Programma-uitvoering binnen de Gr Het Waterschapshuis; inrichting en werking uitvoeringsorganisatie HWH
Datum: Afdeling: Versie: Status
24-03-2010 Projecten en Beheer 1.0 Definitief
Inhoud 1. Inleiding ........................................................................................................................................... 3 2. Aandachtspunten ........................................................................................................................... 4 2.1 Nieuwe programmering binnen bedrijfsfuncties. ............................................................................... 4 2.2 Projectorganisatie .............................................................................................................................. 4 3. Basis inrichting Programma-uitvoering....................................................................................... 4 3.1 Begeleidingscommissie (BC) ........................................................................................................... 5 3.2 Wijzigingsadviesommissie (WAC) ..................................................................................................... 8 3.3 Gebruikersoverleg (GO) .................................................................................................................. 10 4. Functies ......................................................................................................................................... 11 4.1 Functioneel coördinator .............................................................................................................. 11 4.2 Procesleider ................................................................................................................................ 12
Pagina 2 van 13
1. Inleiding In dit document is beschreven hoe de begeleiding van HWH programma’s wordt uitgevoerd binnen de GR Het Waterschapshuis, door een zogenaamde Begeleidingscommissie en bijbehorende Wijzigingsadviescommissie en Gebruikersoverleggen. In onderhavige notitie wordt met name ingegaan op de HWH uitvoeringsorganisatie. Er wordt van uitgegaan dat de waterschappen zodanig zijn georganiseerd – met een Programmaraad, een I-Platform (hoofden ICT), en verenigingen en overlegplatforms van bepaalde taken/functies in de waterschappen – dat (nieuwe) programmering tot stand komt (programmavorming). Feit is dat HWH te maken heeft met bestaande programma’s die moeten worden uitgevoerd (programma-uitvoering). Daartoe dient een beheerorganisatie te worden opgericht die een goede uitvoering van de programma’s borgt. Schematisch kan de programma-vorming en -uitvoering als volgt worden weergegeven:
Programma-vorming en -uitvoering AB HWH DB HWH
Programmaraad
SD HWH
Verenigingen en overlegplatformen rondom bedrijfsfuncties
Vastgesteld programma
(CPO) Coördinatie ProgrammaUitvoering
I-Platform hoofden ICT/I&A
Programmavoorbereidings commissie
Voorgesteld programma
VC A&S
AWAC Architectuur toetsing
BC Diensten
WAC D.
BC Waters.
WAC W.
BC Keringen
WAC K.
BC Afvalw.
WAC A.
BC VenH
WAC VenH
Gebruikers Overleggen
De organisatorische eenheden binnen de GR HWH zijn in oranje aangegeven; in blauw is aangegeven wat zich buiten de GR HWH bevindt. Uitgangspunt is dat er begeleidingscommissies zijn per bedrijfsfunctie; zoals Waterkeringenbeheer, Watersysteembeheer (kwantiteit en kwaliteit), Afvalwaterzuivering, Vergunningverlening en Handhaving, Diensten . In principe dekken deze vijf bedrijfsfuncties de lading. De Unie van Waterschappen en de STOWA gebruiken een vergelijkbare indeling voor commissies en werkgroepen. Op deze manier kan ieders verantwoordelijkheid ten aanzien van beleid, onderzoek en uitvoering in verbinding worden gebracht, door zaken bij het juiste gremium te beleggen en onderling af te stemmen. Het programma IRIS heeft de vijf genoemde bedrijfsfuncties al opgenomen in haar programmering. Per bedrijfsfunctie is er een programma voor 2011 en de jaren daarna opgesteld. Dit is een goede basis en vertrekpunt voor de inrichting van de beheerorganisatie aan de hand van bedrijfsfuncties. De waterschappen hebben in hun reactie op de conceptprogramma’s ( Spoor 2 werkveld IRIS) in 2010 aangegeven dat de uitwerking van de programma’s moet worden uitgevoerd worden door een verbeterde functionele beheerorganisatie, waarin budgethouders, beleidsmedewerkers en gebruikers van de waterschappen een belangrijke rol gaan vervullen. De inrichting daarvan zal plaatsvinden als onderdeel van de Gemeenschappelijke Regeling HWH. Voor programma’s van bedrijfsfuncties met omvangrijke wettelijke verplichtingen is al versneld een Begeleidingscommissie en een wijzigingsadciescommissie gevormd, zoals het geval is bij de Begeleidingscommissie VenH i.o. en de Wijzigingsadviescommissie VenH i.o.. In afwachting van een definitief programmareglement kunnen de Begeleidingscommissies en Wijzigingsadviescommissies met de aanduiding in oprichting (i.o.) bij de uitvoering van programmaonderdelen handelen naar de in dit document aangegeven richtlijnen en kaders. In 2011 is de
Pagina 3 van 13
inrichting definitief gemaakt door het bestuur van de Gr Het Waterschapshuis, na het advies van de Programmaraad (4-2-2011).
