DB-vergadering 19-02-2013
Agendapunt 6
Onderwerp Inventarisatie wensen ten aanzien van ‘Het Waterschapshuis 2.0’ (HWH 2.0) Portefeuillehouder(s) R.L.M. Sleijpen Afdeling Stafunit Algemene Dienst Bestuursprogramma Niet van toepassing Waterbeheersplan Niet van toepassing Programma begroting Bedrijfsvoering Routing Dagelijks bestuur Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Algemeen bestuur
19 februari 2013 -
Voorstel Instemmen met de in dit voorstel verwoorde zienswijze, verwachtingen en wensen ten aanzien van HWH 2.0 en een en ander schriftelijk kenbaar maken aan de stuurgroep HWH 2.0.
./.
Toelichting Zoals bekend heeft het algemeen bestuur van Het Waterschapshuis op 17 december 2012 besloten tot instelling van een stuurgroep met de opdracht om 'Het Waterschapshuis 2.0' in beeld te brengen. De stuurgroep bestaat uit de heren Dijk, Van Erkelens en Bleker. Bij brief van 24 januari 2013 (bijgevoegd) heeft de stuurgroep de DB’s van de leden-waterschappen geïnformeerd over de werkzaamheden die de komende maanden zullen worden uitgevoerd om te komen tot HWH 2.0. In dezelfde brief wordt aan de waterschappen gevraagd om voor 28 februari 2013 een zienswijze, verwachtingen en wensen ten aanzien van HWH 2.0 kenbaar te maken aan de stuurgroep. Vervolgens zal de stuurgroep zich een beeld gaan vormen over HWH 2.0. Het streven is om op 1 juli 2013 een eindnotitie ter besluitvorming aan het AB van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis voor te leggen.
130295/LOU
1/4
Los van het thans aan de orde zijnde verzoek van de stuurgroep HWH 2.0 heeft de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden in haar vergadering van 5 februari 2013 in het kader van de bespreking van de evaluatie van het project TAX-i gevraagd om voor de volgende vergadering een notitie op te stellen omtrent Het Waterschapshuis, waarin zou moeten worden ingegaan op de volgende aspecten: • Wat is de positie van Het Waterschapshuis? • Wat doet Het Waterschapshuis voor WRO en wat levert het op? • Welke risico’s zijn er bij de verschillende projecten? • Welke beslissingen worden ambtelijk, danwel bestuurlijk afgedaan? • Moet WRO binnen de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis blijven? • Stand van zaken met betrekking tot IRIS? De vraagstelling vanuit de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden gaat in zoverre verder dan de vraagstelling van de stuurgroep HWH 2.0, dat de commissie deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis meer principieel ter discussie stelt. Het voeren van deze discussie in een later stadium hoeft echter het inbrengen van de thans door de stuurgroep gevraagde zienswijze naar mijn mening niet in de weg te staan. Het gaat op dit moment immers over de beeldvorming met betrekking tot HWH 2.0. In het vervolg van deze notitie wordt ingegaan op de vraagstelling van de stuurgroep HWH 2.0. Zienswijze Onze zienswijze is opgebouwd uit een algemeen gedeelte, een opvatting omtrent het takenpakket en een opvatting omtrent de organisatie van HWH 2.0 Algemeen De basis van een goede samenwerking is dat er over en weer een afhankelijkheid gevoeld wordt. Dit betekend dat er een zekere mate van evenwicht moet zijn tussen halen en brengen en dat dit gebeurt op basis van gelijkwaardigheid en vertrouwen met de overtuiging dat je er samen beter/sterker van wordt. De stuurgroep heeft als opdracht gekregen om vanuit een blanco situatie te redeneren. Zonder de nadruk op het verleden te willen leggen, is het toch goed om ervaringen mee te nemen voor de toekomst. De relatie tussen HWH en Waterschappen lijkt momenteel niet gebaseerd op een gevoel van gelijkwaardigheid/vertrouwen. HWH staat op een (te grote) afstand van de waterschappen en heeft daarmee te weinig feeling met wat er leeft binnen de waterschappen. Daarnaast kan op basis van ontwikkelingen van de afgelopen jaren geconcludeerd worden dat samenwerking en concessies doen door de waterschappen op het gebied van e-diensten (raakvlak van intern naar extern) een stuk eenvoudiger is dan concessies doen die betrekking hebben op de interne processen.
./.
./.
Takenpakket Eind 2011 heeft Het Waterschapshuis haar producten, het rendement en haar successen onder de aandacht gebracht met haar notitie ‘Producten van Het Waterschapshuis'. Binnen WRO is deze notitie aanleiding geweest om bij de interne gebruikers de tevredenheid en het rendement van de producten en diensten van Het Waterschapshuis te onderzoeken. Een memo hieromtrent d.d. 8 februari 2012 treft u ter informatie hierbij aan. Medio 2012 hebben de I-managers en I-adviseurs van de waterschappen op verzoek van de Vereniging van Directeuren van waterschappen de notitie 'Aanbevelingen voor samenwerking op I&A-gebied' opgesteld. Ook deze notitie treft u ter informatie hierbij aan.
