uitvoeringsorganisatie GROENZONE

Handboek Administratieve Organisatie Versie 2 / 23 02 2009 uitvoeringsorganisatie

GROENZONE

R. Koster, gem. Lansingerland R. van Veen, gem. PijnackerNootdorp

Handboek Administratieve Organisatie

Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009

Inhoudsopgave 1. Leeswijzer

3

2. Financiële verordening

4

3. Toelichting op de Financiële verordening

11

4. Controleverordening

13

5. Toelichting Controleverordening

17

6. Treasurystatuut

20

7. Inkoop- en aanbestedingsbeleid

25

8. Regeling budgethouderschap en verplichtingen uitvoeringsorganisatie

30

9. Aanwijzing budgethouder

33

2

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:



1. Leeswijzer

Dit Handboek Administratieve Organisatie is opgesteld ten behoeve van de bedrijfsvoering, het financieel beheer en de verantwoording van de activiteiten van de Uitvoeringsorganisatie Groenzone. Vastgesteld door het Algemeen Bestuur zijn: A. Financiële verordening en de daarbij horende toelichting B. Controle verordening en de daarbij behorende toelichting Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur zijn: I.

Treasury statuut

II.

Inkoop en Aanbesteding

III.

Budgethouderschap

IV.

Aanwijzing Budgethouder

3

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:



2. Financiële verordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede Het algemeen bestuur van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede;

Gezien het voorstel van het dagelijks bestuur 5 maart 2009;

Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, juncto artikel 21 van Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede;

besluit vast te stellen de: Verordening met betrekking tot de Organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede

TITEL 1: ALGEMENE BEPALINGEN

4 artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder: a. administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken van gegevens en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van de Organisatie van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. b. administratieve organisatie: Het stelstel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging voor de verantwoordelijke leiding. d. doelmatigheid: De mate waarin de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede erin slaagt met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken. e. doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde (maatschappelijke) effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. f. financiële administratie: Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 Bergboezem Oude Leede, teneinde te komen tot een goed inzicht in: 1. de financieel-economische positie; 2. het financiële beheer; 3. de uitvoering van de begroting; 4. het afwikkelen van vorderingen en schulden; 5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. g. financieel beheer: Het uitoefenen van het bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede. h. gedeputeerde staten: Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland. j. kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet financiering decentrale overheden ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede bij aanvang van het jaar, dat met inachtneming van wat hieromtrent in laatstgenoemde Wet verder is bepaald.

k. interne controle: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging voor de ambtelijke leiding en het bestuur.

l. programma: Samenhangende verzameling van beleidsinspanningen gericht op het bereiken van bepaalde (maatschappelijke) effecten.

m. rechtmatigheid: Het in overeenstemming zijn van de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties met de begroting en met de van toepassing zijnde geldende wettelijke regelingen, waaronder de bestuursbesluiten (daartoe te rekenen de verordeningen en daarvan afgeleide uitvoeringsregeling).

n. renterisiconorm: Een bedrag op basis van de Wet financiering decentrale overheden ter grootte van een percentage van het totaal van de vaste schuld van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede bij aanvang van het jaar, dat met inachtneming van wat hieromtrent in laatstgenoemde Wet verder is bepaald. o. risico van materieel belang: Een risico is van materieel belang indien het weglaten of onjuist weergeven van dit risico de economische besluitvorming zou kunnen beïnvloeden.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

5


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 TITEL 2: ORGANISATIE EN BEVOEGDHEDEN artikel 2. Bevoegdheden administratie en beheer vermogenswaarden

1. De directie is verantwoordelijk voor de administratie, het beheer van vermogenswaarden en het opstellen van de jaarrekening; een en ander onder toezicht van het dagelijks bestuur. 2. Het dagelijks bestuur benoemt een administrateur, die onder toezicht en verantwoordelijkheid van de directie belast is met in ieder geval: a. het juist, volledig en tijdig voeren van de financiële administratie, evenals het verzorgen van de aansluiting van de financiële administratie op andere administraties; b. de voorbereiding en uitvoering van het treasurybeleid; c. het inrichten en in stand houden van een zodanige administratieve Organisatie, dat wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid en interne controle; d. het opstellen van de conceptbegroting met meerjarenraming; e. de voorbereiding van de betalingen en ontvangsten van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede. 3. De dagelijkse uitvoering van de financiële administratie geschiedt door een door het dagelijks bestuur aan te wijzen administrateur.

TITEL 3: BEGROTING EN VERANTWOORDING artikel 3. Begroting en meerjarenraming

6 1. Het dagelijks bestuur zendt jaarlijks vóór 1 april een ontwerpbegroting en een ontwerpmeerjarenraming voor het komende kalenderjaar, vergezeld van een deugdelijke toelichting, aan de raden van de deelnemende gemeenten. 2. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen zes weken na toezending van de ontwerpbegroting en -meerjarenraming het dagelijks bestuur van hun reacties doen blijken. Het dagelijks bestuur voegt de reactie evenals zijn commentaar op de reactie bij de ontwerpbegroting en —meerjarenraming, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 3. Het algemeen bestuur stelt ieder jaar uiterlijk vóór 1 juli vast de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de bijbehorende meerjarenraming. 4. De begroting bestaat conform artikel 22 van de Regeling groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede aan de kostenkant uit inrichtingskosten, voorbereidings- en toezichtkosten en organisatiekosten, aan de inkomstenkant uit de bijdragen van het rijk, de provincie ZuidHolland, de betrokken gemeenten en anderen. 5. De vaststelling van de begroting omvat de vaststelling van: a. de beleidsbegroting, bestaande uit het programmaplan en de op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten verplicht gestelde paragrafen, voor zover deze van toepassing zijn op de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede; 6. Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde begroting en meerjarenraming binnen een maand na vaststelling aan gedeputeerde staten. artikel 4. Uitvoering begroting

