Van Tilburg Projectmanagement

Van Tilburg Projectmanagement

RAPPORT INZAKE DE HAALBAARHEID VAN EEN VERZELFSTANDIGING VAN DE MUZIEKSCHOOL BARNEVELD

In opdracht van: Gemeente Barneveld

Opgesteld door: Drs. Kees H.G. van Tilburg (Van Tilburg Projectmanagement) met bijdrage van T.Torreman (Directeur ai. Muziekschool) en J.J.M. Berkvens Datum: 22-3-2012

1


INHOUD blz.

Samenvatting

3

1. Inleiding en opdracht 1.1 Inleiding 1.2 Opdracht 1.3 Uitvoering van de opdracht

5 5 5 5

2. Positie van de Muziekschool Barneveld in de gemeente

7

3. Doel van de verzelfstandiging 3.1 Doelen 3.2 Wat wordt verzelfstandigd?

8 8 8

4. Bestuurlijke haalbaarheid 4.1 Stichting 4.2 Code Cultural Governance 4.3 Gemeentelijke zeggenschap en controle

10 10 10 10

5. Financiële haalbaarheid en bezuinigingstaakstelling 5.1 Financieel model 5.2 Stappen 1 en 2: doorbelasting en kosten voor eigen bedrijfsvoering 5.3 De bezuinigingstaakstelling 2013 en 2014 (scenario A en B) 5.4 Weerstandsvermogen 5.5 Activa 5.6 Huisvesting 5.7 Indexatie 5.8 BTW aspecten 6.9 Incidentele kosten implementatie

12 12 12 13 15 15 16 16 16 16

6. Vervolgstappen in het traject van verzelfstandiging

18

Bijlagen: 1.

De 23 Aanbevelingen Cultural Governance

19

2

Van Tilburg Projectmanagement Samenvatting en conclusies haalbaarheid verzelfstandiging Aanleiding In de Programmabegroting 2011 van de gemeente Barneveld wordt in het onderdeel Programma 6 “Cultuur” aangegeven wat de gemeente de komende jaren wil bereiken. Voor wat betreft de Muziekschool Barneveld wordt daarover aangekondigd een “Onderzoek naar mogelijkheid van verzelfstandiging Muziekschool in 2011-2014”. Dit sluit ook aan bij wat er in het Coalitie akkoord 2010-2014 “Koers voor de toekomst”over de toekomst van het muziekonderwijs is afgesproken. Tevens wordt daarbij aan de muziekschool een bezuinigingstaakstelling meegegeven van € 300.000 waarvan € 150.000 te realiseren in 2013 en € 150.000 in 2014. In het Coalitie akkoord is bij de wens om onderzoek te doen naar de verzelfstandiging van de Muziekschool een kwalitatieve randvoorwaarde meegegeven: “Wij onderzoeken de mogelijkheid van verzelfstandiging, waarbij de bereikbaarheid voor verschillende doelgroepen is gewaarborgd”. Opdracht Doe een haalbaarheidsonderzoek dat aangeeft hoe, met welke middelen en onder welke voorwaarden een verzelfstandiging van de muziekschool bijdraagt aan het realiseren van de bezuiniging. Werkwijze In een projectgroep van muziekschool en gemeente zijn de randvoorwaarden van een verzelfstandiging uitgewerkt en qua financiële gevolgen doorgerekend. Het rapport is via de stuurgroep verzelfstandiging Muziekschool Barneveld uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders. Argumenten om te verzelfstandigen Een belangrijk argument om te verzelfstandigen is dat daardoor een transparantere en zakelijkere verhouding ontstaat tussen de gemeente als beleidsmaker, opdrachtgever en financier enerzijds en de culturele instelling als opdrachtnemer en uitvoerder van dat beleid anderzijds. Daardoor ontstaat tevens een situatie waarin de instelling slagvaardiger en bedrijfsmatiger kan opereren. Het strategisch belang van een verzelfstandiging is voor de gemeente gelegen in: het niet als overheid exploiteren van een culturele instelling; een meer zakelijke verhouding tussen gemeente als opdrachtgever/regievoerder enerzijds en de instelling als opdrachtnemer/uitvoerder anderzijds; het ruimte bieden aan cultureel ondernemerschap (ook van groot belang voor de culturele en sociale infrastructuur van de gemeente); minder sturing op de wijze van uitvoering (de bedrijfsvoering) en meer sturing op te behalen beleidsdoelen. Bestuurlijk-juridische haalbaarheid De exploitatie van de Muziekschool Barneveld wordt ondergebracht in een stichting met als bestuursmodel een bestuur met een directeur. Dit model voldoet aan de eisen van “goed bestuur” (volgens de Code Cultural Governance) mits er gewerkt wordt met een directiestatuut waarin de bevoegdheden van de directie helder omschreven zijn. Bij verzelfstandiging van de instelling in een stichting met een bestuur kan de gemeente haar bestuurlijke invloed in de statuten nader regelen en verankeren. Een verzelfstandiging is uit bestuurlijk oogpunt haalbaar indien de volgende maatregelen resp. bevoegdheden in de statuten worden vastgelegd: Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie leden. Het aantal bestuursleden wordt - met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde - door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Het bestuur (met uitzondering van het eerste bestuur, waarvan de leden in functie worden benoemd) kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen ook door één persoon worden vervuld. Bestuursleden (met uitzondering van de eerste bestuursleden, die bij de oprichtingsakte op voordracht van burgemeester en wethouders worden benoemd) worden benoemd door het bestuur, met dien verstande dat voor iedere volgende benoeming de goedkeuring is vereist van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld. 3

