Het Waterschapshuis 2.0 25 april 2013
Doel klankbordgroep
Foto van Johan van Cranenburgh
Aanleiding • Aanbevelingen evaluatie TAX-i • Transitie GR • Opdracht in AB van 17 december 2012
Evaluatie Tax-i Er was sprake van collectief falen. Aanbevelingen: 1. Herdefinieer ambitie, rollen en taken HWH 2. Maak onderscheid tussen functies 3. Zet GR door 4. Sluit aan bij Rijksbeleid voor ICT
Opdracht • Maak een ontwerp voor HWH 2.0 • Geef alle waterschappen de gelegenheid om standpunt aan te leveren • Werk vanuit blanco situatie “ alsof er geen HWH is”
Aanpak • • • • • •
Brieven waterschappen Begroting uitpluizen Interviews Uitwerking scenario’s Klankbordbijeenkomst Rapport
Brieven
Huidige situatie Groep
Taak
FTE 2013
Begroting 2013
Plan 2014
Plan 2015
Collectieve Taken
Geodata Diensten (*)
2,9
5.010.624
4.652.532
4.652.532
Contractbeheer Oracle licenties
-
3.267.639
1.993.855
1.993.855
Informatiehuis Water
7,0
758.512
1.091.298
1.091.298
Archtectuur & Standaarden
3,2
626.113
459.612
459.612
13,1
9.662.888
8.197.297
8.197.297
Ondersteuning Business Cases & Projecten
4,9
1.015.406
1.079.532
1.079.532
Contractmanagement
3,0
359.885
363.872
363.872
B&O IRIS (*)
7,8
3.197.069
2.441.580
2.441.580
B&O Overige Systemen
3,8
2.252.676
2.306.851
2.306.851
B&O Externe Dienstverlening
1,4
839.304
407.904
407.904
20,9
7.664.340
6.599.739
6.599.739
Kassiersfunctie (*)
-
1.952.499
1.947.411
1.947.411
Vergadercentrum
1,6
571.124
399.395
399.395
1,6
2.523.623
2.346.806
2.346.806
Bestuur & Organisatie HWH
6,9
1.051.521
1.080.026
1.080.026
Bedrijfsbureau - Algemene Ondersteuning
7,1
Toebedeeld
Toebedeeld
Toebedeeld
Totaal
14,0
1.051.521
1.080.026
1.080.026
Totaal HWH
49,6
20.902.372
18.223.868
18.223.868
Totaal Facultatieve Taken
Totaal Niet ICT
Totaal Bestuur & Organisatie
(*) Inclusief Bijdrage Derden Bron - vastgestelde begroting 2013 en ontwerp begroting 2014
Uitgangspunten I • HWH 2.0 is een ICT/GEO data uitvoeringsorganisatie voor de ondersteuning van waterschappen • Waterschappen zijn zowel eigenaren als opdrachtgevers/gebruikers en klanten van HWH 2.0 • Er is onderscheid tussen collectieve en facultatieve ICT taken • Waterschappen hebben in principe een eigen keuze om deel te nemen aan HWH 2.0
Uitgangspunten II • HWH 2.0 benut de resultaten van andere organisaties maximaal (KING, RIJK, RWS) • Eigenaren/klanten/opdrachtgevers zorgen voor de financiën van een opdracht • HWH 2.0 wordt niet belast met vergadercentrum en kassierfunctie • Aansturing HWH 2.0 is licht en in balans • HWH 2.0 is slanke organisatie
Varianten 1. 2. 3. 4.
Opheffen HWH HWH Collectief HWH Collectief + ICT-advies HWH 1.1
Variant 1: Opheffen HWH Opheffen HWH • Het huidige takenpakket van HWH gaat naar (groepen van) waterschappen en derden
Variant 2: HWH collectief HWH Collectief • HWH voert alleen collectieve taken uit onder regie van de Unie van Waterschappen. Facultatieve taken worden verdeeld onder (groepen van) waterschappen.
Variant 3: Collectief +ICT advies HWH Collectief + ICT advies • HWH voert collectieve taken uit onder regie van Unie van Waterschappen. • Tevens adviseert HWH over uitvoering van facultatieve taken. • De uitvoering van facultatieve taken ligt bij (groepen van) waterschappen. • Waterschappen kunnen zelf besluiten om gebruik te maken van adviesfunctie.
Variant 4: HWH 1.1 HWH 1.1 • HWH voert collectieve taken uit onder regie van de Unie • HWH voert in opdracht van (groepen van) waterschappen collectieve taken uit • Defacto voortzetting van huidige situatie, maar zakelijker en zonder bijtaken.
