Bijlage 1
Directie Ontwikkeling Correspondentieadres Postbus 90156 4800 RH Breda
Stichting 2018Eindhoven I Brabant Torenallee 28- 20 5617 BO EINDHOVEN
Uw brief
Stadskantoor Claudius Prinsen laan 10 Telefoon (076) 52941 00 Fax (076) 52946 29 E-mail:
[email protected] Vanaf Breda CS: 10 minuten lopen, Buslijnen: 2, 8, 9,10,11,131,401
Datum
Ons kenmerk
28juni2013
00/130381.1
Onderwerp
Telefoon / Behandeld door
Bijlagen
subsidieverlening 2013 instellingsnr. : 601344 dossiernummer: 20130381
5293747 C. Simons
- als genoemd -
Geacht bestuur, Op 1 december 2012 hebben wij van u een subsidieaanvraag ontvangen voor het project "2018 EindhoveniBrabant samen culturele hoofdstad". U heeft voor dit project subsidie aangevraagd ter hoogte van 10 miljoen euro. Uw aanvraag hebben wij geregistreerd onder kenmerk 00/130381. Achtergrond De provincie Noord-Brabant en de steden Breda, Eindhoven, Helmond, 's-Hertogenbosch en Tilburg, willen in 2018 culturele hoofdstad van Europa zijn. Ten behoeve van de werkzaamheden voor voorbereiding en uitvoering van dit project hebben wij de stichting 2018EindhoveniBrabant opgericht. De BrabantStadpartners hebben voor het project respectievelijk € 50 miljoen (provincie) en € 10 miljoen (per stad), totaal € 100 miljoen begroot voor de periode 2012 tot en met 2021. In de bestuursovereenkomst die de BrabantStadpartners en uw stichting op 27 november 2012 hebben ondertekend, zijn de afspraken en voorwaarden vastgelegd rond de samenwerking tussen de BrabantStadpartners onderling en tussen deze partners en de stichting. Toetsing Om uw aanvraag te kunnen beoordelen, hebben wij deze getoetst aan: - de Algemene wet bestuursrecht. - de Algemene subsidieverordening Breda 2011; - de Bestuursovereenkomst 2018EindhoveniBrabant van 27 november 2012 inclusief bijlagen; in het bijzonder bijlage 1 Financiële uitgangspunten met latere, door de colleges en Raad van Toezicht geaccordeerde aanvullingen, en bijlage 4 Opdracht stichting 2018EindhoveniBrabant 2012-2013. De nadere uitwerking van uw aanvraag in jaarlijkse werkplannen vanaf 2014 zullen wij daarenboven toetsen aan de doorontwikkeling en -waar aan de orde- aanvulling van deze stukken voor de periode 2014-2021, voor zover deze latere stukken daarvoor tijdig zijn vastgesteld.
Ons kenmerk 00/130381.1 Paginanummer 2
Uitgangspunten op basis van de Bestuursovereenkomst: 1. het door de stichting geleverde bidbook (25 oktober 2012) voor de kandidatuur; 2. de door de stichting voorgestelde campagne voor draagvlak en betrokkenheid bij relevante maatschappelijk partijen; 3. begroting met dekkingsplan voor 2012 en 2013; 4. kostenraming met dekkingsvoorstel voor de periode 1-1-2014 tot en met 31-12-2021; 5. voorstellen van de stichting voor de verdere inhoudelijke ontwikkeling van het programma voor 2014 tot en met 2021; 6. voorstellen van de stichting voor voorbereiding en realisatie van relevante structuren en netwerken; 7. voorstellen van de stichting voor voorbereiding en realisatie van een lobby- en een sponsorstrategie. Besluit Uw aanvraag sluit goed aan bij de hoofddoelstellingen en de gezamenlijke ambitie van de BrabantStadpartners ten aanzien van 2018Eindhovenl Brabant. Op basis hiervan reageren wij positief op uw aanvraag en besluiten wij u subsidie te verlenen. Wij verlenen u maximaal € 10 miljoen euro subsidie over de periode 1 januari 2012 tot en met 31 december 2021, ten behoeve van de doelstelling zoals deze is opgenomen in de bestuursovereenkomst met bijlagen d.d. 27 november 2012. Het verleende subsidiebedrag is exclusief niet-verrekenbare BlW. U mag BlW in een kalenderjaar doorschuiven naar de subsidiërende BrabantStadpartners naar rato van hun bijdrage in de totale subsidie van de BrabantStadpartners. Hiervoor geldt echter een voorbehoud van de mogelijkheid voor de gemeente Breda om BlW te compenseren. Op het moment van verlening bestaat die mogelijkheid. Als dat gedurende de subsidieperiode verandert, verlenen wij u de subsidie vanaf dan inclusief BlW.
Dit bedrag is inclusief door de gemeente Breda ter beschikking gesteld of ter beschikking te stellen bedrag van maximaal € 600.000,- voor opmaatprojecten in 2012 en 2013. De subsidie wordt als volgt verleend: Toegekende maximale subsidie verleend voor het jaar 2012 is € 300.000,- (inclusief € 300.000,middelen opmaatprojecten) en maximaal verleende subsidie voor het jaar 2013 is € 700.000,- (inclusief € 300.000,- middelen opmaatprojecten). Voor de jaren 2014 tot en met 2021 is de resterende subsidie van € 9.000.000,-. Deze wordt verleend onder het voorbehoud dat Eindhoven in 2013 wordt aangewezen als culturele hoofdstad 2018. De gemeente Breda is op het moment dat Eindhoven niet wordt aangewezen als Culturele Hoofdstad 2018 gerechtigd de subsidie in te trekken of te wijzigen op basis van artikel 4:50 Awb. Indien Eindhoven aangewezen wordt is de betaling vanaf 2014 op grond van het financieel overzicht zoals bijgevoegd bij de aanvraag. De verdeling is als volgt:
-€ -€ -€ -€ -€ -€ -€ -€
500.000,- voor het jaar 2014, 700.000,- voor het jaar 2015, 800.000,- voor het jaar 2016, 1.100.000,- voor het jaar 2017, 4.050.000,- voor het jaar 2018, 550.000,- voor het jaar 2019, 1.250.000,- voor het jaar 2020, 50.000,- voor het jaar 2021.
Voor de jaren 2014 tot en met 2021 geldt een tweede voorbehoud, met dien verstande dat de subsidie voor deze jaren aan u wordt verleend onder de voorwaarde dat de Raad voldoende gelden ter beschikking zal,el1 stellen (Art. 4:34 Awb). Dat geldt voor alle subsidies die wij verlenen.
