BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Manajemen dan Manajemen Operasional 2.1.1 Pengertian Manajemen Suatu kegiatan yang dilakukan perusahaan skala besar ataupun kecil pasti dibutuhkan kegiatan manajemen untuk mengatur segala faktor – faktor produksi yang berupa sumber daya yang bertujuan untuk meningkatkan nilai barang maupun jasa secara efektif dan efesien. Dengan adanya kegiatan manajemen ini maka akan meningkatkan kelangsungan perusahaan. Untuk lebih jelasnya maka diuraikan 1 persatu pengertian dari masing-masing istilah yang berkaitan dengan manajemen, manajemen operasi dan manajemen proyek. Menurut Stoner dan Freeman ( 2000:10 ) yaitu “Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan semua lain-lain sumber daya organisasi untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan” Sedangkan menurut H.Melayu s.p Hasibuan dalam bukunya “Manajemen
( Dasar pengertian dan masalah ) “ ( 2003:200 ) yaitu :
“ Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan tertentu. ” Dan menurut GR. Terry ( 2003 : 2 ) yaitu “ Manajemen adalah suatu proses yang khas terdiri dari tindakantindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai
8
9
sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.” Dari
uraian
tersebut
dapat
penulis
simpulkan
pengertian
manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian dengan mengatur pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya utuk mencapai tujuan tertentu. 2.1.2 Pengertian Operasional dan Manajemen Operasional Istilah produksi dan operasi sering digunakan dalam suatu organisasi yang menghasilkan keluaran ( output ) baik berupa barang atau jasa. Dalam arti sempit, pengertian produksi hanya dimaksud sebagai kegiatan pengolahan dalam pabrik, hasil produknya dapat berupa barangbarang konsumsi maupun barang-barang industry, karena adanya keterbatasan pengertian produksi dalam arti sempit, maka dikenal istilah manajemen produksi dan operasi atau manajemen operasional sehingga dapat mencangkup pembahasan arti luas untuk kegiatan masukan ( input ) menjadi keluaran ( output ) yang berupa barang dan jasa. Menurut Pangestu Subagyo ( 2004:4 ) dalam bukunya Manajemen Operasi mengatakan bahwa “ Operasi / Operating adalah kegiatan untuk mengubah masukan input ( yang berupa factor-faktor produksi ) menjadi keluaran output sehingga lebih bermanfaat daripada bentuk aslinya ” Sedangkan menurut Haizer dan Render dalam bukunya “ Prinsipprinsip Manajemen Operasi ( 2001:2 ) “Manajemen Operasional adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output “ Berdasarkan uraian diatas peneliti dapat menarik kesimpulan manajemen operasional yaitu Serangkaian aktivitas yang telah disusun
10
sedemikan rupa dengan mengubah input ( factor-faktor produksi ) menjadi output sehingga menjadi nilai tambah bagi perusahaan. 2.2
Pengertian Proyek Proyek dapat didefinisikan sebagai deretan tugas yang diarahkan kepada
hasil utama dengan menggunakan jangka waktu yang pasti kapan dimulai dan kapan berakhir serta berlangsung hanya sekali waktu. Menurut Mahanan P.Tampubulon ( 2004 : 233 ) dalam buku berjudul “ Manajemen Operasional “ mengatakan bahwa “ Proyek dapat didefinisikan sebagai rangkaian kegiatan yang hanya terjadi satu kali, dimana pelaksanaanya sejak awal sampai akhir dibatasi oleh kurun waktu dan biaya tertentu “ Menurut Eddy Harjanto ( 2004 : 329 ) dalam bukunya yang berjudul “ Manajemen Produksi dan Operasi ” “ Proyek meliputi tugas-tugas tertentu yang dirancang khusus dengan hasil dan waktu yang telah ditentukan terlebuh dahulu dan dengan keterbatasan sumber daya ” Sehingga kesimpulan peneliti dapat diambil bahwa proyek adalah suatu serangkaian kegiatan dengan memanfaatkan factor-faktor produksi sebaik mungkin dimana pelaksanaannya dapat dibatasi dengan kurun waktu dan biaya yang telah ditetapkan. 2.2.1 Manajemen Proyek. Sebagai disiplin ilmu, manajemen dikembangkan dalam aplikasi dari berbagai bidang aplikasi konstruksi, teknik dan pertahanan. Manajemen memiliki arti yang berbeda bagi setiap orang lain. Sering kali orang salah mengartikan akan konsep yang sesunggguhnya. Bahkan para pelaksana proyek pun sering kali telah melaksanakan manajemen proyek untuk mengendalikan aktivitas-aktivitas proyek, padahal belum tentu demikian.
