BAB 3 ANALISIS SISTEM / PROGRAM
3.1
Organisasi Perusahaan Bentuk organisasi pada SPBU No. 34.45.222 merupakan organisasi yang
sederhana, dimana seluruh aspek operasional dan manajemen, dipertanggungjawabkan kepada hanya beberapa orang, mengingat ruang lingkup perusahaan yang juga tidak terlalu luas. Struktur organisasi yang diterapkan SPBU No. 34.45.222 merupakan struktur organisasi fungsional, karakteristik dari struktur organisasi ini dengan menempatkan orang-orang sesuai dengan pekerjaannya dan membagi tanggung jawab yang sama atau saling berhubungan dalam suatu perusahaan disatukan sesuai dengan fungsionalitas mereka. Struktur organisasi fungsional akan memudahkan koordinasi di antara para anggotanya karena mereka sudah tahu dengan jelas tugas-tugas mereka. Jika dilihat dari segi pengambilan keputusan maka struktur organisasi fungsional berbentuk sentralisasi karena perusahaan menyerahkan sebagian besar wewenang kepada para manajer puncak atau pimpinan tinggi dan pimpinan tertinggi, maka disebut sentralisasi. Struktur organisasi SPBU No. 34.45.222 dapat dilihat pada gambar 3.1
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SPBU No. 34.45.222
Puncak Pimpinan tertingggi SPBU No. 34.45.222 dipegang oleh Direksi. Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing fungsi berdasarkan struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut :
1. Manajer Operasional Fungsinya : -
Mengkoordinasikan seluruh kegiatan proses produksi hingga bahan bakar tersebut sampai ke tangan konsumen.
-
Merencanakan kebutuhan konsumen akan bahan bakar.
-
Menghandle tanggung jawab sebagai fungsi Human Resource manager.
56 -
Saling berkoordinasi dengan Manajer Keuangan untuk memperkirakan pengeluaran baik untuk perencanaan produksi, maupun pengeluaran rutin pada umumnya (gaji, pajak penghasilan, dan biaya penunjang produksi).
2. Manajer Keuangan Fungsinya : -
Mengatur pengadaan dan pengeluaran dana untuk operasi perusahaan.
-
Menganggarkan kebutuhan rutin perusahaan.
-
Mengganggarkan
kebutuhan
produksi
(bekerjasama
dengan
manajer
operasional). -
Pengendalikan seluruh pengeluaran biaya baik bersifat operasional maupun bersifat manajemen.
3. Staff Operasional Fungsinya : -
Diperbantukan untuk Manajer Operasional untuk melakukan perencanaan produksi.
-
Melakukan pengumpulan data harian / rutin.
-
Melakukan pengumpulan hasil penjualan pada setiap shiftnya.
-
Melakukan inventaris awal dan akhir untuk seluruh fasilitas produksi.
4. Pengawas Lapangan Fungsinya : -
Mengawasi kegiatan produksi / penjualan yang terjadi.
57 -
Mendata kehadiran dan kegiatan karyawan.
-
Mendata kebutuhan fasilitas produksi akibat kerusakan yang terjadi akibat faktor terkendali atau faktor tidak terkendali.
Sistem kerja pada SPBU No. 34.45.222 adalah dengan menerapkan shift, dimana jam kerja yang diterapkan adalah 24 jam, dengan pergantian shift diantaranya, pengaturannya adalah sebagai berikut : -
Shift pertama pukul 06.00 sampai dengan 13.00.
-
Shift kedua pukul 13.00 sampai dengan 21.00
-
Shift ketiga pukul 21.00 sampai dengan 06.00
Sebagai bahan tambahan untuk kebutuhan pribadi (Sholat, Buang air , dan lain sebagainya) dilakukan secara fleksibel, dimana setiap karyawan yang akan melakukan hal tersebut harus meminta perijinan kepada pengawas lapangan. Pengadaan bahan bakar yang dibutuhkan, adalah dengan melakukan pemesanan pada shift pertama untuk kebutuhan per harinya. Pengadaan bahan bakar yang di pasok oleh Depot Pertamina yang dalam hal ini bertindak sebagai supplier untuk SPBU No. 34.45.222 dilakukan pada sekitar jam 06.00, untuk kebutuhan khusus akibat melonjaknya kebutuhan bahan bakar oleh konsumen maka bisa dilakukan penambahan bahan bakar dengan perijinan khusus dari pihak Depot Pertamina, pada shift kedua untuk menghindari kekosongan bahan bakar, sebagai bahan pertimbangan kebutuhan khusus tidak bisa dilakukan hanya untuk kepentingan perusahaan, tetapi kebutuhan khusus terjadi akibat keadaan ekonomi makro baik disekitar lingkungan SPBU No. 34.45.222, maupun masyarakat Indonesia pada umumnya, sebagai permisalan kenaikan harga BBM yang memungkinkan melonjaknya kebutuhan akan bahan bakar.