Ons kenmerk 00/130381.1 Paginanummer
3 Deze subsidieverlening is eenmalig. Dit betekent dat u hieraan geen verwachtingen kunt ontlenen over voortzetting van de subsidierelatie na afloop van uw project "2018 EindhoveniBrabant samen culturele hoofdstad". Veranderende omstandigheden leveren vanaf dat moment voldoende grond om de subsidierelatie te beëindigen (artikel 4:51 van de Awb). Opmaatprojecten De middelen voor opmaatprojecten zijn, bij beschikking van 04-12-2012 onder kenmerk C2073516/3313990 en C2073516/3021678, afzonderlijk verleend aan ons College. De wijze van afrekening van de opmaatprojecten is vastgelegd in de beschikking. Daaruit volgt dat eventuele vrijval van middelen bij de vaststelling van de subsidie in 2014 ten goede komt aan de uitvoering van het project vanaf 2014. De stichting verstrekt daartoe een aangepaste begroting aan alle subsidiënten. Indien ons College aan het opmaatproject meer besteedt dan de door de provincie verleende subsidie, worden deze kosten niet in mindering gebracht op de in deze huidige beschikking verleende middelen vanaf 2014. Voorschot verlenen Wij hebben u reeds op 1 februari 2013 een voorschot verleend op deze subsidie van € 96.000,-. Dit betekent dat wij van het restant van € 304.000,- per maand een evenredig bedrag bevoorschotten en zullen overmaken op het rekeningnummer 38.51.21.202 ten name van de stichting 2018 Eindhovenl Brabant. Voortgangsrapportage en voorschot aanvragen Op twee momenten per jaar dient u een voortgangsrapportage in bij de Provincie Noord-Brabant als coördinerende overheid. Vóór 1 mei dient u de eerste voortgangsrapportage in. Deze rapportage bevat - een inhoudelijke en financiële, door het bestuur gewaarmerkte, rapportage over voorgaand jaar. Hierin vormt een cumulatief overzicht van programmatische activiteiten en bestedingen per BrabantStadpartner over de afgelopen periode, en een inhoudelijke vooruitblik per BrabantStadpartner voor de komende periode, een aparte paragraaf; - een bestuursverklaring; - de jaarrekening over voorgaand jaar, met een controleverklaring in overeenstemming met het controleprotocol, conform bijbehorende modelverklaring, alsmede het rapport van bevindingen of de managementletter; - een cumulatief financieel overzicht tot het moment van voortgangsrapportage. 2
Vóór 1 oktober dient u de tweede voortgangsrapportage in. Deze rapportage bevat - een inhoudelijke en financiële, door bestuur gewaarmerkte, rapportage over het lopend jaar; - een bijbehorende bestuursverklaring; - inhoudelijk werkplan, planning en begroting voor het komende jaar. Hierin vormt de voorgenomen spreiding van programmatische activiteiten in dat jaar per BrabantStadpartner een aparte paragraaf; - een verzoek om een voorschot voor het komende jaar op basis van de bijgevoegde begroting, liquiditeitsbehoefte en planning. Afhankelijk van dit verzoek kunnen wij overgaan tot 100% bevoorschotting van het volgende boekjaar. N.B. In 2021 komt deze rapportage te vervallen in verband met de voorbereiding op de eindrapportage.
Ons kenmerk 00/130381.1 Paginanummer
4 Subsidieverplichtingen Aan de subsidieverlening stellen wij voorwaarden en verplichtingen. Deze voorwaarden en subsidieverplichtingen zijn afkomstig uit de Algemene subsidieverordening Breda 1998. Indien u de voorwaarden en verplichtingen niet nakomt, kan dat aanleiding vormen de subsidie te wijzigen, in te trekken, lager vast te stellen of de betaling van voorschotten op te schorten. Naast de Algemene Subsidieverordening zijn de volgende subsidieverplichtingen van toepassing:
1.
Uw subsidie moet u aan het project "2018 EindhoveniBrabant samen culturele hoofdstad" besteden voor de duur van het project van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2021. De inhoudelijke uitgangspunten van de bestuursovereenkomst zijn hierbij bepalend. In het bijzonder noemen wij de 'Opdracht Stichting 2018Brabant' (bijlage 4 bij de bestuursovereenkomst), inclusief de doorontwikkeling daarvan voor de periode 2014-2020. Hierbij hoort ook het tegelijk met de opdracht vast te stellen zg. Legacy-document met partnerprofielen. De hier genoemde documenten stellen wij definitief vast uiterlijk 1 november 2013. Door de Raad van Toezicht geaccordeerde concepten van deze documenten stellen wij u, indien mogelijk, eerder ter beschikking als indicatie ten behoeve van de voorbereiding van uw werkplan voor 2014. U kunt aan die concepten echter geen rechten ontlenen. De opdracht voorziet onder meer in centraal gestuurde projecten en bottom up te ontwikkelen proeftuinen. In het kader van proeftuinen slaat minimaal € 2,5 mln. uit de bijdragen van de BrabantStadpartners neer in een duurzame impuls in de spoor- en kanaalzones. Het gaat om conceptontwikkeling en culturele activiteitenprogramma's die duurzame ruimtelijke en sociaaleconomische effecten hebben in de spoorzones.
2.
Bij het organiseren van het meerjarenprogramma voor de culturele hoofdstad wordt het centrale budget voor minimaal 75% besteed aan culturele projecten die zich uitstrekken over geheel BrabantStad en het omliggend gebied. Ook de overige uitgaven worden getoetst aan de percentages zoals opgenomen in bijlage 1 van de bestuursovereenkomst "Financiële uitgangspunten voor de samenwerking" met later door de Raad van Toezicht geaccordeerde aanpassingen.
3.
Oponthoud, veranderingen in de uitvoering of andere zaken die de uitvoering in gevaar brengen vertragen of versnellen, meldt u direct aan de Provincie Noord-Brabant als coördinerende overheid. Denk daarbij aan veranderingen van de projectdoelstelling, de omvang van het project, de projectpartners of de looptijd.
4.
Daarnaast bent u verplicht om begrotingswijzigingen te melden, mits: een afwijking van minimaal 10% van de begrote kosten per kostenpost plaatsvindt; het betreft de posten zoals opgenomen in de Financiële uitgangspunten voor samenwerking. Deze zijn: -
Bidbookvoorbereiding in 2012 en 2013; Programma (projecten) van 2012 tot en met 2020; Onderzoek van 2012 tot en met 2020; Marketing en communicatie van 2012 tot en met 2020; Staf en organisatie van 2012 tot en met 2021.
een afwijking van minimaal 10% van de begrote inkomsten per post plaatsvindt; het betreft de posten zoals opgenomen in de Financiële uitgangspunten voor samenwerking. Deze zijn: -
Provincie van 2012 tot en met 2021; Steden samen van 2012 tot en met 2021; Sponsoring (cash en in natura) van 2016 tot en met 2020; Rijk in 2018; EU in 2018.
een afwijking van minimaal 5% van de totale begrote kosten plaatsvindt.
Ons kenmerk 00/130381.1 Paginanummer 5
Het is belangrijk dat u tijdig en helder aan ons communiceert over deze afwijkingen, want oponthoud of veranderingen kunnen van invloed zijn op uw subsidieverlening. 5.
U bent verplicht om in alle daartoe geschikte communicatie-uitingen over het project en in onderling overleg het beeldmerk/logo van BrabantStad te plaatsen, in dezelfde grootte als de grootste van eventuele andere logo's/beeldmerken van andere partijen. En waar mogelijk in kleur. U vindt het beeldmerk op http://www.i-base.nl/brabant.