11
Kerszner ( 2006 ) mendefinisikan manajemen proyek sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian sumber-sumber daya perusahaan untuk suatu tujuan jangka pendek relative yang dilaksanakan objectives dan goals yang spesifik. Manajemen proyek merupakan aplikasi knowledge, skills, tools, dan techniques terhadap aktivitas-aktivitas
proyek
untuk
memenuhi
persyaratan
proyek.
Manajemen proyek dikerjakan melalui aplikasi dan integrasi proses-proses manajemen proyek yaitu initianing, planning, executing, monitoring, controlling and closing. Manajemen proyek, pada sisi lain melibatkan perencanaan proyek (project planning), dan pengawasan proyek (project monitoring) dan meliputi hal-hal berikut, 1. Perencanaan proyek : pendefisinian persyaratan-persyaratan pekerjaan, pendefinisan kuantitas dan kualitas pekerjaan, pendefinisian sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan. 2. Pengawasan proyek : tracking progress, membandingkan keluaran actual terhadap keluaran yang telah diprediksi, menganalisa dampak, dan membuat penyesuaian. Manajemen
proyek
dirangcang
untuk
mengelola
atau
mengendalikan sumber daya-sumber daya terhadap aktivitas tertentu dalam batasan waktu, biaya, performa dan hubungan pelanggan yang baik. 2.2.2 Sifat Proyek. Menurut Mahendra ( 2004 : 12 ) dalam bukunya Manajemen Proyek “ Kiat Sukses Mengelola Proyek ”, sifat proyek adalah : 1. Ciri khasnya yang menonjol. Setiap pelaksanaan proyek biasanya telah memiliki tujuan dan pekerjaan yang jelas. 2. Siklus kehidupan yang khas Setiap proyek mempunyai ciri yang khas yang menonjol dalam proyeknya karena adanya keunikan dalam setiap tujuan, bentuk dan
12
proses. Dengan begitu maka wujud fisik itu sangat mudah untuk diamati oleh setiap orang. 3. Manajer Proyek berperan dominan Kedinamisan suatu proyek itu dipengaruhi oleh kegiatan manusia, agar tujuan proyek tercapai sasaran rencana, manajer proyek sebagai pengelola dan administer harus bisa memberi pengaruh positif. 2.2.3 Ciri Proyek. Menurut Mahendra (2004:14) cirri umum suatu proyek yaitu 1. Mempunyai tujuan yang spesifik 2. Hasil akhir bisa diserahkan 3. Mengunakan banyak jenis sumber daya 4. Unik 5. Merupakan sarana dan wahana perubahan 6. Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas atas biaya, mutu dan waktu.
2.2.4 Jenis-jenis Proyek. Proyek dapat diklasifikasikan menurut komponen kegiatan utamanya dan dibagi menjadi komponen-komponen sebagai berikut : 1. Proyek engineering konstruksi. Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan dan kontruksi. Proyek macam ini yaitu pembangunan gedung, jalan raya, fasilitas industry dll. 2. Proyek engineering- Manufaktur. Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru. Kegiatan utamanya meliputi desain engineering, pengembangan produk, pengadaan, manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi. Produk yang dihasilkan yaitu generator listrik, mesin pabrik, kendaraan. Bila kegiatan manufaktur dilakukan berulang-ulang, rutin dan menghasilkan produk yang sama dengan pendahulunya, maka kegiatan ini tidak diklasifikasikan proyek.