130295/LOU
2/4
Op basis van de beide hiervoor aangehaalde stukken zijn wij voor wat betreft het (toekomstige) takenpakket van HWH 2.0 van mening dat de taken van HWH 2.0 initieel zoveel mogelijk beperkt zouden moeten worden tot een basispakket waaruit, op basis van ervaringen uit het verleden, direct winst gehaald wordt. Vanuit deze basis kan bij succesvolle uitvoering vertrouwen opgebouwd worden en kunnen in een later stadium mogelijk nieuwe initiatieven gezamenlijk opgepakt worden. Wij zien de volgende taken weggelegd als initiële basis: • Gezamenlijke inkoop van data, zoals jaarlijkse actuele luchtfoto’s en het actueel hoogtemodel van Nederland. • Inkoop van softwarelicenties / mantelcontracten, waarbij wel de keuze bij de waterschappen vrij moet blijven of en hoeveel licenties aangeschaft worden. • Regie en beheer en onderhoud van (maatwerk ontwikkelde) compacte systemen binnen e-diensten. De omvang van het maatwerk moet hierbij tot een minimum beperkt blijven en bij nieuwe ontwikkelingen zoveel mogelijk vermeden worden. Voorbeelden van huidige systemen die onder deze noemer vallen zijn: watertoetsloket, WION portaal, OLO, geovoorziening. • Ontwikkelen van architectuur, een verder vervolg geven aan de waterschapsarchitectuur WILMA die kaderstellend is voor nieuwe ontwikkelingen. • Faciliteren, zoals een centraal vergadercentrum of kennisbijeenkomsten. Het gezamenlijk uitvoeren van de hier opgesomde taken levert momenteel al voordeel op. Om de scope van de taken van HWH 2.0 duidelijker te maken, staat hieronder een opsomming van taken die naar ons oordeel niet tot het takenpakket van HWH 2.0 zouden moeten behoren: • Ontwikkelen standaard datamodel. Hier is wel duidelijk behoefte aan op landelijk niveau, maar dit is naar ons oordeel een taak van InformatieHuis Water (IHW), waar ook de deskundigheid in huis is. • Beheer en onderhoud van (omvangrijke) maatwerkapplicaties die de primaire processen ondersteunen (zoals het huidige IRIS). Dit is een taak voor de markt / softwareleveranciers en sluit aan bij de aanbevelingen uit de evaluatie van TAX-i. • Opstellen beleid Vertaling van wet- en regelgeving of ontwikkelingen in de maatschappij naar beleid is een taak van de UvW. • Kennisbank/kenniscentrum Er is zeker behoefte aan het delen van kennis. De kennis moet echter uit de waterschappen zelf komen. Hooguit kan HWH 2.0 hier een faciliterende rol vervullen. Organisatie HWH 2.0 Bij een beperkt takenpakket hoort een compacte organisatie. HWH 2.0 zou idealiter bestaan uit een zeer beperkte vaste kern van medewerkers met de benodigde kennis en competenties om het takenpakket zelf uit te voeren, waardoor externe inhuur substantieel minder nodig is. Om feeling met de waterschappen te houden is het ook wenselijk dat HWH 2.0 meer een netwerkorganisatie wordt. Een organisatie waarbij de medewerkers alleen in Amersfoort komen, past niet in dat beeld. Bij projecten is het goed denkbaar dat kennis en inzet uit de diverse waterschappen komt. Hiermee wordt direct gewerkt aan een breder draagvlak en grotere betrokkenheid vanuit de waterschappen. Wel vraagt dit (extra) inzet vanuit de waterschappen.
130295/LOU
3/4
Communicatie De informatie en wensen die WRO heeft ten aanzien van HWH 2.0 zullen voor 28 februari 2013 aan de stuurgroep verzonden. De secretaris/directeur,
ing. J.M.G. In den Kleef
130295/LOU
4/4
De leden-waterschappen t.a.v. het dagelijks bestuur
datum
ons kenmerk
contactpersoon
24 januari 2013
65939/IP
mw. M Krug
betreft
uw kenmerk
e-mail
Het Waterschapshuis 2.0
[email protected] doorkiesnummer
070 351 97 08
Geachte leden van het dagelijks bestuur, Op 17 december 2012 heeft het Algemeen Bestuur van Het Waterschapshuis een stuurgroep ingesteld met de opdracht om het "Het Waterschapshuis 2.0" in beeld te brengen. Met deze brief wil de stuurgroep HWH 2.0 u informeren over de werkzaamheden die de komende maanden worden uitgevoerd om te komen tot H W H 2.0. Verder wordt aan u gevraagd informatie te geven en uw wensen te uiten over HWH 2.0 Achtergrond De waterschappen besluiten in 2003 tot nauwere samenwerking op ICT-gebied. Door intensievere samenwerking wordt onder meer verbetering van de efficiëntie, vergroting van de innovatieve slagkracht en stimulering van de waterschappen als professionele en moderne overheidsorganisaties beoogd. Eind 2005 is de stichting Het Waterschapshuis opgericht. In 2007 start een commissie, onder leiding van de heer Vos, met een onderzoek naar de bestuurlijk gewenste organisatievorm voor H W H . Dit leidt in 2008 tot een rapport waarin wordt geconcludeerd dat een Gemeenschappelijke regeling (Gr) de beste waarborg voor samenwerking biedt. Na bestuurlijke besluitvorming is op 1 juli 2010 de Gr een feit. Na afronding van het project TAX-i vindt de overdracht van de boedel van de stichting op 1 januari 2013 plaats. Uit de evaluatie van het project TAX-i komt naar voren dat het gewenst is de ambities, rollen en taken van H W H te herdefiniëren en onderscheid te maken tussen de beheer-, de ontwikkel- en de sturende en kaderstellende functies op het gebied van ICT. De evaluatiecommissie adviseert de transitie van stichting naar Gr door te zetten, maar H W H dient zich wel te ontwikkelen tot een H W H 2.0. Het algemeen bestuur van de G r HWH besluit op 17 december 2012 de transitie door te zetten en richt de stuurgroep H W H 2.0 op. De stuurgroep bestaat uit de heer Dijk, de heer Van Erkelens en de heer Bleker.
