De uitvoeringsorganisatie Parkstad Limburg

De uitvoeringsorganisatie Parkstad Limburg Dit document bestaat uit 2 delen: In het eerste deel wordt kort teruggeblikt op de afgelopen 1,5 jaar. Tevens wordt ingegaan op de uitgangspunten voor de organisatie. De taken worden beschreven en de ambtelijke organisatie die daarvoor nodig is. Het tweede deel betreft de bestuurlijke uitgangspunten en de bestuurlijke aansturing van de organisatie en de uitvoering van het Regioprogramma.

Inleiding: de uitvoeringsorganisatie als onderdeel van het Pact van Parkstad In 2008 is vanuit het Parkstad Bestuur het initiatief genomen om de samenwerking binnen de regio te evalueren. Hiervoor is in 2009 een traject doorlopen met interviews met de colleges van B&W en twee discussie bijeenkomsten. Centraal binnen het proces stond de bestuursconferentie van 21 april 2009. De belangrijkste uitkomst van deze bijeenkomst was de keuze voor intensivering van de samenwerking (één van de vier scenario’s) en een grotere nadruk op de uitvoering van de strategische agenda. Daarnaast werd besloten om een onafhankelijk voorzitter te benoemen, de bijdrage (gefaseerd) te verdubbelen en enkele aanvullende bevoegdheden bij de regio te leggen. Deze aspecten zijn vervat onder de naam “het Pact van Parkstad”. De vertaling van het Pact heeft in een aantal stappen plaatsgevonden. In de eerste plaats is een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgesteld. Deze is op 22 februari 2010 door de 7 gemeenteraden van de Parkstad gemeenten en de raad van de gemeente Nuth geaccordeerd. Daarmee trad Nuth toe tot Parkstad Limburg. Daarnaast is BMC gevraagd om de contouren te schetsen van de uitvoeringsorganisatie Parkstad. De rapportage is in september 2010 in het Parkstad bestuur behandeld. Daar is afgesproken dat de concrete vertaling zou plaatsvinden na de aanstelling van de nieuwe voorzitter en dat rond dit thema een bestuursconferentie zou worden georganiseerd. De nieuwe voorzitter is op 1 november 2010 begonnen en de bestuursconferentie heeft op 7 februari 2011 plaatsgevonden. Tijdens die bijeenkomst zijn de uitgangspunten voor de uitvoering vastgelegd, die de basis vormen voor de verdere uitwerking. Deels parallel aan dit traject is mede in overleg met de Provincie en het Rijk de strategische agenda van Parkstad uitgewerkt in het “Naar een duurzame vitale regio”. Het is vastgesteld door de Parkstadraad op 12 juli 2010. Met de Parkstad Raad en het Parkstad Bestuur is de discussie over de uitvoeringsorganisatie op meerder momenten in 2011 gevoerd. Bovendien zijn enkele informatiebijeenkomsten voor de raadsleden uit de Parkstad gemeenten aan dit onderwerp gewijd. Geconstateerd is dat gedurende dit proces op sommige punten de opvattingen over taken van de organisatie uiteenliepen. Het betreft dan met name de platformfunctie en de gemeenschappelijke diensten. Voor de inrichting van het bureau is het van belang daar helderheid over te verkrijgen, omdat hiermee personele capaciteit gemoeid is. In de zomer van 2011 is Berenschot ingeschakeld om hierover een advies uit te brengen. Zowel het rapport BMC als het rapport Berenschot moeten beschouwd worden als adviezen die bouwstenen geleverd hebben voor de uiteindelijke besluitvorming. BMC heeft in 2010 uitsluitend het programmadeel van de organisatie in beeld gebracht en heeft dus zowel de ondersteunende functies (financiën, interne zaken, P & O, bestuurszaken, lobby en communicatie enz.) als de GBRD buiten beschouwing gelaten. BMC stelt een forse uitbreiding van de programma functies voor met 5 tot 7 fte. Berenschot komt voor het programmadeel van de organisatie tot de conclusie dat de bestaande formatie eerder krap dan ruim is. Een bezuiniging zou gerealiseerd kunnen worden op de ondersteunende taken en deels is er sprake van een “cosmetische” bezuiniging door een functie die voor de helft betaald wordt door de gemeente Heerlen, ook nog maar voor de helft in de formatie op te nemen. Beide rapporten hebben het inzicht vergroot en hebben bijgedragen aan de gedachtevorming over de toekomstige organisatie van Parkstad. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een organisatiemodel waarover het bestuur op 14 december 2011 een voorgenomen besluit heeft genomen. In de raadsvergadering van 30 januari zal het bestuur de Parkstadraad informeren en een toelichting geven bij de gemaakte keuzes. Ter ondersteuning hiervan is deze memo opgesteld.

1

Bouwstenen voor de uitvoeringsorganisatie Het is van belang te onderkennen dat de uitvoeringsorganisatie meer is dan het organisatieschema van de Parkstad Limburg organisatie. Het gaat om een aantal elementen die bepalend zijn voor het daadwerkelijk uitvoeren van de projecten uit het regioprogramma. Hieronder wordt aandacht besteed aan een zestal bouwstenen: 1. Uitgangspunten 2. Sturingsfilosofie 3. Programmamanagement 4. Werkwijze 5. Instrumentarium 6. De Parkstad organisatie in relatie tot de gemeentelijke organisatie

1. Uitgangspunten Tijdens de bestuursconferentie op 7 februari 2011 zijn, zoals al eerder genoemd, enkele belangrijke uitgangspunten vastgelegd voor de uitvoeringsorganisatie met betrekking tot het . Deze zijn: • Regionale regie, Lokale uitvoering Parkstad voert (meestal) niet zelf uit, maar doet uitvoeren. Parkstad stuurt primair op programmaniveau. • Dat houdt in dat projectsturing primair lokaal plaatsvindt en dat programmasturing regionaal gebeurt. • De gemeenten leveren de projectleiders, regulier door de gemeenten gefinancierd. Voor een plan met een regionale poule van projectleiders bestond onvoldoende draagvlak.

2. Sturingsfilosofie Bij het beschrijven van de sturingsfilosofie is het van belang te onderkennen dat er projecten in alle soorten en maten zijn. De beschrijving zoals die hier wordt gegeven heeft betrekking op de “zware” projecten, zoals de herstructurering en de grote gebiedsontwikkelingen als de Oostflank Brunssum. Voor eenvoudigere projecten wordt een “light” versie gehanteerd. Dit gebeurt vanuit het standpunt dat geen onnodige bestuurlijke drukte en bureaucratie wordt gecreëerd. Lokale projectsturing Lokale projectsturing houdt in dat de lokale wethouder de eerste opdrachtgever is voor het project. Bovendien is binnen de gemeentelijke organisatie ook het ambtelijk opdrachtgeverschap verankerd, meestal in de vorm van de verantwoordelijke directeur. Deze sturen de projectleider aan. De lokale wethouder is ook voorzitter van de stuurgroep die project stuurt. De voorzitter van Parkstad participeert bij de “zware”projecten in de stuurgroep. Regionale Programmasturing Regionaal wordt op programmaniveau gestuurd. Dit gebeurt langs 3 lijnen: 1. Op bestuurlijk niveau: de voorzitter van Parkstad zit bestuurlijke werkgroepen voor, die ingericht zijn om sturing te geven aan en afstemming binnen de uitvoeringsprogramma’s. Dat houdt in dat niet meer iedere gemeente vertegenwoordigd is, maar alleen de wethouders die verantwoordelijk zijn voor één van de uitvoeringsprojecten en eventueel andere belangrijke stakeholders, zoals de provincie of corporaties. 2. Vervolgens vindt er sturing plaats op ambtelijk niveau door de programmamanager in een werkgroep met de projectleiders. 3. Tenslotte vindt er onder leiding van de directeur Parkstad afstemming plaats tussen de gemeenten en Parkstad op het niveau van de ambtelijk opdrachtgevers.

