VAN TILBURG PROJECTMANAGEMENT

VAN TILBURG PROJECTMANAGEMENT

RAPPORT INZAKE DE HAALBAARHEID VAN DE VERZELFSTANDIGING VAN HET VELUWS MUSEUM NAIRAC

In opdracht van: Gemeente Barneveld

Opgesteld door: Drs. Kees H.G. van Tilburg (Van Tilburg Projectmanagement) Datum: 14 december 2011

1

INHOUD blz. Samenvatting

3

1. Inleiding en opdracht 1.1 Inleiding 1.2 Opdracht 1.3 Uitvoering van de opdracht

5 5 5 5

2. Positie van het Veluws Museum Nairac in de gemeente

7

3. Waarom verzelfstandigen?

9

4. Doel van de verzelfstandiging en maatschappelijke baten 4.1 Doelen 4.2 Maatschappelijke baten 4.3 Wat wordt verzelfstandigd?

10 10 10 11

5. Bestuurlijk-juridische zaken 5.1 Stichting of vennootschap? 5.2 Code Cultural Governance 5.3 Bestuurlijke zeggenschap en controle

12 12 13 13

6. Speciale aandachtspunten 6.1 Collectie 6.2 Gebouw 6.3 Merk- en beeldrechten

15 15 15 16

7. Personele zaken 7.1 Huidige situatie 7.2 Toekomstige situatie 7.3 Arbeidsvoorwaarden

17 17 17 17

8. Financiële gevolgen 8.1 Financieel model 8.2 Haalbaarheid van de ombuigingsdoelstelling 8.3 Weerstandsvermogen 8.4 Huisvesting 8.5 Inventaris 8.6 Indexatie 8.7 BTW aspecten 8.8 ANBI-status 8.9 Dienstarchief 8.10 Incidentele kosten implementatie 8.11 Samenvattend financieel overzicht (vlg. begrotingscijfers 2012)

19 19 20 21 21 21 21 21 22 22 22 23

9. Een wervend perspectief: contouren van een bedrijfsplan 9.1 Doelen 9.2 Tentoonstellingsbeleid 9.3 Bedrijfsvoering 9.4 Nieuwe activiteiten en mogelijkheden 9.5 Financieel perspectief

25 25 25 25 26 27

10. Relatie tussen gemeente en het museum na verzelfstandiging

28

11. Vervolgstappen in het traject van verzelfstandiging

29

12. Samenvattend overzicht van de adviezen

31

Bijlagen: 1. Raad van Toezicht model 2. De 23 Aanbevelingen Cultural Governance

2

Samenvatting Aanleiding In de Programmabegroting 2011 van de gemeente Barneveld wordt in het onderdeel Programma 6 “Cultuur” aangegeven wat de gemeente de komende jaren wil bereiken. Voor wat betreft het Veluws Museum Nairac wordt daarover aangekondigd een “Onderzoek verzelfstandiging Museum Nairac 2011-2014”. De intentie om het museum te gaan verzelfstandigen maakt deel uit van het Coalitieakkoord 2010-2014 van SGP, CDA, CU en VVD “Koers voor de toekomst”. In de paragraaf Cultuur wordt over het museum gezegd: “Wij streven naar verzelfstandiging van Museum Nairac, waarbij wij een subsidierelatie aangaan. Wij heroverwegen de professionele bemensing van Museum Nairac, zo mogelijk ten gunste van een grotere inzet van vrijwilligers”. Opdracht Om aan deze beleidsvoornemens uitvoering te geven heeft de gemeente opdracht gegeven een haalbaarheidsonderzoek te doen dat dient aan te geven hoe, met welke middelen en onder welke voorwaarden een dergelijke verzelfstandiging te realiseren is. Daarbij dient te worden meegenomen dat het museum een ombuiging van het exploitatietekort moet realiseren van tenminste € 135.000 per jaar ten opzichte van de begroting 2012 en dat de subsidiabele personeelsformatie wordt teruggebracht tot maximaal 1 fte per 1 januari 2013. Werkwijze In een projectgroep van museum en gemeente zijn de randvoorwaarden van een verzelfstandiging uitgewerkt en qua financiële gevolgen doorgerekend. Het rapport wordt uitgebracht aan de stuurgroep verzelfstandiging museum Nairac.

Wat wordt verzelfstandigd en wanneer? De verzelfstandiging betreft de exploitatie van het museum, waaronder het beheer van de collectie, doch niet het eigendom van gebouw en collectie als zodanig (zie hieronder op blz. 4). Deze blijven eigendom van de gemeente. Streefdatum voor het ingaan van de feitelijke verzelfstandiging is 1 januari 2013.

Bestuurlijke aspecten De exploitatie van het Veluws Museum Nairac wordt ondergebracht in een stichting met een bestuur+directie-model. Het bestuur is statutair volledig bevoegd. Dit model voldoet aan de eisen van “goed bestuur” (volgens de Code Cultural Governance). Bij verzelfstandiging van de instelling in een stichting met bestuur+directie-model kan de gemeente haar bestuurlijke invloed en zeggenschap in de statuten nader regelen en verankeren. Een verzelfstandiging is uit bestuurlijk oogpunt haalbaar indien de volgende maatregelen resp. bevoegdheden in de statuten worden vastgelegd: Het College benoemt het eerste bestuur; Daarna worden de leden van het bestuur benoemd door het bestuur; Het College moet goedkeuring verlenen aan wijziging van de statuten en opheffing van de stichting; Het College heeft een goedkeuringsrecht bij de benoeming van de voorzitter; Een eventueel batig saldo bij vereffening van de stichting komt ten gunste van de gemeente Barneveld; Het salaris van directie wordt bepaald op basis van hetgeen voor dergelijke functies volgens een branchegerichte CAO gebruikelijk is; De stichting zal zich houden aan de Code Cultural Governance; de Raad van Toezicht toetst daarop. Daarnaast houdt het College controle op de financiële gang van zaken door middel van instrumenten zoals aangegeven worden in de subsidiebeschikking (jaarrapportage, jaarverslag, begroting).

3

Collectie De collectie wordt niet verzelfstandigd. De collectie is ooit bijeengebracht met (o.a.) gemeentelijke financiering. De collectie vertegenwoordigt een culturele en een financiële waarde voor de gemeente (de gemeenschap). Inzake gemeentelijke museale collecties (maar ook bij rijkscollecties) is het landelijk gebruik om deze niet aan de stichting over te dragen maar in bezit van de gemeente te houden. Over het beheer van de collectie zullen door gemeente en stichting in de vervolgfase afspraken worden gemaakt, welke zullen worden vastgelegd in een collectiebeheersovereenkomst. De inventaris (roerende zaken, niet zijnde collectie) wordt wel overgedragen. Gebouw Het vastgoedbeleid van de gemeente is gericht op afstoten waar mogelijk of marktconform verhuren. Musea zijn vaak gevestigd in monumentale gebouwen, die zich goed lenen voor tentoonstellen van cultureel erfgoed (en daar zelf soms ook toe behoren), maar minder makkelijk te gebruiken zijn voor andere bestemmingen. Het is landelijk gebruik om gemeentelijke museale gebouwen in bezit van de gemeente te houden. Het fysieke vastgoed wordt derhalve niet verzelfstandigd. Het gebouw zal marktconform worden verhuurd, waarbij de huur in de subsidie wordt meegenomen (zie hiervoor ook hfdst. 8, § 4). In een huurcontract worden in de vervolgfase de rechten en plichten en verantwoordelijkheden van eigenaar en huurder vastgelegd. Personele zaken Vanwege de leeftijdsopbouw en de te verwachten pensioneringen van het huidige personeel alsmede de kleine personele bezetting wordt afgeweken van het overgaan naar een eigen (branchegerichte) CAO en wordt geadviseerd om het zittende personeel niet in dienst te doen treden van de stichting (op basis van een museale CAO), maar om hen vanuit de gemeente te detacheren bij de stichting voor de resterende looptijd van het dienstverband. Zij blijven dus in dienst van de gemeente. Zij behouden daarmee hun huidige rechtspositie en arbeidsvoorwaarden volgens de CAR UWO en blijven dus ook deelnemer in het ABP. Nieuwe medewerkers die na de verzelfstandiging bij het museum komen te werken, komen wél in dienst van de stichting. Geadviseerd wordt om hiervoor t.z.t. de model CAO van de Vereniging van Rijksgesubsidieerde Musea als richtsnoer te hanteren voor de op te stellen arbeidsvoorwaarden. Het museum zal als verzelfstandigde instelling in grotere mate dan voorheen gebruik maken van de inzet van vrijwilligers en de inzet van de Vrienden (Stichting Vrienden). De bereidheid daartoe is gepeild en is aanwezig. Financiële gevolgen 1. Verzelfstandiging van het Veluws Museum Nairac binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders is financieel haalbaar: de beoogde besparing op de exploitatiekosten van € 135.000 kan worden behaald en bedraagt per saldo 136.860. Het museum kan dit als zelfstandige organisatie realiseren met een eigen bezetting van 1,28 fte. 2. Een formatiereductie met 1,17 fte en een gelijktijdige verdubbeling van de oppervlakte door de nieuwbouw maakt een bredere inschakeling en betrokkenheid van vrijwilligers en vrienden noodzakelijk. De bereidheid daartoe is aanwezig. 3. De stichting zal een subsidie nodig hebben van € 253.304, welk bedrag jaarlijks wordt geïndexeerd. Dit bedrag is inclusief de huurkosten. 4. De op te richten stichting zal een weerstandsvermogen meekrijgen van € 20.000. Dit bedrag is bestemd als werkkapitaal en als buffer om risico’s en onvoorziene omstandigheden op te kunnen vangen.

Betrokkenheid van de gemeenteraad Op basis van dit haalbaarheidsrapport zal het College, na advies hierover van de OR, een principebesluit nemen tot verzelfstandiging. De gemeenteraad wordt gevraagd om haar wensen en bedenkingen inzake het principebesluit kenbaar te maken aan het College.

4

1. Inleiding en opdracht 1.1 Inleiding In de Programmabegroting 2011 van de gemeente Barneveld wordt in het onderdeel Programma 6 “Cultuur” aangegeven wat de gemeente de komende jaren wil bereiken. Voor wat betreft het Veluws Museum Nairac wordt daarover aangekondigd een “Onderzoek verzelfstandiging Museum Nairac 2011-2014”. De intentie om het museum te gaan verzelfstandigen maakt deel uit van het Coalitieakkoord 2010-2014 van SGP, CDA, CU en VVD “Koers voor de toekomst”. In de paragraaf Cultuur wordt over het museum gezegd: “Wij streven naar verzelfstandiging van Museum Nairac, waarbij wij een subsidierelatie aangaan. Wij heroverwegen de professionele bemensing van Museum Nairac, zo mogelijk ten gunste van een grotere inzet van vrijwilligers”. Om aan deze beleidsvoornemens uitvoering te geven heeft de gemeente opdracht gegeven een haalbaarheidsonderzoek te doen dat dient aan te geven hoe, met welke middelen en onder welke voorwaarden een dergelijke verzelfstandiging te realiseren is. Daarbij dient te worden meegenomen dat het museum een ombuiging van het exploitatietekort moet realiseren van tenminste € 135.000 per jaar ten opzichte van de begroting 2012 en dat de subsidiabele personeelsformatie wordt teruggebracht tot maximaal 1 fte per 1 januari 2013.

1.2 Opdracht De opdracht luidde: breng advies uit over de haalbaarheid van een verzelfstandiging van het Veluws Museum Nairac met inachtneming van de door de gemeenteraad gestelde kaders. Ook dient er rekening mee te worden gehouden dat er nieuwbouwplannen zijn waarbij het museum tweemaal zo groot wordt. De rapportage dient het gemeentebestuur in staat te stellen om op grond daarvan het principebesluit te nemen over wel of niet doorgaan met het verzelfstandigingstraject en de voorwaarden waaronder verzelfstandiging haalbaar is. Bij de beoordeling of een verzelfstandiging haalbaar is, hanteren wij als uitgangspunt dat er een financiële structuur als fundament wordt gelegd welke stevigheid en zekerheid biedt aan beide partijen: enerzijds aan de gemeente, nl. dat onverhoopte tegenvallers niet meer ten laste kunnen komen van de gemeente, en anderzijds aan de instelling, nl. dat die zich op basis van een meerjarenconvenant verzekerd weet van een meerjarige (vierjaars) subsidieverlening, onverminderd het budgetrecht van de raad. Daardoor weten beide partijen van tevoren waar ze aan toe zijn. De periode van vier jaar is zo gekozen om de verzelfstandigde instelling een redelijke termijn te bieden (en tevens daarmee de financiële stabiliteit) om zich in te kunnen stellen op de nieuwe situatie van zelfstandige rechtspersoon en zich daarin als cultureel ondernemer te bewijzen. Na het derde jaar van deze vierjaarsperiode dient door de subsidieverschaffer (de gemeente) een evaluatie plaats te vinden op grond waarvan een nieuw of ander subsidiebesluit kan worden genomen gelet op de resultaten en ervaringen tot dan toe. Daardoor kan tijdige bijsturing plaatsvinden voor de volgende periode.