De doelen, bevoegdheden, taken en rollen van de verschillende gremia (o.a. Programmaraad, I-Platform) bij de opdrachtverlening aan Het Waterschapshuis worden momenteel in het kader van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis (Gr HWH) uitgewerkt. De conceptdocumenten hiervan zijn meegenomen bij de uitwerking van de inrichting van de programma-uitvoering.
2.
Aandachtspunten
2.1 Nieuwe programmering binnen bedrijfsfuncties De programmering per bedrijfsfunctie is een goede basis en vertrekpunt voor de inrichting van de beheerorganisatie aan de hand van bedrijfsfuncties. Activiteiten uit de verschillende werkvelden zouden hier aan toegevoegd kunnen worden. Denk aan CMS WaterschapsNet onder Begeleidingscommissie Diensten en Vangstregistratie (muskusratten) onder Begeleidingscommissie Waterkeringenbeheer. De huidige werkvelden kunnen op termijn vervangen worden door de programma-uitvoering per bedrijfsfunctie. Deze indeling sluit goed aan bij de begrotingsopzet en staat ook goed open voor nieuwe activiteiten die in beheer – dus onderdeel van een programma– door HWH worden genomen. Denk daarbij aan DigiSpectie (Waterkeringenbeheer), Omgevingsloket Online (Vergunningverlening en Handhaving), maar ook Z-info (Afvalwaterzuivering). In een vroegtijdig stadium kan de werkorganisatie HWH en de betreffende Begeleidingscommissie gericht betrokken worden bij een dergelijke nieuwe activiteit; en derhalve anticiperen in het licht van de programmering en begroting. De Begeleidingscommissie kan dan bijvoorbeeld op de hoogte worden gesteld van de business case; de werkorganisatie HWH kan gericht en tijdig randvoorwaarden aangeven die gelden voor een eventuele in beheername en vanuit architectuur kan vooraf toetsing plaatsvinden aan de hand van de referentiearchitectuur. 2. 2 Projectorganisatie Projecten passen expliciet binnen de basisinrichting van de programma-uitvoering met de Begeleidingscommissies. Omvangrijke activiteiten in een programma worden als project uitgevoerd. Afhankelijk van het onderwerp van het project, valt deze onder één van de bedrijfsfuncties. Inrichting projectsturing is conform Prince2. Dit betekent dat de stuurgroep van een project bestaat uit een lid van de begeleidingscommissie (business executieve) die het budget en business case bewaakt, een lid uit de Wijzigingsadviescommissie (senior user), een projectleider (inhuur, detachering of van HWH) en leverancier (senior supplier). De procesleider HWH is verantwoordelijk voor de beheerfase (P&C, financieel management, contractmanagement) en neemt al vanaf het begin van het project zitting in de projectgroep. De projectgroep is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en dus voor het projectresultaat. De begeleiding van een project valt op deze manier in te passen onder de paraplu van een Begeleidingscommissie en binnen de werkorganisatie HWH , met haar rollen, taken en bevoegdheden.