3. Programmamanagement Parkstad zal zich dus richten op programmamanagement. Al wordt niet uitgesloten dat de regio soms ook projectmanagement doet. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn als een project zich over meerdere gemeenten uitstrekt. Maar doorgaans richt Parkstad zich op het strategisch tactische niveau. De betrokkenheid van Parkstad richt zich primair op projecten en programma’s van regionaal belang,

2

waar de regio meestal een financiële betrokkenheid bij heeft. Daarbij is de “zwaarte” van het project doorgaans bepalend voor de mate van betrokkenheid. Al naar gelang het soort project kan dat verschillen van participatie tot een eenvoudige subsidierelatie.

4. Werkwijze Projectmatig en programmatisch werken is een werkwijze die niet vanzelf komt. Het vergt een implementatietraject per organisatie, dus zowel bij de stadsregio als bij de gemeenten. Dat is altijd maatwerk. Daarnaast kunnen echter ook zaken samen worden opgepakt. Een gemeenschappelijke incompany training scheelt geld, je leert van elkaar, het bevordert uniformering van de aanpak, je leert dezelfde taal te spreken en dat maakt uitwisselbaarheid groter. Dat laatste kan natuurlijk van pas komen met een zo grote regionale opgave. Om de implementatie te versnellen en de werkwijze te verbeteren zal na de zomer een of meerdere workshops worden georganiseerd met betrokken bestuurders en ambtenaren.

5. Instrumentarium De uitvoeringsorganisatie vraagt ook specifiek instrumentarium. Het gaat daarbij om specifieke overlegstructuren, zoals eerder genoemd, maar ook om een op de uitvoering toegesneden (subsidie)verordening, rapportage- en projectformats. In de Buraps in 2011 is dit voor het eerst toegepast. Op deze punten hoeft niet het wiel te worden uitgevonden. Zowel binnen de regio als daarbuiten zijn al ervaringen hiermee opgedaan. In veel gevallen kan gebruik worden gemaakt van de ervaring van het projectbureau van de gemeente Heerlen.

6. De Parkstad organisatie en de gemeentelijke organisatie Om de uitvoering goed te kunnen oppakken is ook de Parkstadorganisatie onder de loep genomen. Organisatorisch gezien gaat de uitvoeringsorganisatie echter niet uitsluitend over de Parkstad Limburg organisatie. Binnen de gemeenten zal vorm moeten worden gegeven aan de projectorganisatie. Het voorstel dat tijdens de bestuursconferentie is gedaan om op regioniveau een projectbureau in te richten is door de gemeenten afgewezen. Dat schept echter de verplichting voor de gemeenten om zelf hun projectorganisatie in te richten. Binnen de Parkstadorganisatie betekent het dat deze wat betreft uitvoering wordt ingericht voor de taak die bij haar ligt: programmamanagement. Hoe we dat denken te realiseren wordt hieronder uitgewerkt.

Doorontwikkeling van Parkstad. De huidige Parkstad organisatie De huidige organisatie Parkstad Limburg (de ‘ist-situatie’) vindt zijn basis in het besluit van het Parkstad Bestuur van 12 maart 2008 om het reorganisatieplan “Perspectief voor Parkstad” vast te stellen. Op grond daarvan is een programmaorganisatie opgebouwd, waarin 3 programmateams centraal staan voor de thema’s “wonen”, “economie” en “ruimte en mobiliteit”. Deze teams worden bemenst door een programmamanager, één of meerdere programmamedewerkers en een programma assistent. Naast deze teams is er sprake van een tweehoofdige directie. De directeur is secretaris van het bestuur en stuurt de organisatie aan. De adjunct-directeur is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, de GBRD en eventuele nog aan te haken gemeenschappelijke diensten. Er is een stafafdeling strategie en bestuurszaken. Hierin zijn communicatie, lobby, de ondersteuning van het bestuur en de raad en strategische thema’s als krimp en grensoverschrijdende samenwerking opgenomen. Verder is er een middelen afdeling, waarin de financiële administratie, planning en control, P&O, archief en receptie/catering (ingevuld d.m.v. twee WSW functies) zijn ondergebracht. Tenslotte is er een gemeenschappelijk secretariaat. Sinds 1 november 2010 is de onafhankelijk voorzitter in dienst. Bij het vormgeven van de organisatie is naar zoveel mogelijk synergie gezocht, inhoudelijk en financieel. Zo is de programmamanager wonen 4 jaar gezamenlijk door de woningcorporaties en Parkstad gefinancierd en wordt de lobbyist gezamenlijk met Heerlen betaald. De financiële

3

administratie werkt ook voor de GBRD, de rekenkamercommissie en het werkvoorzieningschap. Deze organisaties betalen daar ook voor. Sommige taken zijn uitbesteed aan de centrum gemeente Heerlen, zoals de advisering op het gebied van personeelszaken en de ICT. De salaris administratie is eveneens uitbesteed (aan RAET) . In sommige gevallen worden medewerkers gefinancierd met aanvullende dekking uit subsidies e.d.. In totaal is de formatie van de huidige organisatie 30,8 fte inclusief de voorzitter.

