Project (naam): Brabantstad Culturele Hoofdstad 2018 Projectleider
:
Susan Brinkmann
Datum
:
8 maart 2012
Contactgegevens
:
[email protected] Tel 013 4656147
1. Projectdefinitie: omschrijving van WAT het team op moet leveren aan de hand van de volgende aspecten: a. Probleemstelling Brabantse bibliotheken gaan samenwerken in het kader van ‘Brabantstad Culturele Hoofdstad 2018’. Eindhoven en de omringende steden/dorpen dingen gezamenlijk naar deze titel, met Eindhoven als spil. De andere kandidaten zijn Utrecht, Maastricht, Leeuwarden, en Den Haag. In oktober 2011 dienden de bibliotheken van Midden Brabant, Eindhoven, Den Bosch, Breda, Helmond Peel, Veghel en De Meierij samen een voorstel in voor het bidbook BCH2018*. Zowel instellingen als particulieren werden door het Programmabureau BCH2018 uitgenodigd om ideeën in te zenden. Dit resulteerde in ca. 700 ideeen, waarvan er zo’n 120 zijn opgenomen in het concept ‘Bidbook’. Het bidbook vormt de basis voor het programmavoorstel dat Brabantstad indient voor 2018, als het de titel culturele hoofdstad zou winnen. Intussen is bekend dat het voorstel dat door de bibliotheken is ingediend een vermelding krijgt in het concept bidbook, dat op 4 april a.s. tijdens een bestuurlijke conferentie gepresenteerd wordt aan Raadsleden en Statenleden van BrabantStad (de B5 steden). Tussen april en juli 2012 beslissen de colleges en Raden van de vijf steden van BrabantStad en de Provincie over de kandidaatstelling voor culturele hoofdstad. Het bidbook dat ter besluitvorming wordt aangeboden is een concept waar nog verder aan gewerkt wordt. Voor 1 november moet het definitieve bidbook worden ingediend bij het ministerie van OCW. Eind 2013 kiest de internationale jury welke Nederlandse kandidaat zich in 2018 culturele hoofdstad van Europa mag noemen. 2012-2013 vormt het zogenaamde ‘opmaat’ traject, waarin de kandidaat-steden zich van hun beste kant laten zien om aan te tonen dat ze de titel verdienen. In deze periode moeten ze ook de definitieve steun verwerven van de colleges en Raden voor de kandidaatstelling. Tot nu toe heeft Brabantstad Culturele Hoofdstad in het algemeen een wat elitair imago, en is het weinig bekend bij de meeste mensen. Terwijl het motto toch ‘De kunst van het samenleven is’, en het door en voor burgers gedragen dient te worden. Vandaar ook, dat het programmabureau BCH2018 grote waarde hecht aan de participatie vanuit de
bibliotheken. Bibliotheken bereiken immers een groot, gevarieerd publiek en zij hebben een uitgebreid netwerk van samenwerkingspartners. De kansen voor de bibliotheken liggen binnen dit project dan ook vooral daarin, dat dit grote publiek van bezoekers, afnemers en leden middels de te organiseren activiteiten laagdrempelig in aanraking komt met culturele activiteiten, die anders buiten bereik en gezichtsveld waren gebleven. Het is dus een kans voor bibliotheken om groepen nieuwe bezoekers, en dus potentiele leden aan te trekken. Dit kunnen activiteiten in de bibliotheek zijn, maar ook in de wijken, op scholen en in kinderopvangcentra, in verzorgingshuizen, etc. De uitdaging voor 2012 ligt daarin, om gezamenlijke initiatieven en activiteiten te ontwikkelen, of uit te breiden die passen bij de visies van de bibliotheken, terwijl ze ook voldoen aan de criteria van BCH2018. NB: Veel samenwerkingsactiviteiten die nu bestaan bij de bibliotheken voldoen al geheel of grotendeels aan de criteria. De richtlijnen van BCH2018 liggen minder ver van de bibliotheekvisies vandaan, dan over het algemeen wordt gedacht. Criteria voor de projecten die binnen BCH2018 worden georganiseerd zijn: - een directe link met kunsten (in brede zin, ook amateurkunst bijvoorbeeld), - het moet een Europees component hebben, - speciaal ontwikkeld worden voor BCH2018, - ‘voor en door burgers’ zijn - een blijvend effect hebben. Nieuwe activiteiten en samenwerkingsverbanden kunnen met- en door bibliotheken ontwikkeld worden, en reeds bestaande kunnen uitgebreid en/of overgedragen worden. Dit komt tot stand door het aangaan van nieuwe- en het verder ontwikkelen van bestaande allianties met partners op lokaal en bovenlokaal niveau, en door een hechtere samenwerking tussen bibliotheken onderling. 2012 is het eerste jaar waarin onder de paraplu van BCH2018 door bibliotheken wordt samengewerkt aan activiteiten rondom ‘Levensverhalen’. Levensverhalen vormen de rode draad in het voorstel dat is opgenomen in het concept bidbook BCH2018. *Ook BiblioPlus is een deelnemende bibliotheek aan dit project. De vertegenwoordiger van BiblioPlus was echter ziek in de periode waarin het voorstel werd gemaakt en ingezonden. Inmiddels is ze niet meer werkzaam bij BiblioPlus en dient er een nieuwe vertegenwoordiger aangewezen te worden.