3.
Basis inrichting Programma-uitvoering
-
Coördinerend Programma-uitvoeringsOverleg - CPO deelnemers: voorzitters begeleidingscommissies, secretaris-directeur HWH, afdelingshoofd Projecten en Beheer HWH Binnen dit overleg wordt de programma-uitvoering van alle programma’s geëvalueerd, met het doel om tot een afgestemde actualisatie van de programmering en begroting te komen. Vervolgens kan dit jaarlijks in ontwerp worden voorgelegd aan de Programmaraad in het kader van de cyclus van de programmering en begroting. - vergaderfrequentie; 2 keer per jaar
-
Begeleidingscommissie – BC (max. 6 personen) voorgezeten door (secretaris) directeur waterschap; leden zijn proceseigenaren vanuit de waterschappen; procesleider HWH is secretaris; functioneel coördinator HWH is linking pin met
Pagina 4 van 13
Wijzigingsadviescommisie. - vergaderfrequentie: elke 2 maanden; 5 keer per jaar -
Wijzigingsadviescommissie – WAC (max. 6 personen) Bestaande uit senior functioneel beheerders van de waterschappen; functioneel coördinator HWH is secretaris; procesleider HWH is toehoorder en licht de kaders toe; mogelijkheid om expertise toe te voegen per agendapunt (denk aan procesleider ODB/ESB). Commissie kan bepaalde werkzaamheden laten behandelen/uitvoeren door werkgroepen. - vergaderfrequentie: elke 6 weken; 8 keer per jaar
-
Gebruikersoverleg – GO (alle deelnemers) Alle deelnemende waterschappen zijn hierin vertegenwoordigd. Gaat om de gebruikers. Functioneel coördinator HWH is toehoorder in het overleg en kan kaders toelichten. Procesleider HWH is optioneel aanwezig. - vergaderfrequentie: 2 keer per jaar
-
Vaste Commissie Architectuur en Standaarden - CAS Voorgesteld is om de huidige programmacommissie A&S om te vormen tot een commissie die het platform hoofden ICT, de programmaraad, de begeleidingscommissies en HWH bijstaat. Samengevat krijgt de commissie A&S de volgende taken: Het ontwikkelen van beleid t.a.v. het gebruik en toepassen van gemeenschappelijke architectuur en standaarden; Het ontwikkelen, beheren en up to date houden van een set architectuurafspraken en standaarden; Het bijstaan van de waterschappen (Programmaraad, I-Platform en programmavoorbereidingscommissies) bij de programmavorming; Het bijstaan van HWH en de Begeleidingscommissie en Wijzigingsadviescommissies bij de programma-uitvoering Het verhogen van het kennisniveau binnen de waterschappen t.a.v. architectuur en standaarden. Hiervoor is in 2009 een architectuur platform (CoPWA) opgericht. De CoPWA zal dus vertegenwoordigd moeten zijn in de commissie A&S. - vergaderfrequentie: elke 2 maanden; 5 keer per jaar
-
-
Architecten Wijzigingsadviescommissie – AWAC (max. 6 personen) De per bedrijfsfunctie van elkaar gescheiden BC/WAC kunnen niet de afstemming van alle programma’s voor haar rekening nemen. Hiertoe dient een vaste commissie in het leven te worden geroepen, die regulier elke twee à drie weken op een vaste dag en tijdstip vergadert. Op deze manier kunnen wens-wijzigingen en projecten getoetst worden aan de referentiearchitectuur. De commissie die daarvoor ingesteld dient te worden, kan de Architectuur Wijzigingsadviescommissie (AWAC) genoemd worden. Deze commissie is ook verantwoordelijk voor het bijhouden van technische ontwikkelingen en kan daardoor degelijk functioneel en technisch toetsen en adviseren. - vergaderfrequentie: elke 2 à 3 weken; 20 keer per jaar (deels op locatie, deels op afstand via portal en telefonisch vergaderen)