Pagina 2 van 2
Opdracht van de stuurgroep De opdracht van de stuurgroep is een ontwerp te maken van H W H 2.0 waarbij alle waterschappen bij aanvang hun standpunt ten aanzien van H W H 2.0 kenbaar kunnen maken. Uitgangspunt hierbij is, dat de stuurgroep werkt vanuit een blanco situatie, we doen alsof HWH niet bestaat en stellen ons dan de vraag welke goede redenen er zijn om HWH op te richten, met welke taken, met welke bezetting en met welke structuur. Daarmee wordt voorkomen dat er te veel vanuit de huidige situatie wordt geredeneerd. Aandachtspunten zijn welke bezetting nodig is voor H W H 2.0 (kwantitatief en kwalitatief) en welke rechtsvorm daarvoor nodig is (Gr of iets anders). De stuurgroep heeft de beschikking over een aantal belangrijke documenten waaronder "Aanbevelingen voor samenwerking op l&A gebied", een document opgesteld door de l-managers en l-adviseurs van de waterschappen ten behoeve van de V D W . Verzoek aan de waterschappen De stuurgroep acht het van belang kennis te nemen van de zienswijzen, verwachtingen en wensen van de verschillende waterschappen ten aanzien van H W H 2.0, alvorens zij zich een beeld gaat vormen. Deze zienswijze, verwachtingen en wensen kunnen betrekking hebben op: - de taak en rol van H W H 2.0; - deskundigheid binnen H W H 2.0; - de producten die van de markt worden betrokken en de wijze waarop; - de inrichting van H W H 2.0; - de aansturing (governance) van H W H 2.0. De stuurgroep is er zich van bewust dat veel waterschappen al eerder informatie hebben verstrekt, toch stelt de stuurgroep uw reactie op prijs. Het streven is om op 1 juli 2013 de eindnotitie van de stuurgroep ter besluitvorming aan het A B van de Gr voor te leggen. Gezien de korte doorlooptijd van de stuurgroep verzoeken wij u uw reactie voor 28 februari, te zenden aan mevrouw M. Krug,
[email protected]. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met mevrouw M. Krug, telefoonnummer, 0703519708.
Hoogachtend,
Namens de stuurgroep H W H 2.0,
H.H.G. Dijk
MEMO datum aan c.c. van betreft
: : : : :
8 februari 2012 Jacq In den Kleef --Henk Houben Producten van Het Waterschapshuis
1. Inleiding In december 2011 bracht Het Waterschapshuis haar producten, het rendement en haar successen onder de aandacht met haar notitie “Producten van Het Waterschapshuis”. Volgens Het Waterschapshuis ondersteunen haar producten (ca. 35) een belangrijk deel (ca. 80%) van de primaire processen van de waterschappen en levert dit de waterschappen een besparing op van ca. 30 miljoen euro per jaar. De uitspraak riep de nodige twijfels op. Een jaarlijkse besparing aanzienlijk hoger dan de jaarlijkse begroting van Het Waterschapshuis. Voor een waterschap een besparing groter dan de jaarlijkse bijdrage. Tijdens het overleg van het I-Platform op 11 januari 2012 kwam deze notitie aan de orde tijdens de rondvraag. Een samenvatting van deze reacties is opgenomen in hoofdstuk 2. Binnen WRO was deze notitie de aanleiding om bij de interne gebruikers de tevredenheid en het rendement van de producten en diensten van HWHuis te onderzoeken. Tijdens dit onderzoek bleek al snel dat een besparing zeer moeilijk aan te geven is. Een samenvatting van dit onderzoek is opgenomen in hoofdstuk 2. Besparing Het verschil in kosten tussen een gekozen en gerealiseerde oplossing (hier samenwerken met HWHuis) en een alternatieve, niet gerealiseerde oplossing (hier geheel zelf doen).
Bevindingen a. Algemene ontevredenheid over de communicatie van HWHuis. b. Ontwikkelingen gaan te traag. c. Ontevredenheid over de diensten van HWHuis is iets groter dan de ontevredenheid over de producten. d. Producten met een lage betrokkenheid worden vaak gedomineerd door de eisen en wensen van enkele waterschappen. e. De ontevredenheid over de IRIS producten is mede te wijten aan het feit dat IRIS een doorontwikkeling is van de INTWIS producten in plaats van de in eerste instantie aangeven nieuwe ontwikkeling. f. De IRIS producten zijn voor HWHuis een erfenis uit het verleden waar zij mee verder moeten. g. Het positieve uit IRIS is het feit dat alle waterschappen nu eenzelfde GIS-platform als basis hebben (De ARC/INFO lijn van ESRI). h. Door het hebben van eenzelfde GIS-platform was er wel een draagvlak voor nieuwe ontwikkelingen (WION, Geoportaal).
Postbus 185, 6130 AD Sittard - Parklaan 10, 6131 KG Sittard • tel. 046-4205700 • fax 046-4205701 e-mail
[email protected] • www.overmaas.nl
i.
Besparingen die gerealiseerd worden door samenwerking in HWHuis zijn erg moeilijk kwantificeerbaar. Alleen voor enkele producten zijn betrouwbare schattingen aan te geven. j. De misser met het project TAX-i heeft een grote negatieve impact op de besparing. k. Door HWHuis worden de besparingen veel te hoog ingeschat. De inschatting gemaakt van de besparingen is groter dan het begrotingstotaal. l. Met betrekking tot een aantal producten is er binnen WRO onvoldoende kennis aanwezig. m. Binnen WRO is er onvoldoende kennisdeling over producten van HWHuis.
Aanbevelingen a. Deze notitie niet aangrijpen om Het Waterschapshuis verder is diskrediet te brengen. b. Als individueel waterschap geen externe partij inschakelen om de deze notitie te beoordelen. c. Indien een reactie naar HWHuis wenselijk is dan een gezamenlijke reactie van alle waterschappen. d. De waterschappen (Programmaraad, I-Platform, proceseigenaren en gebruikers) moeten zich samen sterk maken voor een beter Waterschapshuis. e. De waterschappen moeten meer bereid zijn een stukje eigen identiteit op te geven voor de gezamenlijkheid. f. Waterschappen moeten accepteren dat in de realisatie van samenwerkingsprojecten minder snel kan worden ingespeeld op innovatie. g. Vanuit de waterschappen moet een grotere betrokkenheid komen ten aanzien van de producten van HWHuis. h. Binnen WRO moet er meer kennisdeling komen ten aanzien van de producten van HWHuis.