13
3. Proyek penelitian dan pengembangan. Proyek penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. 4. Proyek pelayanan manajemen. Kegiatan proyek ini diantaranya adalah merancang system informasi manajemen dan juga meliputi perangkat lunak atau perangkat keras, merancang program efisiensi dan penghematan, melakukan diversifikasi, penggabungan dan pengambil alihan. Proyek tersebut tidak memberikan hasil dan bentuk fisik tetapi berbentuk laporan akhir. 5. Proyek capital. Berbagai badan usaha atau pemerintah memiliki criteria tertentu untuk proyek capital. Hal ini berkaitan dengan penggunaan dana capital untuk investasi. Proyek capital umumnya meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan, manufaktur dan konstruksi pembangunan fasilitas produksi. 2.3
Tahapan Penyelenggara Proyek 2.3.1 Perencanaan Proyek Pengelolaan
proyek-proyek
berskala
besar
yang
berhasil
memerlukan perencanaan, penjadwalan dan pengkoordinasian yang hatihati dari berbagai aktivitas yang saling berkaitan. Perencanaan proyek mengarahkan keputusan yang dibutuhkan dalam menilai suatu proyek. Perencanaan proyek yaitu memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Dalam perencanaan penyelenggaraan proyek dapat dikelompokan menjadi perencanaan dasar dan perencanaan pengendalian. Perencanaan dasar dimaksudkan untuk meletakan dasar-dasar dari suatu penyelenggara proyek sedangkan perencanaan pengendalian merupakan kegiatan menganalisis dan membandingkan hasil pelaksanaan yang diperlukan. Pembuatan perencanaan proyek sebaiknya harus diikuti dengan pembutan perencanaan yang telah ditetapkan.
14
Unsur- unsur dalam perencanaan proyek sekurang-kurangnya meliputi aspek : a. Sasaran. Sasaran merupakan target dimana semua kegiatan diarahkan dan diusahakan untuk tercapainnya. Sasaran proyek dinyatakan dalam bentuk waktu, biaya, dan mutu. b. Organisasi. Pelaksanaan suatu pekerjaan (proyek) pada dasarnya ditentukan oleh komponen-komponen dari sistem kerja yang baik, dimana didalamnya disusun organisasi dan personalia (tenaga ahli) pelaksanaan sesuai dengan bidang-bidang yang ditangani. Dalam organisasi diletakan dasar-dasar pedoman dan petunjuk kegiatan, jalur pelaporan, pemabagian tugas, dan tanggung jawab masingmasing kelompok pimpinan. Karena tujuan suatu perusahaan berbeda-beda maka susunan organisasi pun berbeda. Bentuk struktur organisasi terdiri dari organisasi fungsional, produk dan area, dan matriks. Keuntungan dan kelebihan masing- masing struktur yaitu : 1. Organisasi fungsional. Organisasi ini dipecah menjadi unit-unit berdasarkan fugsinya.
Mereka
mengerjakan
pekerjaan
yang
sejenis
dikelompokan kedalam satu unit yang dinamakan bidang atau departemen. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki struktur piramidal, dengan konsep otoritas dan hirarki vertical. Tabel 2.1 : Organisasi Fungsional. Keuntungan
b. Memudahkan dalam pengawasan
Kekurangan
a. Cenderung memprioritaskan kinerja dan masing masing
15
bidang.
c. Adanya potensi meningkatkan
b Terjadinya distorsi informasi dan urgensi.
keterampilan untuk menjadi spesialis pada bidangnya.
c. Konsentrasi perhatian
c. Sulit mengkoordinasikan
personil terpusat pada
dan mengintegrasikan
bidang yang bersangkutan.
pekerjaan yang multidisiplin
d. Memudahkan pengendalian kinerja
d. Kurangnya jalur komunikasi horisontal
personil serta biaya, jadwal, dan mutu produk. Sumber Imam Soeharto “ Manajemen Proyek “
2. Organisasi Produk dan Area Penyusunan struktur organisasi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan usahanya menangani berbagai macam produk, didasarkan atas oreintasi produk. Ini terjadi bilamana perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional. Sebagai contoh adalah suatu perusahaan penghasil mesin-mesin. 3. Organisasi Matrik Organisasi matriks adalah organisasi yang paling kompleks dibanding berbagai struktur organisasi lain. Organisasi matrik
16
menjanjikan adanya pengelolaan proyek dengan penggunaan sumber daya secara optimal. Beberapa keuntungan dan kelemahan yaitu : Tabel 2.2: Organisasi Matriks
Keuntungan
Kekurangan
a. Adanya penanggung jawab a. Adanya keputusan tunggal maka kepentingan
mengenai pelaksanaan
proyek dapat dijaga dan
pekerjaan dan keperluan
dikerjakan
personil berada di
terus
menerus
secara berkesinambungan.