1. Het dagelijks bestuur draagt ervoor zorg dat er regels zijn die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Deze regels omvatten ten minste het

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 treffen van zodanige maatregelen dat: a. geraamde lasten van delen van het programma niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere programmaonderdelen onder druk komt; b. wijzigingen op de oorspronkelijke geraamde lasten en baten in de begroting worden geautoriseerd door het algemeen bestuur. 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de geraamde lasten van de programma’s zoals geautoriseerd middels vaststelling of wijziging van de begroting, niet worden overschreden. 3. De ingevolge artikel 213 Gemeentewet aan te wijzen accountant wordt gehoord over het ontwerp van de in lid 1 bedoelde regels.

artikel 5. Interne controle

1. Het dagelijks bestuur draagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheerhandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel. 2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de regelmatige toetsing van de bedrijfsprocessen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, op de rechtmatigheid van beheerhandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen. 3. Het dagelijks bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets zoals bedoeld in lid 2, indien nodig voor een plan van verbetering. Het dagelijks bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 4. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

7 artikel 6. Tussentijdse rapportage, begrotingswijzigingen en informatie

1. De directie informeert het dagelijks bestuur door middel van tenminste één tussentijdse rapportage over de uitvoering van de begroting van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede van het lopende boekjaar. 2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de (programma-)indeling van de begroting. 3. De tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en baten, de investeringen en de resultaten van de grondexploitatie. Indien de tussentijdse rapportage daartoe aanleiding geeft, worden tevens voorstellen gedaan tot wijziging van de begroting. 4. Het dagelijks bestuur biedt de tussenrapportage aan het algemeen bestuur en indien door het dagelijks bestuur is besloten tot vaststelling van voorstellen tot wijziging van de begroting, aan de raden van de deelnemende gemeenten. 5. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen zes weken na toezending van het voorstel tot wijziging van de begroting het dagelijks bestuur van hun reacties doen blijken. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze reactie is vervat, samen en biedt deze aan het algemeen bestuur aan. 6. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks voor 31 december vast een begrotingswijziging zoals bedoeld in lid 4.

artikel 7. Jaarstukken

1. Het dagelijks bestuur legt jaarlijks aan het algemeen bestuur verantwoording af over de uitvoering van de programma’s en de begroting door middel van de jaarstukken. De jaarstukken omvatten een jaarverslag en een jaarrekening. Tot het jaarverslag behoort de

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 programmaverantwoording, waarin per programma wordt aangegeven: a. de mate waarin de doelstellingen zijn bereikt; b. de wijze waarop getracht is de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken; c. welke goederen, diensten en prestaties zijn geleverd; d. welke baten en lasten hieraan verbonden zijn; e. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen (indicatoren). 2. Het algemeen bestuur stelt ieder jaar zonder uitstel uiterlijk vóór 1 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de rekening betrekking heeft, de rekening vast. Van de vaststelling doet het dagelijks bestuur mededeling aan de raden van de deelnemende gemeenten.

TITEL 4 FINANCIËLE POSITIE artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

De materiële vaste activa, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden afgeschreven in een termijn zoals is opgenomen in de begroting die is vastgesteld door het algemeen bestuur. Dit geldt uiteraard voor zover de Regeling groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede activa in de balans heeft opgenomen. artikel 10. Treasurystatuut

Het dagelijks bestuur stelt in een treasurystatuut de kaders vast voor de uitvoering van de treasuryfunctie, de taken, bevoegdheden en de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende regels op die zij hanteert voor het dagelijkse beheer van renterisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s, valutarisico’s en relatiebeheer evenals de administratie en controle van de treasuryfunctie. Uit het treasurystatuut blijkt dat de uitvoering van de financieringsfunctie uitsluitend de publieke taak dient, dat het beheer prudent is en dat aan kasgeldlimiet en renterisiconorm wordt voldaan. artikel 11. Registratie bezittingen, activa en vermogen

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. artikel 12. (Tussentijdse) verlies- en winstverwachtingen

1. Indien op enig moment een naar verwachting onafwendbaar verlies op eindwaarde optreedt, dan wordt voor dat verlies een voorziening getroffen op basis van de contante waarde van dat verlies. 2. Tussentijdse resultaten worden bepaald op basis van de voortgang van de grondexploitatie. De voortgang van de grondexploitatie wordt uitgedrukt als de fractie van de uitgegeven gronden, ten opzichte van het totale plan van voor uitgifte beschikbare gronden. 3. Voor de tussentijdse winstbepaling kunnen in de begroting deelexploitaties worden onderscheiden. 4. Winst in de grondexploitatie wordt eerst genomen, nadat de winst, met voldoende zekerheid te bepalen, daadwerkelijk is gerealiseerd.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

8


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 TITEL 5: FINANCIËLE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE artikel 18. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de Regeling Groenzone PijnackerBerkel en Bergboezem Oude Leede; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang voorraden, vorderingen en schulden; c. het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties; d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende weten regelgeving; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende weten regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontieende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. artikel 19. Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat: a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante weten regelgeving; b. de vereiste informatie, voor zover verplicht voor de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede, verstrekt wordt aan het Rijk, de provincie, de deelnemende gemeenten en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenschappelijke regelingen. artikel 20. Financiële Organisatie

1. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor: a. een eenduidige indeling van de administratieve Organisatie; b. een adequate scheiding, voor zover mogelijk is, van taken, functies, bevoegdheden, en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan bestuursorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten; d. de regels voor de procuratie- en tekenbevoegdheden.

artikel 21. Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de vaststelling van uitvoeringsregels voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met Europese en nationale regelgeving.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

9


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 TITEL 6: SLOTBEPALINGEN artikel 22. Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2009, artikel 23. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 30 maart 2009. de voorzitter, de secretaris,

10

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:



3. Toelichting op de Financiële verordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede Inleiding Ingevolge artikel 21 van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede stelt het algemeen bestuur een verordening vast voor de organisatie van de financiële administratie en het inrichting van de financiële organisatie. De wettelijke basis daartoe ligt in artikel 212 van de Gemeentewet. In de voorliggende financiële verordening wordt de verdeling van taken en bevoegdheden tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgewerkt. Gekozen is voor de volgende opbouw:

• Titel 1: Definities • Titel 2: Organisatie en bevoegdheden Hierin wordt ingegaan op de binnen de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede aanwezige functies, relevant voor de financiële Organisatie en het vermogensbeheer. • Titel 3: Begroting en verantwoording Hierin zijn de regels uitgewerkt voor de opstelling van de begroting, de uitvoering daarvan, de interne controle, de tussentijdse ra pportages, begrotingswijzigingen, informatieverstrekking en het opmaken van de jaarstukken. • Titel 4: Financiële positie Hierin zijn de regels uitgewerkt voor de vastlegging van de financiële positie, daartoe begrepen de financiering van taken (het treasurystatuut), de waardering van activa en (tussentijdse) verlies- en winstverwachtingen. • Titel 5: Financiële Organisatie en administratie In deze titel zijn de functionele eisen voor de inrichting en opbouw van de (financiële) administratie opgenomen. • Titel 6: Slotbepalingen Opgenomen is de datum van inwerkingtreding evenals de citeertitel. Bij het opstellen van de Financiële verordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede is uitgegaan van de door de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten voor gemeenten opgenomen model-verordening. Gezien echter de in verhouding tot gemeenten voor de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede Hoefweg zeer beperkte taakstelling is op diverse onderdelen van de modelverordening afgeweken. Dit maakt ook dat de omvang van de voor de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede geldende voorschriften beperkter kan zijn dan voor gemeenten.

TITEL 2. Organisatie en bevoegdheden

Ingevolge artikel 19 van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leedeis de directie onder toezicht van het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor het voeren van de administratie, het beheer van vermogenswaarden en het jaarlijks opmaken van de jaarstukken. Voorts is, mede ter uitvoering van het bepaalde in artikel 19, door het dagelijks bestuur een administrateur benoemd. In titel 2 zijn de bevoegdheden van deze functies binnen de Organisatie van de Uitvoeringsorganisatie vastgelegd.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

11


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 TITEL 3. Begroting en verantwoording

Ingevolge artikel 22 van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede dient de begroting jaarlijks uiterlijk 1 juli voorafgaande aan het begrotingsjaar te worden vastgesteld. Hiermee wordt bereikt dat de financiële gevolgen van de vaststelling van deze begroting nog tijdig kunnen worden verwerkt in de begrotingen van de deelnemende gemeenten. Op de inhoud van de begroting is het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten van toepassing. Ingevolge de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede wordt de begroting niet vastgesteld dan nadat het ontwerp van de begroting gedurende een periode van zes weken is voorgelegd aan de raden van de deelnemende gemeenten. ngevolge artikel 4 van de Financiële verordening stelt het algemeen bestuur regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doeltreffend en doelmatig verloopt. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de te voeren interne controle ligt, ingevolge artikel 5, bij het dagelijks bestuur.

Voorzien is in (ten minste) een eenmalige tussentijdse rapportage aan het dagelijks en vervolgens algemeen bestuur over de uitvoering van de begroting. Afhankelijk van de uitkomst van die rapportage omvat deze tevens een voorstel tot wijziging van de begroting. Indien er sprake is van een tussentijdse begrotingswijziging, geschiedt de toezending eveneens aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Ingevolge artikel 23 van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede dienen de jaarstukken jaarlijks uiterlijk 1 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar te worden vastgesteld door het algemeen bestuur. TITEL 4. Financiële positie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet, derde lid, onder b, het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. In de door het dagelijks bestuur separaat vastgestelde treasurystatuut zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het terrein van de financieringsfunctie vastgelegd, alsmede de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie (doelstellingen, richtlijnen en limieten). TITEL 5. Financiële organisatie en administratie

Administraties zijn niet in zichzelf gekeerde systemen maar moeten dienstbaar zijn aan het bestuur en het beheer van de Organisatie. De functionele eisen voor de administratie en de daarvan afgeleide financiële administratie zijn vastgelegd in de artikelen 18 en 19. Ingevolge artikel 20 heeft het dagelijks bestuur de opdracht een ambtelijke organisatie in te richten die bijdraagt aan een doelmatig en rechtmatig begrotingsbeheer. Ten slotte is in artikel 21 vastgelegd dat door het dagelijks bestuur uitvoeringsregels worden vastgelegd voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

12



4. Controleverordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede Het algemeen bestuur van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede;

Gezien het voorstel van het dagelijks bestuur 5 maart 2009;

Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet juncto artikel 21 van de Regeling Groenzone PijnackerBerkel en Bergboezem Oude Leede;

Besluit vast te stellen de:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële Organisatie van het Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede artikel 1. Definities