2. Reacties op de notitie “Producten van Het Waterschapshuis” tijdens het I-Platform overleg op 11 januari 2012. Tijden het I-Platform overleg van 11 januari 2012 kwam de notitie “Producten van Het Waterschapshuis” aan de orde tijdens de rondvraag. De volgende reacties kwamen naar voren Wij overwegen dit door een externe partij te laten beoordelen. (Regge en Dinkel, Rijnland(?)) Voor kennisgeving aangenomen. (Delfland) Doorgestuurd naar het bestuur. (Rivierenland) Op basis van enkele reacties uit de organisatie aan het DB aangeboden met een reactie van de ambtelijke organisatie. (Scheldestromen) N.B. Op de notitie werd bij Scheldestromen vanuit de ambtelijke organisatie zeer negatief gereageerd. Bestuurlijk is er bij Scheldestromen al langer weinig tot geen draagvlak meer voor HWHuis. Geen aandacht aanbesteed om negatieve reacties te voorkomen. (fusie waterschappen Veluwe en Vallei en Eem) Niet te veel aandacht aan besteden. (Aa en Maas) Wij doen een peiling binnen de eigen organisatie. (Waternet en WRO) Over het ontstaan van de notitie werd medegedeeld dat Joris van Enst eerder een toezegging gedaan had richting Programmaraad om een dergelijke notitie te maken. Naar aanleiding van bovenstaande kwamen nog de volgende vragen/opmerkingen. Is het slim om de mond te houden/niet te reageren? Moeten we hierop reageren? Wat willen we bereiken: o Dat de boel (HWHuis) klapt? o Dat HWHuis beter wordt? Standpunt I-Platform Leden I-Platform adviseren hun eigen SD.
3. WRO intern rendements- en tevredenheidsonderzoek Producten van Het Waterschapshuis. Naar aanleiding van de in december 2011 uitgebrachte notitie “Producten van Het Waterschapshuis” waarin Het Waterschapshuis haar producten, het rendement en haar successen onder de aandacht brengt is bij WRO begin 2012 een onderzoek gestart naar de tevredenheid over Het Waterschapshuis en over haar producten en naar het rendement van deze producten. Aanpak onderzoek Middels een enquête en een interview is bij WRO onderzoek gedaan naar: De algemene tevredenheid over HWHuis De tevredenheid over de producten van HWHuis De tevredenheid over de diensten van HWHuis m.b.t. haar producten Het rendement van de producten van HWHuis De vraag kunnen we nog zonder HWHuis Naast een keuze antwoord was het mogelijk om bij antwoord een opmerking/toelichting te plaatsen. Bij dit onderzoek werden 11 medewerkers betrokken die gebruiker en/of verantwoordelijke zijn voor een of meer producten van HWHuis. Voor zover mogelijk zijn voor een aantal producten meerdere gebruikers betrokken bij dit onderzoek. In het kader van het gebruikt van producten van HWHuis binnen WRO zijn 25 van de ca. 35 producten van HWHuis onderzocht. De algemene tevredenheid over HWHuis. Beetje tevreden tot zeer tevreden Niet tevreden / Niet ontevreden Beetje ontevreden tot zeer ontevreden
55% 27% 18%
Op basis van 11 medewerkers die gebruiker of verantwoordelijke zijn van een of meer producten van HWHuis
Opmerkingen/toelichtingen: Men is met name ontevreden over de communicatie van HWHuis moet beter en meer. Ontwikkelingen gaan te traag. Bij product ontwikkelingen overheerst vaker de dominantie van enkele waterschappen/personen. HWHuis is nog in de opstartfase, niet te pessimistisch zijn.
De tevredenheid met betrekking tot de producten van HWHuis Beetje tevreden tot zeer tevreden Niet tevreden / Niet ontevreden Beetje ontevreden tot zeer ontevreden Niet aangegeven
45% 24% 21% 10%
Op basis van 38 beoordelingen voor 25 producten door 11 medewerkers.
Opmerkingen/toelichtingen: Met name de minder omvangrijke producten van de laatste jaren (Watertoets, WION, Beeldmateriaal, Architectuur) scoren goed in tevredenheid. E-overheidproducten scoren zeer verschillend. Het CMS van tevreden tot zeer ontevreden. Ontevredenheid is er over de IRIS producten en gegevenshuishouding. Product IRIS is sterk verouderd en wordt binnen WRO maar beperkt gebruikt. Door de trage voortgang lopen de producten achter voor wat betreft innovatie. Met betrekking tot een aantal producten is er binnen WRO onvoldoende kennis aanwezig. Met betrekking tot landelijke producten van de rijksoverheid is de rol van HWHuis niet altijd duidelijk. Een aantal producten m.b.t. e-overheid zijn op basis van wet en regelgeving verplichte producten. Waterschaps-architectuur WILMA, door goede samenwerking werd op korte termijn een eerste versie van het product opgeleverd.
De tevredenheid met betrekking tot de diensten van HWHuis t.a.v. de producten Beetje tevreden tot zeer tevreden Niet tevreden / Niet ontevreden Beetje ontevreden tot zeer ontevreden Niet aangegeven
42% 16% 26% 16%
Op basis van 38 beoordelingen voor 25 producten door 11 medewerkers.
Opmerkingen/toelichtingen: Tevredenheid over het product gaat vaak samen met tevredenheid over de dienst verlening m.b.t. het product. Dienstverlening van HWHuis m.b.t. operationele producten laat vaak te wensen over. Aanpak Oracle contract was te voorbarig. Zeker m.b.t. belastingheffing (TAX-i). Licentie contracten (Oracle, Microsoft) krijgen na initiatie te weinig aandacht. Dienstverlening moet pro-actiever.
Het rendement van de producten van HWHuis Ja, product levert rendement Nee, product levert geen rendement Niet aangegeven, weet niet
58% 18% 24%
Op basis van 38 beoordelingen voor 25 producten door 11 medewerkers.
Opmerkingen/toelichtingen: Het blijkt dat de rendementen van samenwerking in HWHuis ten opzichte van zelf doen zeer moeilijk te kwantificeren zijn. Maar van enkele producten (WION, AHN en beeldmateriaal) is een redelijk betrouwbare schatting van het rendement te geven Er worden producten genoemd die nog in ontwikkeling zijn en dus nog niets opgeleverd kunnen hebben. Gebruikers / verantwoordelijke voor producten hebben vaak onvoldoende inzicht in de kosten. Het feit dat samenwerken met HWHuis vaak betekent minder werk voor de eigen organisatie wordt al snel als rendement gezien.
E-overheids producten richten zicht vaak op burgers. Het waterschap heeft echter meer contacten met bedrijven
Kunnen we nog zonder HWHuis Ja, we kunnen nog zonder HWHuis Nee, we kunnen nog zonder HWHuis Niet aangegeven, weet niet
55% 36% 9%
Op basis van 38 beoordelingen voor 25 producten door 11 medewerkers.