b. Aanleiding Doelstelling 2012 wordt een belangrijk jaar voor BCH2018. Brabantstad, met Eindhoven als spil, is nu nog één van de vijf kandidaten die meedingen naar de kandidatuur van Europese Culturele Hoofdstad 2018. Naar verwachting van het programmabureau BCH2018 zullen twee of drie kandidaten zich in 2013 hebben teruggetrokken. Het is dus zaak om Brabantstad nu optimaal te presenteren en te laten zien dat de bibliotheken een belangrijke spilfunctie vervullen. Deelname aan BCH2018 draagt bij aan het beleid conform het provinciaal sturingskader, om een laagdrempelig, breed maatschappelijk georiënteerd bibliotheeknetwerk te creëren in Brabant in 2012.
Hiertoe maakt het deel uit van het Programma Innovatie binnen het BNB beleidsplan. Het programma Innovatie heeft als doel de kennisontwikkeling van de Brabantse burger via bibliotheekvernieuwing structureel uit te bouwen en te faciliteren. Door middel van 1) het blijven ontwikkelen op de functie en de rol van de bibliotheek; 2) productinnovaties; 3) het bevorderen van samenwerking binnen en buiten de BNB, onder meer via co-creatie en het aangaan van strategische allianties. De doelen zoals die in 2010 zijn gedefinieerd binnen dit project van de Brabantse Netwerkbibliotheek bewegen zich op verschillende niveaus: Op het niveau van de identiteit is het doel dat Brabander zich Brabander voelt en zich van daaruit tot Europa kan verhouden. Dat betekent ook dat mobiliteit een vanzelfsprekend gegeven is en dat Brabantse burgers de waarden van de regio zichtbaar kunnen maken. Het beeld wat je daarbij zou kunnen hebben is dat van de Europese, mediawijze, wevende (ontzuilde) burger. Op het sociaal-maatschappelijk vlak gaat het om het bevorderen van sociale cohesie in de wijken; voor jeugd is het een nieuwe manier om het eigen cultureel erfgoed als het ware te reconstrueren en persoonlijk te beleven. Belangrijke doelen zijn daarnaast het teruggeven (ontsluiten) van verhalen en het ontwikkelen en toepassen van nieuwe technologieën (multitouch, mobiele applicaties, GPS, augmented reality). De kansen In aansluiting op de doelen liggen er voor de bibliotheken met dit project prachtige kansen zoals op het terrein van (bovenlokale) samenwerkingsverbanden, maar ook het eigen maken van cultuur denken en het ontdekken welke rol zij (nog meer) kunnen vervullen in 'de kunst van het samenleven'. Voor Brabantstad Culturele Hoofdstad is het manco dat taal en context niet direct tot de burger spreken. Vooralsnog is BrabantStad een bestuurlijke entiteit die hoofdzakelijk de polsslag van beleidsmakers versnelt. De bibliotheken kunnen een belangrijke brugfunctie vervullen naar de burger. Bovendien zijn er tal van ontwikkelingen die de vervlechting van BrabantStad noodzakelijk maken, waarvan één van de argumenten de omslag naar een innovatieve kenniseconomie betreft. Hier liggen ook juist door die vervlechting van de B5 en het ommeland in de Brabantse Netwerkbibliotheek kansen. Dit alles sluit naadloos aan bij wat dit plan met betrekking tot BCH2018 beschrijft. In het voorstel van de deelnemende bibliotheken, dat is opgenomen in het concept bidbook (het bidbook dient als basis voor het programmavoorstel voor BCH2018), hebben de deelnemende bibliotheken gekozen voor ‘het verbinden van mensen’, door activiteiten die als rode draad ‘levensverhalen’ hebben. De activiteiten worden gerealiseerd door het aangaan van allianties, en met actieve participatie van bezoekers en leden. Hoewel BCH2018 zich primair richt op kunst en cultuur, zijn er voor de bibliotheken voldoende raakvlakken op het gebied van cultuur(educatie), kennisoverdracht en innovatief gebruik van media om er een belangrijke rol in te kunnen spelen. Voor de bibliotheken biedt het nieuwe kansen om zich in een tijd van bezuinigingen positief te kunnen positioneren, en de aandacht van veel nieuwe bezoekers en potentiele leden te trekken. Of Brabantstad uiteindelijk culturele hoofdstad wordt of niet is misschien niet eens zo belangrijk; het is een ideale aanleiding om tot een hechtere samenwerking te komen tussen bibliotheken, en nieuwe allianties met partners aan te gaan, met als doel een groot publiek toegang te geven tot kwalitatief hoogstaande culturele activiteiten die passen bij bibliotheken.