Verandering van aandachtsveld De afgelopen jaren is, conform de bestuursopdracht, veel aandacht besteed aan de beleidsontwikkeling. Voordat Wgr+ bevoegdheden konden worden toegepast, moest er eerst gedragen regionaal beleid op de relevante beleidsthema’s worden opgesteld. In die lijn is de Woonvisie, de Structuurvisie, de Strategische Agenda, het Regionaal Verkeers- en Vervoersplan, de Kadernota Economie, de Toeristische visie, de Herstructureringsvisie en recent de Retailstructuurvisie opgesteld. Het doel was altijd om op basis van deze visies te komen tot uitvoering van projecten en programma’s. Dat heeft ook geleid tot het opstellen van uitvoeringsprogramma’s als de woningbouwprogrammering, het verkeers- en vervoersprogramma, het uitvoeringsprogramma toerisme en het programma grensoverschrijdend Openbaar Vervoer en het begeleiden van strategische projecten als de Buitenring Parkstad Limburg. Deze zijn ten dele tot uitvoering gekomen. Grote strategische projecten als de herstructurering, de Oostflank Brunssum, het grensoverschrijdend OV, het Maankwartier en Avantis verlopen echter moeizaam. Belangrijke successen zijn geboekt in de lobby en de financiële randvoorwaarden voor de uitvoering. Het thema krimp is landelijk op de agenda gezet en in de afgelopen jaren is voor circa 150 miljoen euro aan uitvoeringsmiddelen binnengehaald. Nu moet de realisatie worden opgepakt. Dat betekent een verschuiving van het aandachtsveld. Aangezien Parkstad niet daadwerkelijk de uitvoering stuurt, concentreren de activiteiten zich op het tactisch niveau van programma sturing. Daarbij gaat het om Het begeleiden en faciliteren van het omzetten van beleid naar concrete projecten en maatregelen, het stimuleren van innovatie; Het opstellen van het programma en voorstellen van bijdragen uit het regiofonds; Het initiëren van strategische projecten, bijv. de IBA Het organiseren van de besluitvorming; Het sturen op en faciliteren van de uitvoering; Het monitoren van de uitvoering, d.m.v. rapportages de voortgang aan de orde stellen; Het monitoren van de effecten; Samenwerken met strategische partners zoals bijv. Rijk, Provincie en Städteregion Aachen Lobby en communicatie. Beleid zal een veel kleiner deel van het takenpakket beslaan. Actualisatie van beleid blijft echter nodig. Dit zal op een pragmatische manier vorm krijgen, zoals recent de actualisatie van het RVVP. Welke rol de regio speelt kan per thema verschillen. Bij herstructurering bestrijkt de regio het volledige tactische en strategische deel. Bij Parkstad centrum speelt de regio een veel bescheidener rol en wordt het strategische en tactische deel grotendeels door de centrum gemeente Heerlen ingevuld. De bestuurlijke sturing Zoals al eerder genoemd zal ook op het gebied van de bestuurlijke sturing een verandering plaats vinden. De bedoeling is dat deze efficiënter en effectiever gaat plaatsvinden. Dat houdt in dat voor de uitvoeringsprogramma’s, uitvoeringsgerichte bestuurlijke werkgroepen komen, waarin die bestuurders zitting hebben, die ook daadwerkelijk bij de uitvoering zijn betrokken. Daarnaast zullen er nog portefeuillehoudersoverleggen blijven bestaan voor de platformfunctie en beleidsthema’s. Deze zullen echter in een lagere frequentie bijeen worden geroepen. Bovendien zal gekeken worden naar een thematische herverdeling van deze overleggen, die het beste aansluit bij de praktijk. Functies en competenties De functiebeschrijvingen die nu worden gehanteerd in de organisatie en die voortkomen uit “Perspectief voor Parkstad”, zijn ook met de nieuwe uitvoeringstaak programmamanagement nog van toepassing. Het gaat voor het overgrote deel over de functies programmamanager, programmamedewerker en programma assistent en de ondersteunende functies. Er is wel nadrukkelijk sprake van een accentverschuiving in de concrete taken. Die taken maken echter ook nu

4

al onderdeel uit van functiebeschrijving, waarop medewerkers geplaatst en aangenomen zijn. Meer dan de helft van de huidige medewerkers is geworven op de nieuwe functiebeschrijvingen en allemaal zijn ze op de nieuwe functies geplaatst. Bij de overgang naar andere taken zullen medewerkers gefaciliteerd worden met een opleidingstraject programma management, dat zoveel mogelijk samen met de gemeenten wordt opgezet.

De nieuwe Parkstad organisatie. De taken van Parkstad De taken van Parkstad zijn op hoofdlijnen: 1. Uitvo ering van het 2. Platformfunctie 3. Beleid (uitvoeringskaders ) 4. Gemeenschappelijke diensten Ondersteunende taken • PIOFA -taken • Ondersteuning bestuur Opgedragen taken • Ondersteuning derden (WOZL, GBRD, Rekenkamercommissies van de gemeenten) • Regionale initiatieven (o.a. Vestigingsregister, VVV) • Gevelisolatie Leidend bij de inrichting van de organisatie is de uitvoering van het “Naar een duurzame vitale regio”. Op basis van het zal de organisatie gestructureerd worden rondom drie programma’s met daarnaast een Middelenbureau. De Programma-organisatie bestaat uit: Directie: Directeur Adjunct directeur Programmabureau: Herstructuering: 1. Herstructurering woongebieden. Economische Structuurversterking: 2. Ruimte en Infrastructuur 3. Economie Staf: 4. Stafbureau voor lobby en communicatie. Middelen bureau 5. Middelenbureau: Financiën, Interne Zaken, P & O, Bestuurszaken en secretariaat

DIRECTIE De directeur is belast met de algehele dagelijkse leiding van het bureau. Het zwaartepunt ligt daarbij op het Programmabureau, en de strategische ontwikkelingen op inhoudelijk terrein plus de samenwerking met de strategische partners (Rijk, Provincie/Regiodialoog, Städteregion Aachen). In een aantal gevallen stuurt de directeur rechtstreeks op programma’s en projecten, bijv. het programma management Economie en de IBA. De adjunct directeur is belast met de dagelijkse leiding van de ondersteunende functies en onderhoudt daarover de contacten met de partijen waarvoor werkzaamheden worden verricht. Tevens is de adjunct directeur de linking pin tussen het bestuur, het Middelenbureau en de gemeenschappelijke diensten, zijnde de GBRD. De adjunct directeur ondersteunt en vervangt de directeur. Formatie: 2 fte. 1 directeur 1 adjunct directeur

5

PROGRAMMABUREAU HERSTRUCTURERING 1.

Herstructurering woongebieden. 1.1. Herstructurering woongebieden; integrale gebiedsaanpak, incl. voorzieningen, openbare ruimte, retail etc. Doel is de leegstand te terug te dringen tot normale verhoudingen en de leefbaarheid in de wijken en buurten te bevorderen 1.2. Sturen op de kaders, met name bij wonen en retail. 1.3. Beheer van het Transformatiefonds 1.4. Instrumentontwikkeling; onder andere instrumentarium voor de aanpak van particulier bezit en financieringsconstructies 1.5. Stimuleren van innovatie 1.6. Monitoring van resultaten en effecten 1.7. Beleid; het bijstellen van kaders zoals de Woonvisie, Woningbouwprogrammering en Herstructureringsvisie. In deze taken zijn zowel de uitvoering, de beleidsontwikkeling als de platformfunctie verwerkt. Formatie:4,0 fte; 1 programma manager, 2,5 programma medewerkers en 0,5 programma assistent.

ECONOMISCHE STRUCTUURVERSTERKING. 2.

