Productpresentatie RIS WMO V2.2
RIS WMO
0.
Productpresentatie
Inhoudsopgave
0. 1. 2. 3.
Inhoudsopgave ............................................................................................... 2 RIS WMO ................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Systeemopbouw ............................................................................................. 4 Schermen ...................................................................................................... 5 3.1 Basisopbouw ........................................................................................... 5 3.2 Hoofdmenu ............................................................................................. 6 3.3 Korte contacten invoeren .......................................................................... 7 3.4 Cliënten invoeren ..................................................................................... 8 3.5 Producten selecteren ................................................................................ 9 4. Rapportage ...................................................................................................10 4.1 Aanwezige rapportage .............................................................................10 4.2 Rapportage voorbeelden ..........................................................................12 5. Contact opnemen...........................................................................................14
-2-
RIS WMO
1.
Productpresentatie
RIS WMO
In samenwerking met het één-loket te Bergen op Zoom heeft InfoRing een softwarepakket ontwikkeld volgens de Vraagwijzer-filosofie. Met dit pakket, RIS WMO genaamd, is het mogelijk om dossiers aan te leggen voor de verschillende cliënten die bij het loket komen. In een dossier komt informatie te staan over de cliënt, het zorgkader (mantelzorgers, contactpersonen, …), de hulpvragen die de cliënt heeft en de producten die aan de cliënt aangeboden worden. Tijdens het ontwerpen en ontwikkelen van RIS WMO hebben we rekening gehouden met veelvoorkomende eisen en wensen die medewerkers en managers van één-loketten kunnen hebben: 1. Gebruikersvriendelijkheid, het moet eenvoudig zijn om gegevens te registreren. Met behulp van grote knoppen, landkaartjes en een simpele structuur hebben we dit doel gerealiseerd. 2. Snelheid van werken, zodat we meer tijd over hebben voor het werk dat er echt moet gebeuren: cliënten helpen. Omdat vrijwel alle invoer met behulp van snelle opzoeklijsten en simpele knoppen gebeurt kunt u snel door het systeem heenlopen om cliënten, hulpvragen en contactverslagen in te voeren. Achter de schermen, niet zichtbaar voor de medewerkers, loopt een stopwatch mee die exact bijhoudt hoeveel tijd het elke medewerker kost om een cliënt, hulpvraag of contact in te voeren. Aan de hand van deze gegevens kunnen managers kijken welke medewerkers eventueel een bijspijkercursus nodig hebben zodat ze sneller leren werken met het systeem. 3. Tijdswinst behalen met RIS WMO, zodat ICT ook daadwerkelijk iets oplevert Met behulp van slimme koppelingen en formulieren kunnen we medewerkers werk uit handen nemen: - Met behulp van elektronische koppeling met andere systemen (bijvoorbeeld het WVG systeem van de gemeente of het registratiesysteem van het RIO) wordt het mogelijk om gegevens van de cliënt direct door te sturen naar een backoffice. - Het is mogelijk om aanmeldformulieren die u bijvoorbeeld voor de maaltijdendienst gebruikt te digitaliseren. Op deze manier worden de velden zoals naam, adres, sofinummer automatisch ingevuld door RIS WMO en kunt u het formulier afdrukken en direct opsturen naar de juiste backoffice. 4. Duidelijke rapportage, ik wil met een paar drukken op de knop een overzichtelijk rapport genereren met de juiste gegevens Het systeem bevat een groot aantal standaard rapporten die vanuit het hoofdmenu met 2 klikken van de muis bereikt kunnen worden. In deze rapporten is alle denkbare informatie te vinden, zoals caseload per medewerker, aantal dossiers en kwaliteit van het loket. Dit alles wordt verduidelijkt met grafieken en schema’s. Het is bovendien mogelijk om dit soort gegevens in Excel in te lezen en daar verder te bewerken.
-3-
RIS WMO
2.