Opmerkingen/toelichtingen: Nagenoeg iedereen die aangeeft dat we zonder HWHuis kunnen maakt hierbij de opmerking: “Maar dan moeten we de samenwerken wel ergens anders beleggen”. Een aantal producten is onlosmakelijk verbonden met HWHuis (eigendom).
Aanbevelingen voor samenwerking op I&A gebied Aan: VDW Van: I-managers en I-adviseurs van de waterschappen Datum: 27 juni 2012
Aanleiding De waterschappen werken al vele jaren samen op I&A-gebied. Dit gebeurt op landelijk niveau via Het Waterschapshuis en ook op regionaal gebied in allerlei al dan niet formele samenwerkingsverbanden. Ook voor het ontstaan van HWH werd al samengewerkt in diverse samenstellingen op bijvoorbeeld het vlak van Intwis, GIS-ZES en AHN. Samenwerken biedt kansen om I&A ontwikkelingen beter en/of goedkoper te realiseren, maar blijkt tevens in de praktijk vaak erg lastig te zijn. Samenwerken vraagt een inspanning van alle betrokkenen en de bereidheid om concessies te doen. Samenwerken vergt eerst een investering in tijd en in doorlooptijd voordat eventuele rendementen kunnen worden gerealiseerd. Samenwerking is ook inleveren. Inleveren van een stukje identiteit, inleveren van eigen oplossingen en soms ook inleveren van een stukje eigen ontwikkeling. Zonder de absolute wil om de stip aan de horizon te bereiken is de mate van vrijblijvendheid vaak te groot. De landelijke samenwerking op I&A-gebied in Het Waterschapshuis loopt met wisselend succes, met als recent voorbeeld het mislukken van het Tax-I project. Dit was voor een grote groep I-managers en I-adviseurs van de waterschappen één van de redenen om eens expliciet stil te staan bij het realiseren van succesvolle samenwerking op I&A-gebied. Dit hebben we gedaan door middel van brainstormsessies aan de hand van een drietal vragen; 1. Wat is de behoefte aan samenwerking, uitgesplitst voor de verschillende productgroepen; indien er behoefte is aan samenwerking; welke samenwerkingsvorm heeft dan de voorkeur? 2. Wat maakt samenwerking op I&A gebied succesvol? Hierbij is aan de hand van succesvolle en minder succesvolle samenwerkingsprojecten gekeken welke kritische succesfactoren kunnen worden onderscheiden. 3. Wat zijn onze ervaringen met huidige samenwerkingsvormen op I&A gebied?
1. Behoefte aan samenwerking Uit een inventarisatie onder I-managers en I-adviseurs in april 2012 bleek dat er nog steeds brede behoefte is aan samenwerking op I&A-gebied maar dat de gewenste vorm van samenwerken per productgroep verschilt. Bij de
volgende productgroepen bestaat veel behoefte aan samenwerking: Inkoop van data Inkoop van licenties / aangaan van mantelcontracten (bijv. Oracle) Inkoop van generieke bedrijfsapplicaties (bijv. financieel, P&O, DMS etc.) Inkoop / ontwikkeling van waterschapsspecifieke applicaties Leveranciersmanagement Ontwikkeling architectuur en standaarden Beheer van de informatiesystemen (applicatiebeheer) Beheer van de ICT infrastructuur (technisch beheer) Opstellen I&A beleid Inrichting & implementatie Diensten (zoals continuïteit (uitwijk), verzorgen externe rapportages, beheer IMI loket etc.) Kennisnetwerk
1
Informatiebeveiliging
Bij de volgende productgroepen is aangegeven dat er weinig behoefte is aan samenwerking. Belangrijkste reden daarvoor is het gevoel dat deze samenwerking weinig rendement oplevert. Het gaat daarbij om: Inkoop van hardware Beheer van de inrichting van de informatiesystemen (functioneel beheer) Personele pool Vervolgens is aangegeven welke samenwerkingsvorm het beste past bij elke productgroep. Dit leverde het volgende beeld op: Samenwerkingsvorm Landelijk
Regionaal Situationeel
Wisselend beeld
Productgroep Inkoop van data Inkoop van softwarelicenties / mantelcontracten Architectuur en standaarden Kennisnetwerk Beheer van de ICT infrastructuur (technisch beheer) Diensten: vooral continuïteit (uitwijk) Inkoop / ontwikkeling van waterschapsspecifieke applicaties Inkoop van licenties / aangaan van mantelcontracten (bijv. ….) Beheer van de informatiesystemen (applicatiebeheer) I&A beleid Inrichting & implementatie Informatiebeveiliging Leveranciersmanagement
Inkoop van generieke bedrijfsapplicaties (bijv. financieel, P&O, DMS etc.) Inkoop van hardware Personele pool Beheer van de inrichting van de informatiesystemen (functioneel beheer)
Landelijke samenwerking Landelijke samenwerking is vaak een moeizaam proces door het grootschalige karakter; afstemming en communicatie blijken lastig en daarnaast leert de praktijk dat we vaak te maken hebben met verschillen tussen de waterschappen. Dat kan betrekking hebben op verschillen in opvatting, verschillen in beheersproblematiek, politieke en bestuurlijke voorkeuren, cultuurverschillen, etc. Landelijke samenwerking is dan ook vooral geschikt voor de centrale inkoop van data of licenties die iedereen nodig heeft en kaderstellende producten zoals architectuur en standaarden die voor elk waterschap moeten gelden. Andere onderwerpen lenen zich veel meer voor een kleinschaliger aanpak. Regionale samenwerking Bij regionale samenwerking kan een onderscheid worden gemaakt in: Regionaal met andere waterschappen. Regionaal met andere partijen in de regio: gemeenten, drinkwaterbedrijven maar misschien ook provincies of andere instanties; in elk geval organisaties met gelijkgestemde ontwikkelingen. Situationele samenwerking Situationele samenwerking is samenwerking met organisaties die op hetzelfde moment dezelfde vraag hebben en dit op vergelijkbare wijze willen aanpakken. In wisselende
2
samenstellingen in samenwerkingsverbanden afhankelijk van de situatie. Per case wordt bekeken of samenwerking mogelijk is doordat wordt voldaan aan onderstaande voorwaarden: Gelijke ambitie Zelfde doel, zelfde timing en tempo Vergelijkbare aanpak Onderling vertrouwen
2. Wat maakt samenwerking op I&A gebied succesvol? Aan de hand van succesvolle en minder succesvolle I&A samenwerkingsprojecten is gekeken welke kritische succesfactoren kunnen worden onderscheiden. Bij de indeling van de resultaten is gebruik gemaakt van het model van de kennis uit de KRICHIA werkconferentie over samenwerken in ICT van september 2011.
