CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Procesbeheer bij de VLM Maarten Stieperaere
1
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Procesbeheer bij de VLM
Bron: Rosemann & de Bruin
2
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
3
Processen bij de VLM
Strategie 5 4 Beheer
3
Cultuur
2 1 0
Methodologie
Mensen
IT
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
4
Processen bij de VLM Change management
Vastleggen van processtrategie
Procesontwerp
Procestoepassing
Procesopvolging
Projectvoorbereiding
Modelering
Kwaliteitscontrole
Oplevering proces
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Processen bij de VLM Vastleggen van processtrategie
Bepalen van missie, visie, doelstellingen en aanpak met directie Kiezen van framework Kiezen van tool Opzetten van databank Voorzien van handleidingen en documentatie Inventariseren en prioritiseren van processen met directie
Modelleren van processen Project Werkwijze Release
Toepassen, opvolgen en rapporteren
5
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
6
Processen bij de VLM Change Changemanagement management
Vastleggen Vastleggenvan van processtrategie processtrategie
Procesontwerp Procesontwerp
Procestoepassing Procestoepassing
Procesopvolging Procesopvolging
Projectvoorbereiding Projectvoorbereiding
Modelering Modelering
Kwaliteitscontrole Kwaliteitscontrole
Oplevering Opleveringproces proces
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vastleggen van processtrategie Bepalen van missie, visie, doelstellingen en aanpak met directie
7
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vastleggen van processtrategie Kiezen van framework TOGAF Zachmann
8
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vastleggen van processtrategie Kiezen van tool Grafische databank, bv. ARIS, JBOSS, iGrafx Tekenprogramma, bv. MS Visio, OmniGraffle Tekstdocumenten, bv. Pages, MS Word
9
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vastleggen van processtrategie Selectiecriteria
Business als vertrekpunt, niet IT Ontsluitbaar via intranet, exports van modellen met beschrijvende info Moet dimensies van Zachmann kunnen weergeven en beheren Moet diverse modeltypes ondersteunen en filters toestaan (bv. EPC, BPMN) Uitbreidbaar (bv. BPMS, BSC,...) Eenvoudig Kunnen linken naar externe bestanden (bv. sjablonen) Weergaves via templates Bibliotheek van herbruikbare objecten Moet semantiek kunnen controleren Moet gemakkelijk rapporteren toestaan Diverse procesniveaus ...
ARIS Business Architect, ARIS Business Designer, ARIS Business Publisher
10
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vastleggen van processtrategie Keuze modeltype per dimensie van Zachmann
EPC Function Tree Value Added Chain Organisational Chart Application System Type Diagram
Geen BPMN
11
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vastleggen van processtrategie Keuze modeltype Modellen bevatten objecten (beschreven in nota conventies notatie) Objectbibliotheek (in opbouw) Objecten in organogram zijn bindend en moeten steeds worden hergebruikt Model IT-systemen is in voorbereiding (nadien eveneens bindend) Hergebruik objecten staat toe databank te bevragen en eenduidig te modelleren
12
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vastleggen van processtrategie Opzetten van databank Databank opdelen in objectenbibliotheek, AS IS en TO BE Procesniveaus vastleggen (staat inzoomen toe) Hoofdprocessen (kern-, management- en ondersteunende processen) Processen Activiteiten Taken
Filters bouwen Enkel geselecteerde modeltypes tonen Enkel geselecteerde objecten tonen Modelattributen voorzien Objectattributen voorzien Relaties tussen objecten voorzien
13
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vastleggen van processtrategie Volgens procesniveaus processen inventariseren Interviews Iteraties Validatie
Prioriteiten stellen
Strategisch belang van proces Risicograad Verbetermogelijkheden Dringendheid van optimalisatie
Processen modelleren a.f.v. prioriteit Nieuwe processen volgens zelfde criteria prioritiseren en toevoegen
14
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vastleggen van processtrategie Capaciteit planning = capaciteit processen + capaciteit projecten
15