3.1 Begeleidingscommissie– BC (max. 6 personen) Algemeen Voorgezeten door (secretaris) directeur waterschap; leden zijn proceseigenaren vanuit de waterschappen; procesleider HWH is secretaris; functioneel coördinator HWH is linking pin met Wijzigingsadviescommisie. De begeleidingscommissie ondersteunt HWH bij de uitvoering van (een deel van) een programma. De commissie is de intermediair tussen HWH en de aan het programma deelnemende waterschappen en sleutelspeler voor het hebben en behouden van commitment. In die zin is de begeleidingscommissie ook verantwoordelijk voor het afstemmen van de vraag tussen de deelnemende waterschappen en het bewaken van de beoogde functionaliteit. Of anders gezegd: de begeleidingscommissie is ervoor verantwoordelijk dat het programma oplevert wat gevraagd werd en dat
Pagina 5 van 13
er afspraken gemaakt worden over verschillen in proces en functionaliteit tussen de verschillende waterschappen, zo ervoor wakend dat de oplossing generiek blijft. Doel
Begeleidt het programma en toetst de uitvoering / voortgang ervan op hoofdlijnen. Heeft een cruciale rol in communicatie tussen HWH en de aan het programma deelnemende waterschappen. Sleutelspeler voor het hebben en behouden van commitment (bij de in het programma deelnemende waterschappen).
Samenstelling De begeleidingscommissie is een collectief (delegatie) van deelnemers (dus: afnemers/klanten) binnen een programma.
De begeleidingscommissie bestaat uit een vijftal vertegenwoordigers van de deelnemende waterschappen. De deelnemers representeren hierbij alle bij het programma deelnemende waterschappen.
Een begeleidingscommissie wordt per bedrijfsfunctie/werkveld ingesteld door het dagelijks bestuur op voorstel van de directeur, met een advies van de programmaraad.
De leden van de begeleidingscommissie bestaan uit “proceseigenaren” van de betreffende bedrijfsfunctie/werkveld van de waterschappen
De voorzitter van de begeleidingscommissie is bij voorkeur een secretaris-directeur en linkingpin met de programmaraad.
De procesleider van HWH is secretaris en speelt een cruciale rol in de uitvoering van de verantwoordelijkheden van de begeleidingscommissie . In het kader van voorbereiding, afstemming, advisering, uitvoering, verantwoording en opschaling.
De functioneel coördinator vertegenwoordigt de inbreng van de wijzigingsadviescommissie.
Verantwoordelijkheden:
Een begeleidingscommissie is bij de uitvoering van het programma voor de secretaris-directeur HWH klankbord namens de deelnemende waterschappen. Begeleidt in die zin het programma en toetst de uitvoering/voortgang ervan op hoofdlijnen.
rapporteert daarover aan de secretaris-directeur HWH die verantwoording aflegt aan het bestuur van HWH.
heeft een cruciale rol in communicatie tussen HWH en de aan het programma deelnemende waterschappen. In de idee-/initiatieffase (als het initiatief uit een begeleidingscommissie voortkomt), maar vooral in de uitvoeringsfase, waar het keuzes betreft die binnen de kaders van het uitvoeringsbesluit (programmadoelen/begroting) kunnen worden gemaakt.
Sleutelspeler voor het hebben en behouden van commitment (bij de in het programma deelnemende waterschappen). Schaalt in overleg met de secretaris-directeur HWH op naar bestuur en programmaraad als door wijzigingen in tijd-geld-kwaliteitsaspecten andere programma’s en of producten worden beïnvloed. Is aanspreekpunt namens de deelnemende waterschappen voor HWH over de uitvoering van een programma.
is met name verantwoordelijk voor de inhoud van het programma.
stelt de wijzigingsadviescommissies samen met secretaris-directeur HWH in.
is escalatieniveau voor de wijzigingsadviescommissie(s).