Van Tilburg Projectmanagement Het College moet goedkeuring verlenen aan wijziging van de statuten en opheffing van de stichting; Een eventueel batig saldo bij vereffening van de stichting komt ten gunste van de gemeente Barneveld; De stichting zal zich houden aan de Code Cultural Governance; het bestuur toetst daarop. Daarnaast houdt het College controle op de te leveren prestaties, en de financiële gang van zaken door middel van instrumenten zoals jaarrapportage, jaarverslag, begroting. Financiële haalbaarheid De opdracht luidde: “Kan de bezuinigingstaakstelling het beste gerealiseerd worden door verzelfstandiging van de Muziekschool Barneveld of op een andere wijze?”. Twee scenario’s werden onderzocht: Scenario A: verzelfstandiging. Dit biedt de instelling een toekomstperspectief met groeimogelijkheden, e waarmee in ieder geval de 1 tranche van de bezuinigingstaakstelling kan worden gerealiseerd. e Wat betreft het kunnen realiseren van de 2 tranche zijn er meerdere sporen gelijktijdig verkend. Het eerste spoor is het verhogen van de inkomsten van de muziekschool. In de komende maanden worden meerdere acties en activiteiten opgezet en uitgevoerd teneinde de revenuen van de muziekschool te vergroten. Het tweede spoor betreft het verlagen van de (vaste) kosten. Ook hiervoor zijn acties en activiteiten uitgezet die in de komende maanden duidelijkheid geven over de hoogte van de besparingen. Geconcludeerd wordt dat de met een combinatie van deze trajecten ook de 2 tranche gehaald gaat worden. Een derde traject ligt in het verlengde hiervan en dat is het verkennen van vormen van samenwerking met andere (culturele) partijen teneinde kosten te kunnen delen (en dus besparen) en nieuwe mogelijkheden voor het genereren van inkomsten gezamenlijk op te pakken. Deze optie ondersteunt een stabiele exploitatie ook op lange termijn. Bij verzelfstandiging van de muziekschool is het noodzakelijk dat het personeel overgaat van de CAO CARUWO naar de CAO KE. De mogelijke financiële consequenties hiervan zijn onderdeel van een seperaat onderzoek. Op dit moment is er geen indicatie dat er substantiële middelen nodig zijn voor de overstap van de ene CAO naar de andere. De medewerkers kunnen vrijwillig deelnemer kunnen blijven van het ABP. Op basis van de uitgangspunten zoals door de Raad vastgelegd mbt de bezuiniging muziekonderwijs zijn de volgende financiële kerncijfers bij verzelfstandiging van toepassing: - Benodigde budgetsubsidie voor de stichting op 1/1/2013 : - Benodigde budgetsubsidie voor de stichting vanaf 1/1/2014: - Benodigd weerstandsvermogen: - Boekverlies eenmalige afschrijving activa - Over te dragen activa gecombineerd met onderhandse lening, lineair af te lossen -Ontvlechtingskosten

€ 704.000,- (is exclusief huur) € 554.000,- (is exclusief huur) € 85.000,- (eenmalig bedrag) € 60.000 (eenmalig bedrag) € 103.000 € 192.000 (achterblijvende overhead)

Scenario B: geen verzelfstandiging. In dit scenario kan de bezuinigingstaakstelling alleen bereikt worden door vermindering van het aantal formatieplaatsen van de muziekschool. Andere inkomstenbronnen zijn niet of nauwelijks aan te boren binnen een gemeentelijke context. Dan resulteert een substantieel kleinere muziekschool met een navenant kleiner lesaanbod. De gemeente heeft in dit scenario geen ontvlechtingskosten en afboekingen, maar krijgt wel kosten voor een sociaal plan en voor wachtgeld van boventallige medewerkers van de muziekschool. De volledige bezuiniging kan dus alleen bereikt worden door een dienovereenkomstige vermindering van het aantal formatieplaatsen (en dus inkrimping van het lesaanbod) bij de muziekschool. Daarvoor is verzelfstandiging niet nodig. De voorlopige conclusie uit beide scenario’s is dat scenario A de voorkeur heeft omdat hiermee de kans dat de bezuiniging gerealiseerd kan worden het grootst is, zonder dat de bereikbaarheid voor verschillende doelgroepen ingrijpend wordt aangetast. Met scenario B is de bezuiniging alleen te halen door capaciteitsreductie. Verder kan worden geconcludeerd dat scenario A aan draagkracht wint als samenwerking wordt gezocht met andere instellingen, waarbij de eerste optie om te kijken naar andere culturele instellingen binnen de gemeente Barneveld

4


1. Inleiding en opdracht

1.1 Inleiding In de Programmabegroting 2011 van de gemeente Barneveld wordt in het onderdeel Programma 6 “Cultuur” aangegeven wat de gemeente de komende jaren wil bereiken. Voor wat betreft de Muziekschool Barneveld wordt daarover aangekondigd een “Onderzoek naar mogelijkheid van verzelfstandiging Muziekschool in 2011-2014”. Tevens wordt daarbij aan de muziekschool een bezuinigingstaakstelling meegegeven van € 300.000 waarvan € 150.000 te realiseren in 2013 en € 150.000 in 2014. De intentie om de muziekschool te gaan verzelfstandigen maakt deel uit van het Coalitieakkoord 2010-2014 van SGP, CDA, CU en VVD “Koers voor de toekomst”. In de paragraaf Cultuur wordt over de muziekschool gezegd: “wij onderzoeken de mogelijkheid van verzelfstandiging, waarbij de bereikbaarheid voor verschillende doelgroepen is gewaarborgd”. Om aan deze beleidsvoornemens uitvoering te geven heeft de gemeente opdracht gegeven een haalbaarheidsonderzoek te doen dat dient aan te geven hoe, met welke middelen en onder welke voorwaarden een dergelijke verzelfstandiging te realiseren is. Daarbij dient te worden meegenomen dat de muziekschool een taakstellende bezuinigingsopdracht heeft gekregen van in totaal € 300.000 op een begroting 2011 van € 854.000.

1.2 Opdracht De opdracht luidt: “breng advies uit over de vraag of de bezuinigingstaakstelling het beste gerealiseerd kan worden door verzelfstandiging van de Muziekschool Barneveld of op een andere wijze”. Bij de beoordeling of een verzelfstandiging haalbaar is, hanteren wij als uitgangspunt dat er een financiële structuur als fundament wordt gelegd welke stevigheid en zekerheid biedt aan beide partijen: enerzijds aan de gemeente, nl. dat onverhoopte tegenvallers niet meer ten laste kunnen komen van de gemeente, en anderzijds aan de instelling, nl. dat die zich op basis van een meerjarenconvenant verzekerd weet van een meerjarige (vierjaars) subsidieverlening, onverminderd het budgetrecht van de raad. De periode van vier jaar is gekozen om de verzelfstandigde instelling een redelijke termijn te bieden (en tevens daarmee de financiële stabiliteit) om zich in te kunnen stellen op de nieuwe situatie van zelfstandige rechtspersoon en zich daarin als cultureel ondernemer te bewijzen. Na het derde jaar van deze vierjaarsperiode dient door de subsidieverschaffer (de gemeente) een evaluatie plaats te vinden op grond waarvan een nieuw of ander subsidiebesluit kan worden genomen gelet op de resultaten en ervaringen tot dan toe. Daardoor kan tijdige bijsturing plaatsvinden voor de volgende periode.

