Nadere uitwerking AO/IC Uitvoeringsorganisatie De Groenzoom
Datum: 10 juni 2015 Kenmerk: GZ-U3924 Versie: 1.0 Uitvoeringsorganisatie De Groenzoom Kleihoogt 7a 2651 KV Berkel en Rodenrijs
Inhoudsopgave 1. Inleiding .....................................................................................2 2. Organisatie .................................................................................2 3. Functies, taken en bevoegdheden ..................................................3 4. Planningen en Rapportages ...........................................................4 5. Administraties en Controles ...........................................................5
Gecorr. 11-6-2015
1
1. Inleiding Uitvoeringsorganisatie De Groenzoom is namens de Provincie Zuid-Holland en de gemeenten Lansingerland en Pijnacker-Nootdorp opgericht om invulling te geven aan de realisatie van een recreatie- en natuurgebied van 560 Hectare. Dit natuurgebied is onderdeel van de Groenblauwe Slinger, waarmee de Provincie een open karakter van het landschap wil behouden. De Groenzoom wenst de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) qua procesgang duidelijker te beschrijven dan wel scherper vorm te geven, conform de opdracht zoals beschreven in Ad D uit de brief met het kenmerk GZ-U3819/LL- PijNo van het Algemeen Bestuur van de uitvoeringsorganisatie aan beide gemeenteraden. Daarnaast heeft het Algemeen Bestuur verzocht de functiescheiding tussen de administrateur en de controllers verder door te voeren. Deze Allonge bevat een op onderdelen verder uitgewerkte beschrijving van de AO/IC, in lijn met de “Financiële verordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede” zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur van 30 maart 2009. Deze allonge is nadrukkelijk een nadere uitwerking van - en geen vervanging van - de huidige invulling van voornoemde financiële verordening. Er is met name extra aandacht voor de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) op projecten.
2. Organisatie De organisatie van de Uitvoeringsorganisatie is, zoals in de regeling die door de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp op 28 september 2006 en door de gemeenteraad van Berkel en Rodenrijs op 29 augustus 2006 is vastgesteld, als volgt opgebouwd: - Een Algemeen Bestuur (AB), bestaande uit een lid van het college van b&w en twee raadsleden uit beide gemeenten (in totaal 6 personen), met een roulerend voorzitter. - Een Dagelijks Bestuur (DB), bestaande uit de twee collegeleden uit het AB die handelen binnen de kaders van het AB, en voorgezeten door de voorzitter uit het AB. - Een door het AB benoemde secretaris (Scr) die de voorzitter in beide besturen ondersteunt, maar geen lid is van het AB noch van het DB. - Een door het AB benoemde Administrateur (Adm) die verantwoording aflegt aan het DB en gehoord wordt door het AB, maar geen lid is van het AB noch van het DB. - Een projectdirecteur (PD), die verantwoording aflegt aan het DB en gehoord wordt door het AB, maar geen lid is van het AB noch van het DB. Overigens wordt de projectdirecteur gesteund door een MT dat, naast de PD, bestaat uit 4 personen: de Adm, de Scr en van beide gemeenten een ambtelijke vertegenwoordiger als accountmanager; - Een projectbureau (PB) dat verantwoording aflegt aan de PD. - Projectleiders (PLs), verantwoordelijk voor de realisatie van diverse projecten, die verantwoording afleggen aan de PD. Daarnaast maakt de Uitvoeringsorganisatie gebruik van: - De Financiële Afdeling (FA) (is de kassier) van de gemeente Lansingerland die de girale betalingen uitvoert. De deelnemende gemeenten maken gebruik van:
Gecorr. 11-6-2015
2
- De adviseur control van de gemeente Pijnacker-Nootdorp voor een verscherpt toezicht op de uitwerking van de AO/IC en de financiële (maand) rapportages. Het AB heeft volgens de bepaling in artikel 21 van voornoemde regeling de taak en bevoegdheid regels vast te stellen met betrekking tot de financiële administratie. Volgens hetzelfde artikel wijst het AB een accountant aan die de controle van de jaarrekening op zich neemt.