Productpresentatie
Systeemopbouw producten
adressen
zoeken
Kennisbank
Hoofdmenu
Management Rapportage
Kort Contact
Dossiers cliënten
Cliënt aanmelden
hulpvraag
producten
Hulpvraag registreren
Werkproces inzien
Hulpvraag analyseren
Werkproces afhandelen
Producten toekennen
-4-
RIS WMO
3.
Productpresentatie
Schermen Basisopbouw
Een aantal onderdelen die in vrijwel alle schermen terugkomen worden in onderstaande figuur beschreven.
In deze balk kunt u zien waar u op dat moment bent en door welke schermen u al heeft doorlopen. Op dit moment zijn we in het ‘aanmeldingen’-scherm
Aan de rechterkant zijn altijd de volgende icoontjes zichtbaar: Toon een samenvatting van dit dossier Toon een samenvatting van dit scherm Toon uitgebreide help over dit scherm Ga 1 stap terug, naar het vorige scherm
Hier treft u de vraag aan die ingevuld moet worden. Overal is het invoeren van vragen zo eenvoudig mogelijk gehouden. In dit geval kunt u de naam, adres & woonplaats gegevens snel opzoeken m.b.v. het Nederlandse telefoonboek. In andere schermen treft u grote knoppen of handige opzoeklijsten aan om uw keuze te maken.
In alle schermen waar invoer gedaan wordt ziet u aan de linkerkant een overzicht met alle vragen die er beantwoord moeten worden. Aan de kleur van de lampjes die voor de vragen staan kunt u de status van die vraag zien: Rood = deze vraag is niet of niet volledig ingevuld; Groen = deze vraag is volledig ingevuld; Geel = de huidige vraag.
Met behulp van de pijl kunt u naar de volgende vraag springen. U kunt ook rechtstreeks naar de gewenste vraag springen door er aan de linkerkant op te klikken.
-5-
RIS WMO
Productpresentatie
Hoofdmenu
Met behulp van deze knop kunt u een nieuw dossier aanmaken of een bestaand dossier openen.
Als er even iemand aan de balie is geweest of iemand heeft gebeld kunt u het korte contact snel registreren met deze knop
Via deze knop kunnen bevoegde medewerkers management informatie inzien. Voorbeelden hiervan zijn de caseload van de medewerkers, de kwaliteit van het loket en het aantal cliënten. Dit is uw persoonlijke notitieblok. Hierop kunt u persoonlijke notities zetten zoals afspraken die u nog moet maken of andere notities die u niet mag vergeten. Het systeem zelf zet ook notities op uw notitieblok als u iets (dreigt) te vergeten. Een voorbeeld hiervan is een vraag die u vergeet in te vullen bij het registreren van een cliënt. Nadat er in het hoofdmenu op de ‘mijn dossier’ knop is geklikt komt u in het zoekscherm terecht. Aan de linkerkant kunt u een aantal zoektermen invullen zoals naam, adres of geboortedatum
Dossiers die voldoen aan uw zoektermen worden aan de rechterkant getoond. Als u op een gevonden dossier klikt komt u uiteindelijk in het dossier terecht.
-6-
RIS WMO
Productpresentatie
Korte contacten invoeren Invoeren van een datum gaat zeer eenvoudig met behulp van een kalender. Het invoeren van een foutieve datum of een datum in het verkeerde formaat is daarmee uitgesloten.
Bij het invoeren van korte contacten dienen er 5 vragen beantwoord te worden: 1. Datum van het contact; 2. Naam van de medewerker die het korte contact afgehandeld heeft; 3. Soort contact (Folder, telefonisch of bezoek); 4. Kantoor waar het contact is geweest; 5. Aantal contacten (bijvoorbeeld 3 folders).
Het soort contact; heeft u een folder meegegeven, een kort gesprek gevoerd of een telefonische vraag beantwoord?