1.3 Uitvoering van de opdracht Voor de uitvoering van de opdracht is een projectgroep samengesteld bestaande uit: J. Lamminga, directeur Muziekschool Barneveld (tot eind juni 2011) Th. Torreman, interim directeur Muziekschool (vanaf 10 oktober 2011) Mevr. H. ten Napel, Adviseur bedrijfsvoering, afd. Financiën Mevr. S. van Willigenburg, hoofd P&O Mevr. H. Jansen, adviseur P&O Mevr. I. Bouten, coördinator/docent muziekschool Mevr. S. van Atten, docent muziekschool C. van Tilburg, externe adviseur/projectleider, voorzitter 5

Van Tilburg Projectmanagement Er is een stuurgroep geformeerd die fungeert als opdrachtgever, welke als volgt is samengesteld: G. van den Hengel, portefeuillehouder Cultuur en Financiën D. Bakhuizen, gemeentesecretaris/algemeen directeur Mevr. J. Booij, directeur bedrijfsvoering gemeente Barneveld en wnd. directeur muziekschool C. van Tilburg, externe adviseur/projectleider, rapporteur Th. Torreman, interim directeur Muziekschool (vanaf 10 oktober 2011) Tijdens het onderzoek is gesproken met de medewerkers van de muziekschool en met de OR van de gemeente Barneveld. Voorts is er een personeelsinformatiebijeenkomst gehouden waarin het personeel werd geïnformeerd over de gang van zaken betreffende het haalbaarheidsonderzoek. Het eindrapport wordt uitgebracht aan de stuurgroep.

Achtereenvolgens zullen de volgende aspecten aan de orde gesteld worden: positie van De Muziekschool Barneveld in de gemeente; waarom verzelfstandigen? doel van de verzelfstandiging en maatschappelijke baten; bestuurlijke haalbaarheid; financiële haalbaarheid en bezuinigingstaakstelling; de relatie tussen gemeente en de Muziekschool Barneveld na verzelfstandiging; besluitvorming en vervolgstappen in het verzelfstandigingstraject

6


2. Positie van de Muziekschool Barneveld in de gemeente. Nadat gedurende een aantal jaren een docenten-collectief actief was, is in 1979 een officiële muziekschool opgericht, in de vorm van een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeente Barneveld en Scherpenzeel. In 1998 is deze regeling ontbonden en is de muziekschool verder gegaan als Muziekschool Barneveld, ingebed in de gemeentelijk organisatie. Muziekschool Barneveld verzorgt lessen op divers gebied: - Instrumentale lessen (viool cello, harp, gitaar, dwarsfluit, hobo, klarinet, saxofoon, trompet, trombone, tuba, piano, orgel, keyboard, slagwerk en zang) - Orkesten, ensembles en bandcoaching - Algemene muzikale vorming o AMV o Muziek met peuters - Korte workshops o.a. in het basisonderwijs Daarnaast zijn er jaarlijks ongeveer 20 voorspeelavonden en uitvoeringen en ook optredens elders in Barneveld. Verder besteedt de muziekschool aandacht aan samenspel, zowel in als buiten de lessen, en verzorgt zij informatie-avonden, open dag etc. Wekelijks bezoeken een kleine 800 leerlingen de muziekschool. Het grootste aantal komt hiervoor naar Barneveld, waar de muziekschool sinds 2009 een eigen afdeling heeft in het Schaffelaartheater. Daarnaast is het voor een aantal instrumenten mogelijk les te krijgen in ’t Trefpunt te Voorthuizen en zijn er AMVgroepen in Voorthuizen, Kootwijkerbroek, Garderen en Terschuur. De administratie van de muziekschool is bereikbaar op maandag t/m woensdag van 9.30 – 14.00 uur. De lessen vinden plaats op alle werkdagen tussen 12.00 en 22.00 uur. De muziekschool is ook actief in het basisonderwijs. De betrokkenheid varieert van korte workshops op verschillende scholen tot meer structureel muziekonderwijs in de vorm van een vakleerkracht. De muziekschool werkt uitsluitend met gekwalificeerde docenten. Op dit moment betreft het 26 docenten, allen in parttime dienst.

7


3. Doel van de verzelfstandiging 3.1 Doelen Een verzelfstandiging van De Muziekschool Barneveld heeft een tweeledig doel: zowel voor de gemeente als voor de instelling. 1. Doel voor de gemeente: a. het bevorderen van cultureel ondernemerschap. Onderdeel hiervan is de culturele instelling te positioneren als een gelijkwaardige zakelijke partner voor de gemeente en voor derden. Er kunnen dan meer mogelijkheden ontstaan voor het verkrijgen van inkomsten uit sponsoring, donateurs, verhuur en/of cultuurfondsen; b. het exploiteren van een culturele instelling wordt niet als een gemeentelijke kerntaak gezien; c. het creëren van een transparante en zakelijke sturingsrelatie tussen de gemeente als beleidsmaker, opdrachtgever en financier en de culturele instelling (stichting) als opdrachtnemer en uitvoerder van het beleid; d. versterken van het bestuurlijke kracht van de instelling. Door het formeren van een Bestuur worden voor de instelling relevante kennis en netwerken binnengehaald. Daardoor wordt de effectiviteit van de directie vergroot. 2. Doel voor de instelling: a. b.

c.

de verzelfstandigde instelling krijgt meer mogelijkheden om te opereren als cultureel ondernemer; daardoor kan makkelijker en beter toegang worden verkregen tot andere geldbronnen, zoals sponsoren, fondsen, donateurs, het ontwikkelen van klantgerichte diensten (bijv. verhuringen), e.d. Van de instelling wordt een actieve houding verwacht om ook eigen inkomsten te verwerven. Kortom: er komen meer prikkels om zakelijk en meer ondernemend te opereren. het vergroten van de besluitvaardigheid en organisatorische slagvaardigheid: de uitvoerende instelling draait niet langer mee in de gemeentelijke P&C cyclus en andere gemeentelijke processen. Zij kan zich met een eigen P&C cyclus volledig richten op de bedrijfsmatige uitvoering van het eigen primair proces.

Als nadelen van verzelfstandiging kunnen genoemd worden: - Vanwege meer accent op cultureel ondernemerschap, heeft de gemeente minder grip op de instelling. Er is verlies aan directe sturingsmogelijkheden omdat de instelling op afstand van de gemeente komt te staan. - Het is inefficiënt dat binnen de instelling expertise gevormd moet worden op gebieden waar de expertise nu door de gemeente geleverd wordt. - De gemeente kan geen kosten (voor centrale diensten) meer doorbelasten aan de verzelfstandigde instelling; dit leidt tot ontvlechtingskosten voor de gemeente. - De stichting dient een zeker weerstandsvermogen mee te krijgen. - De gemeente dient de boekwaarde van over te dragen roerende zaken (zoals instrumenten, meubelen, kasten, tafels, stoelen, e.d.) af te boeken van de gemeentebalans.