6.
U bent ook verplicht om in alle daartoe geschikte communicatie-uitingen over het project en in onderling overleg te vermelden, dat 'de activiteit mogelijk is gemaakt met steun van de provincie Noord-Brabant en de gemeenten Breda, Eindhoven, Helmond, 's-Hertogenbosch en Tilburg, gezamenlijk BrabantStad' .
7.
U legt uw eigen partners een soortgelijke verplichting op: namelijk dat zij verplicht zijn om in alle daartoe geschikte communicatie-uitingen over 2018EindhoveniBrabant en in onderling overleg het formele projectbeeldmerk, projectlogo en/of de project-pay-off te plaatsen, in dezelfde grootte als de grootste van eventuele andere logo's, beeldmerken, pay-offs van andere partijen. En waar mogelijk in kleur.
Verantwoording en afrekening Vanaf het moment dat uw project is beëindigd, kunt u een 'aanvraag tot vaststelling' indienen. Met deze aanvraag maken we de financiële balans op. We controleren onder meer of u aan de subsidieverplichtingen heeft voldaan en hoe de gemaakte subsidiabele kosten zich verhouden tot de geraamde subsidiabele kosten, op basis waarvan de maximale subsidiehoogte is gebaseerd. De definitieve subsidie zullen we berekenen aan de hand van de daadwerkelijk gemaakte subsidiabele kosten.
Voor de aanvraag tot subsidievaststelling hebben we de volgende documenten van u nodig: a. b. c. d.
e.
f.
een cumulatief activiteitenverslag (artikel 4:80 Awb) over de volledige looptijd van het project; een cumulatief financieel verslag (artikel 4:76 Awb) over de volledige looptijd van het project, gewaarmerkt door (het bestuur van) de subsidieontvanger; een bijbehorende bestuursverklaring; bewijsstukken van publicaties over de volledige looptijd van het project, waarbij het beeldmerken van subsidiënt uit deze beschikking en BrabantStad zijn opgenomen en waarin is vermeld dat de activiteit met financiële steun van de de provincie Noord-Brabant, gemeente Eindhoven, gemeente 's-Hertogenbosch, gemeente Tilburg, gemeente Breda en gemeente Helmond wordt of is gerealiseerd. een controleverklaring in overeenstemming met het controleprotocol bij de jaarrekening, conform bijbehorende model-verklaring, alsmede het rapport van bevindingen of de managementletter over de volledige looptijd van het project. cumulatieve rapportage over de volledige looptijd van het project inzake resultaten van het meerjarig onderzoek ten behoeve van monitoring en evaluatie conform de door de Raad van Toezicht vastgestelde onderzoeksopzet.
De eindverantwoording inclusief een verzoek tot vaststelling ontvangen wij uiterlijk 1 mei 2022 van u. Kosten voor het project mogen worden gemaakt tot 31 december 2021. Door de eindverantwoording, bent u niet verplicht de voortgangsrapportage van 1 oktober 2021 in te dienen.
Ons kenmerk DO/130381.1 Paginanummer
6 Staatssteun Aan de stichting 2018 EindhoveniBrabant wordt middels onderhavige beschikking een subsidiebedrag verleend van € 10 miljoen euro. Omdat bij subsidieverleningen mogelijk het vraagstuk speelt van (ongeoorloofde) staatssteun hebben wij uw aanvraag getoetst aan artikel 107 lid 1 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Wij zijn van mening dat in casu geen sprake is van ongeoorloofde staatssteun. Er is ons inziens geen sprake van onverplicht gegunde, niet-marktconform voordelen aan de stichting. Met name omdat de stichting -conform haar statutaire doelstelling- enkel werkzaamheden verricht ten behoeve van de deelnemende overheden. Dit minimaliseert het risico op ongeoorloofde staatssteun.Het verstrekken van ongeoorloofde staatssteun (bijvoorbeeld door overcompensatie) kan tot gevolg hebben dat het verleende subsidiebedrag teruggevorderd dient te worden op last van de Europese Commissie. Om risico's van overcompensatie te vermijden, dient de stichting de volgende uitgangspunten in acht te nemen: - maken van duidelijke afspraken omtrent de berekening en verantwoording van de compensatie. Uitgangspunt is daarbij dat de compensatie marktconform is, dat een en ander transparant is en volgens de te doen gebruikelijke methodieken is berekend. - voor geleverde diensten mag niet meer dan gebruikelijke winst worden behaald (zou aangetoond kunnen worden aan de hand van een benchmark). Met eventuele (over)compensatie mogen geen marktactiviteiten worden verricht. Indien de stichting inkomsten krijgt van derden, anders dan overheden, is zij verplicht een gescheiden boekhouding aan te brengen tussen private en publieke gelden. Contact Wij verzoeken u bij correspondentie ons kenmerk te vermelden. Voor informatie kunt u zich wenden tot de in deze brief vermelde contactpersoon. Nadere informatie Bent u het niet eens met dit besluit of roept het vragen bij u op, dan verzoeken wij u contact op te nemen met mevrouw C. Simons (telefoonnummer (076) 529 3747,
[email protected]). Wilt u bij correspondentie over deze aanvraag het dossiernummer vermelden dat bovenaan deze brief staat? Bezwaar Blijft u bij uw standpunt en bent u niet akkoord met het genomen besluit, dan kunt u op basis van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar maken. Dit moet binnen zes weken nadat deze brief is verzonden, schriftelijk ingediend worden en gericht zijn aan burgemeester en wethouders van de gemeente Breda, t.a.v. Adviescommissie Bezwaarschriften, Postbus 90156, 4800 RH, Breda. In het door u ondertekende bezwaarschrift moet het volgende zijn opgenomen: - uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres; - de datum waarop u het bezwaarschrift indient; - een omschrijving van het besluit waartegen u bezwaar maakt (bijvoorbeeld door vermelding van de datum en het kenmerk van deze brief); - de redenen waarom u bezwaar maakt. Wordt het bezwaarschrift door iemand anders namens u ingediend, dan moet u een volmacht meesturen. U kunt uw bezwaarschrift ook per elektronisch formulier verzenden. Dit formulier kunt u vinden op www.breda.nl. Daar kunt u ook meer informatie over bezwaarschriften vinden.
Tot slot wensen wij u veel succes toe met de uitvoering van uw project.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Breda, Namens dezen,
G.J. van Herk De directeur directie Ontwikkeling
Bijlagen: 1. Basis controleprotocol voor subsidieverlening 2. Model van een controleverklaring bij de jaarrekening. 3. Bestuursverklaring bij verantwoordingen door middel van een jaarrekening (bijlage 3b ASV). 4. Bestuursverklaring bij financiële verantwoordingen en het doorschuiven van prestaties op grond van artikel 14 van de ASV (bijlage 3a ASV).