Pagina 6 van 13
NB: “Op hoofdlijnen” betekent niet dat details nooit voorgelegd zullen worden aan de begeleidingscommissie. Bij informatiesystemen kunnen juist details een groot verschil maken. Bij gemeenschappelijke ontwikkeling/onderhoud van informatievoorziening betekent dit dat er mogelijk afspraken gemaakt moeten worden over detailverschillen in de processen bij de verschillende waterschappen. Bevoegdheden De begeleidingscommissie heeft een gedelegeerde bevoegdheid om binnen de gestelde kaders te beslissen over de uitvoering van het programma. Het betreft:
door de wijzigingsadviescommissie geëscaleerde zaken;
het via de procesleider actief ingrijpen in het wijzigingenbeheer door de wijzigingsadviescommissie indien zaken niet conform de gestelde kaders uitgevoerd worden.
Taken De taken van de begeleidingscommissie zijn vooral op tactisch niveau. Financieel management
Bewaken / controleren budgetbesteding.
Adviseren directeur over (afwijkingen in) besteding van budget.
Ondersteunen van de procesleider bij het evalueren van kosten en baten.
Planning en control
Toetsen op voortgang van het uit te voeren programma (beheer en onderhoud en projecten) binnen gestelde randvoorwaarden.
Adviseren directeur over herprioritering / veranderen kaders.
Ondersteunen / adviseren de directeur bij het oplossen van planningsproblemen.
Bespreken wijzigingen in de realisatie van het programma en wijze van omgaan met mogelijke knelpunten.
Behoeftemanagement
Formuleren voorstellen over het vervolg van het programma.
Controleren resultaten en kwaliteit van veranderingen in de Informatievoorziening (IV).
Verzorgen vraagarticulatie op tactisch niveau binnen de door de programmaraad gestelde kaders.
Pagina 7 van 13
3.2 Wijzigingsadviesommissie -WAC (max. 6 personen) Algemeen Bestaande uit senior functioneel beheerders van de waterschappen; functioneel coördinator HWH is secretaris; procesleider HWH is toehoorder en licht de kaders toe; mogelijkheid om expertise toe te voegen per agendapunt (denk aan procesleider ODB/ESB). Commissie kan bepaalde werkzaamheden laten behandelen/uitvoeren door werkgroepen. De wijzigingsadviescommissie treedt op als intermediair tussen de aan een programma deelnemende waterschappen en HWH. De voorzitter van de commissie wordt ingesteld op advies van de begeleidingscommissie, door de voorzitter van de Begeleidingscommissie en de secretaris-directeur van HWH. De leden door de voorzitter van de wijzigingsadviescommissie en het afdelingshoofd Projecten en Beheer van HWH. De wijzigingsadviescommissie is verantwoordelijk voor de begeleiding van het programma op operationeel niveau. Hiervoor is het ook noodzakelijk dat de begeleidingscommissie duidelijk de kaders voor de wijzigingsadviescommissie vaststelt. Doel
Voorziet de functioneel coördinator van HWH van informatie over de (gewenste) functionele inhoud en kwaliteit van de in het programma betrokken informatiesystemen / projecten. Vertegenwoordigt in deze de rol van de gebruikersorganisatie.
Samenstelling De wijzigingsadviescommissie is een collectief van deelnemers (waterschappen) binnen een programma
De wijzigingsadviescommissie bestaat uit een vijftal vertegenwoordigers van de deelnemende waterschappen. De deelnemers representeren hierbij alle bij het programma deelnemende waterschappen.
De deelnemers van de wijzigingsadviescommissie hebben de rol/functie senior functioneel beheerders van de waterschappen.
De deelnemers dienen voldoende gemandateerd te zijn om besluiten te kunnen nemen binnen de door de begeleidingscommissie gestelde kaders.