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
16
Processen bij de VLM Change Change management Changemanagement management
Vastleggen Vastleggen van Vastleggenvan van processtrategie processtrategie processtrategie
Procesontwerp Procesontwerp Procesontwerp
Procestoepassing Procestoepassing Procestoepassing
Procesopvolging Procesopvolging Procesopvolging
Projectvoorbereiding Projectvoorbereiding Projectvoorbereiding
Modelering Modelering Modelering
Kwaliteitscontrole Kwaliteitscontrole Kwaliteitscontrole
Oplevering Oplevering proces Opleveringproces proces
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
17
Modelleren van processen Handleiding Handleiding
Voorbereiding Voorbereiding informatisering informatisering Interne Interne controle controle en en audit audit
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
18
Modelleren van processen Projectmatig Projectvoorbereiding
Opzetten van project
Opleiden van teamleden in BPM
Modelleerconventies afspreken
Configureren van ARIS
Opzetten van ARIS databank of groep
Configureren van ARIS databank of groep
Trainen van teamleden
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
19
Modelleren van processen Procesontwerp
Procesontwerp
Projectvoorbereiding
Modelering
Kwaliteitscontrole
Oplevering proces
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Modelleren van processen Modelleren Interviews of beperkte groepssessie (max. 3 tot 4 personen + procesverantwoordelijke) – geen post-its 3 tot 5 iteraties van telkens 1 tot 1,5 uur Deelnemers: Eerste sessie geen voorbereiding vereist Volgende sessies: vragen beantwoord hebben + kritisch nazicht ontwerp
20
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Modelleren van processen Modelleren Procesverantwoordelijke Nota nemen Vragen stellen Altijd geleidelijk aan meer detailleren, niet aggregeren! Modelleren in ARIS volgens EPC-conventies Noteren van kengetallen, bv. doorloop- en wachttijden, aantal dossiers,… Analyseren Tijdsdoorlooptabel voor processen in tijdsnood (rapport ARIS) RASCI-tabel (matrix ARIS) …
21
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Modelleren van processen Kwaliteitscontrole Duidelijke richtlijnen afgesproken Semantische controle Controleren of modelattributen zijn ingevuld Verrichten van kwaliteitsqueries (beperkt) Peer review
Herwerken indien nodig Leidt tot eenvormige en kwalitatieve processen
22
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Modelleren van processen Oplevering proces Validatie door stuurgroep Toekennen van proceseigenaar (rolbeschrijving voorzien) Vastleggen KPI
23
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Modelleren van processen Informatiseren volgens Volere-methode
24
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
25
Processen bij de VLM Change Changemanagement management
Vastleggen Vastleggenvan van processtrategie processtrategie
Procesontwerp Procesontwerp
Procestoepassing Procestoepassing
Procesopvolging Procesopvolging
Projectvoorbereiding Projectvoorbereiding
Modelering Modelering
Kwaliteitscontrole Kwaliteitscontrole
Oplevering Opleveringproces proces
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
26
Processen bij de VLM Change Changemanagement management
Vastleggen Vastleggenvan van processtrategie processtrategie
Procesontwerp Procesontwerp
Procestoepassing Procestoepassing
Procesopvolging Procesopvolging
Projectvoorbereiding Projectvoorbereiding
Modelering Modelering
Kwaliteitscontrole Kwaliteitscontrole
Oplevering Opleveringproces proces
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Opvolgen van proces PDCA (Deming) Regelmatige bevraging proceseigenaar
Voortgang Kengetallen KPI’s Verbetervoorstellen
Rapporteren van voortgang aan directie, bijsturen planning Uitschrijven van projectvoorstellen voor verdere optimalisatie
27
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Ervaringen Tijd geïnvesteerd in beschrijven van processen win je later terug – niet iedereen voelt dit zo aan Geleidelijk aan maturiteit winnen – ouder werk soms van mindere kwaliteit Consultants zijn niet noodzakelijk beter – nuttig om grote sprong voorwaarts te maken mits goed begeleid Directie nog niet gewoon kengetallen te krijgen om te sturen
28
CoP Procesbeheer
8 mei 2009
Vragen?
29