departemen lainnya terletak diluar jalur komandonya.
b. Memungkinkan tanggapan
b. Mempunyai sifat
atas persoalan yang timbul
ketergantungan yang
dengan cepat.
tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek.
c. Memungkinkan pemakaian c. Terdapat dua jalur bersama
terhadap
tenaga
pelaporan bagi anggota
ahli secara efesien oleh lebih
tim inti proyek yang
dari satu proyek.
menimbulkan kebingungan dalam melaksanakan pekerjaan
Sumber Imam Soeharto “ Manajemen Proyek “
17
c. Jadwal Jadwal merupakan salah satu perencanaan yang paling penting yang mencangkup urutan langkah kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran. Perencanaan berguna sebagai sasaran koordinasi dan integrasi bagi kegiatan para peserta proyek menjadi suatu rangkaian yang berurutan. Sehingga Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. d. Anggaran Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Anggaran merupakan salah satu bentuk perencanaan yang harus ditentukan sejak awal serta menunjukan perencanaan penggunaan dana untuk melaksanakan pekerjaan dalam waktu tertentu dibuat dalam bentuk uang, jam tenaga kerja dan satuan lain. Tetapi karena bentuk-bentuk tersebut dapat diperhitungkan atau dikonversi menjadi bentuk uang, maka anggaran perlu disiapkan dalam bentuk uang. Suatu anggaran yang disusun menjadi time phased budget yaitu perkiraan biaya yang dikaitkan dengan rencana jadwal pelaksanaan pekerjaan, akan merupakan patokan dasar atau tolak ukur kegiatan pengendalian. Seperti halnya dengan perencanaan, anggaran dapat menjadi tidak sesuai dengan kenyataan. Bila penggunaannya sebagai alat perencanaan dan pengendalian menjadi tidak ampuh lagi. Untuk perbaikan perlu dibuat suatu revisi. Dengan demikian sifat-sifat ketat dan realistis dari suatu anggaran tetap terjaga. Perencanaan yang tepat disusun secara sistematis dan dapat berfungsi sebagai berikut : a.
Sarana komunikasi bagi semua pihak.
b.
Dasar pengaturan alokasi sumber daya.
c.
Alat untuk mendorong perencanaan dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu.
18
2.3.2 Penjadwalan Proyek. Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Penjadwalan dibutuhkan untuk membantu menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek, mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan dan menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan serta membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya pada proyek. Tim manajemen proyek memulai tugasnya dengan baik sebelum pelaksanaan proyek sehingga perencanaan dapat dikembangkan terlebih dahulu. Salah satu dari tahapan awalnya adalah secara cermat menetapkan tujuan proyek, selanjutnya memecah proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik. Struktur pecahan kerja mendefinisikan proyek dengan membaginya menjadi subkomponen utama, yang selanjutnya dibagi lagi menjadi komponen yang lebih detail dan akhirnya menjadi seperangkat kegiatan dan biaya yang terkait. Struktur pecahan kerja umumnya menurun dalam ukuran dari atas ke bawah dan dimasukan seperti ini : Tingkat 1. 2. 3. 4.
Proyek Tugas-tugas utama pada proyek Subtugas-tugas pada tugas utama Kegiatan yang harus diselesaikan. Bagan 2.1 : Struktur Pecahan Kerja
19
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat jadwal pelaksanaan proyek yaitu : 1. Kebutuhan dan fungsi proyek tersebut. Dengan selesainya proyek itu proyek diharapkan dapat dimanfaatkan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan. 2. Keterkaitannya dengan proyek berikutnya ataupun kelanjutan dari proyek selanjutnya. 3. Kondisi alam dan lokasi proyek. 4. Keterjangkauan lokasi proyek ditinjau dari fasilitas perhubungannya. 5. Ketersediaan dan keterkaitan sumber daya material, peralatan, dan material pelengkap lainnya yang menunjang terwujudnya proyek tersebut. 6. Kapasitas atau daya tampung area kerja proyek terhadap sumber daya yang dipergunakan selama operasional pelaksanaan berlangsung. 7. Produktivitas sumber daya, peralatan proyek dan tenaga kerja proyek, selama operasional berlangsung dengan referensi dan perhitungan yang memenuhi aturan teknis. 8. Cuaca, musim dan gejala alam lainnya. 9. Hari kerja efektif.