1. In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant: Een door het algemeen bestuur benoemde: • registeraccountant of • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36 Wet op de Accountant-administratieconsulenten of • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de jaarrekening. b. accountantscontrole: De controle van de jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van: • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; • het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij in acht worden genomen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 Gemeentewet.

c. goedkeuringstolerantie: De tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van het openbaar lichaam (de omvangbasis). De

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

13


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening.

d. rapporteringstolerantie: Het bedrag dat gelijk is aan, of lager is dan, de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

e. rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheerhandelingen en de vastiegging daarvan met de relevante weten regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

2. De definities zoals vastgelegd in artikel 1 van de Financiële verordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede, zijn van overeenkomstige toepassing op de onderhavige controleverordening, tenzij hiervan in deze verordening uitdrukkelijk wordt afgeweken. artikel 2. Opdrachtverening accountantscontrole

1. De accountantscontrole van de jaarrekening wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar. Na afloop van de contractperiode kan het contract met de accountant, met instemming van het algemeen bestuur jaarlijks, doch ten hoogste viermaal, verlengd worden. 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe weten regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening tijdig — samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen — aan het algemeen bestuur, zodanig dat vaststelling door het algemeen bestuur voor 1 juli van elk jaar volgend op het verantwoordingsjaar kan plaatsvinden. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de directie aan het dagelijks bestuur en/of het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

14


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 artikel 4. Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, de directie en de administrateur. artikel 5. Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot het kantoor, het terrein en de informatiedragers van het Regeling Groenzone PijnackerBerkel en Bergboezem Oude Leede. 2. De accountant is bevoegd om van alle betrokkenen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de betrokken functionarissen hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle functionarissen van het Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer, en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. artikel 6. Overige controles en opdrachten

1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede is. artikel 7. Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur. 2. In aanvulling op het wettelijk voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant verslag uit aan de directie en de administrateur over zijn bevindingen van niet-bestuurlijk belang

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

15


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 naar aanleiding van de door hem uitgevoerde (deel)controles. 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de vergadering van het algemeen bestuur waarin de jaarstukken worden vastgesteld, het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiger van) het algemeen bestuur. artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2009.

artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Controleverordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 30 maart 2009. de voorzitter, de secretaris,

16

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:



5. Toelichting Controleverordening Regeling Groenzone PijnackerBerkel en Bergboezem Oude Leede Inleiding Ingevolge artikel 21 van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede stelt het algemeen bestuur een verordening vast voor de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden. De wettelijke basis daartoe ligt in artikel 213 Gemeentewet. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur moet de jaarrekening door een bevoegde accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur.

Artikel 2. van de Verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede. Het eerste lid legt de periode vast van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening en regelt de eventuele verlenging van het contract. Na de periode van vier jaar kan maximaal viermaal tot verlenging worden besloten. Daarna dient te worden gevolgd de reguliere procedure zoals bedoeld in het tweede lid. Het tweede lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het algemeen bestuur wijst de accountant aan (artikel 213, lid 2 Gemeentewet).

Voor de accountantscontrole geldt het ‘Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten’, dat krachtens artikel 213, lid 6 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het ‘Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten’ bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende maximale percentages:

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%

Strekking accountantsverklaring: Beperking Oordeelonthouding >1%<3% >3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

De te hanteren goedkeuringstoleranties kunnen door het algemeen bestuur lager worden vastgesteld dan de wettelijke maximale percentages. Ook rapporteringstoleranties kunnen door het algemeen bestuur lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

17


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

Artikel 3 van de Verordening regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 34, vierde lid Wet gemeenschappelijke regelingen). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Ingevolge het derde lid verplicht het dagelijks bestuur zich een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het dagelijks bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een bevestiging bij de jaarrekening genoemd. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Ingevolge artikel 197, lid 2 dient het dagelijks bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het algemeen bestuur de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen te overleggen. Hiermee is rekening gehouden. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Artikel 4 van de Verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend bij de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de vertegenwoordigers van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Artikel 5. Toegang tot informatie

In de Verordening is vastgelegd dat de accountant onbelemmerd onderzoek kan doen. Dit natuurlijk met inachtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het dagelijks bestuur de zorgplicht op om ervoor te zorgen dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle werkplekken van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede en de medewerkers van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede, die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

18


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 Het eerste lid van artikel 6 van de Verordening regelt hoe het dagelijks bestuur moet omgaan met de uitbesteding van werkzaamheden aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, die vallen buiten de controle van de jaarrekening. Door deze werkzaamheden uit te besteden aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen bestuur in het geding komen. Het lid bepaalt dat het dagelijks bestuur voor werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van onderdelen van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede de door het algemeen bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het dagelijks bestuur dit voornemen heeft, dient het het algemeen bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en eventuele bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken. Artikel 7. Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Aanvullend daarop kan het algemeen bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3 van deze Verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt dat de directie en de administrateur een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan de genoemde functionarissen meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede kunnen worden opgelost. De directie en de administrateur kunnen op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Voorts is in het derde lid opgenomen een procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen en de accountantsverklaring worden voorafgaand aan verzending aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept) verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur mondeling toelicht.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

19


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 Artikel 8 Inwerkingtreding Deze Verordening 213 Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststelling door het algemeen bestuur naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).