Ruimte en Infrastructuur. 2.1. Ruimte. 2.1.1. Gebiedsontwikkeling oostflank Brunssum samen met de gemeente en Provincie. En overige (toekomstige) gebiedsontwikkelingen aan de Parkstadring; zoals Park Gravenrode (landgraaf-Kerkrade), Poort van Parkstad (Nuth), Zorgvallei en Experience Parkstad. De rol van Parkstad verschilt naar gelang de fase waarin een project verkeert en op basis van wat gevraagd wordt. 2.1.2. Programma management Groenagenda, met bijdragen uit het Regiofonds 2.1.3. Voorbereiding en uitvoering van de IBA. Naar verwachting valt het go no go besluit in 2012. De IBA is een strategisch project dat als motor moet dienen voor de transformatie opgave waar de regio voor staat. 2.1.4. Het periodiek opstellen van een Regionaal Ruimtelijke Ontwikkelingsstrategie (Structuurvisie) 2.2. Infrastructuur; 2.2.1. Uitvoering van het Regionaal Verkeers- en Vervoerplan (RVVP): Begleiden van en meewerken aan proces om te komen tot aanleg van de Buitenring. Grensoverschrijdend openbaar vervoer; Dit betreft de treinagenda: met projecten als de IC-verbinding Eindhoven-Heerlen-Aachen, aanleg passeerspoor Landgraaf, electrificatie spoor Heerlen-Herzogenrath en de Avantislijn. Het Interreg project RoCK; (Regions of Connected Knowledge). Overige taken uit het RVVP zoals het verhogen van bushaltes, het aanleggen van fietspaden etc. 2.2.2. Uitvoering van de Brede Doeluitkering Verkeer en Vervoer. Jaarlijks wordt circa € 1 miljoen subsidie verleend aan projecten en maatregelen ter bevordering van de verkeersveiligheid en bereikbaarheid. In deze taken zijn zowel de uitvoering, de beleidsontwikkeling als de platformfunctie verwerkt Formatie: 4,0 fte 1 programma manager, 2,5 prgramma medewerkers en 0,5 programma assistent.

6

3.

Economie. 3.1. Herstructurering Retail en Werklocaties. Sturen op de uitvoering van het regionaal retailbeleid, het ontwikkelen van flankerend beleid, ondersteunen van de Toetsingscommissie en grensoverschrijdende afstemming met onze duitse partners (AG Charlemagne). Programma management en fondsenwerving Werklocaties; Dit betreft de herstructurering bedrijventerreinen, het begleiden, monitoren en doorontwikkelen van de stichting BTM (bedrijventerreinen management). Daarnaast wordt de pilot “verzakelijking” uitgevoerd, een project van het ministerie I & M om bedrijventerreinen meer toegankleijk te maken voor private ontwikkelaars en beleggers. 3.2. Toerisme Het regievoeren en aanjagen van de ontwikkeling van toeristische clusters. Sturen op de realisering van het Uitvoeringsprogramma Toerisme. Projectleiding voor de uitwerking van het concept Leisure ring (= Buitenring) Projectleiding voor het marketingplan toerisme. Monitoren en ondersteunen van de projectuitvoering. 3.3. Promotie en acquisitie. Coördineren en uitvoeren van regionale promotie activiteiten. Faciliteren van initiatieven gericht op starters, bedrijfsopvolging en doorontwikkeling bedrijvigheid. Monitoren van resultaten Regionale afstemming via acquisitie overleg Het vaststellen van een regionaal promotie en acquisitiebeleid gericht op bedrijfsvestiging en toerisme. 3.4. Onderwijs en Arbeidsmarkt. Op dit terrein spelen de onderwerpen :Xperience Parkstad, Spreiding Onderwijslocaties Doorontwikkeling Regionale kennisinfrastructuur, Competentie-ontwikkeling, ontsluiting grensoverschrijdende arbeidsmarkt. 3.5. Het periodiek opstellen van een Regionaal Economische Ontwikkelingsstrategie 3.6. Projecten en deelprogramma’s die Heerlen trekt. De rol van Parkstad is beperkt. 3.6.1. Campus Avantis / Nieuwe Energie. Parkstad zorgt samen met Heerlen voor het aanjagen en aanhechten van overige regionale initiatieven en de betrokkenheid van het MKB. Parkstad monitort de uitvoering van projecten, cofinanciert of subsidieert projecten vanuit het regiofonds. Parkstad bevordert kennisallianties tussen bedrijfsleven en kennisinstellingen. Parkstad is kwartiermaker van de wijkenergie centrale Kerkrade-west. Parkstad trekt het project van de Arbeitsgemeinschaft (AG) Charlemagne “Energie effizienz im Wohnbereich” 3.6.2. Financieel administratieve dienstverlening. De rol van Parkstad is op dit moment beperkt tot ondersteunende lobby en het opbouwen en onderhouden van netwerken op dit terrein. 3.6.3. Zorg en Zorgvallei. Parkstad zorgt voor afstemming met Heerlen en voor het opstellen van een regionaal uitvoeringsprogramma. SPL ondersteunt initiatieven via lobby en financiële bijdragen. De lead ligt bij deze thema’s niet bij Parkstad maar bij onderwijspartijen, gemeenten en bedrijfsleven. Parkstad ondersteunt d.m.v. lobby en incidentele financiële bijdragen, zorgt voor regionale afstemming en coördinatie en stimuleert projectontwikkeling en –uitvoering. 3.6.4. Parkstad centrum. Parkstad stimuleert uitvoering van projecten en monitort die voor zover daarin regionale middelen worden geïnvesteerd. In deze taken zijn zowel de uitvoering, de beleidsontwikkeling als de platformfunctie verwerkt. Formatie: 3,5 fte De functie programma manager wordt niet ingevuld, deze wordt uitgevoerd door de directeur. 3 programma medewerkers en 0,5 programma assistent.

7

4.

Stafbureau. Naast deze twee programma’s houdt de organisatie een verkleind stafbureau voor 4.1. communicatie. het actualiseren van de web site, uitgeven van Nieuwsbrieven, woordvoerderschap, onderhouden van contacten met de media, relatiebeheer etc. 4.2. lobby; genereren van draagvlak, zorgen dat Parkstad thema’s op de agenda’s komen en blijven van Provincie, Rijk en Europa. Uitwisselen van informatie. Aansluiting zoeken bij de ambities van Brainport 2020, Kompas voor samenwerking in Zuid Limburg en Tripool. Daarnaast ondersteunt de lobbyist de (stuurgroep) regiodialoog met de Provincie. Het stafbureau werkt grotendeels in dienst van de programma’s. Daarnaast worden ook nog algemene lobby en communicatie taken uitgevoerd. Formatie: 2 fte. 1 lobbyist (= 1 fte in dienst van Parkstad) die voor de helft door de gemeente Heerlen wordt meegefinancierd en ook voor de helft werkzaam is voor de gemeente Heerlen. De functie wordt om die reden voor 0,5 meegenomen in het formatie overzicht. 1 communicatie adviseur en 0,5 assistent.

MIDDELENBUREAU. 5.

