Stamgegevens: In de stamgegevens worden vaak terugkerende gegevens ingevoerd. Bij nieuwe Qbil‐Trade® gebruikers is het in de meeste gevallen mogelijk om (een deel van) de huidige stamgegevens te exporteren vanuit het oude systeem en in te lezen in Qbil‐Trade®. Zelfs het automatisch scannen en digitaliseren van uitgeprinte stamgegevens uit oude MS‐DOS programma's behoort tot de mogelijkheden. Deze gegevens worden vervolgens geïmporteerd in Qbil‐ Trade®.
Voorcalculatie: Sluit inkopen en verkopen af op fingerspitzengefühl en jarenlange ervaring in de branche, of bereken het resultaat vooraf. Voor beiden valt iets te zeggen. Qbil‐Trade® ondersteund beide uiteinden en alles wat er tussen zit. Zo kan worden volstaan met het opgeven van slechts een referentieprijs naast de prijs per ton(of andere eenheid), alleen rekening te houden met de grootste kostenposten bij elke calculatie, of een volledige voorcalculatie waarin alle verwachtte kosten worden meegenomen. Vanuit deze calculatie worden de contracten aangemaakt en de geraamde kosten worden verderop in het proces vergeleken met de daadwerkelijk binnengekomen facturen. Nadat de uitleveringen plaats hebben gevonden, worden voor en nacalculatie keurig naast elkaar in de management rapportages weergegeven.
Contracten: Handelscontracten liggen aan de basis van Qbil‐Trade® en de verschillende processen vinden hier hun oorsprong. Overeenkomsten worden voor 1 levering aangegaan of kunnen een periode bestrijken van maanden. Nieuwe Qbil‐Trade® gebruikers kunnen lopende contracten en/of overeenkomsten meenemen in Qbil‐Trade®. De gegevens die vastgelegd worden in contracten zijn door de gebruiker te kiezen en bevatten in de regel zaken zoals prijs per eenheid, hoeveelheid en/of gewicht, incoterms, productspecificaties en meer. De contracten vormen ook de basis van de positielijst dus wordt bij de contracten ook een (globale) maandenplanning ingevoerd voor het afroepen vanaf het contract.
Makelaar commissie Wanneer er een makelaar, broker of commissionair betrokken is bij een contract, worden de verschuldigde commissies automatisch bijgehouden en berekend op basis van geleverde hoeveelheid of contractshoeveelheid. Het administreren van deze commissies is een tijdrovende bezigheid die u zich kunt besparen met deze Qbil‐Trade® module.
Positielijst Een goede positielijst resulteert direct in een gezond en winstgevend in‐ en verkoopbeleid. Contracten, voorraden en de planning komt samen in wat voor veel gebruikers het belangrijkste overzicht is, de positielijst. Met de up to date Qbil‐Trade® positielijst is altijd zichtbaar waar men short of long staat. De leesbaarheid van een positielijst is bijna net zo belangrijk als de betrouwbaarheid van data. Met de overzichtelijke real‐time Qbil‐Trade® positielijst heeft de gebruiker een directe voorsprong op de concurrentie en heeft men de juiste tools om snelle en goede handelsbeslissingen te maken. Om de reizende trader dit voordeel mee te geven gedurende een zakenreis, is de positielijst ook beschikbaar in de Qbil‐Trade® iPhone App.
Planning De planning is het resultaat van de afroepen/orders en is onmisbaar voor de logistieke gebruiker. Verkopen, inkopen, doorleveringen/back to back leveringen/directe verkopen en voorraadverplaatsingen zijn in Qbil‐Trade® overzichtelijk weergegeven. Met zoekopdrachten en selecties is het erg eenvoudig om uit het totaaloverzicht een specifieke mutatie terug te vinden.
Afroep / order, Doorlevering, Inslag naar voorraad & uitslag uit voorraad Doorleveringen(=directe verkopen =back to back leveringen), voorraadinslagen(=inkoop op voorraad), voorraaduitslagen(=verkoop uit voorraad) en voorraadverplaatsingen bepalen de werkzaamheden van de logistiek en het voorraadbeheer. In Qbil‐Trade® zijn deze onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een snelle efficiënte afhandeling van goederenstromen geeft een organisatie ruimte om te groeien en om pieken op te kunnen vangen. Qbil‐Trade® heeft bewezen dat het mogelijk is om maar liefst 650% te groeien met nagenoeg hetzelfde personeelsbestand(omzet van €18M naar €117M). Zo groeit uw handel ongekend.