58 3.2
Area dan Fasilitas Perusahaan Alamat
: SPBU No. 34.45.222 Jalur PANTURA (Pantai Utara) Jawa Desa Ujungjaya RT/RW : 04 / 03 Ujungjaya – Widasari – Indramayu - 45271
Fasiltas -
-
-
Mesin + Solar
: Nozzle 1, Nozzle 2
+ Premium
: Nozzle 1, Nozzle 2
+ Pertamax
: Nozzle 1, Nozzle 2
+ Genset
: 94 kVa
Tangki + Solar
: 1 Kapasitas 30.000 Liter
+ Premium
: 1 Kapasitas 30.000 Liter
+ Pertamax
: 1 Kapasitas 30.000 Liter
Area Layout Area dapat dilihat pada lampiran
59 3.3
Metode Pengumpulan Data
Definisi Process Business Internal dalam bentuk Gambar
Depot Pertamina
konfirmasi Truck Pasokan
Mengajukan permohonan permintaan bahan bakar
Permasalahan : - Data penjualan masih mengalami kesalahan akibat human error. - Seluruh Perhitungan masih mengalami kesalahan akibat human error.
Perusahaan
Manajer Operasional
Tangki
Staff Operasional Rekap Data Penjualan
Nozzle
Petugas Pengisi
Data Penjualan detail
Konsumen
Gambar 3.2 Process Business Internal dalam bentuk Rich Picture
Berikut ini adalah prosedur yang diterapkan perusahaan pada kenyataan dilapangannya pada seluruh aspek operasionalnya :
60 1. Bagian Penjualan -
Penjualan yang terjadi terkait langsung dengan karyawan pengisian bahan bakar kepada alat transportasi konsumen.
-
Seluruh
hasil
penjualan
direkap
pada
akhir
shift,
dengan
mengelompokkannya pada setiap mesin Nozzle yang terkait. -
Pada
akhir
setiap
shift
dilakukan
konfirmasi
penjualan
dengan
membandingkan hasil penjualan, dengan nilai penjualan yang terdapat pada mesin Nozzle.
2. Bagian Pengolahan Data -
Data pada setiap shift diolah dengan komputer sebagai arsip dan sebagai konfirmasi akhir dengan membandingkan data harian yang sudah dimasukkan pada periode sebelumnya.
-
Data pada setiap akhir periode selalu berkesinambungan pada periode berikutnya. Sehingga apabila terjadi kekurangan akan dapat terdeteksi langsung.
-
Berikut perhitungan sederhana yang dapat dipertimbangkan :
Penerimaan dan Penjualan = stock akhir periode - stock awal periode Penerimaan dan Penjualan = PN 1 + PN 2 + ... + PN n dengan n sebagai banyak mesin Nozzle keterangan : PN = Penjualan Nozzle -
Untuk perkiraan kebutuhan pada periode berikutnya, dilakukan secara manual untuk 1 periode ke dapan saja, dengan hanya melakukan secara insting dan perkiraan dengan melihat kebutuhan masyarakat pada periode itu
61 dan keadaan ekonomi masyarakat baik secara khusus pada lingkungan SPBU No. 34.45.222, maupun secara umum pada masyarakat Indonesia.
3. Bagian Pemesanan / Pembelian bahan bakar kepada supplier -
Untuk pemesanan / pembelian bahan bakar kepada supplier dilakukan secara langsung pada shift pertama, dengan pembayaran dilakukan secara autodebet, untuk jenis pembayaran (hanya sebagai catatan) dilakukan atas
perjanjian antara SPBU No. 34.45.222 dengan Depot Pertamina, sehingga pada jenis SPBU yang lain memungkinkan adanya pembayaran secara tunai ditempat tujuan atau pembayaran langsung ke Depot Pertamina. -
Besarnya kebutuhan bahan bakar yang dipesan, dikonfirmasi pertama melalui hubungan telekomunikasi, yang dalam hal ini telepon, dan dikonfirmasi ulang pada saat kedatangan bahan bakar, apabila terjadi kekurangan maka pihak Depot Pertamina akan mengirim lagi pasokannya.