FINANCIËN, INTERNE ZAKEN, P & O, BESTUURSZAKEN EN SECRETARIAAT 5.1. Financiën: Financiële administratie, planning & control, applicatiebeheer. Het bureau Financiën is niet alleen werkzaam voor het programmabureau, maar verricht ook een groot aantal taken voor het Werkvoorzieningsschap, de GBRD en de Rekenkamercommissie. Formatie 4 fte, waarvan globaal 2 fte voor werkzaamheden voor derden. 5.2. Interne Zaken; Archief, de receptie en faciliteren van vergaderingen, huismeester, inkoop, gebouwbeheer en beveliging etc. Uitvoering van de gevelisolatieprojecten die door de gemeenten aan Parkstad zijn opgedragen. Formatie 3 fte, waarvan circa 0,5 fte voor werkzaamheden voor derden (gevelisolatie). 5.3. P & O: Personeelsadministratie en –mutaties. De salarisadministratie, met dien verstande dat de uitvoering is uitbesteed aan RAET. Personeels- en organsiatie advies. Ook voor P en O geldt dat hier werkzaamheden verricht worden voor het Werkvoorzieningsschap, GBRD en Rekenkamercommissie. Formatie 1,5 fte, waarvan ruim 0,5 fte voor derden. 0,5 fte personeelsadviseur en 1 fte medewerker personeelszaken. De functie personeelsadviseur wordt ingevuld door de gemeente Heerlen op basis van een dienstverleningscontract, waardoor ook van de back-office van Heerlen gebruik kan worden gemaakt als het bijv. gaat om rechtspositionele zaken etc. 5.4. Bestuurszaken. Het ondersteunen van de voorzitter, het Parkstadbestuur en de Parkstadraad. Het voorbereiden van de vergaderingen, de verslaglegging en de nazorg. Idem van het regionaal management Team (RMT). Verder het organiseren van informatie bijeenkomsten, bestuursconferenties etc. Het voorbereiden van besluitvorming inzake bestuurlijke zaken; zoals een mandaatverordening, regeling uitvoering , reglement van orde voor de PR etc. Het begeleiden van de Regiodialoog en de samenwerking met de Städteregion Aachen e.a. Tot nu toe was hiervoor in totaal 2,4 formatie beschikbaar. De formele organisatie is nagenoeg rond. De verslaglegging van de Parkstadraad wordt vereenvoudigd door te volstaan met een besluitenlijst plus digitale opslag op dvd, af te luisteren via de web site. De samenwerking met de Städteregion is op projectbasis ondergebracht in de Arbeitsgemeinschaft. De taken met betrekking tot de regiodialoog zijn door het besluitvormingsproces te stroomlijnen qua omvang teruggebracht. Deze taken sluiten inhoudelijk nauw aan bij de taken van de lobbyist en zijn daarom daar ondergberacht.

8

5.5.

Deze maatregelen betekenen een reductie van 1,4 fte. Formatie 1 fte. 1 medewerker bestuurszaken. Secretariaat. Agendabeheer, plannen van vergaderingen, voeren van correspondentie etc. Het secretariaat houdt zich onder meer bezig met het plannen van grote vergaderingen en bestuurlijke overleggen. De organiseren daarvan is tijdrovend en complex als gevolg van het grote aantal bestuurlijke deelnemers en de drukke agenda’s van deze bestuurders. Het secretariaat werkt voor de gehele Programma-organisatie Formatie 2,5 fte 2,5 fte management-assistente.

Van “ist” naar “soll-situatie” De “IST”-situatie:

Functies

Toegestane fte

Bestuur

Voorzitter

1,00

Directie

directeur Adjunct-directeur Management assistent

1,00 1,00 2,24

Programma Wonen

Programma manager Programma medewerker Programma assistent

1,00 1,80 0

Programma Economie

Programma manager Programma medewerker Programma assistent

1,00 2,00 1,00

Programma Ruimte en Mobiliteit

Programma manager

1,00

Programma medewerker Programma assistent

2,60 0,89

Strategie en Bestuurszaken

Medewerker Strategie Medewerker Bestuurszaken Assistent bestuurszaken Lobby Communicatie adviseur

1,20 0,60 1,80 1,00 1,00

Financiën en Interne Zaken

Bureauhoofd Financiën en interne zaken Medewerker Planning & Control Medewerker Financiële administratie (en applicatiebeheer) Medewerker interne zaken Receptionist/telefonist huismeester

1,00

Personeelsadviseur Medewerker Personeelszaken

0,50 0,83

Personeelszaken

totaal

1,80 1,54

1,00 1,00 1,00

30,80

9

10

De “SOLL”-situatie. Tussen haakjes staat de “oude” benaming van het programma.

Functies

Benodigde bezetting

Totalen per functiegroep

Bestuur

Voorzitter

1,00

1,00

Mogelijk toekomst perpectief * 1.00

Directie

Directeur Adjunct-directeur

1,00 1,00

2,00

1,00

Programma manager Programma medewerker Programma assistent

1,00 2,50 0,50

4,00

4,00

Programma Gebiedsontwikkeling en Infra (Ruimte en Mobiliteit)

Programma manager Programma medewerker Programma assistent

1,00 2,50 0,50

4,00

4,00

Economie

Programma manager Programma medewerker Programma assistent

0,00 3,00 0,50

3,50

3,50

Staf

Lobby bestuursadviseur Communicatie adviseur Communicatie assistent

0,50 1,00 0,50

2,00

2,00

Financiën

Planning en control, financiële administratie en applicatiebeheer

4,50

4,50

2,50

Interne Zaken

Medewerker interne zaken Receptionist/telefonist huismeester

1,00

3,00

2,50

Personeelszaken

Personeelsadviseur Medewerker Personeelszaken

0,50 1,00

1,50

1,00

Bestuurszaken

Assistent Bestuurszaken

1,00

1,00

1,00

Secretariaat

Management assistent

2,50

2,50

2,50

29,00

29,00

25,00

PROGRAMMABUREAU Programma Herstructurering woongebieden (Wonen) Programma Economische Structuurversterking

BEDRIJFSVOERINGSTEAM

TOTAAL

11

1,00 1,00

* zie hieronder het hoofdstukje “Toekomstmogelijkheden”

De financiële vertaling van ist naar soll. De verwachting is dat de soll-situatie in de loop van het eerste kwartaal gerealiseerd kan worden. Dit levert structureel een bezuiniging op van € 150.000,-. Dit is als volgt opgebouwd: In plaats van een Programma manager Economie is een medewerker Economie voorzien. Bezuiniging geraamd: € 20.000,Bestuurszaken minus 1,4 fte; bezuiniging geraamd op € 110.000,Overige apparaatskosten: € 20.000, In 2012 zal dit bedrag mogelijk nog niet geheel gehaald worden. Wanneer het inderdaad zo zou zijn dat de dienstverlening voor de GBRD en WOZL komt te vervallen, zal een verdere bezuiniging gerealiseerd kunnen worden. De functie van adjunct-directeur komt dan te vervallen. Bezuiniging geraamd op € 115.000,-. Er zal dan een herschikking van ondersteunende functies moeten plaats vinden. De verwachting is dat dan op de overige apparaatskosten nog een bezuiniging van circa € 75.000,- gerealiseerd kan worden. Het totaal komt daarmee structureel op € 340.000,-. Hiermee wordt ruimschoots voldaan aan de bezuinigingstaakstelling die opgelegd is over de jaren 2012 t/m 2015: 2,5 % per jaar op de bedrijfsvoeringskosten, oplopend in 4 jaar tot 10 % structureel. Het komend jaar zal de doorontwikkeling verder vorm krijgen. Dit gebeurt langs de volgende lijnen.