1.3 Uitvoering en werkwijze Voor de uitvoering van de opdracht is een projectgroep samengesteld bestaande uit: R. Jongman, hoofd afdeling OCJS, voorzitter Mevr. P. van Leeuwen, conservator/beheerder Veluws Museum Nairac Mevr. M. Dooper, assistent conservator Veluws Museum Nairac J. Dirksen, Adviseur bedrijfsvoering, afd. Financiën Mevr. A. Matthezing, P&O adviseur C. van Tilburg, externe adviseur/projectleider. 5

Er is een stuurgroep geformeerd die fungeert als opdrachtgever, welke als volgt is samengesteld: G. van den Hengel, portefeuillehouder Cultuur en Financiën R. Schouwaert, directeur strategie en projecten R. Jongman, hoofd afdeling OCJS C. van Tilburg, externe adviseur/projectleider, rapporteur. Tijdens het onderzoek is gesproken met medewerkers van gemeente en museum, met het bestuur van de Stichting Vrienden en met de OR van de gemeente Barneveld. Voorts is er een personeelsinformatiebijeenkomst gehouden waarin personeel en vrijwilligers werden geïnformeerd over de gang van zaken betreffende het haalbaarheidsonderzoek. Het eindrapport wordt uitgebracht aan de stuurgroep.

Achtereenvolgens zullen de volgende aspecten hoofdstuksgewijs aan de orde gesteld worden: 1. positie van Het Veluws Museum Nairac in de gemeente; 2. waarom verzelfstandigen? 3. doel van de verzelfstandiging en maatschappelijke baten; 4. bestuurlijke haalbaarheid; 5. enkele speciale aandachtspunten, bijv. collectie en gebouw; 6. personele aspecten; 7. financiële haalbaarheid en bezuinigingstaakstelling; 8. de contouren van een bedrijfsplan voor het museum na de nieuwbouw; 9. de relatie tussen gemeente en het museum na verzelfstandiging; 10. besluitvorming en vervolgstappen in het verzelfstandigingstraject

6

2. Positie van het Veluws Museum Nairac in de gemeente. 1.1 Missie Het Veluws Museum Nairac beheert, behoudt, verzamelt en exposeert het cultureel erfgoed van de gemeente Barneveld. Het wil een beeld presenteren van de Veluwse cultuur, dat wil zeggen de wijze waarop mensen op de Veluwe, in het bijzonder Barneveld, vroeger leefden, woonden en werkten. De vaste presentatie wordt aangevuld met tijdelijke tentoonstellingen. Deze kunnen van regionaal belang zijn, waardoor de Barneveldse historie en cultuur in een breder verband worden geplaatst en het museum zijn taak als gemeentelijk museum vervult. Anderzijds wil het museum ook een ’venster bieden’ op cultureel Nederland door exposities te organiseren die aantrekkelijk zijn voor een breed publiek. 1.2 Ontstaan van het museum Op 12 oktober 1841 werd mr. C.A. Nairac (1815-1883) benoemd tot burgemeester van Barneveld. In 1873 voegden Nairac en zijn gemeentebode H. Bouwheer hun persoonlijke verzamelingen samen en richtten met behulp van de secretaris van de gemeente Barneveld A. van den Bogert en dr. W. Pleyte - conservator van het Museum voor Oudheden in Leiden - in het gemeentehuis een oudheidkamer in. Deze kleine begincollectie was voornamelijk van pre- en protohistorische aard. In het begin was de collectie slechts op introductie toegankelijk, maar in 1875 werd deze opengesteld voor publiek. Onder de bezoekers bevonden zich de schilders Jozef en Isaac Israëls, monseigneur Schaepman, de schrijver Albert Verwey en mevrouw Kröller-Müller van het gelijknamige museum. Het gemeentemuseum is het oudste museum van Gelderland en vierde in het jaar 2000 zijn 125-jarig bestaan met de tentoonstelling Barnevelders in beeld: 125 jaar Veluws Museum Nairac. C.A.W. Nairac, de zoon van burgemeester mr. C.A. Nairac, legateerde in 1937 een bedrag van f 5.000,00 aan de gemeente Barneveld, onder voorwaarde dat het binnen twee jaar na zijn dood besteed zou worden aan de bouw van een nieuw museum. Tevens schonk hij het familiearchief en nog enkele voorwerpen die zijn vader als burgemeester cadeau had gekregen. De Spaarbank, door mr. C.A. Nairac in 1845 opgericht, kwam de gemeente te hulp door grond voor het nieuw te bouwen museum te schenken. In 1938 kon het museumgebouw aan de Nieuwstraat, naast het voormalig concertgebouw, in gebruik worden genomen. Vanaf 1955 was prof. dr. J.D. van der Waals conservator van het museum. In 1961 vestigde hij de aandacht op het verwaarloosde pand "De Brouwerij". Hij wilde dit voor sloop behoeden. Het gebouw werd door de gemeente in 1966 aangekocht, waarna een grondige restauratie volgde. In eerste instantie bevatte het restauratieplan alleen het voorhuis. Men wilde achter het voorhuis een bijpassend nieuw gebouw plaatsen om plaats te bieden aan de rest van de collectie. In de loop van 1973 werden er funderingsresten aangetroffen die duidelijk wezen in de richting van een vroegere aanbouw, de deel. Er werd besloten in plaats van nieuwbouw dit gedeelte te reconstrueren. In 1975 was de restauratie van het pand "De Brouwerij" voltooid en verhuisde het museum van de Nieuwstraat naar de Langstraat. Overigens werd een jaar later al gesignaleerd dat het museum te klein was om zowel de vaste collectie als de wisselexposities onderdak te verlenen. 1.3 Huidige situatie Het Veluws Museum Nairac ligt in het hart van Barneveld, vlak naast de toren waar in 1482 Jan van de Schaffelaar zijn heldendaad verrichtte. Het Nairac is gehuisvest in een prachtig 17 eeuws pand, qua uitstraling een ideaal onderkomen voor een historisch/archeologisch museum. De collectie omvat ruim 11.000 voorwerpen die betrekking hebben op de geschiedenis van de Veluwe in het algemeen en Barneveld in het bijzonder. De archeologische collectie is van hoge kwaliteit en van landelijk belang. Het afwisselende tentoonstellingsprogramma van lokale en meer landelijke onderwerpen zorgt voor tentoonstellingen die een breed publiek trekken. Uit heel Nederland weten de bezoekers hun weg naar het museum te vinden. Ook de vriendelijke en professionele baliemedewerkers, de aantrekkelijke educatieve programma’s en de energie die het museum in de publiciteit steekt zorgen ervoor dat er jaarlijks tussen de 10.000 en 15.000 bezoekers naar het museum komen, waarvan circa 70% uit ‘de rest van Nederland’. De laatste jaren is er bij de gemeente een streven om het beeld van Barneveld te verbreden. Een krachtig museum met een goed en breed cultureel aanbod zal hier een grote bijdrage aan kunnen leveren als (enige) cultuurtoeristische voorziening in het winkelcentrum van Barneveld. 7

Een museumbezoek wordt vaak gecombineerd met een bezoek aan het centrum, winkels en horeca, wat een economische spin-off oplevert. (Onderzoek hiernaar toonde aan dat museumbezoekers gemiddeld € 20 á € 30 per bezoeker per dag elders in de stad spendeerden.) Een stapeling van functies in het centrum maakt een gemeente aantrekkelijk, niet alleen voor toeristen, maar ook als vestigingsplaats voor hoogopgeleiden in diensten- en kennissector. Hun interesse in cultuur en hun bestedingen in het centrum hebben een positief effect op de lokale economie. Een divers cultureel, historisch en culinair aanbod maakt een gemeente niet alleen leefbaar, maar zorgt voor een positieve en herkenbare identiteit. Niet voor niets is er de laatste jaren bij gemeenten een toenemende aandacht voor city marketing: het creëren en vasthouden van een eigen gemeentelijke identiteit, waarbij naast stadsvernieuwingsactiviteiten, woningen, kantoren en bedrijven, ook het culturele aanbod een wezenlijke component is. Dit alles bepaalt de identiteit en het imago en dus de aantrekkingskracht van een plaats. 1.4 Feiten en cijfers Het museum: Beheert, behoudt, restaureert, onderzoekt en exposeert de eigen collectie. organiseert jaarlijks drie wisselexposities, één met een Barnevelds onderwerp, een zomerexpositie met een laagdrempelig, landelijk aansprekend onderwerp en een kunst(historische)tentoonstelling, die put uit de ‘collectie Nederland’ of uit de collectie van één of meerdere bruikleengevers. Bovendien neemt het museum deel aan alle landelijke, provinciale en lokale open dagen: museumdag, monumentendag, de gratis museumdag Gelderland en Candlelight Barneveld. Organiseert rondleidingen archeologie voor alle basisschoolleerlingen van groep 5 van de Gemeente Barneveld, biedt diverse lespakketten aan over uiteenlopende onderwerpen en ontwikkelt educatie bij de wisselexposities. Werkt samen met diverse andere culturele instellingen – o.a. Koninklijke Bibliotheek Den Haag, Van Gogh Museum Amsterdam, Drents Museum Assen, Museum Flehite Amersfoort, Stadsmuseum Harderwijk, Bibliotheek, Archief en Muziekschool Barneveld - en particuliere verzamelaars. Openingstijden Dinsdag t/m vrijdag 10.00 tot 17.00 uur Zaterdag 13.00 tot 17.00 uur Aantal bezoekers: jaarlijks gemiddeld 10.000 – 15.000 bezoekers Toegangsprijzen Volwassenen € 2,50 Kinderen € 1,Kinderen t/m 5 jaar Gratis Museumkaarthouders Gratis CJP houders € 1,Groepen volwassenen (minimaal 10) € 2,Deelnemers: Voordeel met je biebpas € 1,(niet geldig voor groepen en arrangementen)

8

3. Waarom verzelfstandigen? Er kunnen diverse redenen of motieven zijn voor een gemeente om een verzelfstandiging te overwegen: 1. 2.

3.

4.

5. 6.

Een verzelfstandigde organisatie is in een betere positie om een beroep te doen op externe fondsen en sponsors. Het scheiden van beleid en uitvoering: het maken van beleid is een wezenlijke gemeentelijke kerntaak. De uitvoering ervan kan, als een gespecialiseerde activiteit, “op afstand” worden gezet. De gemeente krijgt de regierol (opdrachtgeversrol). Meer focus op bedrijfsmatig werken bij de te verzelfstandigen instelling: door een dienst of onderdeel te verzelfstandigen (waarbij deze een eigen exploitatie gaat voeren), kunnen de processen meer bedrijfsmatig georganiseerd worden, waardoor de kosten en baten meer inzichtelijk worden gemaakt en beter beheersbaar worden. Ook kunnen efficiencyvoordelen beter gerealiseerd worden. Het te verzelfstandigen onderdeel krijgt zo meer ruimte voor groei en ontwikkeling dan de gemeente met haar beperkte en afnemende cultuurbegroting kan bieden. Verzelfstandiging biedt ruimte en kansen voor het uitoefenen van cultureel ondernemerschap. Een verzelfstandigde instelling kan slagvaardiger opereren, staat meer op afstand van de “ambtelijke/gemeentelijke processen”. De besluitvorming verloopt binnen de verzelfstandigde organisatie directer en sneller (minder schijven).

Er kunnen met andere woorden voor de gemeente beleidsstrategische redenen zijn om verzelfstandiging te overwegen (1 , 2 en 4) of kosten/efficiency redenen (3, 5 en 6), dan wel combinaties hiervan. Door verzelfstandiging ontstaat een meer zakelijke en transparante verhouding tot de uitvoerende organisatie waarbij de gemeente opdrachtgever/regisseur is en een zakelijke relatie onderhoudt met de verzelfstandigde organisatie als uitvoerende partner (opdrachtnemer). De afspraken over financiën en prestaties kunnen scherper gemaakt en gevolgd worden. Dat biedt ook voordelen vanuit het perspectief van de gemeenteraad (= kaderstellende en controlerende rol). Het exploitatierisico van de instelling ligt niet meer bij de gemeente, maar komt bij de stichting. Daarnaast wordt door verzelfstandiging de besluitvaardigheid en efficiency van de organisatie vergroot: deze wordt niet langer belast door het proces van de gemeentelijke planning- en controlcyclus en andere gemeentelijke processen. Zij kan zich met een eigen planning en controlcyclus volledig richten op de bedrijfsmatige uitvoering van het eigen primair proces. Bij het overwegen van een verzelfstandiging kunnen al deze redenen valide zijn. Verzelfstandiging maakt het mogelijk om de activiteiten op een meer bedrijfsmatige basis te organiseren en de kosten/opbrengsten ervan transparant te maken en daardoor inzichtelijk, overzichtelijk en beter beheersbaar. Als nadelen van verzelfstandiging kunnen genoemd worden:

-

-

Vanwege meer accent op cultureel ondernemerschap, heeft de gemeente minder grip op de instelling. Er is verlies aan directe sturingsmogelijkheden omdat de instelling op afstand van de gemeente komt te staan. Het is inefficiënt dat binnen de instelling expertise gevormd moet worden op gebieden waar de expertise nu door de gemeente geleverd wordt. De gemeente kan geen kosten (voor centrale diensten) meer doorbelasten aan de verzelfstandigde instelling; dit leidt tot ontvlechtingskosten voor de gemeente. De stichting dient een zeker weerstandsvermogen mee te krijgen. De gemeente dient de boekwaarde van over te dragen roerende zaken (zoals meubelen, kasten, tafels, stoelen, e.d.) af te boeken van de gemeente-balans.

