PROCESBEHEER en ORGANISATIEBEHEERSING bij MOD DAR-iV Strategic seminars 10 september 2010
INHOUD Het
kader De doelstellingen van “Procesbeheer” Aanpak inzake “Procesbeheer” De doelstellingen van “OBIC” Aanpak inzake “OBIC” Toekomstvisie Leerpunten
Het kader Reorganisatie
Vlaamse overheid in 2006: Beter Bestuurlijk Beleid
Beslissing
VR dd. 1/9/2006: generieke elementen van de beheersovereenkomsten in de vernieuwde Vlaamse overheid
INHOUD Het
kader De doelstellingen van “Procesbeheer” Aanpak inzake “Procesbeheer” De doelstellingen van “OBIC” Aanpak inzake “OBIC” Toekomstvisie Leerpunten
De doelstellingen van “Procesbeheer”
Optimalisering interne werking: efficiëntie door uniformiteit van gehanteerde processen Betere kennis interne processen: kennisbeheer Beter inzicht in werklast (taakverdeling) en doorloop Optimalisering klantgerichte werking: transparantie Meer mogelijkheden tot opvolging en evaluatie Verhogen kwaliteit dienstverlening: effectiviteit Opstap documentbeheer en e-processen
Aanpak inzake “Procesbeheer”
1. Inventaris
2. Opdeling
3. Selectie en beschrijving AS-IS
5. Bijsturen van de werking
4. Beschrijving TO-BE
Aanpak inzake “Procesbeheer” 1. Inventaris van alle processen 2. Opdeling van de processen:
Kritieke processen Overige processen
3. Uitschrijven van de processen “as is”
Volgens een vast te leggen prioriteit (kritieke <-> minder kritieke) In workflow diagrammen (in “swimlanes”)
4. Optimaliseren van de processen “to be” 5. Bijsturen van de werking op basis van de “to be”
Procesbeschrijving… de voorwaarden
Begrijpelijk voor de medewerkers
Opgemaakt, samen met de medewerkers
Voldoende “high level” Swimlane-diagrammen Maximale betrokkenheid…
Starten met belangrijkste en/of meest kritieke
Waar haal ik op korte termijn de hoogste meerwaarde? Waar heb ik vandaag de meeste problemen?
Procesbeschrijving… de inhoud Per proces een procesfiche:
Naam en proces-ID Inhoud en klant(en) Doelstellingen van het proces Een visuele weergave volgens een “flow chart” Identificatie van de gemiddelde doorlooptijden (per fase) Omschrijving van elke processtap Identificatie van potentiële verbeterpunten Inventaris van alle gerelateerde/gebruikte documenten
12
4
1
2
3
5
8
6
7
9
10
11
Procesoptimalisering… in het proces zelf
Op basis van de geïdentificeerde verbeterpunten
Vereenvoudigen Fouten of onvolkomenheden wegwerken Tradities in vraag stellen Aftoetsen aan geldende regels en richtlijnen
Documenten verbeteren
Vereenvoudigen en optimaliseren (o.a. leesbaarheid) Uniforme templates Uniformiseren “look & feel” Uniek identificeren (unieke document-ID)
Procesoptimalisering… in de organisatie
Aanpassen van de werking aan het nieuwe proces
Bijsturen waar noodzakelijk
aan de hand van de vaststellingen “op de werkvloer”
Raadpleegbaar maken
Implementeren van het proces Gebruik van de nieuwe documenten/templates
van procesbeschrijvingen van templates en overige ondersteunende documenten
Jaarlijkse evaluatie en eventuele bijwerking
INHOUD Het
kader De doelstellingen van “Procesbeheer” Aanpak inzake “Procesbeheer” De doelstellingen van “OBIC” Aanpak inzake “OBIC” Toekomstvisie Leerpunten
De doelstellingen van “OBIC”
Toepassen van de “basisprincipes van goed bestuur”
Waarborgen van…
corporate governance
de realisatie van de (strategische) doelstellingen de effectiviteit en efficiëntie van de interne processen de betrouwbaarheid van de rapportering de naleving van wet- en regelgeving (“compliance”)
Starten met reductie belangrijkste risico’s
Aanpak inzake “OBIC”
Met toepassing van de “Leidraad Interne Controle en Organisatiebeheersing” van de Vlaamse overheid
Op basis van het COSO-framework
De aanpak… concreet
1. Doelstellingen en omgevingsanalyse
2. Selectie processen
3. Identificatie van de risico’s (per proces)
6. Rapportering
5. Definitie van Beheersmaatregelen
4. Definitie van Controlemaatregelen
De aanpak… concreet 1. Bepaling doelstellingen en evaluatie van de situatie 2. Opmaak van de lijst van te controleren processen 3. Per proces worden de risico’s geïdentificeerd
In een Risico Identificatie Fiche (RIF) Op basis van een klassieke risico-analyse In overeenstemming met “risico acceptatie niveau”
4. Voor de belangrijke risico’s: controlemaatregelen
Concreet in een Risico Management Instructie (RMI)
5. Opvolging van de risico-beheersmaatregelen
De “Risico Identificatie Fiche” (RIF)
Voor alle processen Inhoud:
Naam van het geïdentificeerde risico Processtap (waarmee risico verbonden is) Omschrijving Categorie
Niveau
Strategisch, Operationeel, Rapportering, Compliance
Hoog, Medium, Laag
RMI Ja/Neen
De ‘Risico Management Instructie’ (RMI)
Voor de belangrijkste risico’s
Afhankelijk van het acceptatieniveau
Inhoud:
Risicobeschrijving Beheersmaatregel
Startdatum, Type, Beschrijving, Periodiciteit, Eigenaar
Controlemaatregel & Rapportering
Type , Beschrijving, Periodiciteit Periode, Bestemmeling, Inhoud, Eigenaar
INHOUD Het
kader De doelstellingen van “Procesbeheer” Aanpak inzake “Procesbeheer” De doelstellingen van “OBIC” Aanpak inzake “OBIC” Toekomstvisie Leerpunten
Toekomstvisie
Streven naar maximale automatisering van
Documentbeheer Procesflows Dynamisch publiceren processen intern en aan de klant
Management dashboard (“management cockpit”)
Voortgang doelstellingen (Balanced Scorecard) Opvolging beheersmaatregelen Opvolging dienstverleningsafspraken
Leerpunten
Aanpak vergt een inspanning van organisatie
per proces: 3 tot 4 sessies van halve dag (gemiddeld)
Betrokkenheid en pragmatisme: snel positief resultaat Ondersteuning is noodzakelijk
Vermindert de extra belasting op de dienst Planning en coördinatie van de aanpak Begeleiding/coaching van de werkgroepen Uitschrijven en communiceren van het resultaat Inbreng ervaring en specifieke competenties
[email protected]