1. Basis controleprotocol voor subsidieverlening gemeente Breda Controleprotocol bedoeld in artikel 7:3 van de Algemene subsidieverordening Breda 2011 Controleprotocol voor de accountant
1 Inleiding 1.1 Dit controleprotocol heeft betrekking op subsidies die de gemeente Breda verstrekt aan instellingen. 1.2 Het wettelijk kader voor dit controleprotocol is: •
de Algemene wet bestuursrecht; de Algemene subsidieverordening Breda 2011; de specifieke subsidiebeleidsregels gemeente Breda; de subsidieverleningsbeschikking met de daarin specifiek genoemde te realiseren prestatieafspraken, aanvullende subsidieverplichtingen en subsidievoorwaarden; - de overige van toepassing zijnde besluiten en correspondentie met betrekking tot de verleende subsidie.
1.3 In dit controleprotocol wordt nader uiteengezet welke algemene uitgangspunten en specifieke vereisten gelden bij de uitvoering van de controle door de accountant. De controle heeft betrekking op de jaarrekening in het algemeen en in het bijzonder op de rekening en verantwoording van gerealiseerde activiteiten waarvoor de gemeente Breda, met toepassing van de Algemene subsidieverordening Breda 2011, een subsidie heeft verleend. Ook in situaties waar de Algemene subsidieverordening Breda 2011 niet van toepassing is, kan de gemeente Breda, in de beschikking van subsidieverlening, dit controleprotocol van toepassing verklaren. Dit controleprotocol geeft ook aan op welke wijze de uitkomsten van de controle dienen te worden gerapporteerd. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het tijdig ter kennis stellen van dit protocol aan diens subsidieaccountant.
2. Algemene uitgangspunten voor de controle 2.1 De controle dient te omvatten de getrouwe weergave van de ingediende jaarrekening (inclusief de eventuele bijlagen indien hierin gegevens met betrekking tot de gesubsidieerde activiteiten zijn opgenomen), alsmede de rechtmatige besteding van de ter beschikking gestelde middelen zoals hierna wordt aangegeven. Op analoge wijze vindt de controle plaats van rekening en verantwoording van een subsidie waarbij geen jaarrekening wordt overgelegd. De controle dient zich in het bijzonder toe te spitsen op die onderdelen van de jaarrekening en/of financieel verslag, die van wezenlijk belang zijn voor de vaststelling van de subsidie. Van de accountant wordt verwacht dat hij niet alleen de getrouwheid van de jaarrekening en/of financieel verslag controleert, maar ook dat hij de naleving van de subsidieverplichtingen en subsidievoorwaarden toetst; dit betekent dat dient te worden nagegaan of de uitgaven, en eventuele inkomsten, mede gelet op de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting, passen binnen het kader van de geldende regelgeving zoals genoemd onder punt 1.2 en dat de gemeentelijke verkregen middelen zijn aangewend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. 2.2 Naast de financiële verantwoording kan een inhoudelijke verantwoording nodig zijn voor de vaststelling van de subsidie (zie art. 7.3 lid 3 ASV). De accountant dient (voor zover hij dit kan beoordelen) naast zijn verklaring over de financiële verantwoording, te verklaren dat de door de instelling opgestelde inhoudelijke verantwoording verenigbaar is met de financiële verantwoording dan wel de jaarrekening. Dit dient expliciet uit de controleverklaring te blijken.
3. Verklaringverstrekkingen, specifieke vereisten en modelverklaringen In de subsidiebeschikking is vermeld welke beoordeling wordt vereist van de accountant. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen: - controleopdracht resulterend in een controleverklaring; - beoordelingsopdracht resulterend in een beoordelingsverklaring; - opdracht resulterend in een assurancerapport. In onderstaande paragrafen wordt ingegaan op vereisten, reikwijdte en modelverklaringen. 3. 1 Controleopdracht resulterend in een controleverklaring De financiële subsidieverantwoording ( jaarrekeningl financieel verslag) vormt het onderzoeksobject van de controle die de subsidieaccountant dient uit te voeren bij een subsidie waarvan het subsidieverleningsbedrag > € 50.000,- of meer bedraagt. 3.1.1 Specifieke eisen Bij de uitvoering van de controle dient te worden vastgesteld dat: 1. de rekening en verantwoording overeenkomstig de indeling van de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting is opgesteld (zie art.7:3 lid 2b ASV);* 2. de lasten I uitgaven volgens de jaarrekeningen en/of rekening en verantwoording daadwerkelijk zijn besteed in het kader van de specifieke bestemming van de verleende subsidie;* 3. de baten / inkomsten (bijvoorbeeld creditfacturen, opbrengsten, entreegelden, etc.) alsook de bijdragen, subsidies, giften, nog te verwachten bedragen, etc. die aan de gesubsidieerde activiteit toebehoren volledig in de rekening en verantwoording zijn verwerkt; 4. bij de verantwoording van een gesubsidieerde activiteit in de jaarrekening onder de subsidiabele lasten geen bedragen zijn opgenomen die op grond van de regelgeving aangegeven bij punt 1.2 niet of slechts ten dele subsidiabel zijn; in dat geval dient hiervan in de accountantsverklaring expliciet melding te worden gemaakt; 5. in de rekening en verantwoording alleen lasten I uitgaven zijn opgenomen, die als zodanig ook blijken uit de ingediende begroting en niet in strijd zijn met de subsidieverleningsbeschikking en de geldende regelgeving (zoals genoemd onder punt 1.2); 6. de eigen personeelskosten (zie art. 8:2 ASV) op de juiste wijze zijn bepaald; 7. geen verrekenbare en compensabele btw als lasten I kosten zijn opgevoerd, tenzij in de subsidiebeschikking anders is bepaald; 8. de in de subsidiebeschikking genoemde subsidieverplichtingen zijn nagekomen. * Voor gesubsidieerde instellingen die de jaarrekening opstellen conform de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving 640 (instellingen zonder winststreven) is het toegestaan om af te wijken van punt 1, 2 en 5 van de specifieke eisen genoemd in hoofdstuk 3 paragraaf 1. Voor deze instellingen gelden de volgende vervangende eisen: 1. de financiële verantwoording betreft een bijlage bij de jaarrekening overeenkomstig de indeling van de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting is opgesteld; 2. de lasten I uitgaven volgens de jaarrekeningen en/of rekening en verantwoording daadwerkelijk zijn besteed in het kader van de specifieke bestemming van de verleende subsidie 3. in de financiële verantwoording alleen lasten I uitgaven zijn opgenomen, die als zodanig ook blijken uit de ingediende begroting en niet in strijd zijn met de subsidiebeschikking en de geldende regelgeving; 4. de ingediende begroting dient als vergelijkende cijfers opgenomen te worden in de financiële verantwoording.