a. Resultaat De Projectproducten bestaan uit activiteiten, producten en samenwerkingsverbanden rondom ‘Levensverhalen’, die zullen plaatsvinden tijdens (onder andere) nationale bibliotheekevenementen. De jaarlijks wisselende thema’s van de CPNB tijdens evenementen zoals de Boekenweek en Nederland Leest bieden mooie aanleidingen om uiteenlopende activiteiten te organiseren die perfect passen binnen het overkoepelende thema Levensverhalen. Denk aan ‘Vriendschap en andere ongemakken’ (Boekenweek 2012) en ‘ Hallo Cultuur’, over ontmoeting tussen culturen (Kinderboekenweek 2012). De activiteiten en producten zullen gezamenlijk bedacht worden door vertegenwoordigers van deelnemende bibliotheken, waarna ze lokaal ingevuld kunnen worden in samenwerking met eigen partners, met behoud van de eigenheid en identiteit van iedere stad of plaats. Daarnaast kunnen er ook op lokaal niveau activiteiten en producten bedacht worden samen met partners, die door andere bibliotheken kunnen worden overgenomen. b. Afbakening Het project BCH2018 loopt minimaal door tot juli 2012. Het project wordt in het meest ideale geval eind 2018 afgerond. 3x per jaar wordt een rapportage gemaakt, waarin de programmaleider en opdrachtgever door de projectleider geïnformeerd worden over de voortgang van het project. c. Effecten -Bibliotheken in Brabant gaan toenemend samenwerken aan initiatieven in het kader van BCH2018. In 2012 worden deze initiatieven in gezamenlijk overleg nader benoemd en voorbereid. -Er komen als gevolg hiervan steeds meer activiteiten en producten in combinatie met lokale partners; -Bevordering van een positieve beeldvorming van bibliotheken en BCH2018 in het algemeen, bij het publiek; -De activiteiten trekken nieuwe bezoekers en dus een nieuwe groep potentiele leden aan. d. Randvoorwaarden -Het project kan alleen gecontinueerd worden, en slagen wanneer het gedragen wordt door alle deelnemende bibliotheken. Wanneer meerdere bibliotheken zich aansluiten bij de activiteiten binnen BCH2018 in 2012), versterkt dit het netwerkkarakter van de BNB. -Er moet een goede communicatie zijn naar alle 21 bibliotheken binnen de BNB. Hiertoe zal het DOBB regelmatig geinformeerd worden, en zullen er bijeenkomsten georganiseerd worden waar bibliotheekmedewerkers aan kunnen deelnemen. Ook zullen de BNB communicatiekanalen ingezet worden. -De projectleiders (vertegenwoordigers) vanuit alle deelnemende bibliotheken zullen als ambassadeur moeten fungeren binnen de eigen bibliotheek en zijn (mede)verantwoordelijk voor informatie aan- en steun vanuit het eigen management. -De deelnemende bibliotheken zullen bereid moeten zijn om zowel gezamenlijk, als ook lokaal financiering te bieden of te zoeken om kosten binnen de te ondernemen activiteiten te dekken. De projectleider, en Cubiss bieden ondersteuning bij het zoeken naar financiën.