De functioneel coördinator van HWH heeft in de WAC de rol van secretaris.
Verantwoordelijkheden De wijzigingsadviescommissie:
is verantwoordelijk voor de uitvoering van het door de begeleidingscommissie geprioriteerde programma;
stelt, in overleg met de functioneel coördinator van HWH, de inhoud van de releases vast;
is verantwoordelijk voor de afstemming tussen de waterschappen over de ingediende wijzigingsverzoeken;
is verantwoordelijk voor inhoud en kwaliteit van wijzigingen aan de informatievoorziening.
Is verantwoordelijk voor de inhoudelijke acceptatie (testen en toetsen) van de opgeleverde releases/producten.
Bevoegdheden De WAC heeft een gedelegeerde bevoegdheid om binnen de gestelde kaders te beslissen over de uitvoering van het programma. Escalatieniveau voor de WAC is de begeleidingscommissie.
Pagina 8 van 13
Taken De taken van de wijzigingsadviescommissie bestaan voor een deel uit activiteiten op tactisch niveau (behoeftemanagement) en voor een deel uit activiteiten op operationeel niveau (wijzigingenbeheer). Behoeftemanagement
Vaststellen van de gewenste behoefte en kwaliteit van de informatievoorziening en het adviseren hierover aan de begeleidingscommissie.
Onderkennen van informatiebehoeften (worden veelal aangeleverd vanuit de gebruikersoverleggen) en deze vertalen naar functionaliteiten gericht op het optimaal benutten van de onderhavige applicaties.
Het monitoren van de kwaliteit van de onderhavige applicaties m.b.t. onderhoud en beheer.
Het monitoren van de kwaliteit van projecten.
Identificeren van (potentiële) problemen
Wijzigingenbeheer
Inventariseren en registreren van behoeften aan wijzigingen in de informatievoorziening.
Beoordelen van wijzigingsbehoefte.
Besluiten of gewenste wijziging wordt uitgevoerd.
Het samenstellen van een release.
Bijstellen van de kaders voor de uitvoering van de wijzigingsopdracht, voor zover binnen de kaders van de begeleidingscommissie.
Functionaliteitenbeheer:
Op (laten) stellen functionele specificaties (requirements) voor de onderhavige applicatie(s).
Bespreken oplossing met de gebruikersorganisatie en gevolgen vaststellen.
Beoordelen in hoeverre de oplossing de wijzigingsbehoefte afdekt (toetsen).
Valideren oplossing naar uiteindelijke doelen, aanleiding en randvoorwaarden.
Het (laten) uitvoeren van de acceptatietesten (testen en toetsen) van releases/producten.
Gebruiksbeheer
Het organiseren van functioneel beheer en zorgen voor afstemming met de deelnemende waterschappen, onder andere via het gebruikersoverleg.
Pagina 9 van 13
3.3 Gebruikersoverleg (GO) Algemeen Alle deelnemende waterschappen zijn hierin vertegenwoordigd. Gaat om de gebruikers. Functioneel coördinator HWH is de functioneel inhoudelijke linking pin naar de WAC in het overleg en kan kaders toelichten. Procesleider HWH is optioneel aanwezig. De leden van het gebruikersoverleg kiezen uit hun midden een voorzitter en een secretaris. De voorzitter zit het overleg voor. De secretaris zorgt voor de verslaglegging en organisatie van het overleg. Voor 1 of meerdere applicaties wordt een gebruikersoverleg ingericht, waarin zowel functioneel beheerders van de waterschappen als (eind)gebruikers van de betreffende applicatie (module) zitting nemen. Dit gebruikersoverleg fungeert als klankbordgroep voor de wijzigingsadviescommissie en als platform voor kennisuitwisseling Het gebruikersoverleg wordt ingesteld door de Begeleidingscommissie. Noot*: Een gebruikersoverleg gaat over 1 of meerdere applicaties en/of modules. De applicaties met in het algemeen dezelfde groep gebruikers worden ondergebracht in één gebruikersoverleg. Op deze wijze wordt het aantal overleggen beperkt en worden de ontwikkelingen van deze applicaties in samenhang besproken. Doel
Voorziet de wijzigingsadviescommissie van informatie over de informatievoorziening, het gebruik daarvan binnen de waterschappen en de verwachte (kwaliteits)eisen aan de verandering in de informatievoorziening. Platform voor kennisuitwisseling over het gebruik van de applicatie(s) en ontwikkelingen rondom het betreffende bedrijfsproces en informatievoorzieningen.