Het aantal korte contacten. Als u bijvoorbeeld folders heeft meegegeven over 2 onderwerpen, dan zijn dat 2 korte contacten
-7-
RIS WMO
Productpresentatie
Cliënten invoeren Adres, naam en telefoonnummer van de cliënt kunnen automatisch opgezocht worden aan de hand van de postcode en het huisnummer omdat het gehele Nederlandse telefoonboek in het systeem zit.
Bij het invoeren van een nieuwe cliënt dienen de volgende vragen beantwoord te worden: 1. Adres van de cliënt (telefoonboek); 2. Naam van de cliënt (telefoonboek); 3. Telefoonnummer van de cliënt (telefoonboek); 4. Geslacht; 5. Geboortedatum; 6. Burgerlijke staat (gehuwd, ongehuwd, gescheiden e.d.); 7. Herkomst (m.b.v. landkaart); 8. Relatie van de cliënt (hoofdcliënt, verzorger, kind e.d.); 9. Inkomsten; 10. Huisarts; 11. Ziekenkosten (polisnummer en verzekeraar); 12. Sofinummer; 13. Bank/Giro nummer; 14. Manier van aanmelden (schriftelijk, telefonisch e.d); 15. Plaats van aanmelding (kantoor, huisbezoek e.d.); 16. Datum van aanmelding; 17. Leefsituatie van de cliënt (zelfstandig, begeleid e.d.); 18. Intermediair/doorverwijzer; 19. Naam van de medewerker die de aanmelding heeft afgehandeld.
De burgerlijke staat van de cliënt. De herkomst van de cliënt kan eenvoudig opgezocht worden m.b.v. een landkaart.
-8-
Het geslacht kan gekozen worden met 1 druk op de juiste knop.
RIS WMO
Productpresentatie
Producten selecteren Er zijn 4 groepen gedefinieerd waaronder een product kan vallen: 1. Welzijn; 2. Wonen & mobiliteit; 3. Zorg & gezondheid; 4. Inkomen.
Stap 1: Selecteer de groep waaronder het product valt Wanneer u een hulpvraag aan het invoeren bent kunt u de producten die op de hulpvraag van toepassing zijn selecteren.
U kunt een lijst krijgen met producten binnen de in stap 1 geselecteerde groep. Daarnaast kunt u zoeken op trefwoorden
Stap 2: Selecteer of zoek het gewenste product en klik er op
Een gedetailleerde omschrijving van het geselecteerde product. Informatie over de aanbieder van het product (bijvoorbeeld de gemeente het CIZ of een Thuiszorg organisatie).
Stap 3: Met een klik op de ‘toevoegen’knop is het product gekoppeld aan de cliënt
-9-
RIS WMO
4.
Productpresentatie
Rapportage Aanwezige rapportage
Zoals al eerder aangegeven bevat het systeem een groot aantal rapporten welke met een paar muisklikken aangemaakt kunnen worden. De rapportage wordt bij het oproepen real-time aangemaakt, wat wil zeggen dat de gegevens op de rapporten volledig actueel zijn. De volgende rapporten zijn onder andere standaard in het systeem aanwezig: Rapport Omschrijving Korte contacten, cliënten & dossiers Een overzicht van het aantal korte contacten, cliënten & dossiers per jaar, kwartaal & maand. Korte contacten per soort & locatie Een overzicht van het aantal korte contacten per locatie & soort (folder, aan de balie, telefonisch) per jaar, kwartaal & maand. Aanmelding per soort & locatie Een overzicht van het aantal aanmeldingen per locatie & soort (telefonisch, schriftelijk, huisbezoek e.d.) per jaar, kwartaal & maand. Karakteristieken van de cliënt zelf Alle gegevens in aantal en percentage van de verschillende cliënten zelf, zoals leeftijdgroep, geslacht, herkomt en postcodegebied. Karakteristieken rondom de cliënt Alle gegevens rondom de cliënt in aantal en percentage, zoals intermediair, huisarts, locatieen wijze van aanmelding. Caseload per medewerker De werkdruk van alle medewerkers in een overzicht met een tijdsgrafiek als illustratie. Aan de hand van een top-10 kan