KSF 1: Gezamenlijke ambitie en drijfveren Zorg dat er een gezamenlijke ambitie is voor samenwerking en dat die ambitie door alle samenwerkingspartners en op alle niveaus wordt gedeeld. Opmerkingen hierbij waren: • Accepteer dat er verschillen zijn in organisaties (qua grootte, type en manier van dingen doen) en dus ook verschillen in ambities. • Werk samen met die organisaties die echt gedeelde ambities hebben op alle niveaus van de organisatie. Niet alleen op hoofdlijnen maar ook in de uitwerking en qua aanpak. Controleer regelmatig, expliciet met alle samenwerkingspartners of de ambities nog op één lijn zitten. Hierbij hoeft afstand geen probleem meer te zijn. Het is dus verstandiger om samen te werken met waterschappen met gelijke ambities i.p.v. regionaal. • Werk samen op onderwerpen waar een gezamenlijk probleem én sense of urgency is. • Zorg hierbij voor een duidelijke richting vanuit de top; niet alleen op hoofdlijnen. Wanneer dit niet concreet wordt benoemd blijft de samenwerking vaak verkennend. • Zorg dat de samenwerking een concreet doel voor ogen heeft. Definieer duidelijk en SMART met elkaar hebben wat de samenwerking moet opleveren. Niet alleen op hoofdlijnen maar ook in de uitwerking. • Ambitie tussen de waterschappen varieert. Dit is ook te lezen in het vorige hoofdstuk. Genoemd zijn: – Uitwisselen van kennis en ervaringen. Brengen en halen, dit hoeft niet perse in evenwicht te zijn. Je moet elkaar wel regelmatig zien. Inzet van tools als portalen, yammer, linkedin. Vraag is wel hoe we dit levend houden. – Meer afdwingen versus meer vrijheid. – Klein beginnen, de focus beperken en bij gebleken succes uitbouwen.
3
KSF 2: Recht doen aan belangen Stop tijd en energie in het expliciet maken van de verschillende belangen. Zorg dat je elkaars individuele belangen goed kent en formuleer vanuit die belangen het gezamenlijk belang. KSF 3: Goed persoonlijk samenwerken De basis van een goede samenwerking ligt in vertrouwen. Partijen moeten voldoende vertrouwen in elkaar hebben om op sommige punten de controle te durven loslaten. Opmerkingen hierbij waren: • Neem in alle samenwerkingsprojecten expliciet de tijd om vertrouwen in elkaar te bouwen en te houden. • De basis voor vertrouwen ligt in goed verwachtingsmanagement: – Samenwerken kost tijd en doorlooptijd – Samenwerken vraagt bereidheid om concessies te doen, samenwerken is ook inleveren • Continue open en eerlijke communicatie is essentieel voor het vasthouden van vertrouwen. Niet alleen over wat er wel, maar vooral ook over wat er niet goed gaat. • Business cases zijn een nuttig instrument, maar gebrek aan vertrouwen los je niet op door alles dicht te timmeren in business cases; soms is dus een pragmatische, kleinschalige aanpak veel succesvoller KSF 4: Professionele organisatie van het netwerk • Zorg voor een stevige initiërende en sturende rol van de business (de proceseigenaren). Dit is essentieel, niet alleen bij de start van het project, maar ook gedurende de uitvoering. I&A is immers ondersteunend aan de processen, dus samenwerking op I&A gebied moet ook volgend zijn op samenwerking in de business. • Zorg dat de rollen van alle samenwerkingspartijen duidelijk en helder zijn. • Houd het aantal samenwerkingspartijen klein, zeker in het begin. Afstemming tussen 25 partijen is in de praktijk erg lastig werkbaar. • Zorg dat bij bewezen succes andere partijen later kunnen aanhaken, spreek hier spelregels voor af. Bijvoorbeeld dat volgers de eerste resultaten van de voorlopers asis moeten accepteren. KSF 5: De juiste stappen: snelle, tastbare resultaten • Benoem heel concrete, tastbare resultaten • Houd de scope beperkt: Het resultaat mag niet som der individuele delen zijn, want dan neemt complexiteit snel toe. • Zorg voor snelheid van besluitvorming. Business cases zijn een nuttig instrument, maar het kan ook belemmeren als de besluitvorming van verschillende versies van business cases door verschillende gremia lang duurt. • Zorg voor snelheid van oplevering van resultaten. Definieer kleine deelproducten en lever met regelmatige frequentie nieuwe deelproducten op. • Durf op tijd te stoppen als het niet werkt.
3. Ervaringen met huidige samenwerkingsvormen Landelijke samenwerking De afgelopen jaren is fors ingezet op landelijke samenwerking op I&A gebied in Het Waterschapshuis en in het Informatiehuis Water. Deze landelijke samenwerking op I&A gebied heeft een aantal concrete producten opgeleverd waar de waterschappen tevreden over zijn. Zo zijn de waterschappen overwegend positief over de volgende producten: IRIS basis, Watertoets, IRIS LIS, IRIS Rioken, Z-info, Publiceren vergunningen en bekendmakingen, Decentrale regelgeving, Bekendmakingen, AHN, Beeldmateriaal, Aquo-standaard en Aquo-Kit. Tegelijkertijd zijn er ook een behoorlijk aantal producten waarover de waterschappen minder of niet tevreden zijn.