3.2 Wat wordt verzelfstandigd? 1.

Verzelfstandigd wordt uitsluitend de exploitatie van de muziekschool in de ruimste zin des woords, daaronder begrepen alle vormen van lesgeven, van samenspel binnen de instelling (van de kunstdisciplines tot de verschillende beleidsterreinen met betrekking tot vrije tijd, school en wijk), maar ook samenspel buiten de instelling met culturele organisaties en evenementen in de gemeente, en 8

Van Tilburg Projectmanagement voorts verhuringen, het organiseren van evenementen, optredens en uitvoeringen, bijeenkomsten, exposities, workshops, concoursen, alles in de ruimste zin van het woord. 2. Het fysieke vastgoed wordt niet verzelfstandigd, de inventaris (roerende zaken) wordt wel overgedragen. De stichting is in wezen een cultureel ondernemer en geen exploitant van vastgoed. Zij baat het gebouw weliswaar uit, maar hoeft het daarvoor niet te bezitten. Het gebouw zal marktconform worden verhuurd aan de muziekschool (i.c. de stichting), waarbij de huur in de subsidie wordt meegenomen (zie hiervoor ook § 6.5).

Advies: 1. Verzelfstandigd wordt uitsluitend de exploitatie van de muziekschool en bijbehorende activa (instrumenten, inventaris). 2. Het gebouw behoort tot het gemeentelijk vermogen en wordt niet meeverzelfstandigd, doch blijft eigendom van de gemeente.

9

Van Tilburg Projectmanagement 4. Bestuurlijke haalbaarheid 4.1 Stichting De in de Nederlandse cultuursector algemeen geaccepteerde Code Cultural Governance (met regels voor goed bestuur) stelt in de Inleiding: “hoewel alle rechtsvormen voorkomen, zijn de meeste culturele instellingen een stichting.” Er is een aantal goede redenen om te kiezen voor de stichting als rechtsvorm: a. de stichting is algemeen gebruikelijk in de culturele wereld. NV of BV komen wel voor, doch beperkt (komt voor bij theater of schouwburg); b. sponsors en culturele fondsen doneren wél aan stichtingen, maar niet aan vennootschappen waar de donaties immers uiteindelijk de aandeelhouders ten goede zouden komen. Een stichting kent geen aandeelhouders, maar alleen (goede) doelen; c. ook andere begunstigers (denk aan vriendenkringen, donateurs, legaten) en subsidiënten zullen niet gauw aan een vennootschap een financiële bijdrage willen geven; d. de gedragsregels in de Code Cultural Governance voor goed bestuur zijn gebaseerd op de stichting als rechtsvorm; e. een stichting heeft geen eigenaren en heeft geen winstoogmerk, een vennootschap heeft wél eigenaren en beoogt het behalen van winst. De voorkeur heeft het Bestuur-met-directeur model. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de muziekschool. Door middel van een directiestatuut delegeert zij de dagelijkse leiding van de organisatie aan een directeur. Het bestuur houdt toezicht, benoemt, schorst en ontslaat de directeur, stelt de begroting, de jaarrekening, het beleidsplan (meerjarenplan) en het jaarplan vast en staat de directie voorts met raad en daad terzijde. Het bestuur heeft hiermee een meer controlerende en adviserende functie (te vergelijken met een Raad van Commissarissen bij een vennootschap). Bij de start draagt de gemeente de leden van het bestuur voor, daarna worden nieuwe leden benoemd door de zittende leden (coöptatie). Belangrijk bijkomend voordeel van een bestuur is dat hiermee toegang wordt verkregen tot (nieuwe) kennis én netwerken, hetgeen van grote waarde is voor de verzelfstandigde instelling. 4.2 Code Cultural Governance Voor het goed bestuur van culturele instellingen is door de Commissie Cultural Governance in februari 2000 een Code Cultural Governance ontwikkeld. Deze code is een hulpmiddel voor culturele organisaties bij het in praktijk brengen van goed bestuur (good governance), adequaat toezicht en transparante verantwoording. In deze Code zijn aanbevelingen voor goed bestuur geformuleerd welke neergelegd zijn in “De 23 Aanbevelingen Cultural Governance”. (Zie Bijlage 1.) Uit het oogpunt van goed bestuur adviseren wij de gemeente om in de statuten op te nemen dat de stichting “De 23 Aanbevelingen Cultural Governance” uit de Code Cultural Governance hanteert. Cultuurfondsen, sponsors, subsidiegevers, e.d. hechten daar waarde aan. Uit het oogpunt van goed bestuur wordt afgeraden om gemeentebestuurders, -ambtenaren of raadsleden in het bestuur te benoemen. Zij kunnen dan immers in een “conflict of interest” komen wanneer het gaat om de belangen van de stichting af te wegen tegen die van de gemeente.

4.3 Gemeentelijke Zeggenschap en controle a. in statuten te regelen: Het is voor de gemeente van belang om waarborgen voor de bestuurlijke kwaliteit van de stichting van meet af aan te regelen in de statuten van de stichting. De invloed van het College van Burgemeester en Wethouders in de stichting kan statutair worden vastgelegd in de volgende bestuurlijke opzet: Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie leden. Het aantal bestuursleden wordt - met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde - door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld 10

Van Tilburg Projectmanagement in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Het bestuur (met uitzondering van het eerste bestuur, waarvan de leden in functie worden benoemd) kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen ook door één persoon worden vervuld. Bestuursleden (met uitzondering van de eerste bestuursleden, die bij de oprichtingsakte op voordracht van burgemeester en wethouders worden benoemd) worden benoemd door het bestuur, met dien verstande dat voor iedere volgende benoeming de goedkeuring is vereist van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld. Het College moet goedkeuring verlenen aan wijziging van de statuten en opheffing van de stichting; Een eventueel batig saldo bij vereffening van de stichting komt ten gunste van de gemeente Barneveld; De stichting zal zich houden aan de Code Cultural Governance; het bestuur toetst daarop.

b. op basis van de gemeentelijke subsidieregeling te regelen: controle op financiële gang van zaken door de gemeente vindt plaats door middel van de jaarrekening en de begroting; voorwaarden en prestatieafspraken af te spreken in het kader van de jaarlijkse begroting van de stichting; opdracht aan de accountant om te controleren op rechtmatigheid én doelmatigheid. Het salaris van de directie wordt bepaald op basis van de directieschalen van de CAO Kunsteducatie (KE); Een lid van het bestuur wordt benoemd voor een termijn van maximaal vier jaar (of drie) met eenmalige herbenoeming, ofwel een maximale zittingstermijn van acht jaar. (Aanbeveling nr. 12 Code Cultural Governance, bijlage 1) Als globaal profiel voor bestuursleden van de instelling kan gedacht worden aan personen met de volgende specifieke “expertise gebieden” (niet limitatief of verplicht): -

een kandidaat met managementervaring; een kandidaat met financiële/fiscale deskundigheid; een kandidaat met kennis van marketing, fondsenwerving en sponsoring; een kandidaat met juridische deskundigheid; een kandidaat met materiedeskundigheid inzake kunsteducatie.

