PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK PADA PT PERTAMINA (PERSERO) KANTOR UNIT PEMASARAN I TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh: FLORIZKY NUGRAHA SITUMORANG NIM 1205091035
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur dipanjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktu yang telah ditentukan. Tugas Akhir ini merupakan syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis mendapat pelajaran, bimbingan dan dukungan yang berharga dari berbagai pihak yang terkait, sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan 3. Safarudin, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si, Kepala Program Studi Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan 5. Nursiah, S.E., M.Si, Dosen Pembimbing I yang memberikan bimbingan dalam penulisan ini. 6. Drs. Martolop Sinambela, M.Hum, Dosen Pembimbing II yang juga memberikan bimbingan dalam penulisan ini. 7. Bapak Syarifuddin Syahputra, Manager Asset PT Pertamina (Persero) Kantor Unit Pemasaran I. i
8. Orang tua yang tercinta, yang selalu memberi dukungan penuh serta semangat yang tiada henti-hentinya. 9. Seluruh staf pengajar dan staf administrasi Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 10. Seluruh staf dan pegawai PT Pertamina (Persero) Kantor Unit Pemasaran I. 11. Teman-teman Alvin Hutagalung, Erwinton Pasaribu, Muammar Ikhsani Siregar, Sepriko Lubis, dan Togap Hutapea yang selalu memberi dukungan, khususnya teman-teman kelas AB-6A. Teristimewa untuk kedua orang tua penulis, yang telah memberikan dukungan, semangat, dan doa yang sangat berharga bagi penulis. Penulis menyadari masih banyak kekurangan yang terdapat dalam penulisan ini, baik dalam hal penyajian maupun penyampaian bahasa. Untuk itu diharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih semoga laporan ini bermanfaat bagi pembaca.
Medan,
Agustus 2015
Penulis,
Florizky N. Situmorang NIM 1205091035
ii
ABSTRAK
Surat adalah sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan suatu maksud, informasi, pesan dari suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan aturan ataupun persyaratan tertentu, informasi yang ada dalam surat tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, dan sebagainya. Mengingat pentingnya peranan surat yaitu sebagai komunikasi tertulis, alat pengingat, dan sebagainya maka sudah selayaknya dibutuhkan penanganan surat yang baik dan benar. Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk pada PT Pertamina (Persero) Kantor Unit Pemasaran I Medan. Cara pengumpulan data melalui studi lapangan (observasi dan wawancara), dan studi kepustakaan. Jenis dan sumber data yang diperoleh adalah primer dan data sekunder. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif. Prosedur penanganan surat masuk PT Pertamina (Persero) Kantor Unit Pemasaran I Medan dimulai dari penerimaan surat, pencatatan surat, penyampaian surat. Surat diterima di bagian korespondensi, lalu dicatat di dalam Buku Ekspedisi Surat Masuk dan disampaikan langsung ke bagian masing-masing menggunakan Buku Ekspedisi Internal. Prosedur penanganan surat masuk sangat baik, meskipun prosedur pengelolaannya cukup singkat. Hal yang perlu diperhatikan ialah ketelitian, ketepatan dan kecepatan dalam pengelolaan surat masuk. Kata Kunci: Surat dan Prosedur Penanganan Surat Masuk
iii
ABSTRACT
Letters are written means of communication to convey a purpose, information, messages from one party to another party by using rules or specific requirements, the information contained in the letter can be notices, statements, and so on. Given the important role that letter as a written communication, as a reminder, and so it is only fitting required good handling and correct letter. This research aims to determine the procedures for handling incoming mail on PT Pertamina (Persero) Marketing Operation Region I Medan. The data collected through field studies (observation and interviews), and literature study. The type and source of the data obtained are primary and secondary data. Data analysis technique used is descriptive analysis. Procedures for handling incoming mail PT Pertamina (Persero) Marketing Operation Region I Medan starting from receipt of the letter, the recording of the letter, the delivery of the letter. Received a letter in the correspondence, and recorded in the Book Expedition Inbox and delivered directly to the individual using the Internal Expedition Book. Procedures for handling incoming mail is very good, although quite brief management procedures. Another thing to note is that precision, accuracy and speed in the management of incoming letters. Keywords: Letters and Handling Procedures Incoming Letters
iv
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ............................................................................... i ABSTRAK...............................................................................................................iii ABSTRACT.............................................................................................................iv
DAFTAR ISI ............................................................................................ ..v DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. vii BAB 1 PENDAHULUAN ......................................................................... ..1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ............................................ ..1 1.2 Rumusan masalah ................................................................ ..2 1.3 Tujuan Penulisan....................................................................................2 1.4 Manfaat Penulisan..................................................................................2 1.5 Sistematika Penulisan............................................................................3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ ...5 2.1 Pengertian Surat ................................................................... ...5 2.2 Fungsi Surat.............................................................................6 2.3 Macam Surat ..................................................................................... ....8 2.4. Prosedur Penanganan Surat Masuk....................................................12 BAB 3 METODE PENELITIAN..............................................................................20 3.1 Cara Pengumpulan Data ................................................................. ..20 3.2 Jenis dan Sumber Data.......................................................................21 3.3 Tehnik Analisis Data .......................................................................... 22
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN..........................................................23 4.1 Gambaran Umum PT Pertamina (Persero)...........................................23 4.1.1 Sejarah Singkat PT Pertamina (Persero).....................................24 4.1.2 Makna Logo PT Pertamina (Persero............................................26 4.1.3 Struktur Organisasi PT Pertamina (Persero)................................28 4.1.4 Visi, Misi dan Strategi PT Pertamina (Persero)............................31 4.2 Prosedur Penanganan Surat Masuk pada PT Pertamina
(Persero) Kantor Unit Pemasaran I Medan.............................32 4.2.1 Jenis Surat....................................................................................32 4.2.2 Prosedur Penanganan Surat Masuk pada PT Pertamina
(Persero) Kantor Unit Pemasaran I Medan.....................37 v
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN.................................................................42 5.1 5.2
Simpulan..................................................................................................42 Saran.......................................................................................................43
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................44
vi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Daftar Wawancara 2. Surat Bersampul 3. Memorandum 4. Perincian Pos 5. Surat Biasa 6. Surat Edaran 7. Surat Pengumuman 8. Surat Rahasia 9. Surat Internal 10. Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing 1 11. Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing 2
vii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini mempengaruhi kemajuan setiap aktivitas-aktivitas perkantoran baik perusahaan ataupun lembaga organisasi sektor pemerintah dan swasta.