Prinsip-prinsip dalam penjadwalan proyek adalah sebagai berikut : a. Pembagian Proyek harus dibagi-bagi kedalam sejumlah tugas dan aktifitas yang dapat dikendalikan dalam menyelesaikan semua masalah yang ada. b. Saling ketergantungan. Adanya saling ketergantungan dalam setiap tugas dan aktifitas yang dibagi harus ditentukan di awal penjadwalan proyek. c. Alokasi waktu Setiap tugas yang di jadwalkan harus dialokasikan kedalam sejumlah satuan kerja. Misalkan, jadwal harian perorang (absen).
20
d. Validasi kerja Setiap proyek memiliki staff tertentu, dimana pada setiap pembagian tugas harus dipeastikan bahwa tidak ada kelebihan alokasi waktu atau jumlah Sumber daya manusia.
Masalah-masalah yang sering dihadapi dalam penjadwalan proyek yaitu : 1. Produktitas tidak berbanding lurus dengan jumlah orang yang mengerjakan tugas. 2. Penambahan personal dalam proyek akan mengakibatkan adanya kelebihan personil proyek karena banyak personil yang terlibat dalam proyek tersebut. 3. Segala sesuatu yang tidak diharapkan mungkin akan terjadi, maka diperlukan perencanaan yang matang dalam penjadwalan proyek dan bila perlu membuat perencanaan jadwal cadangan.
Penjadwalan proyek merupakan kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer untuk mengatur suatu proyek seperti : 1. Membagi proyek ke dalam bentuk tugas dan estimasi waktu serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. 2. Pengorganisasian tugas untuk penjadwalan. 3. Meminimumkan ketergantungan tugas untuk menghindari adanya jeda waktu yang ditimbulkan oleh suatu tugas yang pengerjaannya harus menunggu tugas lainnya selesai. Jadwal dibagi manjadi 2 (dua) bagian utama yaitu Master schedule dan detailed schedule. Master schedule berisikan kegiatan-kegiatan utama dari suatu proyek yang dibuat untuk level executive management, sedangkan detailed schedule merupakan bagian dari master schedule yang berisikan detail dari kegiatan-kegiatan utama yang dibuat untuk membantu
21
para pelaksana dalam pengerjaan di lapangan. Manajer juga membuat diagram penjadwalan terpisah untuk kebutuhan personel berdasarkan tipe keterampilan ( manajemen , teknisi dll ). Diagram juga dibuat untuk penjadwalan bahan. Satu pendekatan penjadwalan proyek adalah diagram gantt. Diagram gantt diperkenalkan oleh H.L Gantt, diagram gantt adalah cara berbiaya rendah yang membantu para manajer memastikan bahwa semua kegiatan telah direncanakan, urutan kerja telah diperhitungkan, perkiraan waktu kegiatan telah tercatat dan keseluruhan waktu proyek telah dibuat. Diagram gantt sangat mudah dimengerti. Balok horizontal (horinzontal bar) dibuat pada kegiatan proyek sepanjang garis waktu. Namun diagram gantt tidak cukup untuk mengilustrasikan hubungan antar kegiatan dan sumber daya. Oleh karena itu PERT ( Program evaluation and review technique) dan CPM (Critical method), dua teknik ini untuk mempertimbangkan hubungan dan ketergantungan dari seluruh kegiatan. Data yang diperlukan dalam membuat diagram gantt yaitu : i.
Proyek yang akan dilaksanakan
ii.
Daftar
semua
kegiatan
yang
akan
dikerjakan
untuk
menyelesaikan proyek. iii.
Hubungan antara masing-masing kegiatan.
iv.
Diagram jaring yang sudah dihitung. Keuntungan menggunakan Gantt chart yaitu :
1. Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. 2. Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan. 3. Biaya relative rendah. Kelemahan Gantt Chart yaitu : 1.
Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui
22
dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek. 2. Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan atau pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
2.3.3
Pengendalian proyek. Telah
disebutkan
sebelumnya
bahwa
fungsi
perencanaan
bermaksud untuk meletakkan dasar sasaran proyek yaitu jadwal, anggaran, dan mutu. Langkah selanjutnya adalah mengorganisir dan memimpin sumber daya perusahaan tersebut untuk mencapai sasaran itu. Untuk itu diperlukan suatu usaha yang bertujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat berjalan mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal sebagai pengendalian yang merupakan fungsi manajemen
proyek.