Advies: 3. De activiteiten van de muziekschool worden ondergebracht in een stichting met een Bestuur model. De statuten volgen de Code Cultural Governance. 4. De directeur is verantwoordelijk voor de dagelijkse keiding van de stichting. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het geheel, houdt toezicht en staat de directie met raad en daad terzijde. Daarnaast houdt het College controle op de financiële gang van zaken door middel van instrumenten zoals aangegeven worden in de subsidiebeschikking (jaarrapportage, jaarverslag, begroting).

11

Van Tilburg Projectmanagement 5. Financiële haalbaarheid en bezuinigingstaakstelling Uitgangspunt bij de bepaling van de financiële haalbaarheid is dat de taakstellende bezuinigingsopdracht van € 300.000 hierin wordt meegenomen. Deze bezuinigingstaakstelling vindt plaats in twee tranches: € 150.000 te realiseren in 2013 en € 150.000 in 2014. Als ijkpunt voor deze taakstelling geldt een begrotingsbedrag van € 854.000 (begroting 2011). Voor een geslaagde verzelfstandiging zijn zowel voor gemeente als stichting de volgende zaken van belang: 1. De stichting dient een solide financiële structuur te krijgen, waarmee de continuiteit gewaarborgd wordt. Deze biedt de gemeente duidelijkheid en zekerheid dat eventuele toekomstige tekorten niet (meer) op de gemeente kunnen worden afgewenteld (dus geen open-eind financiering meer). De stichting neemt het exploitatierisico van de gemeente over, maar krijgt “in ruil” daarvoor de ruimte om cultureel ondernemerschap uit te kunnen oefenen. 2. De financiering van de Muziekschool Barneveld door de gemeente vindt plaats via een budgetsubsidie met afspraken over de te leveren prestaties. 3. Als uitgangspunt voor een zelfstandig kunnen functioneren als stichting geldt het principe van geen gedwongen winkelnering. De stichting kan alleen verantwoordelijk worden gehouden voor de eigen exploitatie indien zij ook zelf haar kosten kan beïnvloeden.

5.1 Financieel model Het financieel model beschrijft hoe in een aantal stappen tot een bepaling van de kosten wordt gekomen, welke nodig zijn om als verzelfstandigde instelling te kunnen functioneren. De muziekschool heeft voor 2011 een totale exploitatie van € 1.166.000,-. Eigen inkomsten zijn € 312.000,-. Dit resulteert in een gemeentelijke bijdrage aan de muziekschool van € 854.000,- voor 2011. De verdere berekening verloopt stapsgewijs als volgt: Stap 1: In mindering brengen: kosten voor doorbelasting aan begroting muziekschool van overhead/ondersteuning door gemeente alsmede nu reeds te realiseren bezuinigingen in de exploitatielasten; Stap 2: Toevoegen van de kosten welke de muziekschool nodig heeft om als zelfstandige organisatie te kunnen functioneren; (zie § 6.2) Stap 3: Bepaling van benodigd budget voor zelfstandig functioneren; Stap 4: Zijn de bezuinigingstaakstellingen haalbaar? (zie § 6.3) Vervolgens dient nagegaan te worden hoe die besparingen verder gerealiseerd kunnen worden. Naast deze structurele kosten heeft de stichting nog de volgende incidentele bedragen nodig om zelfstandig te kunnen functioneren: 1. een weerstandsvermogen (dient voor opvangen van exploitatierisico’s en tegenvallers); 2. enige incidentele kosten die direct samenhangen met de verzelfstandiging (bijv. aanschaf softwarepakket) 3. overdracht van activa (zijn éénmalige kosten voor de gemeente) Hieronder wordt eerst ingegaan op de stappen 1 en 2.

5.2 Stappen 1 en 2: doorbelasting en kosten voor eigen bedrijfsvoering muziekschool Indien de muziekschool zelfstandig is kan de gemeente geen interne ondersteuning/overhead meer doorbelasten. Zoals hierboven aangegeven dient de muziekschool dit zelf te organiseren. De kosten hiervan worden geschat op €65.000,-. De huidige doorbelastingen bedragen €192.000,- (gemeentebegroting 2012). Hierdoor ontstaat er een eerste ruimte voor bezuiniging van €112.000,- minus de aflossing op de lening e genoemd in paragraaf 6.5. levert een bezuinigingsbedrag van € 100.000,- op in de 1 tranche. 12

Van Tilburg Projectmanagement Naast de doorbelastingen is er tevens ruimte om in de huidige exploitatie enkele bezuinigingen door te voeren. Hierbij gaat het oa. om additionele huisvestingslasten en ondersteunende diensten. Daar tegenover staat dat er voor de gemeente overheadkosten ‘achterblijven’. Deze kunnen als ontvlechtingskosten worden gezien die door de gemeente afgebouwd moeten worden (bijv. door natuurlijk verloop, niet vervangen van vacatures, herschikking/wijziging van taken, mobiliteitsprogramma, e.d. ). De gemeente dient voor dit bedrag taakstellingen mee te geven aan de betreffende afdelingen. Het gaat om een bedrag van €192.000,-.