Samenstelling Het gebruikersoverleg is een collectief van deelnemers (waterschappen) van een module.
Het gebruikersoverleg bestaat uit vertegenwoordigers, zowel functioneel beheerders als eindgebruikers, van de deelnemende waterschappen. Ieder deelnemend waterschap levert 1 vertegenwoordiger.
De deelnemers dienen over voldoende expertise te beschikken om de wijzigingsadviescommissie van adequate informatie te kunnen voorzien.
Verantwoordelijkheden Het gebruikersoverleg is verantwoordelijk voor het verstrekken van adequate informatie over (het gebruik en functionele ontwikkeling van) de informatievoorziening en het initiëren van kennisuitwisseling. Bevoegdheden Adviseert de wijzigingsadviescommissie over functionele ontwikkelingen, de kwaliteit van de applicatie en het beheer en onderhoud (gevraagd en ongevraagd). Taken
Ondersteunen van de wijzigingsadviescommissie door het verstrekken van informatie over (het gebruik en functionele ontwikkeling van) de informatievoorziening. Het organiseren van kennisuitwisseling over de applicatie.
Pagina 10 van 13
4.
Functies
4.1 Functioneel coördinator Algemeen De functioneel coördinator van HWH neemt deel aan de WAC als secretaris en vervult binnen de WAC ook de rol van wijzigingscoördinator. Is als het ware de functionele linking pin naar de (gedelegeerd) opdrachtgever. Verantwoordelijkheden De functioneel coördinator HWH is verantwoordelijk voor de inhoud van de informatievoorziening, ofwel de inhoud en kwaliteit van de releases. Communicatie met en aansturing van de IT-leverancier(s) valt buiten de verantwoording van de functioneel coördinator. Deze ligt bij de procesleider HWH. De verantwoordelijkheid van de functioneel coördinator loopt tot en met de transitie aan de waterschappen van de nieuwe / gewijzigde functionaliteit. De (gebruikers)acceptatietest en transitie binnen het eigen waterschap valt onder de verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder van een waterschap. De functioneel coördinator levert hier wel een bijdrage aan, bijvoorbeeld door het organiseren van kennisuitwisseling en het informeren van de opdrachtgevers. Bevoegdheden De functioneel coördinator heeft namens de WAC een gedelegeerde bevoegdheid om: in overleg met de WAC, te besluiten over het wel of niet uit laten voeren van wijzigingen;
leden van de WAC opdracht te geven tot het (laten) uitwerken van specificaties voor een wijziging.
De functioneel coördinator rapporteert aan de procesleider HWH. Taken Wijzigingenbeheer:
Beoordelen van de ingediende wijzigingsvoorstellen op volledigheid.
Beheren en administreren van wijzigingsverzoeken voortkomend uit wensen van de gebruikersorganisatie of wetswijzigingen.
Prioriteren wijzigingsverzoeken en in overleg met de WAC vaststellen van de releasesamenstelling.
Regelmatig rapporteren aan de WAC over de geïnventariseerde, onder handen zijnde en doorgevoerde wijzigingsverzoeken.
Bewaken van tijdige besluitvorming.
Monitoren van de uitvoering van wijzigingen
Analyseren en beoordelen van afwijkingen die optreden bij de uitvoering van een wijziging en advies opstellen voor de WAC.