4
In deze landelijke samenwerkingsinitiatieven vallen de volgende zaken op: Er is geen echt gedeelde ambitie tussen de waterschappen op alle niveaus over samenwerking op I&A gebied. Het gevoel heerst dat de waterschappen er onderling heel verschillend in zitten, terwijl er ook binnen waterschappen soms verschillen zijn tussen de diverse stakeholders (directies, besturen, procesverantwoordelijken en I&A verantwoordelijken). Daarnaast is HWH ook een partij op zich met eigen ambities en belangen. Samenwerken op business gebied blijkt in de praktijk erg lastig omdat de verschillen tussen de werkprocessen van waterschappen groot zijn. Dit is deels omdat er echt inhoudelijke verschillen zijn, en deels omdat elk waterschap vasthoudt aan zijn eigen werkwijze en niet bereid is concessies te doen. Projecten waarbij die verschillen minder groot zijn (omdat we bijvoorbeeld allemaal moeten voldoen aan dezelfde wettelijke verplichtingen) lopen aanmerkelijk beter dan projecten waarbij dit niet het geval is (bijvoorbeeld WION). De vraagfunctie van de business is niet altijd voldoende zwaar georganiseerd. Projecten waar de business een duidelijke initiërende en sturende rol (zoals de VVZB bij Z-info) heeft hebben meer draagvlak en lopen soepeler dan projecten waarbij dat niet het geval is. De aanbodkant binnen de GR HWH is daarentegen behoorlijk zwaar georganiseerd met veel verschillende overleggremia en trage besluitvormingsprocedures. De projectorganisatie heeft niet de flexibiliteit om snel te handelen en in te spelen op de vraag van de waterschappen. Er is sprake van een toenemende juridisering en bureaucratisering van de (besluitvormings)processen over I&A ontwikkelingen. Business cases op drie niveaus, intentieverklaringen, deelnameverklaringen etc. Dit is verklaarbaar vanuit de achtergrond van het Tax-I project, maar leidt in de praktijk niet tot meer vertrouwen maar wel tot erg trage besluitvorming. Veel projecten hebben een lange doorlooptijd, waardoor het maanden duurt voordat de business resultaten ziet. Tussentijds wordt niet altijd open gecommuniceerd over status, voortgang en eventuele tussentijdse mijlpalen. In verschillende overleggremia lijkt het vertrouwen in HWH langzaam af te brokkelen. De solidariteit tussen waterschappen neemt af en het draagvlak voor landelijke oplossingen op I&A gebied wordt minder. De rolverdeling tussen HWH en de waterschappen (klant-leverancier, opdrachtgeveropdrachtnemer) is niet helder en kan per situatie verschillen. De rolverdeling tussen de Unie en Het Waterschapshuis op I&A gebied is niet helder. Bijvoorbeeld bij onderwerpen als coördinatie, geo-informatie en basisregistraties. De waterschappen zijn redelijk tevreden over de samenwerking in het Informatiehuis Water. Het IHW beheert de gegevensstandaarden, levert concrete tools voor de rapportageverplichtingen en acteert als expertisecentrum. De huidige architectuur is heel globaal en biedt slechts beperkt houvast voor concrete projecten. Een gezamenlijke technische architectuur ontbreekt. Regionale samenwerking Op dit moment wordt bij diverse waterschappen regionaal samengewerkt op I&A gebied. Voorbeelden zijn: de Rijn-Oost waterschappen, de Brabantse waterschappen, Rijnland, Schieland en de Krimpenerwaard en Delfland, etc. Deze regionale samenwerkingsinitiatieven hebben tot een aantal concrete successen geleid. Zo hebben de Brabantse waterschappen succesvolle projecten lopen op het gebied van digitaal werken in het veld en het ontsluiten van meetgegevens op internet. Ook verkennen de Rijn-Oost waterschappen de mogelijkheid van een shared services center op het gebied van ICT en verkennen de Brabantse waterschappen de mogelijkheid om samen met gemeenten en provincie een shared services center voor geozaken in te richten. Bij deze regionale samenwerkingsverbanden vallen de volgende zaken op: Veel regionale samenwerkingsinitiatieven bevinden zich op dit moment in de verkennende fase: er wordt veel informatie en kennis uitgewisseld en er worden soms gezamenlijke projecten opgepakt.
5
Zonder concreet einddoel of stip op de horizon blijkt het heel lastig om verdere invulling te geven aan regionale samenwerking. Dit komt ook omdat samenwerking zich vaak beperkt tot I&A en nog niet geldt voor de business. De meest succesvolle projecten van regionale samenwerkingsverbanden zijn toch de projecten waarbij de partijen op hetzelfde moment hetzelfde probleem hebben, een concreet doel voor ogen hebben en het eens zijn over de aanpak van het project. Bij fusiewaterschappen blijkt het wel mogelijk om binnen een redelijk korte termijn de applicatielandschappen en infrastructuren compleet te integreren. De reden is dat in dat geval het einddoel heel duidelijk is, en de business processen ook gaan samenwerken.
Situationele samenwerking De afgelopen jaren zijn er op vele gebieden situationele samenwerkingsverbanden ontstaan. Enkele succesvolle voorbeelden zijn Intwis (de voorloper van IRIS), Watertoets, Mura etc. Bij deze situationele samenwerkingsverbanden vallen de volgende zaken op: Situationele samenwerkingsverbanden ontstaan meestal rondom een afgebakend, concreet probleem. De partijen vinden elkaar omdat ze hetzelfde probleem hebben, een concreet doel voor ogen hebben en het eens zijn over de aanpak van het project. Situationele samenwerkingsverbanden leveren doorgaans concrete oplossingen op, vaak in de vorm van een nieuwe applicatie of een gezamenlijke aanbesteding Na de projectfase is het soms lastig om de resultaten in beheer te nemen. Soms wordt dit één van de organisaties belegd, maar na verloop van tijd gaat men dan toch zoeken naar een andere oplossing. In een aantal gevallen is de applicatie in beheer gegeven bij het waterschapshuis. Dit wordt soms als lastig ervaren omdat de snelheid en flexibiliteit van de situationele samenwerking minder worden en de kosten van het beheer omhoog gaan.