5.3 De bezuinigingstaakstelling 2013 en 2014 De bezuinigingstaakstelling wordt opgelegd in twee tranches: € 150.000 te realiseren in 2013 en € 150.000 te realiseren in 2014. Zijn deze bezuinigingstaakstellingen in de exploitatie van de muziekschool te realiseren? En kan dat alleen door te verzelfstandigen (scenario A) of kan dat ook bereikt worden zonder verzelfstandiging (scenario B)? En wat zijn de gevolgen van elk scenario? Scenario A : haalbaarheid bezuinigingstaakstelling met verzelfstandiging. e

Haalbaarheid 1 tranche van € 150.000 Door de recent ingevoerde tariefsverhoging van het basistarief van € 395 naar € 495 per jaar voor leerlingen tot 21 jaar zijn de inkomsten van de muziekschool toegenomen met € 45.000, maar dat leidde per saldo tot e een daling van het aantal leerlingen. Daarmee is een deel van de 1 tranche reeds ingevuld. Daarnaast leveren de besparingen op de bovengenoemde doorbelastingen cq. back office taken een belangrijke bijdrage. e

De realisatie 1 tranche ziet er als volgt uit: Maatregelen

Bedrag in €

Kostenbesparing in begroting

100.000

Reeds ingevoerde tariefsverhoging (per 1-9-11)

45.000

Andere inkomstenverhogende maatregelen

5.000

Totaal 1e tranche

150.000

Opmerkingen

Te realiseren door het wegvallen van doorbelastingen en kostenreductie in de lopende begroting Van basistarief € 395 naar € 495 per jaar. Dit is thans gerealiseerd bedrag. Aanpassing enkele contractuele verplichtingen

e

Haalbaarheid van de 2 tranche. De besparingen in de tweede tranche van eveneens €150.000,- kunnen worden gerealiseerd door verdere optimalisering van de bedrijfsvoering alsmede het vergroten van het verdienvermogen. Het gaat hierbij onder andere om acties en activiteiten gericht op nieuwe en bestaande klanten teneinde deze te bewegen gebruik te maken van (nieuwe) diensten van de muziekschool. Tevens worden aan de bedrijfsvoering kant maatregelen genomen op het terrein van (additionele) huisvesting, inhuur derden en reductie ven overhead/management. Dit scenario kan verder worden versterkt en toekomstvast worden gemaakt als samenwerking wordt gezocht met andere instellingen.

Personele haalbaarheid scenario A De huidige formatie van de Muziekschool Barneveld omvat 11,6 fte verdeeld over 29 medewerkers. Daarvan is 1,5 fte voor leiding, coördinatie en overhead, de overige formatie betreft muziekdocenten. 13

Van Tilburg Projectmanagement Indien de muziekschool verzelfstandigd is, valt deze als privaatrechtelijke instelling onder de werkingssfeer van de CAO Kunsteducatie (KE). De kans is groot dat deze CAO binnenkort algemeen verbindend wordt verklaard. Hiermee wordt het noodzakelijk dat het personeel overgaat van de CAO CAR-UWO naar de CAO KE. De mogelijke financiële consequenties hiervan zijn onderdeel van een seperaat onderzoek. Op dit moment is er geen indicatie dat er substantiële middelen nodig zijn voor de overstap van de ene CAO naar de andere. Voor wat betreft de overdracht van pensioenen geldt min of meer hetzelfde. De eventuele financiële consequenties zijn onderdeel van hetzelfde bovengenoemde onderzoek. Ook hier is op dit moment geen indicatie dat er hoge financiële drempels zijn. Medewerkers kunnen vrijwillig deelnemer blijven van het ABP.

Scenario B : haalbaarheid bezuinigingstaakstelling zonder verzelfstandiging. e

Haalbaarheid 1 tranche. In dit scenario kunnen de bezuinigingstaakstellingen alleen bereikt worden door vermindering van het aantal formatieplaatsen van de muziekschool. Andere inkomstenbronnen zijn niet of nauwelijks aan te boren binnen een gemeentelijke context. De gemeente heeft in dit scenario geen ontvlechtingskosten en afboekingen, maar krijgt wel kosten voor een sociaal plan en voor wachtgeld van boventallige medewerkers van de muziekschool. e

De maatregelen zoals hierboven geschetst voor de 1 tranche scenario A kunnen niet identiek zijn aan die voor scenario B. Immers: indien de muziekschool onderdeel blijft uitmaken van de gemeentelijke organisatie blijven ook de doorbelastingen van automatisering en de ondersteunende afdelingen gehandhaafd. Die kosten zijn niet te beïnvloeden door de muziekschool, maar worden bepaald door de gemeentelijke financiële structuur. De muziekschool kan evenmin de kosten voor huisvesting beïnvloeden. e

Wat zijn de mogelijkheden om de 1 tranche te kunnen realiseren? Een eventuele sluiting van de dependance in Voorthuizen bespaart ruim € 25.000 aan huurkosten. Sluiting zal vrijwel zeker gepaard gaan met vermindering in aantal leerlingen. Geschat wordt dat de inkomsten van de muziekschool daardoor met € 20 á 30.000 zullen dalen. Het besparingseffect (dat op zichzelf al niet genoeg zou zijn) wordt daarmee ongeveer teniet gedaan. e

1 Tranche scenario B te bereiken door: Maatregelen

Bedrag in €

Opmerkingen

Reeds ingevoerde tariefsverhoging (per 1-9-11)

45.000

Van basistarief € 395 naar € 495 per jaar. Dit is thans gerealiseerd bedrag.

Andere maatregelen.

105.000

Nader te onderzoeken

Totaal 1e tranche

150.000

De opgave om dan voor nog € 105.000 aan inkomstengenererende maatregelen te moeten realiseren, moet, mede in het licht van het gestelde hierover bij scenario A, als onrealistisch worden beschouwd. e

Haalbaarheid 2 tranche Indien de bezuinigingstaakstelling zonder verzelfstandiging behaald moet worden en indien inkomstenverhogende maatregelen moeilijk of geheel onhaalbaar zijn, gaat het dan eigenlijk om het e e bezuinigen van nog € 105.000 voor de 1 tranche en de volledige € 150.000 voor de 2 tranche. De enige post waarmee deze bezuiniging te realiseren zou zijn is de post salarissen. Die dient dan met in totaal € 255.000 te worden verminderd voor de beide tranches samen (in 2013 resp. 2014). Dit betekent een vermindering van de salarispost (voor ca. 85 % bestaande uit docenten) met ca. 32 %. 14