Mengen, versnijden, produceren etc. Qbil‐Trade® ondersteund de administratieve verwerking bij het samenvoegen van meerdere partijen tot 1 of meerdere partijen. Zowel partijen die fysiek op voorraad zijn als partijen die ingepland staan kunnen ingevoerd worden. Al mengt u een gemengde partij met talloze andere gemengde partijen. De traceerbaarheid van elke bronpartij blijft gewaarborgd en blijft eenvoudig terug te vinden.
Verkoopfactuur De facturatie in Qbil‐Trade® bestaat uit niet meer dan een paar muisklikken. De benodigde gegevens zijn immers reeds ingevoerd in het contract en in de afroepen. Naast verkopen worden ook tegen boekingen en creditnota's automatisch afgehandeld in geval van een terugroep of wash out.
Verwachte inkoopfactuur Voorcalculatie, nacalculatie, liquiditeitsplanning en de controle van binnenkomende facturen zijn belangrijke bedrijfsprocessen die enkel ondersteund kunnen worden met een helder beeld op verwachtte uitgaven. Qbil‐Trade® beheert deze mutaties automatisch op de achtergrond bij het aanmaken van zowel goederen als diensten inkopen en maakt ze zichtbaar in de management rapportages.
Transport order, inslag/uitslag opdracht, CMR en meer.. Bij alle bedrijfsprocessen staat communicatie met relaties centraal. Miscommunicatie ontstaat meestal in de schriftelijke vorm en kost vaak tijd en geld. Standaarddocumenten voor transportopdrachten, afnamebevestigingen, leverbevestigingen, pakbonnen, mengopdrachten, laad/los opdrachten en alle andere communicatie beperken dit tot een minimum. Alles rechtstreeks te e‐mailen vanuit Qbil‐Trade® in pdf vorm.
Kredietcontrole Niet alleen de openstaande facturen maar ook de openstaande afroepen, orders en contracten zijn van belang bij het controleren van een kredietstatus van uw klanten. Qbil‐Trade® zorgt ervoor dat dit niet handmatig gecontroleerd hoeft te worden. De juiste afdeling krijgt op het juiste moment een waarschuwing bij overschrijding zodat de core business niet vertraagd wordt door controlewerkzaamheden.
Hedging / Risico Beperk met Qbil‐Trade® uw (koers‐)risico door samen te werken met een derde hedge‐partij, futures te verhandelen of door valuta contracten met uw bank(en) af te sluiten. Met deze optionele mogelijkheden kunt u met Qbil‐Trade® alle kanten op.
Rapportage Elke afdeling heeft eigen informatiebehoeften en niet alle gegevens wordt door iedereen op dezelfde manier beoordeeld. Zo kijkt de boekhouder naar de technische(daadwerkelijke) voorraad om de deze naar de verzekeringsmaatschappij te sturen, of naar de historische voorraad, als de maand of het jaar moet worden afgesloten. De verkoper heeft echter meer interesse in de economische voorraad, waar de geplande inkopen en verkopen al bij zijn opgeteld en afgetrokken. Met Qbil‐Trade® heeft u altijd goed leesbare real‐time management rapportages beschikbaar.
CBS‐IRIS U bent verplicht om uw intracommunitaire leveringen te melden bij het CBS. Dit is mogelijk via het CBS‐ IRIS softwareprogramma dat door het CBS vrij beschikbaar wordt gesteld. Om foutieve invoer te voorkomen en om tijd te besparen, is het mogelijk om deze gegevens per maand te exporteren vanuit Qbil‐Trade® en te importeren in CBS‐IRIS.
Boekhouding De scheidingslijn tussen boekhouding en Qbil‐Trade® wisselt per klant en is afhankelijk van uw bedrijfsprocessen en uw organisatie. Soms is de efficiëntste manier de export van definitieve inkoopfacturen en verstuurde verkoopfacturen. Deze worden direct in de boekhouding op de juiste rekeningen geboekt, inclusief de BTW. In andere gevallen is juiste een uitgebreidere interface vereist waarbij boekhouding en Qbil‐Trade® constant op elkaar afgestemd worden. Verkoopfacturen, inkoopfacturen, voorraad waarden, verwachtte omzet en kosten, etc. Welk koppeling ook benodigd is, Qbil‐Trade® is altijd leidend. Het feit dat er een scheiding en naadloos aansluitende interface aanwezig is, zorgt ervoor dat u het beste van beide werelden heeft: geen dubbele invoer zoals bij gescheiden systemen en kunt u er zeker van zijn dat er geen efficiëntere en flexibelere manier van werken bestaat. Zo blijft u met Qbil‐Trade® de concurrentie altijd een stap voor.