20

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:



6. TREASURYSTATUUT Het Dagelijks Bestuur van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede besluit, gelet op artikel 10 van de Financiële verordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede; vast te stellen: het treasurystatuut voor de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede. Artikel 1: Begrippenkader In dit statuut wordt verstaan onder: a. Derivaten: Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren; b. Financiële instelling: Een instelling als bedoeld in artikel 1, onder b, van de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden; c. Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen; d. Geldstromenbeheer: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); e. Intern liquiditeitsrisico: De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; f. Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting bij aanvang van het jaar; g. Koersrisico: Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; h. Kredietrisico: De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; i. Liquiditeitenbeheer: Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar; j. Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid; k. Rating: De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier; l. Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten door rentewijzigingen; m. Renterisiconorm: Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

21


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 n. Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding; o. Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen; p. Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling; q. Solvabiliteitsratio van 0%: Status die door een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend; r. Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, financiering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer; s. Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. Artikel 2: Doelstellingen De treasuryfunctie van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede dient tot: a. Het beschermen van de vermogens- en (rente-)resultaten van de Uitvoeringsorganisatie tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s; b. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; c. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. Artikel 3: Risicobeheer \Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: a. De Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede mag geen leningen verstrekken. b. De Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut; c. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. Artikel 4: Renterisicobeheer a. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido; b. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido; c. Uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning; d. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; e. Voor de rentevisie van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede wordt aangesloten op de rentevisies van de gemeente Lansingerland en Pijnacker-Nootdorp. f. Binnen de kaders gesteld onder lid a t/m e, streeft de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

22


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 Artikel 5: koersrisicobeheer a. De Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld en deposito’s b. Tevens beperkt de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning. Artikel 6: kredietrisicobeheer Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury vinden uitzettingen uitsluitend plaats bij: a. Instellingen, voor wiens waardepapier een solvabiliteitsratio van 0% geldt; b. Financiële instellingen met ten minste een AAA-rating van één van de volgende erkende rating-bureau’s: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA. Deze rating dient te zijn afgegeven voor en periode van één jaar of langer. Artikel 7: Intern liquiditeitsrisicobeheer De Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar. Artikel 8: Valutarisicobeheer a. Valutarisico’s worden in de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede uitgesloten door uitsluitend uitzettingen in euro’s aan te gaan en geen garanties te verstrekken.

23 Artikel 9: Langlopende uitzettingen Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de gelden de volgende uitgangspunten: a. Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden; b. De Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede vraagt bij minimaal 3 instellingen offertes op alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Artikel 10: Relatiebeheer De Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: a. Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de 5 jaar beoordeeld; b. Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6; c. Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EFR-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer; d. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. Artikel 11: Geldstromenbeheer Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt: a. Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op elkaar af te stemmen met behulp van een liquiditeitsplanning. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 b. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank. Artikel 12: Saldo- en liquiditeitsbeheer Voor het saldobeheer en het liquiditeitsbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: a. De Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities; b. Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt –conform artikel 4 lid 1 de kasgeldlimiet niet overschreden; c. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen is de kredietlimiet op rekening courant; d. Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningenen deposito’s; e. Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan; f. De Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede vraagt bij minimaal 3 instellingen offertes op alvorens middelen worden uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. Artikel 13: Administratieve organisatie en interne controle In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle. a. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd; b. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd; c. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: - iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vierogenprincipe); - de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen; - de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. d. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties; e. Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten; f. Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie direct gecontroleerd door de functionaris belast met de interne controle. Artikel 14: Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede zijn als volgt gedefinieerd. a. Het algemeen bestuur - Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en het jaarstukken. b. Het dagelijks bestuur - Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, de beleidskaders en limieten in het Treasurystatuut - Het evalueren en (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid. c. De directeur - Het uitvoeren van het treasurybeleid zoals opgenomen in het treasurystatuut alsmede in de treasuryparagraaf (formele verantwoordelijkheid). - De directeur draagt binnen de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede de eindverantwoordelijkheid voor de Treasury. - Het afsluiten van financiële contracten.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

24


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 d. De administrateur - Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen. - Het rapporteren aan het DB over de uitvoering van het treasurybeheer. - Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de financiële administratie. Artikel 15: Inwerkingtreding en citeertitel a.Dit statuut treedt in werking met ingang van 1 januari 2009 b.Dit statuut kan worden aangehaald onder de naam “Treasurystatuut Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede” Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede in haar vergadering van 5 maart 2009. De secretaris,

de voorzitter,

25

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:



7. INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede In de financiële verordening Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede is in artikel 21 vastgelegd dat het dagelijks bestuur de interne regels vastlegt voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen. Met deze nota inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt hieraan voldaan. Deze nota dient om de medewerkers te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taak. De nota is bindend voor alle medewerkers. Verder dient deze nota als toetsingsmiddel voor de accountant en het algemeen bestuur om te beoordelen of de organisatie zich houdt aan de regels en afspraken. Achtereenvolgens wordt in deze nota inkoop- en aanbestedingsbeleid aandacht besteed aan: 1. Begripsbepaling 2. Doelstelling inkoop- en aanbestedingsbeleid 3. Wettelijke kaders 4. Inkoop- en aanbestedingsbeleid Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede

26

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 1. Begripsbepaling 1.1 Wat is inkoop en wat is aanbesteden? In de praktijk bestaat vaak het idee dat inkopers niet aanbesteden. Het zouden twee verschillende dingen zijn. Dat is een misvatting. Om de relatie tussen inkoop en aanbesteden helder te krijgen, is allereerst nodig te weten wat onder deze begrippen wordt verstaan. Inkoop Betreft alle handelingen waar een externe factuur tegenover komt te staan. Dit betekent dat inkoop betrekking heeft op het inschakelen van derden en het kan daarbij gaan om de levering van zaken (door bijvoorbeeld koop, huur of lease), het verrichten van diensten of de uitvoering van werken. Inkoop gaat dus verder dan alleen de aanschaf van pennen of een gummetje. Het gaat bijvoorbeeld ook om opdrachten voor bruggen en wegen, onderhoud van de computers en uitzendkrachten. Aanbesteden Kan worden omschreven als de uitnodiging aan ondernemers om deel te nemen aan een aanbestedingsprocedure, met als doel het sluiten van een overeenkomst met de meest geschikte opdrachtnemer. Aanbesteden heeft dus betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert. 1.2 Het inkoopproces De relatie tussen inkoop en aanbesteding wordt duidelijk uit het inkoopproces. Aanbesteding is een onderdeel van het inkoopproces. Zodra is bepaald wat de Uitvoeringsorganisatie nodig heeft en wat wordt aangeboden door de markt, doorloopt het proces in de regel de volgende fasen: 1. specificeren: opstellen van het programma van eisen, de conceptovereenkomst en de offerteaanvraag 2. selecteren van de opdrachtnemer: het aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers 3. contracteren: het sluiten van een overeenkomst om de afspraken te bevestigen nadat eventueel is onderhandeld 4. bestellen: van hetgeen is overeengekomen met de Uitvoeringsorganisatie 5. contractbewaking en contractbeheer: zorgen dat er op tijd wordt geleverd, dat de levering overeenkomt met de bestelling en de afhandeling van de facturering 6. nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-/minderwerk, het beoordelen van de leveranciers en eventueel herzien van de contracten De onderdelen specificeren, selecteren van de opdrachtnemer en contracteren zijn de onderdelen die‘aanbesteden’ wordt genoemd. 2 Doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Het inkoop- en aanbestedingsbeleid streeft twee doelen na. In de eerste plaats richt het zich op een rechtmatige, doelmatige en integere inkoop- en aanbestedingspraktijk. In de tweede plaats is het beleid gericht op het belang van de organisatie bij efficiënte en effectieve inkoop. 2.1 Overheidsverantwoordelijkheden De Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede heeft als overheidsorgaan een voorbeeldfunctie en dient zich als betrouwbare partner te presenteren. Dat stelt extra eisen aan de organisatie en medewerkers met betrekking tot transparantie, non-discriminatie, integriteit en duurzaamheid. 2.1.1 Transparantie Naast het feit dat transparantie en non-discriminatie voor overheden verplicht is gesteld in het oprichtingsverdrag van de EG, levert een ruime mate van transparantie ook beheersmatige voordelen op. Beheersmatige voordelen omdat het voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is welke richtlijnen en procedures worden gehanteerd met betrekking tot inkopen en aanbestedingen. 2.1.2 Non-discriminatie Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

27


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 Discriminatie van bedrijven of personen wordt in het oprichtingsverdrag van de EG aan overheden verboden. Slechts op basis van objectieve en functionele criteria kunnen leveranciers worden uitgesloten van opdrachten. De leverancierskeuze dient derhalve te zijn gebaseerd op objectieve criteria, er wordt geen voorkeurbehandeling toegepast voor lokale en regionale leveranciers. 2.1.3 Integriteit Van haar medewerkers verwacht de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede dat zij integer handelen. 2.2 Opdrachtgeversbelang Het is van evident belang dat op efficiënte en effectieve wijze wordt omgegaan met inkopen en aanbestedingen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede is gericht op het beheersen en zo mogelijk verlagen van de beïnvloedbare kosten voor de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede. Het gaat hierbij om zowel directe kosten (de inkoopprijs) als indirecte kosten (zoals bijvoorbeeld inkoopkosten, administratiekosten, voorraadkosten en onderhoudskosten gedurende de gehele levensduur van het product of de dienstverlening), kwaliteit en arbeidsomstandigheden. Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te kunnen betrekken zal bij voorkeur moeten worden aanbesteed en gegund volgens het principe van de ‘economisch voordeligste aanbieding’.Indien de indirecte kosten niet van belang zijn of slechts moeizaam zijn te bepalen, zal worden gegund volgens het criterium de ‘laagste prijs’. 3 Wettelijke kaders 3.1 Europese aanbestedingsrichtlijnen Of de Europese aanbestedingsregels toegepast moeten worden bij een aanbesteding, wordt in eerste instantie bepaald door de drempelbedragen. Vanaf 1 januari 2008 gelden voor Europese aanbestedingen de volgende drempelbedragen: 1. voor ‘werken’ : € 5.150.000 2. voor ‘leveringen’ en ‘diensten’ : € 206.000 Definities Werken: Is het product van bouw dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe is bestemd als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Leveringen: Zijn tastbare goederen als computers, meubilair etc. Diensten: Alle verrichtingen van diensten als schoonmaken, financiële diensten, adviesdiensten, onderhoud etc. Op aanbestedingen boven deze drempels zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing. Per 1 december 2005 zijn deze vastgesteld in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (hierna: BOA). 4 Inkoop- en aanbestedingsbeleid Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 4.1 Aanbestedingsvormen en drempelbedrag Binnen de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede worden verschillende aanbestedingsvormen gehanteerd. Het beleid van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede is erop gericht transparant en non-discriminatoir aan te besteden.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

28


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 De mogelijkheden zijn: 1. Enkelvoudige opdrachtverstrekking Een opdrachtverstrekking waarbij slechts één natuurlijke of rechtspersoon tot inschrijving wordt uitgenodigd. 2. Onderhandse aanbesteding Een aanbesteding waarvoor meerdere natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd. 3. Openbare aanbesteding Een aanbesteding welke openbaar bekend wordt gemaakt waarop meerdere natuurlijke of rechtspersonen kunnen inschrijven. 3. Europese aanbesteding Een aanbesteding conform de Europese regelgeving. Welke procedure wordt gehanteerd is in eerste instantie afhankelijk van de te verwachten waarde van de opdracht. 4. De drempelbedragen en de uitgangspunten zijn opgenomen in onderstaande tabel: Procedure