Ambtelijk

Wat gebeurt er al

•

Noodzaak van 2 hoofdige directie wordt bezien vanuit het perspectief van de ontwikkeling van de gemeenschappelijke diensten. Zo lang er een adjunct-directeur is kan de directeur de functie van programma manager Economie invullen, met dien verstande dat er wel een extra functie medewerker Economie wordt opgenomen.

•

De organisatie gaat van drie naar twee programma’s waarbij het programma economische structuurversterking opgesplitst is in 2 deelprogramma’s: Ruimte & Infra, en Economie.

• Organisatie werkt nu al langs de lijn va n 2 programma’s. Vacature programmamanager Economie is niet meer ingevuld.

•

Vacature programma manager Herstructurering.

• De vacature is per 1-12-2011 ingevuld waarbij nadrukkelijk gezocht is naar een uitvoeringsgericht persoon.

•

Onderzocht wordt of middelenfuncties verder kunnen worden uitbesteed of dat efficiencywinst kan worden behaald door verdergaande samenwerking met gemeenten.

• Over het archief wordt gesproken met de gemeente Heerlen.

•

Strategie en samenwerking wordt omgevormd tot een klein stafbureau voor communicatie en lobby

• Medewerker strategie werkt nu aan uitvoeringsprogramma

•

De programma eenheden worden iets groter: sterkere nadruk op uitvoering(scompetenties)

12

en afname kwetsbaarheid. •

Een taakstelling van 10 % op de bedrijfsvoering zal de komende 4 jaar gerealiseerd worden.

• Met de invoering va n het doorontwikkelmodel wordt méér dan de opgelegde bezuinigingstaakstelling gehaald.

•

Ervan uitgaande dat de doorontwikkeling plaats vindt langs de hierboven geschetste lijn, zal in het eerste kwartaal 2012 een opleidingsplan worden opgesteld. Daarbij zal de competentie ontwikkeling gericht op uitvoering van het centraal staan.

• Er is tijdelijk deskundigheid ingehuurd van de gemeente Landgraaf op het gebied van gebiedsontwikkeling en grondexploitatie om medewerkers op dit terrein verder te bekwamen.

Bestuurlijk •

Bestuurlijke werkgroepen voor programma’s olv Parkstadvoorzitter met alléén direct betrokken bestuurders.

•

Overleg portefeuillehouders terug in frequentie: beperkt tot platformfunctie en resterende beleidstaken

• De bestuurlijke werkgroep herstructurering is inmiddels van start gegaan.

Toekomstmogelijkheden Zoals al eerder is aangegeven is met name de formatie in het Middelenbureau mede afgestemd op de werkzaamheden die voor andere organisaties of organisatie onderdelen worden verricht. De financiële administratie en de planning & control documenten van de GBRD worden grotendeels, voor wat betreft de bedrijfsvoering, door de afdeling Financiën van de programma organisatie verricht. De GBRD voert zelf de administratie van de producten en diensten waarover zij zich dient te verantwoorden in het kader van de dienstverleningsovereenkomsten met de gemeenten. Vergelijkbare werkzaamheden voert Financiën uit voor het Werkvoorzieningsschap. Zodra helderheid verkregen wordt over de toekomst van zowel het schap als de GBRD is dit aanleiding om het organisatieplaatje op het gebied van Middelen nogmaals onder de loep te nemen. Mocht de dienstverlening naar GBRD en schap stoppen, dan kan de formatie verder terug gebracht worden met circa 4 fte, daarin begrepen de functie van adjunct directeur. Dit betekent wel, dat ook opnieuw gekeken zal moeten worden naar het programma management van het programma Economie, dat nu waargenomen wordt door de directeur.

De uitvoering Het Parkstadbestuur heeft op 14 december 2011 een voorgenomen besluit genomen, dat nog eens is bevestigd tijdens de vergadering van 11 januari 2012. Inmiddels is een advies aanvraag naar de Ondernemingsraad. Ervan uitgaande dat het OR instemt met de opvatting van bestuur en directie dat het hier een doorontwikkeling van de organisatie en geen reorganisatie betreft, kan snel tot definitieve besluitvorming worden overgegaan en de uitvoering verder opgepakt worden. Mocht de OR van mening zijn dat sprake is van een reorganisatie dan moet er rekening mee gehouden worden dat het traject langer gaat duren. Dat neemt echter niet weg dat voortvarend en va nuit de geformuleerde uitgangspunten en werkwijzen gestart wordt, respectievelijk doorgewerkt wordt aan de realisering van het . Heerlen, 16 januari 2012. P. Bertholet en M. Spronken

13

Bestuurlijke aansturing Inleiding De stadsregio is verlengd lokaalbestuur en daarmee is gekozen voor een werkwijze waarbij lokale belangen altijd worden meegewogen in de regionale aanpak. Dat is niet altijd eenvoudig maar is noodzakelijk om de samenwerking te verduurzamen en in te schatten van wat we van elkaar kunnen verwachten. Dat inzicht komt vooral door samen aan de slag te gaan. In dat opzicht is de samenwerking ook nog soms een zoektocht. De kerntaken van Parkstad staan verwoord in de strategische agenda en in het Pact van Parkstad. Op basis daar van wordt jaarlijks een jaarplan en begroting opgesteld waarin de concrete activiteiten , de te behalen resultaten en de daarvoor benodigde middelen worden omschreven. Dit jaarplan is een belangrijk sturingsdocument voor de Parkstad raad en het Parkstad bestuur. De voortgang van de activiteiten en de financiering daarvan komt periodiek terug in de BURAP (bestuursrapportage) en is onderdeel van de planning&control-cyclus. Bij het Pact van Parkstad is afgesproken dat het Parkstadbestuur middels een uitvoeringsorganisatie zorgt voor de realisatie van de strategische agenda. Het bestuur beschikt daar voor over een ambtelijke organisatie die in opdracht van het bestuur zorg draagt voor de realisatie van de plannen. Daarbij is ook afgesproken dat de samenwerking tussen de Parkstad gemeenten zoals vast gelegd in de WGR+, niet louter een aangelegenheid is van bestuurders maar dat ook de raadsleden directe invloed wensten in de vorm van een Parkstad Raad. Een onafhankelijk voorzitter is eind 2010 aangesteld als verbindende schakel tussen de portefeuillehouders binnen het bestuur, tussen Bestuur en Raad en tussen Bestuur/Raad en ambtelijke organisatie. In dit deel van het inrichtingsplan wordt nader in gegaan op de bestuurlijke aansturing . Daarbij zal eerst nader worden ingegaan op de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad, het Bestuur en de voorzitter. Daarna wordt stil gestaan bij de uitgangspunten en de werkwijze waarbij in specifieke zin wordt ingegaan op de rol van de centrumgemeente Heerlen. Tot slot zal ook nog even worden stilgestaan bij de veranderende politieke context ten aanzien van de WGR+ en de afgesproken evaluatie. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden De Parkstad Raad is als Algemeen Bestuur het hoogste bestuurlijke orgaan binnen Parkstad. Binnen Parkstad echter heeft de Raad vooral een controlerende en beleidsbepalende rol in de realisatie van de Parkstadagenda. De directe bestuurlijke aansturing van de regio agenda geschiedt door het Bestuur. Dit bestuur doet dit namens de Raad en als onderdeel van de Raad (monistisch). De raad stelt beleidsbepalende documenten vast en stuurt via het jaarplan en de Burap op de voortgang van de projecten en activiteiten en kan daarbij ook maatregelen eisen. De taken van de raad kunnen als volgt worden omschreven: 1. De raad is klankbord voor bestuur. Kan Commisie van Advies instellen 2.