gezien worden welke medewerkers het drukst bezet zijn. Snelheid van werken Hoe lang doen de medewerkers persoonlijk over het invoeren van korte contacten, cliënten en hulpvragen? Aan de hand van grafieken wordt de voor- of achteruitgang per medewerker geïllustreerd. Details per medewerker Er kan een overzicht aangemaakt worden per medewerker met gegevens over het aantal dossier per maand, kwartaal en jaar. De prestaties (zoals snelheid van werken, waardering en aantal fouten) van de medewerker wordt met behulp van een tijdsgrafiek weergegeven. Producten per backoffice, het aanbod Het aanbod van de verschillende backoffices (zoals de gemeente, maatschappelijk werk e.d.) wordt in een schema uitgezet tegen de verschillende productgroepen. Producten per backoffice, het gebruik Per backoffice wordt het aantal daadwerkelijk aangeboden producten uitgezet tegen de verschillende productgroepen. Op deze manier wordt het duidelijk welke backoffices in welke productgroepen actief zijn. Verantwoording richting de Hoeveel werk is er voor de verschillende backoffices backoffices gedaan? Hoe vaak is er gesproken over producten en hoe vaak zijn de producten daadwerkelijk aangeboden aan de cliënt?
- 10 -
RIS WMO
Productpresentatie
Vervolg rapportage… Vraagpatronen
Hulpvraag statistieken
Niet toereikende hulpverlening
Klanttevredenheid concreet
Klanttevredenheid
Dit rapport geeft duidelijk antwoord op de vraag: welke producten worden vaak in combinatie met elkaar aangeboden? Aan de hand van dit rapport kan gekeken worden of het eventueel handig is voor de cliënten om verschillende producten samen te voegen tot 1 product. Hoeveel hulpvragen worden er behandeld en hoeveel producten worden er aangeboden? Hoeveel procent hiervan is reeds afgesloten en hoeveel procent staat nog open? Op welke hulpvragen kon geen antwoord worden gegeven? Aan de hand van dit rapport kan bepaald worden naar welke producten vraag is die nog niet aangeboden worden. Welke rapportcijfers hebben de cliënten gegeven aan onderwerpen zoals bereikbaarheid, snelheid en kwaliteit? Opgedeeld per medewerker en per locatie. Hoe is de kwaliteit toe- of afgenomen in de tijd per onderwerp? Aan de hand van dit rapport kan ingegrepen worden indien de kwaliteit afneemt.
- 11 -
RIS WMO
Productpresentatie
Rapportage voorbeelden
Manier waarop de aanmeldingen zijn gedaan. Overzichten per jaar, kwartaal of maand.
Het aantal korte contacten, cliënten en dossiers per jaar, kwartaal & maand.
Karakteristieken rondom de cliënten: hoe en waar is de aanmelding geweest, wie heeft de cliënt doorverwezen en wie is de huisarts?
Karakteristieken van de cliënten, zoals de leeftijdsverdeling en geslacht. Verduidelijkt met een staafdiagram. - 12 -
RIS WMO
Productpresentatie
Het gebruik van de verschillende producten die de backoffices aanbieden.
De vraagpatronen (welke producten worden regelmatig in combinatie met elkaar aangeboden) worden met behulp van een matrix in beeld gebracht.
Met behulp van grafieken wordt de verandering van de tevredenheid in de tijd in beeld gebracht.
Wat voor waardering geven de cliënten aan de verschillende onderdelen van het loket?
- 13 -
RIS WMO
5.
Productpresentatie
Contact opnemen
Wilt u weten hoe RIS WMO geïmplementeerd kan worden binnen uw organisatie? Heeft u andere vragen of wilt u een demonstratie van het systeem? Neem dan gerust contact met ons op:
InfoRing B.V. Bredaseweg 195A 4872 LA Etten-Leur tel: fax: net:
076-5040522 076-5040327 www.inforing.nl
- 14 -