Untuk
prosedur
pada
lapangan
maupun
pada
manajemennya,
tidak
diperkenankan untuk mengetahui mengingat adanya keterbatasan data atau perijinan yang diperbolehkan oleh pihak manajemen.
3.4
Analisis Permasalahan
Berdasarkan pengumpulan data serta penjelasan perumusan permasalahan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, permasalahan dititikberatkan pada perencanaan kebutuhan akan bahan bakar yang berujung kepada pembiayaan secara periodical.
Berikut aliran data perkiraan kebutuhan pada SPBU No. 34.45.222 yang dapat digambarkan :
Gambar 3.3 Aliran Data Awal Data-data periode sebelumnya hanya digunakan sebagai dasar perhitungan konfirmasi ulang untuk periode berikutnya, hanya data pada 1 periode sebelumnya yang menjadi bahan pertimbangan, contoh : untuk perkiraan data kebutuhan pada periode 3, maka hanya data peride 2 yang dipertimbangkan. Permasalahan yang timbul pada SPBU No. 34.45.222 akibat perkiraan kebutuhan bahan bakar yang tidak tepat, hal ini akan mengakibatkan kepada perkiraan pembiayaan yang tidak tepat pula, termasuk permasalahan pembiayaan akibat kelebihan atau kekurangan stock bahan bakar akibat ketidak-sesuaian antara perkiraan dengan kebutuhan masyarakat pada kenyataan dilapangan. Untuk itu diperlukan suatu perkiraan atau peramalan yang tepat untuk menghindari kesalahan / error yang berujung kepada pembiayaan. Dari sisi sistem informasi, kondisi yang dimiliki SPBU No. 34.45.222 pada saat ini hanya menggunakan sistem-sistem informasi yang bersifat sederhana, dimana fasilitas yang digunakan hanya komputer untuk menghasilkan laporan, telepon serta fax
63 sebagai fasilitas pendukung operasional, sedangkan untuk pengambilan keputusan baik itu untuk operasional maupun bersifat kebijakan umum, masih bersifat manual atau lebih mengarah kepada pengambilan secara insting mengingat menurut pihak manajemen, seluruh kebijakan selalu melihat pada kondisi-kondisi pada periode berikutnya, dan hanya memperkirakan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi. Pada kenyataan dilapangannya proses penghasilan laporan dilakukan langsung oleh pihak manajemen, hal ini terjadi karena lingkungan kerja yang tidak terlalu luas, serta secara struktur organisasi operasional tidak difungsikan secara khusus bagian aktivitas perencanaan produksi. Seluruh pencatatan data dan penyimpanan arsip dilakukan secara manual oleh staff manajemen pada form laporan, dan dilakukan penyimpanan laporan pada komputer. Sehingga fungsi komputer yang ada hanya berorientasi kepada pembuatan form laporan, penyimpanan laporan, serta pencetakan hasil laporan. Berdasarkan kondisi diatas dikaitkan dengan permasalahan yang timbul pada sisi teknik industri, permasalahan yang ada pada sisi sistem informasi adalah tidak adanya dukungan sistem informasi atau yang dalam hal ini perangkat sistem yang mendukung kegiatan operasional secara langsung yang dalam hal ini tidak adanya orientasi perangkat terhadap perhitungan, penyimpanan arsip, serta kegunaan arsip data-data sebagai alat pengambilan keputusan atau perhitungan. Untuk mendukung penyelesaian permasalahan yang timbul seperti yang telah disebutkan pada sisi teknik indutri diatas, dibutuhkan suatu rancangan sistem informasi yang bukan hanya mampu untuk sekedar menyimpan data, namun dapat juga melakukan perhitungan yang tepat berdasarkan metode-metode penyelesaiaan yang ada, sehingga
64 sistem dapat mesimulasikan perkiraan-perkiraan kebutuhan, yang sangat dibutuhkan pihak manajemen untuk mengambil keputusan.
Usulan pembuatan Sistem Informasi
Berdasarkan data serta pengamatan pada lapangan, diajukan rancangan sistem untuk pihak manajamen yang lebih ditujukan untuk menghitung perencanaan proses produksi, sehingga pihak manajemen dapat memperoleh data serta informasi yang terkait dengan perencanaan tersebut dengan lebih akurat. Dimana sistem ini akan bisa juga menjadi bahan pertimbangan keputusan / kebijakan perusahaan. Pengembangan Sistem Informasi yang dilakukan akan berdasarkan tahap–tahap pengembangan sistem informasi dengan metode Analisa dan Desain berbasiskan Objek atau disebut juga sebagai OOAD (Object Oriented Analysis and Design)