3.1.2 Bij de controle dient de accountant te streven naar het geven van een redelijke mate van zekerheid waarbij uitgegaan moet worden van een betrouwbaarheidspercentage van 95%. Daarnaast dient de subsidieaccountant uit te gaan van de hieronder opgenomen toleranties voor de nauwkeurigheid en de gevolgen van fouten c.q. onzekerheden voor de strekking van de controleverklaring. Tabel 1: Goedkeuringstolerantie
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten in de verantwoording (% lasten)
~
>1%<3%
-
;::3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)
~3%
>3%<10%
;::10%
-
1%
3.1.3 Modelverklaring De subsidieaccountant dient het model te volgen zoals opgenomen in bijlage I. Dit model is gebaseerd op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving ten tijde van het vaststellen van dit protocol. Indien er wijzigingen zijn opgetreden in wet- en regelgeving, dient de uitvoerende subsidieaccountant reeds rekening te houden met gewijzigde voorschriften. 3.2 Beoordelingsopdracht resulterend in een beoordelingsverklaring. De financiële subsidieverantwoording ( jaarrekening I financieel verslag) vormt het onderzoeksobject van de beoordeling die de subsidieaccountant dient uit te voeren bij een subsidie waarvan de subsidieverlening € 50.000,- of meer bedraagt. 3.2.1 Specifieke eisen Bij de uitvoering van de beoordeling dient te worden vastgesteld dat: 1. de rekening en verantwoording overeenkomstig de indeling van de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting is opgesteld (zie art. 7:3 lid 2b ASV);* 2
de lasten I uitgaven volgens de jaarrekeningen en/of rekening en verantwoording daadwerkelijk zijn besteed in het kader van de specifieke bestemming van de verleende subsidie;*
3. de baten I inkomsten (bijvoorbeeld creditfacturen, opbrengsten, entreegelden, etc.) alsook de bijdragen, subsidies, giften, nog te verwachten bedragen, etc. die aan de gesubsidieerde activiteit toebehoren volledig in de rekening en verantwoording zijn verwerkt; 4. bij de verantwoording van een gesubsidieerde activiteit in de jaarrekening onder de subsidiabele lasten geen bedragen zijn opgenomen die op grond van de regelgeving aangegeven bij punt 1.2 niet of slechts ten dele subsidiabel zijn; in dat geval dient hiervan in de accountantsverklaring expliciet melding te worden gemaakt; 5. in de rekening en verantwoording alleen lasten I uitgaven zijn opgenomen, die als zodanig ook blijken uit de ingediende begroting en niet in strijd zijn met de subsidieverleningsbeschikking en de geldende regelgeving (zoals genoemd onder punt 1.2);* 6. de eigen personeelskosten (zie art. 8:2 ASV) op de juiste wijze zijn bepaald; 7. geen verrekenbare en compensabele btw als lasten I kosten zijn opgevoerd, tenzij in de subsidiebeschikking anders is bepaald; 8. de in de subsidiebeschikking genoemde subsidieverplichtingen zijn nagekomen . • Voor gesubsidieerde instellingen die de jaarrekening opstellen conform de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving 640 (instellingen zonder winststreven) is het toegestaan om af te wijken van punt 1, 2 en 5 van de specifieke eisen genoemd in hoofdstuk 3 paragraaf 1.
Voor deze instellingen gelden de volgende vervangende eisen: 1. de financiële verantwoording betreft een bijlage bij de jaarrekening overeenkomstig de indeling van de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting is opgesteld: 2. de lasten I uitgaven volgens de jaarrekeningen en/of rekening en verantwoording daadwerkelijk zijn besteed in het kader van de specifieke bestemming van de verleende subsidie; 3. in de financiële verantwoording alleen lasten I uitgaven zijn opgenomen, die als zodanig ook blijken uit de ingediende begroting en niet in strijd zijn met de subsidieverleningsbeschikking en de geldende regelgeving; 4. de ingediende begroting dient als vergelijkende cijfers opgenomen te worden in de financiële verantwoording. 3.2.2 Bij de beoordeling dient de accountant te streven naar het geven van een beperkte mate van zekerheid, waarbij uitgegaan moet worden van een betrouwbaarheidspercentage van 95%. Daarnaast dient de subsidieaccountant uit te gaan van de hieronder opgenomen toleranties voor de nauwkeurigheid en de gevolgen van fouten c.q. onzekerheden voor de strekking van de beoordelingsverklaring (zie Tabel 1). 3.2.3 Modelverklaring De subsidieaccountant dient het model te volgen zoals opgenomen in bijlage 11. Dit model is gebaseerd op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving ten tijde van het vaststellen van dit protocol. Indien er wijzigingen zijn opgetreden in wet- en regelgeving, dient de uitvoerende subsidieaccountant reeds rekening te houden met gewijzigde voorschriften. 3.3. Assurancerapport De niet-financiële subsidieverantwoording vormt het onderzoeksobject van de Assurancewerkzaamheden die de subsidieaccountant dient uit te voeren bij een subsidie waarvan het subsidiebedrag € 50.000,- of meer bedraagt.
3.3.1 Specifieke eisen - de werkelijke realisatiegegevens van de subsidiabele meetbare specifieke prestatie en/of activiteiten juist weergeeft in overeenstemming met de toekenningsbeschikking; - per subsidiabele meetbare specifieke prestatie en/of activiteit een vergelijking bevat van de realisatie ten opzichte van de subsidieverlening overeengekomen meetbare specifieke prestatie en/of activiteit en dat bij eventuele afwijkingen van meer dan 10% deze afwijking naar aard, omvang en (on)beïnvloedbare oorzaken is toegelicht; - voldoet aan eventuele nadere verantwoordingsvoorwaarden opgenomen in de verlengingsbeschikking; - met de inhoudelijke subsidieverantwoording en de eventuele gezamenlijk mee verzonden financiële subsidieverantwoording. 3.3.2 Bij de beoordeling dient de accountant te streven naar het geven van een beperkte mate van zekerheid, waarbij uitgegaan moet worden van een betrouwbaarheidspercentage van 95%. Daarnaast dient de subsidieaccountant uit te gaan van de hieronder opgenomen toleranties voor de nauwkeurigheid en de gevolgen van fouten C.q. onzekerheden voor de strekking van het Assurance-rapport. De mate van zekerheid en de diepgang van de uit te voeren werkzaamheden i.c. worden overgelaten aan de vaktechnische oordeelsvorming van de subsidieaccountant (zie Tabel 1). 3.3.3 Modelverklaring De subsidieaccountant dient het model te volgen zoals opgenomen in bijlage 111. Dit model is gebaseerd op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving ten tijde van het vaststellen van dit protocol. Indien er wijzigingen zijn opgetreden in wet- en regelgeving, dient de uitvoerende subsidieaccountant reeds rekening dient te houden met gewijzigde voorschriften.
Bijlage I (bijlage bij het Controleprotocol) Model goedkeurende controleverklaring aangaande de financiële subsidieverantwoording ~ € 50.000,-. Aan: Opdrachtgever CONTROLEVERKLARING betreffende de 'financiële subsidieverantwoording' Afgegeven ten behoeve van de gemeente Breda in het kader van de verstrekte subsidie op basis van de Algemene Subsidieverordening Breda 2011. Wij hebben bijgevoegde en door ons gewaannerkte, financiële subsidieverantwoording van NaamSubsidieregeling, inzake venneld hier bijvoorbeeld de naam van het gesubsidieerde activiteit(en) zoals venneld op de fmanciële subsidieverantwoording gecontroleerd.
Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van NaamSubsidieontvanger is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële subsidieverantwoording in overeenstemming met aan te vullen met een verwijzing naar de betreffende subsidieregeling. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële subsidieverantwoording mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude offouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële subsidieverantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en de specifieke eisen zoals genoemd in het controleprotocol artikel 3.1.1, behorend bij de Algemene Subsidieverordening Gemeente Breda 2011. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële subsidieverantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-infonnatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële subsidieverantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvonning, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de financiële subsidieverantwoording een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financiële subsidieverantwoording door NaamSubsidieontvanger, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de NaamSubsidieontvanger. Een controle omvat tevens het evalueren van de toepassing van de gebruikte grondslagen voor de financiële subsidieverantwoording. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-infonnatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
Oordeel betreffende de financiële subsidieverantwoording Naar ons oordeel is de financiële subsidieverantwoording van NaamSubsidieontvanger over Periodejaar in alle van materieel zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de Algemene Subsidieverordening Breda 201 I en de verleningsbeschikking.
[[Indien de sub idieregelingeen direct oordeel van de accountant vraagt. over bijvoorbeeld dejuisth id van gedeclareerde ko ten kan deze tekst worden veranderd in: Naar ons oordeel geeft de tinancil'!le sub idieverantwoording de ... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de Algem@e Subsidie erordening Breda 20 I1 en de verlengingsbeschikking. Beperking in gebruik en verspreidingskring De financiële subsidieverantwoording is opgesteld om NaamStibsidieontvanger in staat te stellen te voldoen aan aan te vullen met een verwijzing naar de betreffende subsidieregeling. De financiële subsidieverantwoording hoeft derhalve niet geschikt te zijn voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is uitsluitend bestemd voor NaamSubsidieontvanger en dient niet te worden verspreid aan ofte worden gebruikt door andere dan de Gemeente Breda. Hoogachtend, Naam accountantskantoor
3. Bestuursverklaring bij verantwoordingen door middel van een jaarrekening
(Briefhoofd van de entiteit) (Aan de gemeente Breda) (Datum ... ) Geacht College, Op uw verzoek verstrekken wij u deze bestuursverklaring bij de jaarrekening van .... ,. over het boekjaar eindigende op 31 december ... '" waarin de gemeentelijke subsidie betreffende toegekend met kenmerk., is opgenomen. d.d
.
Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de getrouwheid van de jaarrekening waarin de gemeentelijke subsidie is opgenomen. Wij verklaren dat de financiële gegevens van deze subsidie in overeenstemming met de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking met kenmerk...... zijn opgenomen. Tevens hebben wij de jaarrekening conform de geldende vereisten opgemaakt. Naar onze mening zijn de baten, lasten en balansmutaties met betrekking tot bovengenoemde gemeentelijke subsidie rechtmatig. Dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking met kenmerk.... Indien van toepassing: Wij verklaren dat wij ons eigen inkoop- en aanbestedingenbeleid zoals kenbaar gemaakt aan de gemeente met brief met kenmerk ..... d.d. (of het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingenbeleid) gedurende het gehele jaar hebben gevolgd. (Handtekening bestuur)
4. Bestuursverklaring bij financiële verantwoordingen en het doorschuiven van prestaties op grond van artikel 14 van de ASV
(Briefhoofd van de entiteit) (Aan de gemeente Breda) (Datum ... )
Geacht College, Op uw verzoek verstrekken wij u deze bestuursverklaring bij de financiële verantwoording over de met betrekking tot de gemeentelijke subsidie betreffende periode tot en met ..................... toegekend met kenmerk d.d . Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de getrouwheid van de financiële verantwoording van deze subsidie in overeenstemming met wettelijke regelingen en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking met kenmerk Wij hebben de financiële verantwoording conform deze vereisten opgemaakt. Naar onze mening zijn de vermelde baten en lasten rechtmatig. Dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking met kenmerk.... Indien van toepassing.' Wij verklaren dat wij ons eigen inkoop- en aanbestedingenbeleid zoals kenbaar gemaakt aan de provincie met brief met kenmerk..... d.d. (of het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingenbeleid) gedurende het gehele jaar hebben gevolgd.
(Handtekening bestuur)
Bijlage 2 Mededeling aan college en gemeenteraad inzake beschikking 2018EindhoveniBrabant Kennisnemen van De beschikking d.d. 28 juni 2013 van de BrabantStadpartners aan de stichting 2018EindhoveniBrabant, met toelichting. Aanleiding Bij uw besluit d.d. 14 augustus 2012 nr 39953 heeft de gemeenteraad ermee ingestemd € 10 mln. te bestemmen voor het project 2018EindhoveniBrabant, samen culturele hoofdstad. Daardoor konden wij de bestuursovereenkomst met de andere BrabantStadpartners en de stichting op 27 november 2012 aangaan. Met de beschikking die wij u nu toesturen, geven wij uitvoering aan een belangrijk onderdeel van die bestuursovereenkomst, te weten de financiering van de activiteiten door de stichting 2018EindhovenlBrabant. Deze activiteiten hebben ten doel het behalen van de titel Culturele Hoofdstad van Europa 2018 in de periode 2012-2013, en onder het voorbehoud van succes daarin - verdere ontwikkeling, uitvoering en afwikkeling van het programma in de periode najaar 2013-2021. De besluitvorming heeft bij verschillende partners aanleiding gegeven tot verschillende accenten, maar wij hechten er sterk aan de uitwerking uniform te houden. Wij hebben er daarom voor gekozen de accenten te verwerken in voor alle partners op gelijke wijze geldende formuleringen. De colleges van de BrabantStadpartners hebben besloten de betrokken gemeenteraden en PS allen op gelijke wijze te informeren over de uitwerking die alle partners aldus aan het besluit geven in de beschikking aan de uitvoeringsorganisatie, stichting 2018Eindhovenl Brabant. U vindt deze beschikking in bijlage 1. Bij het raadsbesluit 14 augustus 2012 nr. 39953 heeft u de kaders voor de betrokkenheid van de gemeente Breda gesteld. Wij geven u hiermee een toelichting op en inzicht in de wijze waarop wij uw kaders in uitvoering vertalen. Kern boodschap 1. Toetssteen voor de subsidie is uitvoering door de stichting van enerzijds de opdracht in de bidbookfase 2012-2013 en anderzijds de in het komend najaar-na uitsluitsel omtrent toewijzing van de titel- te formuleren vervolgopdracht voorde periode 2014-2021. Voor 2012-2013 luidt de opdracht primair: het maken van een bidbook dat voldoet aan de eisen voor kansrijke kandidatuur en met draagvlak onder de BrabantStadpartners en andere relevante partijen. Vanaf 2014 zal de opdracht luiden het ontwikkelen en uitvoeren van het daarbij behorend programma. Daarbij zullen we gezamenlijk formuleren op welke wijze wij verwachten dat de stichting de visie van het bidbook en de lange-termijnambities van de partners vorm gaat geven. Wij stellen in het najaar de opdracht vast en zullen daarbij in een zogenaamd Legacydocument de opbrengst voor zowel de gezamenlijkheid als voor de partners beschrijven. Aan de hand van die documenten zullen we jaarlijks toetsen of de opbrengst van de investering aansluit bij de doelen van alle partners. Zo nodig zullen we de uitvoering bijsturen.