9

4. Doel van de verzelfstandiging en maatschappelijke baten 4.1 Doelen Een verzelfstandiging van het Veluws Museum Nairac heeft een tweeledig doel: zowel voor de gemeente als voor de instelling. 1. Doel voor de gemeente: a. het bevorderen van cultureel ondernemerschap. Onderdeel hiervan is de culturele instelling te positioneren als een gelijkwaardige zakelijke partner voor de gemeente en voor derden. Er kunnen dan meer mogelijkheden ontstaan voor het verkrijgen van inkomsten uit sponsoring, donateurs, verhuur en/of cultuurfondsen; b. het exploiteren van een culturele instelling wordt niet als een gemeentelijke kerntaak gezien; c. het creëren van een transparante en zakelijke sturingsrelatie tussen de gemeente als beleidsmaker, opdrachtgever en financier en de culturele instelling (stichting) als opdrachtnemer en uitvoerder van het beleid; d. versterken van de bestuurlijke kracht van de instelling. Door het formeren van een bestuur worden voor de instelling relevante kennis en netwerken binnengehaald. Daardoor wordt de effectiviteit van de directie vergroot. 2. Doel voor de instelling: a. b.

c.

de verzelfstandigde instelling krijgt meer mogelijkheden om te opereren als cultureel ondernemer; daardoor kan makkelijker en beter toegang worden verkregen tot andere geldbronnen, zoals sponsoren, fondsen, donateurs, het ontwikkelen van klantgerichte diensten (bijv. verhuringen), e.d. Van de instelling wordt een actieve houding verwacht om ook eigen inkomsten te verwerven. Kortom: er komen meer prikkels om zakelijk en meer ondernemend te opereren. het vergroten van de besluitvaardigheid en organisatorische slagvaardigheid: de uitvoerende instelling draait niet langer mee in de gemeentelijke P&C cyclus en andere gemeentelijke processen. Zij kan zich met een eigen P&C cyclus volledig richten op de bedrijfsmatige uitvoering van het eigen primair proces.

4.2 Maatschappelijke baten Ervaringen met elders verzelfstandigde culturele instellingen (bijv. in gemeenten Haarlem en Ouder-Amstel) hebben aangetoond dat deze, mits financieel zorgvuldig opgezet, zich ontwikkeld hebben tot vitale, actieve en ondernemende instellingen. Dat is ook voor de gemeente belangrijk: - bevordert het actief gebruik van specifieke gebouwen; - draagt bij aan het behoud van de identiteit van de gemeente voor haar bewoners; - is van belang voor de culturele, sociale en economische infrastructuur van de gemeente; - is een positieve vestigingsfactor voor bewoners en bedrijven. Een verzelfstandigde instelling kan ook een beroep doen op de private sector (bedrijfsleven en particulieren), schept een eigen vriendenkring, kring van donateurs, begunstigers, e.d. en draagt zo bij aan de sociale en culturele identiteit van de gemeente.

10

4.3 Wat wordt verzelfstandigd? 1.

Verzelfstandigd wordt uitsluitend de exploitatie van het museum in de ruimste zin des woords, daaronder begrepen activiteiten van museaal beheer en behoud, organiseren van tentoonstellingen, presentatie van de collecties, (commerciële) exploitatie, organiseren en uitvoeren van wetenschappelijke en educatieve projecten, organiseren van bijeenkomsten, conferenties en ontvangsten, het beheer en onderhoud van de collecties, registratie van de collectie, samenwerking met derden, alles in de ruimste zin van het woord.

2.

De collectie wordt niet verzelfstandigd. De collectie is ooit bijeengebracht met (o.a.) gemeentelijke financiering. De collectie vertegenwoordigt een culturele en een financiële waarde voor de gemeente (de gemeenschap). Inzake gemeentelijke museale collecties (maar ook bij rijkscollecties) is het landelijk gebruik om deze niet aan de stichting over te dragen maar in bezit van de gemeente te houden. De inventaris (roerende zaken, niet zijnde collectie) wordt wel overgedragen

3.

Wat betreft het gebouw: het vastgoedbeleid van de gemeente is gericht op afstoten waar mogelijk of marktconform verhuren. Musea zijn vaak gevestigd in monumentale gebouwen, die zich goed lenen voor tentoonstellen van cultureel erfgoed (en daar zelf ook vaak toe behoren), maar minder makkelijk te gebruiken zijn voor andere bestemmingen. Het is landelijk gebruik om gemeentelijke museale gebouwen in bezit van de gemeente te houden. De stichting is in wezen een cultureel ondernemer en geen exploitant van vastgoed. Zij baat het gebouw weliswaar uit, maar hoeft het daarvoor niet te bezitten (evenmin de collectie). En mocht de stichting onverhoopt failliet gaan dan blijft het gebouw behouden (evenals de collectie). Het gebouw zal marktconform worden verhuurd, waarbij de huur in de subsidie wordt meegenomen (zie hiervoor ook hfdst. 8, § 4). Het fysieke vastgoed wordt derhalve eveneens niet verzelfstandigd

Advies: 1. Verzelfstandigd wordt uitsluitend de exploitatie van het museum, daarbij inbegrepen het beheer van de collectie. 2. Gebouw en collectie behoren tot het gemeentelijk vermogen en worden niet meeverzelfstandigd, doch blijven eigendom van de gemeente.

11

5. Bestuurlijk-juridische zaken 5.1 Stichting of Vennootschap? De activiteiten van (zelfstandige) culturele instellingen worden in het algemeen ondergebracht in de rechtsvorm van de stichting. In de culturele wereld is het bij verzelfstandigingen algemeen gebruikelijk om als rechtsvorm de stichting te kiezen als de hiervoor meest geëigende vorm. De activiteiten van de instelling worden in deze rechtsvorm ingebracht en de instelling (d.w.z. de stichting) wordt daarmee integraal verantwoordelijk voor de eigen financiële exploitatie en de algehele bedrijfsvoering. De in de Nederlandse cultuursector algemeen geaccepteerde Code Cultural Governance (met regels voor goed bestuur) stelt in de inleiding: “hoewel alle rechtsvormen voorkomen, zijn de meeste culturele instellingen een stichting.” Er is een aantal goede redenen om te kiezen voor de stichting als rechtsvorm: a. de stichting is algemeen gebruikelijk in de culturele wereld. NV of BV komen wel voor, doch beperkt (komt voor bij theater of schouwburg); b. sponsors en culturele fondsen doneren wél aan stichtingen, maar niet aan vennootschappen waar de donaties immers uiteindelijk de aandeelhouders ten goede zouden komen. Een stichting kent geen aandeelhouders, maar alleen (goede) doelen; c. ook andere begunstigers (denk aan vriendenkringen, donateurs, legaten) en subsidiënten zullen niet gauw aan een vennootschap een financiële bijdrage willen geven; d. de gedragsregels in de Code Cultural Governance voor goed bestuur zijn gebaseerd op de stichting als rechtsvorm; e. een stichting heeft geen eigenaren en heeft geen winstoogmerk, een vennootschap heeft wél eigenaren en beoogt het behalen van winst. In het publieke domein (met de overheid resp. het publiek, als “eigenaar”) is de stichting een goede rechtsvorm voor het kunnen uitoefenen van cultureel ondernemerschap gericht op het nastreven van culturele doelen, zulks ter onderscheiding van het private, zakelijke domein, waarin aandeelhouders de eigenaar zijn en economische doelstellingen prevaleren. Gezien schaal en omvang van het museum wordt voorgesteld wordt om voor de nieuwe instelling een stichting met bestuur+directie-model te creëren, volgens de Code Cultural Governance (blz. 33 van de Code, zie hiervoor Bijlage 1). In het bestuur+directie-model is sprake van een bestuur, dat volledig bevoegd is. Het bestuur kan de voorbereiding van de bestuursbesluiten en de (dagelijkse) uitvoering ervan delegeren aan de directie (is geen statutaire positie, kan ook een beherend conservator zijn). Een directie (of beheerder of coördinator) fungeert in dit model als een verlengstuk (uitvoerder) van het bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor zowel het beleid als voor de dagelijkse leiding van de instelling. Het kader hiervoor wordt vastgelegd in een directiereglement. Bij de start benoemt de gemeente het bestuur, daarna worden nieuwe leden benoemd door de zittende leden (coöptatie). Gezien de gewenste bestuurlijke transparantie en gezien de schaal van het museum adviseren wij om te kiezen voor het bestuur+directie-model. In de statuten zal worden bepaald dat de Code Cultural Governance in acht wordt genomen (zie ook hieronder bij § 5.3). Belangrijk bijkomend voordeel van een bestuur is dat hiermee toegang wordt verkregen tot (nieuwe) kennis én netwerken, hetgeen van grote waarde is voor de verzelfstandigde instelling. Dit betekent dat de statuten volgens dit model ingericht worden. De gemeente, in haar hoedanigheid van oprichter van de stichting, werft en benoemt het eerste bestuur op basis van vooraf opgestelde profielschetsen waarin de omvang van het bestuur en de vereiste kwaliteiten en competenties worden beschreven.

12

5.2 Code Cultural Governance Voor het goed bestuur van culturele instellingen is door de Commissie Cultural Governance in februari 2000 een Code Cultural Governance ontwikkeld. Deze code is een hulpmiddel voor culturele organisaties bij het in praktijk brengen van goed bestuur (good governance), adequaat toezicht en transparante verantwoording. In deze Code zijn aanbevelingen voor goed bestuur geformuleerd welke neergelegd zijn in “De 23 Aanbevelingen Cultural Governance”. (Zie Bijlage 2.) Uit het oogpunt van goed bestuur adviseren wij de gemeente om in de statuten op te nemen dat de stichting “De 23 Aanbevelingen Cultural Governance” uit de Code Cultural Governance hanteert. Cultuurfondsen, sponsors, subsidiegevers, e.d. hechten daar waarde aan. Uit het oogpunt van goed bestuur wordt afgeraden om gemeentebestuurders, -ambtenaren of raadsleden in de Raad van Toezicht te benoemen. Zij kunnen dan immers in een “conflict of interest” komen wanneer het gaat om de belangen van de stichting af te wegen tegen die van de gemeente.

5.3 Bestuurlijke zeggenschap en controle De zeggenschap over (en de verantwoordelijkheid voor) het bedrijfsbeleid, de bedrijfsstrategie en financiën van de instelling berust na verzelfstandiging bij het bestuur van de stichting. Gelet op de in hoofdzaak gemeentelijke “financiering” van de stichting staan de gemeente evenwel instrumenten ter beschikking waarmee zij voldoende zeggenschap en controle op de ter beschikking gestelde middelen kan uitoefenen. Dit kan gerealiseerd worden a. via statutaire bepalingen en b. via bepalingen in de subsidiebeschikking. a. in statuten te regelen: Het is voor de gemeente van belang om haar bestuurlijke zeggenschap en invloed van meet af aan te regelen in de statuten van de stichting. De zeggenschap van het College van Burgemeester en Wethouders in de stichting kan statutair worden vastgelegd in de volgende bevoegdheden c.q. artikelen: Het College benoemt het eerste bestuur; Daarna worden de leden van het bestuur benoemd door het bestuur; Het College moet goedkeuring verlenen aan wijziging van de statuten en opheffing van de stichting; Het College heeft een goedkeuringsrecht bij de benoeming van de voorzitter van het bestuur; Een eventueel batig saldo bij liquidatie en vereffening van de stichting komt ten gunste van de gemeente Barneveld; Het salaris van de directie wordt bepaald op basis van hetgeen voor dergelijke functies volgens een branchegerichte CAO gebruikelijk is; De stichting zal zich houden aan de Code Cultural Governance. b. op basis van de gemeentelijke subsidieregeling te regelen: controle op financiële gang van zaken door de gemeente vindt plaats door middel van de jaarrekening en de begroting; voorwaarden en prestatieafspraken af te spreken in het kader van de jaarlijkse begroting van de stichting; opdracht aan de accountant om te controleren op rechtmatigheid én doelmatigheid.