Benoemd voorzitter en voert functioneringsgesprek met de voorzitter

3.

Stelt regioprogramma vast en toetst voortgang via relevante stukken

4.

Stelt structuurvisie vast (=regionaal ruimtelijke ontwikkelings-strategie) met aandacht voor spreiding van onderwijsaccomodaties en zorgvoorzieningen van bovenregionaal belang

5.

Stelt uitvoeringsbeleid vast tbv: bedrijfsterreinen, kantoorlocaties en detailhandelsvoorzieningen die regionaal van belang zijn

6.

Stelt regionaal-economische ontwikkelingsstrategie vast

7.

Stelt regionaal promotie en acquisitiebeleid vast gericht op bedrijfsvestiging en toerisme.

8.

Stelt begroting vast (art. 25.7) en richtlijnen op (art. 28.1)

9.

Stelt jaarrekening en jaarverslag vast

10. Heeft bevoegdheid om voorschriften uit te geven tbv: –

Verwerven en uitgeven grond

14

–

Aanleg van voorziening van openbaar nut en verhaal van kosten

–

Nemen van verdeelbesluit verdeling middelen en verhalen kosten

Het Parkstad bestuur werkt in opdracht van de raad en moet zorgen dat de strategische agenda en het jaarplan worden gerealiseerd. Het bestuur stuurt collegiaal en is collectief verantwoordelijk voor de realisatie van het jaarplan en het gevoerde beleid. Verdere taken zijn: 1. Realisatie van platformfunctie (zowel bestuurlijk als ambtelijk). 2.

Verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke diensten die onder Parkstadbestuur vallen.

3.

Planvorming voor regioprogramma, jaarplan en meerjaren regioprogramma

4.

Opstellen begroting binnen richtlijnen van de Parkstadraad

5.

Opstellen jaarrekening en jaarverslag

6.

Monitoring van voortgang regioprogramma

7.

Regie op de uitvoering van regioprogramma en uitvoeren van besluiten Parkstadraad

8.

Beheer van inkomsten en uitgaven van Stadsregio Parkstad-Limburg.

9.

Bestuurlijk verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie, formatieplaatsenplan, functiegebouw en aanstelling en ontslag van personeel

10. Het bestuur legt verantwoording af in de raad over het gevoerde beleid en de voortgang van het jaarplan Het bestuur bestuurt collegiaal op basis van een duidelijke taakverdeling binnen dit bestuur (zie bijlage). Voor de voorzitter is een specifieke rol weggelegd. Hij is procesverantwoordelijk voor de realisatie van de regioagenda en het jaarplan. De portefeuillehouders dragen inhoudelijke verantwoordelijkheid en opereren als duo in de realisatie van de plannen. De taken van de voorzitter kunnen als volgt worden omschreven: 1. Voorzitter van Parkstadbestuur, Parkstadraad, portefeuillehoudersoverleg en overige bestuurlijke overleggen op het terrein van wonen, economie en ruimte/infra 2.

Bewaken van samenhang van beleid in stuurgroepen voor de herstructurering, gebiedsontwikkeling en economie.

3.

Verantwoordelijk voor de in en externe belangenbehartiging van de Stadsregio Parkstad en Vertegenwoordigt de Stadsregio Parkstad in en buiten rechte

4.

Legt verantwoording af aan de Parkstadraad over het door hem gevoerde beleid. Voorzitter wordt benoemd en ontslagen door de Parkstadraad

Uitgangspunten voor( bestuurlijke) aansturing Wat betreft de uitvoering is gekozen voor regionale (programma)regie en lokale uitvoering waarbij voorkomen moet worden dat dingen dubbel worden gedaan en dat kennis wordt gebundeld en breed wordt ingezet Voor de realisatie van het regioprogramma is samenwerking tussen de gemeenten en de Parkstadorganisatie als ook de onderlinge samenwerking tussen de gemeenten van cruciaal belang. De samenwerking richt zich namelijk op vraagstukken waarvoor regionale afstemming van belang is, niet alleen om de regio te versterken maar ook om het kannibaliserend effect tussen de gemeente te voorkomen. Dat geldt met name voor wonen, economie en maatschappelijke en commerciële

15

voorzieningen. Van belang in de samenwerking is ook dat de kracht van de individuele gemeente wordt gebruikt en dat er ook is voor de bijzondere positie van de afzonderlijke gemeente. Heerlen is centrumgemeente. Op papier is dat zo, in de samenwerking binnen Parkstad komt dat beperkt tot uiting. Binnen het Parkstadbestuur heeft Heerlen geen centrale positie. Parkstad kan niet zonder Heerlen en de positie van Heerlen zou veel krachtiger kunnen zijn als zij zich gesteund zou voelen door de Parkstadgemeenten. De positie centrumgemeente is van economisch belang voor de regio en daarom moet de invloed van het bestuur in Heerlen binnen Parkstad beter worden geborgd. We kunnen de kracht van de burgemeester van Heerlen beter verbinden met Parkstad door de centrumgemeente de rol van vice-voorzitter te geven en hem ook een nadrukkelijke rol te geven in de positionering/profilering en lobby voor Parkstad en Heerlen. Parkstad kan Heerlen ondersteunen in het Brainport 2020 traject en de Tripool-samenwerking. Maar ook zou een beter aanhechting met Parkstad mogelijk de positie van Heerlen in de G32 kunnen versterken en kan omgekeerd de Parkstadregio haar voordeel daar mee kunnen op doen (met name de werkgroepen Fysieke Peiler en Economie&Werk). Op het terrein van grens OV is Heerlen goed aangehaakt op portefeuille niveau. Daar werken we al met de figuur ‘bestuurlijk vooroverleg’ waarin de pfh-parkstadbestuur (Peter Thomas), pfh-Heerlen (Nico Aarts) en vz -Parkstad (Gerit van Vegchel) met succes samenwerken (Avantislijn, IC). Deze figuur gaan we ook maken op het terrein van Wonen en Economie. Concreet betekent dit dat we op dit punt Barry Braeken en Riet de Wit in het ‘bestuurlijke vooroverleg’ betrekken. Met deze figuur denken we dat de kracht van de positie van Heerlen productiever kan zijn voor Parkstad en andersom. Wat voor de kracht van Heerlen geldt, is natuurlijk ook van toepassing op de andere gemeenten. Laten we kijken hoe we de kracht van elke gemeenten productiever kunnen maken maar we moeten daarbij wel reëel zijn en ook nadrukkelijk de onderlinge verschillen willen zien: erkennen dat de één beter is dan de ander op bepaalde terreinen. Uitvoeren is een werkwoord en van samen-werken word je wijzer).