3. Functies, taken en bevoegdheden Binnen de AO/IC zijn vanwege de functiescheiding ten aanzien van de financiën de volgende rollen te onderscheiden: - Beschikkend (besluiten kunnen nemen over de inzet van de financiën) - Bewarend (kassierfunctie) - Registrerend (administratieve functie) - Controlerend (controllerfunctie) - Uitvoerend Binnen de aangescherpte AO/IC zijn de volgende functies te herkennen: - Het AB stuurt op hoofdlijnen. Zij stelt kaders en doelstellingen op; keurt de plannen die invulling geven aan die kaders (inclusief de begroting) goed; neemt besluiten ingeval de uitvoering buiten de kaders is gekomen (of indien de kaders moeten worden aangepast) en keurt eindproducten (inclusief financiële realisatie in relatie tot de begroting). Het AB heeft een beschikkende en controlerende taak. - Het DB stuurt binnen de kaders en de goedgekeurde plannen van het AB de PD aan, signaleert afwijkingen en legt deze, voor zover zij niet (meer) binnen de kaders te brengen zijn, vooraf voor aan het AB. Het DB heeft een beschikkende en controlerende taak. - De Scr heeft onder meer als taak de juistheid van de procesgang te bewaken en heeft in dit opzicht een controlerende taak. - De Adm heeft als taak de financiële verslaglegging te verzorgen, bereidt de rapportages voor, controleert of aangegane verplichtingen en betalingsopdrachten voldoen aan de afspraken, of betalingen zijn uitgevoerd, of er geen nietgeaccordeerde betalingen op de bankrekening zichtbaar zijn, of de verplichtingen van derden aan de Uitvoeringsorganisatie zijn voldaan en legt deze controles vast. Hij heeft zowel een registrerende als een controlerende taak. - De PD stelt de plannen (mede op basis van de deelplannen) en de begroting (mede op basis van de deelbegrotingen) op; stuurt op basis van deze plannen de medewerkers aan en stemt acties op afwijkingen actief af met het DB. Daarnaast controleert de PD steekproefsgewijs de achterliggende stukken (bankafschriften) behorende bij de financiële rapportages van de Adm. De PD heeft binnen de grenzen van de goedgekeurde plannen een beschikkende en controlerende taak. - Het PB ondersteunt de PD, de PLs en de Adm en heeft een registrerende en controlerende taak. - De PLs hebben een beschikkende taak binnen de financiële kaders van het projectplan en de begroting, een controlerende taak ten aanzien van door derden aan hun project geleverde diensten en producten en tevens een registrerende taak voor wat betreft (het bewijzen van) de te rapporteren vorderingen. Let op: de beschikkende taak is zeer beperkt: een PL kan niet zelfstandig verplichtingen aangaan, maar moet vooraf een schriftelijke bevestiging van de PD verkrijgen.
Gecorr. 11-6-2015
3
- De FA heeft een uitvoerende taak. Opgemerkt moet worden dat de Uitvoeringsorganisatie ALLE uitgaven giraal via de FA regelt, er is dus geen kasgeldstroom. Budgethouderschap Er is binnen de Groenzoom een regeling budgethouderschap en verplichtingen. In aanvulling daarop worden de volgende bevoegdheden vastgelegd: Het dagelijks bestuur wijst de projectdirecteur aan als budgethouder voor het gehele project. Hij is verantwoordelijk voor het realiseren van de afgesproken doelstellingen binnen het daarvoor beschikbare budget op totaalniveau. Hij legt hierover maandelijks verantwoording af aan het dagelijks bestuur, waarbij inzicht wordt gegeven in het budget en de prognose per activiteit. Afwijkingen worden verklaard. Zolang de overschrijding op de ene activiteit wordt gecompenseerd door een onderschrijding op een andere activiteit, zonder dat dit ten koste gaat van de afgesproken doelstellingen, is de projectdirecteur hiertoe bevoegd. Is het echter noodzakelijk om de doelstellingen te wijzigen om binnen het beschikbare budget te blijven, dan is hiervoor een besluit van het dagelijks bestuur noodzakelijk. Wanneer de doelstellingen in belangrijke mate gewijzigd moeten worden, is ook een besluit van het algemeen bestuur noodzakelijk. Samengevat is de taakverdeling binnen de uitvoeringsorganisatie hiermee zodanig vormgegeven dat er op meerdere niveaus controles worden uitgevoerd en dat er sprake is van functiescheiding.