Van Tilburg Projectmanagement Dit betekent in feite een geleidelijk krimpscenario voor de muziekschool, aangezien vermindering van docenten onvermijdelijk gepaard gaat met vermindering van leerlingen en dus inkomsten. Er ontstaat dan een kritisch punt in de omvang van de school en de aantrekkelijkheid van het aanbod. 5.4 Weerstandsvermogen In de verzelfstandigde situatie is sprake van een stichting, waarin de huidige activiteiten zijn ondergebracht. Om in de behoefte aan werkkapitaal te kunnen voorzien en om een buffer te hebben voor risico’s, liquiditeitsdips en onvoorziene tegenvallers is een zeker weerstandsvermogen noodzakelijk. Voor bepaling van het benodigde weerstandsvermogen wordt doorgaans gebruik gemaakt van een landelijk toegepaste vuistregel voor culturele instellingen, zijnde 10% van de instellingssubsidie (de netto begroting, dus exclusief de eigen inkomsten van de instelling). Dit betreft een vuistregel en is dus een globale benadering. Op basis van de begroting 2012 komt dat voor de muziekschool neer op een weerstandsvermogen van € 85.000 (naar boven afgerond). Het weerstandsvermogen is een incidentele post (betreft een éénmalige storting op de openingsbalans van de stichting). Het heeft de voorkeur het weerstandsvermogen cash ter beschikking te stellen wat dus een cash out voor de gemeente betekent. De gemeente kan eisen stellen om het weerstandsvermogen op peil te houden. Opbrengsten uit cultureel ondernemerschap kunnen hier mede voor aangewend worden, maar bijvoorbeeld ook voor kwaliteitsverbetering, of voor een bepaalde bestemmingsreserve. Dit kan in de prestatieafspraken nader geregeld worden. (Indien niet verzelfstandigd wordt, is een weerstandsvermogen niet aan de orde.) 5.5 Activa In de huidige situatie staan er op de balans van de gemeente Barneveld de volgende activa: Instrumenten €42.522,(boekwaarde per 31-12-2012) Inventaris en inrichting €96.275,57 (boekwaarde per 31-12-2012) Automatisering/ICT €24.178,(boekwaarde per 31-12-2012) Totaal €162.975,57 (boekwaarde per 31-12-2012) Het heeft de sterke voorkeur de activa per 1/1/13 (beoogde datum van verzelfstandiging) in één keer over te dragen aan de verzelfstandigde stichting. Voorstel is om deze activa tegen waarde over te dragen aan de op te richten stichting Muziekschool. De instrumenten vertegenwoordigen een reële waarde en worden tegen 100% van waarde overgedragen. Het inventaris, inrichting en ICT wordt tegen 50% van waarde overgedragen. Dit betekent een éénmalige afboeking bij de gemeente van de overige 50% van de waarde en leidt tot een boekverlies ter grootte van €60.226,50 ten laste van de exploitatie van de gemeente. Met de overdracht wordt een onderhandse, renteloze lening ter hoogte van de resterende boekwaarde door de gemeente verleend aan de stichting, die deze lineair aflost gelijk aan de gemiddelde looptijd, ca. 10 jaar. Voor de aflossing is binnen de begroting van de muziekschool ruimte (paragraaf 6.2: 112.000 voordeel op de overhead, die voor € 100.000 ingezet is in paragraaf 6.3) Boekwaarde 31/12/12

Afboeking

Instrumenten

42.522

-

Inventaris etc ICT

96.275 24.178

48.138 12.089

Boekwaarde 1/1/13

jaarlijkse afschrijving

afschr. termijn

42.522 2.835

15

48.138 4.814 12.089 2.418

10 5

102.749

10.067

De overdracht tegen reële waarde resulteert in een continue last vanaf het begin van het ontstaan van de stichting voor de activa. Hierdoor wordt het op termijn vervangen van activa niet direct ervaren als een ‘extra’ last. Om de muziekschool voor de eerste jaren tegemoet te komen zal deze lening renteloos zijn. Te betalen rente zou bovendien betrokken moeten worden bij de hoogte van de budgetsubsidie. 15

Van Tilburg Projectmanagement NB. Voor de toekomst zal de gemeente geen nieuwe leningen verstrekken of garant staan. Dit is conform de beleidsnotitie ‘Garantstellingen’ uit 2010. 5.6 Huisvesting De muziekschool is gevestigd in een vleugel van het Schaffelaartheater. Deze vleugel is voor 100% eigendom van de gemeente. De gemeente betaalt een VVE-bijdrage in verband met het appartementsrecht. Deze lasten blijven, ook na verzelfstandiging, bij de gemeente. De muziekschool betaalt jaarlijks servicekosten aan Schaffelaartheater B.V. voor concierge en energie. Bij verzelfstandiging verandert er voor de muziekschool en voor deze financiële begrotingsposten niets aan de huidige situatie. De exploitatiekosten worden door Schaffelaartheater B.V. btw-belast in rekening gebracht en zitten ook als zodanig bij de muziekschool in de begroting. Na verzelfstandiging dient door de gemeente aan de muziekschool een reëel bedrag aan huur in rekening te worden gebracht. Thans wordt er geen huur in rekening gebracht. Door het Ontwikkelingsbedrijf worden de huurkosten voorlopig geraamd op € 96.000. De hoogte van deze huur dient aan het subsidiebedrag te worden toegevoegd. In de vervolgfase zal de in rekening te brengen huur nader worden bepaald. De in rekening te brengen huur hoeft niet met btw te worden belast. (De muziekschool opteert niet voor btw-belaste verhuur. (Zie ook § 6.8.) De muziekschool mag voorts de grote en kleine zaal gratis gebruiken. Voorwaarde is dat de gebruiksafspraken goed zijn vastgelegd. 5.7 Indexatie Subsidies van de gemeente Barneveld worden geïndexeerd volgens de indexcijfers conform die van de begrotingsrichtlijnen van de gemeente Barneveld. 5.8 BTW aspecten De muziekschool kan geen btw verhalen (is geen btw ondernemer). Na verzelfstandiging kan dat gevolgen hebben voor de btw heffing indien de gemeente facturen voor diensten uitbrengt aan de stichting (belast met 19% btw). Dat kan voor wat betreft de muziekschool in de onderstaande twee situaties aan de orde zijn. Met betrekking tot de verzelfstandiging is dan de volgende btw consequentie aan de orde: BTW belaste verhuur. De muziekschool huurt niet van Schaffelaartheater, maar betaalt servicekosten en de gemeente betaalt voorts een VVE-bijdrage. De btw hiervoor is meegenomen in de begroting. Na verzelfstandiging dient de muziekschool een (reële) niet met btw belaste huur te gaan betalen. (Zie ook hierboven bij paragraaf 6.6.) (Indien niet verzelfstandigd wordt, zijn de btw aspecten niet van toepassing.) 5.9 Incidentele kosten Betreft eenmalige kosten voor: - weerstandsvermogen - advieskosten notaris en fiscalist - kosten projectleiding en opstellen overeenkomsten - Boekverlies eenmalige afschrijving (zie 6.5.) Totaal incidentele kosten

€ 85.000,€ 10.000,p.m. € 60.226,50 ------------€ 155.226,50

(Indien niet verzelfstandigd wordt, zijn er geen incidentele kosten. Wel zullen er kosten zijn voor een sociaal plan als gevolg van vermindering van de personeelsformatie van de muziekschool.) Voor het verkennend onderzoek zijn niet apart kosten opgevoerd, aangezien de uitvoering van dit onderzoek een taak is voor de interim directeur.