Overwegingen I • Er zijn en blijven taken op ICT en Geo data gebied die collectief moeten worden uitgevoerd • Deze collectieve basistaak moeten we met zijn 24-en oppakken • Hiervoor moet een organisatie zijn die dit kan oppakken Hierdoor is opheffen HWH niet mogelijk
Overwegingen II • Risico’s en kosten moeten niet bij waterschappen liggen die geen belang hebben – Risico’s van facultatieve opdrachten – Risico’s van collectieve opdrachten
• Onaanvaardbaar dat eigenaren risico dragen voor niet aangesloten klanten • Door risicoverschuiving wil niemand meer eigenaar van HWH 2.0 zijn dus HWH 1.1 is niet mogelijk
Overwegingen III • Bij HWH collectief voert HWH alleen die opdrachten uit die de stempel collectief hebben binnen kaders Uniebeleid • Met uitvoering van deze collectieve opdrachten gaan altijd risico’s gepaard of dit nu binnen Unie of HWH is • Er is dus geen reden om niet deel te nemen aan HWH 2.0
Overwegingen IV • In de toekomst wordt ICT steeds belangrijker • Waterschappen geven aan behoefte te hebben aan ondersteuning bij facultatieve taken • In HWH collectief + ICT advies kan deze ondersteuning geboden worden (KING model) • Waterschappen kunnen niet voor risico’s of kosten worden gesteld als ze opdracht niet hebben gegeven. • Dus geen reden om niet deel te nemen!
Voorkeursvariant Stuurgroep adviseert: Voer Variant 3: HWH Collectief + ICT-advies in
Uitwerking I Variant 3: HWH Collectief + ICT advies • Schaalvoordelen en kennisdeling • Adviesfunctie voor ondersteuning van facultatieve taken • Collectieve taken financieren (via Unie begroting?) • Voor adviesfunctie naar gebruik betalen (aan Unie?)
Uitwerking II Takenpakket: • • • • • • • • •
Uitvoeren Geodata Diensten Uitvoeren contractbeheer Oracle Licenties Beheer van sectorspecifieke architectuur en standaarden Deelnemen in Informatiehuis Water Adviseren bij toepassen van Informatiebeveiliging (in opdracht van Unie en waterschappen) Adviseren bij Business Cases (in opdracht van waterschappen ) Adviseren bij aanschaf en exploitatie van ICT systemen (in opdracht van waterschappen) Adviseren bij Europese Aanbestedingen (in opdracht van waterschappen) Faciliteren kennisdeling
Uitwerking III • De volgende taken worden in de periode 2013 - 2014 overgedragen of afgebouwd: • Beheer en onderhoud IRIS (naar waterschappen zolang nog niet afgebouwd) • Beheer en onderhoud Overige Systemen (naar waterschappen) • Beheer en onderhoud Externe Communicatie (naar waterschappen) • Vergadercentrum (naar Unie ?) • Kassiersfunctie (naar Unie ?) • Huisvesting en administratieve ondersteuning Informatiehuis Water (naar RWS ?)
Uitwerking IV • Omvang van HWH 2.0 in 2015 ca. 19 FTE (waarvan 7 FTE aan IHW) • Bij huidig HWH werken 49,6 FTE • Juridische vorm dient nadere uitwerking • Eenvoudige besturing • Rol Programmaraad nader te bepalen
Voorkeursvariant – Formatie 2015 De geplande omvang in 2015 van de HWH Collectief+ ICT advies organisatie is 19 FTE, verdeeld naar 5.5 FTE voor collectieve taken, 6.5 FTE voor advies taken en 7 FTE voor het Informatiehuis Water. Financieel beheer en HRM taken kunnen uitbesteed worden aan de Unie Collectieve Taken
Advies Taken
Totaal
Geodata
Functie
FTE
Diensten
Programmamanager
2,0
0,7
-
-
Adviseur / Projectleider
9,0
2,3
-
Contractmanager
2,0
-
Beheerder
2,0
Architect
HWH 2.0 "Middel" - Formatie 2015
Contractmgt
Architectuur
Beveiliging
Informatiehuis