e. Relaties met andere projecten Programma Infrastructuur: -‘Doorontwikkeling en implementatie - Provinciale webapplicatie’; -‘Functioneel beheer van de informatievoorziening – BNB website content, inrichting, en functionaliteit’. Relatie:De webapplicatie bevordert samenwerking tussen de bibliotheken binnen BCH2018, door informatie over het project, de werkwijze en de activiteiten. Programma Inhoud: -‘De educatieve bibliotheek – Leven Lang Leren’ -‘De educatieve bibliotheek – Productontwikkeling 0-4 jaar -‘De educatieve bibliotheek - Productontwikkeling 4-12 jaar -‘De educatieve bibliotheek - Productontwikkeling 12-18 jaar -‘Vraagbaakfunctie en professionalisering mediawijsheid’ -‘Content en ontwikkeling – Plusdiensten’ Relatie:Samen met partners, activiteiten/tentoonstellingenorganiseren en producten ontwikkelen binnen de bibliotheken, die betrekking hebben op het gebruik van media en de omgang met cultuur(educatie). Programma Innovatie -‘Stakeholders en omgeving – Ondernemerschap’ -‘De Bibliotheek van de toekomst – Innovatie Primair Proces – Digitale Collectie Brabant’ -‘De Bibliotheek van de toekomst – Innovatie Primair Proces – Biebs4Biebs Relatie: -Het aangaan van allianties op het gebied van kennisbevordering in informatievoorziening; -Bevordering, en inzet van digitale collecties binnen samenwerking en activiteiten met partners; -Een innoverende houding bij bibliotheken bevorderen en ondersteunen.
2. Activiteitenplan: omschrijving van HOE het team het resultaat gaat opleveren: a. Beschrijving clusters activiteiten/werkzaamheden Er zijn enkele malen per jaar bijeenkomsten met de werkgroep BCH2018, met daarin vertegenwoordigers van de deelnemende bibliotheken. Daarnaast, ook waar mogelijk met lokale werkgroepen (bibliotheken met lokale partners). Tijdens deze bijeenkomsten wordt besproken: -aanpak, stappenplannen voor gezamenlijke initiatieven in het kader van BCH2018, vanaf 2012; -uitvoering lokale activiteiten; -PR/Communicatie via BNB, en in samenwerking met het Programmabureau BCH2018. Vanuit Cubiss wordt ondersteuning en advies geboden, op het gebied van: -koppeling met andere lopende projecten binnen het werkplan van de BNB; -financiering van gezamenlijke, en lokale initiatieven en activiteiten binnen BCH2018; -uitrol, pr en communicatie; -meetbaarheid van het effect van de initiatieven en activiteiten. b. Globale fasering -Uitvoering van het project loopt door tot minimaal juli 2012: -In de eerste helft van 2012 dienen de deelnemende bibliotheken te bepalen welke gezamenlijke/lokale initiatieven zij gaan ondernemen in 2012, en met welke partners. -Vanaf juli 2012: uitrol en uitvoering van dit plan.
3. Beheersplan: omschrijving van instrumenten om sturing te geven aan het proces om tot projectresultaten te komen: a. Tijd: de gedetailleerde projectplanning -Bijeenkomsten van de werkgroep BCH2018 enkele malen per jaar, met vertegenwoordigers vanuit de B5 bibliotheken (Den Bosch, Breda, Eindhoven, Midden Brabant, Helmond Peel), Veghel, De Meierij en BiblioPlus. -4 pilot activiteiten in de Bibliotheek Eindhoven tijdens de Boekenweek (14-24 maart; zie bijlage voor een beschrijving van de activiteiten). Vertegenwoordigers van de andere deelnemende bibliotheken hebben de intentie uitgesproken om te willen participeren bij volgende evenementen. -Oprichting van lokale werkgroepen met partners bij de B5, Veghel, BiblioPlus en de Meierij. Per plaats wil men dit niet overal op dezelfde wijze aanpakken; Eindhoven heeft een brede ‘denktank’ van samenwerkingspartners als werkgroep, met deelnemers uit de kunsten, zorg, onderwijs, erfgoed en multiculturele organisaties. Breda geeft aan te willen starten met het Centrum voor amateurkunst ‘De Nieuwe Veste’(onlangs gefuseerd met de bibliotheek) en de eigen domeinspecialisten. -Tijdens de Kinderboekenweek 2012 zullen naar verwachting in meerdere bibliotheken activiteiten onder de paraplu van BCH2018 plaatsvinden. b. Geld: de projectbegroting Budget: € 74.600,- (o.o.p. € 5000,-). Een projectleider is aangesteld tot tenminste 1 juli 2012. Verder zullen hiervan uren bekostigd worden van specialisten communicatie, subsidie-advies en onderzoek van de BNB, alsmede van de werkgroep BCH2018 met vertegenwoordigers van de deelnemende bibliotheken. c. Kwaliteit: aan welke eisen moeten de resultaten voldoen? Doelen: -het aangaan, en versterken van allianties met partners binnen de activiteiten voor BCH2018; -de activiteiten gebruiken om bibliotheekbezoek aantrekkelijker te maken voor burgers; - zichtbaarheid geven aan deelname van Brabantse bibliotheken aan BCH2018. Dit moet resulteren in: -een bijdrage aan een positief imago voor de deelnemende bibliotheken; -meer bezoekers aan de bibliotheken tijdens en/of door de activiteiten, en dus nieuwe potentiele leden; -een positief oordeel van de bezoekers van, en/of deelnemers aan de activiteiten (dit moet blijken uit evaluaties of effecten).