4. Conclusies en Advies Samenwerking is geen doel op zich maar een middel om bepaalde werkzaamheden beter en/of goedkoper op te pakken. I&A is ondersteunend aan de business processen en samenwerking op I&A gebied zou dan ook niet leidend maar volgend moeten zijn op samenwerking in de business processen. 1. Stimuleer samenwerking op business gebied. Het uniformeren van werkprocessen in de business is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle samenwerking op I&A gebied. Daarbij is het belangrijk dat de business een zwaardere en duidelijkere rol krijgt bij het initiëren van nieuwe ontwikkelingen en het uitvoeren van bestaande projecten en beheer. Stimuleer de kringen van proceseigenaren om hun werkprocessen en gegevens te harmoniseren en gezamenlijk initiatief te nemen tot I&A toepassingen. Zorg hierbij wel dat I&A expertise tijdig wordt aangesloten om de initiatieven te toetsen aan de architectuur en standaarden. 2. Focus eerst op het verbinden van partijen en pas daarna op producten. Bij het realiseren van succesvolle samenwerking is het essentieel dat partijen elkaar op het juiste moment weten te vinden. HWH zou hier een meer proactieve rol in kunnen spelen door de waterschappen regelmatig te bezoeken en te horen wat er speelt. Vervolgens kunnen zij partijen bij elkaar brengen en helpen de samenwerking op gang te brengen. Hierbij kan de focus in eerste instantie beperkt worden tot het maken van een gedeelde probleemanalyse met eventueel een marktverkenning met verschillende oplossingsrichtingen. In tweede instantie kan dit een vervolg krijgen in de vorm van een opdracht om een concreet product te realiseren maar dit moet geen verplicht karakter hebben. 3. Bepaal op welke gebieden je echt landelijk wilt samenwerken. Bepaal met elkaar op welke gebieden alle waterschappen daadwerkelijk dezelfde ambitie hebben; niet alleen op hoofdlijnen maar ook in de uitwerking, aanpak, gewenste resultaten en
6
geld. Werk deze ambitie uit in concrete doelstellingen en resultaten en spreek met elkaar af dat de samenwerking op deze gebieden niet vrijblijvend is. 4. Stimuleer situationele samenwerking. Accepteer dat er op andere gebieden verschillen zijn tussen waterschappen en stimuleer voor die gebieden situationele samenwerkingsverbanden. Start hierbij met een klein aantal partijen (2-5) en zorg dat dat andere waterschappen hier bij bewezen succes bij kunnen aansluiten. Dit is vooral geschikt voor de aanschaf voor waterschapsspecifieke en generieke bedrijfsapplicaties waarbij de uniformering van de business processen nog niet is geregeld. Bepaal wat de rol van HWH moet zijn bij situationele samenwerkingsverbanden. 5. Zorg voor regelmatige concrete resultaten. Voor alle samenwerkingsverbanden geldt dat het essentieel is om met een regelmatige frequentie concrete, tastbare resultaten op te leveren. Het is daarom goed om de samenwerkingsverbanden opdracht te geven om naar alternatieve projectvormen in te zetten (pilots, proof-ofconcept, scrum/agile etc) waarbij regelmatig (bijvoorbeeld elk kwartaal) een oplevering wordt gedaan. Het zien van concrete, tastbare resultaten is ook essentieel voor de betrokkenheid van de business en het herstel en behoud van vertrouwen. 6. Besteed voldoende aandacht aan de kritische succesfactoren. Voor alle samenwerkingsprojecten (landelijk, regionaal en situationeel) is het essentieel om expliciet aandacht te besteden aan de kritische succesfactoren zoals genoemd in hoofdstuk 2. Stap niet te snel over signalen zoals verschil in belangen of gebrek aan vertrouwen heen. Zorg ook dat de samenwerking zo georganiseerd is dat snel en flexibel op behoeften uit de business kan worden ingespeeld. Leer hierbij van ‘best practices’ uit zowel de landelijke, regionale als situationele samenwerkingsverbanden. 7. Richt een kennisnetwerk in om de samenwerking tussen waterschappen te faciliteren en te stimuleren. Dit zorgt ervoor dat mensen elkaar kunnen vinden en situationele samenwerkingsverbanden gemakkelijker kunnen ontstaan. Hierbij is het ook een randvoorwaarde dat er een totaaloverzicht van de informatievoorziening bij de waterschappen in kaart wordt gebracht en actueel wordt gehouden waardoor het veel eenvoudiger wordt elkaar te vinden. HWH zou niet alleen een dergelijk kennisnetwerk moeten faciliteren maar op diverse terreinen ook specifieke expertise moeten inbrengen. Namens de I-managers & I-adviseurs waterschappen Naam
Waterschap
Functie
Arjan Roorda Arnold Hieltjes Aster Hupkes Ben Veurman Bert Ludikhuize
Noorderzijlvest Brabantse Delta Delfland Rijn en IJssel Velt en Vecht
Ed Oortwijn Jac Bijsmans Frans van der Maas Gerrie Cramer Henk Houben Marco Rijkschroeff
Rivierenland Peel- en Maasvallei Scheldestromen Hollands Noorderkwartier Roer en Overmaas Schieland en Krimpenerwaard
Jan Mol Jan Steenbergen Jos van Duijnhoven
Zuiderzeeland Groot Salland De Dommel
Beleidsadviseur I&A Afdelingshoofd A Senior adviseur I&A Manager ICT Programmamanager Informatisering en Geo-informatie Teamleider informatiebeleid Informatieadviseur Afdelingshoofd IGA Beleidsmedewerker ICT Beleidsmedewerker I&A Adviseur Informatisering en Automatisering Afdelingshoofd ICT Afdelingshoofd I&A Procesmanager Informatievoorziening
7
Gerhard Kuiper Leo ten Tije Martin Brederoo Peter Smits Renata Lochocki René Verhage
Fryslan Regge en Dinkel De Stichtse Rijnlanden Waternet/AGV Hollandse Delta Vallei en Veluwe
Roel Neijland Ronald Marseille Rudi Boets Ton Ruisendaal
Reest & Wieden Rijnland Hunze en Aa's Aa en Maas
Teamleider ICT Senior adviseur I&A Hoofd I&A Informatiemanager Waternet Hoofd I&A Afdelingshoofd Informatievoorziening Afdelingshoofd S & B Informatiemanager Teamleider ICT Hoofd Servicestaf
8