& Advisering
Water
-
0,3
1,0
-
2,0
1,7
3,0
0,5
-
-
1,5
-
-
-
-
-
-
2,0
1,0
-
-
1,0
-
-
-
Management Assistente - IHW
0,5
-
-
-
-
-
0,5
Medewerker Communicatie - IHW
0,5
-
-
-
-
-
0,5
17,0
3,0
0,5
1,0
2,0
3,5
7,0
Managing Partner
1,0
0,3
0,1
0,1
0,2
0,3
-
Office Manager / Management Assistente
1,0
0,3
0,1
0,1
0,2
0,3
-
Subtotaal
Oracle & Standaarden
Informatie Business Cases
Financieel Beheer
Uitbesteed
-
-
-
-
-
-
HRM ondersteuning
Uitbesteed
-
-
-
-
-
-
3,6
0,7
1,2
2,4
4,1
7,0
Totaal
19,0
Voorkeursvariant – Kosten 2015 • Organisatiekosten in 2015 bedragen ca. Euro 3.3 miljoen (19 FTE), verdeeld naar: – 0.9 miljoen voor uitvoeren collectieve taken (5.5 FTE), – 1.2 miljoen voor advies taken (6.5 FTE) – 1.2 miljoen voor het Informatiehuis Water (7 FTE) • Kosten huidig HWH in 2013 zijn 20.9 miljoen • Uitgaven aan derden voor collectieve taken bedragen voor waterschappen ca. Euro 3.5 miljoen (waarvan 2.0 miljoen aan onderhoud Oracle licenties) en Euro 2.7 miljoen voor andere organisaties. • Kosten waterschappen voor HWH Collectief + ICT advies derhalve Euro 6.7 miljoen
Voorkeursvariant – Kosten 2015 vs 2013 Groep
Taak
FTE 2013
Begroting 2013
FTE 2015
Plan 2015
Collectieve Taken
Geodata Diensten (*)
2,9
5.010.624
3,0
4.689.033
Contractbeheer Oracle licenties
-
3.267.639
0,5
2.072.208
Informatiehuis Water
7,0
758.512
7,0
1.168.352
Archtectuur & Standaarden
3,2
626.113
1,0
156.706
13,1
9.662.888
11,5
8.086.299
Ondersteuning Business Cases & Projecten
4,9
1.015.406
4,0
738.515
Contractmanagement
3,0
359.885
1,5
276.943
B&O IRIS (*)
7,8
3.197.069
-
-
B&O Overige Systemen
3,8
2.252.676
-
-
B&O Externe Dienstverlening
1,4
839.304
-
-
20,9
7.664.340
5,5
Kassiersfunctie (*)
-
1.952.499
-
-
Vergadercentrum
1,6
571.124
-
-
1,6
2.523.623
-
-
Bestuur & Organisatie HWH
6,9
1.051.521
2,0
Bedrijfsbureau - Algemene Ondersteuning
7,1
Toebedeeld
Totaal
14,0
1.051.521
2,0
341.335
Totaal HWH
49,6
20.902.372
19,0
9.443.092
Totaal Facultatieve Taken
Totaal Niet ICT
Totaal Bestuur & Organisatie
(*) Inclusief Bijdrage Derden
-
1.015.458
341.335 -
Backup Sheet – Detail Kosten 2015 Geplande omvang 2015 in FTE Organisatiekosten HWH
5,5
6,5
7,0
Kosten
HWH-Collectief
HWH-Advies
IHW
Huisvesting
116.133
33.617
39.730
42.786
Kantoorautomatisering
115.114
33.322
39.381
42.410
Facilitair
127.400
36.879
43.584
46.937
P&O
143.400
41.511
49.058
52.832
1.142.435
523.616
618.819
Personele Kosten en Uitgaven Derden - HWH Personele Kosten en Uitgaven Derden - IHW
777.174
Uitbesteding HRM/Financien
250.000
Inhuur Consultancy - HWH
165.000
114.583 -
-
777.174
135.417
-
165.000
-
Inhuur Consultancy - IHW
100.000
-
Onvoorzien 10%
293.666
78.353
109.099
106.214
3.230.321
861.881
1.200.087
1.168.352
HWH-Advies
IHW
Totaal Organisatiekosten Kosten Derden AHN3 SAT Data Inkoop Beeldmateriaal - WS deel
-
100.000
Kosten
HWH-Collectief
1.196.891
1.196.891
-
-
96.800
96.800
-
-
230.507
230.507
-
-
Inkoop Oracle Licenties
1.993.855
1.993.855
-
-
Totaal Kosten Derden
3.518.053
3.518.053
-
-
Totaal Kosten Waterschappen
6.748.374
4.379.934
Kosten Derden - Inkoop Beeldmateriaal
2.694.718
2.694.718
Begroting HWH 2.0
9.443.092
7.074.652
1.200.087 1.200.087
1.168.352 1.168.352
Vervolg Als klankbordgroep zich kan vinden in voorkeursscenario volgt nader uitwerking. Op datum 31 mei wordt rapport aangeboden aan DB HWH. Op 10 juni wordt het rapport aan AB verzonden.
Discussie