16

Van Tilburg Projectmanagement Advies: 5. Scenario A heeft de voorkeur omdat hiermee de kans dat de bezuiniging gerealiseerd kan worden het grootst is, zonder wezenlijke aanpassing van het huidige aanbod. Met scenario B is het ook mogelijk de bezuiniging te halen maar dan zonder borging van het huidig aanbod. Doordat capaciteitsreductie de enige mogelijkheid is om de bezuiniging te realiseren wordt in scenario B het aanbod van de muziekschool aanzienlijk verkleind.

17

Van Tilburg Projectmanagement 6. Vervolgstappen in het traject van verzelfstandiging Het gehele traject van verzelfstandiging kan worden opgedeeld in drie fasen: Fase 1. Haalbaarheidsonderzoek en principebesluit Op basis van oa. het voorliggende haalbaarheidsrapport worden de kaders en randvoorwaarden geformuleerd waarbinnen de verzelfstandiging succesvol kan worden gerealiseerd. Door het bestuur wordt vanwege de personele consequenties van de verzelfstandiging aan de OR gevraagd om advies uit te brengen over het voorgenomen bestuursbesluit (betreft het principebesluit om de muziekschool te verzelfstandigen). Dit rapport vormt een van de bijlage bij het voorgenomen bestuursbesluit. Het College neemt daarna het principebesluit om de muziekschool te verzelfstandigen en vraagt de raad om zijn wensen en bedenkingen hierover aan het college kenbaar te maken. Het is verstandig om tegelijkertijd een verkennend onderzoek te doen naar samenwerking met andere instellingen, waarbij het voor het maatschappelijk draagvlak voor de hand ligt om eerst te kijken naar lokale culturele instellingen. Fase 2. Voorbereiding tot definitief besluit In deze fase dienen de volgende documenten te worden opgesteld: - een door het College aanvaard bedrijfsplan (met exploitatiebegroting); - concept stichtingsstatuten; - Sociaal plan - OR advies. Het College neemt een definitief besluit met inachtneming van de wensen en bedenkingen van de gemeenteraad. Dat besluit is tevens de opdracht voor de implementatie. Fase 3. Implementatie van de verzelfstandiging In deze fase vindt de implementatie van het definitief besluit plaats, uitmondend in de verzelfstandiging. Dat betekent in concreto: - werving en benoeming van leden Bestuur - oprichting van de stichting - opstellen van de verzelfstandigingsovereenkomst (overeenkomst tussen stichting en gemeente); - opstellen van de subsidiebeschikking (met prestatieafspraken); - eventueel: opstellen van dienstverleningsovereenkomst(en) . Het opstellen van bovengenoemde overeenkomsten geschiedt door of in nauw overleg met het toekomstige bestuur/directie (kwartiermaker) van de te verzelfstandigen instelling. Met het ondertekenen van de overdrachtsdocumenten (verzelfstandigingsovereenkomst) wordt de verzelfstandiging geëffectueerd. Het verzelfstandigingstraject wordt daarmee formeel afgerond. Verzelfstandiging kan in principe op elke maand van het jaar gebeuren, doch om redenen van financieeladministratieve aard zijn de meest praktische tijdstippen hiervoor 1 juli of 1 januari.

18


BIJLAGE 1 : De 23 Aanbevelingen Cultural Governance

1. Het bestuur maakt met enige regelmaat een zorgvuldige analyse van het gewenste besturingsmodel.

2. Het bestuur maakt onderscheid tussen beleidsmatige c.q. toezichthoudende taken enerzijds en ondersteunende taken anderzijds. 3. Een delegatie uit het bestuur voert jaarlijks een functioneringsgesprek met alle directieleden. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt, dat door het bestuur gearchiveerd wordt en waarvan in het bestuur kort inhoudelijk melding wordt gemaakt. 4. Het bestuur neemt bij een directievacature de verantwoordelijkheid voor werving en overweegt of deskundigen van buiten de organisatie bij de procedure moeten worden betrokken. 5. Het bestuur wordt samengesteld op basis van vooraf vastgestelde profielen. 6. Het bestuur evalueert de profielen periodiek, maar in ieder geval bij het ontstaan van elke vacature. 7. In het bestuur heeft maximaal één voormalig directeur (of andere beleidsbepalende functionaris) van de organisatie zitting. 8. Het bestuur zoekt bij werving van bestuursleden of toezichthouders ook buiten haar eigen netwerk. 9. Het bestuur zorgt ervoor dat het bestuur of het bestuur een evenwichtige samenstelling heeft. 10. Het bestuur stelt zich bij afloop van een termijn de vraag of nieuw bloed nodig is en toetst (ook herbenoembare) kandidaten aan het profiel. 11. Het bestuur stelt een gefaseerd rooster van aftreden vast. 12. De instelling hanteert een benoemingsperiode van drie à vier jaar, met eenmalige herbenoeming, ofwel een maximale zittingstermijn van acht jaar. 13. De directie verstrekt jaarlijks aan het bestuur een overzicht van nevenfuncties. 14. De instelling zorgt dat het profiel voor de samenstelling van het bestuur als geheel openbaar is, door het op te nemen in het beleidsplan en jaarverslag. 15. De instelling publiceert in haar jaarverslag relevante gegevens over de individuele bestuursleden. 16. De directie verschaft het bestuur, gevraagd en ongevraagd, tijdig en volledig de informatie die nodig is voor een goede taakvervulling van het bestuur of het bestuur, waarbij no surprises het kernbegrip is. Het inhoudelijke beleid en de concretisering ervan maken deel uit van die informatie. Het bestuur stimuleert de directie het inhoudelijk-artistieke beleid bespreekbaar te maken. 17. Het bestuur maakt afspraken met de directie over het gebruik van de secretariële staf en andere ondersteuning vanuit de organisatie. 18. Het bestuur benoemt de accountant; een vertegenwoordiging van het bestuur overlegt ten minste jaarlijks met hem/haar. 19. Het bestuur overlegt en besluit ten minste eenmaal per jaar over: (a) het algemene beleid en de strategie, (b) de financiële stand van zaken, waartoe behorend de begroting en de jaarrekening, (c) de eigen werkwijze en taakverdeling, en (d) het eigen functioneren en de relatie met de directie.

19

Van Tilburg Projectmanagement 20. Het bestuur bespreekt de wenselijkheid om zich tegen bestuurdersaansprakelijkheid te verzekeren. 21. Bestuursleden treden tussentijds af wanneer dit bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of anderszins geboden is. 22. Het bestuur vergadert volgens een vastgesteld schema. Bij frequente afwezigheid worden de betreffen het bestuursleden daarop aangesproken. 23. Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over het omgaan met deze aanbevelingen.

20

Van Tilburg Projectmanagement

Recommend Documents