4. Planningen en Rapportages Volgens artikel 18e van de financiële verordening moet de administratie zodanig zijn opgezet dat er verantwoording kan worden afgelegd over de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Onderdeel hiervan zijn tijdige en juiste rapportages die de risico’s minimaliseren. Zowel PD als PLs maakt vooraf een volledig projectplan, inclusief begroting. In de begroting is een passende, procentuele zekerheidsmarge opgenomen. Na goedkeuring door het DB/AB gelden deze plannen als toetssteen voor de rapportages over de behaalde resultaten. De PLs overleggen wekelijks met de PD om het project door te nemen. Daarnaast rapporteren PLs maandelijks schriftelijk aan de PD, ondersteund door de Adm. De PD rapporteert de door hem geconsolideerde PL rapportages maandelijks aan het DB, samen met de rapportage over de prestaties van de organisatie als geheel.
Gecorr. 11-6-2015
4
De diverse rapportages zijn passend gemaakt voor de aard en inhoud van het project. De Adm levert maandelijks aan de PD een financiële rapportage aan per (deel)project van PLs en PD. In deze rapportage wordt - het Budget afgezet tegen - de Prognose, waarbij de prognose bestaat uit (Uitputting + Verwachting). - De Verwachting is het bedrag dat nog uitgegeven zal moeten worden aan geplande diensten of zaken, maar waarvoor nog geen verplichtingen zijn aangegaan. - De Uitputting bestaat op haar beurt weer uit (Betaald + Verplicht). Voor Betaald geldt dat het kosten zijn voor zaken die al geleverd zijn of diensten die al zijn uitgevoerd en die al gefactureerd en voldaan zijn; Voor Verplicht geldt dat het onvermijdbare kosten zijn waar al contracten met een leverancier voor zijn afgesloten, maar dat de diensten nog zullen worden uitgevoerd of zaken die nog moeten worden geleverd dan wel dat de prestatie al is geleverd, maar nog niet betaald. Om dubbeltelling te voorkomen, sluiten “Verplicht” en “Betaald” elkaar uit. NB1: Op het moment dat er geen sprake is van kosten, maar van opbrengsten, worden deze als “negatieve kosten” meegeteld.
5. Administraties en Controles Voor controles kunnen de volgende administraties gebruikt worden: - De Postregistratie, waarin alle inkomende en uitgaande stukken - zijn te traceren; - Het Digitale Archief, waarin alle stukken integraal zijn opgenomen; - De Verplichtingenadministratie, waarin alle aangegane verplichtingen zijn opgenomen en op overkoepelend niveau de uitputting van alle verplichtingen wordt bijgehouden. Deze administratie bestaat uit een combinatie van een Excel-sheet en de fysieke stukken; - Het Betalingsregister, waarin facturen en de goedkeuring voor de betaling worden geregistreerd; - De Afschriften van de bankrekening (waarbij nogmaals opgemerkt moet worden dat alle financiële stromen via de bankrekening lopen); - De Parafenlijst, waarmee nagekeken kan worden of de op de fysieke stukken geplaatste paraaf van de juiste persoon afkomstig is. Om het optreden van onverwachte projectkosten te minimaliseren, worden naast de reeds uitgevoerde controles maandelijks minimaal door de Adm de volgende controles uitgevoerd, waarbij afwijkingen aan de PD worden gerapporteerd. Ten behoeve van de controller wordt rapport opgemaakt van de uitgevoerde controles en de controller neemt de rapportages door en bewaakt de follow up: - Totaal Verplicht van de afzonderlijke projecten zoals gerapporteerd door de Pls komt overeen met het bedrag Verplicht uit de Verplichtingenadministratie zoals gerapporteerd door het PB; - Voor ieder project geldt Budget >= Prognose; - Op de Bankafschriften komen uitsluitend betalingen voor waar een akkoord voor is gegeven; - Alle in het Betalingsregister opgenomen betalingen zijn blijkens de bankafschriften verwerkt.
Gecorr. 11-6-2015
5
Gecorr. 11-6-2015
6