Een bestuurslid wordt benoemd voor een termijn van drie of vier jaar met respectievelijk tweemalige of eenmalige mogelijkheid tot herbenoeming. De maximale zittingstermijn is dus negen of acht jaar. (Aanbeveling nr. 12)

13

Bij de eerste benoeming van het bestuur dienen de leden ieder voor verschillende aanvangstermijnen te worden benoemd om daarmee te vermijden dat na vier jaar het gehele bestuur zou moeten aftreden. Dit is te bereiken door bij de oprichting van de stichting meteen een rooster van aftreden van de bestuursleden op te stellen. Voor de vereiste omvang van het bestuur bestaan geen dwingende voorschriften. Voor het museum kan gedacht worden aan een bestuur bestaande uit 3 personen. Als globaal profiel voor de bestuursleden van de stichting kan gedacht worden aan personen die met de volgende specifieke “expertise gebieden” ervaring hebben (niet limitatief of verplicht): -

managementervaring; financiële/fiscale deskundigheid; marketing, fondsenwerving en sponsoring; juridische deskundigheid; materiedeskundigheid op cultureel resp. museaal terrein.

Op deze wijze houdt het College een duidelijke en formele bestuurlijke zeggenschap in de verzelfstandigde instelling.

Advies: 3. De activiteiten van het museum worden ondergebracht in een stichting met een bestuur+directie-model. Het bestuur is volledig bevoegd. De statuten volgen de Code Cultural Governance. 4. Bij verzelfstandiging van de instelling in een Stichting met een bestuur+directie-model kan de gemeente haar bestuurlijke invloed en zeggenschap in de statuten nader regelen en verankeren. Een verzelfstandiging is uit bestuurlijk oogpunt haalbaar indien de volgende bepalingen resp. bevoegdheden in de statuten worden geregeld: Het College benoemt het eerste bestuur; Daarna worden de leden van het bestuur benoemd door het bestuur; Het College moet goedkeuring verlenen aan wijziging van de statuten en opheffing van de stichting; Het College heeft een goedkeuringsrecht bij de benoeming van de voorzitter; Een eventueel batig saldo bij vereffening (opheffing, liquidatie) van de stichting komt ten gunste van de gemeente Barneveld; Het salaris van directie wordt bepaald op basis van hetgeen voor dergelijke functies volgens een branchgerichte CAO gebruikelijk is; de stichting zal zich houden aan de Code Cultural Governance. 5. Het College houdt controle op de financiële gang van zaken door middel van instrumenten zoals aangegeven worden in de subsidiebeschikking (jaarrapportage, jaarverslag, begroting).

14

6. Speciale aandachtspunten In dit hoofdstuk wordt ingegaan op enkele specifieke aandachtspunten, te weten: - de collectie; - het gebouw; - de naam (merk- en beeldrechten); 6.1 Collectie De collectie is voor ca. 98% eigendom van de gemeente. Het overige deel is in langdurige bruikleen van instellingen en particulieren. De collectie bestaat uit ca. 11.800 objecten en is ingedeeld in 17 deelcollecties. De collecties van het museum zijn vrijwel volledig geregistreerd tot op het minimumniveau dat voor het verkrijgen en behouden van een inschrijving in het museumregister noodzakelijk is. De collectie wordt niet verzelfstandigd (blijft eigendom van de gemeente). Bij de verzelfstandiging van het museum in een stichting geeft de gemeente haar collectie in beheer aan de stichting. Tussen gemeente en stichting zal voor het beheer van de collectie een collectiebeheersovereenkomst worden afgesloten. De gemeente dient lopende bruikleenovereenkomst(en) over te dragen aan de stichting. Deze overdracht dient de instemming te hebben van de eigenaren van de collecties omdat het beheer van de collecties verricht gaat worden door een andere rechtspersoon (de stichting). Wat betreft het eigendom van objecten die door de stichting na de verzelfstandiging worden aangekocht wordt geadviseerd dat aankopen die geheel of gedeeltelijk met fondsen van de gemeente gedaan worden, onderdeel gaan uitmaken van de gemeentelijke collectie. Volgens het collectieoverzicht VMN 2011 is de verzekerde waarde van de collectie getaxeerd op € 459.072 De verzekerde waarde van de inboedel (kantoor-, e.a. inventaris) is getaxeerd op € 441.950 (verzekerd op basis van nieuwwaarde). De boekwaarde per ultimo 2012 van de inventaris bedraagt € 58.162. De totale verzekeringspremie bedraagt € 1.000 voor het gebouw en € 4.817 voor collectie en inboedel (inclusief transportverzekering). De eigenaar draagt zorg voor verzekering van opstal en collectie.

6.2 Gebouw en huisvesting Het gebouw (huidig en geplande nieuwbouw) wordt niet verzelfstandigd (zie hierboven bij hfdst. 4, § 3). Het eigendom van de museale gebouwen blijft bij de gemeente. Er ligt een ontwerp voor de bouw van een nieuwe vleugel, waarmee het museum in oppervlak wordt verdubbeld. Gemeente en Provincie Gelderland investeren ieder € 1,25 mln in deze nieuwbouw. Deze investering komt pas tot zijn recht (en tot waarde) met een goed draaiend museum, waarvoor de nieuwe vleugel is bedoeld. De kapitaallasten en het onderhoudsbudget blijven bij de gemeente (worden uit de begroting van het museum overgeheveld naar de gemeente). Voor het groot onderhoud wordt een jaarlijkse dotatie in de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen gedaan. Deze voorziening blijft bij de gemeente. De stichting wordt huurder van de museale gebouwen. Voor de huur worden marktconforme huurlasten gehanteerd (zoals vastgelegd in de nota Grondbeleid van de gemeente). Deze worden exclusief BTW aan het subsidiebedrag toegevoegd (stichting kan btw in aftrek brengen). De gemeente zorgt voor het groot onderhoud, de stichting zorgt voor het dagelijks onderhoud (huurderonderhoud). In de vervolgfase zal in de huurovereenkomst een demarcatielijst inzake de verdeling van het onderhoud tussen gemeente en stichting worden opgesteld. Tussen gemeente en stichting moet worden overeengekomen dat onderverhuur een zaak is van de huurder/stichting, mits de onderverhuring past binnen de statutaire doelstelling van de stichting (museumcafé, congressen, evenementen, bijeenkomsten, e.d.).

15

6.3 Merk- en beeldrechten Geadviseerd wordt om bij de verzelfstandiging het recht (van zowel beeld als merk) op het gebruik van de naam “Veluws Museum Nairac” exclusief en “om niet” toe te kennen aan de stichting.

Advies: 6. De museale collectie blijft eigendom van de gemeente Barneveld. Over het beheer van de collectie zullen door gemeente en stichting in de vervolgfase afspraken worden gemaakt, welke zullen worden vastgelegd in een collectiebeheersovereenkomst. 7. De gebouwen blijven eigendom van de gemeente Barneveld. De gemeente verhuurt de accommodaties marktconform aan de stichting. In een huurcontract worden de rechten en plichten en verantwoordelijkheden van eigenaar en huurder vastgelegd. De huurkosten worden toegevoegd aan het subsidiebedrag.

16

7. Personele zaken 7.1 Huidige situatie In de huidige situatie bestaat er een directe verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur voor de werkzaamheden in, en voor de producten van, het Veluws Museum Nairac. De formatie van het museum bestaat thans uit 2,45 fte, verdeeld over vijf medewerkers. De formatie is als volgt: Conservator/beheerder: 0,63 fte Assistent beheerder: 0,44 fte Archeologie/educatie: 0,21 fte Baliemedewerker 0,44 fte Algemeen medewerker 0,73 fte Daarnaast werkt het museum met 10 vrijwilligers.

7.2 Toekomstige situatie In de toekomstige situatie ligt de verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden van het museum bij het bestuur van de stichting (zie hierboven bij hoofdstuk 5). Zoals bepaald in de door de gemeenteraad goedgekeurde beleidskaders dient de formatie te worden teruggebracht tot 1 fte. Het museum wil dit bereiken door voor baliewerkzaamheden, rondleidingen, ondersteunende en algemene werkzaamheden maximaal gebruik te maken van vrijwilligers. Dit zal des te meer nodig zijn met het oog op de geplande nieuwbouw, waardoor het museum meer expositieruimte krijgt en meer ruimte voor winkel en museumcafé. Hierdoor zal een groter accent komen te liggen bij de leiding van het museum op organisatorische en coördinerende taken, zoals het coördineren van de vrijwilligers en het voeren van een eigen administratie. In de in de opdracht meegegeven beleidskaders wordt gesproken van een formatiereductie naar 1 fte en een kostenbesparing van € 135.000. Deze twee kaders hangen in grote mate met elkaar samen: de besparing zal in hoofdzaak alleen behaald kunnen worden door de aangegeven formatiereductie. In hoofdstuk 8 wordt onderbouwd dat deze besparing in zijn geheel behaald kan worden, waarvoor een inkrimping met 1,17 fte bij de ondersteunende werkzaamheden een belangrijke factor is. Voor de leidinggevende en specialistische museale taken is dan 1,28 fte beschikbaar. Dit is weliswaar niet geheel conform de gestelde kaders, maar de beoogde besparing van € 135.000 wordt gerealiseerd. Een reductie tot 1 fte is geen zinvolle optie, gezien het feit dat er meer vrijwilligers moeten worden georganiseerd en dat het museum in omvang verdubbelt. Binnen deze formatie dienen de werkzaamheden zodanig te worden (her)verdeeld, dat daarmee de verzelfstandigde organisatie geleid en beheerd kan worden. De kleinere vaste personele bezetting in combinatie met een groter museum is haalbaar indien een grotere inschakeling van vrijwilligers en Vrienden mogelijk is. Een peiling die gehouden is bij vrijwilligers en het bestuur van de Stichting Vrienden gaf aan dat hier enthousiasme voor is.

7.3 Arbeidsvoorwaarden Er zijn een aantal voor de hand liggende manieren om het personeel over te doen gaan naar de verzelfstandigde organisatie: 1. Het zittende personeel gaat over naar de stichting en blijft in de (huidige) rechtspositieregeling van de gemeente Barneveld (CAR UWO). Het nieuwe personeel zal t.z.t. een arbeidsovereenkomst aangeboden krijgen volgens een museale CAO (bijv. de CAO van de Vereniging voor Rijksgesubsidieerde Musea, VRM) . 2. Alle medewerkers, zowel zittende als nieuwe medewerkers, gaan over naar de stichting op basis van de gemeentelijke arbeidsvoorwaarden (CAR UWO). Deze stichting volgt de arbeidsvoorwaarden van de CAR UWO en vraagt B3 toetreding aan bij ABP voor aansluiting bij dit pensioenfonds.

17

3. Alle medewerkers, zowel zittende als nieuwe medewerkers, gaan over naar de stichting en krijgen in de stichting een arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld volgens de branche CAO van de VRM. (Er geldt voor musea geen verplicht voorgeschreven CAO.) 4. Het zittende personeel wordt door de gemeente gedetacheerd bij de stichting (men treedt dus niet in dienst van de stichting). De stichting biedt nieuwe medewerkers een arbeidsovereenkomst aan, bijvoorbeeld volgens de CAO VRM. Het pensioenfonds voor de gedetacheerde medewerkers blijft ongewijzigd (ABP). In het algemeen is het voor een zelfstandige instelling van belang om een branchegerichte CAO toe te passen. Voor musea is dat de CAO VRM. Die is specifiek op de bedrijfsvoering van een museum toegesneden en als zodanig daarvoor beter geschikt dan de gemeentelijke CAR UWO. Echter, gezien de kleine personele bezetting en ook gezien de qua leeftijdsopbouw te verwachten pensioneringen wordt voor museum Nairac geadviseerd om het zittende personeel niet in dienst te doen treden van de stichting (op basis van een museale CAO), maar om hen vanuit de gemeente te detacheren bij de stichting voor de resterende looptijd van het dienstverband. Echter: nieuw aan te stellen personeel zal wél direct in dienst van de stichting komen, waarvoor de genoemde CAO kan worden gehanteerd. De zittende medewerkers blijven dus in dienst van de gemeente. Hierbij speelt ook een rol dat het zowel voor gemeente als voor het personeel van belang is dat het ABP als pensioenfonds gehandhaafd kan blijven. Dat kan op zich wel geregeld worden in de opties 2 en 3. Maar het is voor een dergelijk klein personeelsbestand een omslachtige aanpak. Ook zou in dat geval een sociaal plan moeten worden opgesteld en overeengekomen met het Georganiseerd Overleg (de vakbonden). Het is derhalve zowel voor de gemeente als voor het personeel in de onderhavige situatie eenvoudiger om optie 4 toe te passen: detachering door de gemeente van de betreffende medewerkers bij de stichting. Zowel voor de gemeente als voor het zittende personeel zijn er dan ook geen veranderingen wat betreft arbeidsvoorwaarden en pensioenfonds. Door detachering verandert daarin niets. De gemeente blijft de werkgever zoals voorheen. Er hoeft dus ook geen sociaal plan te worden opgesteld. In dit verband moet wel nog worden nagegaan of ingeval van detachering van gemeentelijke medewerkers bij een andere organisatie (de stichting) door het sociaal statuut van de gemeente Barneveld bepaald wordt of de OR hiervoor een advies- of instemmingsrecht heeft. Verder dient de gemeente voor wat betreft de boventallige formatie (1,17 fte) nadere afspraken te maken met de betreffende medewerkers, waarbij het Sociaal Statuut van de gemeente Barneveld van toepassing is. Voor de kosten van boventalligheid kan een beroep worden gedaan op het frictiekostenbudget. Om medewerkers te kunnen detacheren bij de stichting dient een detacheringovereenkomst met de stichting te worden opgesteld. De gemeente mag btw-heffing over het factuurbedrag aan de stichting achterwege laten aangezien de detachering geschiedt met personeel dat in dienst is van een overheidsinstelling en er tevens sprake is van een ‘uitsterfconstructie’ (want nieuwe medewerkers komen in dienst van de stichting). Het BTW bedrag hoeft derhalve niet in de subsidie te worden meegenomen. In de situatie van detachering van personeel kan de gemeente een zekere mate van risico lopen indien de stichting zou besluiten om een medewerker niet langer in te zetten. Het financiële risico ligt dan bij de gemeente. Indien van belang kunnen hierover in de t.z.t. op te stellen dienstverleningsovereenkomst nadere afspraken worden gemaakt.