2.
Het volledige subsidiebedrag wordt in één keer beschikt, maar in jaartranches uitgekeerd en verantwoord, zodat de subsidiënten elk jaar sturingsmomenten hebben bij de uitvoering. Dit volgt uit de bestuursovereenkomst. De jury is daarvan onder de indruk geraakt als blijk van onze gezamenlijkheid. Het is daarom van groot belang dit beeld gestand te doen in de tweede fase van onze beoordeling met het kunnen melden van daadwerkelijk afgegeven beschikkingen conform die overeenkomst. Dit betekent niet dat wij de uitvoeringsorganisatie op basis van de beschikking met € 100 mln. op pad sturen en bovendien moeten afwachten wat daar in 2021 van terecht blijkt gekomen. Alle partners betalen het toegekende bedrag uit in schijven per jaar. Bijlage 2 geeft u een overzicht van de jaartranches. Deze zijn vanaf 2015 voor alle steden gelijk; in 2014 trekken wij verschillen als gevolg van uiteenlopende bedragen voor opmaatprojecten uit 2012 en 2013 recht. Enige uitzondering vormt het bijzondere mijlpaalproject Jheronimus Bosch 500 in 'sHertogenbosch, dat tot een apart financieringsritme -maar met dezelfde omvang- voor die gemeente leidt. Een belangrijk uitgangspunt is dat minimaal 75% van het budget direct wordt besteed aan culturele activiteiten. Na aftrek van kosten voor marketing en communicatie rond het programma (plm. 12,7%), bidbook-voorbereiding (0,6%) en onderzoekleffectmeting (1,4%), wordt dan plm. 10% besteed aan staf en organisatie. De uitbetaling van jaarschijven gebeurt op basis van gezamenlijke beoordeling van een werkplan met begroting dat wij van de stichting in de herfst van het voorafgaande jaar ontvangen. Dit is het eerste jaarlijks sturingsmoment. De beoordeling gebeurt in het licht van de opdracht met legacy-document en partnerprofielen en van het bidbook, en kan leiden tot aanpassing van het werkplan vóórdat de uitvoering daarvan start. Jaarlijks in de lente ontvangen wij van de stichting een tussentijdse verantwoording met accountantsverklaring over het voorgaande jaar. Wij kunnen dan de realisatie van dat jaar toetsen aan het werkplan en wederom aan de opdracht c.a .. Dit is het tweede jaarlijks sturingsmoment. Het kan gevolgen hebben voor de uitvoering in het lopend jaar, en voor het werkplan voor het komend jaar. De beoordeling van verantwoording en de sturing vindt plaats vanuit de gezamenlijke Raad van Toezicht, waarin iedere partner is vertegenwoordigd. Dit laat onverlet dat ieder college een eigenstandige verantwoording schuldig blijft aan de [raad/staten], over de uitvoering van de subsidiebeschikking. In bijlage 3 lichten wij de Planning & Control cyclus rond deze subsidiëring er nog eens apart voor u uit. Tot slot is het bij dit onderdeel van belang dat wij de beschikking afgeven onder het uitdrukkelijk voorbehoud dat de titel ook wordt toegewezen. Zie hiervoor verder onder punt 4. 3.
Centraal gestuurde ankerprojecten en bottom-up te ontwikkelen proeftuinen vormen de kern van het gevraagde activiteitenprogramma. Minimaal de gemeentelijke bijdrage van € 10 mln. komt in de vorm van activiteiten terug bij iedere gemeente. Minimaal € 2,5 mln. daarvan landt in conceptontwikkeling of culturele activiteiten die duurzame ruimtelijke en sociaal-economische effecten hebben in spoor- en kanaalzones De stichting heeft een resultaatsverplichting om ter waarde van minimaal € 10 miljoen aan activiteiten terug te brengen in iedere stad. Richtinggevend daarbij zullen zoals gezegd de opdracht en het legacy-document zijn, waarin de ambities en verwachtingen van de partners
gezamenlijk en afzonderlijk zijn neergelegd. Wij kunnen de stichting afrekenen op dit resultaat, gestuurd door de opdracht en met geregelde mogelijkheid tot tussentijds bijsturen binnen die opdracht, zoals onder 2. beschreven. Gezien de omvang van het totale budget, is het wel zeker dat in iedere stad ter waarde van meer dan 10 miljoen zal neerslaan. Wij kwantificeren dat niet, want hoeveel dat zal zijn is ondermeer afhankelijk van in de steden ontwikkelde, passende initiatieven. Dat er minimaal enkele miljoenen meer dan de vastgelegde 10 zullen neerslaan per stad is zeer aannemelijk. Dit is te meer aannemelijk omdat de stichting de opdracht zal hebben ervoor te zorgen dat culturele hoofdstad initiatieven aansluiten bij de in opdracht en legacy-document genoemde ambities van de partners.
4.
Bij het onverhoopt niet verzilveren van de kandidatuur staat het iedere partner vrij zich te onttrekken aan de verplichtingen uit de bestuursovereenkomst en daarmee ook uit de beschikking. De subsidie wordt uitdrukkelijk onder het voorbehoud van behalen van de titel verleend. Als we die niet halen, staat het iedere partner vrij om zonder enige compensatie uit de bestuursovereenkomst te stappen. Daarmee vervallen alle verplichtingen die eruit voortvloeiden en ook alle verplichtingen die wij in de beschikking richting de stichting zijn aangegaan, met uitzondering van de jaren 2012 en 2013. De investering blijft beperkt tot de bijdragen in die jaren voor stichting en Opmaat. Er is dan alle vrijheid voor iedere partner om de inzet van de resterende gevoteerde middelen te heroverwegen, in welke richting dan ook.
Consequenties 1. Wij geven uitvoering aan de bestuursovereenkomst waaraan wij ons richting de andere BrabantStadpartners en de stichting hebben gecommitteerd, binnen de door uw raad geformuleerde kaders en verplichten ons met in acht neming van het bovenstaande tot gespreide betaling van €10 mln. over de periode flm 2021. Communicatie De toegestuurde, en de in het najaar nog vast te stellen documenten, zijn (of zullen zijn) het resultaat van intensief overleg tussen de BrabantStadpartners onderling en met de stichting. Door het bij deze informatie aanbieden van de beschikking met toelichting en financieel overzicht in deze toelichting zijn de relatie en verplichtingen tussen partijen openbaar en transparant. Vervolg Op 6 september volgt uitsluitsel over het behalen van de titel. Na een positieve uitslag, stellen de colleges in het najaar de gezamenlijke opdracht aan de stichting vanaf 2014, legacy-document en partnerprofielen vast. Wij zullen u daar t.Z.t. weer over informeren. Tevens stellen wij dan in het najaar het werkplan voor 2014 vast. Ieder college zal daaraan de lokaal meest wenselijke communicatie per partner koppelen. In het onverhoopt geval van niet toewijzen van de titel aan Eindhoven/BrabantStad zullen wij uw college en raad later in het najaar een voorstel doen in het licht van de dan ontstane situatie.