d. Organisatie: organigram, rollen, taken, verantwoordelijkheden, frequentie overleg team, werkwijze team, overleg met opdrachtgever
Beslisniveau
Algemene verantwoordelijkheid
Specifieke verantwoordelijkheden en taken
Stuurgroep Opdrachtgever
Eindverantwoordelijke voor het project
Voorzitter stuurgroep
Verantwoordelijk voor het bewaken van alle
Autoriseren van resources voor de uitvoering
aspecten van het project met betrekking tot
van het project
presteren en resultaat
Goedkeuring van het Project Eind Rapport Afstemming met de staande organisatie Behouden van focus op de Business Case Bewaken en beheersen van projectrisico’s Ervoor zorgen dat het project levensvatbaar blijft Ervoor zorgen dat het project binnen de strategie van de staande organisatie blijft
Beslisniveau
Algemene verantwoordelijkheid
Specifieke verantwoordelijkheden en taken
Uitvoering Projectleider
Eindverantwoordelijke
voor
de
dagelijkse
Plannen
opstellen
en
voor
de
plannen
leiding van het project en er voor zorgen dat
goedkeuring verkrijgen van de opdrachtgever/
het project de benodigde producten oplevert
MT
van de vastgestelde kwaliteit en binnen de
Rapportages voor de opdrachtgever/ MT
randvoorwaarden van kosten en doorlooptijd
opstellen Algemene bewaking van voortgang en gebruik van resources; indien nodig corrigerende maatregelen initiëren. Contact houden en afstemmen met de opdrachtgever/ MT om ervoor te zorgen dat het een kwalitatief goed project blijft Het team leiden: sturen, motiveren Ervoor zorgen dat kwaliteitscontroles van het werk van een team worden gepland en correct worden uitgevoerd
Rol in het project
Wie?
Opdrachtgever
Hans Hooft, vanuit
Verantwoordelijkheden
Commissie Innovatie Projectleider
Susan Brinkmann
Projectgroep
-Marjolein Neervens
Verantwoordelijk voor uitvoering van het gezamenljk opgestelde plan, op
(Breda)
lokaal niveau
-Margo Kwinten (Den Bosch) -Hetty de Groot (Helmond-Peel) -Gertrude van den
Elzen (Veghel) -Bianca Moors (Meierij) -Elly Scherpenisse (MB) -Maayke Krösing (Eindhoven) -Nog onbekende vertegenwoordiger (Biblioplus) Projectadviseurs
Beleidsadviseurs en
Ondersteuning en advies
medewerkers bij Cubiss Overlegfrequentie
Werkgroepoverleg: 8-10x per jaar.
Overleg met
Tijdens overlegmomenten Commissie Innovatie.
opdrachtgever
e. Informatie: afspraken over informatiebeheer; wat doen we met tijdens het project vrijkomende stukken, wie krijgt wat, hoe gaan we archiveren? -Na iedere bijeenkomst van de werkgroep BCH2018 maakt de projectleider een verslag. -Rapportages 3x per jaar voor MT Cubiss, bibliotheekdirecties van deelnemende bibliotheken en Commissie Innovatie
f. Communicatie: wie moet wat weten gedurende het project; hoe communiceer je over het projectresultaat. -Verslagen van de werkgroepbijeenkomsten worden verspreid onder de leden, door de projectleider. -Rapportage, 3x per jaar naar bibliotheekdirecties van deelnemende bibliotheken, Commissie Innovatie, MT Cubiss