Pengendalian
proyek
besar,
sebagaimana
pengendalian system manajemen apa pun melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Untuk mengendalikan dan mengawasi semua itu, maka manajemen proyek akan menetapkan standar. Jika terjadi sesuatu yang kurang dari standar maka manajemen proyek akan merevisi atau mengubah rencana atau mengganti sumber daya untuk menepati waktu dan anggaran biaya. Pengendalian proyek dapat dikatakan sebagai usaha yang dilakukan untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan dengan mengambil suatu tindakan dalam rangka mencapai sasaran tersebut. Pengawasan dan pengendalian yang baik sangat diperlukan untuk mencapai sasaran yang tepat. Proses pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkahlangkah sebagai berikut : a. Menentukan sasaran. Sasaran pokok proyek adalah menghasilkan produk atau instalasi dengan batasan anggaran, jadwal, dan mutu yang telah ditentukan. Sasaran ini dihasilkan dari perencanaan dasar dan
23
menjadi salah satu factor pertimbangan utama dalam mengambil keputusan untuk melakukan proyek, sehingga sasaran tersebut merupakan tongkak tujuan dari pengendalian. b. Lingkup kegiatan. Untuk memperjelas sasaran maka lingkup proyek didefinisikan lebih lanjut,yaitu mengenai ukuran, batas, dan jenis pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan lingkup proyek keseluruhan. Misalnya proyek engineering konstruksi, pekerjaan-pekerjaan tersebut terdiri dari engineering, pengadaan, dan konstruksi yang masing-masing telah ditentukan anggaran, jadwal dan mutunya. c. Standard dan criteria Dalam usaha mencapai sasaran secara efektif dan efesien perlu disusun suatu standar, criteria atau spesifikasi yang dipakai sebagai tolak ukur untuk membandingkan dan menganalisis hasil pekerjaan. Standar, criteria dan patokan yang dipilih dan ditentukan harus bersifat kuantitatif. d. Merancang system informasi. Satu hal yang perlu ditekankan dalam proses pengendalian proyek adalah perlunya suatu system informasi dan pengumpulan data yang mampu memberikan keterangan yang cepat, tepat dan akurat. Pada akhir suatu kurun yang ditentukan, diadakan pelaporan dan pemeriksaan, pengukuran, dan pengumpulan data serta informasi hasil pelaksanaan pekerjaan. e. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan. Langkah ini berarti mengkaji segala sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan hasil pantauan dari pelaksanaan pekerjaan. Pada tahap ini diadakan analisis atas indicator yang diperoleh dan mencoba membandingkan dengan criteria dan standar yang
24
ditentukan. Hasil analisis ini penting karena akan digunakan sebagai landasan dan dasar tindakan pembetulan. f. Mengadakan tindakan pembetulan. Apabila
hasil
analisis
menunjukan
adanya
indikasi
penyimpangan yang cukup berarti, maka perlu diadakan langkahlangkah pembetulan. Tindakan pembetulan dapat berupa : 1. Merelokasi
sumber
daya.
Misalnya
memindahkan
peralatan, tenaga kerja, dan kegiatan pembangunan fasilitas pembantu untuk dipusatkan ke kegiatan konstruksi instalasi dalam rangka mengejar jadwal produksi. 2. Menambah tenaga kerja dan pengawasan serta biaya kontingensi. 3. Mengubah metode, cara dan prosedur kerja atau mengganti peralatan yang digunakan. Setelah mengetahui proses pengendalian proyek, maka langkah berikutnya adalah menentukan objek pengendalian sebagai berikut : a. Organisasi dan personil. Memantau apakah organisasi pelaksana proyek dibentuk sesuai dengan rencana, apakah pengisian personil telah memenuhi kualifikasi dan apakah jumlahnya telah mencukupi. b. Waktu / jadwal Dalam aspek ini objek pengendalian amat ektensif dan berlangsung sepanjang siklus proyek. c. Anggaran biaya dan jam orang Seperti halnya dengan aspek waktu ( jadwal ) maka pengendalian anggaran dan pemakaian jam orang berlangsung sepanjang siklus proyek.