Aantal offertes

Werken

Levering

Dienst

Volmacht

Enkelvoudige opdrachtverstrekking Onderhandse aanbesteding Openbare aanbesteding Europese aanbesteding

1

< € 25.000

< € 25.000

<€ 25.000

Directeur

3

> € 25.000 < € 250.000 > € 250.000 < € 5.150.000 > € 5.150.000*

> € 25.000 < € 100.000 > € 100.000 < € 206.000 > € 206.000*

> € 25.000 < € 100.000 > € 100.000 < € 206.000 > € 206.000*

Directeur

-

Dagelijks bestuur Dagelijks bestuur

* Drempelbedragen Europese aanbesteding zijn geldig voor de jaren 2008 en 2009. (bron: www. europadecentraal.nl). 4.2 Mandatering Het dagelijks bestuur zal zijn bevoegdheid om uitvoering te geven aan het beleid in ruime mate neerleggen bij de directie of zoveel lager in de organisatie als wenselijk is. Deze mandaatbevoegdheid is opgenomen de budgethoudersregeling Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede. 4.3 Selectiecriteria Bij aanbesteden is het de doelstelling om in lijn met de nieuwe aanbestedingsrichtlijn BOA enkel die selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn voor een goed aanbestedingsresultaat. Hiermee beoogt de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede de administratieve lasten voor zowel de aanbieders als de Uitvoeringsorganisatie zelf te beperken. Dit maakt de inschrijving voor aanbieders meer laagdrempelig. 4.4 Gunningscriteria De gunningcriteria bepalen uiteindelijk welke leverancier(s) we contracteren (keuze van de aanbieding). Bij de beoordeling van de offertes staat een overheidsorganisatie twee gunningscriteria ter beschikking: 1. de laagste prijs; 2. de economisch meest voordelige inschrijving.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

29


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 Gunning tegen de laagste prijs dient te worden beperkt tot de inkopen die een hoge mate van standaardisatie kennen en goed technisch zijn te specificeren. Voor de overige inkopen dient het gunningcriterium de economisch meest voordelige inschrijving te worden gehanteerd. Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of de aanbiedingen voldoen aan de vooraf gestelde minimum c.q. selectieeisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Het Programma van Eisen c.q. het bestek moet in dat geval wel een gedetailleerde (technische) specificatie bevatten. Gunning tegen de laagste prijs is bij uitstek geschikt voor producten en diensten die de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede gedetailleerd kan omschrijven in een bestek of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met hun prijs. Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving worden naast de prijs aanvullende criteria geformuleerd zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerken e.d. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van de economisch meest voordelige inschrijving is een eenduidige beoordelingssystematiek. Bij een Europese aanbesteding dient de score en de weging die men aan de criteria toekent vooraf te worden bepaald en dient te worden opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Met de nieuwe Richtlijn is het verplicht de wegingsfactoren in de aanbestedingsdocumenten te vermelden; in geval er geen weging mogelijk is dienen de criteria in volgorde van belangrijkheid te worden aangegeven. Het vermelden van de wegingsfactoren geldt voor alle aanbestedingsdocumenten, dus ook al voor de aankondiging van de opdracht. Subjectieve criteria als bijvoorbeeld kwaliteit van presentaties van leveranciers dienen te worden vermeden. Tijdens de selectieprocedure mogen de criteria niet worden gewijzigd. 4.5 Dossiervorming Om zowel interne als externe controle op de juiste toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te kunnen uitvoeren is een eenduidige vastlegging van de beslissingen en de documenten welke daarbij worden gebruikt van groot belang. Derhalve dienen bij opdrachtverstrekkingen de volgende zaken vast te liggen: - de offerteaanvragen inclusief eventueel programma van eisen; - de offertes; - afschrijvingen van offertes; - argumentatie keuze opdrachtnemer(s); - opdrachtverstrekking en/of de overeenkomst; - aanvullingen hierop gedurende de periode van levering of uitvoering. 5 Inwerkingtreding Deze nota inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking per 1 januari 2009. Vastgesteld door het dagelijks bestuur van de Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede van 5 maart 2009.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