Advies: 8. Geadviseerd wordt dat de zittende medewerkers gedetacheerd worden bij de stichting (gezien de kleine personele bezetting alsmede vanwege de leeftijdsopbouw en te verwachten pensioneringen). Zij blijven dus in dienst van de gemeente. Zij behouden daarmee hun huidige rechtspositie en arbeidsvoorwaarden volgens de CAR UWO en blijven dus ook deelnemer in het ABP. Nieuwe medewerkers die na de verzelfstandiging bij het museum komen te werken, komen wél in dienst van de stichting. Geadviseerd wordt om hiervoor de model CAO van de Vereniging van Rijksgesubsidieerde Musea als richtsnoer te hanteren voor de op te stellen arbeidsvoorwaarden.

18

8. Financiële gevolgen Uitgangspunt bij de bepaling van de financiële haalbaarheid is dat het exploitatietekort met tenminste € 135.000 wordt omgebogen. Voor een geslaagde verzelfstandiging zijn zowel voor gemeente als stichting de volgende zaken van belang: 1. De stichting dient een solide financiële structuur te krijgen, waarmee de continuïteit gewaarborgd wordt. Deze biedt de gemeente duidelijkheid en zekerheid dat eventuele toekomstige tekorten niet (meer) op de gemeente kunnen worden afgewenteld (dus geen open-eind financiering meer). De stichting neemt het exploitatierisico van de gemeente over, maar krijgt “in ruil” daarvoor de ruimte om cultureel ondernemerschap uit te kunnen oefenen. 2. De financiering van het Veluws Museum Nairac door de gemeente vindt plaats via een meerjarige budgetsubsidie met afspraken over de te leveren prestaties. 3. Als uitgangspunt voor een zelfstandig kunnen functioneren als stichting geldt het principe van geen gedwongen winkelnering. De stichting kan alleen verantwoordelijk worden gehouden voor de eigen exploitatie indien zij ook zelf haar kosten kan beïnvloeden.

8.1 Financieel model Het financieel model beschrijft hoe in een aantal stappen tot een bepaling van de kosten wordt gekomen, welke nodig zijn om als verzelfstandigde instelling te kunnen functioneren. Dat wordt het subsidiebedrag. Het museum heeft voor 2012 aan eigen inkomsten begroot € 30.000. De gemeente legt hierop als financiering bij een bedrag van € 411.801 (is begroting 2012). Dit bedrag vormt het vertrekpunt voor de berekeningen, waarbinnen de ombuiging van € 135.000 moet worden verwerkt. De verdere berekening verloopt stapsgewijs als volgt: Stap 1: In mindering te brengen: kosten van doorbelastingen, gebouw- en collectiegerelateerde kosten en formatiereductie. Stap 2: Toe te voegen: de kosten welke het museum straks nodig heeft om als zelfstandige organisatie te kunnen functioneren; Stap 3: Bepaling van benodigde subsidiebijdrage; Naast deze structurele kosten heeft de stichting nog de volgende incidentele bedragen nodig om zelfstandig te kunnen functioneren: 1. een weerstandsvermogen (dient voor opvangen van exploitatierisico’s en tegenvallers); 2. enkele incidentele kosten die direct samenhangen met de verzelfstandiging (bijv. aanschaf softwarepakket). Wat betreft stap 1: in de verzelfstandigde situatie kan de gemeente geen kosten meer doorbelasten aan de instelling (de stichting). De stichting kan er voor kiezen om de benodigde ondersteunende functies ‘in eigen huis’ te gaan organiseren (volgens het principe van geen gedwongen winkelnering). Dat leidt voor de gemeente tot een bezuinigingstaakstelling voor de betreffende afdeling. Dit geldt echter in het geval van detachering niet voor de P&O. doorbelasting, aangezien de medewerkers van het museum ongewijzigd in dienst van de gemeente blijven. Die kosten van PIO blijven derhalve in de verzelfstandigde situatie doorlopen voor het huidige personeel, dat gedetacheerd wordt bij de stichting en waarvoor de stichting een factuur krijgt. De doorbelasting van P&O blijft dus gehandhaafd en de kosten daarvan kunnen aan de detacheringfactuur worden toegevoegd. Wel dient de stichting haar eigen administratie en ICT te organiseren. Wat betreft stap 2: Hierin wordt aangegeven welke (nog niet begrote) kosten de stichting nog moet maken om als zelfstandige organisatie te kunnen functioneren. Zo dient de stichting een eigen accountant te krijgen. De kosten daarvoor zijn thans niet begroot.

8.2 Haalbaarheid van de ombuigingsdoelstelling 19

Hieronder wordt aangegeven op welke wijze op de exploitatie bespaard zal worden bij de verzelfstandiging en of dat toereikend is voor het realiseren van de ombuigingsdoelstelling van € 135.000. De museumexploitatie kan bij verzelfstandiging besparingen bereiken door: 1. Indien het museum zelfstandig is kan de gemeente voor enkele afdelingen geen interne ondersteuning/overhead meer doorbelasten; 2. Een vermindering van de formatie met 1, 17 fte (zie hoofdstuk 7); 3. Het in eigen beheer nemen van de werkplekken (ICT); De onderstaande tabel geeft aan waar dit toe leidt:: Mutaties

Bedragen in € (begroting 2012)

Opmerkingen:

Besparingen op: 1. Doorbelastingen: Afdeling OCJS Indirecte kosten *) Indirecte kosten (excl P&O) 2. Vermindering formatie met 1,17 fte

5.844 13.272 10.387 102.679

3. Hkp automatisering **)

14.678

Lastenstijging: Externe accountant Drukwerk/porti/kantoorart.

5.000 5.000

Totaal te besparen op begroting

136.860

uren beleidsfunctionaris betreft 946 uren conservator x indirect tarief € 14,03 betreft uren ass. conservator en mw. educatie zijn de kosten op basis van gemiddeld uurtarief voor eigen beheer van 5 werkplekken (á € 2.500) heeft museum nodig: € 12.500 (begroot is € 27.178). controle jaarwerk en advies aanvullend te begroten

Conclusie: doelstelling van € 135.000 wordt behaald.

*) Dit zijn de doorbelaste kosten van afdeling OCJS voor de indirecte kosten op de uren van de conservator, die in 2012 met pensioen gaat. **) Er wordt hier van uitgegaan dat de stichting de automatisering blijft afnemen bij de gemeente, maar voor een marktconforme prijs.

Toelichting: de in de tabel onder 1. en 2. aangegeven besparingen zijn gebaseerd op de gehanteerde begrotingssystematiek, waarin de kosten van inzet van personeel berekend worden op basis van een gemiddeld uurtarief x het aantal begrote uren. Het uurtarief bestaat uit een zgn. direct tarief (van € 44,41 p/u) en een indirect tarief (voor overhead) van € 14,03 p/u. Wat betreft de formatiereductie (ad 2.) wordt daar zowel het directe tarief bespaard als het indirecte tarief (doorbelaste overhead). Wat betreft de uren voor de overige formatie (ad 1.) wordt alléén het indirecte tarief bespaard (die zaken dient de stichting verder zelf te organiseren). Er komen evenwel nog enkele structurele kostenposten bij die direct het gevolg zijn van verzelfstandiging: dit betreft de kosten voor de externe accountant en kosten voor kantoorartikelen en drukkosten, welke thans niet begroot zijn, in totaal te ramen op € 10.000. De conclusie is dat het museum door de bovenvermelde maatregelen per saldo € 136.860 op haar exploitatie zal besparen, waarmee derhalve de ombuigingsdoelstelling van € 135.000 wordt bereikt. Het museum dient zelf de financiële administratie te gaan verzorgen (jaarrekening, begroting en subsidieadministratie) en voorts het beheer van de ICT activiteiten. Voorgesteld wordt om ICT activiteiten bij de gemeente te blijven afnemen, doch op basis van bovengenoemde € 12.500. Dit dient t.z.t. in een dienstverleningsovereenkomst tussen partijen te worden vastgelegd. Voorgesteld wordt om de huidige pc’s aan de stichting om niet over te dragen. De boekwaarde van de ICT hard- en software is verwaarloosbaar. Voor de gemeente resteert als gevolg van het bovenstaande een bedrag aan achterblijvende overheadkosten. Dit betreft:

1. afdeling OCJS

€ 5.844

(uren beleidsfunctionaris)

20

2. indirecte kosten OCJS 3. indirecte kosten 4. indirecte kosten formatiered. 5. automatisering

€ 13.272 ( betreft 946 uren conservator x indirect tarief € 14,03) € 10.387 ( betreft uren ass. Conservator en mw. educatie ) € 24.650 (betreft uren van 1, 17 fte formatiereductie á € 14.03) € 14.678 (het niet doorbelastbare deel) -----------Totaal achterblijvende overhead € 69.281 Deze taken komen te vervallen. Daardoor ontstaat een bezuinigingstaakstelling voor de betreffende afdelingen. 8.3 Weerstandsvermogen In de verzelfstandigde situatie is sprake van een stichting, waarin de huidige activiteiten zijn ondergebracht. Om in de behoefte aan werkkapitaal te kunnen voorzien en om een buffer te hebben voor risico’s en onvoorziene tegenvallers en risico’s is een zeker weerstandsvermogen noodzakelijk. De stichting beschikt immers niet over eigen activa (zoals vastgoed). Voor bepaling van het benodigde weerstandsvermogen wordt doorgaans gebruik gemaakt van een landelijk toegepaste vuistregel voor culturele instellingen, zijnde ca. 10% van het berekende subsidiebedrag. Voor het museum wordt deze post geraamd op € 20.000 (naar boven afgerond). Het weerstandsvermogen is een incidentele post (betreft een éénmalige storting op de openingsbalans van de stichting). Het beschikken over een weerstandsvermogen houdt in dat de stichting voor onverhoopte tegenvallers straks niet meer bij de gemeente kan aankloppen. Eventuele exploitatieverliezen of andersoortige risico’s dienen binnen deze buffer te worden opgevangen. 8.4 Huisvesting Het museum is gehuisvest in vastgoed dat eigendom is van de gemeente. In de begroting van het museum voor 2012 zijn de kapitaallasten voor de nieuwbouw en de kosten voor groot onderhoud volledig meegenomen. Geadviseerd wordt in het kader van dit haalbaarheidsonderzoek dat grond en gebouwen van het cultureel vastgoed in eigendom blijven van de gemeente. De kapitaallasten en kosten voor groot onderhoud blijven derhalve bij de gemeente (gaan dus niet mee naar de stichting). (Zie ook § 6.2) De gemeente verhuurt het vastgoed aan de stichting. In een huurovereenkomst worden de rechten, plichten en verantwoordelijkheden van huurder en verhuurder geregeld. Onderhuur (bijv. voor museumcafé) is in principe een zaak van de instelling (in het kader van cultureel ondernemerschap). Hiervoor is wel toestemming vereist van de gemeente als eigenaar van de gebouwen. Door het Ontwikkelingsbedrijf zijn de huurkosten geraamd op € 117.985. Hierop dient het geactiveerde bedrag van de provinciale investering (ad € 1,25 mln) in mindering te worden gebracht (te stellen op € 31.250 per jaar bij activering over 40 jaar). In de vervolgfase kan de geraamde huurprijs nog aangepast worden op grond van een nadere taxatie. Het bedrag voor huurkosten dient met btw belast aan de stichting in rekening te worden gebracht. Deze huurkosten dienen deel uit te maken van de te verstrekken subsidie (en worden door de gemeente dus weer terugontvangen). De btw kosten hoeven niet in de subsidie te worden meegenomen, aangezien de stichting de btw in aftrek kan brengen. De stijging van de huren dient jaarlijks gecompenseerd te worden. De huur komt bovenop het op blz. 24 berekende subsidiebedrag. 8.5 Inventaris De inventaris van het museum (kantoormeubelen, vitrines, kasten, armaturen, etc.) gaat mee over naar de stichting. Gebruikelijk is dat de inventaris om niet wordt overgedragen aan de stichting. De stichting krijgt daarvoor de kapitaallasten zoals begroot mee en dient in de toekomst daarmee haar eigen investeringen te financieren. Deze boekwaarde van inventaris en inrichting bedraagt per ultimo 2012 € 58.162. (N.B. dit bedrag is exclusief ICT hard- en software).

