Procedure P090-Managen contracten
Procesbeschrijving
Toepassingsgebied
Procesinformatie bescnnjtt met name de onderscheiden rolverdeling tussen de commercieel en technisch contractbeheerder en de gebruiker van het contract. Invulling geven aan de wijze waarop de BU Productie haar belangrijkste inkoopcontracten beheert. Inkoopcontracten BU Productie Ondertekening
Proceseigenaar
Vincent Frijlink Manager M & E Maasbracht
Procescoördinator
Henny Bisschop Senior Asset Engineer
Versiedatum
Apr 11, 2014 1:59:31 PM
/ J J , ^ ^ ^
Alle papieren versies zijn niet beheerst!
Grafische weergave “P090-Managen contracten”
Page 2 of 7
Hyperlinks naar algemene procesdocumenten Algemene procesdocumenten Document 1
Procedure xxx "Managen contracten"
Hyperlink 1
http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy
Document 2 Hyperlink 2 Document 3 Hyperlink 3 Document 4 Hyperlink 4
Page 3 of 7
Beschrijving processtappen Processtap 01. Implementeren contract
02. Gebruiken contract
Beschrijving Het uitrollen van het nieuwe contract naar de gebruikers zodat zij de voor hen relevante afspraken kennen en weten wat er in de werkwijze veranderd. De technisch - en commercieel beheerder dragen samen zorg voor: - Het opstellen van een contractsamenvatting - Het organiseren van informatiesessies voor de locatievertegenwoordigers (achterban) en contractgebruikers In principe zal de Discipline Engineer als locatievertegenwoordiger acteren voor de top 12 contracten.
Functie / Rol • Commercieel contractbeheerder • Technisch contractbeheerder
Hyperlink-titel • Werkwijze implementatie nieuwe contracten • https://dctm-adc-jbossprod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004 f9802411d5
• Gebruiker • Locatievertegenwoordiger
Locatievertegenwoordiger: - Kent het contract en bewaakt gebruik & opvolging voor zijn locatie - Escaleert bij disputen naar technisch- en commercieel beheerder - Heeft een loketfunctie m.b.t. LPB/MAL voor de contractgebruikers en zorgt voor distributie in de organisatie - Ziet erop toe dat LPB/MAL altijd worden besproken (‘challenge’) met contractbeheerders alvorens deze naar de firma gaan. - Zal periodiek uitgenodigd worden voor evaluatie van het contract en de dienstverlening.
03. Technisch beheren contract
Gebruikers: - Kent en gebruikt de contractsamenvattingen - Escaleert bij onduidelijkheden en/of disputen naar de locatievertegenwoordiger - Ondersteunt prestatiebewaking door deelname aan LPB en (indien nodig) invullen MAL. - Dient alle LPB/MAL documenten centraal in via de Locatievertegenwoordiger Technische contractbewaking: - Bewaken van overall contract- en leveranciersperformance - Voeren van tactisch/strategisch overleg met leverancier - Periodieke meeting met locatievertegenwoordigers - Trouble shooting
• Technisch contractbeheerder
• Training Contractbeheer • https://dctm-adc-jbossprod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004 f980240e28
De focus van de Technisch contractbeheerder is met name gericht op scope, specificaties, kwaliteit, veiligheid
Page 4 of 7
Beschrijving processtappen Processtap 04. Commercieel beheren contract
05. Advies opstellen over contractcontinuering
06. Besluit nemen over contractcontinuering 07. Verlengen contract 08. Beëindigen contract
Beschrijving Commerciële en juridische contractbewaking - Bewaken van overall contract- en leveranciersperformance - Voeren van tactisch/strategisch overleg met leverancier - Periodieke meeting met locatievertegenwoordigers - Bepalen wenselijkheid tot uitvoeren van steekproef-audits - Trouble shooting De focus van de commercieel contractbeheerder is met name gericht op terms & conditions, tarieven, toepassing van indexering e.d. Daarbij is de commercieel beheerder verantwoordelijk voor contractdatabeheer. De technisch – en commercieel beheerder stellen op basis van ondermeer de volgende afwegingen een advies op (verlengen versus beëindigen?) : - Kwaliteit dienstverlening - Impact omschakelen op nieuwe leverancier - Commerciële redenen - Marktontwikkelingen (alternatieve leverancier) - Spend onder contract
Functie / Rol • Commercieel contractbeheerder
Hyperlink-titel
• Commercieel contractbeheerder • Technisch contractbeheerder
• Managers OH Dit is met name een aangelegenheid voor de commercieel beheerder. Evt. bottlenecks dienen in beeld te zijn en waar nodig zal onderhandeld worden over prijzen / condities. Borgen kennis + historie. Goede communicatie intern. Zaken goed afhandelen met leverancier; is het bijv. mogelijk om terms & conditions te borgen voor de toekomst?
• Commercieel contractbeheerder • Technisch contractbeheerder • Commercieel contractbeheerder • Technisch contractbeheerder
Page 5 of 7
Informatiedragers Informatiedrager - Contract audit- resultaten Spenddata - Bestelgegevens Contract auditresultaten Contract-samenvatting Frame Contract Agreement LPB
MAL
Procedure LPB WI MAL
Beschrijving
Hyperlink-titel
• Contractsamenvattingen • https://dctm-adc-jbossprod.essent.local/doc2energy?objectId=090004f98024cd28 Leveranciers performance Beoordeling Evaluation of delivery performance of contractor / supplier
• Template LPB LPB database (P&C only) • http://energieteams.essent.local/sites/ADC/Documents1/For ms/All%20documents.aspx?&FilterField1=Abbreviation&FilterV alue1=LPB https://share.essent.nl/eRoom/Procurement/EWKProcurement /0_bf5b • MAL diensten MAL goederen • http://energieteams.essent.local/sites/ADC/Documents1/For mulier%20Melding%20afwijking%20diensten.doc http://energieteams.essent.local/sites/ADC/Documents1/Form ulier%20Melding%20afwijking%20goederen.doc • Procedure LPB • http://energieteams.essent.local/sites/PMS/site_aspx/Proced ure_LPB.aspx • Quick reference card MAL Werkinstructie MAL • http://energieteams.essent.local/sites/ADC/Documents1/Qui ck%20reference%20card%20MAL.doc http://energieteams.essent.local/sites/ADC/Documents1/WI%2 0Melding%20afwijkende%20levering.doc
Page 6 of 7
Aanvullende informatie Geen
Page 7 of 7
