CHECKLIST & TIPS CONTRACTEN Deze checklist poogt een zo volledig mogelijk overzicht te geven van alle aspecten die in een contract tussen booker / bespeler en organisator aan bod kunnen komen. Uiteraard dient men op basis van de situatie te bekijken welke items wel en welke niet worden opgenomen in het contract. De checklist is aangevuld met tips van collega’s, als inspiratie. Naam en omschrijving van de betrokken partijen
Omschrijving voorstelling: Titel (eventueel: oorspronkelijke titel) Vertaler Coproducent Te bespelen zaal Datum Aanvangsuur Pauze Einde Financiële en betalingsvoorwaarden: Partage: organisator en bespeler verdelen de recette. o Welke inkomsten worden meegerekend? Ticketinkomsten, abonnementen, aankoop verplicht programma, vrijkaarten in het kader van sponsoring-contract,… o Worden er eerst nog kosten afgetrokken alvorens de verdeling plaatsvindt? (vb. BTW, auteursrechten, reserveringskosten, gemeentetaksen, andere door de organisator gemaakte kosten, …) o Is er een garantiebedrag, dat in elk geval betaald moet worden aan bespeler? o Wanneer worden de inkomstenborderellen bezorgd aan bespeler? Model? Uitkoopsom: o Uitkoopsom o Reis/transportkosten o Andere kosten (affiches, promotiemateriaal,….) o BTW ? (zo ja, welk percentage?) Wie bepaalt toegangsprijzen? Betalingsmodaliteiten? Versturen factuur door bespeler. Verwijlintresten ingeval van niet betaling. TIPS -
-
De programmatoren onderhandelen vaak te weinig. Ga de dialoog aan! Durf onderhandelen op een eerlijke basis, daar is niets mis mee. Beheer je contracten als een goede huisvader. Lees goed na, vraag na wat niet duidelijk is, vul aan of schrap. Elk contract is maatwerk. Je kan voor jezelf als programmator een maximumbedrag vastzetten dat je wil investeren, met een minimum aan eigen winst. Daarna weeg je af voor welke artiest je het over hebt om er geld in te steken en dus geen winst te maken. Tracht zelf eens de berekening te maken van de partage. Trek contractuele kosten af waarvan je vindt dat de kosten sterk gerelateerd zijn aan de voorstelling. Wees zelf ook redelijk en zorg dat je dit kan staven aan de hand van facturen. Voor Sabam kan je zelf een raming maken op basis van de tarieven. Anticipeer en doe dus zelf een voorstel aan de booker. Voor de aftrek van kosten, trachten we het principe van productiegebonden kosten of contractuele kosten te hanteren. Onderhandelen over de uitkoopsom kan door volgende elementen mee in rekening te brengen: verwacht aantal publiek, verwacht aantal inkomsten, marktwaarde van een artiest, de zaalcapaciteit.
1
Auteursrechten Verantwoordelijkheden: bespeler dient de nodige toestemmingen te bekomen, organisator dient de rechten te betalen. Wie maakt aanspraak op hoeveel auteursrechten? Wat zijn de percentages? Wie zijn de inningsmaatschappijen? Zie ook contract met inningsmaatschappij. INFO Voor de rechten ‘theater en dans’ beheerd door SABAM: minimumbedrag: 50 € + 6 % BTW; percentage: 13,2% van de bruto-ontvangsten voor een erkend gezelschap, 11% voor een niet-erkend gezelschap of van de uitkoopsom, indien hoger (zie tarief 202/203) Voor de rechten muziek (pop, rock, folk, blues, jazz, variété, kleinkunst, …) beheerd door SABAM is het basistarief 8% op de bruto-ontvangsten of op het artistiek budget indien dit hoger ligt dan de bruto-ontvangsten. Zie tarief 210 – Live Concerten Technische fiche We onderscheiden twee technische fiches: (1) die van de organisator / CC, waarin alle specifieke data met betrekking tot de te bespelen zaal worden opgenomen. Deze zou het CC moeten bezorgen bij de boeking indien het gezelschap de infrastructuur van het CC niet kent; (2) die van de productie/voorstelling: hierin worden de technische en praktische gegevens met betrekking tot de voorstelling opgenomen. Deze zou bij het contract moeten gevoegd worden. In de praktijk gebeurt het wel eens dat dit later bezorgd wordt. Belangrijk is dat je dan afspraken probeert te maken over de orde van grootte en over de te verwachte kosten voor eventueel extra technische vereisten of materiaal. Hoeveel technische medewerkers zijn er nodig? Hoeveel technici van het CC en hoeveel van de productie / gezelschap ? Moet er technisch materiaal bij gehuurd worden? Hoe worden deze bijkomende kosten verrekend? TIPS - Laat de technische fiches nalezen door je hoofdtechnicus - Maak techniek bespreekbaar en probeer overeen te komen wat echt nodig is aan technisch materiaal, wat het CC in huis heeft en wat waar kan bijgehuurd worden. - Communiceer goed op voorhand over een aantal afspraken. Geef aan wat technisch mogelijk is in jouw centrum / zaal. Bezorg dus zeker ook de technische fiche van jouw zaal aan de bespeler / booker (of plaats deze online op je website) - De eigen technici contact laten opnemen met de technici van de groep. - Op voorhand een maximum bedrag voor de kosten overeenkomen. - Begrijpen dat het voor de technici van de groep niet altijd gemakkelijk is om elke dag in een andere zaal met ander materiaal te werken. - Investeren in een goede basis aan eigen materiaal.