8.6 Indexatie Subsidies worden geïndexeerd, waarbij voor de bepaling van het subsidiepercentage rekening wordt gehouden met een looncomponent en een materieelcomponent. Vanwege de voorgestelde detacheringconstructie speelt de indexatie van de looncomponent geen rol, omdat de medewerkers ongewijzigd in gemeentedienst blijven. Voor de indexatie van de materieelcomponent wordt geadviseerd 21

om gebruik te maken van de “prijsmutatie netto materiële overheidsconsumptie” van het Centraal Economisch Plan (CEP). Het CEP verschijnt jaarlijks in april.

8.7 BTW aspecten Het museum kan de btw verhalen (is btw ondernemer). Met betrekking tot de verzelfstandiging zijn dan de volgende btw consequenties aan de orde: 1. Detachering van personeel door gemeente bij de stichting. Uitlenen van personeel is in beginsel altijd belast met btw (19%). Btw heffing kan echter achterwege blijven in de situatie dat om arbeidsvoorwaardelijke redenen een deel van het personeel achterblijft bij de gemeente en wordt uitgeleend aan een verzelfstandigde instelling, mits er sprake is van een ‘uitsterfconstructie’ omdat nieuwe medewerkers rechtstreeks in dienst worden genomen door de verzelfstandigde instelling (de stichting). Daar zal bij de verzelfstandiging van het museum sprake van zijn. Aangeraden wordt om hierover vooraf overleg te hebben met de belastingdienst. 2. BTW belaste verhuur. Na verzelfstandiging dient het museum een (reële) met btw belaste huur te gaan betalen. (Zie verder hierboven bij paragraaf 8.4.)

8.8 ANBI- status Bij verzelfstandiging is het van belang dat de stichting de zogenaamde ANBI-status aanvraagt (ANBI = Algemeen Nut Beogende Instelling). Cultuur wordt als algemeen nut beschouwd. Aan te vragen bij ANBI-team, Belastingdienst/Oost-Brabant/kantoor ’s Hertogenbosch. Deze status heeft een aantal fiscale voordelen: - particuliere giften aan een ANBI zijn voor de particulier fiscaal aftrekbaar voor de inkomstenbelasting; - giften van een vennootschap aan een ANBI zijn aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting; - een ANBI hoeft geen erfbelasting of schenkbelasting te betalen over ontvangen erfenissen of schenkingen. Voor de stichting is het belangrijk om een ANBI-verklaring van de belastingdienst te hebben. Dat maakt ze aantrekkelijker voor donateurs.

8.9 Dienstarchief Het dienstarchief (financieel, correspondentie, e.d.) van het museum is een gemeentelijk archief, dat bij verzelfstandiging formeel afgesloten wordt en wordt overgedragen aan het gemeentearchief conform de bepalingen van de Archiefwet (en instructies van de archiefinspectie). Vanaf het moment van verzelfstandiging bouwt de stichting haar eigen dienstarchief op. Voor de afsluiting dient het archief geschoond te worden op te vernietigen stukken (selectielijst maken). Van het overblijvende deel wordt een inventarislijst gemaakt t.b.v. de archiefinspecteur en het gemeentearchief.

8.10 Incidentele kosten Betreft eenmalige kosten voor: - aanschaf financieel-administratief softwarepakket: - weerstandsvermogen - afboeking boekwaarde inventaris (ult. 2012) - advieskosten notaris en fiscalist - kosten projectleiding en opstellen overeenkomsten Totaal incidentele kosten

€ 5.000 € 20.000 € 58.162 € 10.000 € p.m. ------------€ 93.162

22

8.11 Samenvattend financieel overzicht (op basis van begrotingscijfers 2012) Vertrekpunt voor de berekening van de benodigde subsidie is de begroting 2012 van het museum. Uitwerking van het stappenmodel volgens de hierboven aangegeven uitwerking leidt tot de volgende financiële opstelling:

Stappen

(in €)

Vertrekpunt, begroting 2012 Af: eigen inkomsten museum Bijdrage gemeente (begroting 2012)

-/-

Stap 1 (in mindering op begroting) Af: Besparingen op: Doorbelasting afdeling OCJS Doorbel. van indirecte overhead Doorbel. van indirecte overhead Formatiereductie personeel Hkp Automatisering totaal besparingen:

441.801 30.000 411.801

5.844 13.272 *) 10.387 **) 102.679 14.678 ***)

-/-

kosten beleidsfunctionaris betreft 946 uur conservator x € 14,03 indir. tarief betreft uren ass. Conservator en mw. educatie € 27.178 minus € 12.500 (is benodigd bedrag voor 5 werkplekken á € 2.500)

146.860

Stap 2 (toevoegen aan begroting) Bij: kosten structureel benodigd om zelfstandig te kunnen functioneren: - externe accountant 5.000 - drukwerk/porti/kantoorart. 5.000 - verz. bestuurdersaansprakelijkheid p.m. totaal nog benodigde kosten

+

controle jaarwerk en advies zijn thans niet begroot voor bestuur van stichting

10.000

 Totale besparingen per saldo

toevoegen aan begroting (zie ook blz. 20) -/-

136.860

Af: kosten gebouw en collectie (verschuivingen) Onderhoudsfonds gebouwen 9.326 Kapitaallasten gebouwen 89.211 Verzekeringswerkzaamh. FIN 4.018 Verzekeringspremie gebouw/coll. 5.817 Totaal verschuivingen:

Stap 3. Bijdrage gemeente (subsidie excl. huur)

Bij: voorgestelde huur gebouwen:  Benodigd subsidiebedrag 2013

Opmerkingen:

Conclusie: doelstelling van € 135.000 wordt behaald

blijven bij de gemeente (zijn verschuivingen) idem zijn uren besteed aan verzekeringen blijft bij de gemeente -/-

108.372

gaan niet mee over naar museum.

166.569

is bedrag dat benodigd is aan subsidie en is exclusief huurkosten

86.735 ****) 253.304

incl. nieuwbouw; minus financiering provincie subsidie inclusief huurkosten

*) Betreft de doorbelaste kosten OCJS voor indirecte kosten op de uren van de conservator, die in 2012 met pensioen gaat. **) Deze doorbelasting is berekend exclusief P&O, omdat de betreffende medewerkers in dienst blijven van gemeente. ***) Het saldo van de ICT kosten blijft achter bij de gemeente. ****) Door het Ontwikkelingsbedrijf is de huur berekend op € 117.985. Hierop komt in mindering de activering van het bedrag dat door de provincie is gefinancierd, te stellen op € 31.250 per jaar.

N.B.

Doorbelasting van afdeling P&O blijft wél plaatsvinden voor het personeel dat in dienst van gemeente blijft. De kosten van afdeling P&O dienen vervolgens aan de detacheringrekening voor de stichting te worden toegevoegd.

23

Advies: 9. Verzelfstandiging van het Veluws Museum Nairac binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders is financieel haalbaar: de beoogde besparing van € 135.000 kan worden behaald en bedraagt per saldo € 136.860. Het museum kan dit als zelfstandige organisatie realiseren met een eigen bezetting van 1,28 fte. 10. Een formatiereductie met 1,17 fte en een gelijktijdige verdubbeling van de oppervlakte door de nieuwbouw maakt een bredere inschakeling en betrokkenheid van vrijwilligers en Vrienden noodzakelijk. De bereidheid daartoe is aanwezig. 11. De stichting zal een subsidie nodig hebben van € 253.304 , welk bedrag jaarlijks wordt geïndexeerd. Dit bedrag is inclusief de huurkosten 12. De op te richten stichting zal een weerstandsvermogen meekrijgen van € 20.000. Dit bedrag is bestemd als werkkapitaal en als buffer om risico’s en onvoorziene omstandigheden op te kunnen vangen.

24

9. Een wervend perspectief: contouren van een bedrijfsplan Door verzelfstandiging komt het accent te liggen op het kunnen ontplooien van cultureel ondernemerschap. De hiermee behaalde financiële resultaten komen ten goede aan de stichting en kunnen aangewend worden volgens de doelstellingen van de stichting. Door de uitbreiding van het museum met een nieuwbouwvleugel zal ook de bedrijfsvoering op een andere leest geschoeid moeten worden. Hieronder worden de contouren geschetst van het bedrijfsplan voor het verzelfstandigde museum. In de vervolgfase zal dit verder worden uitgewerkt en gedetailleerd. 9.1 Doelen Museum Nairac stelt zichzelf ten doel: Het behouden, verzamelen, conserveren en d.m.v. onderzoek en educatieve activiteiten ontsluiten en tentoonstellen van archeologische en historische voorwerpen uit Barneveld en de Veluwe. Het organiseren van wisselexposities van cultureel erfgoed en hedendaagse kunst en design. Het bieden van ruimte voor cultuureducatie voor jong en oud. 9.2 Tentoonstellingsbeleid Het museum organiseert jaarlijks drie wisselexposities: 1. één met een Barnevelds onderwerp, 2. een zomerexpositie met een laagdrempelig, landelijk aansprekend onderwerp; 3. een kunst(historische)tentoonstelling, die put uit de ‘collectie Nederland’ of uit de collectie van één of meerdere bruikleengevers. Bovendien neemt het museum deel aan alle landelijke of provinciale open dagen: museumdag, monumentendag en de gratis museumdag Gelderland. Ad 1. omdat het museum Nairac in Barneveld is gevestigd, een Barneveldse collectie heeft en door gemeente wordt gefinancierd rekent het museum het tot zijn taak om jaarlijks een tentoonstelling te organiseren over een Barnevelds onderwerp. Hiermee wordt de kennis over de historie van Barneveld verrijkt en het leidt tot samenwerking met Barneveldse instanties en particulieren. Ad 2. De laagdrempelige zomerexpositie is aantrekkelijk voor lokale zomertoeristen en zorgt voor een goede publiciteit, ook in de landelijke media. Het levert veel herhaalbezoek op (gebaseerd op veel opmerkingen in het gastenboek; mensen komen regelmatig ook 2 of meerdere keren naar dezelfde expositie). Ad 3. Expositie (hedendaagse) kunst en modern design: trekt mensen uit de wijde omgeving, zorgt voor brede publiciteit. Bovendien worden dergelijke exposities erg gewaardeerd door het middelbaar onderwijs in de gemeente Barneveld. Leerkrachten CKV haken hier op in met educatieve programma’s in samenwerking met het museum. De drie grote wisselexposities kunnen aangevuld worden met kleine exposities in aanvulling op de vaste opstelling. 9.3 Bedrijfsvoering Met het huidige team van 5 medewerkers (2,5 fte) is een alleszins succesvol resultaat behaald, immers: Het aantal bezoekers per jaar is verdubbeld; Er zijn jaarlijks drie kwalitatieve tentoonstellingen georganiseerd met lovende kritieken van het publiek en museale professionals; Er is contact gezocht met het voortgezet onderwijs waar door er jaarlijks ca 1000 scholieren uit deze categorie het museum bezoeken; Museumbezoek van basisscholieren is uitgebreid; Veel vrije publiciteit in lokale pers maar ook in regionale en zelfs landelijke pers door breed verstuurde goede persberichten en persfoto’s; Rondleidingen en arrangementen voor groepen; Oprichting van Stichting Vrienden. Een aantal ontwikkelingen maakt een heroriëntatie noodzakelijk, t.w. - Een door de politiek ingegeven reductie van het personeelsbestand; - Een onderzoek naar de mogelijkheid tot verzelfstandiging van het museum; - Nieuwbouwplannen met verdubbeling van de beschikbare vloeroppervlakte.

25

Om deze kansen te benutten is een heroriëntatie op de museumorganisatie onvermijdelijk. Door de personeelsreductie, waardoor minder arbeidsuren beschikbaar zijn, zullen we kritisch moeten kijken naar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Een herschikking lijkt noodzakelijk. Er zijn vier kerntaken te onderscheiden, die essentieel zijn voor het adequaat functioneren van de museumorganisatie. Deze kerntaken zijn: 1. Tentoonstellingen; 2. Educatie; 3. Collectiebeheer; 4. Ontvangen bezoekers. De uitdaging wordt om met het reduceren van uren de kerntaken zoveel mogelijk intact te houden. Behalve het ontvangen van bezoekers worden de overige kerntaken verricht door professionele museummedewerkers. De oplossingsrichting voor de urenvermindering is gelegen in de inzet van substantieel meer (verviervoudiging) vrijwilligers bij het ontvangen van bezoekers. Dit vraagt een grote pool kwalitatieve vrijwilligers, die geworven, opgeleid en qua aandacht goed beheerd moeten worden. Het beheer en alles wat daarbij hoort van de vrijwilligerspool wordt een nieuw en belangrijk aandachtsgebied. Het hebben van een dergelijke pool is voorwaarde om de overige kerntaken met voldoende body intact te kunnen houden en te laten uitvoeren door professionals. Met een geringe verschuiving binnen de kerntaken en een daarbij behorende aanpassing van uren kan een evenwichtig en functioneel takenpakket worden gerealiseerd, dat tevens voldoende uitdaging biedt voor de betreffende medewerkers.