BIJLAGE 3 6-jun-13
Inkomsten Stichting Provincie Steden samen
-
2012
2013
2014
2015
3200 2800
2000 0
0 2000
2300 3400
6500 7670
6000
2000
2000
5700
14170
2012
2013
2014
2015
600 200 100 500 600
250 600 100 250 800
3900 200 800 800
11170 100 1900 1000
2000
2000
5700
14170
2012
2013
2014
2015
2000 0 0 0 0 0
0 400 400 400 400 400 2000 2000
2300 400 700 500 1000 800 3400 5700
6500 975 975 975 3770 975 7670 14170
opmaat 2012,1 2013
Sponsoring (cash en in natura) Rijk Eu
Totaal
Uitgaven Stichting
oprnaat2012,2013
bidbookvoorbereiding programma (projecten)
6000
onderzoek marketing en communicatie staf, organisatie
Totaal
.
6000
-e-
Inkomsten Stlchtrng Provincie Eindhoven Tilburg Breda Den Bosch Helmond
subtotaal steden Totaal
op.rnaat 2012, 2013 3200 700 400 600 800 300 2800 6000
0
2000
-
--,-
r--2016
2017
2018
2019
2020
2021
totaal
3500 4130 3000
15000 14310 2000
8250 7690 20000 10000 1500
5850 5030 2000
3150 2720 3000
250 250
50000 50000 30000 10000 1500
10630
31310
47440
12880
8870
500
141500
2016
2017
2018
2019
2020
I
r-
I
I
Totaal
6630 200 2400 1400
26310 300 2200 2500
35440 500 7000 4500
10480 200 1000 1200
5570 300 2000 1000
500
850 106300 2000 18050 14300
10630
31310
47440
12880
8870
500
141500
2016
2017
2018
2019
2020
3500 525 525 525 2030 525 4130 7630
15000 3350 3350 3350 910 3350 14310 29310
8250 1800 1800 1800 490 1800 7690 15940
5850 1170 1170 1170 350 1170 5030 10880
3150 630 630 630 200 630 2720 5870
e-
-
2021
totaal
250 50 50 50 50 50 250 500
50000 10000 10000 10000 10000 10000 100000
0,60% 75,12% 1,41% 12,76% 10,11%
BIJLAGE 4
Planning & Control en 2018EindhoveniBrabant Context 2018EindhoveniBrabant is een groot project, waar veel overheidsgeld mee gemoeid is. De zes partners hebben hebben een governancestructuur ontwikkeld, met een op afstand geplaatste stichting 2018EindhovenlBrabant, die de realisatie van het programma voor haar rekening neemt. In een bestuursovereenkomst hebben de betrokken overheden en de stichting wederzijds commitment en verplichtingen op hoofdlijnen vastgelegd. Voor de betrokken overheden is het van groot belang dat goede sturing vooraf kan worden gegeven, dat er voldoende bijsturingsmomenten zijn en dat er transparant verantwoording wordt afgelegd. Voor de stichting is het van belang goed te weten wat de opdrachtgevers wensen, voldoende ruimte te hebben om artistieke keuzes te kunnen maken en helder te kunnen maken wat de inzet van maatschappelijke middelen heeft opgeleverd. Om dit alles te kunnen bereiken is een goede en transparante planning en control-cyclus belangrijk. Opdracht Een heldere P&C begint bij een duidelijke opdracht. De zes partners zullen nog de vervolgopdracht vanaf 2014 voor de stichting vaststellen. Belangrijk element daarin zal zijn de bijdrage van de activiteiten aan de culturele ambities van alle partners afzonderlijk en gezamenlijk. Bovendien zal de opdracht een wisselwerking tussen onze investering in het culturele project 'culturele hoofdstad' en flankerend beleid in andere domeinen vragen. We leggen dit vast in het zg. 'Iegacy-document', waarmee we meteen aangeven dat we deze van bijdragen ook een lange termijn-effect willen zien. Beschikking De in de bestuursovereenkomst vastgelegde verplichtingen worden via een beschikking ter beschikking gesteld aan de stichting 2018EindhovenlBrabant. Dit gebeurt -zoals vastgelegd in de bestuursovereenkomst- in de vorm van een beschikking van € 10 danwel 50 miljoen in één keer, zodat de partners hun commitment over en weer voor de lange termijn vastleggen, en de stichting ook meerjarige verplichtingen kan aangaan. De uitbetaling vindt plaats in jaarlijkse tranches, gerelateerd aan een jaarlijkse planning & control-cyclus. Planning & control Jaarlijks maakt de stichting, op grond van de opdracht, een werkplan met begroting voor het daarop volgende jaar (in meerjarenperspectief). Dit is het sturingsmoment van de overheden/opdrachtgevers. Eveneens jaarlijks maakt de stichting een jaarverslag en jaarrekening. Dit is het verantwoordingsmoment voor de betrokken overheden. De twee momenten in het jaar waarop dit gebeurt worden tevens gebruikt als bijsturingsmomenten via voortgangsrapportages. In de beschikking is dat als volgt geregeld. Op twee momenten per jaar dient de stichting een voortgangsrapportage in bij de Provincie Noord-Brabant als coördinerende overheid. 1. Voor 1 mei dient de stichting de eerste voortgangsrapportage in. Deze rapportage bevat: 1. een inhoudelijke en financiële, door het bestuur gewaarmerkte, rapportage; 2. een bestuursverklaring;
3.
4. 2.
jaarrekening over voorgaand jaar, met een controleverklaring in overeenstemming met het controleprotocol, conform bijbehorende model-verklaring, alsmede het rapport van bevindingen of de managementletter; cumulatief financieel overzicht tot het moment van voortgangsrapportage.
Voor 1 oktober dient de stichting de tweede voortgangsrapportage in. Deze rapportage bevat: 1. een inhoudelijke en financiële, door bestuur gewaarmerkte, rapportage over het lopend jaar; 2. bestuursverklaring; 3. inhoudelijk werkplan, planning en begroting voor het komende jaar; een verzoek om een voorschot voor het komende jaar op basis van de bijgevoegde begroting, liquiditeitsbehoefte en planning. Afhankelijk van dit verzoek kan worden overgegaan tot 100% bevoorschotting van het volgende boekjaar.
Verantwoording naar raden en staten In mei/juni en oktober kan de RvT zich over die rapportages uitspreken en, afhankelijk van de afspraken die er in college en of met de raad zijn gemaakt, de conclusies in het najaar aan college en/of raad voorleggen met een voorstel (in principe het voorstel om de tranche voor het komend jaar beschikbaar te stellen).