Hospitality rider Dit is een document dat voornamelijk in de sectoren muziek (pop & rock) en comedy steeds vaker bijgevoegd wordt aan het contract. Hierin staan een aantal verzoeken of wensen van de artiest / groep in verband met het comfort op de dag van het optreden: catering (maaltijden voor of na de voorstelling, drank, versnaperingen, fruit, …), handdoeken, gastenlijst, enz… In een aantal gevallen staan hier ‘twijfelachtige’ eisen in: sterke drank, sigaretten, krasloten, … TIPS - Zoek een gulden middenweg: het is belangrijk dat de artiesten zich goed voelen, dat creëert een goede band. - Stel zelf je grenzen: geef aan wat voor jou kan en niet kan. Beschouw de eisen van de booker of artiest niet als een ultimatum, ook niet als ze zwart op wit in de 2
-
rider of technische fiche staan. Neem contact op en bespreek wat je kan/wil doen en wat niet. In een eerlijke dialoog is veel meer mogelijk dan vooraf misschien verwacht. In extremis laten sommige centra een artiest al eens lopen. Dit vraagt durf maar geeft een duidelijk signaal dat men niet aan onredelijke eisen en prijzen wil samenwerken. Biedt de artiesten na de voorstelling een drankje aan in de cafetaria. De programmator gaat idealiter mee. Dit is ook aangenaam en een leuk extraatje voor het publiek. Open wijnflessen. Het is dan minder evident dat ze worden meegenomen. Geef de artiesten voor een bepaald bedrag een eetbon. Als de extra’s in het voorgestelde contract staan volgens jou te ver gaan, kan je ze schrappen. Enkel wie met de voorstelling of productie van de avond rechtstreeks iets maken heeft, wordt gastvrij onthaald. Alle andere ‘gasten’ of entourage kan je weigeren. Vraag bvb. op voorhand een lijst met de namen en functies van wie er zal mee eten.
Publiek
Wat is de zaalcapaciteit? Is er een beperking op het aantal toeschouwers (artistieke educatieve redenen). Wat gebeurt er als dit maximum zonder voorafgaand overleg overschreden wordt? Schadevergoeding, annulering? Onder welke omstandigheden? Wordt er een minimum aantal toeschouwers vooropgesteld? Wat gebeurt er als dat niet gehaald wordt? Annulering? Wie neemt initiatief? Welke kosten zijn in dat geval in elk geval verschuldigd door organisator (alleen uitkoopsom, of ook reis en transportkosten, andere kosten?) Is er een maximum aantal toeschouwers dat mag reserveren via scholen? Wat als dit aantal of % dreigt overschreden te worden? (vnl. bij theatervoorstellingen) Wat is de minimumleeftijd? Hoe wordt de controle hierop uitgeoefend? Bijzondere bepalingen i.v.m. schoolvoorstellingen.
Merchandising Wil bespeler een merchandising stand in foyer of hall van organisator? Hoe wordt de plaats bepaald? Wat heeft bespeler nodig? Wie doet de verkoop? Bespeler of organisator? Indien organisator: krijgt hij deel van de inkomsten? Zo ja, welk? Sponsoringafspraken Wie zijn de sponsors van organisator en bespeler? Wederzijdse afspraken? Tegenstrijdige afspraken? Hoe worden sponsors vermeld, aangegeven? Promotiemateriaal Wat zijn de verantwoordelijkheden inzake promotie van de voorstelling(en)? Welke vermeldingen moeten in elk geval worden opgenomen in het promotiemateriaal? o producent o coproducent, samenwerking o regie o auteur(s) o vertalers o acteurs, dansers, zangers, musici o subsidiënt o … Wenst bespeler exemplaren van het materiaal? Welk materiaal zal booker / bespeler ter beschikking stellen? En wenst de booker / bespeler dit terug te krijgen? Wanneer? Hoeveel materiaal wordt bezorgd en tegen welke prijs?