De positie van stedelijke gemeenten en landelijke gemeenten verschillen en daarmee ook de belangen van de gemeenten. We willen recht doen aan die verschillen door op een aantal punten een meer gedifferentieerde overlegstructuur op te pakken zonder afbreuk te doen aan de gemeenschappelijke taakstelling (Dit speelt met name op het terrein van de herstructurering).

De aansturing van de organisatie geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten: •

Regionale regie, lokale uitvoering: concrete afspraken over wie wat levert tussen bureau Parkstad en de gemeenten (doe geen dingen dubbel)

•

Heerlen: centrumgemeente. Dus ook in die rol. Bijzondere positie stedelijke gemeente en landelijke gemeente: maatwerk maakt dit zichtbaar

•

Eenduidig gezicht van het bestuur: heldere taakverdeling tussen voorzitter, portefeuillehouder en overige portefeuillehouders, ook beeldvorming en communicatie.

•

Bestuurders sturen: voorzitter is trekker en duwer voor realisering van het regioprogramma. Voorzitter is voorzitter van het Pfh-overleg (proces-verantwoordelijk). Pfh van Parkstadbestuur is inhoudelijk verantwoordelijk.

•

Duidelijke opdrachtverlening voor ambtelijke organisatie: concreet jaarplan met resultaatsverplichting.

•

Sturing op resultaat dmv prestatiemeting en verbeterplannen

•

Horizontale samenwerking van lokale bestuurders: verbindende rol van Voorzitter Parkstad en directeur Parkstad

16

•

Ambtelijke samenwerking tussen gemeenten zowel op niveau van directie als projectleiders. Verbindende rol Alg. Dir./secretaris

•

Parkstad organiseert/coordineert innovatie en expertise op de uitvoeringsprojecten .

•

Beleidsontwikkeling is gericht op de uitvoering van projecten

•

Simpele structuur: projectgroepen/stuurgroepen en bestuurlijk Pfh-overleg, Regiofonds/dialoog, Parkstad Bestuur en Parkstad Raad.

•

Grensconflicten oplossen met gezond verstand: samen reflecteren en relativeren.

werkwijze De stadsregio Parkstad-Limburg is verlengd lokaal bestuur. De basis voor de inhoudelijke sturing ligt in het regioplan dat jaarlijks wordt vertaald in een jaarplan met bijbehorende begroting. In deze documenten worden de resultaten afgesproken die moeten worden neergezet. De focus van Parkstad ligt tot 2014 om het uitvoeren de vastgestelde plannen. In deze resultaatgerichte sturing kent de volgende rolverdeling: Parkstad Raad: de raad stuurt door middel van het vaststellen van sleutel documenten (o.a. regioplan, jaarplan, verdeelbesluit en begroting) en volgt de prestaties van de organisatie door middel van de BURAP en de daarmee samenhangen informatievoorziening. Het Parkstad Bestuur: het bestuur draagt op bestuurlijk niveau zorg voor de realisatie van de plannen en is verantwoordelijk voor de betrokkenheid en het commitment van de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten binnen Parkstad (portefeuillehoudersoverleg). De clusters wonen/herstructurering, economie/toerisme en ruimte/infrastructuur worden aangestuurd door de portefeuillehouder van het Parkstadbestuur in samenwerking met de portefeuillehouder van Heerlen (centrumgemeente) en de voorzitter. Voor de bijzondere grootschalige projecten wordt gewerkt met een Stuurgroep-projectgroep constructie. De samenwerking met de provincie en marktpartijen gebeurt via een periodiek Bestuurlijk Overleg. De voorzitter is procesverantwoordelijk voor het regioprogramma en draagt zorg voor de voortgang en kwaliteit van de besluitvorming. De Parkstad-werkorganisatie: de directeur/secretaris is verantwoordelijk voor de daadwerkelijke uitvoering van de plannen. Hij draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de diverse bestuurlijke overleggen en de raadsbijeenkomsten. In de organisatie stuurt hij op tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en communicatie. Ook draagt de directeur zorg voor de inhoudelijke samenhang tussen de programma’s en voor het functioneren van de organisatie. Dat laatste doet hij samen met het MT. In bestuurlijk opzicht kent Parkstad de volgende overlegorganen: 1. Parkstadraad 2.

Parkstadbestuur (DB)

3.

Voorbereidend overleg Pfh’s voor realisering regioagenda (staf-overleg)

4.

Portefeuillehoudersoverleg

5.

Bestuurlijk overleggen met provincie en andere stakeholders: wonen ten behoeve van transformatiefonds, OV (IC en Avantislijn), mobiliteit/ruimte (o.a. Buitenring) en IBA

6.

Regiodialoogfonds

7.

Strategisch overleg retail (2x per jaar, conform retailstructuurplan)

8.

BTM (herstructurering bedrijfsterreinen)

9.

Overleg in stuurgroepen tbv ontwikkeling van business cases wonen/herstructurering en grootschalige gebiedsontwikkelingen (zoals Oostflank)

Tot slot

17

Op het terrein van wonen, economie en infrastructuur zijn de vraagstukken van dien aard dat SAMENWERKING noodzakelijk is om te komen tot duurzame (toekomstgerichte) oplossingen. De vraag is dus niet of er wel moet worden samengewerkt maar hoe (werkwijze en intensiteit) en met welk resultaat. Daarbij speelt ook nog de discussie over de WGR+ en de daarmee samenhangende discussie over de taakverdeling tussen Rijk, provincies en gemeenten. Daarbij komt op bepaalde terreinen ook de vraag wat het beste schaalniveau is voor samenwerking tussen gemeenten. Die discussie moet gevoerd worden en wordt ook al gevoerd. Duidelijk is dat als Parkstad een regio van betekenis wil zijn, aansluiting op Zuid Limburgse schaal noodzakelijk is. Ook de samenwerking met de regio Aken en de aanhaking bij Brainport 2020 is van belang om de regio verder tot ontwikkeling te brengen. Dergelijke vraagstukken zullen worden meegenomen in de evaluatie van de samenwerking binnen Parkstad. Daarin zullen ook uitspraken moeten worden gedaan over de toekomstige samenwerking van de gemeenten. Voor nu is van belang dat we kunnen doorpakken met de uitvoeringsorganisatie om de strategische agenda te realiseren. Daarbij is van belang dat: • De Parkstadraad vertrouwen heeft in dit sturingsmodel als adequaat voor realisatie van gewenste resultaten •

Binnen de Raad draagvlak is voor sturing op het jaarplan vanuit de drie clusters Economie, Wonen en Ruimte waarbij NIET meer overleggen worden gepland dan nodig

•

Draagvlak voor Projectsturing van omvangrijke projecten zoals herstructurering en Oostflank

•

Draagvlak voor verdeling van taken binnen het Parkstad Bestuur: in stand houden van portefeuillehouderschap en aanscherping van rol voorzitter

•

Draagvlak voor bestuurlijke verankering van de rol van de centrumgemeente Heerlen door rol van vice-voorzitter en betrokkenheid pfh. Wonen, Economie en Infra.

18