van Utrecht (HU)

35

Projectmanagement. Een introductie. Hans Paquay Paquay Programma- en Projectmanagement (PPM) Hogeschool van Utrecht (HU)

Recommend Documents