9.4 Nieuwe activiteiten en mogelijkheden 1. Bij binnenkomst Het museum staat nu bekend om zijn gastvrije en laagdrempelige sfeer. Bezoekers worden vriendelijk èn professioneel ontvangen, voelen zich welkom en krijgen persoonlijke aandacht en informatie over wat er in het museum te zien is. Dit zal – ook als er uitsluitend vrijwilligers achter de balie zitten – van het grootste belang blijven. Het zich welkom voelen van de bezoekers genereert herhaalbezoek. Geen nieuwe activiteit, maar wel iets dat van het grootste belang is. Verhoging entree: bij diverse ongeveer gelijkwaardige musea is de entree € 4,50. Entree kinderen varieert van € 2,50 tot gratis toegang t/m 18 jaar. Gedacht wordt aan een tariefsverhoging: € 5 voor volwassenen, kinderen en scholieren € 1. Recent landelijk onderzoek heeft aangetoond dat ondanks stijging van de museumentree het aantal bezoekers niettemin is toegenomen. Bovendien wordt het expositieoppervlak verdubbeld, hetgeen een tariefsverhoging rechtvaardigt. Museumwinkel: De huidige museumwinkel is al zeer aantrekkelijk en er wordt goed ingekocht. Meerdere vrijwilligers zullen de zorg voor inkoop en onderhoud museumwinkel op zich moeten nemen. Er moet een ruim en uitnodigend assortiment zijn, iedere keer weer toegespitst op de wisselexpositie. De museumwinkel heeft nu al een heel mooi en wisselend assortiment kaarten. Op dit gebied is er in Barneveld weinig concurrentie. Een groeiend aantal mensen gebruikt de museumwinkel nu ook als cadeauwinkel en kaartenwinkel, zonder er noodzakelijkerwijs een museumbezoek aan te koppelen. Hier meer bekendheid aan geven. Museumcafé met koffie/thee/fris met een speciaal ontwikkeld koekje (bijvoorbeeld een Schaffelaartje); VVV-meubel? Dit is nog lang niet zeker. Het zou echter aan huur € 7.000 opleveren èn een extra aantal bezoekers die voor toeristische informatie komt. Uiteraard liggen hier kansen om deze bezoekers enthousiast te maken voor een museumbezoek. In de kleine zaal kunnen regelmatig tentoonstellingen georganiseerd worden met werk van lokale (amateur)kunstenaars

2. Voor bezoekers Om het aantal bezoekers op peil te houden en in de toekomst te verhogen is het nu mogelijk om meer in te zetten op groepsbezoeken. Het museum kan meer ‘pakketten’ aanbieden: lezingen/rondleidingen inclusief thee/koffie, lunch, entree. Het wordt nu mogelijk om grotere groepen te ontvangen zonder dat de hele entree meteen verstopt is. Er kan koffie/thee worden geserveerd en eventueel een lunch in de ontvangstruimte. Om meer groepsbezoek te genereren zal gericht geadverteerd moeten worden in brochures van busondernemingen die zich hierin specialiseren. 26

Het tentoonstellingsbeleid blijft ongewijzigd. Het ritme van 3 wisselexposities per jaar is goed. In de bijna 4 maanden dat de expositie blijft staan kan – na de publiciteit in tijdschriften en kranten - de mond-tot-mond reclame zijn werk doen. Ook voor bruikleengevers is dit een overzichtelijke tijd. Door regelmatig te wisselen in de vaste opstelling, b.v. in de textielopstelling of in de ‘open depot’ vitrines in het nieuwe deel, door kleine wisselexposities op de afdeling archeologie blijft bij herhaalbezoek de rest van het museum ook aantrekkelijk om nog eens te bezoeken. Door extra activiteiten op het gebied van lezingen of workshops, overdag of ’s avonds is het museum het hele jaar door een plek waar leuke en afwisselende dingen te doen zijn. Nu al zijn de openingen van de tentoonstellingen voor een groeiend aantal Barnevelders een cultureel en sociaal evenement. 3. Educatie Door de uitbreiding van de opstelling van de vaste collectie met 14 thema’s over de Barneveldse geschiedenis is er veel meer mogelijk op het gebied van educatie. Bij ieder thema kan een aantrekkelijk lespakket worden ontwikkeld voor diverse leeftijden in nauwe samenwerking met het onderwijs. Ook is de Barneveldse canon in ontwikkeling. Het is de bedoeling om deze canon in het museum visueel uit te beelden door een tafel van 6 meter lengte voorzien van een kleed of plaat te bedrukken met de Barneveldse canon. Bij een aantal onderwerpen kan direct verwezen worden naar de aanwezige vaste opstelling. Ook hier kunnen educatieve programma’s bij ontwikkeld worden en het is een mooie overzichtelijke start voor een museumbezoek. De realisering van deze plannen zal zeker meerdere jaren in beslag nemen en moet verder uitgewerkt worden. Momenteel komen er ongeveer 2000 leerlingen van het basis- en voortgezet onderwijs in schoolverband in het museum. Hier ligt nog een groot potentieel: interessante educatie over de eigen geschiedenis en boeiende tentoonstellingen over hedendaagse kunst en design dicht bij huis! 4. Diversen Samenwerking met het Aanjaagteam Toerisme. De gemeente Barneveld beschikt sinds december 2009 over een "Toeristisch Aanjaagteam". Dit team gaat er in eerste instantie voor zorgen, dat de samenwerking tussen toeristische ondernemers wordt versterkt. Uiteraard liggen hier kansen voor het museum om meer bekendheid te krijgen en voor samenwerking. (In december 2011 wordt de halfjaarlijkse bijeenkomst van het Aanjaagteam en de toeristische ondernemers in het museum Nairac gehouden). Verhuur van delen van het museum – bijvoorbeeld de ontvangstruimte of de deel met de 8 m. lange tafel! – voor avondbijeenkomsten met een cultureel tintje. Indien gewenst kunnen deze bijeenkomsten aangevuld worden met een lezing of muzikaal intermezzo. Verzorgen van lezingen, concertjes, optredens in de avonduren. Door middel van nieuwe media zoals facebook, linked-in, youtube en twitter het museum meer bekendheid geven. De rol van de Stichting Vrienden Museum Nairac zal nog belangrijker worden. Voortgaan met intensief overleg over de mogelijkheden om het aantal Vrienden uit te breiden en andere activiteiten te organiseren die het museum een stevige verankering in de gemeente geven. Sponsor- en fondsenwerving, uitbreiding kring van vrienden en begunstigers.

9.5 Financieel perspectief Zoals hierboven uiteengezet ontbreekt het niet aan visie, kansen en mogelijkheden voor het verzelfstandigde museum (mits cultureel ondernemerschap daarvoor de ruimte krijgt). Met de in hoofdstuk 8 berekende subsidie moet het museum vanaf 2013 in staat zijn om structureel meer eigen inkomsten te verwerven en daardoor minder afhankelijk te worden van de gemeente. De belangrijkste inkomstenbronnen voor het verzelfstandigde museum zijn: tariefsverhoging, bezoekerswerving, verhuringen, museumwinkel en museumcafé (voor museumcafé is vergunning van de gemeente nodig). Daarnaast zal bekeken worden in welke mate vrienden en andere begunstigers in financieel opzicht bij het museum betrokken kunnen worden. Voorts zal in de uitvoerende werkzaamheden gezocht worden naar meer samenwerking met derden (o.a. vrijwilligers, vrienden en andere lokale partners).

27

10. Relatie tussen gemeente en het museum na verzelfstandiging 10.1 Gevolgen van de verzelfstandiging voor de relatie tussen gemeente en instelling De relatie tussen gemeente en instelling dient een zakelijk karakter te krijgen. Een verzelfstandigde culturele instelling zal moeten weten welke culturele doelstellingen de gemeente, als belangrijkste financier, nastreeft en welke eisen gesteld worden aan de culturele programmering van de instelling. De instelling moet dus weten wanneer zij het in de ogen van de gemeente goed heeft gedaan en waarop zij door de gemeente zal worden afgerekend. Het College blijft, ook na de verzelfstandiging, politiek aanspreekbaar op de culturele en financiële resultaten van de culturele instellingen die de gemeente subsidieert. Dit betekent onder meer dat het College aangesproken kan worden op toegankelijkheid (in prijs en mix van activiteiten) en de continuïteit van het culturele aanbod van de instelling. Democratische controle op het functioneren van de instelling blijft noodzakelijk (wie betaalt, bepaalt). De instelling moet wel de ruimte krijgen om flexibel in te kunnen spelen op ontwikkelingen in de vraag en de smaak van het publiek en het aanbod daarop aan kunnen passen. Anders gezegd: de instelling moet voldoende ruimte krijgen om cultureel te kunnen ondernemen (analoog aan Bibliotheek en Theater). Er zal een sturing plaats vinden op afstand en op hoofdlijnen, op basis van een bedrijfsplan (meerjarenplan met beleidsvorming op langere termijn), dat jaarlijks vertaald wordt in een begroting met activiteitenplan, waarin prioriteiten, intenties, in te zetten middelen en beoogde resultaten. Voorkomen moet worden dat de politiek zich op detailniveau bemoeit met cultuurinhoudelijk beleid en de bedrijfsvoering van de instelling. De politiek geeft de kaders aan en laat het aan de directie van de instelling over hoe zij hier invulling aan geeft.

10.2 De gemeente als regisseur en opdrachtgever Door de verzelfstandiging verandert de rol en positie van de gemeente: zij is niet langer ook uitvoerder van beleid, maar krijgt nu een regierol ten opzichte van de verzelfstandigde uitvoerende organisatie. Dat betekent dat de gemeente nu moet bepalen wat zij als “output” (als product) verlangt van de uitvoerende organisatie voor de ter beschikking gestelde middelen. Anders geformuleerd: de gemeente bepaalt alleen het “wat” en niet het “hoe”. Het “hoe” hoort tot de verantwoordelijkheid en de competentie van de uitvoeringsorganisatie, i.c. het Veluws Museum Nairac. Daarmee verzakelijken de verhoudingen: de gemeente bepaalt in de rol van opdrachtgever welke diensten, producten en prestaties zij van het verzelfstandigde onderdeel afneemt en met welke kwaliteit. De stichting is opdrachtnemer en levert het gevraagde waarvoor de gemeente een subsidie heeft verstrekt. Regie houdt ook in dat de financiële steun moet worden verbonden met enige cultuurbeleidsdoelen op hoofdlijnen: de instelling dient te functioneren binnen het overall cultuurbeleid van de gemeente. Om haar regierol goed te kunnen uitoefenen kan de gemeente deze rol organisatorisch vormgeven door het instellen van de functie van “accounthouder”. Deze functie waarborgt dat bij de gemeente de kennis behouden blijft welke nodig is om: a. te kunnen fungeren als deskundig gesprekspartner en opdrachtgever naar de instelling; b. om zowel verzelfstandigde instelling als gemeentebestuur te kunnen adviseren; c. om de geleverde output te kunnen evalueren in relatie tot het gevraagde. Er ontstaat voorts een andere wijze van besturing tussen gemeente en verzelfstandigde instelling, nl. een cyclus van:  opstellen jaarplan  toekenning van middelen daarvoor (subsidiebeschikking)  afleggen van rekening en verantwoording  toezicht, evaluatie en bijsturing. In de regierol verricht de gemeente besturing op afstand, op hoofdlijnen en op geleverde output. Niet het “hoe” is daarbij onderwerp van besturing, maar het “wat”, nl. de gevraagde prestaties alsook minder direct meetbare maatschappelijke baten van de verzelfstandiging.