Functionaliteitenbeheer:
Beheert het programma van de bedrijfsfunctie.
Op (laten) stellen functionele specificaties (requirements) voor de onderhavige applicatie(s).
Opstellen testplan per release en laten uitvoeren van de acceptatietest.
Aanpassen algemene documentatie / gebruikershandleidingen
Pagina 11 van 13
Adviseren van de waterschappen bij het opstellen van implementatie- en transitieplan (van het niet waterschapspecifieke inhoudelijk deel). Voorbereiden van het niet waterschapspecifieke deel van de transitie (kennisuitwisseling over de release, communicatie etc.) . Noot: functioneel coördinator is een functie van 0,5 fte, die in de begroting van 2011 is opgenomen. Het betreft een bij HWH gedetacheerd senior functioneel beheerder van een waterschap per bedrijfsfunctie. Hij/zij geeft inhoudelijk vorm aan programma’s. Tot die tijd moet deze rol door een medewerker van een waterschap ingevuld worden. De overige leden van de commissie en de procesleider ondersteunen daarbij.
4.2 Procesleider Algemeen De procesleider van HWH neemt deel aan de BC als secretaris en speelt een cruciale rol in de uitvoering van de verantwoordelijkheden van de begeleidingscommissie . In het kader van voorbereiding, afstemming, advisering, uitvoering, verantwoording en opschaling. De procesleider is namelijk gedelegeerd opdrachtnemer voor een programma binnen HWH. De procesleider zorgt ervoor dat het programma volgens afspraak uitgevoerd wordt. De procesleider is tevens toehoorder in de WAC. Verantwoordelijkheden De procesleider is verantwoordelijk voor het proces van programma-uitvoering volgens de gestelde procedures, richtlijnen en kaders. De procesleider is verantwoordelijke voor de “inkoop”van activiteiten van IT-leveranciers. Bevoegdheden De procesleider heeft namens de BC een gedelegeerde bevoegdheid om binnen de vastgestelde kaders en budgetten, de leverancier opdracht tot het uitvoeren van programmaonderdelen ( onderzoeken, impactanalyses, bouw, aanbesteding) te geven;
te zorgen voor bemensing van de opdrachten.
De procesleider rapporteert aan het afdelingshoofd/programmamanager. Taken De procesleider faciliteert de begeleidingscommissie en bereidt vergaderingen, in samenwerking met de voorzitter, voor. De procesleider kan in overleg met de voorzitter besluiten tot het bijeenroepen van de begeleidingscommissie. Financieel management
Rapporteren over budgetbesteding.
Adviseren BC over (afwijkingen in) besteding van budget.
Planning en control
Afstemmen van activiteiten tussen waterschappen, interne en externe IT-leveranciers en HWH.
Rapporteren over voortgang.
Adviseren BC over herprioritering / veranderen kaders.
Rapporteert over de voortgang van het applicatiebeheer van de in beheer zijnde applicaties.
Behoeftemanagement
Rapporten over resultaten en kwaliteit van veranderingen in de informatievoorziening.
Pagina 12 van 13
Wijzigingenbeheer
Door de WAC goedgekeurde wijzigingsverzoeken aanmelden bij de IT-leverancier.
Vast (laten) stellen impact van wijzigingsverzoeken voor de bedrijfsprocessen, de systemen en de administratieve organisatie.Verzorgen van de communicatie en coördinatie met de leverancier over de inhoud en besluitvorming van bug- en wens-wijzigingen.
Inwinnen van advies bij de WAC en leverancier over kosten en baten, zowel kwalitatief als kwantitatief, van een ingediende wens-wijziging om op basis daarvan een besluit te kunnen nemen.
Functionaliteitenbeheer
Opdrachtverlening aan IT-leveranciers voor de uitvoering van impactanalyse.
Opstellen generiek testplan.
Opstellen van implementatie- en transitieplan (algemeen/planningsdeel).
.
Pagina 13 van 13