3
Uitnodigingen en vrijkaarten. Wil de organisator vrijkaarten voor bepaalde voorstelling / première? Hoeveel? Wenst de bespeler vrijkaarten voor de voorstelling bij organisator? Hoeveel? Tot wanneer bestellen? TIP Communiceer goed op voorhand over een aantal afspraken. Geef zelf ook aan hoe het CC werkt m.b.t. vrijkaarten en reducties. Zo vermijd je dat je zelf de vrijkaarten en reducties moet bij betalen. Ticketprijzen Soms is de ticketprijs onderdeel van de onderhandeling en het contract. TIP Tracht rekening te houden met het prijsbeleid van het CC, de verwachte opkomst en bekijk de verhouding tot de uitkoopsom of partage. Verplichtingen organisator m.b.t. de zaal. installatie van de zaal? onthaal en de veiligheid van het publiek? na aanvang van de voorstelling geen toegang tot de zaal verlenen; hij licht het publiek hierover vooraf in. Geen consumpties in zaal of aanpalende ruimten tijdens de voorstelling. Mededeling aanvangsuur, duur, pauze aan publiek. Verbod gebruik GSM’s, klank, film, video, foto of andere opnames. Verplichtingen bespeler m.b.t. de voorstelling. Artistieke verantwoordelijkheid van de voorstelling. Decor, kostuums, accessoires, niet opgenomen in technische fiche. In overeenstemming met veiligheidsnormen? Info aan organisator over eventuele tv opnamen. Werkgeverschap medewerkers aan de voorstelling: betaling lonen, sociale lasten, bedrijfsvoorheffing, arbeids- en verblijfsvergunningen en verzekeringen te maken met tewerkstelling. Verhindering, overmacht, verbreking. Wat als voorstelling om één of andere reden moet geannuleerd worden? Wat ingeval van ziekte van één van de acteurs, zangers, dansers,… wiens aanwezigheid noodzakelijk is voor de voorstelling? Wat als contract onuitvoerbaar is wegens overmacht (staking, brand, ongeval, verlies decor, kostuums)? Wat is overmacht? Mogelijkheden: annulering met/zonder schadevergoeding? Hoogte schadevergoeding: uitkoopsom? Reis en verblijfskosten? Wat als één van de partijen het contract eenzijdig verbreekt? Verzekeringen Organisator: burgerlijke aansprakelijkheid inclusief objectieve aansprakelijkheid ingeval van brand voor inrichting van theatervoorstellingen. Organisator: vergunningen/toestemmingen voor voorstellingen in het gebouw. Organisator zorgt dat de aansprakelijkheden geregeld zijn met eigenaar van het gebouw. Organisator doet afstand van verhaal ten gunste van bespeler voor wat betreft het gebruik van de uitrusting van het gebouw. Bespeler is niet exploitant van het gebouw. Bespeler kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen bij publiek, tenzij hij hiervoor rechtstreeks verantwoordelijk is. Bepaling i.v.m. de goederen en bezittingen van de bespeler.
4
Geschillen Bij voorkeur eerst via arbitrage: mogelijke procedure: Betwistingen i.v.m. dit contract zullen in eerste instantie beslecht worden door arbitrage. Bespeler zowel als organisator zullen per aangetekend schrijven de andere partij in gebreke stellen indien hiervoor aanleiding bestaat. Op dat ogenblik zal de meest gerede partij een arbiter aanstellen. Van deze aanstelling zal de andere partij per aangetekend schrijven dienen in kennis gesteld te worden en dit binnen de veertien dagen na de aanstelling. De betekenende partij heeft dan veertien dagen om op zijn beurt een arbiter aan te stellen, waarvan de andere partij eveneens per aangetekend schrijven in kennis dient gesteld te worden. Beide arbiters zullen in onderling overleg een derde arbiter-voorzitter aanstellen. Partijen zullen zich onderwerpen aan de beslissing van deze arbitrage. Indien de hiervoor vermelde procedure geen oplossing biedt, of het conflict blijft aanslepen, zijn de rechtbanken van België bevoegd om uitspraak te doen.
Slotbepalingen in het contract De overeenkomst is bindend voor beide partijen vanaf het moment dat ze door beide partijen ondertekend is. Elke wijziging aan de reeds gemaakt afspraken zal voorwerp uitmaken van een door beide partijen te tekenen addendum aan deze overeenkomst. Ondergetekenden hebben kennis genomen van deze voorwaarden en verklaren er zich mee akkoord. Denk ook aan: afstemming, samenwerking en collegialiteit
Speelt deze voorstelling / productie in dezelfde periode ook in een naburige gemeente? Kan je samen met collega’s en de booker / artiest afspreken om een goed gespreide tournee op te zetten? Kunnen ticketprijzen in een bepaalde regio afgestemd worden? Kan je een gezamenlijke promocampagne opzetten? TIPS - Het juiste aanbod op de juiste plaats in de regio. Sommige bookers maken deze oefening zelf en maken keuze waar ze welk aanbod willen hebben. Daarom weigeren ze soms zelfs aan bepaalde centra. Daarom kan het als sector interessant zijn om hier pro-actief op in te spelen en zelf samen te werken met collega’s in de omgeving. - In sommige regio’s ontvangen de centra samen de boekingskantoren. Door samen te onderhandelen omzeilen ze het gevoel ‘geboekt’ te worden. Je kan zelf beslissen en je wordt minder tegen elkaar uitgespeeld. Dit vraagt uiteraard wel enige collegialiteit…
_________________________________________________________________________________ VVC Vereniging Vlaamse Cultuur- en gemeenschapscentra vzw Gallaitstraat 86 bus 23 1030 Brussel T 02 201 17 07 | F 02 201 07 19
[email protected] | www.cultuurcentra.be
Cultuur Lokaal Priemstraat 51 1000 Brussel T 02 213 10 40 | F 02 213 10 59
[email protected] | www.cultuurlokaal.be
5