Salah satunya dalam
menjalankan aktivitas-aktivitas perkantoran tersebut diperlukan adanya suatu sistem penanganan surat yang baik. Surat digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain, baik atas nama pribadi atau atas nama organisasi yang dilakukan secara tertulis.
Surat-surat tidak hanya diterima, dicatat, disampaikan dan
disimpan saja, tetapi memerlukan penanganan lebih lanjut dan semuanya itu memerlukan proses yang membutuhkan keterampilan sendiri. Pengaruh surat yang sangat besar terhadap pekerjaan kantor tersebut, mengakibatkan diperlukannya suatu penanganan surat yang baik untuk surat masuk.
Ketelitian dalam setiap penanganan surat, akan mempengaruhi
aktivitas ini. Untuk itu, penanganannya harus berdasarkan prosedur yaitu untuk surat masuk dimulai dari penerimaan surat dari kurir pengantar surat, pencatatatan surat sampai pendistribusiannya. Proses tersebut harus ditangani dengan baik agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan baik. Proses penanganan surat masuk melalui beberapa tahap diantaranya: Penerimaan surat dari kurir pengantar surat, pencatatan surat, penyortiran surat, dan pendistribusian surat.
1
Berdasarkan
uraian
di
atas
dapat
diketahui
betapa
pentingnya
penanganan surat masuk yang baik, karena apabila tidak ditangani dengan baik setiap surat masuk akan sulit ditemukan kembali dan tidak akan tersampaikan fungsi suratnya sehingga akan menghambat proses berjalannya suatu kegiatan perusahaan. Berdasarkan hal di atas penulis merasa tertarik untuk memilih judul “PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK PADA PT PERTAMINA (PERSERO) KANTOR UNIT PEMASARAN I” 1.2 Rumusan Masalah Dalam penulisan ini, rumusan masalahnya adalah “Bagaimana Prosedur Penanganan Surat Masuk di PT Pertamina (Persero) Kantor Unit Pemasaran I Medan”. 1.3 Tujuan Penulisan Adapun
tujuan
penulisan
ini
yaitu
untuk
mengetahui
prosedur
penanganan surat masuk di PT Pertamina (Persero) Kantor Unit Pemasaran I Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat dari penulisan ini adalah: 1. Untuk menambah wawasan, pengetahuan dan keterampilan penulis maupun pembaca dalam hal prosedur penanganan surat masuk di PT Pertamina (Persero) Kantor Unit Pemaasaran I Medan. 2. Sebagai bahan masukan untuk PT Pertamina (Persero) dalam penyempurnaan proses penanganan surat masuk.
2
3. Sebagai bahan referensi bagi pihak-pihak yang ingin membuat karya ilmiah tentang prosedur penanganan surat masuk pada suatu perusahaan. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan ini memerlukan suatu sistematika penulisan yang telah disusun untuk dijadikan sebagai acuan agar Tugas Akhir yang dikerjakan lebih teratur dan menjadi baik, adapun sistematika penulisan ini terdiri dari lima bab yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan peenulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berhubungan dengan judul yang dipilih, seperti: pengertian surat, fungsi surat, macam surat, prinsip surat, pengertian prosedur penanganan surat masuk. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini menjelaskan tentang cara pengumpulan data, jenis dan sumber data serta teknik analisis data yang digunakan dalam penulisan ini yang berhubungan langsung dengan penanganan surat masuk. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan tantang gambaran umum perusahaan yang terdiri dari sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi perusahaan, visi dan misi perusahaan, makna logo perusahaan, jenis surat dan prosedur penanganan surat masuk perusahaan.
3
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan tentang simpulan yang diambil berdasarkan data yang diperoleh dari perusahaan dan membandingkan dengan teori penulisan serta memberikan saran yang berguna bagi perusahaan.
4