28

11. Vervolgstappen in het traject van verzelfstandiging Het gehele traject van verzelfstandiging kan worden opgedeeld in drie fasen: Fase 1. Haalbaarheidsonderzoek en principebesluit Op basis van het haalbaarheidsrapport worden de kaders en randvoorwaarden geformuleerd waarbinnen de verzelfstandiging succesvol kan worden gerealiseerd. Door de bestuurder wordt aan de OR gevraagd om advies uit te brengen over het voorgenomen bestuursbesluit (betreft het principebesluit om het museum te verzelfstandigen). Dit rapport vormt de bijlage bij het voorgenomen bestuursbesluit. Het College neemt daarna het principebesluit om het museum te verzelfstandigen en vraagt de raad om zijn wensen en bedenkingen hierover aan het college kenbaar te maken. Fase 2. Voorbereiding tot definitief besluit In deze fase dienen de volgende door het college te accorderen documenten te worden opgesteld: - een bedrijfsplan (met exploitatiebegroting); - concept stichtingsstatuten; - profielschetsen leden van het bestuur; - lijst van over te dragen activa; - overzicht van begrotingswijzigingen en –aanpassingen met voorstel voor budgettaire inpassing; - OR advies over voorgenomen definitief besluit. Het college is volgens de Gemeentewet bevoegd tot privaatrechtelijke handelingen zoals het oprichten van een stichting. Voorwaarde is dat het besluit tot oprichting van een stichting niet wordt genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is voorgelegd en deze zijn wensen en bedenkingen aan het college heeft kunnen geven. Voor de budgettaire inpassing is een raadsbesluit vereist. Tevens wordt aan de Raad voorgesteld om het college te mandateren om de verdere implementatie van het verzelfstandigingsproces alsmede de uitwerking van de overeenkomsten (in fase 3) ambtshalve met betrokkenen af te kunnen wikkelen. Dan zijn ná het definitief besluit geen verdere raadsbesluiten meer nodig. Tijdsduur fase 2 (vanaf moment van principebesluit): 2-3 maanden, afhankelijk van de vereiste besluitvormingstermijnen voor College, Commissie en Raad Fase 3. Implementatie van de verzelfstandiging In deze fase vindt de implementatie van het definitief besluit plaats, uitmondend in de verzelfstandiging. Dat betekent in concreto: - aanvragen van provinciale goedkeuring om stichting op te richten (wordt vereist bij de notariële oprichting); - oprichting van de stichting; - werving en benoeming van leden van het bestuur; - werving opvolging van beherend conservator vanwege pensionering huidige functionaris in 2012; - opstellen van de verzelfstandigingovereenkomst (overeenkomst tussen stichting en gemeente); - opstellen van de collectiebeheersovereenkomst; - opstellen van de subsidiebeschikking (met prestatieafspraken); - opstellen van een detacheringovereenkomst m.b.t. museumpersoneel; - opstellen van een huurovereenkomst.

29

Het opstellen van bovengenoemde overeenkomsten geschiedt door de ambtelijke organisatie in nauwe samenwerking met het toekomstige bestuur/directie van de te verzelfstandigen instelling. Met het ondertekenen van de overdrachtsdocumenten (verzelfstandigingovereenkomst en collectiebeheersovereenkomst) wordt de verzelfstandiging geëffectueerd. Het verzelfstandigingstraject wordt daarmee formeel afgerond. Tijdsduur benodigd voor fase 3: 3-4 maanden voor het opstellen van overeenkomsten en overleg daarover tussen gemeente enerzijds en de stichting anderzijds.

N.B. De stichtingsakte zelf kan pas formeel worden gepasseerd in het begin van fase 3, aangezien de notaris voor het passeren van de akte een raadsbesluit over de statuten nodig heeft (of de wensen en bedenkingen) alsmede de provinciale verklaring van geen bezwaar voor oprichting van de stichting. Verzelfstandiging kan in principe op elke maand van het jaar gebeuren, doch om redenen van financieeladministratieve aard zijn de meest praktische tijdstippen hiervoor 1 juli of 1 januari.

30

12. Samenvattend overzicht van de adviezen

1. Verzelfstandigd wordt uitsluitend de exploitatie van het museum, daarbij inbegrepen het beheer van de collectie. 2. Gebouw en collectie behoren tot het gemeentelijk vermogen en worden niet mee-verzelfstandigd, doch blijven eigendom van de gemeente. 3. De activiteiten van het museum worden ondergebracht in een stichting met bestuur+directiemodel. Het bestuur is volledig bevoegd. De statuten volgen de Code Cultural Governance. 4. Bij verzelfstandiging van de instelling in een Stichting met een bestuur+directie-model kan de gemeente haar bestuurlijke invloed en zeggenschap in de statuten nader regelen en verankeren. Een verzelfstandiging is uit bestuurlijk oogpunt haalbaar indien de volgende bepalingen resp. bevoegdheden in de statuten worden geregeld: Het College benoemt het eerste bestuur; Daarna worden de leden van het bestuur benoemd door het bestuur; Het Collegemoet goedkeuring verlenen aan wijziging van de statuten en opheffing van de stichting; Het College heeft een goedkeuringsrecht bij de benoeming van de voorzitter; Een eventueel batig saldo bij vereffening (opheffing, liquidatie) van de stichting komt ten gunste van de gemeente Barneveld; Het salaris van directie wordt bepaald op basis van hetgeen voor dergelijke functies volgens een branchegerichte CAO gebruikelijk is; de stichting zal zich houden aan de Code Cultural Governance. 5. Het College houdt controle op de financiële gang van zaken door middel van instrumenten zoals aangegeven worden in de subsidiebeschikking (jaarrapportage, jaarverslag, begroting). 6. De museale collectie blijft eigendom van de gemeente Barneveld. Over het beheer van de collectie zullen door gemeente en stichting in de vervolgfase afspraken worden gemaakt, welke zullen worden vastgelegd in een collectiebeheersovereenkomst. 7. De gebouwen blijven eigendom van de gemeente Barneveld. De gemeente verhuurt de accommodaties marktconform aan de stichting. In de vervolgfase worden in een huurcontract de rechten en plichten en verantwoordelijkheden van eigenaar en huurder vastgelegd. De huurkosten worden toegevoegd aan het subsidiebedrag. 8. Geadviseerd wordt dat de zittende medewerkers gedetacheerd worden bij de stichting, gezien de kleine personele bezetting alsmede vanwege de leeftijdsopbouw en te verwachten pensioneringen. Zij blijven dus in dienst van de gemeente. Zij behouden daarmee hun huidige rechtspositie en arbeidsvoorwaarden volgens de CAR UWO en blijven dus ook deelnemer in het ABP. Nieuwe medewerkers die na de verzelfstandiging bij het museum komen te werken, komen wél in dienst van de stichting. Geadviseerd wordt om hiervoor de model CAO van de Vereniging van Rijksgesubsidieerde Musea als richtsnoer te hanteren voor de op te stellen arbeidsvoorwaarden.

31

9. Verzelfstandiging van het Veluws Museum Nairac binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders is financieel haalbaar: de beoogde besparing van € 135.000 kan worden behaald en wordt geraamd op € 136.860. Het museum kan dit als zelfstandige organisatie realiseren met een eigen bezetting van 1,28 fte. 10. Een formatiereductie met 1,17 fte en een gelijktijdige verdubbeling van de oppervlakte door de nieuwbouw maakt een bredere inschakeling en betrokkenheid van vrijwilligers en Vrienden noodzakelijk. De bereidheid daartoe is aanwezig. 11. De stichting zal een subsidie nodig hebben van € 253.304, welk bedrag jaarlijks wordt geïndexeerd. Dit bedrag is inclusief de huurkosten. 12. De op te richten stichting zal een weerstandsvermogen meekrijgen van € 20.000. Dit bedrag is bestemd als werkkapitaal en als buffer om risico’s en onvoorziene omstandigheden op te kunnen vangen.

32

BIJLAGE 1: Bestuur+directie-model

(Uit de Code Cultural Governance, pagina 33 en 34)

Principes: A. In het besturingsmodel van een bestuur+directie heeft het bestuur alle bevoegdheden die niet door de wet of de statuten zijn toegekend aan andere organen. B. In elk geval is het bestuur verantwoordelijk voor en beslissingsbevoegd ten aanzien van de onderstaande onderwerpen: 1. de strategie, waaronder begrepen het artistieke en zakelijke beleid dat moet leiden tot de realisatie van de statutaire doelstellingen; 2. de financiering van de strategie, inclusief de plannen voor fondsenwerving; 3. de naleving van alle relevante wet- en regelgeving; 4. de voorzieningen voor het beheersen van het functioneren van de organisatie door middel van een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem; 5. het jaarplan en de daarbij behorende begroting; 6. het jaarverslag en de jaarrekening; 7. het aangaan of verbreken van duurzame of belangrijke samenwerkingsverbanden; 8. rechtshandelingen, zoals het aangaan van leningen, het stellen van zekerheden en de aan– of verkoop van registergoederen die een bepaald bedrag te boven gaan; 9. wijziging van de statuten; 10. het directiereglement; 11. de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid voor de medewerkers en van het vrijwilligersbeleid; 12. het aanvaarden van nevenfuncties door de directie. C. Met betrekking tot elk van bovenstaande onderwerpen kan het bestuur de voorbereiding van bestuursbesluiten en de (dagelijkse) uitvoering ervan delegeren aan de directie. Het kader hiervoor wordt vastgelegd in een directiereglement. D. Daarnaast heeft het bestuur de volgende bevoegdheden: 1. de benoeming, het ontslag en de schorsing van de directie; 2. de vaststelling van de arbeidsvoorwaarden van de directie; 3. het toezicht houden op de directie en op de algemene gang van zaken binnen de instelling; 4. het adviseren van de directie; 5. het vertegenwoordigen van de instelling bij een tegenstrijdig belang met, of een ontstentenis of belet van de directie; 6. de benoeming van de externe accountant; 7. het te allen tijde inzage hebben in alle boeken en bescheiden. De bovenvermelde Principes van het bestuur+directie-model worden verankerd in de statuten van de stichting. Indien van één of meer punten wordt afgeweken, wordt daarvan melding gemaakt in het jaarverslag volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe. Afwijkingen en de wijze waarop taken zijn gedelegeerd aan de directie worden vastgelegd in de reglementen van het bestuur en de directie.

33

BIJLAGE 2 : De 23 Aanbevelingen Cultural Governance

1. Het bestuur of de raad van toezicht maakt met enige regelmaat een zorgvuldige analyse van het gewenste

besturingsmodel. 2. Het bestuur of de raad van toezicht maakt onderscheid tussen beleidsmatige c.q. toezichthoudende taken enerzijds en ondersteunende taken anderzijds. 3. Een delegatie uit het bestuur of de raad van toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met alle directieleden. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt, dat door het bestuur of de raad van toezicht gearchiveerd wordt en waarvan in het bestuur of de raad van toezicht kort inhoudelijk melding wordt gemaakt. 4. Het bestuur of de raad van toezicht neemt bij een directievacature de verantwoordelijkheid voor werving en overweegt of deskundigen van buiten de organisatie bij de procedure moeten worden betrokken. 5. Het bestuur of de raad van toezicht wordt samengesteld op basis van vooraf vastgestelde profielen. 6. Het bestuur of de raad van toezicht evalueert de profielen periodiek, maar in ieder geval bij het ontstaan van elke vacature. 7. In het bestuur of de raad van toezicht heeft maximaal één voormalig directeur (of andere beleidsbepalende functionaris) van de organisatie zitting. 8. Het bestuur of de raad van toezicht zoekt bij werving van bestuursleden of toezichthouders ook buiten haar eigen netwerk. 9. Het bestuur of de raad van toezicht zorgt ervoor dat het bestuur of de raad van toezicht een evenwichtige samenstelling heeft. 10. Het bestuur of de raad van toezicht stelt zich bij afloop van een termijn de vraag of nieuw bloed nodig is en toetst (ook herbenoembare) kandidaten aan het profiel. 11. Het bestuur of de raad van toezicht stelt een gefaseerd rooster van aftreden vast. 12. De instelling hanteert een benoemingsperiode van drie à vier jaar, met tweemalige resp. eenmalige herbenoeming, ofwel een maximale zittingstermijn van negen resp. acht jaar. 13. De directie verstrekt jaarlijks aan het bestuur of de raad van toezicht een overzicht van nevenfuncties. 14. De instelling zorgt dat het profiel voor de samenstelling van het bestuur of de raad van toezicht als geheel openbaar is, door het op te nemen in het beleidsplan en jaarverslag. 15. De instelling publiceert in haar jaarverslag relevante gegevens over de individuele bestuursleden of leden van de raad van toezicht. 16. De directie verschaft het bestuur of de raad van toezicht, gevraagd en ongevraagd, tijdig en volledig de informatie die nodig is voor een goede taakvervulling van het bestuur of de raad van toezicht, waarbij no surprises het kernbegrip is. Het inhoudelijke beleid en de concretisering ervan maken deel uit van die informatie. Het bestuur of de raad van toezicht stimuleert de directie het inhoudelijk-artistieke beleid bespreekbaar te maken.

34

17. Het bestuur of de raad van toezicht maakt afspraken met de directie over het gebruik van de secretariële staf en andere ondersteuning vanuit de organisatie. 18. Het bestuur of de raad van toezicht benoemt de accountant; een vertegenwoordiging van het bestuur of de raad van toezicht overlegt ten minste jaarlijks met hem/haar. 19. Het bestuur of de raad van toezicht overlegt en besluit ten minste eenmaal per jaar over: (a) het algemene beleid en de strategie, (b) de financiële stand van zaken, waartoe behorend de begroting en de jaarrekening, (c) de eigen werkwijze en taakverdeling, en (d) het eigen functioneren en de relatie met de directie. 20. Het bestuur of de raad van toezicht bespreekt de wenselijkheid om zich tegen bestuurdersaansprakelijkheid te verzekeren. 21. Bestuursleden of toezichthouders treden tussentijds af wanneer dit bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of anderszins geboden is. 22. Het bestuur of de raad van toezicht vergadert volgens een vastgesteld schema. Bij frequente afwezigheid worden de betreffende bestuursleden of toezichthouders daarop aangesproken. 23. Het bestuur of de raad van toezicht rapporteert in het jaarverslag over het omgaan met deze aanbevelingen.

35