30



8. Regeling budgethouderschap en verplichtingen uitvoeringsorganisatie “Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede” A. Regeling budgethouderschap 1. Verantwoordelijke Het dagelijks bestuur wijst de projectdirecteur aan als verantwoordelijken. 2. Budgethouder De projectdirecteur is de budgethouder. In bijzondere gevallen kan de budgethouder het budgethouderschap doormandateren. Een budgethouder is belast met het feitelijke beheer van de budgetten en de daaraan verbonden taakrealisaties. Voor de controle van de daadwerkelijke levering en uitvoering van opdrachten binnen een budget kan door de budgethouder gebruik worden gemaakt van een zogenaamde prestatiehouder. De prestatiehouder tekent de facturen voor akkoord voor de levering. 3. Budget Onder budget wordt verstaan: - Geldmiddelen behorend bij een uitvoerende activiteit - Afgezonderde geldmiddelen binnen een investeringskrediet. Tot het budget wordt tevens gerekend de realisatie van de daarbij behorende activiteiten en investeringen, inclusief de beoogde doelstellingen. 4. Handtekening- en parafenlijst Van de begrotingsposten (activiteiten) wordt een overzicht vervaardigd met de daarbij verantwoordelijke budgethouder. Ter verkrijging van een handtekening- en parafenlijst wordt dit overzicht getekend en geparafeerd door de desbetreffende budgethouder. De administrateur van de uitvoeringsorganisatie beheert de handtekening- en parafenlijst. 5. Verplichtingen De budgethouder mag verplichtingen aangaan. De voorschriften voor het aangaan en vastleggen van verplichtingen zijn beschreven in onder B van deze regeling. 6. Verantwoording De budgethouder legt via een (kwartaal)rapportage verantwoording af aan het dagelijks bestuur over de hem gesignaleerde of verwachte afwijkingen van het toegekende budget inclusief aangegane verplichtingen, en geeft tevens een verklaring voor deze afwijkingen. De rapportage vindt plaats op het niveau van activiteit. Afwijkingen van het toegekende budget betreffen: a. over- en onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten; b. afwijkingen ten opzichte van de taakrealisatie en de doelstellingen. 7. Budgetoverzichten Om de budgethouder in staat te stellen verantwoording af te leggen over de door hem gesignaleerde of verwachte afwijkingen van het toegekende budget inclusief aangegane verplichtingen, levert de administrateur van de uitvoeringsorganisatie minimaal eenmaal per kwartaal dan wel op verzoek van de budgethouder overzichten aan bij de budgethouder, De budgethouder is verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid van de boekingen. Correcties op de administratie, zo spoedig mogelijk door te geven aan de administratie de uitvoeringsorganisatie.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

31


Gemeenschappelijk Regeling Groenzone Pijnacker-Berkel en Bergboezem Oude Leede 5 maart 2009 8. Jaarafsluiting Voor het opstellen van de jaarrekening/-verslag is de budgethouder verantwoordelijk voor het opstellen van een overzicht en analyse respectievelijk toelichting van de werkelijke uitkomsten van het budget, de taakrealisatie inclusief de beoogde doelstelling. B. Regeling voor het aangaan en vastleggen van verplichtingen 9. Onderscheid in verplichtingen Onder verplichtingen wordt verstaan verplichtingen inzake uitgaven en rechten voortvloeiende uit inkomsten. 10. Toereikend budget Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is. 11. Offertes Bij het aangaan van verplichtingen dient te worden gehandeld overeenkomstig het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De ontvangen offertes worden door de budgethouder systematisch gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgethouder aangetekend. 12. Verplichtingen tot en vanaf € 5.000 Voor het aangaan en vastleggen van verplichting wordt een onderscheid gemaakt tussen: a. verplichtingen tot € 5.000 b. verplichtingen vanaf € 5.000 13. Verplichtingen tot € 5.000 Voor het doen van bestellingen tot een bedrag van € 5.000 kan door de budgethouder gebruik worden gemaakt van of een bonnensysteem of een opdrachtbrief. De bestelbon bestaat uit 4 exemplaren: a. Twee bonnen gaan naar de leverancier die één van deze bonnen met de factuur meestuurt. b. Eén bon wordt bewaard door de budgethouder die deze gebruikt voor controle van de factuur. c. Eén bon gaat naar de administrateur van de uitvoeringsorganisatie. De bonnen worden door de administrateur van de uitvoeringsorganisatie niet als verplichting geboekt. De reden hiervoor is dat de tijd tussen het uitschrijven van de bon en de ontvangst van de factuur vaak kort is, zodat het vastleggen van de verplichting geen zin heeft. Op verzoek van een budgethouder kunnen verplichtingen tot een bedrag van € 5.000 in de administratie worden vastgelegd. Deze vastlegging van deze verplichting gebeurt alleen indien de levering minimaal een maand later dan de verplichting plaatsvindt. 14. Verplichtingen vanaf € 5.000 Voor het aangaan van verplichtingen vanaf € 5.000, moet de opdracht schriftelijk worden bevestigd door de budgethouder door middel van een opdrachtbrief. Een verplichting wordt vastgelegd door de administrateur van de uitvoeringsorganisatie, als de facturering plaatsvindt vanaf één maand na bestelling. Bij levering van de bestelling binnen één maand is het vastleggen van een verplichting niet doelmatig. Afhankelijk van de hoogte van de verplichting en de vorm van aanbesteding is de budgethouder bevoegd de opdrachtbrief te ondertekenen. In de opdrachtbrief moet een opdrachtnummer worden aangegeven. De budgethouder stuurt vervolgens de opdrachtbrief naar de administrateur van de uitvoeringsorganisatie om de verplichting te kunnen boeken volgens de door de budgethouder aangegeven codering. Administratie Alle aangegane verplichtingen worden door de administrateur van de uitvoeringsorganisatie vastgelegd in een verplichtingadministratie. Maandelijks, met uitzondering van de maand januari, levert de administrateur hiervan een overzicht aan de budgethouder.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

32



9. Aanwijzing budgethouder De verantwoordelijke is de aan hem via een budget gegeven machtiging verantwoordelijk voor het doen van uitgaven, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten (de verplichtingen). Budgethouder De heer C.J. van der Kraan, in zijn functie als voorzitter van het dagelijks bestuur, wijst de projectdirecteur voor de volgende budgetten aan als budgethouder: Activiteitnr.: 111111

Omschrijving activiteit: proceskosten

Budgethouder D.C. Louwerse

Handtekening budgethouder

Paraaf budgethouder

D.C. Louwerse

33

Namens het dagelijks bestuur,

De heer C.J. van der Kraan.

Paraaf Voorzitter:

Paraaf Secretaris:

uitvoeringsorganisatie GROENZONE

Recommend Documents