25
d. Pengendalian pengadaan Penekanan pengendalian pengadaan di samping aspek biaya, jadwal, dan mutu juga termasuk masalah-masalah prosedur dan peraturan yang berlaku. e. Pengendalian lingkup kerja Pengendalian lingkup kerja erat hubungannya dengan aspek biaya. Ini penting dilakukan pada tahap engineering, karena disini banyak sekali alternative yang bisa dipilih. f. Pengendalian mutu Mencangkup masalah yang cukup luas, dengan tujuan pokok prosuk proyek harus dalam keadaan fitness for use ( sesuai untuk digunakan).
2.4
Hambatan Proyek Sistem Pengendalian proyek harus benar-benar dipertimbangkan dan
diperhitungkan secara matang oleh seluruh organisasi yang terlibat dalam konstruksi sehingga tidak terjadi penundaan proyek. Banyak faktor yang menjadi penyebab terjadinya penundaan proyek yakni dapat disebabkan oleh pemilik (Owner), perencana, kontraktor utama, subkontraktor, fabrikator, pemasok (supplier), perusahaan-perusahaan fasilitas (PLN, PDAM, Telkom) dan organisasi lain yang terlibat dalamproyek konstruksi. Penyebab umum lain terjadinya penundaan proyek adalah perbedaan kondisi tapak, perubahan desain, pengaruh cuaca, tidak terpenuhinya jumlah dan mutu tenaga kerja/sumber daya manusia, material dan peralatan, kesalahan dalam perencanaan, kesalahan spesifikasi teknis, serta pengaruh keterlibatan pemilik proyek. Pengaruh penundaan (delay) yang terjadi tidak hanya menyebabkan bertambahnya durasi kegiatan, tetapi juga berpengaruh terhadap meningkatnya biaya.
26
Maka dapat disimpulkan faktor-faktor penghambat proyek yaitu : a. Ketidakjelasan pendefinisian proyek Pada proyek dengan ukuran dan kompleksitas besar yang melibatkan banyak organisasi dan banyak kegiatan yang saling terkait, maka akan timbul masalah kesulitan koordinasi dan komunikasi. Kesulitan dapat pula timbul karena kerumitan pendefinisian struktur organisasi proyek yang dibuat oleh perencana. b. Koordinasi dan Komunikasi Koordinasi dan komunikasi yang tidak jelas akan mengakibatkan kesalahan informasi sehingga informasi yang disampaikan tidak tepat. c. Faktor Tenaga Kerja Sumber Daya Manusia non teknis dalam hal ini pengawas atau instruktur yang kurang ahli dibidangnya atau kurang berpengalaman dapat menyebabkan pengendalian proyek menjadi tidak efektif dan kurang akurat. Demikian pula kualitas sumber daya manusia lainnya yang terlibat dalam konstruksi proyek. d. Faktor Pendanaan Adanya krisis ekonomi, masalah politis dalam negeri dan kurang kuatnya institusi pendanaan mengakibatkan kegiatan konstruksi mengalami “delay”. e. Pemasokan Barang/Material Pemasokan barang harus tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah dibuat. f. Pengadaan Peralatan Pengadaan peralatan konstruksi harus sesuai waktu kedatangannya dengan bahan material yang akan menggunakan peralatan. g. Pekerjaan Konstruksi Pekerjaan konstruksi khususnya pekerjaan pondasi harus dilaksanakan lebih dahulu sampai mencapai tingkat 60%-80%. Jika hal tersebut telah dilakukan maka proses pemasangan/pekerjaan mekanik baru dapat dilaksanakan kemudian.
27
h. Faktor Design Engineering Pekerjaan gambar (drawing) sudah harus siap dan telah disetujui oleh institusi/personil yang berkompeten. i. Faktor Keamanan. Faktor keamanan di lingkungan lokasi konstruksi proyek harus diperketat untuk menghindari penjarahan yang dilakukan oleh penduduk di sekitar lokasi yakni dengan meningkatkan jumlah anggota satuan pengamanan. j. Pengembangan Komunitas (Community Development). Perlunya sosialisasi proyek dan perekrutan tenaga kasar untuk menghindari dan mengurangi premanisasi dan anti proyek di lokasi sekitar proyek. k. Faktor Infrastruktur. Infrastruktur lokasi dan jalan sudah harus disiapkan dan dibenahi sebelum komponen-komponen maupun peralatan-peralatan berat proyek datang ke lokasi.
